نحوه کار با نرم افزار هلو بخش دوم

تنظیمات مربوط به طرف حساب

اطلاعات اول دوره/ تنظیمات نرم‌افزار/ طرف حساب

با انتخاب گزینه اخطار سقف اعتبار اشخاص، اگر مانده بدهی شخص بیش از حد اعتبار وی شود. برنامه، قبل از تأیید سند به طور خودکار پیغام خواهد داد. (حد اعتبار شخص را در قسمت معرفی طرف حساب (7F)/ مشخصات مالی/ می‌توانید مشخص نمایید)، می‌توانید علیرغم پیغام ظاهر شده، آن را تأیید و ثبت سند را ادامه داده یا از ادامه ثبت سند خوداری نماید.

کالای اولیه انبار

گروه‌بندی کالا

در این قسمت اطلاعات کالاهایی که در انبار دارید، کالاهایی که خریداری نموده و یا می‌فروشید را باید به صورت طبقه‌‌بندی شده در برنامه ثبت نمایید.

نحوه تعریف کالاها در نرم‌‌افزار هلو به این صورت است که کالاها باید در سه سطح طبقه‌بندی و تعریف شوند. سطح اول گروه اصلی (در مواقع لزوم از گروههای اصلی می‌توان به عنوان انبار استفاده کرد)، سطح دوم گروه‌های فرعی و سپس سطح سوم نام کالا، گروه‌های اصلی کالاها در صورت داشتن چند انبار، می‌تواند نام انبار، گروههای فرعی، تنوع کالاها و در قسمت کالای اولیه نام کالا انتخاب و معرفی شوند. جهت آشنایی بیشتر، محصولات شرکت طرف نگار را معرفی می‌نماییم، ابتدا یک گروه اصلی به نام نرم‌افزار هلو، یک گروه فرعی به نام فروشگاهی، گروه فرعی دیگری به نام شرکتی سپس نام کالاها را ساده، متوسط و پیشرفته تعریف می‌کنیم، با این تعریف در فرم وضعیت انبار می‌توان، از موجودی تعدادی و ریالی نرم‌افزارهای ساده، متوسط و پیشرفته، گروههای فرعی فروشگاهی و شرکتی یا کل گروههای فروشگاهی و شرکتی یا کل نرم‌افزارها طی دوره، گزراش تهیه نمود.

با انتخاب این گزینه، فرم‌افزایش و اصلاح طبقه‌بندی نمایش داده می‌شود که با کلیک بر روی دکمه افزودن گروه اصلی می‌توانید نام گروه اصلی مورد نظر خود را وارد نمایید. در این قسمت می‌توانید تا 100 گروه اصلی اعریف نمایید. جهت اصلاح نام گروه اصلی با کلیک بر روی دکمه اصلاح گروه اصلی می توانید نام گروه اصلی مورد نظر را اصلاح نمایید و همچنین جهت حذف یک گروه اصلی با کلیک بر روی دکمه حذف گروه می‌توانید گروه مورد نظر را حذف نمایید. توجه داشته باشید در صورتی که برای یک گروه اصلی، گروه فرعی تعریف کرده‌اید، باید ابتدا گروه‌های فرعی مربوط به آن گروه اصلی را حذف و سپس گروه اصلی مورد نظر را حذف نمایید. برای تعریف یک گروه فرعی ابتدا گروه اصلی که می‌خواهید گروه فرعی مورد نظر زیر مجموعه آن باشد، را انتخاب نموده، سپس گزینه «انتخاب گروه فرعی» را انتخاب نموده و پس از آن دکمه افزودن گروه فرعی را کلیک نمایید. در قسمت مربوطه نام گروه فرعی را وارد نمایید. در هر گروه اصلی می‌توانید تا 100 گروه فرعی تعریف و در هر گروه فرعی می‌توانید تا 1000 نام کالا به سیستم معرفی نمایید.

کالای اولیه انبار

برای تعریف کالای جدید، پس از انتخاب گروه اصلی و فرعی، با کلیک بر روی دکمه کالای جدید، نام کالا و در صورت تمایل کد کالا را وارد نمایید، از کد کالا برای جستجوی کالا استفاده می‌شود.

در صورتی که بخواهید کد کالا را به صورت ترکیبی از حروف و اعداد وارد نمایید، برای جدا کردن حرف از عدد به جای کاراکتر "-" از کاراکتر "-" (ممیز عددی که در سمت راست کلید صفر در قسمت کلیدهای عددی سمت راست کیبورد قرار دارد) استفاده نمایید. به طور مثال کد کالا را به صورت الف، 12 وارد نمایید.

نکته: چنانچه گروههای اصلی و فرعی از پیش تعریف نشده باشند، دکمه‌ کالای جدید غیر فعال است، برای معرفی گروههای اصلی و فرعی در این فرم، از دکمه گروه جدید استفاده نمایید.

پس از تعریف یک کالا، باید سایر مشخصات مربوط به آن را وارد نمایید.

در قسمت مشخصات اصلی می‌توانید اطلاعاتی مانند میانگین قیمت خرید، قیمت فروش، آخرین قیمت خرید و غیره را وارد نمایید. توجه نمایید کادر مربوط به میانگین قیمت خرید و تعداد فقط در اول دوره امکان ورود اطلاعات را به صورت مستقیم دارند و بعد از انجام عملیات انتهای اول دوره تغییر موجودی فقط از طریق فاکتور خرید یا فروش امکان دارد و همچنین میانگین قیمت نیز فقط با صدور فاکتور خرید امکان پذیر است.

چنانچه کالا دارای موجودی باشد، ورود میانگین قیمت خرید، در ابتدای دوره ضروری است، در غیر این صورت ارزش ریالی اولیه کالا، صفر در نظر گرفته شده و چون روش قیمت‌گذاری کالا در نرم‌افزار هلو میانگین موزون است، علاوه بر تأثیر عدد صفر در سود و زیان با ورود خرید و قیمت‌های جدید، عدد صفر ابتدای دوره محاسبه میانگین قیمت خرید کالا نیز تأثیر گذاشته، آن را به طور اتوماتیک تغییر خواهد داد. بنابراین باید هنگام صدور فاکتور، قیمت خرید را تغییر دهید.و در قسمت قیمت فروش باید قیمت فروش یک واحد کالا، را وارد نمایید. در قسمت آخرین قیمت خرید، باید آخرین قیمتی که کالا را خریداری نموده‌اید، را وارد نمایید. در صورتی که کالای مورد نظر در ابتدای دوره موجودی نداشته باشد، می توان تعداد را صفر در نظر گرفت. در قسمت توضیحات می توانید توضیحاتی را در رابطه با کالا ثبت نمایید.

واحد کالا

جهت فعال نمودن امکان واحد کالا در اول دوره باید گزینه نمایش واحد کالا ا از مسیر اطلاعات اول دوره/ تنظیمات نرم‌افزار/ فاکتور/ کالا را انتخاب نمایید، سپس درقسمت اطلاعات اول دوره/ کالای اولیه انبار/ کالای اولیه انبار/ امکانات (10F)/ واحد کالا می‌توانید واحد کالا را با استفاده از کلید‌های Enter یا Insert در فرم گشوده شده، سطر جدیدی ایجاد نمایید که ابتدا نام با عنوان واحد اندازه‌گیری کالا را تعریف سپس در ستون تعداد هر واحد، تعداد در یک واحد وارد نمایید. به عنوان مثال واحد را عدد و تعداد در واحد را 1 یا واحد را کارتن و تعداد در واحد را 24 که نشان دهنده وجود 24 واحد کالا در یک کارتن است را، در قسمتهای یاد شده قرار دهید.

نکته: در حالتی که تعداد در واحد بیشتر از 1 است، حتماً باید از مسیر تنظیمات مدیریتی/ تنظیمات نرم‌افزار/ فاکتور/ کالا در قسمت نوع فعالیت در فاکتور، گزینه «تعداد × واحد × فی» را انتخاب نمایید.

دکمه حذف واحد جهت حذف واحد تعریف شده در برنامه، در نظر گرفته شده است.

در قسمت مشخصات فنی می‌توانید اطلاعات فنی مربوط به یک کالا مانند مدل، کارخانه سازنده و غیره را وارد نمایید. در قسمت تاریخ، تاریخ معرفی کالا درج می‌گردد که با توجه به نوع فعالیت‌های مختلف، ممکن است استفاده‌های متفاوتی داشته باشد. در قسمت مکان، محل استقرار کالا تعیین می‌گردد، به عنوان مثال: طبقه چهار، قفسه دو، ردیف یک انبار، در قسمت مدل، مدل کالا و در قسمت سازنده، سازنده کالا قابل تعریف است. در قیمت مشخصات فنی می‌توانید 6 مشخصه فنی مختلف برای کالا ثبت نمود که در گزارشات کالا از انها استفاده می‌شود. برای تعییر نام مشخصات فنی می توانید از مسیر اطلاعات اول دوره/ تنظیمات نرم‌افزار/ کالا/ کار خدماتی اقدام نمایید.

در قسمت مشخصات تنظیمی تعداد حداقل و حداکثر کالا را وارد نمایید. در قسمت حداقل مقدار نقطه سفارش کالا ( حدی که تعداد کالا نباید از ان کمتر شود)، وارد می‌گردد، چنانچه در اثر فروش و خروج کالا از انبار، تعداد کالا از این حد کمتر شود، برنامه پیغام خواهد داد. در قسمت حداکثر مقدار حداکثر تعداد کالایی که می‌تواند در انبار وجود داشته باشد و موجودی نباید بیش از آن شود وارد می‌گردد، در صورت ورود کالا بیش از این مقدار، برنامه پیغام خواهد داد، میزان حداقل و حداکثر را می‌توان براساس ظرفیت انبار و یا گزینه‌های دیگری مانند مدت زمان خرید یا غیره تعریف نمود. لازم به ذکر است که ورود اطلاعات در قسمتهای مشخصات فنی و تنظیمی، اجباری نیست.

پس از تعریف یک کالا و ثبت اطلاعات و مشخصات مربوط به آن در صورتی که بخواهید نام کالا را اصلاح نمایید، باید بر روی دکمه اصلاح نام کلیک و در صورتی که بخواهید کالای مورد نظر را حذف نمایید باید بر روی دکمه حذف کالا کلیک نمایید، دقت نمایید که اگر کالا در طی دوره موجودی داشته یا حتی یک بار برای آن فاکتور صادر شده باشد، نمی‌توان آن را حذف نمود. جهت حذف این موارد باید ابتدا فاکتورهای مربوط به آن کالا را حذف نموده سپس نام کالا را حذف نمایید.

برای ورود کالاها به صورت لیستی، باید بر روی دکمه ورود لیستی کلیک نمایید. در فرم ورود کالا به صورت لیستی ابتدا گروه اصلی و فرعی مورد نظر را انتخاب، سپس کد، نام، تعداد، قیمت خرید و فروش کالاها را در لیست وارد نمایید. در صورت نیاز به تعریف کالای تکراری، گزینه امکان ورود کالای تکراری را انتخاب نمایید. در صورتی که این گزینه را فعال نکنید، اگر یک کالا را دو بار در فرم تعریف نمایید، برنامه به شما پیغام خواهد داد در این فرم با کلیک راست موس می‌توانید مشخصه‌های دیگری از کالا مانند واحد، سازنده، مدل و غیره را به مشخصه‌های موجود در فرم اضافه نمایید. برای حذف کلیه کالاهای تعریف شده در فرم، دکمه حذف کل لیست و برای حذف یک کالا دکمه حذف یک کالا را کلیک نمایید. برای کپی از یک کالای تعریف شده، آن سطر از فرم را انتخاب نموده و سپس دکمه کپی از سطر را کلیک نمایید. با کلیک بر روی دکمه گزارش لیست فوق می‌توانید از لیست کالاهای تعریف شده، گزارش تهیه نمایید.

جهت جستجوی نام یک کالا در کلیه گروه‌ها می‌توانید با کلیک بر روی دکمه امکانات و انتخاب گزینه «جستجوی نام کالا» می توانید یک کالای خاص را براساس نام یا کد آن جستجو نمایید. با وارد نمودن هر کدام از حروف صفحه کلید در قسمت نام کالا، فرم جستجو ظاهر می‌شود، جستجو به صورت پیش فرض براساس عنوان کالا است، جهت تغییر نوع جستجو از نام به کد و بالعکس از کلید 5F استفاده نمایید. با استفاده از کلید 6F در بالای فرم جستجو، گزینه نمایش کلیه کالاها دارای کلمه ظاهر می‌شود که با درج حروفی از نام کالا (حداقل دو حرف)، کلیه کالاهایی که دارای آن شرط هستند مشاهده می‌گردند و با فشردن کلید 7F شرط کلمه خاص برداشته شده و کلیه کالاها مشاهده می‌گردند با استفاده از کلید 9F می توانید جستجو را براساس گروه فرعی تغییر دهید، در کادر مربوطه تمام یا قسمتی از نام گروه فرعی را وارد نمایید، کلیه کالاهای زیر مجموعه آن گروه فرعی مشاهده می‌شود با کلیک راست ماوس در این فرم می‌توانید عملکرد این کلیدها را مشاهده نمایید.

برای تهیه گزارش از کالاها و گروه اصلی و فرعی تعریف شده در برنامه باید از مسیر اطلاعات اول دوره/ گزارش اطلاعات وارد شده/ کالا استفاده نمایید. با انتخاب این گزینه فرم انتخاب شروط برای گزارش انبار کالا نمایش داده می‌شود که در آن می‌‌توانید براساس نام کالا، مدل، موجودی و... گزارش تهیه نمایید. با کلیک بر روی دکمه گزارش پیشرفته فرم دیگری نمایش داده خواهد شد که در آن می‌توانید گزارش دقیق‌تری را تهیه نمایید. برای آگاهی از نحوه تهیه گزارش می‌توانید گزینه گزارشات پیشرفته را مطالعه نمایید.

حذف کالا و طبقه‌بندی آن

با انتخاب این گزینه، فرم حذف کالا و طبق‌بندی نمایش داده می‌شود. با کلیک بر روی دکمه گروه اصلی گزینه گروه اصلی، با کلیک بر روی دکمه گروه فرعی گزینه گروه فرعی و با کلیک بر روی دکمه نام کالا، گزینه نام کالا به فرم اضافه خواهد شد در صورت نمایش گزینه گروه اصلی در فرم و انتخاب گروه مورد نظر با کلیک بر روی دکمه حذف گروه اصلی و تمام زیر مجموعه‌های آن حذف خواهد شد.

در این قسمت پس از آن که نحوه تعریف گروه‌های اصلی، فرعی، کالا و چگونگی حذف آنها را توضیح داده‌ایم، به توضیح تنظیمات مربوط به گروه‌های اصلی، فرعی و کالا می‌پردازیم.

تنظیمات مربوط به کالا/ کار خدماتی

اطلاعات اول دوره/ تنظیمات نرم‌افزار/ کالا/ خدماتی

در این قسمت از فرم امکان تغییر عناوین مربوط به مشخصات کالا چون نام کالا، گروه اصلی، گوه فرعی، سازنده، تاریخ، تعداد کالا، مکان کالا، مدل کالا و شمخصات فنی 1 تا 6 مطابق شغل کاربر وجود دارد. به عنوان مثال می‌توان نام کالا را به محصول تغییر داد که در این صورت در کلیه قسمتهای نرم‌افزار، نام کالا به محصول تغییر می‌یابد، در صورت تمایل به حذف تغییرات اعمال شده و بازگشت به حالتهای پیش‌فرض نرم‌افزار، دکمه پیش فرض را کلیک نمایید.

در قسمت نحوه نمایش نام کالا، می توانید نحوه نمایش نام کالا را در صفحه صدور فاکتور مشخص نمایید.

با انتخاب گزینه ثبت اتوماتیک سفارش خرید کالا هنگام رسیدن به حداقل موجودی در صورت تعیین حداقل و حداکثر مقدار برای کالاها در فرم معرفی کالا قسسمت مشخصات تنظیمی، چنانچه موجودی کالا به حداقل برسد سیستم به طور خودکار برای کالا سفارش خرید ثبت می نماید.

در صورت انتخاب گزینه جستجوی نام کالا به صورت پیش فرض براساس کلمه خاص باشد در فرم جستجوی کالا، انتخاب به طور پیش فرض، براساس کلمه خاص قرار خواهد گرفت.

شرط کلمه خاص «و» «جستجو براساس گروه اصلی/ فرعی» بر کارهای خدماتی تاثیر بگذارد: برای استفاده از این گزینه ابتدا باید گزینه قبلی آن یعنی «جستجوی نام کالا به صورت پیش‌فرض براساس کلمه خاص باشد» را انتخاب نمایید. در این صورت می توانید کارهای خدماتی را نیز مانند کالا براساس یک کلمه خاص یا گروه فرعی و اصلی مورد نظر خود جستجو نمایید.

در صورت تمایل به تعریف گروه اصلی و فرعی برای کارهای خدماتی، از گزینه امکان تعریف گروه اصلی و فرعی جهت معرفی کارهای خدماتی استفاده نموده و هنگام معرفی کارهای خدماتی ابتدا گروه اصلی و گروه فرعی کارهای خدماتی را انتخاب، سپس نام کار خدماتی را وارد نمایید.

نحوه کار با نرم افزار هلو بخش دوم

مطالب مشابه :

آموزش تکمیل و ارسال صورت معاملات فصلی به صورت آفلاین

آموزش تصویری استفاده از نسخه offline اطلاعات مالیاتی همراه با نرم افزار

دانلود آخرين نسخه نرم افزار گزارش فصلي خريد و فروش 3 ماهه

نحوه کار با نرم افزار هلو بخش اول

نحوه کار با نرم افزار هلو بخش دوم

راهنمای تکمیل و ارسال صورت معاملات فصلی به صورت آفلاین

نحوه کار با نرم افزار هلو بخش هشتم

نحوه کار با نرم افزار هلو بخش هفتم