دستور العمل اجرایی تدوین برنامه فرهنگی از سوی یک واحد روابط عمومی

دستور العمل اجرایی تدوین برنامه فرهنگی از سوی یک واحد روابط عمومی

(ویژه درس مدیریت فعالیت های فرهنگی مرکز علمی کاربردی جزیره کیش- خردادماه 1389)

گام اول- مطالعات اولیه: تعیین و شناسایی سازمان یا نهاد مربوطه

1- در قسمت اول، سازمان یا نهادی را که قصد دارید برای آن برنامه فرهنگی تدوین و طراحی کنید، مشخص نمایید.

2- اطلاعات لازم درباره سازمان یا نهاد مربوطه را جمع آوری و مطالعه نمایید. این اطلاعات شامل موارد زیر است:

- نوع سازمان (بر اساس شیوه فعالیت: تولیدی، خدماتی، توزیعی) یا (ماهیت فعالیت: اجتماعی- فرهنگی، اقتصادی، مذهبی، سیاسی، ورزشی، هنری)، تاریخچه تشکیل سازمان، نمودار یا چارت سازمانی، چشم انداز، رسالت و ماموریت سازمان، اهداف آن، نهادهای ذیربط آن، واحد یا بخش روابط عمومی سازمان (در صورت نداشتن واحد روابط عمومی، باید بررسی کنید کدام بخش سازمان، فعالیت های مرتبط با روابط عمومی را برعهده دارد) و سایر اطلاعات، لازم است. این اطلاعات را می توانید از طریق شیوه های زیر کسب کنید:

- مراجعه حضوری به سازمان

- گفتگو با افراد مطلع و آگاه سازمان

- سایت یا پایگاه الکترونیکی سازمان بویژه صفحه «درباره ما» در سایت مربوطه

- جستجوی منابع و مطالعات اسنادی شامل کتاب ها، مقالات، پژوهش های انجام شده، جستجوی اینترنتی و...

3- مفاهیم مرتبط با مدیریت استراتژیک برای تدوین یک برنامه یا فعالیت فرهنگی را یکبار کاملا مرور کنید. تعاریف، مراحل و غیره. در این مرحله، به صورت تئوریک باید با مفاهیم چشم انداز، رسالت یا ماموریت، اهداف کلی، اهداف جزیی، استراتژی، سیاست ها و خط مشی ها، روش ها و رویه ها و برنامه تفصیلی آشنایی کامل داشته باشید.

4- پس از آگاهی از فعالیت ها و شرح وظایف سازمان و مفاهیم مرتبط با برنامه ریزی استراتژیک، یک برنامه یا فعالیت فرهنگی برای سازمان یا نهاد مربوطه متناسب با اهداف و شرح وظایف آن مشخص کنید.

گام دوم- مراحل عملی تدوین پروژه

با توجه مطالعات قبلی و اطلاعات گردآوری شده درباره سازمان یا نهاد مربوطه، اکنون پروژه خود را با رعایت دقیق مراحل زیر تدوین نمایید:

1- صفحه عنوان: شامل نام و یاد خدا، نام دانشگاه همراه با آرم، نام مرکز، نام درس، عنوان پروژه (دقیق و پرهیز از کلی گویی)، تهیه کنندگان (نام سرگروه ابتدا ذکر شود و سایر اسامی به ترتیب حروف الفبا)، نام استاد، تاریخ تهیه و تنظیم پروژه.

2- صفحه فهرست مطالب: شامل عناوین و فهرست کامل تیترهای ارایه شده در هر صفحه و شماره صفحه روبروی هر عنوان

3- بیان مسئله:صفحه نخست پروژه شما بعد از صفحه عنوان و فهرست مطالب، بیان مسئله است. شروع صفحه با این تیتر آغاز شود: «بیان مسئله»: در این قسمت با توجه به موضوع انتخاب شده و سازمان مربوطه، کلیاتی درباره موضوع تحقیق خود ارایه و مسئله یا موضوع اصلی تحقیق خود را تشریح نمایید. این بخش متناسب با حجم تحقیق می تواند ترجیحا یک صفحه یا حداکثر 2 صفحه باشد.

4- ضرورت و اهمیت موضوع شامل الف- ضرورت و اهمیت نظری (علمی) ب- ضرورت و اهمیت عملی (کاربردی): بعد از بیان مسئله، تیتر بعدی شما، ذکر ضرورت و اهمیت موضوع است. در این قسمت ضمن تشریح اینکه چرا پرداختن به این موضوع تحقیق مهم و ضروری است، مهمترین موارد را به صورت فهرست وار نیز ذکر نمایید. ضرورت و اهمیت نظری یا علمی به صورت کلان و کلی است و ضرورت عملی یا کاربردی به صورت جزیی و ملموس است.

5- بیان اهداف (شامل الف- اهداف کلی ب- اهداف جزیی): هدف کلی شما همان موضوع تحقیق است که کمی بیشتر آن را تشریح می نمایید. اما اهداف جزیی برگرفته از هدف کلی و خرد کردن و طبقه بندی کردن آن است. این اهداف را به صورت فهرست وار ذکر نمایید. باید دقت کنید که تفاوت بین اهداف کلی و جزیی مشخص باشد و اهداف جزیی از دل اهداف کلی استخراج شده باشد. فعلا به اهداف جزیی در بخش تدوین برنامه استراتژیک کاری نداشته باشید. ذکر فهرست وار آن کافی است.

6- پیشینه تاریخی موضوع:در این بخش تاریخچه ای از سازمان یا نهادی که انتخاب کرده اید، بخش های مختلف سازمان با تاکید بر بخش های مرتبط با فعالیت ها و امور فرهنگی، جایگاه واحدها و زیرمجموعه های فرهنگی، چشم انداز، اهداف و شرح وظایف و فعالیت ها و مهمترین اقدامات انجام شده یا در دست انجام از سوی سازمان بویژه در «امور فرهنگی» را ذکر نمایید.

7- پیشینه تحقیق:چنانچه درباره سازمان یا نهاد مربوطه، در داخل یا خارج از سازمان، تحقیقات و پژوهش هایی صورت گرفته است که در قالب پژوهش یا طرح یا کتاب یا مقالات علمی و پژوهشی منتشر شده، و بویژه مرتبط با موضوع تحقیق شما یعنی تدوین یک برنامه فرهنگی برای آن سازمان است، در این بخش اشاره کنید. در غیر این صورت ذکر نمایید که درباره موضوع تحقیق شما، پژوهشی انجام نشده است و این تحقیق جزء نخستین پژوهش هایی است که در این زمینه انجام می شود.

8- چارچوب نظری: در این بخش، نقش روابط عمومی در پیشبرد و مدیریت امور فرهنگی یک سازمان یا سازمان مربوطه شما، در قالب نظریات و دیدگاه های صاحبنظران ارتباطات یا روابط عمومی یا امور فرهنگی در سطح کلان (نه دیدگاه های شخصی) را تشریح نمایید. کتاب های روابط عمومی و نظریات مرتبط با ارتباطات و فرهنگ، و نیز کتاب ها و منابع مربوط به مدیریت یا سایت های مختلف در این زمینه به شما کمک می کنند. ذکر یک نظریه یا دیدگاه و تشریح آن در قالب موضوع تحقیق حداکثر در دو سه صفحه کافی است.

9- روش شناسی (شیوه تهیه و تدوین برنامه استراتژیک)

9-1- چشم انداز Vision: در این بخش چشم انداز خودتان را با توجه به مطالعات قبلی درباره سازمان، در بخش برنامه فرهنگی موردنظرتان را بنویسید و در قالب یکی دو پارگراف توضیح دهید. چشم انداز باید آرمانی اما نه دور از واقعیت، به یادماندنی، بر اساس آگاهی و مطالعات قبلی، به یادماندنی، جذاب و مشخص کننده جایگاه و رتبه سازمان در خصوص زمینه یا برنامه موردنظر باشد.

9-2- رسالت (ماموریت) Mision:در این بخش رسالت ها یا ماموریت هایی که می تواند شما را به چشم انداز مورد نظر برساند، بنویسید و تشریح نمایید.

9-3- هدف (اهداف) کلی Goals:در این بخش اهداف کلی یا هدف کلی شما از اجرای برنامه فرهنگی ذکر می شود. این هدف کلی می تواند شامل یک هدف یا یکی دو هدف دیگر اما مرتبط و هم سطح با همدیگر باشد. در این بخش باید از تعابیر و اصطلاحات کلان استفاده نمایید. مانند ارتقای سطح... افزایش شناخت.... پیشروی به سوی... و مانند آن.

9-4- اهداف جزیی objectives:در این بخش، برخی از اهداف جزیی برنامه فرهنگی تان را که از هدف اصلی مشتق شده و کاملا در همان جهت است، ذکر نمایید. در ابتدا تعداد اهداف جزیی ممکن است بیشتر باشد اما اولویت بندی و ذکر کنید که این تحقیق در صدد دستیابی به این اهداف جزیی است. در این بخش ویژگی های اهداف جزیی را فراموش نکنید. برای هر هدف جزیی این ویژگی ها را ذکر نمایید. تعداد اهداف جزیی تان را زیاد نکنید. چهار پنج هدف جزیی کافی است.

نکات مهم :

الف-اهداف جزیی در این بخش را با دقت و حوصله زیاد ذکر کنید. توجه به که، کجا، کی، چه، چرا و چگونه.

ب-ویژگی های اهداف جزیی یا مسقوم در این بخش بسیار مهم است: مشخص و معین، سنجش پذیر، قابل حصول، واقع گرایانه و مرتبط، مقید به زمان.

ج- مثال: هدف من کسب درآمد 100 میلیون تومانی از طریق شروع تجارت فرش ایرانی در سراسر جهان، طی یکسال آینده است که بازاریابی آن از طریق اینترنت انجام می شود تا وضعیت اقتصادی و حرفه ای من نسبت به گذشته بهبود یابد.

در این مثال، ویژگی های اهداف جزیی کاملا ملموس است: هدف جزیی، مشخص است: کسب درآمد، سنجش پذیر است: 100 میلیون تومان، قابل حصول است: به خاطر تجارت فرش ایرانی در سراسر جهان، واقع گرایانه و مرتبط است: با توجه به ماهیت فعالیت و بازاریابی اینترنتی و شناخته شده بودن فرش ایرانی، مقید به زمان است: یکسال آینده.

در این مثال عناصر ششگانه مثال هم مشخص است: که: من، کجا: سراسر جهان، کی: یکسال آینده، چه: کسب درآمد 100 میلیون تومانی، چرا: برای بهبود وضعیت اقتصادی و شغلی، چگونه: از طریق تجارت فرش ایرانی و بازاریابی اینترنتی. که در اینجا تجارت فرش ایرانی: استراتژی و بازاریابی اینترنتی: خط مشی و سیاست محسوب می شود و در مراحل بعد، می تواند روش های جزیی تری داشته باشد.

9-5- استراتژی Strategy:در این بخش، راهبردهای کلان برای دستیابی به چشم انداز و هدف برنامه فرهنگی خود را مشخص نمایید. مهمترین راهبرد کلان برای هر یک از گروه ها، قبلا مشخص شده است. به همان راهبرد کلان اشاره و آن را تشریح کنید و سایر استراتژی ها را فقط فهرست وار نام ببرید.

9-6- روش ها و رویه هاMethod: در این بخش سیاست ها، خط مشی ها، متدها و روش های جزیی رسیدن به هدف را عنوان کنید. تقسیم بندی روش ها و طبقه بندی آنها به گونه ای که شما را به هدف برساند، بسیار اساسی است. روش های جزیی باید از استراتژی ها یا راهبردهای کلان اخذ شده باشند.

نکته مهم: سیاست ها و خط مشی ها، کلان تر و کلی تر از روش ها و رویه ها هستند اما در اینجا برای پرهیز از دشواری و پیچیدگی موضوع، در یک بخش با عنوان روش ها و رویه ها ذکر شده اند.

10- تهیه چک لیست اقدامات مهم و ضروری: در این بخش، مهمترین اقدامات مربوط به برنامه فرهنگی خود را – که متناسب با فعالیت های روابط عمومی است- در قالب چند عنوان کلی و تعدادی زیر عنوان به صورت فهرست وار در یک جدول ذکر نمایید. این جدول، چند بخش دارد: ردیف، شرح فعالیت یا اقدام، تاریخ شروع، تاریخ پایان، مسئول اجرا (نام هر یک از تهیه کنندگات طرح در گروه خودتان) و توضیحات. این چک لیست ها را می توانید با ریز و جزیی کردن روش ها و رویه ها، به دست آورید. چک لیست ها به شما کمک می کنند تا در مرحله بعد، نمودار گانت خود را ترسیم نمایید.

11- ترسیم نمودار گانت: در این بخش، یکبار دیگر، توضیحات مربوط به ترسیم نمودار گانت را مطالعه نموده، سپس نمودار گانت را با توجه به چک لیست تهیه شده، ترسیم نمایید. شرح فعالیت ها در محور عمودی، تاریخ شروع و پایان آنها در محور افقی با توجه به زمان درنظرگرفته شده برای فعالیت فرهنگی باید در نمودار گانت مشخص باشد. مثلا ترسیم آن به صورت هفتگی، ماهانه، دوماهه، سه ماهه یا فصلی، شش ماهه، یا سالانه.

نکته مهم: با توجه به نوع پروژه و برنامه فرهنگی تان، از نمودار هفتگی یا ماهانه گانت استفاده کنید. یعنی محور افقی نمودارتان، به صورت هفتگی یا ماهانه تقسیم بندی شده باشد.

12- سازماندهی: در این بخش،با ترسیم چارت یا نمودار تشکیلاتی برنامه فرهنگی موردنظر، تعداد منابع انسانی یا نیروهای لازم و نیز شرح وظایف آنها را مشخص نمایید.

13-بودجه بندی: برای بودجه بندی توجه به بخش های زیر ضروری است:

13-1- تعیین منابع مالی اجرای طرح: در این بخش، منابع تامین مالی برای اجرای طرح یا برنامه فرهنگی را مشخص نمایید.

13-2- تعیین امکانات و تجهیزات مورد نیاز: در این بخش، مجموعه ای از امکانات و تجهیزات مورد نیاز از جمله امکانات سخت افزاری یا نرم افزاری برای اجرای برنامه فرهنگی تان را به صورت ریز، مشخص و فهرست نمایید.

13-2- تعیین و برآورد هزینه های قابل پیش بینی: در این بخش تمامی هزینه های مالی قابل پیش بینی برای فعالیت فرهنگی تان را به صورت ریز در قالب جدولی شامل ردیف، عنوان، تعداد، قیمت واحد، قیمت کل و توضیحات در محور افقی، و فهرست یا شرح اقلام هزینه در محور عمودی ترسیم و ذکر نمایید. برای شرح اقلام هزینه، و طبقه بندی آنها از نمودار گانت، و امکانات و تجهیزات مورد نیاز در بخش قبل، کمک بگیرید. اقلام هزینه را در عناوین کلی و زیر عنوان طبقه بندی کنید.

13-3- برآورد هزینه های غیر قابل پیش بینی: بخشی از جدول را نیز برای هزینه های غیر قابل پیش بینی درنظر بگیرید و آن را برآورد کنید. حتما ذکر نمایید که هزینه هایی غیر قابل پیش بینی شامل چه مواردی می توانند باشند. کلیات آن را ذکر نمایید.

13-4- درآمدهای حاصل از اجرای طرح: در صورتی که برنامه فرهنگی تان درآمدهایی را نیز به دنبال دارد، آن درآمدها را در قالب جدولی شامل ردیف، شرح درآمد، محل کسب درآمد، میزان درآمد و توضیحات ذکر کنید. مثلا برگزاری یک همایش که اخذ هزینه شرکت در همایش، برگزاری دوره آموزش تخصصی درباره موضوع همایش یا مشارکت سایر سازمان ها به عنوان حامی همایش با کسب درآمد همراه است.

14- نتایج و پیشنهادها: در این بخش که مرحله پایانی تدوین برنامه فرهنگی شماست.

14-1- جمع بندی: در ابتدا در چند پاراگراف به طور مختصر جمع بندی از کل برنامه تدوین و اجرا شده را ذکر نمایید. هدف کلی، ضرورت و اهمیت، استراتژی و مهمترین روش های تدوین برنامه در این جمع بندی آورده می شود.

14-2- مهمترین نقاط قوت و نقاط ضعف تدوین و اجرای برنامه فرهنگی تان را با توجه به عوامل سازمانی (درونی)، و فرصت ها و تهدیدها با توجه به عوامل محیطی (بیرونی) در قالب مدل SWOT به طور فهرست وار ذکر نمایید.

14-3- برای ارزیابی برنامه یا فعالیت فرهنگی تان، پرسشنامه ای مختصر در قالب چند سوال مهم در خصوص ارزیابی شرکت کنندگان از برنامه فرهنگی تان طراحی کنید. (این پرسشنامه در بخش پیوست های تحقیق آورده شود)

14-4- مهمترین نتایج حاصل از اجرای این برنامه فرهنگی را با توجه به چشم انداز، ماموریت، اهداف کلی و جزیی، استراتژی ها و روش ها نام برده و تشریح نمایید.

پیوست های پروپوزال (طرح پیشنهادی) برنامه فرهنگی از سوی واحد روابط عمومی:

- سند چشم انداز جمهوری اسلامی ایران یا افق 1404

- آیین نامه ها یا دستور العمل های مرتبط با فعالیت های سازمان

- چارت یا نمودار تشکیلاتی سازمان

- پرسشنامه مربوط به ارزیابی نظرات شرکت کنندگان از برنامه فرهنگی روابط عمومی

- سایر مدارک و اسناد مربوط به پروژه

دستور العمل اجرایی تدوین برنامه فرهنگی از سوی یک واحد روابط عمومی

مطالب مشابه :

آموزش ترسیم نمودار گانت در نرم افزار اکسل

جایگاه مهندسی صنایع در مقایسه با مدیریت و سایر رشته ها

دستور العمل اجرایی تدوین برنامه فرهنگی از سوی یک واحد روابط عمومی

جایگاه WBSدر نت ( Work Breakdown Structure )

نمودار ها در اکسل

انواع جدول زمانبندی فرایند تحقیق Ganlt chart method

دانلود رایگان برنامه زمانبندی گانت چارت(gantt-chart) در فرمت اکسل(مهندس حسن فراهانی)