مقدمه ای بر ترجمه اسناد و مدارک بازرگانی (فارسی به انگلیسی)

خلاصه ای در خصوص اصول اولیه مکاتبات تجاری بین الملل:

تجارت بین المللی:

1. شخص یا شرکت بر اساس نیاز خود یابازار تصمیم به ورود کالا می گیرد. ابتدا وی مشخص می کند که اجناس مورد نظرش را چه شرکت هایی در جهان تولید می کند. این مراکز می توانند بخش های بازرگانی سفارتخانه ها و نمایشگاه های بین المللی یا مراکز تهیه و توزیع وزارت بازرگانی باشند.

2. وارد کننده کالا( خریداران) پس از شناسائی صادر کنندگان (فروشند گان) شروع به ارسال نامه هائی به نام استعلامinquiry می نمایند.

3. صادر کنندگان پس از دریافتن استعلام قیمت ها و شرایط پیشنهادی خود را تحت یکی از عناوین زیر برای وارد کنندگان ارسال می دارند:

Reply to Inquiry letter

Offer

Proforma Invoice

4. در پاسخ به نامه استعلام موارد زیر انجام می شود:

-مظنه داده می شودgiving quotation

-قیمتها اعلام می شود

-هزینه های بیمه و حمل و نقل اعلام می شود

-میزان تخفیف و روش های پرداخت بیان می شود

-زمان تحویل کالا اعلام میشود

-شرایط ثابت و شرایط قابل معامله اعلام می شودfixed terms and negotiable terms

-تخمین giving an estimate

5. وارد کنندگان(خریداران) پس از دریافت جواب استعلام یا پیشنهاد شرکت های مختلف و مقایسه آنها با یکدیگر تولید کننده (فروشنده) موردنظر خود را جهت انجام معامله مشخص و از وی تقاضای ارسال پروفورما می نمایند.

6. وارد کنندگان پس از دریافت پروفورما (پیش فاکتور) آن را به مرکز تهیه و توزیع مربوطه ارائه می نمایند و پس از تأئید این مراکز تقاضای ثبت سفارش می نمایند.

7. باید توجه داشت که قیمت های ارائه شده در پروفورما همواره مورد تأئید مراکز قرار نمی گیرد و خودمراکز با توجه به شناختی که از صادر کنندگان مختلف دارند؛ شرکت هایی را معرفی می کنند که معمولا مناسبترین قیمتها را پیشنهاد می نمایند.

8. ثبت سفارش یا اخذموافقت اصولی ؛ مجوز ورود کالا به کشور می باشد. ثبت سفارش وقتی انجام می گیرد که پروفورمای ارائه شده کامل و قیمت و سایر شرایط مورد تأئیدمرکز تهیه و توزیع مربوطه باشد. در صورتیکه اختلاف نظری بین واردکننده و مرکز تهیه و توزیع وجود داشته باشد؛ ثبت سفارش انجام نمی گیرد و مستلزم انجام مکاتبات زیادی با صادر کننده کالا مبتنی بر اخذ تخفیف به عنوان discount letter می باشد.جواب مربوط به این نامه و همچنین نامه هائی به منظور اصلاح بعضی از مفاد پروفورما تحت عنوان modification letter می باشد.

9. علاوه بر مکاتبات فوق, مکاتبات دیگری نیز جهت تعیین بازرس ؛آژانس حمل و نقل و شرکت بیمه گر بین صادر کننده و وارد کننده در و بدل و قراردادهای مربوط به هر کدام منعقد می گردد.

10. در مرحله بعد واردکننده ؛پیش فاکتور تأئیدشده بوسیله مراکز تهیه و توزیع را همراه با مجوز ورود کالا یا موافقت اصولی به یکی از بانک های کشور که اعتبارات اسنادی ارائه و با پرداخت درصدی از کل قیمت کالا تقاضای گشایش اعتبار letter of credit می کند. اصطلاحا بانک گشایشگر اعتبار opening bank/ Issuing bank نامیده می شود.(بانک در کشور وارد کننده) گشایش اعتبار بدین معنی است که یک مقام مالی رسمی در کشور وارد کننده کالا تقبل می نماید که در صورت انجام معامله مطابق آنچه در پروفورما آمده است و نیز در صورتیکه کلیه تعهدات صادر کننده انجام پذیرد وجه مورد معامله توسط این بانک پرداخت خواهدشد.

11. بانک گشایشگر اعتبار با فرستادن یک پیام برای بانک پرداخت کننده اعتبار یا beneficiary /advising bank (بانک در کشور صادر کننده مانند بانک میلانو در ایتالیا) اعتبار گشوده شده را به اطلاع وی می رساند. بانک پرداخت کننده اعتبار نیز صادر کننده کالا را از گشایش اعتبار مطلع می کند.

12. اسناد زیر از طریق صادر کننده در اختیار بانک پرداخت کننده اعتبار و نهایتا از طریق بانک گشایشگر اعتبار به وارد کننده جهت انجام امور گمرکی و ترخیص کالا تحویل می گردد.

· بارنامه

· گواهی بازرسی

· بیمه نامه

· فاکتور اصلی

· گواهی مبدأ

· لیست بسته بندی

13. وارد کننده با دریافت اسناد فوق , بقیه وجه مربوطه را به بانک گشایشگر اعتبار پردخت می نماید وپس از پرداخت کل مبلغ مندرج در فاکتور اصلی از طریق بانک های رابط به فروشنده، کالا به کشور وارد کننده حمل می گردد.

14. در هر کشور جهت ترخیص کالا از گمرکات قوانین خاصی وجود دارد و طبق آن قوانین پس از انجام امور مربوطه و پرداخت عوارض گمرکی کالا ترخیص می گردد. وجود این قوانین در هر کشور بدلیل اخذ مالیات و وجود کنترل در زمینه صادرات و واردات می باشد.

15. بانک در تجارت بین الملل:

در خریدو فروش های روزمره داخلی خریدار و فروشنده هر دو در مقابل یکدیگر قرار دارند. فروشنده در ازاء تحویل جنس خود مبلع موردمعامله را دریافت می دارد. ولی در سیستم تجارت بین الملل صادر کننده و واردکننده در کشورهای مختلف بوده و چه بسا هرگز همدیگر را ملاقات نکرده اند. هر یک از طرفین معامله نگرانی ها و دلواپسی های خودرا دارد. از طرفی صادر کننده می خواهد مطمئن باشد که وارد کننده قادر است بهای کالائی که برایش ارسال شده است را بپردازد ؛ وارد کننده نیز می خواهد مطمئن شود که در ازاء پولی که می پردازد جنس مورد نظر خود را دریافت خواهد نمود. لذا اطاق بازرگانی بین الملی International Chamber of Commerce(ICC) قوانین مربوط به اعتبارات اسنادی Documentary Credit را تدوین نموده که امروزه در بیش از 156 کشور جهان روزانه هزاران معامله به ارزش میلیاردها دلار بر مبنای آن انجام می شود.

وارد کننده کالا به opening bank مثلا بانک سپه مراجعه و تقاضای گشایش اعتبار اسنادی یا letter of Credit(LC) می کند . بانک بر اساس قوانین موجود و میزان اعتبار متقاضی با دریافت درصدی از کل قیمت معامله (برای مثال 25%) گشایش اعتبار می نماید و مراتب گشایش اعتبار را معمولا به بانک صادر کننده (بانک میلانو) اعلام می نماید. بانک میلانو اعتبار گشوده شده را به اطلاع صادر کننده می رساند. اکنون صادر کننده در وضعیتی است که می تواند اقلام خریداری شده را در اختیار بنگاه حمل و نقل قرار داده و اسناد حمل را مطابق با مفاداعتبار گشوده شده به بانک میلانو ارائه نموده و در صورتیکه معاملات نسیه Usance نامیده می شود در تاریخ سررسید وجه را دریافت نماید.

بانک میلانو اسناد حمل را به بانک سپه ارسال می دارد .بانک سپه پس از دریافت اسناد و پشت نویسی و تحویل آن به واردکننده از وی می خواهد درمورد باقیمانده 75% کل قیمت اقدام نماید.

اصول مکاتبات تجاری:

مباحث زیر را به زبان انگلیسی ترجمه کنید:

مکاتبات بازرگانی را می توان یکی از عوامل موثر در موفقیت یا شکست بیشتر فعالیتهای تجاری دانست. اینگونه مکاتبات معمولا از طریق ارسال نامه ؛ نمابر و یا پست الکترونیکی انجام می گیرد و با توجه به اهمیت آنها سعی می کنیم اصول مربوط به نگارش این مکاتبات را در زیر مرور کنیم:

1. جامعیت

2. اختصار

3. ملاحظه

4. ارتباط و انسجام

5. وضوح و صراحت

6. نزاکت و ادب

7. صحت

1- جامعیت: متن نامه وقتی کامل است که شامل کلیه حقایق و مطالبی باشد که دریافت کننده نیاز دارد.در نظر داشته باشیدکه در حین مطالعه هر نامه تجاری می باید به پنج کلمه کلیدی توجه کنیم:

الف)چه می خواهید

ب) چه زمانی می خواهید

ج) برای چه کسی می خواهید

د) به کجا باید فرستاده شود

ه) پرداخت؛ حمل و بسته بندی چگونه خواهد بود

2- اختصار: یک نامه تحاری را وقتی مختصر و مفید گویند که تمام گفتنی ها با کمترین کلمات ممکنه گفته شود بدون اینکه جامعیت و نزاکت قربانی اختصار گردند.به بیان ساده تر در مکاتبات باید از تعارفات غیرضروری خودداری کرد. به منظور دستیابی به اختصار رعایت مواردزیر مؤثر است:

- به جای اصطلاحات قدیمی کلمات و جملات ساده روزمره را بکار برید.

- از تکرار مطالب خودداری کنید مگر بخواهید بر روی مطلبی تأکید کنید.

3- ملاحظه:در نگارش مطالب همواره دریافت کننده نامه را در نظرگرفته و خود را به جای او بگذارید. شرایط؛موقعیت؛مشکلات و عکس العمل مخاطب خود رادر نظر بگیرید.مثلا:

- بجای شروع جملات با I و we همواره سعی کنید کلمه you را بکار ببرید.

- وقتی در نامه های خود درخواست انجام کاری را دارید ؛سعی کنید به طریقی نشان دهید که انجام این عمل منافع مخاطب را نیز در بر خواهد داشت.

4- ارتباط و انسجام: مطالب هر پیام باید دقیق؛ مشخص و واضح باشد.از دوپهلو وکلی گوئی بپرهیزید.

5- وضوح و صراحت :صریح بودن یک پیام به این مفهوم است که برداشت مخاطب همانی باشد که در اندیشه شماست و برای وی سوء تفاهم بوجود نیاید.

6- نزاکت: یک پیام مؤدبانه به ایجاد صمیمیت بین شما و مخاطبتان کمک می کند. منظور از رعایت ادب در تنظیم متن ؛ بکار گرفتن کلماتی مانند please kindly نیست؛ بلکه لحن پیام مورد نظر مهم است.پیامهای خود را همواره با اخبار و مطالب خوب شروع کنیدو اگر شکوه و یا گلایه ای دارید در پایان پیام با لحنی آرام ذکر کنید ؛ همچنین پاسخ سریع به پیام های دریافتی در حداکثر دو روز کمک به ایجاد تفاهم بیشتر می کند. در مواقعی که زمانی بیشتر از دو یا سه روز جهت جمع آوری اطلاعات نیاز دارید با ارسال یک پیام کوتاه مخاطب را از تأخیر پاسخ خود آگاه کنید.

7- صحت: به کارگیری اصول گرامر؛ نقطه گذاری و هجی صحیح کلمات در نگارش نامه ها و اجتناب از اشتباهات رایج و چک کردن کامل پیام از ارسال یا مخابره و مخصوصا مقایسه و تطبیق اعداد با متن اصلی حائز اهمیت می باشد.

- استفاده از فرهنگ لغت در مواقعی که در موردکلمه تردید وجود دارد؛ توصیه می شود.

طراحی نامه:

از خود بپرسید چه انتظاری از گیرنده نامه خود دارید و چه پاسخی را می خواهید؟ قبل از شروع به نوشتن؛ به نکات زیر توجه کنید:

پاراگراف اول: تشکر و قدردانی به خاطر استعلام

پاراگراف دوم: پیوست کاتالوگ، لیست قیمت

پاراگراف سوم: مورد توجه قرار دادن ساعتهای مناسب

پاراگراف چهارم : ذکر گارانتی و اعتبار

پاراگراف پنجم: تقویت تماس بیشتر

پاراگراف اول:

جمله یا پاراکراف اول در نامه مهمترین قسمت نامه است که می تواند اولین اثر از شما و شرکت شما را در خواننده بوجود آورد. بطور کلی در پاراگراف اول به خاطر نامه او تشکر کنید( اگر پاسخ به یک درخواست باشد) در صورت لزوم خود و شرکت خودر ا معرفی کنید. موضوع نامه را توضیح دهید وسپس هدف نامه را مشخص کنید.

نمونه از پاراگراف اول:

بخاطر استعلام مورخ 8 جولای جنابعالی که در طی آن از انواع محصولات این شرکت استعلام فرموده بودید تشکر می کنیم. هنانگونه که احتمالا در آگهی های تبلیغاتی ما در مجلات مد مشاهده نمودید ؛محصولات ما به گروه های سنی وسیعی پاسخ می دهد و این محصولات در فروشگاه های بزرگی سراسر دنیا در حال عرضه می باشد.

-از نامه جنابعالی به تاریخ 19 اوت که امروز بدستم رسید تشکر می کنم. ما قطعا می توانیم کف پوش های صنعتی که درباره آن استعلام نموده بودید را برایتان تهیه نمائیم. همراه این نامه شما می توانید کاتالوگ ما را مشاهده نمائیدکه در آن طیف وسیع محصولات روز که در بسیاری از کارخانه ها و دفاتر در سرتاسر دنیا مورد استفاده قرار میگیرند عرضه شده اند.

پاراگرافهای وسط:

این پاراگراف قسمت اصلی نامه بوده و به نکاتی که بایستی به آنها پرداخته شود و به پرسش هایی که می خواهید بپرسید مربوط می شود. همانگونه که این پاراگراف می تواند در بسیاری موارد با نوع نامه ای که می نویسید تغییر کند؛ ممکن است در بخش های مربوطه نیز مورد رسیدگی قرار گیرد.

نمونه پاراگراف وسظ:

ما به سیستمی نیاز داریم که در کلیه غرفه ها ما را مقابل سرقت و دزدی اجناس از فروشگاه کاملا حمایت نماید . بنظر می رسد سیستم امنیتی شماره 15 که در کاتالوگ شما مشخص شده مناسب ما باشد. به هر حال اگر یکی از نمایندگان آن شرکت از فروشگاه ما دیدن فرمایند ما می توانیم در باب جزئیات سیستم های موجود و در دسترس بیشتر صحبت کنیم.

در ابتدا ما سیستم مورد نظر را در یکی از شعبه های اصلی شرکت مان که خود انتخاب می کنیم تحت آزمایش قرار می دهیم ؛ و در صورت تحقق رضایت این فروشگاه؛ سیستم موردنظر را در سرتاسر شعبه ها نصب می نمائیم. البته ارائه ضمانت نامه کامل و پشتیبانی و ارائه خدمات امکان انتخاب ما را تقویت می کند.

مقدمه ای بر ترجمه اسناد و مدارک بازرگانی (فارسی به انگلیسی)

مطالب مشابه :

دانلود فرم استعلام قیمت و شرایط

شيوه نامه ي نگارش نامه هاي رسمي و اداري

مقدمه ای بر ترجمه اسناد و مدارک بازرگانی (فارسی به انگلیسی)

نگارش نامه نگاری انگلیسی

پیش فاکتور (پروفرما اینویس PROFORMA INVOICE)

آئین نامه معاملات 1

استعلام ثبتی

لیست قیمت بیمه نامه برخی از خودروها/بیمه ثالث پراید ۳۹۵ هزار تومان