تجزیه و تحلیل سیستم دفترخانه ثبت اسناد رسمی

تجزیه و تحلیل
سیستم دفترخانه ثبت اسناد رسمی

فهرست مطالب ............................................. شماره صفحه

شرح سیستم دفترخانه ثبت اسناد رسمی 4
بخش های مختلف دفترخانه اسناد رسمی 4
رییس دفتر خانه : 4
قسمت ثبت تقاضاها : 4
ثبت کامپیوتری : 5
ثبت دستی : 5
قسمت تکمیل مدارک : 5
قسمت پرونده سازی : 5
قسمت ثبت پرونده : 5
قسمت بایگانی : 6
چارت سازمانی دفتر خانه اسناد رسمی 7
نمودارهای DFD فیزیکی 8
شناسایی موجودیت ها 15
فرم تشریح خطوط جریان ارتباطی 17
فرم جریان داده 17
فرم 1 (ارائه مدارک) 17
فرم جریان داده 18
فرم 2 (دریافت گواهی امضا) 18
فرم ذخیره داده 18
فرم ذخیره داده 1 (مبلغ دریافتی) 18
فرم ذخیره داده 2 (پرونده) 19
DFDهای منطقی 20
ماتریس ارتباط بین موجودیت ها 23
فرهنگ داده ها (DATA DICTIONARY) 24
جدول tblCustomer (مشتری) 24
جدول tblAmoun (دریافت مبلغ) 25
جدول tblGavahiEmza (گواهی امضا) 26
جدول tblMadarek (مدارک) 27
جدول tblSanad (سند) 28
جدول tblFile (پرونده) 29
جدول tblEstelam (استعلام) 30
جدول tblPersonnel (پرسنل) 31
نمودار ER منطقی سیستم دفتر خانه ثبت اسناد رسمی 32
نمودار ER فیزیکی سیستم دفتر خانه ثبت اسناد رسمی 33
شرح پردازش ها 34

شرح سیستم دفترخانه ثبت اسناد رسمی
دفترخانه را درواقع می توان یک مکانی به شمارآورد که به طور کامل با مردم و اموال انها سروکار دارد.

بخش های مختلف دفترخانه اسناد رسمی
1) یک دفتر خانه را می توان به قسمت های مختلفی تقسیم کرد که در این قسمت به این موارد اشاره کرده و هر کدام را به طور مختصر شرح می دهیم :

1- رییس دفتر خانه
2- قسمت ثبت تقاضاها
3- قسمت تکمیل مدارک
4- قسمت پرونده سازی برای متقاضی
5- قسمت ثبت پرونده
6- قسمت بایگانی

رییس دفتر خانه :
رییس یک دفتر خانه در واقع کسی است که بر کار تمام کارمندان نظارت دارد و روابط بین انها را بر قرار می سازد.
رییس دفترخانه همیشه کارهای اصلی را انجام می دهد که از جمله کارهای او می توان به امضای اخر ان ثبت یا سند متقاضی اشاره کرد که هم در اول و هم در اخر پرونده صورت می گیرد.

قسمت ثبت تقاضاها :

وظیفه کارمندان در این قسمت این است که تقاضای متقاضیان را که یکی ازهمان مواردی است که قبلا گفته شده ثبت کنند تا به مرحله بعد نزدیکتر شود این عمل ثبت کردن که در هر صورتی توسط کارمندان صورت میگیرد به دو نوع تقسیم می شود که بستگی به پیشرفتگی و به روز بودن ان دفترخانه دارد که این دو قسمت عبارتند از :
1) ثبت کامپیوتری
2) ثبت دستی

ثبت کامپیوتری :
تقاضا در این نوع سبک از طریق کارمندان به وسیله کامپیوتر صورت میگرد و این روش دارای سرعت بالا و هزینه کمتری میباشد و کارمندان راحت تر عمل ثبت را انجام می دهند.

ثبت دستی :
این روش هم به همان صورت توسط کارمندان صورت می گیرد با این تفاوت که دیگراز کامپیوتر استفاده نمی شود و ثبت در دفترهای بزرگ و مخصوص ثبت صورت می گیرد و این روشی است که بسیار کند است و مدت زمان زیادی برای این کار باید صرف شود.

قسمت تکمیل مدارک :
در این قسمت با توجه به تقاضاهای افراد برای هر تقاضا معمولا یک سری مدارک جداگانه نیاز است ، که باید افراد در اختیار دفترخانه قرار دهند به عنوان مثال برای انتقال سند مالکیت هر دو طرف یعنی فروشنده و خریدار موظف هستند که مدارکی از جمله شناسنامه ، کپی سند و مدارک ملک از جمله گواهی عدم خلاف که باید از شهرداری گرفت را در اختیار دفترخانه قرار دهند ودراین قسمت مدارک به صورت کلی چک می شوند تا کم وکاستی یا اشکالی در مدارک نسبت به ملک فوق وجود نداشته باشد و مدارک باید با ملک مطابقت داشته باشد و بعد از این مرحله پرونده به مراحل بعدی ارجاع می شود.

قسمت پرونده سازی :
در این قسمت مدارک مربوط به ملک ها که در مراحل قبلی از افراد گرفته شده بود دوباره چک شده و به صورت یک پرونده در می اید و مدارک به ترتیب در پرونده قرار می گیرند ، این پرونده ها به دو صورت می باشند : 1- کتبی ، 2- به صورت کامپیوتری

کتبی : به این صورت است که مدارک را در یک دفتر مخصوص به صورت دستی ثبت می کنند.
کامپیوتری : در این روش مدارک از طریق اپراتور وارد کامپیوتر می شود وذخیره می شود.

قسمت ثبت پرونده :
در این مرحله پرونده ثبت می شود. عمل ثبت پرونده در هر دفترخانه متفاوت می باشد و هر دفترخانه از روش مخصوص خود استفاده می کند ، عمل ثبت به این صورت است که به هر پرونده یک شماره یا کد
اختصاص می دهند که این پرونده ها با کد مربوط به خود که توسط کارمندان برای انها گذاشته می شود در سیستم ثبت می گردند و در این قسمت و در این قسمت مشخصات فروشنده و خریدار و همچنین مشخصات ملک ثبت می شود . این مرحله بسیار قابل اهمیت می باشد زیرا باید پرونده ها به گونه ای ثبت شوند که کسی به جز افراد دفترخانه نتواند به ان دسترسی پیدا نماید و فقط کسی بتواند به ان دسترسی پیدا نماید که رمز یا کد پرونده را داشته باشد که معمولا این کدها در اختیار رییس دفتر خانه می باشد.

قسمت بایگانی :
دراین قسمت پس از اتمام کار متقاضی که همان انتقال اسناد یا دادن وکالت ها می باشد پرونده های انها به قسمت بایگانی فرستاده می شود ، هر دفترخانه یک بایگانی مجزا دارد و طرز بایگانی پرونده ها در هر دفترخانه معمولا با یکدیگر فرق دارد در بعضی از دفترخانه ها پرونده ها بر اساس شماره بندی و در بعضی دیگر از دفترخانه ها با توجه به تاریخ وسال ان پرونده و در بعضی دیگر از دفترخانه ها بر اساس حروف (الف و با) یا اسم متقاضی بایگانی صورت می گیرد. پرونده ها برای این بایگانی می شوند که هر گاه متقاضی یا اداره جات نیاز به ان مدارک داشته باشند دفترخانه بتواند به راحتی مدارک را در اختیار انها قرار دهد و بیشتر اداره دارایی به این مدارک نیاز پیدا می کند.

چارت سازمانی دفتر خانه اسناد رسمی

نمودارهای DFD فیزیکی

شناسایی موجودیت ها
فرم تشریح موجودیتها
نام موجودیت کد شرح
کانون سردفتران F1 تمامی بخشنامه های مربوط به دفترخانه ها که توسط اداره ثبت کل به کانون سردفتران فرستاده شده به دفترخانه ها ارسال می شود.
شهرداری F2 دفترخانه برای انتقال سند ملک جهت مشخص شدن مالکیت ملک از شهرداری استعلام می کند و پاسخ استعلام را از شهرداری دریافت می کند.
همچنین شهرداری افرادی که می خواهند در منزل خود تغییراتی بدهند جهت گواهی امضاء به دفترخانه ثبت اسناد معرفی می نماید.
بانک F3 دفترخانه اسناد مالی و فیش های واریز شده به حساب توسط مشتریان و همچنین سندهای رهنی را به بانک ارسال می نماید.
اداره دارایی F4 آمار ماهیانه اسناد منقول و غیر منقولی که توسط دفترخانه صادر گردیده است و مالیات آنها به اداره دارایی ارسال می گردد و همچنین در هنگام انتقال ملک مشتریان جهت مشخص شدن بدهکار یا عدم بدهکاری فرد از اداره دارایی استعلام می گردد و توسط اداره دارایی فرم تسویه حساب مشتری به دفترخانه ارسال می گردد.
اداره ثبت F5 دفترخانه جهت تشخیص مالکیت یک ملک نامه ی استعلامی به اداره ثبت می فرستد و اداره ثبت نیز جواب استعلام را برای دفترخانه واریز می نماید. همچنین آمار اسناد غیر منقول صادر شده توسط دفترخانه و خلاصه ی معملات دفترخانه به اداره ثبت فرستاده می شود. اداره ثبت علاوه بر صدور اجازه برای نقل و انتقال ملک اسامی افراد ممنوع المعامله را نیز به دفترخانه ارسال می نماید.
دادگستری F6 دفترخانه درخواست های صدور اجرایه را جهت ارسال اختاریه برای بدهکاران به بانک به دادگستری ارسال می نماید.و اختاریه هایی را که باید به بدهکاران به بانک داده شود را دریافت می دارد.
اداره گذرنامه F7 افرادی که قصد خروج از کشور را دارند جهت تأئیدیه امضاء همراه با فرم اجازه خروج از کشور به دفترخانه مراجعه می نمایند و تأئیدیه امضاء را به اداره گذرنامه می برند.
مشتری F8 مشتریان درخواست های حقوقی و غیره خود را به دفتر خانه ارائه می دهند ودفتر خانه مدارک لازم را اختیار آنان قرار داده و اسناد مورد نظر آنان را تنظیم می نماید.
پرسنل F9 پرسنل اعمم از سر دفتر و کارمندان دفترخانه
وظیفه ثبت اطلاعات مشتری را بر عهده دارند و سند ها و گواهی های امضا و ... را تنظیم می کنند همچنین استعلام ها را از مراکز دیگر پیگیری می نمایند.
سند F10 سند در دفترخانه ثبت اسناد می تواند سند اتومبیل ،املاک یا ... باشد.
پرونده F11 پرونده محتوی مدارک مشتری و استعلام های گرفته شده و ... می باشد.
مدارک F12 مدارکی که توسط مشتری به دفتر خانه تحویل داده می شود و باید به مشتری برگردانده شود.
گواهی امضا F13 گواهی امضا ثبت و تایید امضای مشتری برای ارائه به مرکز درخواست کننده است.
استعلام شهرداری F14 دفترخانه برای انجام برخی معاملات باید استعلام هایی را از شهرداری دریافت نماید.
مبلغ F15 مبلغی که باید برای هر سند یا گواهی امضا یا خدمات دیگر که در دفتر خانه ارائه می شود باید از مشتری دربافت شود.

فرم تشریح خطوط جریان ارتباطی

فرم جریان داده
فرم 1 (ارائه مدارک)
فرم تشریح خطوط جریان ارتباطی
از به نام جریان شرح فیلدهای جریان مرجع
F1 دفتر خانه اسناد رسمی ارسال بخشنامه ها املاک بازداشتی
افراد ممنوع المعامله
بخشنامه های ثبتی M1
دفتر خانه اسناد رسمی F5 ارسال ماهیانه آمار آمار اسناد منقول
آمار اسناد غیر منقول M2
دفتر خانه اسناد رسمی F6 ارسال ماهیانه آمار آمار اسناد غیر منقول M3
دفتر خانه اسناد رسمی F3 فیش های بانکی فیش های واریز وجه مشتریان M4
دفتر خانه اسناد رسمی F2 استعلام استعلام تشخیص مالکیت
استعلام حق انتقال M5
دفتر خانه اسناد رسمی F5 استعلام انتقال ملک استعلام عدم بدهکاری
استعلام تسویه حساب M6
فرم : شرح خطوط جریان داده ها تاریخ:
کد فرم: کد پروژه: تهیه کننده :
نمودار جریان داده ها: صفحه :
از
از به نام خط نام فیلد برچسب فرمت توضیحات یا مرجع
F8 F9 ارائه مدارک کد مدرک MadrakId
decimal(18, 0)
نام مدرک MadrakName
nvarchar(150)
تاریخ دریافت مدرک TarikheDaryafteMadrak
datetime
شماره سطر مشتری CustomerRowId

فرم جریان داده
فرم 2 (دریافت گواهی امضا)
فرم : شرح خطوط جریان داده ها تاریخ:
کد فرم: کد پروژه: تهیه کننده :
نمودار جریان داده ها: صفحه :
از
از به نام خط نام فیلد برچسب فرمت توضیحات یا مرجع
F8 F9 ارائه مدارک کد گواهی امضا GavahiEmzaId decimal(18, 0)
شماره سطر مشتری CustomerRowId decimal(18, 0)
شرح گواهی امضا GavahiEmzaDSC nvarchar(150)
تاریخ گواهی امضا GavahiEmzaDate datetime
درخواست کننده گواهی امضا GavahiEmzaDakhastKonande nvarchar(150)
شماره سطر پرسنل دریافت کننده گواهی امضا PersonelRowId int

فرم ذخیره داده
فرم ذخیره داده 1 (مبلغ دریافتی)
فرم تشریح ذخیره داده
نام ذخیره: مبلغ دریافتی از مشتری
شرح: شامل مبلغ مشخص شده برای خدمات دفترخانه که مشتری باید بپردازد
محل پردازش: دفترخانه ثبت اسناد رسمی
جریان ورودی: اطلاعات مبالغ دریافتی
جریان خروجی: رسید مبلغ
ساختار داده: مبلغ
حجم: به اضای هر سند یا خدمت ارائه شده
نحوه دستیابی: به وسیله شماره سطر مشتری

فرم ذخیره داده 2 (پرونده)
فرم تشریح ذخیره داده
نام ذخیره: پرونده
شرح: شامل مدارک و اسناد و شرح کار مشتری می باشد.
محل پردازش: سیستم ثبت پرونده و اطلاعات مشتری
جریان ورودی: اطلاعات و مدارک مشتری
جریان خروجی: پرونده مدارک تکمیل شده
ساختار داده: اطلاعات مشتری
حجم: به اضای هر مشتری
نحوه دستیابی: بر اساس کد مشتری

DFDهای منطقی

ماتریس ارتباط بین موجودیت ها

موجودیت ها مشتری مبلغ مدارک پرونده سند گواهی امضا پرسنل
مشتری × × × ×
مبلغ × × ×
مدارک ×
پرونده ×
سند × × × ×
گواهی امضا × × ×
پرسنل × ×

فرهنگ داده ها (Data Dictionary)
جدول tblCustomer (مشتری)
- در این جدول اطلاعات مربوط به مشتری های دفترخانه نگهداری می شود.

نام فیلد Caption نوع فیلد مقادیر مجاز
CustomerRowId شماره سطر مشتری decimal(18, 0) مقادیر عددی 0 تا 9
CustomerName نام مشتری nvarchar(150) مقادیر عددی 0 تا 9 و حروف a تا z و A تا Z و علائم / و . و : و ...
CustomerLName نام خانوادگی مشتری nvarchar(150) مقادیر عددی 0 تا 9 و حروف a تا z و A تا Z و علائم / و . و : و ...
CustomerMelliCode کد ملی مشتری decimal(18, 0) مقادیر عددی 0 تا 9
CustomerTell تلفن مشتری decimal(18, 0) مقادیر عددی 0 تا 9
CustomerAddress آدرس مشتری nvarchar(350) مقادیر عددی 0 تا 9 و حروف a تا z و A تا Z و علائم / و . و : و ...
CustomerFileId کد پرونده مشتری decimal(18, 0) مقادیر عددی 0 تا 9

- در این جدول فیلد CustomerRowId به عنوان کلید اصلی انتخاب شده است و جدول tblCustomer از طریق این جدول با جدول های tblMadarek ، tblSanad ، tblAmoun و tblGavahiEmza ارتباط یک به چند دارد.

جدول tblAmoun (دریافت مبلغ)
- در این جدول اطلاعات مربوط به مبلاغ پرداخت شده از طرف مشتری ها ذخیره می شود.

نام فیلد Caption نوع فیلد مقادیر مجاز
AmountId کد پرداخت decimal(18, 0) مقادیر عددی 0 تا 9
AmountValue مقدار پرداخت money مقادیر عددی 0 تا 9
AmountShomarFish شماره فیش مبلغ decimal(18, 0) مقادیر عددی 0 تا 9
CustomerRowId شماره سطر decimal(18, 0) مقادیر عددی 0 تا 9
AmounErsaleBeBank فیلد ارسال یا عدم ارسال فیش به بانک bit True و False

- فیلد AmountId در این جدول به عنوان کلید اصلی انتخاب شده است.

جدول tblGavahiEmza (گواهی امضا)

- این جدول برای نگهداری اطلاعات مربوط به گواهی امضا ها استفاده می شود.

نام فیلد Caption نوع فیلد مقادیر مجاز
GavahiEmzaId کد گواهی امضا decimal(18, 0) مقادیر عددی 0 تا 9
CustomerRowId شماره سطر مشتری decimal(18, 0) مقادیر عددی 0 تا 9
GavahiEmzaDSC شرح گواهی امضا nvarchar(150) مقادیر عددی 0 تا 9 و حروف a تا z و A تا Z و علائم / و . و : و ...
GavahiEmzaDate تاریخ گواهی امضا datetime مقادیر عددی 0 تا 9
GavahiEmzaDakhastKonande درخواست کننده گواهی امضا nvarchar(150) مقادیر عددی 0 تا 9 و حروف a تا z و A تا Z و علائم / و . و : و ...
PersonelRowId شماره سطر پرسنل int مقادیر عددی 0 تا 9
- فیلد GavahiEmzaId در این جدول به عنوان کلید اصلی انتخاب شده است .

جدول tblMadarek (مدارک)

- در این جدول اطلاعات مربوط به مدارک مشتریان نگهداری می شود.

نام فیلد Caption نوع فیلد مقادیر مجاز
MadrakId کد مدرک decimal(18, 0) مقادیر عددی 0 تا 9
MadrakName نام مدرک nvarchar(150) مقادیر عددی 0 تا 9
TarikheDaryafteMadrak تاریخ دریافت مدارک datetime مقادیر عددی 0 تا 9 و حروف a تا z و A تا Z و علائم / و . و : و ...
CustomerRowId شماره سطر مشتری decimal(18, 0) مقادیر عددی 0 تا 9

- در این جدول فیلد MadrakId به عنوان کلید اصلی انتخاب شده است.

جدول tblSanad (سند)

- این جدول برای نگهداری اطلاعات مربوط به سندها استفاده می شود.

نام فیلد Caption نوع فیلد مقادیر مجاز
SanadeId کد سند decimal(18, 0) مقادیر عددی 0 تا 9
CustomerRowId شماره سطر سند decimal(18, 0) مقادیر عددی 0 تا 9
SanadeSabtDate تاریخ ثبت سند datetime مقادیر عددی 0 تا 9 و علائم / و :
AmountId کد دریافت مبلغ decimal(18, 0) مقادیر عددی 0 تا 9
PersonelRowId شماره سطر پرسنل int مقادیر عددی 0 تا 9
CustomerFileId کد پرونده مشتری decimal(18, 0) مقادیر عددی 0 تا 9

- در این جدول فیلد SanadeId به عنوان کلید اصلی انتخاب شده است.

جدول tblFile (پرونده)

- در این جدول اطلاعات مربوط به پرونده ها نگهداری می شود.

نام فیلد Caption نوع فیلد مقادیر مجاز
CustomerFileId کد پرونده مشتری decimal(18, 0) مقادیر عددی 0 تا 9
CustomerFileDate تاریخ تشکیل پرونده datetime مقادیر عددی 0 تا 9 و علائم / و :
EstelameShahrdariId کد استعلام شهرداری decimal(18, 0) مقادیر عددی 0 تا 9

- در این جدول فیلد CustomerFileId به عنوان کلید اصلی انتخاب شده است و جدول tblFile به وسیله این فیلد با جدول tblSanad ارتباط دارد.

جدول tblEstelam (استعلام)

- در این جدول اطلاعات مربوط به استعلام های انجام شده برای پرونده ها و مشتریان، نگهداری می شود.

نام فیلد Caption نوع فیلد مقادیر مجاز
EstelamId کد استعلام decimal(18, 0) مقادیر عددی 0 تا 9
EstelamDsc شرح استعلام nvarchar(150) مقادیر عددی 0 تا 9 و حروف a تا z و A تا Z و علائم / و . و : و ...

- در این جدول فیلد EstelamId به عنوان کلید اصلی انتخاب شده است و این جدول از طریق این فیلد با جدول tblFile ارتباط یک به چند دارد.

جدول tblPersonnel (پرسنل)
- در این جدول اطلاعات مربوط به پرسنل نگهداری می شود.

نام فیلد Caption نوع فیلد مقادیر مجاز
PersonelRowId شماره ردیف پرسنل int مقادیر عددی 0 تا 9
PersonelName نام پرسنل nvarchar(150) مقادیر عددی 0 تا 9 و حروف a تا z و A تا Z و علائم / و . و : و ...
PersonelLName نام خانوادگی پرسنل nvarchar(150) مقادیر عددی 0 تا 9 و حروف a تا z و A تا Z و علائم / و . و : و ...
PersonelSemat سمت پرسنل nvarchar(150) مقادیر عددی 0 تا 9 و حروف a تا z و A تا Z و علائم / و . و : و ...
PersonnelNumber شماره پرسنلی decimal(18, 0) مقادیر عددی 0 تا 9

- در این جدول فیلد PersonelRowId به عنوان کلید اصلی انتخاب شده است و این جدول از طریق این فیلد با جداول tblSanad و tblGavahiEmza ارتباط یک به چند دارد.

نمودار ER منطقی سیستم دفتر خانه ثبت اسناد رسمی

نمودار ER فیزیکی سیستم دفتر خانه ثبت اسناد رسمی

شرح پردازش ها
ردیف عنوان پردازش
1 مشخصات فردی مشتری را بخوان
2 نام مشتری را در پرونده های قبلی search کن
3 اگر قبلاً مشتری تقاضایی داشته
4 تقاضای جدید را در پرونده قبلی ثبت کن
5 در غیر اینصورت
6 یک پرونده جدید برای مشتری ایجاد کن
7 نوع تقاضای مشتری را بخوان
8 نوع تقاضای مشتری را ثبت کن
9 میزان وجه دریافتی از مشتری را بخوان
10 میزان مالیات را محاسبه کن
11 نتیجه معامله را ثبت کن
12 پرونده را save کن

بخش بایگانی پرونده ها

تجزیه و تحلیل سیستم دفترخانه ثبت اسناد رسمی

مطالب مشابه :

نمودار جریان داده ها DFD

تجزیه و تحلیل سیستم

تجزیه و تحلیل سیستم ها

تجزیه و تحلیل سیستم چیست؟

مراحل تجزیه و تحلیل سیستم ها

تجزیه تحلیل و طراحی سیستمها و روشها

تجزیه و تحلیل سیستم دفترخانه ثبت اسناد رسمی

تجزیه و تحلیل سیستم ها

سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی