خلاصه کتاب مبانی مدیریت منابع انسانی -گری دسلر( فصل اول و دوم)

فصل اول : مدیریت منابع انسانی : امروز

•دامنه فعالیت های مدیریت منابع انسانی

•محیط در حال تغییر مدیریت منابع انسانی

•نقش در حال تغییر مدیریت منابع انسانی

•برنامه ریزی راهبردی و مدیریت منابع انسانی

•طرح این کتاب

فصل اول : مدیریت منابع انسانی : امروز

• دامنه فعالیت های مدیریت منابع انسانی

• محیط در حال تغییر مدیریت منابع انسانی

• نقش در حال تغییر مدیریت منابع انسانی

• برنامه ریزی راهبردی و مدیریت منابع انسانی

• طرح این کتاب

دامنه فعالیت مدیریت منابع انسانی

مدیزیت منابع انسانی چیست؟

مقصود از مدیریت منابع انسانی سیاست ها و اقدامات مورد نیاز برای اجرای بخشی از وظیفه مدیریت است که با جنبه هائی از فعالیت کارکنان بستگی دارد ،بویژه برای کارمند یابی ، آموزش دادن به کارکنان ، ارزیابی عملکرد ، دادن پاداش و ایجاد محیطی سالم و منصفانه برای کارکنان شرکت.

چرا برای همه مدیران ، مدیریت منابع انسانی از اهمیت ویژهای برخوردار است؟

بدلایل زیر مدیریت منابع انسانی اهمیت دارد:

جلوگیری از استخدام فردی که برای شغل مورد نظر مناسب نیست.

جلوگیری از جابجائی بسیار بالای کارکنان.

استخدام کارکنانی که به هنگام کار ، نهایت سعی خود را بکنند.

جلوگیری از تبعیض در استخدام و احضار به دادگاه.

جلوگیری از متهم شدن شرکت به عدم رعایت قوانین ایمنی و بهداشتی.

آموزش های کافی و افزایش اثر بخشی دوایر.

رعایت مقررات در رفتار با کارکنان

صف و ستاد در مدیریت منابع انسانی

می توان همه مدیران را ” مدیر منابع انسانی“ نامید ، زیرا همه آنها به گونه ای درگیر فعالیت هائی چون یافتن نیروی کار واجد شرایط ، مصاحبه ، گزینش و آموزش آنان می باشند.

با وجود این در بیشتر سازمان ها دایرهای جداگانه برای منابع انسانی وجود دارد که دارای مدیریت خاص خود است.

اختیارات صف وستاد

اختیار:یعنی حق تصمیم گیری ، هدایت دیگران و دستور دادن.

مدیر صفی :حق دارد کارهای زیر دستان را هدایت نماید و مسئولیت تامین هدف های اصلی سازمان را بر عهده دارد.

مدیر ستادی :حق دارد مدیران صفی را در راه تامین این اهداف یاری دهد و با آنها به مشاوره بنشیند.

معمولأ مدیران منابع انسانی در گروه مدیران ستادیقرار می گیرند.آنها در زمینه کارمند یابی ، گزینش ، استخدام و تعیین حقوق و مزایای کارکنان توصیه های لازم را به مدیران صفی میدهند.

مسئولیت های مدیر صفی ( به عنوان مدیر منابع انسانی )

گماردن افراد مناسب در شغل های مناسب.

توجیه نمودن افراد تازه استخدام در سازمان .

آموزش دادن افراد در مورد کار هائی که برای آنان تازگی دارد.

بهبود عملکرد هر شخص.

تقویت روح همکاری بین افراد و ایجاد رابطه هماهنگ بین آنها.

تفسیر سیاست ها و رویه های شرکت.

اعمال کنترل بر هزینه های دستمزد.

افزایش توانائی های هر شخص.

حفظ معنویت و تقویت اصول اخلاقی در دوایر سازمانی.

ایجاد شرایط فیزیکی و محیط سالم و امن برای کارکنان.

دایره منابع انسانی و مسئولیت های مدیریت منابع انسانی

دایره منابع انسانی کمک های تخصصی لازم و مورد نیاز مدیران صفی را ارائه می کند.مدیران متخصص در زمینه منابع انسانی در این زمینه سه وظیفه مشخص انجام می دهند:

1)نقش یا وظیفه صفی :از طریق هدایت کردن فعالیت های کسانی که در آن دایره و در زمینه های خدماتی مشغول به کار هستند.

2)ایجاد هماهنگی :به عنوان عوامل ایجاد کننده هماهنگی در زمینه فعالیت های کارکنان انجام وظیفه می نمایند . اغلب این وظیفه را کنترل مبتنی بر وظیفه می نامند و به عنوان بازوی توانای مقام اجرائی عمل می کنند.

3)وظیفه ستادی ( ارائه خدمت ):وظیفه مشاور یا ستادی ایفا می کنند و به مدیران صفی کمک می دهند و این کار در فهرست وظایف اصلی این مدیران گنجانده شده است.

وظایف مدیران متخصص در منابع انسانی به شرح زیر است:

کارمند یابی

تجزیه و تحلیل شغل

تعیین حقوق و مزایا

متخصص در زمینه آموزش

متخصص در زمینه روابط کار

محیط در حال تغییر مدیریت منابع انسانی

در زمان کنونی سازمان ها تحت فشارهای شدید ناشی از رقابت می باشند. جهانی شدن رقابت و حفظ بسیاری از مقررات به صورت دو روند عمده در آمده است که موجب افزایش این فشار می شود.

سایر روند هائی که بر سازمان های کنونی فشار وارد می آورند عبارتند از ناهمگونی نیروی کار و سایر تغییراتی که در نیروی کار رخ داده است.

ناهمگونی نیروی کار

ناهمگونی نیروی کار را بدین گونه تعریف کرده اند :”هر نوع ویژگی که افراد انسانی در نظر می گیرند تا بدین وسیله خود را متفاوت از دیگران بدانند“.

این پدیده شامل عواملی چون نژاد ، جنس ، سن ، ارزش و هنجار های فرهنگی می شود.افزایش ناهمگونی نیروی کار باعث می شود که بر میزان وظلیف منابع انسانی افزوده گردد.

جهانی شدن

مقصود از جهانی شده این است که شرکت ها تمایل زیادی نشان می دهند که محصولات خود را در بازار های خارج تولید و عرضه کنند.

جنبه جهانی شدن تولید بدین شکل است که تولید کنندگان ، واحد های تولیدی خود را در سراسر دنیا در مکان هائی دایر می کنند که از بیشترین امتیازات و مزایای ممکن بهره برداری نمایند.

پدیده جهانی شدن به معنی افزایش شدید رقابت است.

در چند سال آینده با جهانی شدن مدیریت ، سازمان ها در زمینه های جذب و به کارگیری نیروی کار در سطح جهانی با چالش های وحشتناکی روبرو خواهند بود.

روند و ماهیت کار

جهانی شدن نیروی کار و سایرعوامل موجب شده اند که ماهیت مشاغل وکارهر دستخوش تغییرات شدید قرار گیرد.برای مثال ، تغییرات فن آوری ، که از آن جمله دستگاه های دور نگار ، فن آوری اطلاعاتی و رایانه های شخصی است ، باعث شده اند که شرکت ها فعالیت های خود را در نقاطی از دنیا که نرخ دستمزدها با آهنگی کند تر رشد می نمایند ، دایر کنند.

قابل ذکر ترین روند هائی که در ماهیت کار رخ داده عبارتند از ،روی آوردن به کارهای خدماتی و کارهائی که به دانش خاص نیاز دارند و نیز تاکید بر سرمایه های انسانی.

روند های سیاسی و حقوقی

قوانین مربوط به دادن فرصت برابر به کارکنان مانع از قائل شدن تبعیض بین افراد ( از نظر نژاد ، جنس ، معلولیت یا ناتوانی ، مذهب ، جنس یا محل تولد فرد) می شود .

مزایای بهداشتی را که باید طبق قانون به کارگران اعطا کرد ، رعایت معیار های ایمنی در کارگاه و قوانین مربوط به روابط مدیریت و اتحادیه ها ، از جمله عوامل قانونی و حقوقی است که مدیران با آنها سر و کار دارند و بویژه مدیریت منابع انسانی باید آنها را رعایت کنند.

نقش در حال تغییر مدیریت منابع انسانی

در نخستین سال های دهه 1900دایره پرسنل (دایره منابع انسانی ) وظیفه استخدام و اخراج کارکنان را از دست سرپرستان گرفت ، امور مربوط به حقوق ، پاداش و مزایا را به عهده گرفت .در دهه 1930 قوانین مربوط به اتحادیه ها به تصویب رسید و مدیریت منابع انسانی وارد مرحله دوم فعالیت های خود شد و در رابطه متقابلی که با اتحادیه های کارگری برقرار کرد ، بر حمایت از کارگران تاکید زیادی نمود.در دهه های 1960 و 1970 قوانین مربوط به تبعیض به تصویب رسید و این مدیریت وارد سومین مرحله فعالیت خود شد.در زمان کنونی، اداره کارگزینی وارد چهارمین مرحله فعالیت خود می شود ، فعالیت هائی را که در زمینه حمایت یا گزینش افراد می کرده است کم می شود و نقش یک برنامه ریز یا عامل تغییر را بعهده می گیرد.

نمونه هائی از نقش های جدید مدیریت منابع انسانی عبارتند از:

افزایش شدید بهره وری و مدیریت منابع انسانی

در دنیای پر رقابت کنونی و افزایش بسیار شدید بهره وری ، برای کاهش دادن هزینه های نیروی کار ( دستمزد )، مدیریت منابع انسانی نقش مهمی ایفا می کند.

برای بسیاری از شرکت ها ایجاد دوایر کنترل ( که کنترل های بسیار شدید اعمال کنند ) نخستین گام مهمی است که در راه کاهش دادن هزینه های دستمزد انجام می شود.

همچنین دایره منابع انسانی می کوشد که از فشار های روانی کارکنان بکاهد.

واکنش های مدیریت منابع انسانی

یکی از هدف های اصلی تغییراتی که در مدیریت امروز رخ می دهد این است که سازمان را به گونه ای در آورد که در برابر تغییرات فن آوری و نو آوری های محصول واکنشی مناسب تر نشان دهد.

برای اینکه سازمان بتواند در برابر نیازهای مشتریان و چالش های رقبا واکنش های سریع و مناسب نشان دهد ، دست به کار کاهش نیرو شده ، از ارتفاع هرم سازمانی کاسته و قاعده آن را گسترش داده، اختیارات بیشتری به کارکنان تفویض نموده و دست به کار تشکیل تیم های تخصصی می شود.

مدیریت منابع انسانی و سازمان های خدماتی

در سازمان های خرده فروشی ، مانند بانک ها و خرده فروشی ها ،رفتار کارکنان از اهمیت ویژهای برخوردار است.سازمان های خدماتی کالای چندان زیادی ، غیر از ارائه خدمات خوب و مناسب ، برای فروش ندارند و موفقیت آنان تنها به نگرش نیروی کار و انگیزه آنان ( مدیریت منابع انسانی ) دارد.

”تعداد انگشت شماری از کارکنان دارای اخلاق مناسب ، پختگی ، مهارت های اجتماعی و بردباری لازم جهت تماس برقرار کردن می باشند ”و همین امر ایجاب می کند که سازمان های خدماتی به عنوان نخستین گام در صدد یافتن افراد واجد شرایط برآیند تا از بروز چنین مسئله ای جلوگیری شود و در این مورد مدیریت منابع انسانی نقشی حیاتی بر عهده دارد.

مدیریت منابع انسانی و تعهد کارکنان

رقابت و نیاز به نشان دادن واکنش مناسب در برابر عوامل محیطی ایجاب می کند که کارکنان تعهد بیشتری به سازمان پیدا کنند.

ایجاد و افزایش تعهد کارکنان یعنی هماهنگ شدن هدف های کارکنان با هدف های شرکت به گونه ای که افراد بکوشند وظایف خود را به شکلی انجام دهند که گویی درشرکت شخصی و متعلق به خود کار می کنند ، مستلزم فعالیت های گونا گون است ،که در این میان مدیریت منابع انسانی نقش اصلی را ایفا می کند.وجود ارتباطات دو طرفه موجب تقویت تعهد کارکنان می شود.

مدیریت منابع انسانی و راهبرد های شرکت

در نخستین سطح سازمانی ، بسیاری از شرکت ها در چندین زمینه فعالیت می کنند.

راهبردی که در سطح کل شرکت تدوین شود مجموعه شرکت های متعلق به خود را مورد توجه قرار می دهد و اینها راه هائی را که بوسیله آنها واحدها و شرکت های مختلف وابسته یکدیگر ارتباط برقرار می کنند، مشخص می نمایند.

در مرحله دوم ، هر یک از شرکت های وابسته به شرکت مادر باید در سطح فعالیت مربوطه یک راهبرد رقابتی تدوین نمایند.در راهبرد رقابتی ، شیوه ای که شرکت می تواند در بازار موضع بلند مدت خود را تقویت کند مشخص می شود و در صدد شناسائی نقاط قوت و ضعف خود بر می آید.

در مرحله سوم ،هر شرکت از چندین دایره تشکیل می شود ، مانند دایره فروش ، تولید و مدیریت منابع انسانی .راهبرد های وظیفه ای برنامه اصلی هر یک از این دوایر را مشخص می کند و دوایر مزبور بدان وسیله به هدف های رقابتی دست می یابند.

یک مدیر در برنامه آرمانی و راهبردی خود می کوشدبین دو دسته از نیروها توازن برقرار نماید : از یک سو ، تهدیدات و فزصت های خارجی و از سوی دیگر ، نقاط قوت و ضعف داخلی شرکت ، در مقایسه با سایر شرکت ها.

در هر یک از حالت ها ، تصمیم گیری در هر سه سطح راهبردی باید به گونه ای باشد که این تصمیمات ، به صورت متقابل یکدیگر را تایید نمایند.

تصمیمات راهبردی در سطح کل شرکت یا در سطح شرکت های کوچکتر و وابسته ( زیر مجموعه های شرکت )می تواند شرکت را در زمینه تدوین راهبرد های وظیفه ای ( دوایر سازمانی ) یاری دهد.

کسب مزیت رقابتی

مزیت رقابتی:هر عاملی که برای سازمان این امکان را بوجود آورد تا محصولات و خدمات خود را از محصولات و خدمات شرکت های رقیب متمایز نماید و بر سهم بازار خود بیافزاید.

یک شرکت از چند راه می تواند مزیت رقابتی کسب کند. یک راه این است که از نظر هزینه رهبر شود ، بدین معنی که شرکت در صنعتی که فعالیت می کند از نظر پائین بودن میزان هزینه ها ( در آن صنعت ) نقش رهبری را بعهده گیرد.

دومین نمونه از یک راهبرد این است که شرکت محصولات خود را متمایز نماید. در اجرای این راهبرد شرکت می کوشد در صنعتی که فعالیت میکند، محصولاتی ممتاز یا منحصر بفرد تولید و عرضه کند

مدیریت منابع انسانی در زمان کنونی

متخصصان برنامه ریزی راهبردی ، کی. سی. پراهالاد و گری همل می گویند : در زمان کنونی مزیت رقابتی در این است که شرکت بتواند از مهارت های ویژه یا شایستگی های ممتازی استفاده کند و این مزیت ها ” در توانائی مدیریت قرار دارد که بتواند مهارت های تولیدی و فن آوری را یکپارچه نموده و در مجموع به شایستگی هائی دست یابد که بتوان به افراد تفویض اختیار کرد و آنان از آزادی عمل لازم برخوردار گردند و به سرعت خود را با فرصت های در حال تغییر وفق دهند“.

مدیریت راهبردی منابع انسانی

این واقعیت که برای کسب مزایای رقابتی ، کارکنان نقش اصلی را ایفا می کنند باعث شده است که مدیریت راهبردی منابع انسانی به وجود آید.

مدیریت مزبور را بدین گونه تعریف کرده اند: ” مرتبط ساختن مدیریت منابع انسانی با هدف های کوتاه مدت و بلند مدت راهبردی ، جهت بهبود عملکرد شرکت و ایجاد فرهنگ سازمانی که بتوان انعطاف پذیزی و نو آوری را تقویت نمود“.

مدیریت راهبردی منابع انسانی به معنی پذیرفتن مسئولیت منابع انسانی است که در تدوین راهبرد های شرکت به عنوان یک شریک راهبردی عمل کند و نیز اجرای یک سلسله فعالیت های دائمی که بر عهده این مدیریت است مثل کارمند یابی ، گزینش ،آموزش و تعیین میزان حقوق و پاداش کارکنان.

راهبردهای منابع انسانی به معنی مسیر هائی است که مدیریت منابع انسانی شرکت ، برای دستیابی به اهداف خود می پیماید.

نقش مدیریت منابع انسانی به عنوان یک شریک راهبردی

مدیریت منابع انسانی در تاریخ بلند خود همواره نقش یک نیروی ستادی یا مشاوره ای را ایفا کرده است.دیدگاه های مختلف در رابطه با مدیریت منابع انسانی عبارتند از:

دیدگاه اول می گوید که مدیریت منابع انسانی تنها جنبه عملیاتی دارد و فعالیت های این دایره به هیچ عنوان راهبردی نیست.این دیدگاه مدیریت منابع انسانی را“انجام دادن کارهای کوچک و رده پائین مثل پرداخت به موقع حقوق یا تبلیغات کارمند یابی“ در نظر می گیرد.

دیدگاهی پیچیده تر ولی شاید دقیق تر در باره مدیریت منابع انسانی نقش آنرا ”متناسب ساختن راهبردهای شرکت ” می نامد.از چنین دیدگاهی ، نقش راهبردی مدیریت منابع انسانی این است که کار کارکنان واحد (کارمند یابی ، گزینش واین قبیل کار ها ) رابا راهبردهای رقابتی و خاص شرکت متناسب نمایند.

همان گونه که دو متخصص برنامه ریزی راهبردی استدلال کرده اند :“سیستم مدیریت منابع انسانی باید با تقاضای راهبردی شرکت متناسب باشد“. و“برای بسیاری از راهبردهای ویژه سازمانی نوعی راهبرد مناسب (منابع انسانی ) وجود دارد“.

سومین دیدگاه در باره مدیریت منابع انسانی این است که مدیریت مزبور در فرایند برنامه ریزی راهبردی نقش یک شریک و برابر ( در مدیریت سازمان) را ایفا می کند.از چنین دیدگاهی نقش مدیریت منابع انسانی این نیست که تنها فعالیت خود را با خواست ها و تقاضا های راهبردی شرکت تطبیق دهد ، بلکه نیاز اصلی این است که نیروی کار شرکت ها را در قالبی ویژه بریزد و باصطلاح آنرا بسازد ، بدین معنی که مدیریت منابع انسانی در صحنه تدوین و اجرای راهبرد های رقابتی و سازمانی نقش شریک و برابر ایفا کند

نقش مدیریت منابع انسانی در تدوین راهبردها

تدوین برنامه کلی راهبردی شرکت ایجاب می کند که دو دسته از نیروها را شناسائی و تجزیه و تحلیل کرد و آنها را متوازن ساخت.این دو نیرو عبارتند از:از یک سو ،فرصت ها و تهدیدات خارجی و از سوی دیگر ، نقاط قوت و ضعف داخلی شرکت.

مدیریت منابع انسانی می تواند در آنچه که بررسی موشکافانه محیطی می نامند نقشی را ایفا کند.

مدیریت منابع انسانی از طریق تهیه و ارائه اطلاعات ، در مورد نقاط قوت و ضعف داخلی شرکت در فرآیند تدوین راهبردها ، مشارکت می کند.نقاط قوت و ضعف کارکنان شرکت ( منابع انسانی) می تواند بر فرصت های سرنوشت ساز و راهبردی شرکت اثرات تعیین کننده داشته باشد.در واقع برخی از شرکت ها راهبردهای خود را حول محور مزایای رقابتی و بر اساس دیدگاه مدیریت منابع انسانی تدوین می نمایند.

نقش مدیریت منابع انسانی در اجرای راهبردها

مدیریت منابع انسانی همچنین در اجرای برنامه های راهبردی ، نقش اصلی یا محوری ایفا می کند.شرکت باید در فرایند مدیریت منابع انسانی به امتیازات ویژه دست یابد، بتواند تعهدی بسیار قوی در کارکنان ایجاد نماید و نیروی کار شایسته و طرفدار مشتری به وجود آورد.

مدیریت منابع انسانی میتواند از راه های گوناگون در اجرای برنامه های راهبردی کمک نماید.برای مثال ، در زمان کنونی مدیریت منابع انسانی در امر کاهش دادن نیروی انسانی شرکت ها و بازسازی برنامه های راهبردی نقش های مهمی ایفا می کند.

آینده دایره منابع انسانی از نظر راهبردی

اگر چه نیاز به مدیریت منابع انسانی شدید و رو به افزایش است ولی موجودیت دایره انسانی در آینده دستخوش تردید قرار خواهد گرفت.

نتیجه تحقیقی که به صورت پیمایشی انجام شد بیانگر این است که ”کارکنان دایره منابع انسانی ، نسبت به کل کارکنان رشد نمی نمایند“.

یک صاحب نظر می گوید :“دایره منابع انسانی شاهد کاهش نیرو است و در سایه فشارهای ناشی از مدیریت ارشد جهت افزودن ارزش به سازمان یا بستن قراردادهائی با شرکت های دیگر ( جهت انجام دادن کارهای لازم)، باید بازسازی فرایند یا مهندسی مجدد نماید“.

فصل دوم : برنامه ریزی نیروی انسانی و کارمند یابی

• تجزیه و تحلیل شغل چیست ؟

• کارمند یابی و فرآیند انتخاب

• برنامه ریزی و پیش بینی نیروی انسانی

• کارمند یابی (شناسائی داوطلبان واجد شرایط)

• تدوین و استفاده از فرم درخواست کار

فصل دوم : برنامه ریزی نیروی انسانی و کارمند یابی

• تجزیه و تحلیل شغل چیست ؟

• کارمند یابی و فرآیند انتخاب

• برنامه ریزی و پیش بینی نیروی انسانی

• کارمند یابی (شناسائی داوطلبان واجد شرایط)

• تدوین و استفاده از فرم درخواست کار

تجزیه و تحلیل شغل چیست ؟

تعریف تجزیه و تحلیل شغل

مقصود ازتجزیه و تحلیل شغل رویه ای است که بدان وسیله وظایف مربوط به این پست ها و ویژگی های فردی که باید برای استخدام آنها احراز نمود ، مشخص می شود.

در این بررسی یا تجزیه و تحلیل در باره نیازهای شغل مزبور ، اطلاعاتی بدست می آید. سپس بر اساس این اطلاعات شرح شغل (شرح وظایف)و ویژگی های شغل (شرایط احراز شغل ) تهیه می شود.

معمولأ سرپرست یا متخصص منابع انسانی تجزیه و تحلیل شغل را انجام می دهد.

در رعایت اصل برابری در استخدام افراد ، تجزیه و تحلیل شغل نقش اصلی را ایفا می کند.

روش های جمع آوری اطلاعات برای تجزیه و تحلیل شغل

مصاحبه: با یکایک کارکنان مصاحبه فردی و یا با گروهی از کارکنانی که شغل خاصی را انجام می دهند مصاحبه گروهی به عمل می آید و سرانجام مصاحبه با سرپرستی که در باره شغل مورد نظر اطلاعات جامع دارد انجام می شود.

مسئله اصلی که در مصاحبه وجود دارد این است که امکان دارد اطلاعات بدست آمده مخدوش شود ، چه از طریق سوء تفاهم و چه اینکه در اطلاعات دست کاری شود.

پرسش نامه:می توان از کارکنان خواست در مورد کاری که انجام میدهند ،وظایف و مسئولیت ها را در یک پرسش نامه بنویسند.

مشاهده :اگر نوع کار به صورت یک فعالیت فیزیکی قابل مشاهده باشد ، بهترین روش این است که از مشاهده مستقیم استفاده شود.مشاهده برای فعالیت های فکری که قابل مشاهده نیستند ، روش مطلوبی نیست.

دفترچه فعالیت های روزانه : از کارکنان خواسته می شود آنچه را روزانه انجام می دهند در دفترچه ای یادداشت کنند. اگراین دفترچه با مصاحبه هایی که با کارگر یا کارمند وسرپرست وی انجام میشود تکمیل شود آنگاه تصویری کامل از از نوع کار را ارائه می دهد.

روش های دیگر تجزیه و تحلیل شغل : چندین روش دیگربرای تجزیه و تحلیل شغل وجود دارد.کمیسیون خدمات کشوری ایالات متحده آمریکا برای ارائه یک رویه استاندارد جهت مقایسه و طبقه بندی مشاغل به روشی خاص ، یک شغل را تجزیه و تحلیل می کند.در اجرای این روش ، اطلاعات در یک ” برگ ثبت تجزیه و تحلیل های شغل ” نوشته می شود.اطلاعات آگاهی دهنده و خلاصه ای از شغل مزبور در رده اول نوشته می شوند.سپس به ترتیب اهمیت کار های تخصصی ویژهای را که باید در شغل مزبور انجام داد می نویسند و برای هر یک از این کار های تخصصی ، تحلیلگر میزان دانش و مهارت مورد نیاز را مشخص می نماید.

پرسش نامه تجزیه و تحلیل پست (مقام ، سمت):در زمینه تجزیه و تحلیل مشاغل بسیار سازمان یافته ، تدوین می شود. این پرسش نامه به وسیله یک تحلیلگر شغل پر میشود، یعنی کسی که با شغل ویژه ای که بایدمورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد آشنائی کامل دارد.شامل 194 پرسش است.

رویه وزارت کار:وزارت کار آمریکا در رویه خود می کوشد تا روشی استاندارد ارائه کند که بتوان بوسیله آن به مشاغل گوناگون نمره داد و آنها را طبقه بندی یا مقایسه کرد.نمره در کانون این تجزیه و تحلیل قرار دارد و میتوان بر اساس داده ها ، افراد و چیز ها به نوع فعالیت هر یک از افراد نمره داد.

نوشتن شرح شغل

مقصود از شرح شغل نوشته ای است در مورد آنچه که صاحب شغل انجام می دهد ، شیوه ای که او این کار را انجام می دهد و شرایطی که در آن شرایط ، کار مزبور انجام می شود.شامل اطلاعات زیر است:

معرفی شغل :شامل عنوان شغل می شود.

خلاصه ای از شغل:ماهیت عمومی کار شرح داده می شودو فعالیت ها و وظایف اصلی فهرست می شود.

روابط :رابطه شاغل با افراد درون و بیرون سازمان را مشخص می نماید.

مسئولیت ها و وظایف :این بخش در کانون شرح وظایف قرار دارد و فهرستی کامل از مسئولیت ها و وظایف مربوط به شغل مورد نظر را دارد.

اختیارات:در این بخش محدوده اختیارات صاحب شغل تعیین می شود.

استاندارد های عملکرد:بیانگر استاندارد هائی است که انتظار می رود شخص به هنگام انجام دادن وظایف و مسئولیت ها آنها را رعایت کند.

شرایط کار و محیط فیزیکی:میزان سروصدا ،شرایط خطرناک ، درجه حرارت محل کار و سایر شرایط ذکر می شود.

نوشتن ویژگی های شغل (شرایط احراز شغل)

بیانگر آن است که سازمان باید در جستجوی چه کسی باشد و از داوطلب چه آزمون هائی را به عمل آورد.

نوشتن شرایط احراز شغل در مورد کارکنان آموزش دیده امری نسبتأ ساده است و ویژگی هائی چون کار پیشین فرد ، میزان تجربه ، نوع آموزش هائی که در زمینه مربوطه دیده است و عملکرد پیشین فرد در شغل مشابه مورد توجه قرار می گیرد.

ولی هنگامی که باید افراد آموزش ندیده را به کار گمارد موضوع پیچیده تر می شود.باز هم باید شرایط لازم ، مانند ویژگی های فیزیکی یا جسمی ، شخصیت ، میزان علاقه یا مهارت های شخص مورد توجه قرار گیرد و این بدان معنی است که وی باید دارای استعداد بالقوه برای انجام دادن کار مورد نظرباشد یا اینکه استعداد گذراندن دوره آموزشی را داشته باشد.

تجزیه و تحلیل شغل در دنیای ”بدون شغل“

معمولأ یک شغل را بدین گونه تعریف می کنند:مجموعه ای از فعالیت های به هم وابسته که در ازای دریافت حقوق انجام می شوند.

ظرف چند سال گذشته مفهوم ” شغل“ تغییرات زیر بنائی داشته است.

شغل زدائیره آورد تغییراتی است که دردنیای کنونی تجارت درحال رخ دادن است.دو گونه تغییر که موجب مخدوش شدن معنی شغل شده اند عبارتند از :

گسترش سازمان ها در سطح افقی: سازمان ها به جای اینکه نمودار هرمی شکل با هفت یا تعداد بیشتری سطح مدیریت داشته باشند ، اینک قاعده آنها بزرگتر شده و تنها سه یا چهار سطح مدیریت دارند.

تیم های کاری :کار های سازمانی به جای اینکه حول محور دوایر یا وظایف تخصصی متمرکز شود ،به صورتی فزاینده حول محور تیم تنظیم می شود.در چنین سازمانی ”شغل کارکنان به صورت روزمره تغییر می کند و سازمان تلاش میکند که به کارکنان اجازه داده نشود شغل خود را نوعی مسئولیت خاص بدانند.

آینده شرح شغل:

در زمان کنونی بیشتر شرکت ها کماکان از شرح وظایف استفاده می کنند و می کوشند بر مشاغلی تاکید نمایند که به صورت سنتی تعریف شده اند. ولی ،بسیار روشن است که بسیاری از شرکت ها در مسیری گام بر می دارندکه به سوی شکلهای جدیدی از سازمان می انجامد ، یعنی شکلی از سازمان که در آن مشاعل مفهومی گسترده دارند و به صورت روزانه تغییر می کنند.

کارمند یابی و فر ایند انتخاب

فرایند کارمند یابی و گزینش افراد را می توان به صورت مراحل زیر بیان نمود:

1)پیش بینی و برنامه ریزی در مورد نیروی کار مورد نیاز و تعیین پست ها.

2)به وجود آوردن انبوهی از داوطلب از طریق کارمند یابی داخلی و خارجی.

3)تکمیل فرم های درخواست کار توسط داوطلبان و انجام مصاحبه های مقدماتی.

4)تعیین داوطلبان واجد شرایط با استفاده از روش های مختلف انتخاب مانند آزمون های استخدامی ،بررسی سوابق متقاضی و آزمایش های بدنی.

5)فرستادن یک یا چند داوطلب واجد شرایط نزد سرپرست مستقیم شغل مورد نظر.

6)برای تصمصم گیری نهائی ومشخص کردن داوطلب یا داوطلبان واجد شرایط ، شخص سرپرست یا گروه های ذیربط از این افراد مصاحبه نهائی به عمل آورده و آنها را معرفی می کنند.

برنامه ریزی و پیش بینی نیروی انسانی

مقصود از برنامه ریزی نیروی کار این است که برای گماردن افراد در پست های خالی ، بر مبنای پیش بینی های زیر برنامه هائی را تدوین کرد:

1)پست یا پست هائی را که انتظار می رود خالی شود

2)اینکه آیا این پست ها بوسیله داوطلبان داخلی احراز گردد یا داوطلبان خارجی

بنا بر این عبارت است از برنامه ریزی جهت گماردن افراد در پست های خالی کنونی یا آینده.

پیش بینی تقاضای نیروی کار

برای پیش بینی نیروی کار در آینده ، چندید راه وجود دارد :

تجزیه و تحلیل روند: میزان استخدام شرکت مربوط به پنج سال گذشته.

تجزیه و تحلیل نسبت:بر اساس نسبت عامل علی ( مانند حجم فروش )و تعداد کارکنان مورد نیاز ( مثلأ تعداد فروشنده ) را پیش بینی مینماید.

در برنامه ریزی استخدامی افراد ”قضاوت مدیریت ”نقشی مهم ایفا می کند.

پیش بینی عرضه نیرو ی کار از منابع داخلی سازمان

پیش بینی گذشته ها نیمی از معادله مربوط به تامین نیروی انسانی را حل می کند.پس از آن مساله ”تامین نیرو مطرح می شود که باید از نظر داوطلبان داخلی و خارجی ، پیش بینی نمود.

ویژگی نیروی داخلی می تواند مساله پیش بینی عرضه نیروی کار(از محل منابع داخلی) را تسهیل نماید.مقصود از ویژگی نیروی داخلی ، خلاصه داده هائی است در مورد سابقه عملکرد هر یک از کارکنان کنونی،میزان تحصیلات و قابلیت ارتقا فرد که به صورت دستی یا با یک سیستم رایانه ای نگه داری می شود.

نمودار جایگزینی کارکنان :عملکرد کنونی و قابلیت ارتقای هر یک از افراد بالقوه ، جهت احراز پست های مهم سازمانی را نشان می دهد.

سیستم اطلاعات رایانه ای:شرکت ها پروندهای مشخص در مورد ویژگی افراد تهیه و این اطلاعات رابا کمک نرم افزارهائی به سیستم رایانه می دهند.

منابع داخلی نیروی کار

در بسیاری از شرکت ها ، جهت به کار گماردن افراد در پست های خالی ، داوطلبان داخلی می توانند به عنوان بهترین منبع تامین کننده نیروی انسانی به حساب آیند.برای اینکه این شیوه گزینش اثر بخش واقع شود ، باید از اعلان شغل ، سوابق کارگزینی و بانک های اطلاعاتی استفاده کرد. مقصود از اعلان شغل ( دعوت به همکاری ) این است که در مورد پست خالی ، ویژگی هائی را که شخص داوطلب باید داشته باشد ، نام واحد و سرپرست ، برنامه کار و میزان حقوق پرداختی اعلام شود.

برنامه ریزی موفقیت :فرایندی است برای حصول اطمینان از اینکه برای پست های ناشی از اجرای برنامه های راهبردی ، در زمان کنونی و آینده ، افرادی شایسته برای جانشینی مقامات کلیدی وجود خواهد داشت ، به گونه ای که بتوان مسیر شغلی افراد را برنامه ریزی کرد و امور را به گونه ای تنظیم نمود که از پدیده هائی چون آرزو های فردی و نیاز های سازمانی به بهترین نحو ممکن استفاده کرد.

پیش بینی عرضه نیروی کار از منابع خارج از سازمان

اگر با توجه به پست های خالی ، داوطلبان واجد شرایط ، به میزان کافی در داخل شرکت وجود نداشته باشند ، شرکت می تواند به منابع تامین کننده نیرو در خارج از شرکت توجه نماید.

هر چه نرخ بیکاری پائین تر باشد ، یافتن افراد واجد شرایط دشوارتر خواهد بود.

کارمند یابی ( شناسائی داوطلبان واجد شرایط)

پس از اینکه مدیر اجازه یافت افرادی را استخدام نماید ، گام بعدی این است که داوطلبان را مشخص نماید ، که احتمالأ این کار را از طریق شناسائی افراد واجد شرایط از میان کارکنان ( منبع داخلی ) و یا از منابع خارجی انجام خواهد داد. کارمند یابی ( شناسائی افراد واجد شرایط ) از آن جهت اهمیت دارد که هر قدر داوطلب بیشتر شود مدیر حق گزینش بیشتری خواهد داشت.

برای اینکه از صفحه تبلیغ روزنامه ها جهت شناسائی افراد واجد شرایط به شیوه ای موفقیت آمیز استفاده نمود ، باید به دو مسئله توجه نمود :رسانه ای که مورد استفاده قرار می گیرد و ساختار تبلیغ.

سازمان های کاریاب به عنوان یک منبع تامین نیروی کار

سازمان های کاریاب بر سه دسته اند :

1) سازمان هایی که به وسیله دولت های مرکزی ، ایالتی یا محلی اداره می شوند.

2)سازمان های غیر انتفاعی.

3)سازمان های خصوصی.

سازمان های کاریاب که بوسیله دولت ایالتی اداره می شوند تحت نظر وزارت کار ، اداره و هماهنگ می شوند و دارای بانک اطلاعاتی رایانه ای(از مشاغل ) هستند و دفاتر کاریاب ایالتی با یکدیگر ارتباط دارند.بسیاری از کارگران و کارمندان جهت گرفتن شغل بهاین سازمان ها مراجعه می کنند.

دسته دوم سازمان های غیر انتفاعی هستند.بسیاری از سازمان های فنی و حرفه ای دارای واحد هائی هستند که به اعضا کمک میکنند شغل بیابند.

سازمان های کار یاب خصوصی از مهم ترین سازمان هائی هستند که کارمندان و مدیران ، جهت گرفتن شغل به آنها مراجعه می کنند. این سازمان ها در ازای هر فرم که به متقاضی می دهند ، مبلغی را دریافت می کنند.

کارگران موقت :بسیاری از کارفرمایان از طریق استخدام کارگران موقت ( از مجرای سازمان های خدماتی)نیروی کار دائمی خود را تکمیل می نمایند.این دسته از کارگران را ” پاره وقت“یا ”کارگران نیمه وقت“نیز می نامند.نیروی کار موقت بسیار زیاد است و تعریف مزبور در بر گیرنده همه کارگرانی است که شغل دائمی ندارند.

سازمان های تامین کننده مدیران اجرائی به عنوان منبع تامین کننده نیروی انسانی:“سازمان های تامین کننده مدیران اجرائی“ که آنها را ”شکارچیان مغزها“ هم می نامند، سازمان های کاریاب ویژهای هستند که کارفرمایان و یا شرکت ها جهت تامین مدیران ارشد خود به آنها مراجعه می کنند.درصد بسیار اندکی از پست های شرکت به وسیله این افراد احراز می گردد.این مشاغل شامل مدیریت ارشد اجرائی و سرپرستی امور فنی می شود

دانشگاه ها به عنوان منابع تامین نیروی کار:در مورد گزینش افراد از دانشگاه ها دو مساله اصلی وجود دارد.نخست،برای سازمان کاریاب یا کارمند یاب این کار نسبتأ پرهزینه و وقت گیر است.دوم ،گاهی سازمان های کارمند یاب نمی توانندنمی توانند کاری اثربخش انجام دهند.برخی از این سازمان ها که از آمادگی لازم برخوردار نیستند ، علاقه ای به این نوع داوطلبان نشان نمیدهند و خود را برتر می دانند.

استخدام به هنگام تحصیل( گرفتن کمک هزینه تحصیلی):بسیاری از دانشجویان دانشگاه ها به هنگام تحصیل ( با گرفتن کمک هزینه تحصیلی ) ، در استخدام شرکت ها در می آیند.این شیوه استخدام به گونه ای است که دانشجو و کارفرما هر دو برنده می شوند.از دیدگاه دانشجو استخدام در حال تحصیل بدین معنی است که او باید مهارت های مورد نظر شرکت کارفرما را بیاموزد.کارفرمایان میتوانند با این روش افرادی را به استخدام در آورندکه پس از استخدام مفید واقع شوند.

معرف ها و مراجعه شخصی ، به عنوان منابع تامین کننده نیروی کار:یکی دیگر از راه های تامین نیرو استفاده از معرف هاست. شرکت ها نیاز های خود را در خبرنامه سازمان اعلام می کنند و اعلامیه ها را به دیوار می چسبانند. برای یک سازمان یا کسی که افراد واجد شرایط را معرفی کند جوایزی در نظر گرفته می شود.

جذب نیرو از طریق شبکه اینترنت:بسیاری از شرکت های بزرگ با استفاده از شبکه اینترنت در صدد جذب نیرو برمی آیند.از نظر هزینه و زمان به صرفه است.کسانی که به تبلیغ شرکت ” دعوت به همکاری“در شبکه دسترسی پیدا می کنند، ظرف یک روز به آن پاسخ می دهند ، ولی شرکتی که از طریق روزنامه افراد را به همکاری دعوت می نماید شاید تا یک هفته پس از دادن اعلامیه منتظر پاسخ بماند.

استخدام نیروی کار ناهمگون

گزینش واستخدام نیروی کار ناهمگون نه تنها یک مسئولیت اجتماعی به حساب می آید ، بلکه امری ضروری است.ترکیب نیروی کار ایالات متحده با سرعتی فزاینده در حال تغییر است واین بدان معنی است که در امر گزینش و استخدام نیروی کار مسن تر، گروه های اقلیت و زنان گام های خاصی باید برداشته شود.

کارگران سالخورده به عنوان یک منبع تامین کننده نیروی انسانی:شرکت ها نیروی کار سالخورده را به عنوان یکی از منابع تامین کننده نیروی انسانی به حساب می آورند و در این باره چندین دلیل ارائه می نمایند.یک دلیل این است که به سبب بازنشستگی های زود هنگام و باز خرید خدمت، بسیاری از کارکنان پیش ازرسیدن به سن بازنشستگی از سازمان ها اخراج شده اند و مایل هستند که یکبار دیگر به بازار کار وارد شوند.با توجه به تغییراتی که در سایه سن به وجود می آید، توانائی های فیزیکی ، عملکرد شناختی و شخصیتی

نمیتوانند بر بازده فرد اثر بگذارند ، مگر اینکه شغل مورد بحث نیاز به توانا ئی های جسمی بالایی داشته باشد.

استخدام پدر یا مادر مجرد:حدود دو سوم پدران و مادران مجرد در آمریکا مشغول کار هستند.اجرای برنامه های مبتنی بر ”زمان کار انعطاف پذیر ” به کارکنان این امکان را می دهد که ساعات کار خود را انعطاف پذیر نمایند.سازمان ها علاوه بر اجرای برنامه های کار انعطاف پذیر باید مدیران و سرپرستان خود را آموزش دهند تا نسبت به مسائلی که پدران و مادران مجرد با آنها روبرو می شوند ، حساسیت نشان دهند.

استخدام گروه های اقلیت وزنان:شرکت ها ناگزیرند برای جذب اقلیت ها و زنان برنامه های جامع تدوین نمایند.برنامه هائی که شامل سیاست های مربوط به ارزیابی مجدد کار کنان ، برنامه های کاری انعطاف پذیر ، طرح ریزی مجدد شغل و برنامه های مربوط به مزایای کار انعطاف پذیر گردد.

دریافت کنندگان کمک از سازمان های خیریه به نیروی کار می پیوندند: شرکت ها برای جذب نیروی کار قدیمی، که در زمان کنونی از سازمان های خیریه کمک دریافت می کنند ، می توانند برنامه هائی به نام ”کمک های خیریه برای ایجاد کار ” به اجرا در آورند.موفقیت های برنامه های ”خیریه برای ایجاد کار ” در گرو آموزش هائی است که باید به افراد داده شود و نیز برنامه هائی که در جهت جامعه پذیری افراد انجام گیرد.مشارکت کنندگان در این برنامه ها آموزش های لازم را در چند هفته فرا می گیرئد.

تدوین و استفاده از فرم درخواست کار

فرم درخواست کار:پس از جمع آوری لیست بلند بالائی از داوطلبان ،فرایند گزینش آغاز می گردد .فرم درخواست کار نخستین گام در این فرایند است و یکی از راه های مناسبی است که می توان به سرعت به اطلاعاتی دقیق از گذشته فرد و داوطلب جمع آوری کرد و معمولأ شامل اطلاعاتی در باره میزان تحصیلات ، سابقه کار و نوع تحصیلات فرد می شود.

یک فرم تکمیل شده شامل چهار دسته ازاطلاعات است:

1)بوسیله آن می توان در باره موضوعات اصلی و محتوائی قضاوت کرد.

2)می توان در مورد رشد فرد در گذشته و شخصیتی که برای سطح مدیریت اهمیت دارد به نتیجه رسید.

3)میتوان در مورد ثبات و پایداری فرد ، بر مبنای سابقه کار و گذشته او ، به نتیجه نسبتأ خوبی دست یافت.

4)میتوان پیش بینی نمود که آیا داوطلب در شغل خود موفق خواهد بود یا نه؟

فرصت برابر و فرم درخواست کار

شرکت ها باید به صورتی دقیق برگ درخواست کار را بررسی نمایند تا مبادا قانون مربوط به دادن فرصت برابر به همگان نقض شود.

پرسش هائی در باره نژاد ، مذهب ، سن ، جنس یا ملیت شخص در زمان تولد به طور کلی غیر قانوانی نمی باشند.ولی در برخی از ایالت ها هم غیر قانونی هستند

خلاصه کتاب مبانی مدیریت منابع انسانی -گری دسلر( فصل اول و دوم)

مطالب مشابه :

شرح وظایف نیروهای خدماتی قرارداد کارمعین منطقه بادرود

شرح وظایف مدیران و عوامل ثابت خدماتی هتل‌های عمره مفرده

شرح وظایف خدمتگزار وسرایدار مدرسه

شرح وظایف مدیران و عوامل ثابت خدماتی هتل‌های عمره مفرده

سرایداران وخدمتگزاران مدارس شهرستان روانسر سازماندهی شدند

شرح وظایف پستهای سازمانی

شرح وظایف و ماموریت های تعدادی از عوامل اجرایی مدارس راهنمایی تحصیلی

پروژه کارآفرینی درمورد خدمات رایانه ای

خلاصه کتاب مبانی مدیریت منابع انسانی -گری دسلر( فصل اول و دوم)