جزوه آموزش مکاتبات اداری- مدرس: سیدرضا نیری
باسمه تعالی
آمـوزش نگارش اداری
مقدمه: نگارش نامه های اداری از دیرباز به عنوان مجاری مهم ارتباطی در سازمانها محسوب می شود و در برقراری ارتباطات درون و برون سازمانی یک ابزار بسیار مهم می باشد. سازمانها برای تبادل اطلاعات و برقراری ارتباطات از نامه های مختلف اداری استفاده می کنند، واین موضوع به حجم فعالیتها و توزیع واحدها و تشکیلات آن ارتباط مستقیم دارد. در زمان حاضر با ورود سیستمهای اطلاعاتی و ارتباطی و دستگاه های رایانه ای به عرصه سازمانی، نامه نگاری اداری اهمیت بیشتری پیدا کرده است. با کاربرد وسیع شبکه های رایانه ای وسیستمهای بودن کاغذ(PaperLess) در سازمانها و ادارات، نه تنها اهمیت نوشتار اداری کاهش نیافته است، بلکه استفاده صحیح و موثر از آن مورد تاکید می باشد.
نوشتار به عنوان ساده ترین شیوه ثبت و ضبط وقایع و قصد و منظور افراد(درمفهوم سند)، اهمیت زیادی در تبادل اطلاعات و ارتباطات اداری و سازمانی برعهده دارد و همواره به عنوان یک عامل مهم و موثر در بهره وری سیستم و مدیریت سازمان محسوب می شود؛ از این جهت استفاده از انواع نوشتارهای اداری یک ضرورت سازمانی است. اطلاع از انواع مکاتبات و چگونگی نگارش و تنظیم آنها برای تمامی کارکنان سازمانهای اداری، آموزشی، تولیدی و توزیعی به عنوان یک مهارت و ضرورت تلقی می شود.
توانایی در نگارش و مهارتهای نوشتاری، توسط استادان، متخصصان و صاحب نظران زبان و ادبیات فارسی مورد بررسی و دقت نظر قرار گرفته است و موضوعاتی مانند رعایت دستور زبان، ساده نویسی، کاربرد صحیح کلمات و اصطلاحات، ویرایش و بخصوص استفاده از نشانه گذاری و دستور خط فارسی، مورد توجه و تاکید این عزیزان می باشد. نگارش نامه های اداری(مکاتبات اداری)؛ به عنوان یک نوشتار تابع این ملاحظات است(رعایت اصول نگارش و نامه نگاری)، ولی بخاطر محدوده موضوع این اثر که نگارش در حیطه سازمانی است، نوشته هایی مانند حکم، آیین نامه، دستورالعمل و ... مورد توجه قرار می گیرد.
انواع نوشتار و مشخصات یک نوشته خوب : انسانها معمولاً منظور و مقصود خود را با نوشتن ثبت و ضبط و بیان می کنند و با خواندن نوشته ها می توان به افکار، اهداف، سطح آگاهی و دانایی و حتی احساسات و عواطف نویسنده پی برد. نوشته ها را از جنبه های گوناگونی می توان تقسیم و طبقه بندی کرد:
ü به اعتبار زبان نوشته ها به ادبی، علمی، اداری، مطبوعات، گوفتاری، کودکانه و ... قابل تقسیم است.
ü به اعتبار موضوع نوشته ها به دینی و مذهبی، سیاسی، اخلاقی و تربیتی، آموزشی و ... قابل تقسیم است.
ü به اعتبار بیان نوشته ها به جدی و طنز، رسمی و غیر رسمی قابل تقسیم است.
ü به اعتبار قالب نوشته ها به مقاله، گزارش، نامه، داستان، خبر، قطعه ادبی، نمایشنامه، سفرنامه و ... قابل تقسیم است.
ü به اعتبار مخاطب نوشته ها برای عامه مردم، برای متخصصان، برای کودکان، برای دانش آموزان و ... قابل تقسیم است.
ü به اعتبار حجم نوشته ها به کوتاه، متوسط و بلند قابل تقسیم است.
اگر چه برای همه نوشته مشخصات و ویژگی های واحد یا معینی نمی توان ذکر کرد؛ اما می توان گفت که داستانها، نمایشنامه ها، نوشته های اجتماعی، اخلاقی، تربیتی، سیاسی و انتقادی و اداری خصوصیات و مشخصاتی دارند که به موارد زیر می توان اشاره کرد:
1. از نظر مفهوم، محتوا و پیام؛ نوشته باید آشکار و روان باشد و خواننده را با وظایف و مسئولیتهای وی در برابر جامعه و سازمان و مقصود نویسنده آشنا کند.
2. ساده نویسی؛ سادگی از ضروریات نوشته است، ولی نویسنده نباید در این کار افراط و تفریط کند؛ بلکه باید نوشته او ساده و روان و در عین حال شیوا و رسا بوده و عاری از جملات و کلمات پیچیده و مبهم باشد.
3. رعایت عفت قلم و پاکی فکر؛ از استعمال الفاظ زشت و رکیک و همچنین فحاشی و توهین پرهیز کنید.
4. وحدت موضوع؛ فراهم آمدن تناسب و ربط طبیعی و منطقی معانی و مطالب مورد بحث در نوشته با یکدیگر را وحدت موضوع گویند.
5. تناسب در استفاده از صنایع ادبی و آرایشی کلام و نوشتار.
6. طریقه مناسب و صحیح نقل سخن از دیگران در نوشتار.
7. رعایت اختصار در نوشتار.
8. آوردن مقدمه برای آمادگی ذهن خواننده.
9. دوری از بکاربردن واژه های دشوار و بیگانه.
10. رعایت املای صحیح کلمات و دستور خط فارسی.
11. رعایت قواعد نشانه گذاری و نقطه گذاری در نوشتار.
12. خوانا بودن خط، نظم و ترتیب و نظافت در نگارش.
13. آوردن مطالب در قالب بند(پارگراف) جدا و مستقل.
14. موزون بودن آهنگ نوشتار و توجه به روحیات و توقعات مخاطب.
تعریف نامه های اداری: برای نامه اداری تعاریف مختلفی ارائه شده است، در زیر به نمونه هایی از آن اشاره می شود:
1. از نظر حقوقی و قضایی: هر نوشته که در مقام دعوا یا دفاع، قابل استناد باشد، نامه اداری یا سند رسمی شناخته می شود.
2. بر اساس قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران: کلیه اسناد و مدارکی که در دستگاههای دولتی و وابسته به آنها، دریافت یا تولید می شود؛ به صورت مکتوب یا منقوش یا مضبوط است و نگهداری از آنها ضروری است، نامه اداری نامیده می شود.
3. بر اساس دستورالعمل مکاتبات اداری(نشریه شماره 106 عمومی و یا 7 اختصاصی سازمان امور اداری و استخدامی کشور): هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج وزارتخانه، سازمان یا موسسه مورد استفاده قرار گیرد، نامه اداری نامیده می شود.
4. تمام مکاتباتی که در داخل سازمان یا خارج از آن یا از سازمانی به سازمان دیگر، به منظور انجام یافتن کارهای اداری و در فرم مخصوص، همراه با تشریفات اداری مبادله می شود، نامه اداری نامیده می شود.
5. به نظر "بهین دارای" نویسنده کتاب "آیین نامه نگاری در فارسی امروزی" : مراد از نامه اداری، هر گونه مکتوب است که میان وزارتخانه ها، سازمانهای دولتی، سازمانهای وابسته به سازمانهای دولتی و بنگاههایی که از طرف دولت به رسمیت شناخته شده، رد و بدل می شود، نامه اداری نامیده می شود.
6. طبق ماده 1284 قانون مدنی: سند عبارتست از هر نوشته ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد. نامه اداری به منزله سندِ اداری محسوب می شود.
انواع نامه های اداری از نظر ماهیت: نامه های اداری از نظر ماهیت به موارد زیر تقسیم ی شود:
§ نامه های خبری: در این نامه ها، هدف از نگارش رسانیدن اخبار به خواننده است؛ یعنی خبر دادن موضوعی است. این نامه ها معمولاً در سطوح مختلف سازمانی رد و بدل می شود.
§ نامه های دستوری: در این نامه ها نویسنده مدیر یا رئیس است و گیرنده یا مخاطب زیر مجموعه یا سطوح پایینی( فرد، واحد، شعبه، دایره، اداره، مدیریت و ...) سازمان می باشد. نگارش این نامه ها در سازمانها متداول بوده و غالباً انجام کار یا فعلی را دستور می دهند.
§ نامه های بازدارنده: نامه ای است که در آن نویسنده، از مخاطب می خواهد انجام کار یا اجرای پروژه ای را که مامور آن است و ...، متوقف کند.
§ نامه های هماهنگی: در نگارش این نامه ها معمولاً فرستنده و گیرنده از لحاظ سازمانی هم سطح و هم رده هستند و این نامه به منظور انجام هماهنگی اجرایی کارها و امور، بین واحدهای سازمانی نگارش می شود.
§ نامه های درخواستی: این نامه، تقاضا و درخواست نویسنده نامه را در بر دارد. این نامه ها معمولاً از سطوح پایینی برای سطوح بالایی سازمان نوشته می شود و به شکل درخواست شخصی، اداری و سازمانی تنظیم می شود.
§ نامه های پرسشی یا استعلامی: در این نامه نویسنده از وضعیت، موضوع یا مورد و موقعیت خاصی کسب اطلاع و پرسش می کند.
§ نامه های عاطفی و تشریفات: نامه هایی مانندتقدیر نامه، نامه های تشکرآمیزو دعوتنامه ها در این گروه قرار می گیرند.
مراحل تنظیم یک نامه اداری: تا اینجا در خصوص چگونه نوشتن و انواع نامه های اداری از نظر ماهیت سخن به میان آمد و اکنون به مراحلی که برای تهیه و تنظیم یک نامه اداری طی شود می پردازیم. برای نگارش یک نامه اداری نویسنده باید مراحل زیر را سپری نماید.
مرحله یکم- بررسی های قبل از نگارش: در این مرحله لزوم نکارش نامه مورد تجسس قرار می گیرد و نویسنده راه های انتقال مقصود و منظور خود را مورد کنکاش قرار داده و به لزوم نگارش نامه یقین پیدا می کند، زیرا در صورتی که شیوه مناسب دیگری برای انتقال پیام وجود دارد(مانند گفتگوی رودررو، یا مذاکره تلفنی و ...) بهتر است از آن روش استفاده شود و در صورت منفی بودن جواب، نگارش نامه مناسب و مطمئن ترین روش انتقال پیام است.
اکنون نویسنده باید در صدد گردآوری اطلاعات و سوابق در زمینه موضوع مورد نظر خود بپردازد. برای انجام این کار می توان به بایگانی سوابق موضوعی پرداخت و یا از افراد مطلع و صاحب نظر کسب اطلاع نمود و آنگاه به انتخاب طرح نگارش پرداخت.
مرحله دوم- نگارش مقدماتی یا پیش نویس: در این مرحله باید ماهیت نامه، نوع نامه، وسعت نگارش(مختصر یا مفصل بودن)، گیرنده و فرستنده نامه، موضوع و هدف نامه، تایید کننده نامه و افراد و یا واحدهای رونوشت گیرنده نامه برای نویسنده مشخص و معین شود. باید منظور و مقصود سفارش دهنده(در صورتیکه پیش نویس توسط فرد کارشناس برای مدیر یا رئیس تهیه و تنظیم می شود) نامه به خوبی درک شود و صحت و ارتباط مستندات و سوابق موجود بررسی گردد. اکنون زمان آن رسیده است که نویسنده با رعایت قسمتهای اصلی یک نامه اداری(ارکان یا قسمتهای اصلی یک نامه اداری در قسمتهای آینده توضیح داده خواهد شد) اقدام به نگارش اولیه نماید. در این مرحله نویسنده باید به موضوع پرورانیدن معانی و مشخصات یک نوشته خوب توجه کند و آنها را در نگارش خود به دقت رعایت نماید. البته توجه به نظر مقام مافوق سفارش دهنده و نیز فرهنگ لغوی آن سازمان اهمیت زیادی دارد. آنچه در این بخش مهم است این است که پیام و مقصود نویسنده به ساده ترین شکل و رعایت اختصار و ساده نویسی به گیرنده منتقل شود. بهترین نامه اداری آن است که با جملات کوتاه و کلمات ساده و متنی کوتاه تر، بیشترین حجم پیام را به مخاطب خود منتقل کند.
مرحله سوم- بررسی پیش نویس و اصلاح و نگارش نهایی نامه: در مرحله آخر نویسنده متن را یک بار و حتی بر حسب ضرورت چند بار مطالعه می کند و اصلاحات نگارشی آن را از قبیل رعایت دستور زبان فارسی، املای صحیح کلمات، نشانه گذاری و غیره را مورد توجه قرار داده و اصلاحات لازم آن را انجام می دهد و آنگاه جهت تایید نهایی برای مقام مافوق یا سفارش دهنده ارسال می کند.
در این مرحله اقدامات زیر انجام می گیرد تا یک نامه اداری نگارش یابد:
Ø تدوین پیش نویس و امضاء آن توسط نویسنده نامه(پاراف اولیه)
Ø مطالعه و تایید توسط مقام مسئول و امضاء آن(پاراف مسئول)
Ø پاکنویس کردن و تایپ نامه(نامه اداری باید حتماً تایپ شود)
Ø قرائت مجدد توسط پیش نویس گیرنده و امضاء آن و فرستادن برای تایید نهایی(پاراف نامه تایپ شده)
Ø امضاء نهایی توسط مقام مسئول(تایید نهایی)
Ø ثبت نامه در دبیرخانه اداره(نامه اداری)
لازم به ذکر است بعد از امضاء پیش نویس توسط مقام مسئول و حتی بعد از تایپ نامه؛ امکان دارد متن نامه به اصلاح مجدد نیاز داشته باشد که باید توسط پیش نویس گیرنده انجام شود.
*تذکر(1): نامه ای، اداری محسوب می شود که بعد از امضاء فرد دارای صلاحیت(مقام مسئول)، در واحد دبیرخانه ثبت و شماره شود.
آشنایی با اصطلاحات و انواع نامه های اداری(مکاتبات اداری): در زیر با انواع نامه ها و اصطلاحات متداول در مکاتبات اداری آشنا خواهید شد. شناخت و اطلاع آنها گام موثری برای کسب مهارت در نگارش اداری خواهد بود.
دستور؛ به معنای مطالبی است که از سوی مدیران و مقامات صلاحیتدار سازمان برای واحدها، افراد یا زیردستان صادر می شود و معمولاً به صورت مکتوب(نامه اداری) نوشته و فرستاده می شود. البته مقام اداری و سازمانی بعد از دریافت یک نامه و مطالعه آن در حاشیه یا هامش(هامش: حاشیه کتاب، حاشیه متن) آن برای ارجاع به واحد اقدام کننده، عبارت کوتاهی را می نویسد که به این عمل نیز دستور دادن می گویند و نامه ای که این مرحله را سپری کرده است را و حتی در دبیرخانه نیز ثبت شده است را نامهِ دستور خورده می گویند.
ابلاغ؛ به معنای رسانیدن است و مفهوم اداری ابلاغ یعنی رسانیدن پیام یا نامه ای به کسی یا واحدی در سازمان. رساندن پیام یا دستور اداری به کارکنان سازمان به طور کتبی(اعلام رسمی و کتبی)، یا آگاه کردن شخص یا اشخاص معین به رعایت تشریفات قانونی، نسبت به سند رسمی را ابلاغ گویند. در فرهنگ مکاتبات اداری از عباراتی مانند ابلاغ حکم، ابلاغ دستور، ابلاغ نامه و ... استفاده می شود.
ارجاع نامه، همان دستوردادن و فرستادن نامه برای فرد، واحد یا بخش سازمانی دیگر است تا اقدامات لازم در مورد آن با توجه به موضوع آن توسط فرد مسئول یا اقدام کننده انجام گیرد.
اقدام کننده با دو مفهوم در نامه نگاری اداری استفاده می شود. در مفهوم یکم فردی است که مجری تهیه و تنظیم یک نامه اداری است(پیش نویس گیرنده نامه) و در مفهوم دوم فرد یا واحدی است که موضوع نامه از نظر محتوا و عمل با آن در ارتباط بوده و مخاطبان نامه(گیرنده نامه و رونوشت گیرندگان نامه) باید از این موضوع اطلاع داشته باشند.
پیرو(تعقیب)، منظور نامه ای است که با توجه به نامه های قبلی فرستاده شده برای همان گیرنده، صادر و فرستاده می شود.
بازگشت(به غلط عطف هم گفته می شود)، منظور نامه ای است که در جواب و یا با توجه به موضوع نامه دریافت شده از فرد، اداره یا سازمانی؛ برای فرد، واحد یا همان سازمان یا سازمان دیگری تنظیم و فرستاده می شود.
پیوست، اسناد و مدارکی است که به ضمیمه یک نامه برای مخاطب فرستاده می شود.
گردش کار، مسیری است که یک نامه در فرآیند دستور خوردن و ارجاع و اقدام در یک سازمان طی می کند. معمولاً برای مشخص شده و تسهیل در پیگیری یک نامه، دستورهای مختلفی که بر روی یک نامه(هامش نامه) درج می شود را با شماره زدن مشخص می کنند.
پیگیری نامه؛ همان دنبال کردن دستورات و اقدامات انجام گرفته است و با توجه به موضوع و محتوای نامه و دستورات درج شده در روی آن و شماره ثبث دبیرخانه، توسط یک فرد یا واحد سازمانی دنبال می شود.
ثبت کردن نامه؛ ثبت مشخصات یک نامه در دبیرخانه و درج شماره بر روی آن را گویند.
دستورالعمل، با دستور که دارای پیام کوتاهی است متفاوت است. دستورالعمل توضیح و تفسیری از مقررات و چگونگی انجام کار است و نحوه و روش انجام دادن کار و مواردی که باید در انجام دادن کار رعایت شود را توضیح می دهد؛ مانند دستورالعمل تشکیل پرونده کارکنان، دستورالعمل کاربری دستگاه کپی، دستورالعمل نحوه تکمیل فرم انبارگردانی و ... .
دستورالعمل به روشن کردن نکته های مبهم مقررات و آیین نامه ها می پردازد و مرجعی است برای کارکنان تا بر طبق محتوا و مفاد آن، وظیفه خود را بدرستی انجام دهند.
بخشنامه: این واژه در فرهنگ فارسی معین به حکم یا دستوری که از طرف وزارتخانه یا موسسه ای در نسخه های متعدد نویسند و به شعب و کارمندان ابلاغ کنند آمده است(در گذشته به آن متحدالمآل می گفتند). ماهیت بخشنامه به اطلاع رسانی معطوف می شود و آن هم اطلاع رسانی در سطحی وسیع با مخاطبان زیاد و به همین خاطر است که بخشنامه در نسخه های متعددی تهیه شده و در واحدهای مربوطه توزیع می شود. در موارد زیر از بخشنامه استفاده می شود:
1) اطلاع رسانی عمومی مانند صدور احکام انتصاب کارکنان.
2) ابلاغ قوانین و مقررات و دستورالعملها مانند بخشنامه اعلام تغییر ساعات کار اداری، بخشنامه نحوه احتساب مرخصی کارکنان و ... .
3) برای ارائه آموزشهای لازم به منظور اجرای یکنواخت امور، مانند بخشنامه نحوه ارسال و مراسلات نامه های اداری.
4) برای ایجاد هماهنگی بین بخشها و واحدهای مختلف سازمان، مانند بخشنامه نحوه درخواست خرید و تحویل کالا از انبار.
5) برای درخواست گزارش، اطلاعات یا مدارک لازم، برای انجام دادن امور اداری خاصی.
آیین نامه: این واژه در فرهنگ فارسی معین به مجموعه مقرراتی که یک موسسه عمومی یا خصوصی یه منظور تنظیم امور موسسه خود تهیه و تدوین می کند تعریف شده است، مانند آیین نامه های موسسات دولتی، انجمن های محلی، احزاب، شرکتها، آموزشگاه ها وغیره (نظام نامه).آیین نامه در برگیرنده قوانین و مقررات و قواعدی است که حدود و شمول آن کلی بوده و تمامی سازمان را دربر می گیرد و از این نظر در سازمان لازم الاجراء است و برای سازمان و افراد به طور عام و عینی ایجاد حق و تکلیف می کند. مانند آیین نامه آموزش کارکنان در سازمان، آیین نامه نقل و انتقال کارکنان سازمان، آیین نامه انضباطی و تخلفات اداری سازمان و ... . از ویژگی های مهم آیین نامه این است که در تنظیم مفاد آن باید قوانین و مقررات عمومی کشور مانند قانون کار و تامین اجتماعی، قانون استخدام کشوری و لشکری، قانون محاسبات عمومی و ... را بر حسب موضوع، مورد توجه و حتی استناد قرار داد.
حکم: از نظر لغوی به معنای امر، فرمان، اجازه و ... آورده شده است. در مکاتبات اداری مقصود از حکم، نامه ای است که از طرف مقامات صلاحیتدار و مدیران سازمان صادر و برای کارکنان فرستاده می شود و به موجب آن وضعیت اشتغال کارمند از نظر امتیازهای خاص، اختیارات و مسئولیتهای کاری وی تعیین و مشخص می شود؛ مانند حکم انتصاب، حکم انتقال و ...، این احکام به حکم اداری معروف است و از طرف اداره کارگزینی صادر و ابلاغ می شود.
در احکام اداری وضعیت استخدامی و نوع و میزان فوق العاده ها، ترفیع، اضافه حقوق و نظایر آن برای کارکنان مشخص و غالباً به شکل فرمهای خاصی تنظیم می شود. البته کارکنان سازمان برای استفاده از انواع مرخصی ها(حکم مرخصی: ساعتی، استحقاقی، استعلاجی، تشویقی و بدون حقوق) و اعزام به انواع ماموریت(حکم ماموریت: ساعتی، روزانه، خارج از کشور و مطالعاتی) برگه هایی به شکل خاصی(فرم) را تکمیل و در صورت امضاء و تایید آن، فرد اقدام می کند که آنها نیز نوعی حکم محسوب می شوند.
صورتجلسه: در سازمانها برای تبادل نظر و تصمیم گیری، گروهی از افراد(مدیران، مسئولان و کارکنان) در مکان و زمان مشخصی، گرد هم جمع می شوند تا در مورد موضوع خاصی تصمیمی اتخاذ کنند، که به آن جلسه می گویند. نامه و سندی را که در آن وقایع اتفاق افتاده در آن جلسه را ثبت و ضبط می کند، صورتجلسه نامیده می شود. صورتجلسه از اسناد بسیار مهم در سازمانها، موسسات و شرکتهای دولتی و خصوصی و ادارات قضایی می باشد و علاوه بر رسمیت دارای اعتبار اداری، حقوقی و مالی می باشد. صورتجلسه به شکل نوشتاری و فرم در سازمانها کاربرد وسیع و متنوعی دارد، مانند صورتجلسه مجمع هیات مدیره، صورتجلسه اداری، صورتجلسه تحویل و تحول کالا، صورتجلسه رسیدگی به تخلفات اداری و انضباطی، صورتجلسه قضات و محاکم قضایی، صورتجلسه شرکت در مناقصه خرید یا مزایده فروش اقلام، صورتجلسه ترک مناقصه و ... .
گزارش: از نظر لغوی به معنای انجام دادن، بیان، اظهار، شرح، تفسیر و ... آمده است. از نظر نگارش اداری به هر نوع انتقال اطلاعات گفته می شود که بر مبنای روشها و موازین علمی و از منابع معتبر و موثق تحصیل و تنظیم و تدوین می شود تا به فرد یا افراد مشخصی ارائه گردد و آن مخاطبان جهت کسب اطلاع و اخذ تصمیم از آن استفاده خواهند کرد. گزارش یکی از ابزارهای مهم اطلاع رسانی در سازمان محسوب می شود و دارای کاربردهای اداری، مالی و اجرایی، بازرگانی و تحقیقی و علمی است. گزارش ممکن است به شکل کتبی، شفاهی، تصویری و تلفیقی تهیه و ارائه شود و از لحاظ حجم آن نیز به صورت فرم(کوتاه)، نوشته های متداول چند صفحه ای و حتی به صورت کتاب یا مجموعه های چند جلدی تهیه شود، مانند گزارش کارکرد ماهیانه کارکنان، گزارش آمار نیروی انسانی، ترازنامه، موجودی انبار، گزارش خرید و فروش مواد، گزارش ارزیابی نتایج تبلیغات و بازاریابی، گزارش تحقیقات اجتماعی مثل آمار نفوس و مسکن، گزارش تحقیقات دانشگاهی مانند پایان نامه های تحصیلی و پژوهشهای میدانی و ... .
یادداشت اداری یا دست خط: از زمانی که ماشین تایپ اختراع و وارد محیط های سازمانی شد، الزاماً تمامی نامه های اداری بعد از مرحله پیش نویس تایپ می شود و مخصوصاً با ورود دستگاه های رایانه به سازمانها تایپ نامه ها یه راحتی انجام می شود با این وجود در مواقعی برای سرعت بخشیدن به انجام کارها، ارتباط سریع، تا حدی غیر رسمی بودن، نامه بعد از نگارش برای گیرنده فرستاده می شود که به آن یادداشت اداری یا دست خط می گویند. البته یادداشت اداری به لحاظ داشتن امضاء مقام مسئول دارای اعتبار اداری و قانونی بوده و با ثبت آن در دبیرخانه، یک نامه اداری و رسمی محسوب می شود.
دعوتنامه: در لغت نامه علامه دهخدا به نامه یا کارت متضمن خواهشِ در آمدن به مجلس، مهمانی، جشن و غیره تعریف شده است. در نگارش اداری دعوت نامه عبارت است از نامه احترام آمیز و کوتاهی که بوسیله آن یک شخص یا اشخاص و مقام مسئولی از اداره یا سازمان را برای شرکت در مراسم خاصی دعوت می کنند. دعوت نامه باید دارای متنی مختصر بوده و تاریخ، مکان، زمان و موضوع مراسم را به صورت شفاف اعلام کند و در تنظیم آن باید مقام و جایگاه سازمانی دعوت شده را مورد توجه قرار داد. مانند دعوت نامه حضور در مراسم افتتاح، جشن های ملی مذهبی و یا سازمانی، تقدیر و قدردانی، مراسم علمی و همایشها و ... .
اطلاعیه: در فرهنگ فارسی سخن اطلاعیه به خبری که به صورت کتبی یا شفاهی به آگاهی مردم می رسد تعریف شده است. در سازمانها برای اطلاع رسانی عمومی به کارکنان و ارباب رجوع درباره موضوع خاصی، به فراوانی از اطلاعیه استفاده می شود و آنها را غالباً در تابلو اعلانات یا آگهی سازمان نصب می کنند. مانند اطلاعیه بهرمندی از تسهیلات، ثبت نام و تحویل مدارک لازم در زمینه خاصی و غیره. یک اطلاعیه خوب باید دارای ویژگیهای زیر باشد:
ü مختصر بودن متن.
ü ساده و روان در نگارش.
ü دارای لحن مناسب و دوری از اصطلاحات فنی و پیچیده.
ü دارای عنوان، تاریخ، شماره و امضاء مقام تهیه کننده.
ü دارا بودن توضیحات اضافی در صورت نیاز.
ü رعایت قواعد املایی و انشائی و نشانه گذاری فارسی در متن آن.
سازمانها برای انجام بعضی از تشریفات اداری و قانونی خود مانند: مناقصه خرید و مزایده فروش اقلام، تشکیل مجمع عمومی فوق العاده سالیانه، فروش سهام، استخدام کارکنان و ... طبق قانون ملزم به صدور اطلاعیه و حتی درج و چاپ آن در روزنامه های کثیرالانتشار و روزنامه رسمی کشور هستند.
احضار نامه یا احضاریه: نامه ای است که بوسیله آن کسی را به جایی فرا می خوانند و در اصطلاح حقوقی نامه و ورقه ای که در آن مرجع قضایی امر به حضور متهم، گواه یا مطلع در دادگاه می کند؛ به آن خواست برگ هم می گویند.
اظهارنامه یا اظهاریه: ورقه یا وسیله قانونی برای بیان مطلبی به شخصی یا سازمانی، مانند اظهارنامه گمرکی، اظهارنامه مالیاتی.
اخطارنامه یا اخطاریه: نامه رسمی که از سوی یک مقام قضایی یا اداری برای یادآوری یا آگاه سازی از مطلبی صادر شده و به فرد یا سازمان مخاطب آن ابلاغ می شود. مانند اخطاریه تخلیه خانه سازمانی، اخطاریه تاخیر مکرر ورود، خطاریه حضور در محل کار .
اساس نامه: مجموعه مقرراتی که برای گردش کار یک نهاد(شرکت، انجمن، حزب) تنظیم شده است و آن سازمان یا نهاد فعالیتهای خود را در چهارچوب آن انجام می دهد. مانند اساسنامه تاسیس شرکت سهامی و اساسنامه تاسیس شرکت تعاونی و غیره.
تفاهم نامه: تفاهم از نظر لغوی به عمل یا فرآیند فهمیدن عقیده، فکر، سلیقه و هم سوی با آنها گفته می شود و در نگارش حقوقی و اداری، نوشته ای که طرفهای امضاء کننده(وزارتخانه ها و سازمانها) بر سر موضوع ذکر شده در آن(عنوان تفاهم نامه) تفاهم خود را اعلام می کنند(تا پس از آن به صورت پیمان یا قرارداد تنظیم شود).
قرارداد: تعهد(معمولاً کتبی) که بر اساس آن دو یا چند طرف حقوقی را برای یکدیگر به رسمیت می شناسند یا وظیفه هایی را در برابر دیگری به عهده می گیرند.
ارکان یا قسمتهای اصلی یک نامه اداری: برای فراگیری نگارش نامه اداری، معین کردن یک چهارچوب کلی موجب ساده و آسان شدن کار خواهد شد. منظور از ارکان قسمتهای اصلی نامه است که عموماً در نامه های اداری دیده می شود. در نگارش نامه اداری نویسنده باید به این ارکان توجه کند. هر نامه اداری دارای پنج قسمت اصلی به شرح زیر است:
سرلوحه(آرم سازمان، تاریخ، شماره و پیوست)
عنوان(به: ، از: ، موضوع: )
متن نامه(مقدمه، پیام اصلی، اختتام یا نتیجه گیری)
امضاء تایید کننده(مقام مسئول یا نویسنده نامه)
گیرندگان(رونوشت)
قسمتهای اصلی یک نامه اداری(ارکان نامه اداری)
تاریخ:
آرم سازمان یا شرکت شماره:
پیوست:
سرلوحه
(آرم یا تابلو)
به: (گیرنده)
از: (فرستنده)
موضوع:
عنوان
مقدمه
پیام اصلی
اختتام
متن نامه
نام و نام خانوادگی
سمت رسمی مقام مسئول
امضاء تاییدکننده
رونوشت:
1-
.
.
گیرندگان
نمونه ای از یک نامه اداری
بسمه تعالی
شرکت تولیدی فراساز تاریخ: 8/3/1387
(سهامی خاص) شماره:325/87-21
پیوست:
به: آقای احمدی- مدیر محترم تامین اجتماعی شهرستان...
از: معاونت اداری مالی
موضوع: استعلام سوابق بیمه
باسلام
بااحترام، خواهشمند است دستور فرمائید وضعیت سوابق اشتغال و بیمه آقای محمدرضا اشراقی فرزند کریم به شماره شناسنامه 675 صادره از کرمان را با شماره بیمه 34786 به این شرکت اعلام نمایند.
رضا متقی
مدیرعامل شرکت تولیدی فراساز
رونوشت:
- اموراداری جهت اطلاع و اقدام.
شیوه نگارش و تنظیم ارکان نامه: در نگارش نامه اداری توجه به موارد مشروحه زیر در نگارش و تنظیم ارکان نامه مهم می باشد.
سرلوحه: آرم، تاریخ، شماره، پیوست.
در استاندارد شماره 379 موسسه استاندار و تحقیقات صنعتی ایران سرلوحه چنین تعریف شده است"سرلوحه عبارت است از آرم جمهوری اسلامی و نوشته های زیر آن که در بالای سمت راست کاغذ و تاریخ، شماره و پیوست به ترتیب در بالای سمت چپ کاغذ قرار دارد می باشد."
سرلوحه نامه اداری به آن قسمت از نامه اطلاق می شود که معمولاً در بالای کاغذهای اداری چاپ شده است. نامه اداری وزارتخانه ها و موسسات دولتی و وابسته به دولت و حتی سازمانها و شرکتهای خصوصی نیز دارای سرلوحه هستند و در سرلوحه علاوه بر آرم و یا نشان اختصاصی آن نهاد چاپ نامه موسسه الزامی می باشد.
عنوان: در یک مدل ارتباطی ساده سه بخش گیرنده(به:)؛ فرستنده(از:) و پیام(موضوع( دیده می شود و نبودن هر کدام از آنها انتقال پیام(مفهوم، مقصود) غیر ممکن خواهد کرد.
برای نگارش این بخش اطلاع از جایگاه و سمت افراد در سازمان مفید خواهد بود.
نکته های مهم در نگارش( به:)
1- سازمان به عنوان یک شخص حقوقی مستقل مورد خطاب قرار میگیرد؛ مانند:
به: شهرداری تهران
به: شرکت مهندسی معدنکار
2- پست یا جایگاه سازمانی مورد خطاب قرار می گیرد(بدون اسم شاغل آن)؛ مانند:
به: مدیریت محترم دبیرستان البرز
به: مدیرعامل محترم شرکت آلفا
به: ریاست محترم اداره پست شهر بابل
3- نام شاغل و سمت وی مورد خطاب قرار می گیرد؛ مانند:
به: آقای ترابی- معاون محترم اداری مالی
به: خانم کرمی- مدیرمحترم دفتر فنی
به: آقای رضایی- رییس محترم اداره بهداشت کرج
نکته های مهم در نگارش( از:)
1- حوزه اقدام کننده سازمان؛ مانند:
از: معاونت اداری مالی
2- فردی که اقدام کننده نامه است؛ مانند:
از: محمدرضاترابی-کارشناس حقوقی
نگارش موضوع نامه
موضوع باید یک عبارت یا جمله کوتاه و کلی و سئوال برانگیز باشد؛ مانند:
موضوع: استعلام سوابق بیمه
متن نامه اداری
متن نامه بخشی است که پیام نویسنده را به خواننده منتقل می کند و سه قسمت شروع یا مقدمه و پیام اصلی و خاتمه یا نتیجه در انتقال پیام اهمیت زیادی دارد.
شیوایی و رسا بودن متن نامه به عوامل زیر بستگی دارد:
الف: عوامل ظاهری
ü رعایت بند یا پاراگراف
ü حاشیه گذاری
ü فاصله بین خطها
ü عنوان گذاری
ü دستور خط فارسی
ü اندازه قلم
ü نوع قلم
ü نشانه گذاری
ب: عوامل محتوایی
¨ رعایت دستور زبان نگارشی
¨ کاربرد صحیح جمله ها
¨ کاربرد صحیح کلمه ها
¨ استفاده از کلمه های صحیح(غلط ننویسیم)
امضاء نامه اداری
نام و نام خانوادگی فرد مسئول
سمت اداری فرد
گیرندگان(رونوشت)
- ---------------------- ؛
- ---------------------------؛
- -------------------؛
- --------------------------------- .
مطالب مشابه :
شيوه نامه ي نگارش نامه هاي رسمي و اداري
شيوه نامه ي نگارش نامه هاي رسمي و اداري گروه مالی و اداری نامه های اداری
شيوه نگارش نامه اداري در روابط عمومي
شيوه نگارش نامه اداري در روابط عمومي. نگارش اصولي نامه های اداری نقش بسيار مهمي در بيان درست
آیین نگارش و نامه نگاری اداری
نامه نگاری اداری با عرض سلام خوشحال میشم متن نامه های اداری در زمینه های
آیین نگارش مکاتبات اداری
مقدمه : شیوه نگارش ویا فن نویسندگی که معمولاً نامه های خصوصی واداری وحتی کتب ومقالات را شامل
جزوه آموزش مکاتبات اداری- مدرس: سیدرضا نیری
باسمه تعالی آمـوزش نگارش اداری مقدمه: نگارش نامه های اداری از دیرباز به عنوان مجاری مهم
شیوه نگارش نامه اداری
شیوه نگارش نامه اداری شيوه نگارش ويا فن نويسندگي که معمولاً نامه هاي نوشته های
نامه های اداری
نامه های اداری شیوه نگارش نامه اداری شيوه نگارش ويا فن نويسندگي که معمولاً نامه هاي
آیین نگارش نامه های اداری ،اصطلاحات و واژه‌هاي پر کاربرد در نامه نگاری اداری
آیین نگارش نامه های اداری ،اصطلاحات و واژه‌هاي پر کاربرد در نامه نگاری اداری: آشنايي
دانلود کتاب شیوه های نگارش نامه های اداری
دانلود کتاب شیوه های نگارش نامه های اداری روش نوشتن نامه های
آیین نگارش نامه های اداری
آیین نگارش نامه های اداری. مراحل تهيه نامه هاى ادارى .
برچسب :
نگارش نامه های اداری