مدیریت عملکرد سیستم HSE به کمک مدل کارت امتیازی متوازن

مقدمه:

مزایای حاصل از اجرای سیستم ایمنی، بهداشت و محیط زیست، سازمان ها را در مسیر بکارگیری و پیاده سازی این سیستم ها در فرآیندهای خود سوق داده است. سیستم مدیریت HSE از طریق تعریف و پیاده سازی آن در سازمان موارد ایمنی، بهداشت و محیط زیست را بصورت همزمان مورد توجه قرار می دهد. فقدان روش ارزیابی واحد جهت نظارت، ارزیابی و بهبود این سیستم ها سبب کاهش عملکرد سازمان ها، عدم رشد دانش و توانمندی های سازمانی، عدم شناخت و امکان استفاده از تجربیات سایر سازمان ها در این زمینه، عدم شناخت نقاط قوت سازمان و عدم شناخت و ارزیابی دوره ای برنامه های پیشرفت سازمان و غیره خواهد شد. از این رو کارت امتیازی متوازن به عنوان یک روش ارزیابی عملکرد می تواند جهت مدیریت عملکرد این سیستم ها مورد استفاده قرار گیرد.

1- سیستم ایمنی، بهداشت و محیط زیست:

امروزه سیستم های مدیریت محیط زیست و مدیریت ایمنی و بهداشت و زیر مجموعه های وابسته به آنها اهمیت خاص یافته است و بکارگیری اصول و الزامات این استانداردها در سازمانهای تولیدی و خدماتی در سراسر جهان دائما در حال گسترش و شکوفایی می باشد. پس از معرفی استانداردهای اخیر و نتایج موفقیت آمیز بکارگیری این رویکردها، امروزه بسیاری از سازمانها به نقش موثر پیاده سازی این نوع استانداردها در افزایش اثربخشی سازمانها و نقش مفید آنها در جهت اهداف سازمان پی برده اند.

در صورتی که سازمان ها به پیاده سازی سیستم های یکپارچهHSE بپردازند می توانند همزمان به اهداف کلی هر یک از سه زمینه فوق(ایمنی، بهداشت و محیط زیست) دست یابند:

ـ دستیابی به سطح قابل قبول ایمنی و کاهش مداوم حوادث ناشی از کار تا رسانیدن به پایین ترین حد ممکن

- حفظ و ارتقاء سلامتی کارگران و سلامت محیط کار و کاهش مداوم بروز بیماریهای شغلی تا پایین ترین حد ممکن .

ـ تحصیل استانداردهای لازم جهت کاهش و کنترل مداوم اثرات نامطلوب زیست محیطی.

مهمترین عناصر سیستم مدیریتی HSE عبارتند از:

1- رهبری و تعهد: تعهد در سطوح مختلف، از بالا تا پایین و فرهنگ حاکم بر سازمان جهت نیل به موفقیت

2- خط مشی و اهداف استراتژیک: ارزش، اصول عملکرد و آرمان حاکم بر سازمان در ارتباط با بهداشت، ایمنی و محیط زیست

3- سازمان، منابع و مستند سازی: سازماندهی نیروی انسانی، منابع و مستند سازی برای عملکرد مطمئن HSE

4- ارزیابی و مدیریت ریسک: تعیین و ارزیابی ریسک های HSE مربوط به فعالیت ها، محصولات و خدمات و توسعه(اجرا نمودن) اقدامات کاهش ریسک

5- طرح ریزی: اجرا طرح ریزی فعالیت های کاری نظیر طرح ریزی تغییرات و مقابله با وضعیت اضطراری

6- استقرار و پایش: کارآیی اجرا و کنترل فعالیت ها و چگونگی انجام اقدام اصلاحی در مواقع لزوم

7- ممیزی و بررسی مجدد: ارزیابی های دوره ای از کارآیی اجرا نظام، اثربخشی و کفایت آن

سیستم مدیریت HSE، سیستم یکپارچه ای است که از طریق تعریف و پیاده سازی آن در یک سازمان ، موارد ایمنی ، بهداشت و محیط زیست بصورت همزمان مورد توجه قرار می گیرند.

2- کارت امتیازی متوازن

در سال 1992 رابرت کاپلن و دیوود نورتن از دانشگاه هاروارد، روش ارزیابی متوازن را با هدف اجرای بهترین عملیات جهت ارزیابی عملکرد، پایه گذاری نمودند. این روش در یک سیستم مدیریت استراتژیک در انجام فرآیندهای مهم مدیریتی از قبیل:

- شفاف و روشن کردن چشم انداز و استراتژیها

- تسهیل در انتقال و تفهیم استراتژیها بین سطوح مختلف مدیریتی

- ارتباط میان اهداف استراتژیک و عملیاتی نمودن برنامه های استراتژیک به برنامه های اجرایی

- به وجود آوردن یک سیستم اندازه گیری و ارائه بازخورهای استراتژیک و ارتقای کیفیت یادگیری

- بررسی سازمان جهت درک نقاط قوت و ضعف ) فرصتهای بهبود(

به کار می رود.[3]

روش ارزیابی متوازن ابزار سودمندی برای وضوح دورنما و استراتژی سازمان در چهار محدوده، شامل: اهداف مالی، مشتریان، فرآیندهای مهم و کلیدی در موفقیت سازمان، یادگیری و رشد به حساب می آید. BSC اهداف و استراتژی های سازمان را از چهار منظر، تصویر می کند و به عنوان یک سیستم مدیریتی، سازمان را از چهار جهت می نگرد:

-1 از دید مالی

-2 از دید مشتری

-3 از دید فرآیندهای داخلی

-4 از دید رشد و یادگیری

سازمان ها خواهان دستیابی به نتایج مالی می باشند) سطح اول( از این رو برای دستیابی به این نتایج بایستی از رضایت و حمایت مشتریان خود برخوردار شوند و محصول با کیفیت مناسب را در زمان و با قیمت مناسبی در اختیار مشتریان قرار دهد (سطح دوم (، برای رسیدن به نتایج مورد انتظار در سطح مشتریان بایستی فرآیند های داخلی خود را تصحیح، توسعه و کنترل نموده (سطح سوم( و در سطح فرآیندها باید یادگیری سازمانی را تقویت و کنترل نمایند و به تقویت نرم افزارها و سخت افزارها و مهارت و دانش کارکنان بپردازند.(سطح چهارم[4](.

در برخی از مواقع ممکن است نیاز به بررسی تعداد بیشتری (یا کمتر) از منظرها برای بعضی سازمانها وجود داشته باشد، مثلا می توان در کنار فرآیندهای داخلی، ساختار سازمان را نیز بررسی کرد یا در کنار وجه مالی در شرکتهای دولتی، دولت را نیز بررسی نمود و به طریق مشابهی نیز می توان یک سطح را حذف کرد.

در مرکز دیاگرام روش ارزیابی متوازن چشم انداز و استراتژی دیده می شود، که برخلاف سیستم های عملکرد سنتی که کنترل های مالی را در قسمت اصلی و مرکزی خود داشته اند، استراتژی و چشم انداز سازمانی را مد نظر قرار می دهند.

3- ارزیابی عملکرد سیستم های HSE به کمک کارت امتیازی متوازن:

با توجه به مزایای حاصل از سیستم HSE اهمیت پیاده سازی مناسب این سیستم ها یک واقعیت انکار ناپذیر است. از این رو استقرار یک سیستم سنجش عملکرد در بهبود مستمر عملکرد سیستم HSE توصیه می گردد. جهت یادگیری و نمونه برداری از سازمان های پیشرو، سازمان نیاز به سنجش و ارزیابی عملکرد خود خواهد داشت. ارزیابی عملکرد سیستم های ایمنی، بهداشت و محیط زیست به منظور اندازه گیری، تحلیل و مدیریت عملکرد آن ها جهت کاهش ریسک ها، کاهش عوامل بالقوه آسیب رسان، کاهش عوامل زیست محیطی، افزایش ایمنی در محیط های کاری و ایجاد امکان بهبود مستمر در ارزش آفرینی و عملیات های مربوطه را موجب خواهد شد. در این مقاله از مدل کارت امتیازی متوازن جهت ارزیابی و مدیریت عملکرد در کلیه سطوح سازمان در زمینه HSE استفاده شده است. در ادامه منظرها و اهداف استراتژیک پیشنهادی جهت ارزیابی سیستم های HSE ارائه شده است.

3-1- منظرهای کارت امتیازی جهت ارزیابی سیستم های HSE:

کارت امتیازی متوازن دارای 4 منظر کلی می باشد و بر اساس شرایط و اهداف سازمان ممکن است که به این منظرها مواردی افزوده شده یا دچار تغییراتی شوند.

رویکرد سیستم HSE در هر سازمان، به سه منبع انسان، سرمایه و محیط زیست متمرکز می باشد. سرمایه در هر سازمان به کمک منظر مالی تحت پوشش قرار خواهد گرفت، اما منابع انسان (کارکنان سازمان) و محیط زیست به کمک منظرهای فوق تحت پوشش قرار نمی گیرند.

مشتریان یک سازمان از دیدگاه HSE همان کارکنان داخلی هستند که سازمان به دنبال برقراری ایمنی و بهداشت حرفه ای برای آنان می باشد. از این رو، منظر مشتری از نگاه HSE همان منظر کارکنان داخلی خواهد بود.

با توجه به اهمیت محیط زیست از نگاه سیستم HSE نیاز به یک منظر جدید برای برنامه ریزی جهت مدیریت زیست محیطی بسیار ضروری و مورد توجه خواهد بود.

علاوه بر نکات فوق جهت تعیین منظرهای مورد نیاز جهت سنجش سیستم HSE، به بررسی بین عناصر 7 گانه HSE و منظرهای BSC پرداخته می شود:

1- رهبری و تعهد: رهبری و تعهد، فرهنگ حاکم بر سازمان جهت نیل به موفقیت است، از این رو در تعیین آرمان سازمان، منظرها، اهداف استراتژیک و شاخص ها بسیار موثر خواهند بود. همچنین تاثیر بسیاری در نظارت بر برنامه های عملی سازمان خواهد داشت. از این رو نقش عنصر رهبری در همه مراحل بسیار پراهمیت و تاثیرگذار خواهد بود و لزوما در یک منظر جای نخواهد گرفت.

2- آرمان و اهداف استراتژیک: در این عنصر به تعیین آرمان و اهداف کلی سازمان پرداخته خواهد شد. نقش اصلی این عنصر در تعیین اهداف و آرمان سازمان بوده و مانند عنصر رهبری و تعهد لزوما در یک منظر جای نخواهد گرفت.

3- سازمان، منابع و مستند سازی: در این عنصر سازمان به مواردی چون منابع سازمان، کارکنان، پیمانکاران، آموزش، شایستگی و صلاحیت آنها متمرکز می شود. منظرهای مالی، رشد و یادگیری و مشتری(کارکنان داخلی) به پوشش این موارد می پردازند.

ارزیابی و مدیریت ریسک: در این عنصر تمامی فعالیت های سازمان جهت تعیین عوامل بالقوه و ارزیابی ریسک ها مورد توجه قرار می گیرد. عناصر اصلی مورد توجه جهت این ارزیابی در هر سازمان با توجه به سیستم سه گانه مورد توجه HSE(ایمنی-بهداشت-محیط زیست) کارکنان، محیط زیست، دارایی ها و منابع مالی است.

5-6- طرح ریزی فرآیندها – اجرا و پایش: در این عنصر به طرح ریزی فرآیندها جهت کاهش ریسک ها و اجرای آن ها پرداخته می شود. این عنصر به کمک منظر فرآیندهای داخلی تحت پوشش قرار می گیرد.

7- ممیزی و بررسی مجدد: این عنصر نیز در منظر رشد و یادگیری تحت پوشش قرار خواهد گرفت.

جهت نیل به موفقیت و حداکثر استفاده از توانایی و نقاط قوت کارت های امتیازی متوازن جهت ارزیابی HSE و با توجه به بررسی های صورت گرفته در بالا منظرهای پیشنهادی زیرمورد استفاده قرار خواهند گرفت:

1 – منظر مالی

2 منظر مشتری

3 منظر محیط زیست

4 منظر فرآیندهای داخلی

5 منظر رشد و یاد گیری(توسعه)

توضیحات و تعاریف مربوط به هر یک از این منظرها در زیر مورد اشاره قرار گرفته است:

1- منظر مالی

سنجه های مالی از اجزای مهم نظام ارزیابی متوازن هستند. سنجه های این منظر بیان می کنند که اجرای موفقیت آمیز اهدافی که در 4 منظر دیگر تعریف شده اند، نهایتا به چه نتایج و دستاوردهای مالی منجر خواهند شد. می توان همه تلاش و کوشش خود را صرف بهبود پارامترهای مربوط به ایمنی، بهداشت و محیط زیست نمود ولی اگر این اقدامات به نتایج ملموس در گزارش های مالی منجر نشود ارزش چندانی نخواهد داشت.

2- منظر مشتری(کارکنان)

در منظر مشتری سازمان باید به دنبال افزایش ایمنی در محیط های کاری، کاهش حوادث ناشی از کار، کاهش اثرات ناشی از تماس با مواد شیمیایی و غیره باشد. افزایش سطح بهداشت و آموزش کارکنان جهت استقرار صحیح سیستم های HSE در سازمان از جمله اهداف دیگر سازمان در زمینه کارکنان خواهد بود. در منظر کارکنان، سازمان به دنبال افزایش ارزش ایجاد شده برای مشتری و همچنین ارزش ایجاد شده برای سازمان توسط کارکنان می باشد.

3- منظر محیط زیست

در منظر محیط زیست سازمان به دنبال کاهش ریسک های زیست محیطی است. توجه به ضایعات، آلودگی ها و مواد شیمیایی حاصل از فعالیت سازمان های مختلف موضوعی است که به عنوان یک مسئولیت اجتماعی، قانونی باید مورد توجه سازمان ها قرار گیرد. اجرا و پیاده سازی برنامه های سیستم HSE در بخش مدیریت محیط زیست در این منظر مورد توجه قرار می گیرد.

4- منظر فرآیندهای داخلی

تحقق هر یک از اهدافی که از سوی ذینفعان تعیین می شود، مستلزم انجام یک یا چند فرآیند عملیاتی به صورتی کارا و اثربخش است. این فرآیندها باید در منظر فرآیندهای داخلی تعیین شده و سنجه های مناسبی جهت کنترل پیشرفت آنها توسعه یابد. برای برآورده ساختن انتظارات ذینفعان در چارچوب سیستم های HSE ممکن است به مجموعه کاملا جدیدی از فرآیندهای عملیاتی نیاز باشد.

5- منظر رشد و یادگیری

چگونه می توان به اهداف بلند پروازانه در منظر فرآیندهای داخلی، مشتری، محیط زیست و نهایتا سهام داران جامه ی عمل پوشاند؟ در واقع این اهداف و سنجه ها توانمندسازهای اهداف تعیین شده در 4 منظر دیگرند. وقتی اهداف و سنجه های مربوط به منظرهای مشتری، محیط زیست و فرآیندهای داخلی تعیین گردید بلافاصله شکاف موجود بین مهارت ها و قابلیت های مورد نیاز کارکنان و سطح فعلی این مهارت ها و قابلیت ها آشکار شده و فاصله بین فناوری اطلاعاتی مورد نیاز و سطح فعلی سیستم های اطلاعاتی سازمان به زودی مشخص خواهد شد. اهداف منظر یادگیری و رشد می بایست در جهت پرکردن و پوشاندن این شکاف ها و فاصله ها تعیین شوند و سنجه های مناسبی برای کنترل پیشرفت آن ها توسعه یابد.

3-2- اهداف استراتژیک سازمان در کارت امتیازی متوازن:

نکته مهم در BSC روابط علی و معلولی است. یک استراتژی، مجموعه ای از جزئیات راجع به علت ها و معلولهاست. سیستم اندازه گیری باید بتواند روابط علت و معلولی بین عوامل موجود در 5 منظر را واضح و آشکار ساخته، تا امکان اداره و اعتباربخشی آنها را فراهم سازد. زنجیره علی و معلولی باید هر 5 منظر پیشنهادی BSC را شامل شود. از این رو پس از تعیین منظرهای مورد نیاز در کارت های امتیازی جهت ارزیابی عملکرد سیستم های HSE سازمان باید به تدوین استراتژی های سازمان جهت هماهنگ سازی و همسو کردن منظرهای های مختلف پیشنهادی طرح شده در کارت امتیازی برسد. از این رو اهداف استراتژیک زیر جهت استفاده در هر یک از منظرهای پیشنهادی فوق مورد استفاده قرار خواهند گرفت.

سازمان ها جهت مدیریت عملکرد سیستم HSE به کمک کارت امتیازی متوازن پس از تعیین منظرهای مورد نیاز جهت ارزیابی،‌ به تعیین اهداف استراتژیک سازمان خواهند پرداخت. در بالا منظرهای پیشنهادی جهت ارزیابی سیستم HSE ارائه شده است. سازمان ها به کمک این منظرها خواهند توانست به مدیریت دارایی های نامشهود خود در زمینه ایمنی،‌ بهداشت و محیط زیست پرداخته و به کمک 4 منظر مشتری،‌ محیط زیست،‌ فرآیندهای داخلی و رشد و یادگیری در جهت رشد شاخص های مالی گام بردارند. زنجیره اتصال دهنده بین منظرهای 5گانه فوق اهداف استراتژیک، آرمان و چشم انداز سازمان خواهد بود. از این رو برای هر منظر اهداف استراتژیک جهت مدیریت استراتژیک از یک سو و از سوی دیگر ایجاد ارتباط بین منظرهای 5گانه پیشنهاد شده است. سازمان ها برای اجرایی شدن اهداف تعیین شده خود در زمینه HSE،‌ نیاز به تعیین شاخص هایی جهت برآورد و اندازه گیری میزان حرکت خود در زمینه های مورد نظر خواهند داشت.

سازمان پس از تعیین شاخص هایی در راستای اهداف تعیین شده در هر منظر،‌ خواهد توانست برنامه های عملی خود را مشخص نماید. برنامه های عملی سازمان به کمک کارت امتیازی نه تنها در سطح بخش ها و حوزه های سازمان،‌ بلکه قابل تعیین تا سطح افراد خواهد بود. از این رو سازمان هایی که به پیاده سازی HSE می پردازند،‌ جهت مدیرت عملکرد، رشد شاخص های مالی و غیر مالی و دارایی های مشهود و نامشهود به کمک BSC خواهند توانست اهداف استراتژیک سازمان خود را به سطح تک تک افراد سازمان تبدیل نمایند. از این رو تک تک افراد سازمان به نقش و وظیفه خود در جهت برآورده کردن آرمان و چشم انداز سازمان خود دست خواهند یافت.

4- نتیجه گیری و ارائه پیشنهاد:

با ظهور عصر رقابتی، اتکای تک بعدی به سیستم های اندازه گیری مالی جهت رقابت و کسب مزیت های پایدار، کافی نبوده و جهت بهبود عملکرد، سازمان ها باید سیستم های اندازه گیری و نحوه مدیریت خود را تغییر دهند و دیگر نمی توانند فقط به اندازه گیری جنبه های مالی اکتفا نمایند. در اندازه گیری های مالی سازمان، تنها سابقه عملکردهای مالی و مقایسه آن با دوره های گذشته مورد بررسی قرار می گیرد. کارت امتیازی متوازن علاوه بر عوامل و جنبه های مالی، عوامل و معیارهایی که وضعیت آینده سازمان را نیز مورد توجه قرار می دهند، بررسی می نماید. نقش سیستم HSE در سازمان و اهمیت اندازه گیری عملکرد آنها یک واقعیت انکار ناپذیر است، از این رو BSC به عنوان یک روش اندازه گیری عملکرد مناسب استراتژی ها و برنامه های عملیاتی را در کلیه سطوح سازمان منتقل نموده و بررسی می کند که به چه میزان اجرا می شوند. کارت امتیازی متوازن به عنوان یک روش مناسب جهت مدیریت عملکرد سیستم های HSE مورد توجه قرار گرفته است و نه تنها جهت ارزیابی عملکرد بلکه حتی به عنوان ابزاری جهت انتقال استراتژی و آرمان سازمان به سطوح عملیاتی و کارهای جاری افراد سازمان طراحی شده و از این رو به عنوان یک روش مدیریت عملکرد برای سیستم های HSE مورد توجه قرار گرفته است.

موضوعات زیر جهت مطالعات آتی برای علاقه مندان پیشنهاد می گردد:

- استفاده از سایر مدل های ارزیابی سیستم HSE و مقایسه با مدل BSC و ارائه راهکارهای بهبود

- اجرای مدل کارت امتیازی متوازن در یک سازمان جهت ارزیابی سیستم HSE و ارائه شاخص و برنامه های عملی برای آن سازمان

برگرفته از سایت دکتر محمد فام

مدیریت عملکرد سیستم HSE به کمک مدل کارت امتیازی متوازن

مطالب مشابه :

اعتبار بخشی بیمارستانها به همراه دانلود دستورالعمل ها و قوانین

جدیدترین سنجه های اعتباربخشی بیمارستانها

مدیریت عملکرد سیستم HSE به کمک مدل کارت امتیازی متوازن

خلاصه کتاب روشهای تحقیق در علوم اجتماعی نوشته ارل ببی ترجمه دکتر رضا فاضل - بخش دوم

پنجاه هزار مامای غیرشاغل در کشور

استفاده از اطلاعات براي حاكميت خدمات باليني

خلاصه روش تحقیق کمی

نقد و بررسی کتاب ایران پیشا سرمایه داری