گزارش بازرس در مجمع

بسمه تعالی

گزارش بازرس

به مجمع عمومی عادی صاحبان سرمایه

شرکت تعاونی مسکن کارکنان مجتمع فولاد اصفهان

تهیه کننده:ابراهیم اسدی

تیرماه 90

مقدمه:

پیامبر اکرم(ص):حاسبوا انفسکم قبل ان تحاسبوا و زنوها قبل ان توزنوا و تجهزوا للعرض الکبر

پیش از آنکه مورد حسابرسی قرار گیرید ،خود به حساب نفستان برسید و پیش از آنکه سنجیده شوید، خود نفستان را در ترازوی سنجش بگذارید و برای آن حسابرسی بزرگ آماده شوید.

هميشه بين ايده ال ها و واقعيت ها فاصله زياد است يک بازرس بايد نظارت موثر و مستمر بر عملکرد تعاوني داشته باشد و اين مستلزم داشتن وقت کافي،تخصص و تجربه مي باشد.لذا صرف قبولي يک مسئوليت توسط بازرس ،هيئت مديره و وقت کافي نداشتن، نمي توان انتظار داشت ،خروجي مورد قبولي حاصل شود.از طرف ديگر عدم آشنايي با قوانين و مقررات و بحث هاي تخصصي نيز باعث بروز يک سري مشکلات مي شود لذا تقويت بازرسي ها در تعاوني ها به خصوص تعاوني هاي بزرگي مثل تعاوني مسکن ضروري است.

طبق ماده 51 اساسنامه یکی از وظایف بازرس ،تهیه و ارائه گزارش جامع از وضع تعاونی به مجمع عمومی می باشد که در این راستا ،گزارش ذیل تقدیم میگردد.لازم به ذکر است اگر چه تعاونی نسبت به سایر تعاونی های مسکن، چندین گام جلوتر است ولی یکی از اهدف این گزارش ارتقاء کمی و کیفی تعاونی در جهت خدمت به پرسنل فولاد مبارکه می باشد.

مهمترین اقدامات بازرسی

مطابق اساسنامه وظایف بازرس مشخص شده است که اقدامات انجام شده برای هر وظیفه به شرح ذیل است .

ردیف	وظیفه بازرس	اقدام انجام شده
1	نظارت مستمر بر انطباق نحوه اداره امور تعاونی و عملیات انجام شده با اساسنامه و قوانین و مقررات و تخلفات دستورالعمل های مربوطه	حضور مستمر در جلسات هیئت مدیره،کمیته بازرگانی،هیئت امناء
2	رسیدگی به حسابها،دفاتر،اسناد،صورت های مالی	مطلوب بودن توسط حسابرس مستقل،در ادامه گزارش
3	رسیدگی به شکایات اعضاء و گزارش به مجمع	در ادامه گزارش ارانه میگردد
4	تذکر کتبی تخلفات موجود در نحوه اداره تعاونی به هیئت مدیره و مدیر عامل	ارسال بیش از پانزده نامه و ارائه موارد شفاهی در جلسات
5	بررسی و ارائه گزارش در مورد وضعیت تعاونی	گزارش سالیانه ،گزارش در وب لاگ ،کاشانه

اهم فعالیت های سال گذشته در حوزه بازرسی :

1. حضور در جلسات هيئت مديره (بیش از 40جلسه) :بيشتر اين جلسات هر هفته روزهاي چهارشنبه از ساعت 18 به بعد در دفتر تعاوني تشکيل ميشود و در بعضي از مواقع در محل پروژه ها تشکيل ميگرديد.

2. برگزاري بيش از 15 جلسه با هيئت امناء پروژه ها

3. ارسال بيش از پانزده نامه در مورد عملکرد تعاوني

4. را ه اندازي وبلاگ و قسمت بازرس تعاوني در سايت تعاوني از تيرماه سال گذشته با بيش از 120 مطلب که حدود 4 هزار بازديد داشته است.اين وبلاگ بدون هيچ هزينه ايي راه اندازي شده است.

5. بازديد از پروژه ها و پيگيري ميزان پيشرفت پروژه ها

6. ارتباط و بازديد از چند تعاوني مسکن

7. ارائه بيش از ده پيشنهاد جهت اجراي بهتر امور تعاوني(تعدادي از اين پيشنهادات توسط اعضاء محترم ارائه مي شود و به تصويب رسيده است مانند اضافه کردن متمم قرارداد به قراردادهاي نازک کاري اعضاء ،بازديد دو هفته يکبار هيئت مديره و عوامل اجرايي تعاوني از پروژه ها و برگزاري جلسات مشترک با پيمانکاران،تهيه برنامه مالي جهت محاسبه امتياز سپرده اعضاء و ..)

8. ایجاد بایگانی بازرس در تعاونی

9. پیشنهاد افزایش تعداد بازرسان از یک نفر به سه نفر متخص

10. اضافه نمودن قسمت بازرس در سایت تعاونی مسکن که امکان مناسبی جهت دریافت اطلاعات بازرسی ایجاد شده است.

11. بیش از 400 ساعت جهت بازرسی

با توجه به بحث های نازک کاری پروژه ها و بحث های تخصصی مربوطه در حوزه ساخت و ساز ،افزایش فعالیت تعاونی ،لزوم بازدید مرتب از پروژه ها ،بازرس آینده باید فردی متخصص و آشنا با مسائل عمرانی و با وقت آزاد باشد.

بازرس باید با نگاه به آینده، تعاونی را با متر اداره تعاون اندازه گیری و به دنبال بهبود مستمر در تعاونی باشد.

اساسنامه

مهمترین سند تعاونی اساسنامه می باشد که کلیه اعضاء تعاونی ملزم به رعایت آن می باشند و بازرس باید کلیه فعالیت تعاونی را با اساسنامه بررسی نماید که موراد زیر بررسی شد.

· طبق ماده 14 اساسنامه (کلیه اعضاء مکلفند به وظایف و مسئولیتهای که در حدود قوانین و مقررات تعهد کرده اند عمل نمایند) که در اساسنامه و آیین نامه ها،و گردشکارهای مرتبط با اعضاء، وظایف مشخص شده است لذا این مدارک باید در دسترس اعضاء قرار گیرد.

· طبق ماده 11 اساسنامه (تعاونی ظرف مدت یکسال از تاریخ ثبت یا افزایش سرمایه ،حسب مورد به هریک از سهامداران به میزان سهامی که خریداری کرده اند ورقه سهام صادر و تحویل خواهد نمود.) و صورت جلسه مجمع سال گذشته(افزایش سرمایه اعضاء)،برگه سهام تا کنون صادر نشده است.

· طبق ماده 45 اساسنامه ( با انتخاب هیئت مدیره جدید باید صورتجملس نقل و انتقال به امضای اکثریت هیئت مدیره سابق و اعضای هیئت مدیره جدید و بازرس شرکت برسد) که اینکار انجام نشده است.

· طبق ماده 3 تبصره 3 اساسنامه (جهت کلیه فعالیت های مرتبط با مسکن و واگذاری آن به اعضاء نیاز به آئین نامه ای خواهد بود که نمونه آن به وسیله وزارت تعاون تهیه شده و باید به تصویب مجمع عمومی شرکت برسد. ) که لازم است با توجه به حجم فعالیتها و تعداد اعضاء سریعا این آیین نامه تهیه و تدوین تا در مجمع به تصویب برسد.

· طبق ماده 55 اساسنامه(هیئت مدیره موظف است نسخه ای از گزارشها صورتهالی مالی تا پایان دوره از قبیل ترازنامه و حسابهای عملکرد سود و زیان پیشنهاد ،نحوه تقسیم سود خالص و بودجه پیشنهادی سال بعد را پس از آماده شدن حداکثر تا 30 روز قبل از تاریخ تشکیل جلسه مجمع عمومی عادی سالانه برای رسیدگی به بازرس / بازرسان تسلیم نموده و علاوه بر آن هر سه ماه یکبار تراز آزمایشی حسابهای تعاونی را همراه و با تجزیه و تحلیل فعالیت سه ماهه تعاونی تهیه و در اختیار بازرس/ بازرسان قرار دهد نسخه ای از آنها را نیز به وزارت تعاون و اعضاء ارسال دارد)و بند 5 ماده 40 اساسنامه (یکی از وظایف هیئت مدیره نظارت بر مخارج جاری شرکت و رسیدگی به حسابها و ارائه به بازرس/ بازرسان و تسلیم به موقع گزارش مالی و ترازنامه به مجمع عمومی ) و همچنین صورتهای مالی توسط هیئت مدیره تایید و به حسابرس ارانه گردد.

v که با توجه به عدم ارسال به موقع صورت های مالی و تکرار این مورد در سالهای گذشته ،با توجه به فرصت کم جهت بررسی علیرغم تایید و مطلوب بودن صورت های مالی توسط حسابرس، اینجانب نمی توانم در مورد صورت های مالی سال 89 اظهار نظر کنم .

v هیئت مدیره باید مکانیزمی را جهت انجام به موقع و مناسب این مواد اساسنامه ایجاد نماید.

v از واحد مالی تعاونی انتظار است با توجه به وجود نیروی کافی،صورت های مالی را در زمان مقرر آماده نماید.

· طبق ماده 51 تبصره 1 (بازرس یا بازرسان موظفند گزارش جامعی راجع به وضع تعاونی به مجمع عمومی عادی تسلیم کنند گزارش بازرس باید لااقل 10 روز قبل از تشکیل مجمع عمومی جهت مراجعه صاحبان سهام از مرکز تعاونی آماده باشد . )گزارش در زمان خود آماده نشده است ولی با توجه به وب لاگ بازرس مسائل مهم تعاونی شامل پیشرفت پروژه ها ،شکایات در آن آماده است .

پروژه ها

اساس کار تعاونی های مسکن ،پروژه محوری می باشد . لذا در این گزارش به موارد مشترک و اختصاصی هر پروژه، و موارد مهم آن شامل شکایات،درخواست ها، پیشرفت ، مشکلات و موانع می پردازیم.

موارد مشترک پروژه ها :

· علیرغم برگزاری جلسات مختلف و بحث در مورد کنترل پروژه ،گزارشات پروژه ها به صورت مرتب و منظم ارائه نمی شود.به عنوان نمونه در سه ماهه اخیر هنوز گزارش رسمی در مورد میزان پیشرفت پروژه ها ارائه نشده است.

· یکی از مطالبات اعضاء ، چگونگی و نحوه محاسبه قیمت تمام شده پروژه ها می باشد . طبق استاندارد حسابداري، شرکت های ساخت و ساز بايد در پايان هر سال مالي سود و زيان خود را در هر پروژه اعلام نمايد به معناي ديگر اگر قرار است تعاوني روي اين پروژه مبلغي به عنوان سود بگذارد بايد در سندهاي حسابداري لحاظ نمايد که تعاوني براي پروژه هاي در جریان ساخت خود مانند کشوري،فدک،فولاد شهر،اصفهان ويلا در پايان هر سال مالي هيچ مبلغي به عنوان سود به غير از هزينه ها در اين پروژه ها اعمال نمي شود و کليه پرداخت هاي اعضاء علي الحساب است و اگر در پروژه ايي اعضاء مبلغي اضافه تر پرداخت کرده باشند محاسبه و در پايان پروژه کم و کسر مي شود.لذا با توجه تعاونی جهت پروژه های در حد ساخت خود را با توجه به قیمت تمام شده به اعضاء ارائه مینمایند و به نظر اینجانب یکی از وظایف هیئت امناء هر پروژه کنترل هزینه های پروژه می باشد که در پروژه اصفهان ویلا پیگیری های خوبی توسط هیئت امناء صورت گرفت.

· اطلاع رسانی پروژه ها: تعاوني ها بايد به اعضاء،حسابرس،بازرس،اداره تعاون و دارايي پاسخگو باشند لذا اطلاعات تعاوني شفاف مي باشد ولي اين اطلاعات به نحو مقتضي در اختيار اعضاء‌قرار نمي گيرد و اين در شرايط رکود بازار مسکن باعث بروز شايعات ،نامه نگاري،موضع گيري و بروز مشکلات مختلف براي تعاوني مي شود.اقداماتی مانند ارسال اطلاعات در پايان هر مرحله پروژه، مانند پول واريزي ،ميزان امتياز پول واريزي،تاخيرات ،هزينه هاي انجام شده براي هر متر مربع ،ميزان پيشرفت پروژه ،دلايل تاخير ،اقدامات مهم انجام شده و ... براي هر عضو،بازدید اعضاء از پروژه ها در هر مرحله ،به روز رسانی اطلاعات سایت تعاونی ،پیش بینی قیمت های تمام شده میتواند موثر باشد.

· هیئت امناء پروژه ها : هیئت امناء نقش بسیار حساسی در پروژه ها دارند و تا کنون توانستند بدون هیچ چشم داشتی نقش خود را ایفا نمایند لذا لازم است جهت فعال شدن بیشتر هیئت امناء پروژه ها اقدامات لازم از جمله حق الزحمه دیده شود.در این جا لازم است تشکر ویژه ایی از هیئت امناء پروژه ها به خصوص آقایان طبیبی ،مهاجری،پیروزمهر به عمل آید که در انتخاب پیمانکاران نازک کاری ،کمیته بازرگانی و بازدید از پروژه ها بسیار فعال بودند.

· معوقات: با توجه به مشخص بودن امتیاز اعضاء در پروژه ها ،اکثر اعضاء نسبت به پرداخت های خود تعهد لازم را دارند ولی کنترل موثری توسط تعاونی بر میزان و کنترل معوقات برخی از اعضاء انجام نمی شد که با توجه به پیگیری و تهیه یک نرم افزار اینکار شروع شده است .در این نرم افزار ،میزان امتیاز واریزی اعضاء مشخص می شود که جهت کاهش معوقات لازم است .

v اعلام میزان امتیاز پرداختی مثبت و یا منفی اعضاء به صورت ماهیانه

v تسویه حساب و فروش واحدهایی که بیشترین معوقات دارند به عنوان نمونه تسویه حساب اعضایی که مبلغ پیش پرداخت سفت کاری را در پروژه های فدک و کشوری پرداخت نکرده اند و یا در پروژه گلستان که تسویه نکرده اند .

· پیمانکاران ، دفتر ، مشاور ، نظارت،بازرگانی

v برگزاری جلسات منظم ماهیانه هیئت مدیره ، هیئت امناء ، پیمانکار

v جهت کاهش بالاسری پروژه ها ،با اعلان عمومی و مناقصه پیمانکاران متوسط به بالا انتخاب شدند (باعث بروز تاخیرات ،افزایش موارد نظارتی می شود. )

v قیمت مصالح وارد شده پروژه ها : براساس قیمت تمام شده انبارمصالح به پروژه ها شارژ می شود و اگر مستقیم خریداری شود و وارد پروژه برود با همان قیمت به هزینه پروژه اعمال می شود.

v مغایرت ها بین میزان مصرف و میزان تحویل شده توسط دستگاه نظارت و دفتر فنی بررسی می شود .

· وام مهر پروژه ها :

v جهت افراز سند فدک کار زیادی انجام شده

v لزوم کمک مجتمع جهت اخذ وام

· لزوم تسریع در پروژه ها جهت استفاده از متریال های خریداری شده جهت جلوگیری از انبارداری مجدد و ...

موارد خاص هر پروژه :

· پروژه فدک: در نظر گرفتن ضریب تسریع در کار برای یکی از پیمانکاران که این پروژه شامل سفت کاری چهار بلوک ، استخر و موتور خانه بود با توجه به شروع نازک کاری نحوه محاسبه و پرداخت ضریب تسریع پروژه مشخص گردد .

در این پروژه ساخت استخر و موتور خانه دچار تاخیر گردید که در نهایت این قسمت کار با دادن ضریب تعدیل مجدداً به شرکت پیمانکار جهت ادامه واگذار گردید که از نظر اینجانب دلایل تاخیر و علت واگذاری مجدد قانع کننده نیست.

· پروژه کشوری:دریافت وام پروژه با مشکل سند مواجه شده است با این حال کاهش امکان پرداخت اعضاء در مرحله دوم نازک کاری و اخذ وام فاز 5 و 6 پروژه کشوری توسط ارتش ،لزوم پیگیری موثرتر تعاونی را می طلبد.

· گلستان :براساس اطلاعیه اقدام به فروش شده است .با توجه به تحویل این پروژه در سال 87 معوقات این پروژه، توسط تعاونی پیگیری شده که لازم است پیگیری تا حصول نتیجه انجام شود .

این پروژه در چند مرحله واگذار شد. اساس قیمت گذاری براساس میانگین قیمت خرید و قیمت کارشناس روز می باشد . تعاونی در مراحل مختلف هزینه های در پروژه انجام داده که از محل ذخیره پروژه کسر شده است .ودر مجموع تفاوت بین قیمت خرید و واگذارشده به اعضاء کمتر از 10 درصد می باشد که صورت های مالی مربوطه در سال های قبل به تایید مجمع رسیده است.در مورد این پروژه میتوان به تاخیر در آماده شده سندهای واحدها اشاره نمود.

· اصفهان ویلا :پیشرفت پروژه بسیار کند و پروژه دچار مشکلاتی مختلف شده است .به نظر اینجانب هر چقدر که پول واریز بشود ،پروژه از رکود خارج نمی شود چراکه پیمانکار دچار بحران شده است فرصت هادر این پروژه از دست رفته است اگر چه جلسات مختلفی برگزار شده ولی تصمیم گیری ها در این پروژه باید در زمانی کمتری صورت می گرفت تا وضعیت پروژه زودتر مشخص می شد .

این پروژه باید جزء اولیت اول تعاونی قرار گیرد و حداقل ماهی یکبار درپروژه جلسات برگزار شود.

· فولادشهر:مشخص شدن سریعتر وضعیت واحدهای خالی پروژه وشروع نازک کاری با توجه مثبت بودن پرداخت اعضاء و وام مهر در اجرای نازک کاری بحث مشارکت میتواند هزینه های بالاسری پروژه را کاهش دهد.

· پروژه صفائیه:تنها پروژه ای که زمین آن دولتی بود و در اختیار اعضای قرار گرفت که از هیچ امکان دولتی استفاده نکرده بودند با توجه به عدم دقت در انتخاب پیمانکار، نظارت نامناسب ، عدم توجه به مشکلات مطرح شده اعضاء، باعث گردیدپروژه با کیفیت مناسب اجرا نشود و اعضاء اعتراض نمودند که پس از طی مراحل مختلف رضایت اعضاء، از طریق جریمه پیمانکار و ذخیره در نظر گرفته شده جهت این پروژه پرداخت شد.

· پروژه مجلسی: قراردادها در این پروژه به نحوي تنظيم شده که کسي مسئول و پاسخگو نيست تا کنون جند شکایت از مراکز مختلف ارجاع شده است و جواب های مربوطه نیز داده شده که به نظر میرسد بهترین راه حل برای این پروژه اقدام مدیر محترم عامل مجتمع بود که ایشان به واحد حقوقی مجتمع دستور پیگیری حقوقی دادند و همجنین به تعاونی، که گزارشی از وضعیت پروژه،کیفیت ساخت و ساز و ... تهیه نماید که تعاونی گزارشی تهیه نمود و باید منتظر اقدامات واحد حقوقی مجتمع بود.

سایر موارد

مهمترين اقدامات انجام شده تعاوني در سال گذشته

ü پروژه ها:شروع نازک کاري پروژه هاي اصفهان ويلا ،فدک و کشوري،سفت کاري فولاد شهر،ارزيابي فاز 2و3و4 پروژه مجلسي.

ü مالي:دريافت وام مهر فولادشهر و بهارستان،طراحي و برنامه نويسي سيستم محاسبه امتياز بر اساس پول واريزي،پيگيري جهت وام مسکن مجتمع.

ü بازرگاني:خريد مصالح نازک کاري در تعهد تعاوني شامل کاشي و سراميک،هبلکس که حدود بيست درصد جهت اعضاء‌صرفه جويي حاصل شد و فعاليت های بازرگاني که سود قابل قبولي را به تعاوني تزريق نموده است.

ü حقوقي:پيگيري سند پروژه فدک جهت افراز اسناد

ü هيئت امناء‌پروژه ها:حضور و نظارت بر انتخاب پيمانکاران نازک کاري،خريد مصالح و حضور در پروژه ها

سایر موارد مهم و اولويت ها و اقداماتي که بايد در تعاوني صورت گيرد

ü پيگيري جهت اخذ وام مسکن مهر پروژه ها:با توجه به اينکه مرحله دوم نازک کاري دراواخر ماه هاي سال شروع مي شود و عدم امکان پرداختي اعضاء،پروژه‌ ها نياز به نقدينگي دارد.که در اين زمينه کمک و پشتيباني مجتمع مثل هميشه راه گشاست.

ü مشارکت در ساخت ساير پروژه هاي تعاوني:جهت گردش سرمايه هاي راکد تعاوني و لزوم پرداخت اقساط وام مجتمع

ü استفاده بهينه از دفتر تعاوني در جهت کاهش هزينه ها:بيش از دو ميليارد و چهارصد ميليون تومان صرف خريد اين پروژه شده است تا در آينده به عنوان يکي از پروژه هاي عمليات ساخت و ساز آن آغاز شود لذا با توجه به متراژ بالاي زيربنا و عمليات بازسازي که در آن انجام شده است ميتوان استفاده بهينه تر از آن نمود و از دفتر تعاوني در فولاد بيشتر استفاده کرد.

ü جذب و بکارگيري نيروي متخصص:در گزينش و جذب نيروهاي جديد بايد به گونه ايي اقدام شود که ميانگين تحصيلات پرسنل تعاوني افزايش يابد به خصوص در واحد بازرگانی

ü تقويت ساختارهاي نظارتي و بازرگاني :با شروع نازک کاري و افزايش حجم کار و تنوع آن ساختارهاي مورد نياز بايد ارزيابي و در صورت نياز تقويت شود تا نازک کاري پروژه ها و خريد به نحوه مطلوبي انجام شود.

ü کاهش هزينه هاي انبارداري با تسريع در اجراي پروژه ها جهت استفاده از کالاهاي خريداري شده و جلوگیری از انبارش کالا

ü به روز شدن اسناد مربوط به انبار

ü ارتباط بیشتر دفتر فنی با بازرگانی و مشاور جهت جلوگیری از دوباره کاری در زمینه مناقصات

ü استفاده از تجربه بازرگانی ایجاد شده در مدیریت قبلی و ادامه آن

ü افزایش کیفی پرسنل و افزایش حقوق پرسنل تعاونی

ü اختصاص درصدی از سود به پرسنل

نتیجه:

نقاط قوت تعاونی به قدری می باشد که توانسته پروژه ها را تا این مرحله برساند که جا دارد در اینجا از آقای رضازاده که با تلاش،کوشش و سعه صدر در این کار نقش بارزی بر دوش داشتند تشکر بنمایم .

گزارش فوق در جهت افزایش کیفیت خدمات تعاونی در خدمت به پرسنل زحمت کش فولاد می باشد که امید است با توجه به اینکه هیئت محترم تعاونی با تجربه،متعهد و متخصص در زمینه مسکن می باشند بتوانند این مسئولیت را با کمک و عنایت حضرت حق و با توان اعضای تعاونی که اکثر آنان جوان می باشند به بهترین نحوه به انجام برسانند.

لذا با توجه به ظرفیت ها و اقدامات انجام شده عملکرد هیئت مدیره و تعاونی مورد تایید اینجانب می باشد و امید موارد ذکر شده در دستور کار تعاونی قرار گیرد و از اینکه فرصتی بود تا در کار بزرگ سهمی کوچک داشته باشم خدواند را شاکرم.

با تشکر و سپاس فراوان

بازرس تعاونی مسکن

ابراهیم اسدی

گزارش بازرس در مجمع

مطالب مشابه :

تحلیل بنیادی فولاد مبارکه

ارزیابی شرکت فولاد مبارکه

شایعه در مورد فولاد مبارکه

پنج درصد از سهام فولاد هرمزگان فردا در فرابورس عرضه می شود

تجزیه و تحلیل فولاد مبارکه اصفهان

تحلیل بنیادی فولاد هرمزگان

گزارش بازرس در مجمع