خود ارزیابی

تعریف خود ارزیابی (Selfassessment)

برای اینکه بتوانیم به صورت اثربخش و با چشمانی باز برای سازمان خویش برنامه ریزی کنیم و با قاطعیت جایگاه آینده سازمان را به تصویر بکشیم ، باید بدانیم در کجا و در چه جایگاهی قرار داریم.

برای رسیدن به این مقصود یکی از روشهایی که می تواند بسیار مفید ، کارآمد و موثر واقع گردد ، اجرا فرایند خود ارزیابی است. خود ارزیابی یک فرآیند منظم ، سیستماتیک و فراگیر در سطح سازمان بوده که همچون آینه ای تمام نما ، رهبران را برای دستیابی به شناختی جامع و فراگیر از سازمان یاری می نماید. الگوهای متعددی برا ی استقرار فرآیند خود ارزیابی در سطح سازمان وجود دارند که با توجه به فرهنگ سازمانی می توانند انتخاب شده و به کار گرفته شوند. از جمله مهمترین مدلهایی که از آنها برای استقرار فرآیند خود ارزیابی استفاده می شود ، می توان به مدل دمینگ ( در ژاپن) ، مالکوم بالدریج ( در امریکا) و جایزه کیفیت اروپا (EFQM) اشاره نمود . در این میان حتی بسیاری از وزارتخانه ها و سازمانهای بزرگ هلدینگ نیز نسبت به طراحی و استقرار مدل بومی تعالی سازمانی متناسب با ساختار و فرهنگ غالب سازمانی خود جهت اجرا در واحدهای زیر مجموعه اقدام نموده اند.

اما آنچه که بیش از هر چیز سازمانها را به استقرار رویکردهای تعالی سازمانی ترغیب می کند ، عدم اطمینان سازمانها به تصمیماتی می باشد که تنها بر مبنای اطلاعات حاصل از داده ها و شاخص های مالی گرفته می شوند. با استفاده از مدل تعالی EFQM ، متولیان فرآیندهای سازمان می توانند علاوه بر کسب اطلاعات ارزشمند در حوزه های مالی و غیر مالی ، آگاهی قابل توجهی از نقاط قوت و زمینه های قابل بهبود خویش در کلیه نواحی 9 گانه معیارهای مدل تعالی حاصل و متعاقبا بهبود را در کلیه سطوح و فعالیت های سازمان جاری نمایند.

تعریف خود ارزیابی (Selfassessment)

دلایل و مزایای استقرار خود ارزیابی

قطعا هر سازمانی مقاصد و اهداف خاصی را از به کارگیری و استقرار یک مدل با کاربردهای متنوع دنبال می نماید. استفاده از فرآیند خود ارزیابی در قالب مدلهای رایج از جمله مدل تعالی سازمانی EFQM نیز فوایدی به همراه دارد که مهمترین آن عبارتند از :

- این مدل می تواند بصورت دقیق نقاط قوت و نواحی قابل بهبود سازمان را تعیین و مشخص نماید.

- این مدل فرآیندی کارآمد و کاملا دقیق برای شناخت و ارزیابی نقاط قوت و نواحی قابل بهبود و اندازه گیری میزان پیشرفت و سطح سرآمدی سزامان در مقایسه با سایر سازمانهای رقیب می باشد.

- این مدل با توجه به دستاوردهای اجرایی خود ، می تواند مبنایی برای هدفگذاری های کلان سازمانی و برنامه ریزی برای حرکت به سمت تحول و بهبود مستمر در سازمان قرار گیرد.

گامهای اصلی اجرای فرآیند خود ارزیابی

برای آنکه بتوانید فرآیند خود ارزیابی را بصورت اثربخش اجرا نمایید لازم است تا گامهای فرآیند را با توجه به سطح انتظار خود از مدل به ترتیب طی نمایید.

در مجموع 4 مرحله اصلی به شرح زیر برای استقرار فرآیند خود ارزیابی در سازمان متقاضی وجود دارد:

1-دستیابی به شناختی کامل از وضع موجود سازمان متقاضی

2-سازماندهی ساختار اجرایی ( ارکان اجرایی برای استقرار فرآیند خود ارزیابی

3-انتخاب روش مناسب خود ارزیابی با توجه به مزایا و معایب هر یک از رویکردها

4-اجرای نظامند فرآیند خود ارزیابی

لازم به ذکر است این 4 مرحله گامهای اصلی استقرار فرآیند خود ارزیابی در سازمان متقاضی می باشند که هر یک از این مراحل نیز گامهای جزئی تری را در عمق خود جای داده اند که در زیر به تشریح کلیه آنها می پردازیم.

الف) دستیابی به شناختی کامل از وضعیت موجود سازمان

برای اجرای اثربخش فرآیند خود ارزیابی قبل از هر چیز نیاز به رسیدن به شناختی جامع از سازمان ، فعالیت های آن ، مشتریان و اصولا سطح کسب و کار سازمان و در نهایت آنچه که سازمان از اجرای فرآیند خود ارزیابی جستجو می کند می باشد. مهمترین ابزار برای تحقق این شناخت ، تکمیل فرم زیر می باشد:

ابزار مرحله ایجاد شناخت SIPOC

Customer

مشتریان

Out put

بروندادها

Process

فرآیند

Input

ورودی ها

Supplyer

تامین کنندگان

الف) ذینفعان کلیدی سازمان شما چه کسانی هستند؟

ب) مشتریان کلیدی سازمان شما ( داخلی و خارجی ) چه کسانی هستند ؟

خروجی کلیدی در سازمان شما چه چیزهایی می باشد؟

در سازمان شما چه اتفاقی رخ می دهد؟ ( فعالیت ها و فرآیندهای کلیدی سازمان شما چیست)

ورودی های کلیدی در سازمان شما چه چیزهایی می باشد؟

الف) مواد اولیه

ب) داده ها

ج)سفارشات

د) اطلاعات و...

الف) تامین کنندگان کلیدی در سازمان شما چه کسانی هستند ؟

ب)محیط خارجی سازمان شما شامل چه چیزهایی است؟

ب) سازماندهی ، ساختار اجرایی ( ارکان اجرایی ) برای استقرار فرآیند خود ارزیابی

یکی از الزامات اجرای اثربخش فرآیند خود ارزیابی که عدم توجه به طرح ریزی صحیح و مناسب آن می تواند منجر به عدم تحقق نتایج مورد نظر از اجرای فرآیند خود ارزیابی گردد ، تبیین و تثبیت ساختار اجرایی لازم برای استقرار آن می باشد.

برای این منظور طراحی زیرساختهای انسانی به عنوان ارکان اجرایی فرآیند باید به صورت دقیق اجرا گردد. لازم است حرکت به سمت تعالی حرکتی فراگیر و دامنه دار در سازمانها بوده و تنها با تعامل بین ارکان و سطوح اجرایی سازمان متقاضی و مشارکت کلیه مدیران ارشد محقق می گردد.

ج) انتخاب روش مناسب خود ارزیابی با توجه به مزایا و معایب هر یک از رویکردها

در مدل EFQM ازچهار رویکرد غیر تجویزی برای اجرای فرآیند خود ارزیابی استفاده می گردد.این پنج رویکرد عبارتند از : 1) رویکرد پرسشنامه 2) رویکرد کارگاه 3) رویکرد پروفرما 4) رویکرد شبیه سازی جایزه

هر سازمان با توجه به برخی پارامترها از جمله فرهنگ سازمانی رایج نسبت به انتخاب هر یک از رویکردها اقدام و سپس آنرا اجرایی می نماید. باید توجه داشت که هر رویکردی که جهت خود ارزیابی استفاده می شود ، باید نهایتا پاسخگوی موارد و انتظاراتی در سازمان متقاضی باشد که انتخاب آن رویکرد را توجیه پذیر نماید:

تعیین نقاط ضعف سازمان و علل آن به صورت زمینه های قابل بهبود

- تعیین نقاط قوتی که بیشترین تاثیر را در کسب و کار سازمان دارند به منظور جهت دهی بر تمرکز و هدفگذاری دقیق تعریف برنامه های بهبود

تعیین دقیق بخشهایی از سازمان که احتیاج به بهبود دارند.

-تعیین دقیق برنامه های اصلاحی و بکارگیری آنها در سازمان با توجه به نواحی قابل بهبود

- اثربخشی فرآیند برای سازمان یا به عبارتی تحقق حرکت بهبود مستمر در سازمان

با توجه به ویژگی های هر رویکرد ، طبق جدول زیر و یا با کمک نمودار ارائه شده ، مبنای مناسبی در اخذ تصمیم نهایی جهت انتخاب رویکرد مناسب در اختیار یک مجموعه قرار می گیرد.

جدول طرح ریزی رویکرد خود ارزیابی

	نقاط قوت و نواحی قابل بهبود	دقت در امتیاز دهی	لزوم آشنایی با مدل	توجه به بازدید از محل	احتیاج به ارزیاب آموزش دیده	میزان بهره گیری از منابع
پرسشنامه	خیر	کم	کم	خیر	خیر	کم
کارگاه	بلی	متوسط	بله	خیر	بلی	متوسط
پروفروما	بلی	متوسط	بله	خیر	بلی	متوسط
شبیه سازی جایزه	بلی	زیاد	بله	بله	بلی	زیاد

به تناسب ارتقاء سطح سرآمدی و میزان بلوغ سازمانی،به تدریج سازمان آمادگی استفاده از الگوهای پیچیده تر فرآیند خود ارزیابی و مدل سرآمدی را کسب می نماید.

. خود ارزیابی
خودارزیابی یک بازنگری جامع، روشمند و منظم از فعالیتها و دستاوردهای یک سازمان با استفاده از مدل تعالی سازمانی است.

فرآیند خود ارزیابی، تشخیص صریح نقاط قوت و زمینه هایی که قابل بهبود هستند را برای سازمان ممکن می‌سازد. در ارزیابی و خودارزیابی‌های اولیه، سازمان روند بهبود را طی دوره‌های عملیاتی متوالی در درون خود می‌سنجد و در سطوح بالاتر تعالی، این کار را از طریق مقایسه خود با رقبای محلی، سازمان‌های الگو و سازمان‌های تراز اول در حرفه خود یا حرفه‌های مشابه در جهان صورت می‌دهد.

چهار رویکرد خودارزیابی که سازمان‌ها می‌توانند از آنها یا از ترکیبی از آنها برای ارزیابی عملکرد خود و دست‌یابی به نقاط قوت و زمینه های قابل بهبود استفاده کنند عبارتند از:

1. رویکرد پرسشنامه‌ای

2. رویکرد کارگاهی

3. رویکرد پروفورما

4. رویکرد شبیه سازی جایزه

رویکرد پرسشنامه ای

این رویکرد با صرف حداقل منابع و زمان، منجر به تکمیل پرسشنامه‌ای واقعی و مستدل می‌شود. برای جمع‌آوری اطلاعات درباره آگاهی و ادراکات کارکنان در درون سازمان، این رویکرد یک رویکرد عالی به حساب می‌آید.
برخی از سازمانها به عنوان روشی برای گردآوری داده‌ها در سطح وسیع و با هدف پشتیبانی از رویکردهای دقیقتر خودارزیابی، از پرسشنامه‌هایی با پاسخهای بلی یا خیر، ‌استفاده می‌کنند.

رویکرد کارگاهی

مزیت این رویکرد آنست که به مشارکت فعال مدیران و افراد کلیدی واحد اجرا کننده خودارزیابی نیاز دارد. این گروه مسئول جمع‌آوری داده‌ها و ارائه شواهد جمع‌آوری شده در کارگاه به همتایان خود می‌باشند. این کار آغازی برای دستیابی به اتفاق نظر در گروه مدیریت است. تجربه نشان داده است که دو نفر از کارکنان که به عنوان ارزیاب، کاملاً آموزش دیده باشند، برای تسهیل این فرآیند مورد نیاز هستند ..
مطلوب‌تر است که یکی از ارزیابان از واحدی باشد که مورد ارزیابی قرار می‌گیرد و ارزیاب دیگر از سایر بخشهای سازمان و یا سازمانی دیگر، مثلاً یکی از سازمان‌های مشاوره مدیریت انتخاب شود ..
پنج جزء فرآیند رویکرد کارگاهی عبارتند از : آموزش، جمع‌آوری داده‌ها، کارگاه نمره‌دهی، توافق بر سر اقدامات اصلاحی و بازبینی پیشرفت در قبال برنامه های عملیاتی.

رویکرد پروفورما

یکی از راههای کاهش حجم کار، در مقایسه با رویکرد شبیه سازی جایزه، عبارتست از ایجاد مجموعه‌ای از صورت وضعیت‌ها، به عنوان مثال، یک صفحه برای هر یک از اجزای معیارها در نظر گرفته وتوضیحات داده شده درباره اجزای معیارها در بالای صفحه و زمینه های مربوط به آن در زیر توضیحات مزبور درج گردد. بقیه صفحه به بخشهایی برای ذکر موارد قوت و زمینه های قابل بهبود و شواهد عینی تقسیم می‌شود.

مدارک خودارزیابی را می‌توان توسط افراد یا گروهها در درون سازمان تهیه کرده و توسط ارزیابان آموزش دیده مورد ارزیابی قرار داد و یا گروه مزبور می‌تواند فعالیت ارزیابی را بر اساس مسئولیت هایش انجام دهد.

برای بازبینی نتایج خودارزیابی می‌توان از گروههای خارج از سازمان نیز استفاده نمود. برای سازمان‌های بزرگتر که شامل چندین واحد هستند، می‌توان اطلاعات واحدهای مختلف را جمع‌آوری نموده و نقاط قوت و زمینه های قابل بهبود مشترک رامشخص نمود.

از این به بعد می‌توان استراتژی جاری را مورد بازبینی قرارداده و برنامه های بهبود در سطح سازمان را توسعه داد

رویکرد شبیه سازی جایزه

این رویکرد مبتنی بر ارائه مدارک کامل در راستای ” اظهار نامه جایزه ملّی بهره وری و تعالی سازمانی“ به منظور انجام خودارزیابی است. پس از تهیه اظهارنامه، یک گروه آموزش دیده از ارزیابان آن را مورد ارزیابی قرار می‌دهند. برای ارزیابی یک واحد می‌توان ارزیابان را از سایر بخشها یا واحدهای فرعی سازمان به کارگرفت. اگر کل سازمان مشمول ارزیابی قرار می‌گیرد، می‌توان از برخی از ارزیابان خارجی نیز استفاده کرد.

خود ارزیابی

مطالب مشابه :