مديريت مراسم و تجمعات

فرآيند مديريت ( اصول )

برنامه ريزي و تصميم گيري ( Paining )
سازماندهي ( Organization )
كارگزيني ( جذب ) ( Staffing )
كنترل ( Directing )
هدايت ( Cordinating )
بودجه بندي ( Budgeting )

مديريت مراسم : يعني مديريت تشريفات ، در روابط عمومي به كليه مراسم مديريت تشريفات گفته مي شود .

مديريت مراسم سه مرحله دارد :

مرحله قبل از اجرا
در حال اجرا
پس از اجرا ( ارزيابي )

تعريف مديريت : مديريت عبارت است از كار كردن با افراد به وسيله افراد كه اين تعريف ساده ترين تعريف از مديريت است ، اما تعريفي كه اكثريت صاحب نظران مديريت بر آن توافق دارند تعريف زير است .

مديريت فرآيند بكارگيري مؤثر منابع ( نيروي كار ، سرمايه و زمين ) در جهت برنامه ريزي ، تصميم گيري ، كارگزيني ، سازماندهي ، هدايت و كنترل ، بودجه بندي به نحوي كه از حداقل منابع حداكثر استفاده بعمل آيد .

مديريت تشريفات : از ريشه لغوي واژه پروتكل ( Protocol) گرفته شده است و به معناي مراسم با شكوه مي باشد .

پروتكل يا تشريفات عبارت است از : مجموعه آداب و مقرراتي را كه در مراسم رسمي بين نهادها ، سازمانها ، و يا در كشور بايد رعايت شود تشريفات ( پروتكل ) گويند . تشريفات فرآيند ارتباط است كه به دو دسته تقسيم مي شود :

ارتباط كلامي
ارتباط غير كلامي

مفهوم ارتباط : ارتباط عبارت است از فن انتقال مفاهيم ، افكار ، اطلاعات و آگاهي از گيرنده به فرستنده به شرط يكساني دريافت معني كه ارتباطات بر دو اصل مهم است كه شامل موارد زير مي باشد .

تفهيم و تفاهم
تسهيم

تعريف ارتباطات كلامي و غير كلامي :

الف ) ارتباطات كلامي : مجموعه روابطي است كه از طريق گفتن و گفتگو حاصل مي شود.

ب ) ارتباطات غير كلامي : مجموعه روابطي است كه آن را زبان بدن يا زبان اندام مي گوييم يا ( Bodylanguage ) كه بطور كلي بر دو شاخص كلي مي باشند .

شاخص هاي كلي : مثل سن ، جنس ، قد ، وزن كه به عنوان هيكل ناميده مي شوند .
شاخص هاي جزعي : شامل فعاليت هاي فيزيكي مثل لحن ، طنين صدا ، حركات دست و سر و پا ، فرم نشستن ، فرم راه رفتن ، لباس پوشيدن و وسايل شخصي همراه كه در مجموع حركات ظاهري ناميده مي شوند .

ارتباط بين ارتباطات كلامي و غير كلامي : ارتباطات غير كلامي پيامهاي را كه در بردارند مي توانند نسبت به پيام هاي كلامي چهار وضعيت زير را داشته باشند .

پيام هاي كلامي را تكميل كنند
پيام هاي كلامي را تاييد كنند
پيام هاي كلامي را رد كنند
جايگزين پيام هاي كلامي شوند

فرآيند ارتباطات غير كلامي :

مهم الف ) روابط عمومي و تشريفات : اولين اصل در تشريفات اين است كه همه و همه ايده ها محترمند كه از اين اصل دو اصل ديگر استنتاج مي شود .

تشريفات براي همه
تشريفات در همه جا

سه اصل ديگر در تشريفات مطرح مي باشد .

تشريفات براي چه كساني ( كي ؟ )
تشريفات در چه زماني ( كيي ؟ )
تشريفات در كجا

تشريفات سه لايه دارد :

محيط منظور از محيط رنگ ، آسايش ، امنيت و امكانات اعم از رفاهي ، گرمايشي ، سرمايشي و غير ...
شاخص هاي جزعي فيزيكي شامل لحن ، طنين كلام ، طرز نگاه كردن ، طرز نشستن ، طرز راه رفتن
شاخص هاي كلي فيزيكي مانند سن ، جنس ، وزن كه بطور كلي هيكل گفته مي شود .

آنچه را كه در ارتباطات ( شاخص هاي كلي و جزعي ) مورد توجه است به قول آقاي بارلوند شامل شش برداشت مي باشد .

برداشتي را كه ما از خود داريم
برداشتي را كه ما از ديگران داريم
برداشتي را كه ما فكر مي كنيم ديگران از ما دارند
برداشتي كه ديگران از خود دارند
برداشتي كه ديگران از ما دارند
برداشتي كه ديگران فكر مي كنند ما از آنها داريم

ارتباطات غير كلامي چند مزيت بر ارتباطات كلامي دارند:

ارتباطات غير كلامي همواره زودتر از ارتباطات كلامي اتفاق مي افتند
ارتباطات غير كلامي بطور مستمر و لحظه به لحظه حضور دارند
ارتباطات غير كلامي صادق تر هستند به اين جهت كه از عواطف و احساسات سر چشمه گرفته و به سختي قابل كنترل هستند .

تعريف حريم فيزيكي : بيشتر مردم در ارتباطات چهره به چهره با فاصله هاي خاصي از يكديگر قرار مي گيرند كه به آن حريم مي گوييم .

عمده ترين گروه هاي حريم چهار نوع هستند :

الف ) فاصله يا حريم خصوصي اين فاصله كه از صفر تا 45 سانتيمتر را شامل مي شود در روابط صميمانه افراد انجام مي پذيرد مانند بقل كردن ، در گوشي صحبت كردن

ب ) فاصله يا حريم شخصي از 45 تا 120 سانتيمتر را شامل مي شود و عموماً مصاحبه ها و گروه هاي دو نفره در اين فاصله انجام مي گيرد

ج ) فاصله يا حريم اجتماعي از 120 تا 360 سانتيمتر را شامل مي شود كه اغلب مذاكرات سياسي و مراودات اجتماعي از اين نوع هستند مثلاً هنگام خريد از مغازه

د ) فاصله يا حريم عمومي از 360 تا 600 سانتيمتر مي باشد كه اين فاصله در سالن سخنراني و كنفرانس ها و كلاس درس از اين دسته هستند

مراسم در روابط عمومي : مراسم در ارتباطات به چهار دسته تقسيم مي شوند .

جلسات يا نشست ها : شامل انواع جلسه بين مديران ، كارشناسان و كارمندان و همچنين مصاحبه هاي استخدامي ، مطبوعاتي و راديو و تلويزيوني
گرد همايي ها و سمينار : شامل انواع سمينارهاي علمي آموزشي ، كنفرانس هاي مطبوعاتي ، جشن ها ، جشن واره ها و غيره ...
نمايشگاه ها : شامل انواع نمايشگاه هاي تخصصي اعم از كتاب ، دستاورد هاي علمي و پژوهشي ، مراسم افتتاحيه ، مراسم اختتاميه در معرفي محصولات و كالاها و خدمات
بازديد ها : شامل انواع اردوهاي آموزشي ، تفريحي ، بازديد مديران و كاركنان از سازمانها

فرآيند تشريفات :

الف ) برگزاري مراسم : در سه مرحله انجام مي گيرد . 1- مرحله قبل از اجرا 2- مرحله حين اجرا 3- مرحله پس از اجرا

الف ) درمرحله يك قبل از اجرا : مهمترين مسئله و شاكله اصلي اين مرحله برنامه ريزي است و مفهوم برنامه ريزي عبارت است از فرآيند تصميم گيري آگاهانه در مورد فعاليت هاي آينده يك فرد ، سازمان ، يا جامعه طبق الگوي ذهني برنامه نويس . برنامه ريزي از ريشه برنامه كه به شرح زير تعريف مي شود : برنامه عبارت است از تعيين اهداف ، مأموريت ها و رسالت سازمان در آينده به عبارتي ديگر در برنامه خط و مشي و استراتژي ( راهبرد هاي بلند مدت و طريقه رسيدن به اهداف را نشان مي دهد ) بنابر اين اساسي ترين و مهمترين وظيفه مديريت برنامه ريزي است .

توجه : اصول ( مهمترين وظايف ) مديريت عبارت است از ( POSDCORB )( پسد كُرب ) .( P ) مخفف Planing : يعني برنامه ريزي .

( O ) محفف ارگانيزيشن ( Organiztion ) ( برنامه ريزي )

( S ) محفف استفينگ ( Staffing ) يعني جذب و بكارگيري يا كارگزيني

( D ) مخفف دايركتينگ ( Directing ) يعني كنترل

( CO ) مخفف ( Cordinating ) يعني هماهنگي

( R ) مخفف ريپرتينگ ( Reporting ) يعني گزارش دهي

( B ) مخفف بودگتينگ ( Budgeting ) يعني بودجه بندي

كه در اين فرآيند برنامه ريزي اساسي ترين و مهمترين وظيفه مديريت است ، در خصوص مديريت مراسم نيز همين امر مصداق دارد يعني مديريت مراسم و برنامه ريزي مهمترين ركن است .

مرحله يك : قبل از اجرا ( برنامه ريزي ) كه شاكله اصلي آن برنامه ريزي است شامل مراحل زير است .

جمع آوري اطلاعات : در اين مرحله بايد به سه سؤال اساسي كه در تشريفات ذكر كرده ايم پاسخ دهيم كه مهمانان ما چه كساني هستند ، جلسه ، كنفرانس در كجا تشكيل مي شود و زمان تشكيل آن كي مي باشد .
مرحله تصميم گيري : منظور از تصميم گيري در سطح مديران صورت مي گيرد و تصميم سازي در سطح كارشناسان و كارمندان صورت مي گيرد .
مرحله سوم : تدوين برنامه ها و تهيه چك ليست
مرحله چهارم : ارسال دعوتنامه
مرحله پنجم : جلسه هماهنگي

ب ) مرحله حين مراسم ناميده مي شود شاكله اصلي آن اجرا است شامل مراحل زير است .

استقبال
حمل ونقل
امكان
پذيرايي
بدرقه

ج ) مرحله پس از اجرا : دو شاكله اصلي آن ارزيابي است شامل مراحل زير .

نظر خواهي و نظر سنجي
مستند سازي اقدامات
تنظيم گزارش و گزارش دهي
تشكر و قدر داني

تعريف مديريت تشريفات : فرآيند نحوه برنامه ريزي ، اجرا و ارزيابي انواع مراسم شامل نشست ها ( جلسات ) ، گروهمايي ، بازديد و نمايشگاه را روابط عمومي مديريت تشريفات مي گويند . با تعريف فوق مي توان دو مطلب يا موضوع را استخراج كرد .

الف ) فرآيند مديريت تشريفات : فرآيند تشريفات شامل سه مرحله به شرح زير است

مرحله قبل از مراسم : كه به آن مرحله برنامه ريزي مي گويند
مرحله حين مراسم : كه به آن مرحله اجرا مي گويند
مرحله بعد از مراسم : كه به آن ارزيابي مي گويند

ب ) مدل مديريت تشريفات : منظور از مدل در مديريت تشريفات جدول انواع مراسم در روابط عمومي است كه شامل ( مديريت جلسات )

مديريت نشست ( جلسه ) : تعريف جلسه را مي توان نشست يا گردهمايي دو نفر يا بيشتر از آن تعريف كرد كه داراي هدف مشترك بوده و جهت نيل به اين اهداف در قالب ارتباطات شفاهي يا كتبي تعريف كرد . و يا به عبارتي جلسه گروهي از افراد از واحدهاي مختلف سازمان است كه براي انجام وظايف سازماني مشخص بصورت فرد با فرد ، فرد با گروه و گروه با گروه دور هم جمع مي شوند .
مديريت گردهما يي ها : منظور از گردهمايي بر گزاري نشست هايي است كه تعداد افراد بيشتري را در بر مي گيرد و افراد آن عمومي تر از جلسات است . مثال : نشست مجامع شركت ها ، جشنواره هاي علمي و فرهنگي ، جشن هاي شادي ، مراسم پرسش و پاسخ ، نقطه قابل ذكر در مفهوم گردهمايي و جلسه آنست كه عموماً گردهمايي محرمانه نيست و ورود افراد بيشتري در گردهمايي ها امكان پذير مي باشد و مخاطبان آن عام تر هستند .
مديريت نمايشگاه : منظور از مديريت نمايشگاه آنست كه فرصت هايي را در اختيار شركت ها و يا سازمان ها قرار مي دهند تا دستاوردها ، توليدات و خدمات علمي ، صنعتي و فرهنگي خود را در معرض نمايش بگذارند قابل توجه است كه نمايشگاه ها از نظر پوشش جغرافيايي مخاطب ، موضوع و تنوع ، محتوا متفاوت هستند .بطور مثال براي برگذاري نمايشگاه مديريت تشريفات از نظر منابع انساني ( طراحي ، مديريت قرفه ها ) و از نظر منابع مالي ( پرداخت هزينه هاي نمايشگاه ) و از جهت منابع مادي يعني تجهيزات شامل ميز ، صندلي ، و چيدمان نمايشگاه وظايف خاصي را بر عهده دارد .

مديريت تشريفات : مجموعه بازديد هايي را كه توسط روابط عمومي در سازمان ها مديريت مي شود اعم از آموزشي ، علمي ، فرهنگي و تفريحي و غيره بر عهده مديريت تشريفات است شامل موارد زير مي باشد .

بازديد افراد و اشخاصي مثل مقامات و مديران ارشد سازمان ها
بازديد هاي گروهي كه گروهي از كاركنان سازمان يا گروهي از مردم ، مشتريان و يا نمايندگان سازمان ها در بازديد شركت مي كنند نقطه قابل ذكر آن است كه بازديد ممكن است از سوي سازمان ما و يا از سوي سازمان ما باشد .

جدول مديريت مراسم

مراحل مديريت	اقدامات لازم
1. برنامه ريزي ( مرحله قبل از اجرا )	1. تهيه اطلاعات 2. جلسه تصميم گيري 3. تدوين برنامه و تهيه چك ليست هاي مراسم 4. ارسال دعوتنامه 5. جلسه هماهنگي
2. اجرا ( حين برگزاري مراسم )	1. استقبال 2. حمل و نقل 3. اسكان 4. پذيرايي 5. بدرقه
3. مرحله ارزيابي ( بعد از برگزاري مراسم )	1. نظر خواهي و نظر سنجي 2. مستند سازي اقدامات 3. تنظيم گزارش و گزارش دهي 4. جلسه ارزيابي 5. تشكر و قدرداني

فرآيند اجرايي تشريفات : ( vip استقبال از مقامات كشوري و لشكري ) و ( cip استقبال از مقامات ورزشي ، علمي ، هنري ، تجاري )

استقبال : شامل

الف ) نحوه معرفي

ب ) سلام و احوالپرسي

ج ) دست دادن

د ) لباس پوشيدن

ر ) سخن گفتن

فرآيند مديريت مراسم :

1. تعريف مديريت مراسم

2. تعريف مديريت تشريفات ( تعريف تشريفات – تعريف مديريت تشريفات )

3. مراحل مديريت تشريفات : شامل الف ) برنامه ريزي ب) اجراء يا فرآيند اجرايي تشريفات ج ) ارزيابي مي باشد

الف ) برنامه ريزي

ب ) اجراء يا فرآيند اجرايي تشريفات : شامل 1- استقبال 2- حمل و نقل 3- اسكان 4- پذيرايي 5- بدرقه

1. استقبال : شامل الف ) نحوه معرفي ب ) سلام و احوالپرسي ج ) دست دادن د ) لباس پوشيدن ر ) سخن گفتن

مدل مديريت تشريفات : الف ) جلسه ب ) گردهمايي ج ) نمايشگاه د ) بازديد

الف ) نحوه معرفي و آشنايي در فرآيند استقبال : يك سري قوانين اجتماعي تشريفاتي در عرف بين الملل وجود دارد كه رعايت آنها براي معرفي و آشنايي در مراسم لازم است كه در اين قسمت به بعضي از مهمترين عناوين اشاره مي شود

1- هميشه بايد كوچكتر را به بزرگتر معرفي كرد

2- افرادي كه داراي سطح علمي و يا شغلي پايين تري هستند بايد به افراد مافوق معرفي گردند .

3- بطور كلي آقايان به خانم ها معرفي مي شوند مگر در موردي كه مرد مسن و يا يك شخصيت برجسته باشد .

4- هنگام معرفي دو خانم اگر يكي از آنها مجرد باشد مجرد را به متأهل معرفي مي كنيم

5- براي آشنا شدن و يا معرفي از نام و نام خانوادگي استفاده مي كنيم .

6- اسامي بايد واضح با موقعيت شغلي با صداي رسا اعلام گردد .

7- پس از معرفي افراد را وادار نكنيم كه با هم دست بدهند .

8- در مراسم معرفي بايد مستقيم و با لبخند به كسي كه وي را معرفي مي كنيد و يا طرف مقابل نگاه كرده و روبرو شويد .

9- در زمان معرفي زياد خم نشويد كمي سر را پايين آوريد و گاهي يك لبخند و تكان دادن سر هم كافي است .

10- اگر در زمان معرفي نام مخاطب را فراموش كرده ايد نگذاريد متوجه شود كه نشان بي توجه اي شما محسوب مي شود .

ب ) سلام و احوالپرسي : يكي ديگر از فرآيند هاي استقبال سلام و احوالپرسي است در عرف بين المللي و در فرهنگ همه ملت ها سلام و احوالپرسي و طرز بر خورد با دوستان و آشنايان نشان دهنده تواضع و بيانگر شخصيت ما و قضاوتي است كه ديگران از ما دارند موارد زير بعنوان آداب در سلام و احوالپرسي ذكر شده است .

1. سلام كردن وظيفه اخلاقي كوچكتر ها بوده و بزرگترها وظيفه داريد با گرمي بدان پاسخ گويند .

افراد مسن مي توانند در بر خورد با كوچكترها بجاي سلام از آنها احوالپرسي كنند .
مردها هنگام برخورد با خانم ها بايد در سلام گفتن تقدم جويند و بدينوسيله ادب خود را نشان دهند .
سلام گفتن در حالي كه سيگار به لب باشد خلاف نزاكت است .
افراد خيلي جوان در مقابل اشخاص مسن و يا بچه ها در برخورد با بزرگترها نبايد به احوالپرسي بپردازند .
معمولا اگر شخصي از شما احوالپرسي مي كند و مي گويد حال شما چطور است توجه داشته باشيد پزشك نيست و شروع به ارائه ناراحتي و كسالتي نكنيد .
خراب كردن روحيه ديگران در احوالپرسي كار ناپسندي است مثلا در احوالپرسي از شخصي تغييرات فيزيكي يا روحي رواني شخصي را به وي ياد آور نشويد .
بكار بردن اسم كوچك اشخاص در برخوردها مستلزم داشتن رابطه صميمانه و خيلي نزديك است در غير اينصورت تحقير آميزو زننده مي باشد .
هنگامي كه كسي در كوچه و يا بازار يا خيابان به شما سلام تعارف كرد و شما او را بجا نمي آوريد و نمي شناسيد شما بايد به او متقابلا احترام بگذاريد .
يك فرد مؤدب با همه با احترام رفتار مي كند كسانيكه در مقابل مقامات بالاتر و يا ثروتمندان بسيار مؤدب و فروتن بوده و در برابر اشخاص ضعيف رفتار خشونت آميزي دارند افراد مؤدبي نيستند .

ج ) دست دادن : طرز دست دادن نشان دهنده اخلاق و روحيه اشخاص است و از ژست و قيافه افراد مي توان به ميزان اعتماد به نفس و يا محافظه كاري يا خونگرم و خونسرد بودن افراد پي برد موارد ذيل را در دست دادن توجه داشته باشيد .

1- دست دادن ممكن است خيلي سرد و يا بي اعتنا و يا بي تفاوت و با خشنونت و يا با صميميت صورت گيرد .

2- هنگام دست دادن حريم را رعايت كنيد نه زياد فاصله داشته باشيد نه فاصله تان بسيار كم با شد .

3- موقعي كه با كسي دست مي دهيد بايد نگاه خود را به صورت او دوخته و با تبسم و كمي خم كردن سر اظهار خوشحالي كنيم .

4- با خونسردي دست دادن نشان دهنده بي علاقگي و عدم صميمت است .

5- دست دادن بايد تا حدي محكم و صميمانه و كوتاه باشد .

6- نگه داشتن دست اشخاص براي مدت طولاني و يا با شادي و هيجان و با بالا و پايين بردن صحيح نمي باشد .

7- دستي را كه بسوي شما دراز شد هر چند از نظر شخصيت پايين باشد به آن دست دهيد

8- دست دادن با دستكش صحيح نمي باشد .

9- معمولا براي دست دادن دست راست را جلو مي برند اگر دست راست آسيب ديده باشد و بايد با دست چپ دست دهيد بايد قبلا معذرت خواهي كنيد .

د ) لباس پوشيدن : در برخورد با ديگران مخصوصاً با كساني كه اولين بار با آنها روبرو مي شويم وضع ظاهري شما بسيار مهم و تأثير گذار است لوكس بودن لباس نيست بلكه آنچه اهميت دارد پاكيزه و مرتب بودن لباس است معمولاً در مهماني ها به نكات ذيل در خصوص لباس توجه مي شود .

كت و شلوار اتو كشيده پيراهن تميز و كفش هاي بدون پاشنه باشد .
كفش و جوراب هماهنگ فصل باشد معمولاً كفش مشكي براي همه گونه لباس ها مناسب است .
براي مهماني هايي كه در صبح برگذار مي شود هر كت و شلواري كه رنگ روشن نداشته باشد مناسب است . ولي مهماني هايي را كه از ساعت بيست شروع مي شود و يا به مناسبت جشن اعياد برگذار مي گردد حتماً از كت و شلوار روشن استفاده مي كنيم
توصيه مي شود در تمام مهماني هاي رسمي پيراهن بدون يقه بپوشيم و براي جوراب و كفش معمولاً جوراب خاكستري يا سرمه اي بپوشيم و هرگز از جوراب سفيد استفاده نكنيم .
لباس رسمي خانم ها در جمهوري اسلامي ايران پوشش چادر و يا مانتو و مقنعه مي باشد توجه داشته باشيد رنگ مقنعه تيره باشد .
در برنامه هاي تلويزيوني آقايان كت و شلوار سياه رنگ و يا آبي رنگ و استفاده از پيراهن سفيد چهار خانه و يا راه راه بايستي اجتناب كرد در اين شرايط از لباس روشن استفاده كنيم .

ذ ) سخن گفتن :

آهنگ صدا و رعايت ادب و نزاكت در صحبت كردن اهميت فراواني دارد لحن صحبت نشان دهنده خونگرم بودن ، مهربان بودن و يا كم اعتنايي است .
تلفظ كلمات اهميت فراواني دارد سعي كنيد در گفتگو ها كلمات را واضح و روشن بيان كنيد با ملايمت و لطافت صحبت كنيد هرگز فرياد نكشيد و در حالت عصبانيت با كسي صحبت نكنيد .
بكار بردن نكته هاي جالب ، اشعار ، سخن بزرگان ، كلام را زينت مي بخشد .
در انتقاد افراط نكنيد .
قسم خوردن نشانه عدم اعتماد به نفس است .
به ياد داشته باشيد بكار بردن كلمات خارجي خصوصاً ترجمه آنها بوسيله گوينده نشانه خودنمايي است .
لحن صحبت شما متملقانه ( چاپ لوسي ) نباشد .
با صداقت و صحت درستي كلام به گفتگو به پردازيد .
هيچ گاه در صحبت ها از كلماتي مانند فهميديد ، مي فهميد و غيره ... استفاده نكنيد .
خنديدن – خميازه كشيدن خلاف ادب و نزاكت است .
در چهار چوب فكري شنونده يا مخاطب حرف بزنيد .

ر ) حمل و نقل : حمل و نقل مي تواند از يك راهنمايي كوچك براي نشستن تا انتقال مهمان به مقصد را شامل شود . آنچه را كه در حمل و نقل اهميت دارد به شرح ذيل است .

انتخاب مسير :

براي انتقال مهمانان حتماً از قبل مسير را شناسايي كرده باشيد
سعي كنيد از جاده هاي اصلي مهمانان را انتقال دهيد
به مقررات راهنمايي و رانندگي توجه كافي داشته باشيد
مسير اگر از مناطق ديدني باشد از آن منطقه ديدن نماييد

انتخاب همراهان : همراهان و راهنمايان و افراد استقبال كننده و يا بدرقه كنندگان بايد داراي ويژگي هاي زير باشند .

استقبال كننده هم شأن و هم رتبه مهمانان باشد البته در بدرقه افراد پايينتر مي توانند بدرقه كنند
راهنمايان بايد از ساعت حركت ، زمان طي كردن مسير آگاهي كامل داشته باشند .

انتخاب وسيله نقليه : در تشريفات سياسي اهميت خاصي دارد

ماشين بنز شش درب ، رنگ سرمه اي براي مهمانان در نظر بگيريد .
از سلامت وسيله نقليه ، داشتن سوخت كافي كاملاً مطمئن باشيد .
صندلي ها وسيله نقليه براي نشستن مناسب باشند .
وسايل نقليه تعداد مهمانان تناسب داشته باشد .

آداب رانندگي : از نظر ارتباطات رانند و حركات او مهمتر از وسيله نقليه است .

رانندگان نبايد ويراژ دهند .
سرعت مجاز داشته باشند .
سيگار نكشند .
از چراغ قرمز هرگز عبور نكنيد .
به خط كشي هاي عبور پياده توجه داشته باشيد .
از بوغ زدن اكيدا ً خوداري كنيد .
با مهمانان شان هرگز صحبت نكنيد .
با مأموران راهنمايي و رانندگي مؤدبانه رفتار كنيد .
اگر عصباني هستيد به هيچ وجه رانندگي نكنيد .
مراقب باشيد وسايل و توشه مهمانان را فراموش نكنيد .
علاوه بر وسايل مهمانان خود مهمانان را فراموش نكنيد .

مهم : اسكان : اگر چه ممكن است كه به اين موضوع توجه زيادي نكرده باشيد توجه داشته باشيد

كه اندازه ، شكل ، درجه حرارت و برودت ، تزئينات اطاق و رنگ از مواد بسيار مهم براي اسكان هستند به كيفيت و كميت مهمانان توجه كافي مبذول فرماييد .
علاوه بر عوامل فوق دو متغيير را در اسكان در نظر داشته باشيد .

الف ) انتخاب محل استراحت ( نشستن ، خوابيدن )

ب ) : چيدمان ميزها در مهماني ها و جلسات به اشكال زير مي باشد .

1. ميز O دايره اي : معمولاً در جلسات صميمانه و يا دوستانه انتخاب مي گردد توجه داشته باشيد چنانچه جلسه شما رسمي است رئيس جلسه در موقعيت ساعت 12 ، رئيس و بقيه به ترتيب از موقعيت ساعت 11 به تناسب مقام و شغل قرار مي گيرند.

2. : ميز T تي : در حالت ميز T رئيس در رأس دو تا معاون سمت چپ و راست و بقيه به ترتيب مقام و شغل قرار مي گيرند .

3. ميز L اِل : همانند ميز Tمي باشد با اين تفاوت كه در انتهاي ميز منشي يان مهمانان قرار مي گيرند .

4. ميز U يو : رئيس در رأس و همانند ميز T قرار مي گيرند

براي جلسات بايستي آداب ميزباني و مهماني را رعايت كنيم و موارد زير را در اسكان در نظر داشته باشيم .

از نظر ايمني و امنيتي محل اسكان از قبل برنامه ريزي لازم را داشته باشيم .
شرايط فيزيكي و محيطي محل اسكان را در نظر داشته باشيم .
بهداشت ، نظافت و پاكيزگي ، محل اسكان لازم توجه داشته باشيم
محل اسكان از نظر نور ، رنگ ، وسعت و اندازه مناسب باشد .

پذيرايي : بطور كلي پذيرايي بر دو دسته است :

1. پذيرايي مختصر : شامل چاي ، قهوه ، آب معدني ، شيريني ، ميوه ، و موزيك مناسب

2. پذيرايي مفصل : شامل صبحانه ، نهار ، شام مي باشد .

مهم : انواع مهماني ( ضيافت ) :

مهماني چاي : اين مهماني از 16 تا 18 به افتخار همسر وزرا ، سفرا ، مديران كل توسط خانم ها انجام مي پذيرد . توجه داشته باشيد اين نوع مهماني توسط مسئولين خانم روابط عمومي براي همسران مهمانان است . و همسران وزرا و مسئولين ميزبان در اين مهماني حضور بيابند .
مهماني ژوفيكس : اين نوع مهماني ماهيانه ، يا هفتگي در فصول پاييز و زمستان و در روزهاي چهارشنبه ، پنج شنبه ، و جمعه برگذار مي گردد . نكته قابل ذكر آن است كه اين مهماني همانند مهماني چاي توسط همسر وزير خارجه و يا مديران كل بر اعضاي خانم هيات ديپلماتيك برگذار مي شود .
مهماني كوكتل ( الا فورشت ) : اين مهماني از ساعت 17 تا 20 است و معمولاً ايستاده و كنار ميز صورت مي گيرد معمولاً انواع غذاي سرد و گرم در اين نوع مهماني سِرو مي شود توجه داشته باشيد كه لباس اين مهماني در كارت دعوت قيد مي گردد .
مهماني شام : تشريفاتي ترين ضيافت مهماني شام است كه از ساعت 20 الي 21 برگذار مي گردد نوع غذا بستگي به آيين و اعتقادات مهمانان تعيين مي گردد .
شام بوفه : اين نوع ضيافت از ساعت 21 به بعد برگزار مي شود و مفصل تر از مهماني كوكتل است كه معمولاً به مناسبت جشن هاي ملي و يا به افتخار سران كشورها با انواع غذاي سرد و گرم برگزار مي گردد .

بدرقه : در هنگام بدرقه كنار درب خروجي بايستيم ، خدا حافظي كنيم ، يادگاري و يادبود بدهيم ، و همانطوريكه استقبال را با گل و لبخند شروع كرديم در بدرقه هم با گل و لبخند با مهمانان بر خورد نماييم و نكات زير را توجه داشته باشيم .

به امور مربوط به تهيه بليط ، اخذ ويزا ، مجوز خروج و گذارنامه توجه كافي داشته باشيم.
در انجام خدمات خروج و گمركي كاملاً توجه داشته باشيم كه اشكالي پيش نيايد .
مشايعت و خدا حافظي گرم و هديه مناسب نشان دهنده ادب و نزاكت شماست .

مديريت مراسم :

1. مديريت جلسات

2. مديريت گردهمايي

3. نمايشگاه

4. بازديد

الف ) مديريت جلسات :

تعريف جلسه يك ؟ جلسه را مي توان گردهمايي دو نفر يا بيشتر از كساني تعريف كرد كه داراي هدف هاي مشترك هستند و با ارتباطات شفاهي يا كتبي در جهت نيل به اهداف با يكديگر نشست برگزار مي كنند .

تعريف دوم اداري ( سازمان )جلسه و مهم : جلسه گروهي از افراد واحدهاي مختلف سازمان است كه براي انجام وظايف سازماني مشخص بطور موقت يا دائم به شكل فرد با فرد ، فرد با گروه و يا گروه با گروه دور هم جمع مي شوند .

انواع جلسات : بطور كلي جلسات را مي توان به دو گروه اصلي يعني جلسات تصميم سازي ( جلسات كاشناسان سازمان ها ) و جلسات تصميم گيري ( جلسات مديريت ارشد سازمان ها ) تقسيم كرد .

چگونه جلسات را مديريت كنيم ؟ در اين خصوص مديريت شايسته جلسات پاسخ به اين سؤال است كه آيا ما مديريت جلسات را بر عهده داريم يا رياست جلسات را . براي اينكه جلسه بصورت مفيد برگزار شود مسئول و تيم تشريفات بايستي وظايف زير را انجام دهند .

مرحله قبل از اجرا : قبل از اجراي جلسه به موارد زير بايد توجه كافي داشته باشيم .

الف ) هدف از تشكيل جلسه چيست تعداد و سطح شركت كنندگان را بدانيم .

ب ) زمان آغاز و پايان جلسه را تعيين و به اطلاع رئيس جلسه برسانيم .

ج ) ترتيبات فيزيكي ( فضا ، صندلي و غيره ... ) را آماده كنيم

د ) برگزاري جلسه را در تاريخ و ساعتي پيش بيني كنيم كه شركت كنندگان در دسترس باشند معمولاً جلسات صبح پر بارتر از جلسات عصر است .

ذ ) تجهزات لازم از قبل كامپيوتر ، ويدئو پروژكتور ، وايت برد و وسايل صمعي و بصري را محيا كنيد .

ز ) اوراق قابل توزيع و متون انتشاري در جلسه را تدارك ببينيم .

حين اجراي جلسه : در خلال جلسه به موارد زير بايستي توجه كافي داشته باشيم .

الف ) فضاي سرشار از اعتماد براي حاضرين در جلسه مهيا كنيم .

ب ) از رفت و آمد زايد در جلسه جداً جلوگيري كنيد .

ج ) پذيرايي بايستي به موقع انجام شود .

د ) گوش به فرمان مهمانان باشيم .

ذ ) مديريت زمان جلسات را در نظر داشته باشيم .

ر ) آماده ي پذيرش اعتراض و انتقاد حاضرين در جلسه باشيم .

پس از اجراي جلسه : در پايان جلسه به موارد زير بايستي توجه كافي داشته باشيم .

الف ) امكانات رفت و آمد مهمانان را در نظر داشته باشيم .

ب ) دقت كنيم وسايل مهمانان جا نمانده باشد .

ج ) صورتجلسه را تنظيم و به امضاي اعضا رسانده و يك نسخه به هر يك از حاضرين جلسه ارائه كنيم .

صورتجلسه چيست ؟ صورتجلسه در لغت به نوشته اي گفته مي شود كه خلاصه گفتگوهاي اعضاي حاضر در مجلس ذكرشده و شرح واقعه در آن نوشته شود اما صورتجلسه از ديدگاه سازماني عبارت است از : سند يا نوشته اي كه در بر دارنده ي مطالب مطروحه ، گفتگوها و يا تصميمات اتخاذ شده در يك نشست رسمي يا جلسه اداري باشد .

اركان يا ساختار صورتجلسه : مكمل تحقق جلسه صورتجلسه است . تنظيم صورتجلسه در واقع به جلسه رسميت مي دهد در هر صورت صورتجلسه داراي سه ركن اصلي است .

1. مقدمات

2. بدنه

3. مؤخّره

عنوايني را كه در قسمت مقدمه مي آيد بشرح زير است .

1. عنوان جلسه

2. موضوع جلسه

3. دستور جلسه

4. مكان و زمان جلسه

5. شركت كنندگان جلسه

6. شماره جلسه

تذكر : در ذيل اسامي شركت كنندگان در جلسه به ترتيب رتبه سازماني عمل مي شود . چنانچه دو نفر همسطح از نظر سازماني در جلسه شركت داشته باشند ذكر اسامي به ترتيب حروف الفباي خانوادگي خواهد بود .

مواردي را كه در بدنه صورتجلسه بايستي رعايت شود عباتند از : تصميمات متخذه ، مجريان و شروع و پايان جلسه

مؤخّره : مواردي را كه بايستي در مؤخّره پايان صورتجلسه مطرح شود ( يعني دستور جلسه )

موضوع بعدي جلسه چيست
زمان و مكان جلسه بعدي كجاست
امضاء و رونوشت و پيوست ها

ب ) مديريت گردهمايي : در فرهنگ فارسي معين براي واژه گردهمايي اجتماع كردن و فراهم آمدن آمده است . و گردهمايي در واژه لاتين معادل كنفرانس و كنگره است .

تعريف گردهمايي : گردهمايي به حظور عده اي صاحب نظر براي گفتگو با هدف بررسي آخرين نظرات و ايده ها در باره تحولات علمي يا سازماني است . واژگاني نظير سمينار ، نشست ، يادواره ، هم انديشي ، همايش ، سمپوزيوم ، متينگ ، ميزگرد نيز از انواع گردهمايي مي باشد . بطور كلي هدف از گردهمايي استفاده از آخرين دست آوردهاي علمي صنعتي ، هنري و غيره مي باشد كه اهداف زير در گردهمايي دنبال مي شود .

استفاده از انديشه نخبگان
آموزش و اطلاع رساني
نقد و بررسي ايده هاي جديد
دستيابي به راه كارهاي مشترك براي حل مسئله

ساختار گردهمايي : بطور كلي گردهمايي به دو بخش كميته علمي و كميته اجرايي تقسيم مي شود كه مسئوليت كميته اجرايي با روابط عمومي است كه همانند فرآيند مديريت مراسم در قبل ، حين و بعد از اجرا صورت مي گيرد . مسئوليت كميته علمي با دبير يا مديريت هيأت علمي است ولي كميته اجرايي مسئوليتش با دبير اجرايي است .

مراحل مديريت گردهمايي :

قبل از برگذاري

الف ) طراحي ، چاپ و توزيع دعوت نامه ها ( فراخوان )

ب ) طرح و چاپ فرم و سربرگ هاي گردهمايي

مهم ج ) برگزاري جلسات كميته اجرايي و كميته علمي

د ) تهيه پيش خبر

مراحل حين برگذاري

الف ) تهيه بروشور خبري و ويژه نامه ها

ب ) تهيه متن ، تسطيع نام و بيانيه

ج ) راهنمايي خبرنگاران به محل اسكان

د ) تهيه و آماده نمودن وسايل سمعي و بصري

ذ ) انجام نظر سنجي

ر ) ثبت نام شركت كنندگان براي ارسال قطع نامه يا كتابچه

ز ) تدوين بيانيه پاياني گردهمايي

بعد از برگذاري

الف ) تهيه فيلم گردهمايي

ب ) فراهم كردن حمل و نقل مهمانان

ج ) ارسال نامه تشكر به سخنرانان

د ) ارسال عكس به سخنرانان

ذ ) پذيرايي و بدرقه

ج ) مديريت نمايشگاه : واژه نمايشگاه از كلمه Fair مشتق شده است . نمايشگاه در زبان فارسي به محل و مكاني گفته مي شود كه در آن مكان گروهي از محصولات و آثاري كه خصلت ديداري دارد براي هدف هاي خاصي در معرض مشاهده و قضاوت مخاطبان گذشته مي شود معمولاً از جمله پديده هاي عيني و ملموس مي توان از كالاهاي تجاري نمونه هاي برتر يك محصول آثار علمي و هنري نام برد .

منابع مورد نياز براي برگزاري يك نمايشگاه :

الف ) منابع انساني

ب ) منابع مالي

ج ) منابع مادي يا فيزيكي

انواع نمايشگاه :

1- نمايشگاه از نظر موضوع : نمايشگاه عكس ، نمايشگاه كتاب ، نمايشگاه گل و گياه و تكنولوژي هاي نوين

2- از نظر پوشش جغرافيايي :

الف ) نمايشگاه هاي محلي : كه در يك محل و شهري خاص برگذار مي شود

ب ) نمايشگاه هاي منطقه اي : كه در يك استان و يك منطقه جغرافيايي انجام مي شود

ج ) نمايشگاه هاي ملي : توانمندي هاي علمي ، صنعتي يا هنري در يك كشور به نمايش در مي آيد

د ) نمايشگاه بين المللي : در اين نمايشگاه كالاهايي از كشور هاي مختلف به نمايش در مي آيد

3- نمايشگاه از نظر مدت زمان برگذاري :

الف ) نمايشگاه هاي موقت : نمايشگاه هاي موقت كه براي مدت محدود برنامه ريزي مي شود به مدت تقريبي بين سه تا شش ماهه .

ب ) نمايشگاه دائمي : اين نمايشگاه ها براي هميشه تشكيل مي شود هرچند ممكن است كه در شكل ظاهري آن تغييراتي ايجاد شود .

4- نمايشگاه از نظر هدف :

الف ) نمايشگاه هاي غير انتفاعي و نمايشگاه هاي انتفاعي : منظور از نمايشگاه هاي غير انتفاعي با هدف تبليغات محصولات تجاري و محصولات غير انتفاعي بمنظور شناساندن و معرفي تشكيل مي شود و هدف سود و منفعت ندارد .

5- نمايشگاه اكسپو : منظور از نمايشگاه اكسپو بيان تكنولوژيي هاي جديد و نمايش توانمندي ها برگذار مي شود كه بخصوص در كشور هاي اروپايي رونق بسياري دارد .

مراحل مديريت نمايشگاه :

الف ) قبل از برگذاري : شامل دعوت از مشتريان مخاطبان مورد نظر و تدارك و برنامه ريزي و قرفه آرايي و غيره مي شود

ب ) حين برگذاري : شامل پاسخگويي به مشتريان ، توضيع كارت ها و تكميل پرسشنامه نمايشگاه

مديريت مراسم و تجمعات

مطالب مشابه :

جلال‌الدین معیریان در گفت‌و‌گو با هفته‌نامه فارغ‌التحصيلان از جایگاه آموزش گریم می‌گوید

شرايط استخدامي در سپاه پاسداران انقلاب اسلامي

کارمندیابی

درباره تورج فرازمند

نتایج آگهی استخدام ادارات استان اردبیل

اعلام نتايج اوليه آزمون استخدامي آموزش وپرورش تا پايان هفته جاري

بازنشستگي كاركنان با آيين‌نامه استخدامي شهرداري غيرقانوني است

درباره نصرت اله معینیان

استخدام سازمان تامين اجتماعي 93 - متاسفانه رشته اقتصاد ندارد-

استخدام استانداری آذربایجان شرقی