اصطلاحات اداری

اصطلاحات اداری
ابلاغ : نوع رساندن و کیفیت ارسال احکام و فرمان ها و دستورات و وصول آن از سوی گیرنده است . در اصطلاح حقوقی به رساندن اوراق قضایی به وسیله ی مامور مخصوص یا اشخاص دیگری که در حکم یا ورقه قید شده باشد. درامور قضایی ابلاغ جز مراحل دادرسی است .
ابلاغ، در لغت به معناي رساندن است؛ رساندن نامه يا پيامي‌به كسي يا كساني، اما در اصطلاح اداري و قضايي كاربردهاي مختلفي دارد. در اصطلاح اداري، حكمي‌است كه از مقام بالا به مقام پايين‌‌تر، به‌منظور انتصاب، مأموريت و غيره نوشته ميشود. در اصطلاح قضايي و حقوقي عبارت است از : ”تسليم رونوشت حكم غيابي به محكوم عليه غايب يا قائم مقام قانوني او” (فرهنگ معين).
ابلاغ گاه به‌صورت ”ابلاغيه” نيز به‌كار مي‌رود كه نادرست است، چون در فارسي تك واژه مؤنث نداريم. كلمة ابلاغ، گاه در نامه‌ها و به‌ويژه در پايان‌نامه‌ها، به معناي اعلام و رساندن، در عبارت‌هايي همچون : ”ابلاغ فرماييد” ، ”امر به ابلاغ فرماييد” نيز به‌كار مي‌رود.
ابلاغ نامه : در اصطلاح قضایی دو برگ مخصوص است که با اوراق دادخواست و پیوست های آن به طرف دعوی ابلاغ می شود و یک برگ آن بازگردانده و در پرونده ضبط می شود
ابلاغیه : به هر ورقه ای که از سوی مقامی ذی صلاح صادر شود و مطلبی را ابلاغ کند ابلاغیه می گویند .
اجاره نامه : عقدی است که به موجب آن مستاجر مالک منافع عین مستاجره می شود
احضار نامه : ورقه ای که در آن دادگاه یا قاضی به حضور کسی اعم از متهم یا مطلع یا گواه به دادگاه و مراجع قضایی کرده باشد
اخطار : یادآوری رسمی یک یا چند مطلب در حدودمقررات جاری است
ارزشیابی : ارزشیابی واحدی است در اداره که مسئولیت کنترل ، نظارت و رسیدگی به چگونگی کار وضعیت کارکنان و شکایت های رسیده به آن اداره را بر عهده دارد . گاه به جاي ارزشيابي، ارزيابي به‌كار مي‌رود كه به‌اين معنا درست نيست.
ارجاع : عبارت از سپردن نامه به یکی از مرتبطان نامه است .
اسـاس‌نـامـه : قانوني است كه براي ادارة هر انجمن، مجلس يا سازماني اجتماعي، سياسي و فرهنگي تنظيم مي‌شود، يا مجموعة مواد يا ويژگي‌هايي است كه براي تشكيل شركت، حزب يا انجمني تنظيم مي‌شود.
استناد : اين كلمه عربي و مصدر لازم و در لغت به معنی پشت دادن ، پشت نهادن به سوی چیزی ، توجه وتکیه دادن به موضوعی است و در اصطلاح اداری تکیه بر مدارک و نامه ها و مکاتبات قبلی است . هنگام توجه دادن مخاطب به پشتوانه قانونی و اداری نامه ای ، از این لفظ استفاده می شود و قانون و مقررات مورد استناد را مستند نامه می گویند
اسناد جاری : اسنادی چون سفته ، چک ، برات و سهام که قابل خرید و فروش و جنبه ی تجاری دارند سند تجاری محسوب می شوند
اسناد غیر جاری : اسنادی چون قول نامه ،وکالت نامه ، رهن ، اجازه ، صلح که قابل خرید و فروش نیستند غیر تجاری هستند
اسناد رسمی : تمامی اسناد تجاری و غیر تجاری مشروط بر این که درادارت ثبت اسناد و املاک یا در دفاتر اسناد رسمی ثبت شده باشند ، اسناد رسمی تلقی می شوند
اسناد رسمی حقوقی : هر یک از اسناد در صورت ثبت در دفتر اسناد رسمی و درستی تاریخ امضا و تایید آنها اسناد رسمی و حقوقی محسوب می شوند
اسناد عادی : هر یک از اسناد چون قول نامه ، وکالت نامه و ... وقتی در دفاتر اسناد رسمی ثبت نشوند عادی تلقی می شود
اطلاعیه : خبر یاپیامی است که ازطریق وسایل ارتباط جمعی برای آگاهی دیگران از کاری توزیع و پخش می شود
اعـلام : اعلام، به معناي ”آگاهانيدن” و ”آگاه كردن” و ”شناساندن” است و با افعال ”مي‌دارد” و ”مي‌نمايد” و ”مي‌كند” و ”مي‌شود” و ”مي‌گردد” به‌كار مي‌رود. ”اعلام نظر” هم زماني به‌كار مي‌رود كه فرستنده براي اجراي كار، نياز به نظر مشورتي شخص ثانوي دارد و با ذكر آن از مخاطب يا مقام بالاتر نظرخواهي مي‌كند.
اقدام مقتضی یا اقدام لازم : مجموعه کارهایی که در مورد خاص لازم و قانونی وضروری و درحیطه اختیارات است
پـی نـوشـت : از دو جزء ”پی” (اسم) و ”نوشت” (فعل ماضی سادة سوم شخص) ساخته شده است. یعنی صفت مفعولی مرکب مرخم (کوتاه شده) است که به معنای ”پایین نوشته شده” ، یعنی مطلبی که در پایین نامه نوشته شده به کار می‌رود.
تلـفنگرام : واژه‌ای فرانسوی است و به معنای ”مخابره” یا اعلام خبر است که به منظور تسریع در کار به وسیلة تلفن بیان می‌شود تا گیرنده آن را بنویسد. در زمان حاضر دستگاه ”دورنگار” (فاکس) کاربرد ”تلفنگرام” را محدود کرده است.
دورنـگار (فاکس) : دورنگار معادلی است که فرهنگستان زبان و ادب فارسی برای واژة فاکس اروپایی تصویب و پیشنهاد کرده است. دو معادل دیگر این واژه ”نمابر” و ”دورنویس” است. دورنگار دستگاهی است که تصویر هرگونه نوشته و نقشی را با داشتن رمز طرف مقابل برای دستگاه مشابه خود می‌فرستد.
عطـف (بازگشت) : عطف، واژه‌ای عربی و مصدر لازم به معنای مایل شدن به چیزی و برگشتگی و بازگشت است. معادل فارسی آن ”بازگشت” یا ”در بازگشت” است. در اصطلاح اداری، هرگاه نامه‌ای از طرف اداره‌ای رسیده باشد و ما بخواهیم به آن پاسخ دهیم یا استناد کنیم یا توجه مخاطب را به آن جلب کنیم، می‌نویسیم : ”عطف به نامة شمارة تاریخ که می‌توان به جای کلمة ”عطف” (عربی) ”بازگشت” (فارسی) نگاشت، که پیش تر هم اشاره کردیم.
مـتـبـوع : واژه‌ای عربی و اسم مفعول و به معنای ”پیروی شده” یا ”تبعیت شده و اطاعت شده” در برابر ”تابع” است که همراه کلمه هایی چون : اداره، وزارت، دولت، کشور و ریاست به کار می‌رود، نظیر : ادارة متبوع، وزارت متبوع، کشور متبوع، ریاست متبوع و غیره . بدیهی است املای این کلمه نباید با واژة ”مطبوع” (دلپسند) اشتباه شود.
مـدیـریـت : در برخی سازمان‌ها و مؤسسات، واحدهای اداری گوناگونی. مسؤولیت حوزه‌ای مشخص را با شماری کارمند و زیر نظر رئیس یا مسؤول آن مؤسسه بر عهده دارند که‌این واحدها را مدیریت و مسؤول آنها را مدیر می‌نامند.
نباید فراموش کرد که کلمات : ”مدیریت” ، ”معاونت” ، ”ریاست” ، ”فرماندهی” و نظایر آن مصدر است و نباید آنها را برای اسم ذات (شخص) به کار برد
انديـكاتور (نامه‌نـما) : خوشبختانه براي اين كلمة فرانسوي، فرهنگستان زبان و ادب فارسي اخيراً ”نامه‌نما” را ساخته است، گرچه در نظر اول معناي جامعي ندارد. در اصطلاح اداري، انديكاتور يا نامهنما دفتري است كه تاريخ و شماره و خلاصة نامههاي وارد و صادر در آن ثبت و شمارة ترتيب دفتر به روي نامه‌ها زده مي‌شود.
ایـفاد : ایفاد از باب افعال است و از ”وفد” به معنای ”به رسولی آمدن نزد کسی” گرفته شده است. ”افاده” هم از این خانواده است. ”وافد” اسم فاعل آن و به معنای ”اینده” و ”به رسولی رونده” است. ایفاد در لغت به معنای فرستادن و روانه کردن است.
ايندكـس (نمـايه) : خوشبختانه براي واژة ايندكس نيز فرهنگستان واژة ”نمايه” را ساخته است. اين واژه انگليسي است و معناي شاخص و فهرست را نيز مي‌دهد. در تداول اداري ”اندكس” تلفظ مي‌شود. و نيز دفتر راهنمايي است كه نامه‌هاي ثبت شده در دفتر ”نامه‌نما” براساس شماره‌هاي خاص در آن شماره‌گذاري مي‌شود و جست‌وجوي نامه از طريق آن به سهولت صورت مي‌گيرد.
بازرسی : بازرسی رسیدگی به وضعیت سازمان هاست که یا از طرف سازمان بازرسی کل کشور انجام می گیرد و یا در صورت نیاز از طرف خود سازمان یک یاچند نفر به صورتی از پیش تعیین شده یابه شکل سرزده و بی خبر به امور مربوط به آن سازمان یاشکایت های مطرح شده درباره کارکنان آن سازمان می پردازد
بـايـگانـي : بايگاني از واژه‌هاي مصوب فرهنگستان سابق است (به‌جاي آرشيو) و بهمعناي مكاني است كه در آنجا نامهها و اسناد دولتي يا خصوصي را نگهداري مي‌كنند تا در موقع نياز به آساني بتوان به آنها دسترس پيدا كرد. البته اخيراً رايانه در بسياري مواقع پاسخگوست و نيازي به مراجعه به بايگاني و ملاحظة اصل نامه احساس نمي‌شود.
بخش نامه : حکم یا دستوری است که از سوی مقامات بالاتر مدیریتی در وزارت خانه ها ، موسسه ها در نسخه های متعدد برای آگاهی همه یا قسمتی از کارکنان باتعیین نوع و چگونگی انجام دستوراتی معین تهیه و ارسال می شود
بخش نامه و یا دستور العمل به دستوراتی گفته می شود که وزیران (رؤسای دستگاهها) خطاب به همکاران قلمرو مأموریت خود، درمقام تفسیر و بیان شیوه اجرای قوانین و مقررات و یا به منظور حسن اجراء و تنظیم امور داخلی صادر می نمایند.
دستورالعمل نوشته ای است که چگونگی انجام کار و وظیفه رده های پایین تر را در انجام ماموریت های اداری بیان می کند . دستورالعمل بررسی جزئیات مسئولیت ها و راه انجام دادن آنهاست . دستور العمل درحقیقت دستور و شیوه انجام دادن آیین نامه ها و مقررات اداری است
بخشنامه که به آن متحدالمال می گویند یعنی تعلیم و تعلیمات کلی و یکنواخت به صورت مکتوب ، که از طرف مقام اداری به مرئوسین برای ارشاد به مدلول و طرز تطبیق قانون یا ایین نامه داده می شود و نباید مخالف قانون یا آیین نامه باشد و اگر مخالف صریح قانون نباشد از سوی مرئوس لازم الاتباع است .(دستورالعمل : توسط شوراها و کمیسیون ها وضع می شود ، تعیین ضوابط اجرایی برای واحدها است برای ارائه اطلاعات فنی و عملی) .
دستـورالعمل : نوشتهاي است كه چگونگي اجراي كار و وظيفة رده هاي پايين تر را در اداي وظايف اداري و مأموريت ها بيان مي‌كند. دستورالعمل، بررسي جزئيات و مسؤوليت ها و طريق اجراي آنهاست. دستورالعمل در حقيقت، دستور و شيوة چگونگي اجرا كردن آيين نامه‌ها و مقررات اداري است. ناگفته نماند كه تركيب ”دستور” (فارسي) با ”عمل” (عربي) درست نيست، لكن اين تركيب سال هاست به كار مي‌رود و ديگر نمي‌توان آن را از زبان فارسي بيرون راند. فارسي اين كلمه ”دستور كار” است كه به لحاظ معنا ، جامع نيست.
آیین نامه : آييـن‌نـامـه مجموعة مقرراتي است كه هر مؤسسه اعم از عمومي‌ يا خصوصي به‌منظور تنظيم امور مؤسسة خود تهيه و تدوين مي‌كند. همچون آيين‌نامه‌هاي مؤسسات دولتي، انجمن‌هاي محلي، احزاب، شركت‌ها، آموزشگاه‌ها و جز آن.
آیین نامه ها سه نوع اند. اعتبار آیین نامه منوط است به اینکه اولا مغایر قانون عادی نباشد ثانیا تکالیف جدیدی برای مردم ایجاد نکند الف) آیین نامه های اجرایی : مقرراتی هستند که به حکم صریح یا ضمنی قانونگذار برای تکمیل قانون وضع می شوند . به علت عدم استقلال ذاتی آنها به آنها آیین نامه های غیر مستقل نیز می گویند. ب) آیین نامه جایگزین قانون یا آیین نامه های تفویضی: مقرراتی که با اذن صریح قانونگذار توسط قوه مجریه تدوین می شوند اما ماهیتا با قانون فرقی ندارند. ج) آیین نامه مستقل : مقامات اجرایی به موجب اصل 138 می توانند در حدود اختیاراتشان اقدام به وضع آیین نامه نمایند. این نوع آیین نامه ها مستقل از قانون برای انتظام روابط افراد به کار می روند بسیار متنوعند مانند آیین نامه های انتخاباتی ، شهرداری ، امور مالی ، استخدامی ..... . مقامات واضع آن هیات وزیران ، وزیر ، استاندار ، فرماندار ... می باشند. و به صورت ذیل تقسیم بندی می شوند آیین نامه های مستقل سازمان دهنده خدمات عمومی ، آیین نامه های مستقل انتظامی ، آیین نامه های مستقل ضرورت (در شرایط اضطراری تصویب می شوند) .                                                                                                                                                                         تصویب نامه : مقرراتی است که مراجع و مقامات دولتی در حدود صلاحیت در امور معین و مشخص وضع می نمایند در اموری غیر از امور مورد نظر قانونگذار . مجوز حقوقی دولت در وضع تصویب نامه ناشی از مسئولیت است .تصویب نامه محتوی امری معین و محدود است به صورت متن واحد تدوین می شود ولی آیین نامه مشتمل بر قواعد عام و کلی متعدد و مرتبط است. مصوبه : تصمیمات شوراها ، هیات ها و کمیسیون ها است به مفهوم اخص کلمه . ابلاغیه یا ابلاغ وزارتی یعنی هدایت ادارات در اختیار و تکلیف وزیر است اگر به مورد خاص باشد دستور وزیر را ابلاغ وزارتی گویند و اگر به طور کلی باشد بخشنامه وزارتی گویند.
”مصوب” است كه البته ”مصوبه” به پيروي از اسم مؤنث عربي در فارسي آمده و كاربرد آن به لحاظ آنكه در فارسي تك واژ مؤنث نداريم، نادرست است ولي به سبب كاربرد مكرر آن نمي‌توان آن را نادرست انگاشت ولاجرم بايد آن را پذيرفت. اين كلمه هنگامي‌به كار مي‌رود كه مي‌خواهند مطلبي را به‌صورت قانوني و لازم الاجرا درآورند و مي‌گويند : ”به تصويب رسيده” يا ”تصويب شده” است.
به بیان دیگر ؛ مصوبه، اسم مفعول و مؤنث مصوب است و در اصطلاح هرگونه قانون يا مطلبي را كه در مجلس يا شورايي لازم الاجرا تشخيص مي‌دهند و ابلاغ مي‌كنند، مصوبه مي‌نامند. براي اين اصطلاح، صورت جمع، يعني ”مصوبات” هم مي‌گويند. اشاره كرديم كه در فارسي تك واژ مؤنث نداريم لكن اين كلمه در فارسي جا افتاده و چاره‌اي جز پذيرفتن آن نيست.
تـصويـب : مصدر متعدي عربي و به معناي ”صواب شمردن” ، ”راست و درست دانستن” ، ”به درستي خبري حكم كردن” است. اين واژه نيز، هم خانواده با ”مصوب” و
و مصوبه است و هنگامی به کار میرود که می خواهند مطلبی را به صورت قانونی ولازم الاجرا درآورند و دراین مورد از عبارت هایی مانندفلان مطلب تصویب شد ، به تصویب رسید استفاده می شود
پـاسـخ : پاسخ يا در پاسخ، اصطلاحي است نزد يك به ”عطف” (عربي) يا ”بازگشت” (فارسي)، كه هنگام جواب دادن به نامة اداري يا شخصي به كار مي‌رود. البته ”عطف” ، گاه، توجه دادن مخاطب به نامه‌اي است و ممكن است معناي ”بازگشت” يا ”پاسخ” را دربر نداشته باشد. برخي اوقات به جاي كلمة ”پاسخ” (فارسي) ، ”در جواب” هم نوشته مي‌شود.
پـيـرو : اين كلمه از دو جزء ”پي” (اسم) و ”رو” (بن مضارع) ساخته شده و صفت فاعلي مركب مرخم به معناي ”به دنبال رونده” است. وقتي نامه يا نامه‌هايي به جايي فرستاده مي‌شود و پاسخ دريافت مي‌گردد، در نامه يا نامه‌هاي بعدي از لفظ ”پيرو” استفاده مي‌كنند. مثلاً مي‌نويسند : پيرو نامة شمارة 4287 تاريخ 12 بهمن 80 به اطلاع يا به استحضار مي‌رساند :
يا : پيرو نامه‌هاي شمارة 21756 و 97142 ، به تاريخ 25 بهمن و 30 اسفند 80 به اطلاع مي‌رساند :
پی نوشت : از دو جز پی و نوشت تشکیل شده است و به معنای پایین نوشته یعنی مطلبی که در پایین نامه و کاغذ می نویسند می باشد .
پیوست : واژه ای فارسی و به مفهوم پیوستن و الحاق نمودن مطلبی به نامه است . مترادف آن واژه های عربی ضمیمه و منضم و به انضمام می باشند . می نویسند به پیوست تقدیم یاارسال می دارد . منضم به .... است . بهتر است از به کار بردن مترادف های عربی آن خودداری شود. لكن برخي كاربرد آن را غلط مي‌دانند، زيرا اين كلمه مصدر مرخم و به مفهوم ”پيوستن” و ”الحاق نمودن” (مصدر ساده و مركب) است و بهتر است آن را به جاي ضميمه به كار نبريم. مترادف اين واژه، ”ضميمه” ، ”منظم” و ”به انضمام” عربي است. برخي از كلمة ”به همراه” استفاده مي‌كنند.
تشـكيـلات : به مجموعه‌اي هماهنگ و موزون كه سلسله مراتب، هدف و وظايف و ارتباطات معيني دارا باشد، تشكيلات گفته مي‌شود.
تلـفنگرام : واژه‌اي فرانسوي است و به معناي ”مخابره” يا اعلام خبر است كه به منظور تسريع در كار به وسيلة تلفن بيان مي‌شود تا گيرنده آن را بنويسد. در زمان حاضر دستگاه ”دورنگار” (فاكس) كاربرد ”تلفنگرام” را محدود كرده است.
دورنـگار (فاكس) : دورنگار معادلي است كه فرهنگستان زبان و ادب فارسي براي واژة فاكس اروپايي تصويب و پيشنهاد كرده است. دو معادل ديگر اين واژه ”نمابر” و ”دورنويس” است. دورنگار دستگاهي است كه تصوير هرگونه نوشته و نقشي را با داشتن رمز طرف مقابل براي دستگاه مشابه خود مي‌فرستد.
تلکس : واژه ای فرانسوی و نام دستگاهی است که به وسیله آن پیام نوشتاری به صورت مستقیم بین دو مشترک مبادله می شود یا به پیامی گفته می شود که از طریق دستگاه تلکس مخابره می کنند
تلگراف : واژه ای فرانسوی است و نام دستگاهی است که به وسیله ی آن پیامی را از راه دور مخابره می کند و آن مرکب است از دستگاه فرستنده و دستگاه گیرنده و سیم های رابط .
تلگرافي : اين تركيب، صفت نسبي و منسوب به تلگراف است كه از واژة فرانسوي تلگراف و حرف ”ي” فارسي ساخته شده است. در اصطلاح به مفهوم ”شيوه تلگراف يا وسيلة تلگراف” است و بيشتر وقتي به كار مي‌رود كه كوتاه كردن صحبت يا سرعت در عمل مورد نظر باشد.
تلگرام : واژه ای فرانسوی است و به مفهوم مطلب یا پیامی اس که به وسیله دستگاه تلگراف مخابره می شود
جلسه : نشست های مسئولان اداره یا صاحب نظران در زمان و مکان معین برای حل موضوع خاص اداری یا تصمیم گیری های مقتضی
حسـابـداري : دايرة رسيدگي به دخل و خرج هاي هر سازمان را كه زير نظر حسابدار و به كمك يك يا چند تن ديگر، اداره مي‌شود، حسابداري مي‌گويند. مسؤوليت رسيدگي به كلية حسابهاي مالي هر اداره بر عهدة ”ذي حساب كل” آن اداره است.
حکم : دستور کتبی مقامات صلاحیت دار وزارت خانه ها و موسسات دولتی درحدود قوانین ومقررات مربوطه است که به موجب آن اموری چون دستور انجام کاری یا فسخ آن ، امتیاز، کیفیت انجام ماموریت ، انتصاب به وی محول می شود
حکم کارگزینی : حکمی که از سوی کارگزینی هر اداره یا سازمان صادر شده و وضعیت اداری و استخدامی و رتبه و ترفیعات و میزان حقوق و مزایای فرد را در قالب فرم هایی به دارنده حکم ابلاغ می کند
دايـره : جزيي از بخش به شمار مي‌رود كه زيرنظر مستقيم مسؤول بخش، وظايف تعيين شده را انجام مي‌دهد.
دبيـرخـانه : دبيرخانه، واحد اداري مشخصي است كه ادارة امور دفتري را براساس روشهاي تدوين شده برعهده دارد. وظيفة مهم دبيرخانه، نظارت برنامه‌هاي رسيده و ثبت و توزيع نامه‌هاي وارد يا صادر شده است. دبيرخانه ممكن است به روش ”متمركز” ، ”غيرمتمركز” يا ”نيمه متمركز” اداره شود.
دستور : جمله کوتاهی که معمولاً مدیران در پای نامه ها یا هامش نامه ها و دستور اقدام ، انجام ، منع و ... کاری را می دهند
دستور جلسه : تصمیماتی است که درجلسه برروی آنها بحث و بررسی و مذاکره و تصمیم گیری می شود
ذي حسـاب : ارجح ترين فرد در رسيدگي به حساب و كتاب پولي و هزينه هاي هر مؤسسه را ”ذي حساب” و حوزة مربوط به وي را ”ذي حسابي” مي‌گويند.
ذی ربط : واحدهای مرتبط
راهکار : برنامه و ارائه طریقی را که به منظور حل و فصل کاری پیشنهاد می شود ، راهکار نامیده می شود .
رده : واژه فارسی و به معنی دسته و طبقه است و دراصطلاح اداری به سطحی از سطوح تشکیلاتی یک مجموعه می گویند که انجام وظایف و ماموریت های کلی را تا حد تعیین شده به عهده دارد
رونوشت : نسخه های مکرر یک نامه اداری که به دلیل پیگیری یااطلاع ، به واحدهای دیگر فرستاده می شود
رئیس : فردي را كه مسؤوليت مستقيم هماهنگ سازي مسؤولان و سياست هاي هر سازمان و مؤسسه را با حكم مقام برتر بر عهده دارد، رئيس اداره يا سازمان مي‌گويند. البته در برخي موارد وظايف رئيس فراتر از عرف است. مثلاً رئيس سازمان صدا و سيما را كه مقام معظم رهبري تعيين مي‌كند، نمي‌توان با رئيس فلان اداره قياس كرد. در اين قبيل موارد رئيس تا حد وزير شناخته مي‌شود. نوشتن كلمة ”رييس” نادرست است، چراكه اولاً ”رئيس” عربي است و طبق قاعده چنانچه پيش از همزه حرف مفتوح و پس از آن ”اي” كشيده باشد، همزه روي پاية خود ثابت مي‌ماند. ثانياً همزه در كلمة ”رئيس” در ريشة كلمه است و تبديل به ”يا” نمي‌شود.
سرپـرسـت : مسؤول موقت هر سازمان را در زماني كه رئيس آن مؤسسه انتخاب نشده است، سرپرست مي‌گويند. البته به مسؤولان ثابت برخي مؤسسات نيز سرپرست ( مدیر سطح عملیاتی) گفته مي‌شود. همچنین به مسؤولی که شرایط احراز پستی نداشته باشد نیز سرپرست گفته می شود.
سند : طبق ماده 1384 قانون مدنی هر نوشته ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد . سنـد هر مطلب و نوشته و مدركي كه بتوان به آن اعتماد و استناد كرد، به‌ويژه نوشته‌اي كه از پشتوانة قانوني و اجرايي برخوردار است، سند مي‌گويند. سند را به سند عادي و رسمي‌مي‌توان تقسيم كرد. نوشته‌اي كه در مرجعي ذي صلاح تنظيم نشده باشد، ”سند عادي” و نوشته‌اي را كه در مرجعي صلاحيت دار تنظيم شده باشد، ”سند رسمي” مي‌گويند.
در تعريفي ديگر : اسنادي را كه درخور طبقه بندي و حفاظت باشد، اسناد رسمي‌مي‌نامند. قبلاً اشاره كرديم كه قانون مدني كشور در مادة 1284 خود سند را اين گونه تعريف كرده است : ”سند عبارت است از هر نوشته‌اي كه در مقام دعوي يا دفاع قابل استناد باشد. ”
كه البته‌اين ماده قانون در زماني به تصويب رسيد كه نوار و فيلم و ساير موارد سند، تلقي نمي‌شده است. چه بسا امروزه مداركي نظير ارائة فيلم و نوار به دادگاه سند تلقي شود و درخور نفي يا اثبات باشد.
شخص حقوقی : مجموعه افراد یک انجمن ، حزب ، شرکت و موسسه که حقوق و تکالیف وی از طریق دولت طبق مقررات خاص شناخته می شود
شخص حقیقی : شایستگی افراد برای برخورداری از حقوق و تکالیف معین خود و اجرا و اعمال آنها
شـرح وظـايـف : تعيين و تبيين حدو وظايف، اختيارات و مسؤوليتهاي هر جزو اداري را با توجه به اهداف هر مجموعه كه در قالب ضوابط و مقررات و قوانين مربوط باشد، شرح وظايف مي‌نامند.
صورت جلسه : ثبت تمامی محتوای جلسات مدیران ، صاحب نظران در برگه های مخصوص وبایگانی و نگاهداری آنها
ضابطه : چهارچوب و مقررات و حدود تعیین شده برای امور مختلف یک سازمان را که توسط مراجع ذی صلاح در نظر گرفته شده است ضابطه یا ضوابط اداری می نامند
طرح : هرگونه پیشنهاد برای پیاده شدن برنامه و یا رفع مشکلی را طرح می گویند در طح باید به عملی بودن و مقرون به صرفه بودن توجه داشت
عطـف (بازگشت) : عطف، واژه‌اي عربي و مصدر لازم به معناي مايل شدن به چيزي و برگشتگي و بازگشت است. معادل فارسي آن ”بازگشت” يا ”در بازگشت” است. در اصطلاح اداري، هرگاه نامه‌اي از طرف اداره‌اي رسيده باشد و ما بخواهيم به آن پاسخ دهيم يا استناد كنيم يا توجه مخاطب را به آن جلب كنيم، مي‌نويسيم : ”عطف به نامة شمارة …… تاريخ …… كه مي‌توان به جاي كلمة ”عطف” (عربي) ”بازگشت” (فارسي) نگاشت، كه پيش تر هم اشاره كرديم.
فرمان : حکمی است که از سوی شخص و مقام بزرگ کشوری یا لشگری جهت انجام امور با مسئولیت های خطیر صادر می شود
قـانـون : سلسله قواعدي كه شكل حكومت و سازمان قواي سه گانة كشور و حقوق مردم و تكاليف آنان را در برابر دولت و مقررات اداري مشخص مي‌كند، قانون مي‌نامند. قانون چارچوبي كلي است كه‌ايين نامه‌ها، مرام نامه‌ها، اساس نامه‌ها و دستورالعمل ها و ديگر مقررات اداري نبايد با آن مغاير باشد و همة آنها بايد در چارچوب قانون، تهيه و تدوين شود.
قـائـم مقـام : فردي را كه در غياب رئيس يا مسؤول هر سازمان و مؤسسه عهده دار تمام يا قسمتي از اختيارات وي مي‌شود، قائم مقام مي‌نامند.
قول نامه : نوشته ای که امضا کنندگان آن قول به انجام رساندن معامله را با سند رسمی به یکدیگر می دهند .
کارگزینی : قسمت مهمی از هر سازمان که پرونده های کارکنان و امور مربوط به آنها از قبیل رسیدگی به حقوق ، ترفیع پایه ، تعیین و اعلام محل خدمت و کارهایی از این دست را در اختیار و حوزه خود دارد و در چارچوب قانون و زیر نظر مقام بالاتر به این امور می پردازد کارگزینی خوانده می شود .
گزارش کار : نگارش اخبار ، اطلاعات ، دیده ها ، شنیده ها ، حقایق ، رویدادهد ،عملکرد ها ، نارسایی های سازمان و تجزیه وتحلیل منطقی آنها به منظور رسیدن به راه حل های درست است .
لایحه : پیش نویس قوانین را که از طرف هیات دولت برای بررسی و تصویب به مجلس شورای اسلامی ارائه می شود لایحه می گویند .
ماموریت : تکلیفی را که از طرف مراجع ذی صلاح به صورت شفاهی یا کتبی و به منظور بررسی و انجام کاری به فرد یا تشکیلاتی معین داده می شود ماموریت می گویند
مـتـبـوع : واژه‌اي عربي و اسم مفعول و به معناي ”پيروي شده” يا ”تبعيت شده و اطاعت شده” در برابر ”تابع” است كه همراه كلمه هايي چون : اداره، وزارت، دولت، كشور و رياست به كار مي‌رود، نظير : ادارة متبوع، وزارت متبوع، كشور متبوع، رياست متبوع و غيره . بديهي است املاي اين كلمه نبايد با واژة ”مطبوع” (دلپسند) اشتباه شود.
مدیریت : سومین سطح سازمانی است که انجام بخشی از وظایف معاونت یا دستگاه را در زمینه فعالیت های مطالعاتی ، تحقیقاتی و اجرایی بر عهده دارد و در مقایسه با دفتر و اداره کل از نظر اندازه و حدود فعالیت ها در حد نازلتری است . در برخي سازمان‌ها و مؤسسات، واحدهاي اداري گوناگوني. مسؤوليت حوزه‌اي مشخص را با شماري كارمند و زير نظر رئيس يا مسؤول آن مؤسسه بر عهده دارند كه‌اين واحدها را مديريت و مسؤول آنها را مدير مي‌نامند. نبايد فراموش كرد كه كلمات : ”مديريت” ، ”معاونت” ، ”رياست” ، ”فرماندهي” و نظاير آن مصدر است و نبايد آنها را براي اسم ذات (شخص) به كار برد
مسوولیت مستقیم و غیر مستقیم : هرگاه مسئول و مقام بالاتر بدون واسطه ،در کار و برنامه رده های پایین تر دخالت و نظارت داشته باشد و امر و نهی کند مسئولیت مستقیم و اگر با واسطه و غیر مستقیم بر کار زیردست نظارت داشته باشد مسئولیت غیر مستقیم است .
مکاتبات اداری : به مجموعه مبادلات اداری در شکل های مختلف ، مکاتبات اداری می گویند . هر نوشته ای که حاوی یک یا چند موضوع اداری بوده و به عنوان وسیله ارتباط در داخل و خارج وزارت خانه ، سازمان یا موسسه مورد استفاده قرار می گیرد.
مقررات : مجموعه مصوباتی که برای هماهنگی ، اداره و نظم در امور ، توسط یک جمع صلاحیت دار تهیه و تدوین می شود و خلاف قانون کلی حاکم بر نظام حکومتی نیست مقررات نامیده می شود .
نامه ادار ی : نامه های رسمی وقتی در یک اداره وارد و ثبت شوند اداری نامیده می شود
نامه های برون سازمانی : نامه هایی که از یک سازمان یا موسسه یا وزارت خانه به خارج از آن سازمان یا اداره نوشته می شود
نامه خبری : در این نامه نتیجه کار یا خبری به اطلاع گیرنده می رسد
نامه درخواستی : نامه هایی که حاوی درخواست و تقاضا از واحد هم سطح یا بالاتر باشد
نامه های درون سازمانی : نامه هایی که در داخل یک سازمان ، اداره یا بخش بین واحدهای مختلف نوشته یا رد و بدل می شود
نامه های رسمی : نامه هایی که به طور رسمی و با آداب خاصی میان افراد یا سازمان ها و یا دوسازمان نوشته می شود
نامه عادی : نامه های معمولی که میان ادارات رد و بدل می شوند و درجه اهمیت پایین تری دارند .
نامه غیر عادی : نامه هایی که درجه اهمیت و امنیت بالاتری دارند
نامه غیر عادی غیر مستقیم : نامه هایی که جز رئیس ، مسئولان ذیربط نیز حق بازکردن و رسیدگی به آنها را دارند
نامه غیر عادی مستقیم : نامه هایی که بدون واسطه و تنها رئیس یا مسئول اداره حق بازکردن آنها را دارند
وکالت نامه : وکالت عقدی است که به موجب آن یکی از طرفین طرف دیگر را برای انجام امری نایب خود می کند
هـامـش : واژه‌اي است عربي و در لغت به معناي حاشيه و مرز، در برابر انضباط متن نامه و كتاب و در اصطلاح اداري مترادف با ”پي نوشت” و ”حاشيه” است.
بخش : بخش، مجموعه‌اي كوچك‌تر از اداره است كه زيرنظر آن كار مي‌كند و ممكن است خود شامل چند زير مجموعة ديگر با عنوان ”دايره” باشد.
ضـابطه يا ضوابـط اداري : چارچوب و مقررات و حدود تعيين شده براي امور گوناگون هر سازمان و مؤسسه را كه مراجع يا مقامات ذي صلاحي در نظر گرفته اند، ضابطه يا ضوابط اداري مي‌نامند.
كميـسيون : كميسيون، واژه‌اي فرانسوي است و به معناي مجموعة افراد منتخب هر سازمان يا تشكيلات است كه براي بررسي و دنبال كردن موضوع يا مسئله‌اي خاص گردهم مي‌آيند.
گـردش كـار : شروع و بررسي و تجزيه و تحليل كارهاي انجام شده دربارة برنامه‌اي ويژه را كه همراه با پيشنهاد براي تصميم مقتضي به ردة بالاتر مي‌فرستند، ”گردش كار” مي‌نامند.
لايـحه : پيش نويس قوانين تسليم شده از طرف هيئت دولت به مجلس را ”لايحه” مي‌نامند. تا زماني كه‌اين لوايح به تصويب مجلس نرسيده است، ”لايحه” نام دارد، اما پس از آن ”تصويب نامه” است.
مسـؤوليت مستـقيم يـا غـيرمسـتقيم : هرگاه مسؤول و مقام بالاتر بدون واسطه، در كار و برنامة رده هاي پايين تر مداخله و نظارت كند و امر و نهي نمايد، مسؤوليت مستقيم و اگر با واسطه و غيرمستقيم بر كار زيردست خود نظارت كند، مسؤوليت غيرمستقيم دارد.

اصطلاحات اداری

مطالب مشابه :

قوانین و مقررات اداری

سوالات عملی بایگان

چگونگی تهیه و تنظیم نامه های اداری

اصطلاحات اداری

ساعات کار کارمند(نون حلال)

سوالات متداول در خصوص هيات هاي رسيدگي به تخلفات اداري

آشنایی با دفتر دادگاه

آیین نگارش و مکاتبات اداری (فصل هفتم)