مکاتبات اداری+درست نوشتن

سازمان‌ها و اداره‌هاي دولتي و غيردولتي همواره با نوشتن سرو كار دارند و مي‌بينيم كه بسياري از اصول نوشتاري در پيچ و خم مكاتبات اداري تحريف و يا حتي به صورت واژگون مصطلح شده است و بدتر از آن، از كلمه‌هايي استفاده مي‌شود كه در فرهنگستان زبان و ادبيات فارسي معادل درست آن معرفي شده است.
با تكيه بر رسالت روابط عمومي‌ها در زمينه تصحيح امور نوشتاري و ترويج استفاده از واژه‌هاي درست و به ویژه فارسي، سعي بر آن داريم با استفاده از منابع معتبر در چند بخش به آموزش درست نويسي بپردازيم.

بخش اول: رعايت برخي از ادات، پيشوند و پسوند

v      رعايت همزه در كلمات
مي‌نويسند دوماً، سوماً، ... كه غلط است و بايد به جاي آنها از كلمات عربيشان، ثانياً، ثالثاً، رابعاً... استفاده شود، ولي بهتر است به جاي آنها از كلمات فارسي استفاده كنيم و بنويسيم: يكم، دوم، سوم، چهارم، ....

*همزه پاياني كلمات مأخوذه از عربي در بالاي «الف» قرار مي‌گيرند. مثال:
            ننويسيم                                                                        بنويسيم
            خلاء                                                                             خلأ
            ملجاء                                                                             ملجأ
            منشاء                                                                           منشأ
غير از اين مورد همه جا به صورت «ء» نوشته مي‌شود. مثل:
جزء، سوء، شي‌ء

*همزة اين دسته از كلمات هنگام چسبيدن به «ي» نسبت يا وحدت به ثورت «ئـ» نوشته مي‌شود و بايد توجه داشته كه از گذاشتن كسره زير خودداري كرد.
            ننويسيم                                                                        بنويسيم
            جزاي                                                                             جزئي
            شي‌اي                                                                          شيئي
            سواي                                                                            سوئي

همزه پاياني پس از مصوت بلند «ا» معمولاً حذف مي‌شود (به استثناي چند مورد كه واژه عربي آنها رواج بيشتري دارد (مثل: لقاءالله)
            ننويسيم                                                                        بنويسيم
            ابتداء                                                                             ابتدا
            انشاء                                                                             انشا
            املاء                                                                              املا
            انقضاء                                                                            انقضا
            امضاء                                                                             امضا
            اطباء                                                                              اطبا
            وزراء                                                                              وزرا

اين گونه كلمات و امثال آن اگر به دنبال كلمه‌اي بيايند (به كلمه‌اي اضافه شوند). همزة پاياني به «ي» تبديل مي‌شود. مثال:
املاي فارسي، امضاي خوانا، انقضاي مدت، وزراي دولت، اطباي ماهر، نوشتن اين گونه عباراتبه صورت املاء فارسي، امضاء خوانا، انقضاء مدت و ... غلط است.

v   يادآوري: چنانكه كلمه‌اي به عربي باشد و مشابه آن در فارسي با معناي متفاوت عربي آن وجود داشته باشد، همزه در كلمه عربي جايز نيست. مثال:
بها = قيمت، كلمه فارسي است و بدون همزه نوشته مي‌شود.
بهاء = روشنايي و فروغ، كلمه عربي است و با همزه نوشته مي‌شود.
همزه در فارسي هرگز در ميان يا پايان كلمه قرار نمي‌گيرد. بنابراين، آنچه در ميان كلمه‌هاي فارسي به ظاهر همزه تلفظ مي‌شود، در حقيقت «ي» است بايد به صورت «يـ» نوشته شود، (جز در مورد كلمه زائو).
            ننويسيم                                                                        بنويسيم
            آئين                                                                               آيين
            آئينه                                                                              آيينه
            پائيز                                                                               پاييز
            پائين                                                                             پايين
            روئيدن                                                                           روييدن
            موئين                                                                            مويين
            بفرمائيد                                                                         بفرماييد
            تائيد                                                                              تأييد
            روشنائي                                                                        روشنايي
همزه مياني در كلمه‌هاي مأخوذه از عربي يا زبان‌هاي بيگانه ديگر، پس از مصوت كوتاه «‌‌‌ــــــ» به صورت «أ» نوشته مي‌شود. مثل: رأس، مأنوس، مأوا، تأثير، تأليف، تأديب. در صورتي كه پس مصوت كوتاه « ____»‌ و مصوت بلن «آ» بيايد، به شكل «آ» نوشته مي‌شود. مثال:
منشآت، مآخذ، مآب
همزه مياني در كلمه‌هاي مأخوذ از عربي، يا زبان‌هاي بيگانه ديگر، پس از مصوت كوتاه « ____ »  (O) به صورت «ؤ» نوشته مي‌شود. مثل:
مؤمن، رؤيت، مؤذن، مؤنث، مؤسس، مؤدب، سؤال، غير از موارد فوق همه جا به صورت «ئـ» نوشته مي‌شود.
            ننويسيم                                                                        بنويسيم
            مسأله                                                                           مسئله
            جرأت                                                                             جرئت
            دناأت                                                                             دنائت

v   يادآوري: در مورد واژه‌هاي هيأت و هيئت برخي صاحب نظران مي‌گويند هيئت را بايد به معناي نجوم و ستاره‌شناسي و هيأت را به معناي جمع و گروه استفاده كرد. مثال:
در سده‌هاي پيشين هيئت و نجوم از علوم پيشرفته بود.
هيأت تحريريه نشريه هر دو شنبه بعد از ظهر تشكيل مي‌شود.
در مواردي كه همزه مياني پيش از مصوت كوتاه «ــــــ» (e) يا پس از آن بيايد، همزه تبديل به «ئـ» مي‌شود، مثال:
ائتلاف، تبرئه، لئام، تئاتر، سئانس، رئاليس، مسائل، مصائب، قائل، ارائه، ملائكه، كائنات، سوئد، سوئز، رافائل، ژوئن، پنگوئن
در صورتي كه همزه در كلمات مياني پيش از مصوت بلند «او» (U) يا پيش از مصوت  كوتاه «ـــــــ» (O) بيايد، بتديل به «ئـ» مي‌شود. مثال:
شئون، رئوف، مسئول، مرئوس، كاكائو، سئول (پايتخت كره جنوبي)، لائوس، ناپلئون، نئون، ژئوفيزيك

v      رعايت «بـ» پيشوند
«به» حرف اضافه، هميشه جدا از كلمه بعد نوشته مي‌شود
ننويسيم                                                                             بنويسيم
            باو                                                                                 به او
            جابجا                                                                             جا به جا
            بويژه                                                                              به ويژه
            روبرو                                                                              رو به رو
            بطوريكه                                                                         به طوري كه
            يك بيك                                                               يك به يك
            بكلي                                                                             به كلي
            بوجود                                                                            به وجود
            بسوي                                                                           به سوي

در موارد نادري كه «به» بر سر اسم مي‌آيد و آن را صفت مي‌كند، با كلمة بعدي سر هم نوشته مي‌شود.
مثال:
            ننويسيم                                                                        بنويسيم
            به جز                                                                             بجز
به هوش                                                                        بهوش به معني هوشيار
به سزا                                                                           بسزا
به ناچار (مجبور)                                                  بناچار

«بـ» (جزء پيشين فعل) پيوسته به فعل نوشته مي‌شود. مثال:
            ننويسيم                                                                        بنويسيم
            به ببينم                                                                         ببينم
            به آر                                                                              بيار
            به نشستي                                                                    بنشستي

هنگامي كه فعل با حرف «آ» آغاز شود، با پيوستن «بـ» بر سر آن، علامت مد «ـــــــ» از روي «آ» حذف مي‌شود و صامت ميانجي «بـ» ميان «بـ» و «آ» مي‌آيد.
            ننويسيم                                                                        بنويسيم
            ب آموز/ بيأموز                                                                 بياموز

هنگامي كه فعل با حرف «ا» (الف بي‌مد) آغاز شود و حرف «بـ» بر سر آن بيايد، حرف «ا» حذف مي‌شود و به جاي آن صامت ميانجي «بـ» آورده مي‌شود:
ننويسيم                                                                        بنويسيم
بياندازيم                                                                         بيندازيم
بيافكند                                                                           بيفكند
بيافشانم                                                                                    بيفشانم

* كسره اضافه
كسره اضافه در حقيقت مصوت كوتاه «ـــِــ» (e) است كه ميان مضاف و مضاف‌اليه يا ميان موصوف و صفت قرار مي‌گيرد. مثال:
ديوار باغ (مضاف و مضاف‌اليه)
ديوار بلند (موصوف و صفت)
اگر كسره اضافه بعد از كلمه‌اي كه مختوم به صامت است، بيايد. در نوشتار علامت خاصي ندارد، (و اگر احياناً علامت خاصي داشته باشد علامت «زير» (كسره) مي‌گذاريم).
كسره اضافي بعد از كلمه بيايد كه مختوم به مصوت «آ» (a) و «او» (U) باشد، بعد از آن كلمه صامت ميانجي «ي» مي‌آيد. مثال:
خدا + مهربان ï خداي مهربان
آهو + دشت ï   آهوي دشت
كسره اضافي بعد از مصوت «ي» در گفتار، صامت ميانجي «ي» مي‌آيد، ولي در نوشتار، علامتي نمي‌گيرد:
كشتي + بزرگ ï كشتيِ بزرگ
ماهي + دريا ï ماهيِ دريا
كسره اضافي بعد از «هـ» غيرملفوظ كه در حقيقت جانشين مصوت است، در گفتار، صامت ميانجي «ي» مي‌آيد و در نوشتار همزه در بالاي «هـ» نوشته مي‌شود. مثال:
خواننده + روزنامه ï خوانندة روزنامه
جامه + سياه ï جامة سياه
بعد از مصدر مركب «او» (ow) در گفتار، صامت ميانجي «و» (v) مي‌آيد، ولي در نوشتار، علامتي نمي‌گيرد، مثال:
راهرو + باريك ï راهروِ باريك
خسرو + خوبان ï خسروِ خوبان
لذا:
ننويسيم                                                                        بنويسيم
خسروي خوبان                                                                خسرو‍ِ خوبان
دوي صدمتري                                                                  دوِ صدمتري
راهروي تاريك                                                                   راهروِ تاريك

v       «ه»
حرف «ه» در پايان كلمه‌هاي مأخوذ در عربي در صورتي كه در فارسي تلفظ نشود به صورت «هـ» غيرملفوظ نوشته مي‌شود، مثل مراجعه، مساعده، معاينه، علاقه، حوصله، نخبه، حامله. اين نوع كلمه‌ها تابع قواعد مربوط به «هـ» غير ملفوظ است.

حرف « ة » در بسياري از كلمه‌هاي ديگر فارسي به صورت «ت» تلفظ مي‌شود و بايد به شكل «ت» نوشته شود. مثل: مساعدت، مباهات، زكات، حيات، صلات، قضات، دعات، همچنين است تركيبهايي مانند: نعمت الله، حشمت الله، نصرت الله، رحمت الله

حرف «ة» در بعضي از تركيبها و عبارتهاي عربي متداول در فارسي به همان صورت عربي نوشته مي‌شود. به استثناي حجت‌الاسلام مانند: ثقةالاسلام، دايرة‌المعارف، روضة‌الصفا، قصبة‌الريه، رحمة‌الله عليه، كاملة الوداد، ليلة‌القدر

اگر كلمه مختوم به «هـ» غير ملفوظ با «ان» جمع بسته شود، «هـ» آن به «گ» تبديل مي‌شود.
ننويسيم                                                                        بنويسيم
آزاده‌گان                                                                          آزادگان
خفته‌گان                                                                                    خفتگان
دلشده‌گان                                                                      دلشدگان
تشنه‌گان                                                                                    تشنگان

هنگام چسبيدن به «ي» اسم ساز و نيز صفت ساز به صورت «گ» در مي‌آيد.
ننويسيم                                                                        بنويسيم
زنده‌گي                                                                          زندگي
آزاده‌گي                                                                          آزادگي
دلداده‌گي                                                                       دلدادگي
برده‌گي                                                                          بردگي
بنده‌گي                                                                          بندگي
هفته‌گي                                                                                    هفتگي
خانه‌گي                                                                         خانگي
اگركلمه مختوم به «هـ» غيرملفوظ همراه پسوند بيايد و تشكيل يك‌كلمه مركب را بدهد، «هـ» آن حذف نمي‌شود.
ننويسيم                                                                        بنويسيم
علاقمند                                                                          علاقه‌مند
بهرمند                                                                           بهره‌مند
بهرور                                                                              بهره‌ور
ديدبان                                                                            ديده‌بان
لالزار                                                                              لاله‌زار
جامدان                                                                                      جامه‌دان
پيشور                                                                            پيشه‌ور

جدانويسي اجزاي اين گونه كلمه‌هاي مركب هم به منظور رعايت قاعده كلي خط و املاي كلمه‌هاي مركب است و هم براي جلوگيري از حذف «هـ» تا با موارد اشتباه نشود و هم براي عدم تلفظ «هـ»، همان گونه كه ماهيت ان است  هم براي جلوگيري از حذف «هـ» تا با موارد اشتباه نشود و هم براي عدم تلفظ «هـ»، همان گونه كه ماهيت آن است  هم براي رعايت زيبايي شكل.
البته كلمه‌هاي زير از اين قاعده پيروي نمي‌كنند: خاندان، سايبان، خانوار، خلبان، خانواده

كلمات فارسي مأخوذ از عربي كه در گفتار «الف» مقصوره مي‌گيرند، بايد با «الف» نوشته شوند. مثال:
ننويسيم                                                                        بنويسيم
مبتلي                                                                           مبتلا
اعلي                                                                             اعلا
تقوي                                                                             تقوا
اقصي                                                                            اقصا
منتهي                                                                           منتها
استثني                                                                                    استثنا
اسم‌هاي خاص از اين قاعده مستثنا هستند. مثل مصطفي، مرتضي، موسي، عيسي، يحيي، مجتبي. در صورتي كه به دنبال اين گونه اسم‌ها، «ي» مصدري يا نسبت يا نكره بيايد، در اين صورت به شكل زير نوشته مي‌شوند:
مصطفايي، مرتضايي، مجتبايي، ...
همچنين است در صورت مضاف واقع شدن اين گونه اسم‌ها. مثل:
عيساي مريم، يحياي برمكي، موساي كليم.
* اسم‌هاي خاص اسماعيل، رحمان، اسحاق و هارون كه مأخذ از عربي هستند، به همين شكل نوشته مي‌شوند، و نوشتن آنها به صورت اسمعيل، رحمن، اسحق و هرون غلط است.
* در اسم‌هاي خاص اگر «و» در ميان كلمه‌اي تكرار شود و «او» تلفظ و شنيده شود، بايد دوبار نوشته شود.
ننويسيم                                                                        بنويسيم
كاوس                                                                            كاووس
داود                                                                               داوود
طاوس                                                                            طاووس

بخش دوم: رعايت قواعد محتوايي، فني و ادبي
صيغه فعلي ناتمام
به عبارت‌هاي زير توجه كنيد:
1-      سردبير اين مقاله را خوانده  و از آن خوشش آمده است.
2-      سردبير اين مقاله را خوانده  و از آن خوشش آمده بود.
3-      در جنب نمايشگاه مسابقات فرهنگي متعددي برگزار و به برندگان جوايزي اهدا شد.

در دو عبارت اول، خوانده به ترتيب به جاي خوانده است  و خوانده بود و در جمله سوم برگزار به جاي  برگزار شد به كار رفته است. در حقيقت اين سه جمله در اصل به صورتهاي زير بوده است:
-          سردبير اين مقاله را خوانده است و از آن خوشش آمده است .
-          سردبير اين مقاله را خوانده بود و از آن خوشش آمده بود.
-          در جنب نمايشگاه مسابقات فرهنگي متعددي برگزار شد و به برندگان جوايزي اهدا شد.

در سه جمله ذكر شده، «است»، «بود» و «شد» در خوانده است، خوانده بود و برگزار شد، به ترتيب به قرينه لفظي «است»، در «آمده است» و «بود» در «آمده بود» و «شد» در «اهدا شد» حذف شده است. اين حذفها براي پرهيز از تكرار است و چون قرينه دارد، خلاف قاعده نيست.
حال به جمله‌هاي زير توجه كنيد:
1-      سردبير اين كتاب را خريده و به نويسندگان هديه كرد.
2-      سردبير اين كتاب را خريده و به نويسندگان هديه مي‌كند.
3-      سردبير اين كتاب را خريده و به نويسندگان هديه خواهدكرد.
4-      قرار است سردبير اين كتاب را خريده و به نويسندگان هديه كند.
در اين جمله «خريده» به ترتيب به جاي خريد، مي‌خرد، خواهد خريد و بخرد آمده است، يعني حذف به قرينه در ميان نيست، بلكه تبديل صيغه‌هاي ماضي و مضارع اخباري و مستقبل و مضارع التزامي در كار است كه وجهي ندارد. خواننده براي اينكه پي ببرد خريده به جاي كدام يك از صيغه‌هاي فعل به كار رفته است، به جاي خريد يا مي‌خرد يا خواهد خريد  يا بخرد، بايد صبر كند تا فعل بعدي برسد. در واقع، صيغه فعل بعدي است كه صيغه فعل قبلي را تعيين مي‌كند.

نكته قابل توجه اين است كه خلاف قاعده است كه خريده به جاي همه صيغه‌هاي فعلي به كار رود، چون صيغه فعل علاوه بر عمل فعل، شخص، زمان ووجه فعل را نيز تعيين مي‌كند، و اگر صفت مفعولي را به جاي صيغه‌هاي گوناگون فعل بنشانيم، هيچ يك از اين دلالتها را نخواهد كرد.

مثال:
            ننويسيم: منافع كوتاه مدت را ناديده گرفته  و به مبالغ هنگفتي كه هزينه مي‌شود، فكر كنند.
            بنويسيم: منافع كوتاه مدت را ناديده بگيرند  به مبالغ هنگفتي كه هزينه مي‌شود، فكر كنند.
ننويسيم: ساماندهان سازمان، به زودي مرحله سوم طرح ساماندهي را  شروع كرده و تا سه ماه آينده آن را به پايان مي‌رسانند.
بنويسيم: ساماندهان سازمان، به زودي مرحله سوم طرح ساماندهي را  شروع مي‌كنندو تا سه ماه آينده آن را به پايان مي‌رسانند.
ننويسيم: يكي از خودروها از مسير خود خارج شد و به شدت با پنج نفر از تماشاگراني كه در كنار جاده ايستاده بودند برخورد كرده و باعث زخمي شدن آنها شد.
بنويسيم: يكي از خودروها از مسير خود خارج شد و به شدت با پنج نفر از تماشاگراني كه در كنار جاده ايستاده بودند برخورد كرد و باعث زخمي شدن آنها شد.

ساخت مجهول

جمله‌هاي دوتايي زير را ملاحظه كنيد:
الف) مديرعامل سازمان، كارفرمايان خوش حساب را تشويق كرد.
ب) كارفرمايان خوش حساب تشويق شدند.
الف) سازمان فرهنگي جوانان اين ويژه‌نامه را منتشر كرد.
ب) اين ويژه‌نامه منتشر شد.
الف) رئيس هيئت عامل سازمان حمل و نقل مجتمع خدماتي – رفاهي ... را افتتاح كرد.
ب) مجتمع خدماتي – رفاهي ... افتتاح شد.
الف) آقاي احمدي پيام حمل و نقل را خواند.
ب) پيام حمل و نقل خوانده شد.
در جملات بالا، ساخت‌هاي «الف» را معلوم و ساخت‌هاي «ب» را مجهول مي‌گويند.
چنانكه مي‌بينيد:
اولاً) در ساخت معلوم (الف) فعل مفعول دارد (كارفرمايان خوش‌حساب، ويژه نامه، مجتمع خدماتي – رفاهي ....، سلام همكار).
ثانياً) در ساخت مجهول (ب) از عامل عمل (مديرعامل سازمان، سازمان فرهنگي جوانان، رئيس هيئت عامل سازمان، آقاي احمدي) ذكري نيست.
ثالثاً) در ساخت مجهول (ب)، مفعول ساخت معلوم (الف) فاعل شده است.
رابعاً) فعل تغيير كرده است (تشويق كرد ← تشويق شدند)
منتشر كرد ← منتشر شد/ افتتاح كرد←افتتاح شد/ خواند← خوانده شد.
ساخت مجهول را به صورت ديگري نيز آورده‌اند. براي مثال: در عبارات ذكر شده جمله‌هاي «ب» به صورت زير آمده است:
-          كارفرمايان خوش حساب را تشويق كردند.
-          اين ويژه نامه را منتشر كردند.
-          مجتمع خدماتي – رفاهي ... را افتتاح كردند.
-          پيام حمل و نقل را خواندند

اما در برخي مطبوعات و آثار مكتوب مشاهده مي‌شود كه به تقليد از ساخت زبان انگليسي در ساخت مجهول از كلماتي نظير توسط، به وسيله، از سوي ... استفاده مي‌كنند. براي مثال مي‌نويسند:
-          اين ويژه نامه به وسيله مؤسسه فرهنگي جوانان منتشر شد.
-          اين مجتمع خدماتي – رفاهي توسط رئيس هيئت عامل سازمان افتتاح شد.
-          اين كتاب به وسيله  نويسنده ايراني منتشر شد.

در اين جمله‌ها نويسندگان در تلاشند كه عامل عمل را در ساخت مجهول ذكر كنند كه نقض غرض است، چون اگر قرار باشد عامل عمل ذكر شود، ديگر نيازي به تبديل ساخت معلوم به ساخت مجهول نيست، به علاوه عبارت از صورت منطقي نيز خارج مي‌شود، زيرا مثلاً موسسه فرهنگي جوانان وسيله انتشار ويژه نامه نبوده، بلكه «ناشر» آن بوده يا «رئيس هيئت عامل سازمان»، «واسطه» افتتاح مجتمع خدماتي – رفاهي نبوده، بلكه خود افتتاح كننده مجتمع خدماتي – رفاهي  بوده يا «نويسنده ايراني» «وسيله» نوشتن كتاب نبوده، بلكه خود آن را نوشته است و بايد جملات بالا به صورت زير نوشته شود:
-          اين ويژه نامه را مؤسسه فرهنگي جوانان منتشر كرد.
-          اين مجتمع خدماتي – رفاهي را رئيس هيئت عامل سازمان افتتاح كرد.
-          اين كتاب را نويسنده ايراني نوشت.

اگر در اختيار ساخت مجهول با ذكر عامل عمل اصراري وجود داشته باشد، لااقل بايد به جاي «به وسيله» و «توسط» و «از سوي» تعبير ديگري برگزيد. مثلاً نوشت:
-          اين ويژه نامه به همت/ سرمايه/ با تلاش مؤسسه فرهنگي جوانان منتشر شد.
-          اين مجتمع خدماتي – رفاهي به دست رئيس هيئت عامل سازمان افتتاح شد.
-          اين كتاب به قلم  نويسنده ايراني منتشر شد.

چند جمله منتخب و جمله‌هاي اصلاحي تقديم مي‌شود:
o        از سوي  وزارت بهداشت تسهيلاتي به كاركنان اعطا مي‌شود.
- وزارت بهداشت تسهيلاتي براي كاركنان فراهم مي‌كند.
o        ده‌ها قلم دارو توسط  وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشكي به بيمارستان‌هاي سازمان تأمين اجتماعي تحويل شده است.
- وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشكي ده‌ها قلم دارو به بيمارستان‌هاي سازمان تأمين اجتماعي تحويل داده است.
o        كارگران از سوي خانه كارگر مورد تقدير قرار گرفتند.
- خانه كارگر از كارگران تقدير كرد.
o        رايانه‌ها بايد به وسيله انسان برنامه‌ريزي شوند.
- براي رايانه‌ها، انسان‌ها بايد برنامه‌ريزي كنند.
o        در پايان اين مراسم تير پارك ... توسط رئيس هيئت عامل سازمان افتتاح شد.
- در پايان اين مراسم رئيس هيئت عامل سازمان، تير پارك... را افتتاح كرد.
o        از سوي سازمان تأمين اجتماعي تسهيلاتي به بيمه‌شدگان و افراد تحت پوشش اعطا مي‌شود.
- سازمان تأمين اجتماعي تسهيلاتي براي بيمه‌شدگان و افراد تحت پوشش فراهم مي‌كند.

حرف اضافه نامناسب
حرف اضافه كلمه‌اي است كه كلمه يا عبارتي را به يكي از اجزاي جمله مي‌پيوندد.
حروف اضافه به دو صورت ساده و مركب هستند.
*ساده مانند: از، با، بر، به، براي، بي، تا، در و ...
* مركب مانند: از جهتِ، با وجودِ، بر اثرِ، به علتِ، پس از ، نسبت به، درباره.
حروف اضافه معمولاً متناسب با ديگر اجزاي عبارت به كار مي‌روند.
مثلاً: با چيزي / كسي آشنا بودن، به چيزي/ كسي علاقه‌مند بودن، بر چيزي واقف بودن، از كسي توقع داشتن، در كار دخالت كردن، و ...
هرگاه براي هريك از مثال‌هاي ذكر شده حرف اضافه ديگري اختيار شود، ممكن است عبارت نامتعارف، نامأنوس و گاه نادرست جلوه كند.
مثال‌هاي زير مؤيد اين ادعاست و عبارات اصلاحي آنها در زيرشان آمده است:
1-      مدير عامل سازمان نسبت به امكان حصول توافق با كارفرمايان مطمئن است.
- مدير عامل سازمان از امكان حصول توافق با كارفرمايان مطمئن است.
2-    وضع رانندگان شهرستان ... امروز با مذاكرات نمايندگان انجمن صنفي حمل و نقل ... و سازمان راهداري و حمل و نقل كشور مشخص خواهد شد.
-     وضع رانندگان شهرستان ... امروز در مذاكرات  نمايندگان انجمن صنفي حمل و نقل... و سازمان راهداري و حمل و نقل كشور مشخص مي‌شود. جمهوري اسلامي ايران در معدود كشورهايي است كه به اصول بين‌المللي وفادار مانده است.
-  جمهوري اسلامي ايران از معدود كشورهايي است كه به اصول بين‌المللي وفادار مانده است. (پايبند است). علاقه دولت و مسئولان سازمان براي ارتقاي كيفي ارايه خدمات به رانندگان ستودني است.
-  علاقه دولت و مسئولان سازمان به ارتقاي كيفي ارايه خدمات به رانندگان ستودني است.

كاربرد «را» پس از فعل
از به كار بردن حرف «را» (نشانه مفعول صريح) پس از فعل مطلقاً خودداري كنيد.
مثال:
      بنويسيم ï برادرم را كه تازه از سفر آمده بود، ديدم.
      ننويسيم ï برادرم كه تازه از سفر آمده بود را ديدم.
      بنويسيم ï كتابي را كه تازه خريده بودم، گم كردم.
      ننويسيم ï كتابي كه تازه خريده بودم را گم كردم.

كاربرد «را» زايد
به دو جمله زير توجه كنيد:
1-      كتاب را خواندم.
2-      كتابي را خواندم
هريك از دو جمله فوق معناي خاصي دارد. اشاره جمله اول به كتابي است معلوم و مشخص و مورد نظر، ولي بر مخاطب جمله دوم معلوم نيست كه گوينده آن كدام كتاب را خوانده است. اين تفاوت به آن سبب است كه در جمله اول حرف «را» به كار رفته و اين حرف علاوه بر اين كه نشانه مفعول صريح است، نشانه معرفه نيز به حساب مي‌آيد، ولي در جمله دوم «ي» نكره به كار رفته است.
اگر از تلفيق دوجمله ذكر شده، اين جمله را بسازيم:
كتابي را خواندم
باز دچار تناقض مي‌شويم، زيرا نشانه معرفه را در كنار «ي» نكره قرار داده‌ايم. از اين رو بهتر است كه از استعمال حرف «را» (نشانه مفعول صريح) پس از اسم نكره پرهيز شود.
مثال:
ننويسيم ï مؤسسه عالي پژوهش تأمين اجتماعي تحقيقات زيادي را در اين زمينه انجام داده است.
بنويسيم ï مؤسسه عالي پژوهش تأمين اجتماعي تحقيقات زيادي در اين زمينه انجام داده است.
ننويسيم ï بيمه شده با اين آرزو كه قدمي را هرچند كوتاه برداشته است.
بنويسيم ï بيمه شده با اين آرزو كه قدمي هرچند كوتاه برداشته است.
ننويسيم ï خبرنگار سلام همكار گزارشي را از دانشگاه علوم پزشكي استان فارس... ارسال كرده‌است.
بنويسيم ï خبرنگار سلام همكار گزارشي از دانشگاه علوم پزشكي استان فارس... ارسال كرده‌است.

حذف فعل بدون قرينه
به جمله زير توجه كنيد:
رييس جمهوري بيمارستان هزار تختخوابي ميلاد را افتتاح  و از مديران و مسئولان سازمان تأمين اجتماعي قدرداني كرد.
صورت كامل اين جمله چنين بوده است:‌
رييس جمهوري بيمارستان هزار تختخوابي ميلاد را افتتاح كرد و از مديران و مسئولان سازمان تأمين اجتماعي قدرداني كرد.
اين عبارت از دو جمله همپايه (جمله‌هايي هستند كه با حروفي چون «و»، «يا» و «نه» به هم مربوط مي‌شوند) ساخته شده كه «و» آنها را با هم پيوند داده است.در اين دو جمله همپايه دو فعل مركب به كار رفته است: «افتتاح كرد» و «قدرداني كرد» كه در هر دو فعل كمكي «كرد» به يك صيغه به كار رفته است. در اين جمله براي پرهيز از تكرار مي‌توان به قرينه «كرد» در جمله دوم «كرد» را در جمله اول حذف كرد و عبارت را به صورت بالا درآورد.
اما در برخي عبارات با وجودي كه دو جمله همپايه داريم، ولي فعل آنها متفاوت است، نمي‌توان از اين قاعده پيروي كرد. مثال:
* طرح پزشك خانواده را تهيه كردند و به تصويب رساندند.
- در اين مورد اقدام كنيد  نتيجه را به اطلاع برسانيد.
مشاهده مي‌شود كه جمله‌ها همپايه هستند، اما فعل‌ها قرينه نيستند، لذا نمي‌توان چنين نوشت:
* طرح پزشك خانواده را تهيه و به تصويب رساندند.
- در اين مورد اقدام و نتيجه را به اطلاع برسانيد.
همچنين در عبارت:
طرح نظام حمل و نقل تهيه شد و در آينده‌اي نزديك تقديم مجلس خواهد شد.
و در اين عبارت نمي‌توان «شد» جمله اول را قرينه «خواهد شد» جمله دوم حذف كرد و نوشت:
طرح نظام حمل و نقل تهيه و در آينده‌اي نزديك تقديم مجلس خواهد شد.
چون «شد» جمله اول ماضي مطلق و «خواهد شد» جمله دوم مضارع است.

به نمونه‌هاي زير  و عبارات اصلاحي آن توجه كنيد:
ننويسيم:          بودجه تأمين اجتماعي به گونه‌اي تهيه و تنظيم شده كه تعادل بين منابع و مصارف سازمان برقرار و هزينه‌ها كاهشيابد.
بنويسيم:          بودجه تأمين اجتماعي به گونه‌اي تهيه و تنظيم شده كه تعادل بين منابع و مصارف سازمان برقرار شود و هزينه‌ها كاهش يابد.
ننويسيم:          مراكز تك نسخه‌اي حداكثر ظرف بيست و چهار ساعت داروي مورد نياز را تهيه و در اختيار متقاضيان قرار مي‌دهند.
بنويسيم:          مراكز تك نسخه‌اي حداكثر ظرف بيست و چهار ساعت داروي مورد نياز را تهيه مي‌كنند  و در اختيار متقاضيان قرار مي‌دهند.

اشكالات منطقي
گاهي ديده مي‌شود كه برخي عبارات اگرچه به لحاظ رعايت قواعد ساختمان دستوري و به كار نبردن خطاهاي رايج زباني صحيح به نظر مي‌رسند، اما واجد صورت منطقي نيست.
مثال:
-          اين موافقتنامه  شامل يك سلسله رفرمهاي اقتصادي است.
ملاحظه مي‌شود كه هرچند اين جمله از لحاظ ساختار دستوري اشكال ندارد، ولي به لحاظ منطقي درست نيست، زيرا از يك سو از عبارات لاتين استفاده شده و از سوي ديگر خواننده با خود مي‌انديشد كه «اين موافقتنامه» چگونه شامل «رفرم» مي‌شود؛ و بايد نوشت:
- در اين موافقتنامه به يك رشته اقدامات اصلاحي در زمينه رفع محدوديت‌هاي اقتصادي تعهد شده است. كوهنوردان تيم سازمان در يك صعود موفق به فتح قلة.... شدند.
قله با صعود فتح نمي‌شود. عبارات «فتح» نيز در اين تعبير غيرمنطقي است، بايد گفت:
- كوهنوردان تيم سازمان در يك برنامه موفقيت‌آميز به قله.... صعود كردند.
نظير چنين مسامحاتي كه عمدتاً از بي‌توجهي به ساخت و بافت معنايي جمله و نااگاهي از مصاديق معنايي عبارات ناشي مي‌شود، در متون مطالب اندك نيست و بايد حتي‌المقدور، صورت منطقي كلام را در متن مطالب رعايت كرد.

تعابير نادرست و نامناسب
در نويسندگي و تنظيم اخبار و گزارش‌ها و ترجمه متون بايد دقت كرد كه كلمات، تعابير و اصطلاحات بجا و با توجه به معني و مفهوم خاص خود به كار رود و صورت متعارف استعمال آن با زبان منطقي باشد.
اغلب نوآوري‌هاي ناشيانه و بي‌اطلاعي از معناي واژگان و چگونگي استعمال مفاهيم سبب به كارگيري عبارات نادرست يا نامناسب مي‌شود، كه در برخي موارد منطق گفتار نيز دگرگون مي‌شود.
به نمونه‌هاي انتخابي و عبارات ويراسته در زير آن توجه كنيد:
1-      دولت‌هاي عقب افتاده  جهان سوم
- كشورهاي عقب افتاده  جهان سوم
2-      بازنشستگي زودرس كارگران مشاغل سخت و زيان آور
- بازنشستگي پيش از موعد / زودهنگام كارگران مشاغل سخت و زيان آور
3- اين جايزه به عنوان / به خاطر فعاليت‌هاي شايسته به او اهدا شد.
- اين جايزه به پاس فعاليت‌هاي شايسته به او اهدا شد.
4- اين دارو مي‌تواند در درمان بيماري‌ها و ناراحتي‌هاي گوارشي موفق باشد.
- اين دارو مي‌تواند در درمان بيماري‌ها و ناراحتي‌هاي گوارشي مؤثر باشد.

تكلف در بيان و درازنويسي
گاهي مشاهده مي‌شود كه عبارت‌هايي با افزودن يك يا چند كلمه در لابه لاي خود بر طول جمله مي‌افزايند كه در اصطلاح به آن درازنويسي مي‌گويند كه در رسانه‌هاي گروهي كاربرد اين نوع جمله‌ها مطلوب نيست و بهتر است عبارت‌ها و جمله‌ها هرچه ساده‌تر و تعبيرها هرچه بي‌پيرايه‌تر و كوتاهتر باشد.
عبارات زير و ويراسته آن مثال‌هايي در اين خصوص هستند:
1-      رئيس هيئت عامل سازمان مجتمع خدماتي – رفاهي .... را مورد بازديد قرار داد.
- رئيس هيئت عامل سازمان مجتمع خدماتي – رفاهي .... ديدن كرد.
2- در اين باره اقدامات لازم را معمول داريد.
- در اين باره اقدام كنيد.
3- متخلفان را مورد تنبيه قرارداد.
- متخلفان را تنبيه كرد.

بنابراين:
ننويسيم                                                                                    بنويسيم
اقدامات لازم را معمول داشتن                                                         اقدام كردن
اقدام به عمل آوردن                                                                      اقدام كردن
تقدير به عمل آوردن                                                                      تقدير كردن
مورد تقدير قرار گرفت                                                                     تقدير شد
به رشته تحرير در آوردن                                                                 نوشتن
حضور به هم رسانيدن                                                                  حاضر شدن
در جريان قرار دادن                                                                        اطلاع دادن
مورد آزمايش قرار دادن                                                                   آزمايش‌كردن
مورد آزمايش قرار گرفتن                                                                 آزمايش شدن

كاربرد كلمات فارسي به صورت قيد عربي
از تنوين قيد ساز كه به صورت «اً» يا «ـاً» نوشته مي‌شود و مخصوص كلمات عربي است، بايد در كلمات فارسي پرهيز كرد.
ننويسيم                                                                        بنويسيم
گاهاً                                                                              گاهي– گاه/گاه گاه
ناچاراً                                                                             بناچار
يقيناً                                                                              به يقين
سريعأ                                                                            به سرعت/ سريع
دوماً                                                                               دوم/ ثانياً
سوماً                                                                             سوم/ ثالثاً
حقاً                                                                               بحق
مطمئناً                                                                           از روي اطمينان
مطلقاً                                                                            به طور مطلق

كاربرد غير منطقي «انجام» در عبارات و جملات
«انجام» به معني «پايان» است نه به معني اجرا. لذا بايد از كاربرد آن در غيرمعني خود پرهيز كرد.
براي نمونه ديده و شنيده مي‌شود كه براي «اجراي كار» از عبارت «انجام كار» استفاده مي‌شود. «انجام كار» يعني «پايان كار» اگر بگوييم «انجام كار دشوار است». به اين معني است كه «پايان كار دشوار است» و حال آن كه مقصود، دشواري پايان كار نبوده، بلكه دشواري اجراي آن بوده است. لذا بايد نوشت: «انجام دادن كار دشوار است» و به طور خلاصه و بهتر:«اين كار دشوار است».
ننويسيم                                                            بنويسيم
انجام اين كار                                                       انجام دادن اين كار/ اجراي كار
انجام امر                                                                        اجراي امر
انجام وظيفه                                                        اداي وظيفه
انجام مراسم به تعويق افتاد                                               برگزاري مراسم به تعويق افتاد
از انجام اين مهم برآمد                                           از عهدة اين مهم برآمد
براي انجام اين آرزو كوشش بسيار كرد                      براي تحقق اين آرزوكوشش بسياركرد
در حال انجام است                                               در دست اجراست

چند توصيه مهم
1-      از استعمال فعل «رفتن» در معناي مجازي و استعاري، يعني براي بيان امري كه وقوع آن نزديك است، پرهيز كنيد.
ننويسيم                                                            بنويسيم
نشت گاز مي‌رفت كه حادثه به بار آورد                     كم مانده بود كه نشت گاز حادثه به بار آورد
ما مي‌رفتيم كه دومين گُل را بخوريم                        نزديك بود كه دومين گُل را بخوريم.
وقت بازي مي‌رود كه تمام شود                               چيزي به پايان بازي نمانده است.

2- از فعل «توانستن» تنها در معاني خاص آن استفاده كنيد و از كاربرد آن به معناي «ممكن بودن» و «احتمال داشتن» بپرهيزيد:
ننويسيم                                                            بنويسيم
هواي فردا مي‌تواند  باراني باشد                             هواي فردا احتمالاً باراني خواهد بود.
اين جنگ خانگي مي‌تواند سال‌ها ادامه يابد             ممكن‌است كه اين جنگ خانگي سال‌ها ادامه‌ يابد
او بر اثر اين عارضه مي‌توانست بميرد                                   ممكن بود كه براثر اين عارضه بميرد.

3- فعل «برخو

مکاتبات اداری+درست نوشتن

مطالب مشابه :

شیوه نامه مکاتبات اداری

مکاتبات اداری

نگرشی بر بایگانی مکاتبات اداری

مکاتبات اداری

گزارش نویسی و مکاتبات اداری

مکاتبات اداری

مکاتبات اداری+درست نوشتن

نمونه سوال مکاتبات اداری و سازمان و مدیریت