کنترل پروژه و مراحل آن

مدیریت پروژه حرفه ای کنترل پروژه و مراحل آن تاریخ : ۹۰/۰۷/۱۷ نویسنده : داود قربانی کنترل پروژه و مراحل آن




تعریف پروژه
یك پروژه مجموعه ای از فعالیت هایی است كه برای دست یابی به منظور یا هدف خاصی انجام می گیرند. پروژه ها شامل فعالیت هایی هستند كه باید در تاریخهای معین با هزینه هایی معین و كیفیت تعیین شده ای اجرا شوند.
پروژه ها ممكن است كارهایی باشند كه انجام آنها در فواصل زمانی مشخصی لازم می شود. مثلاً بستن حسابهای كارخانه در انتهای سال مالی یا تعمیرات اساسی یك پالایشگاه هر دو سال یك بار … همین طور ممكن است پروژه ها شامل كارهایی باشند كه فقط یك بار توسط سازمان انجام خواهند گرفت، مثل پروژه های ساختمانی، عمرانی، توسعه، یا پروژه های تحقیقاتی،…،…


مراحل اجرای پروژه
بطور عموم در هر پروژه، چهار مرحله (فاز) متفاوت و متمایز قابل تعریف می باشد. این چهار مرحله عبارتند از:
مرحله 1- مرحله نظری
مرحله 2- مرحله طرح و برنامه ریزی
مرحله 3- مرحله اجرا
مرحله 4- مرحله پایانی (اختتام)

1. مرحله نظری
نقطه آغازین یك پروژه، با هر طبیعت و خصوصیتی كه باشد، عبارت از یك نظریه یا یك فكر و خواسته است كه توسط یك شخص یا یك گروه از اشخاص، یا یك مؤسسه و سازمان ایجاد می شود.
در موارد زیادی این فكر توسط صاحب پروژه، یعنی كسی كه تصمیم دارد برای اجرای پروژه سرمایه گذاری بنماید ابداع می شود.

2. مرحله طرح و برنامه ریزی
در این مرحله امور مربوط به پروژه از نظر سازمان و تشكیلات با مرحله مشابهت زیادی دارد، ولی همانگونه كه گفته شد، امور طراحی و برنامه ریزی با دقت بیشتری اجرا شده و دارای جزئیات كاملتری می باشند.
قابل توجه است كه در این مرحله نقشه ها در سه سری تهیه می شوند. نقشه های ساده نشان دهندة مشخصه های طرح كه در فاز یكم تأیید شده اند میباشند. نقشه های سری دوم (نقشه های كامل) بر اساس نقشه های ساده سری اول، ولی با جزئیات كاملتری تهیه می شود، ولی هنوز دارای آن مقدار از جزئیات نیستند كه پیمانكار بتواند به راحتی با مراجعه به این نقشه ها كلیه عملیات ساخت را اجرا نماید.
این جزئیات در سری سوم نقشه های طرح كه نقشه های اجرائی (كارگاهی) نامیده می شوند قابل ارائه می باشند.

3. مرحله اجراء
در انتهای فاز دوم پروژه، تقریباً همه فعالیت هایی كه لازم است در مرحله اجرا عملی بشوند، مشخص شده و شیوه ها و برنامه های زمان بندی برای اجراء فعالیت ها تعریف شده اند. در فاز سوم هدف آنستكه پیشرفت كارهای پروژه، مطابق با برنامه ها و اصول، و كیفیت های تعیین شده در فاز دوم به مرحله عمل درآیند مسلم است كه در این فاز، سازمان اجرایی به مراتب بزرگتر از سازمانهایی كه در فازهای قبلی پروژه فعالیت داشتند خواهد بود. هزینه های مصرف شده نیز به مراتب بیش از هزینه های مراحل قبلی پروژه می باشند. در این فاز، عامل كنترل دارای نقش اساسی بوده، لازم است با برداشت اطلاعات و آمار مناسب از نحوه پیشرفت كارها، و فعالیت مشخصه های مختلف كارهای اجراء شده با آنچه كه برنامه ریزی شده روند پیشرفت كارها و صرف هزینه، و سایر منابع را كنترل نمود، تهیه مصالح، تأمین تجهیزات استخدام نیروی كار متخصص در امور فنی، مالی، پرسنلی،… از وظایف اولیه مورد لزوم در این مرحله می باشند.

4. مرحله پایانی
مرحله پایانی پروژه ها را می توان بخودی خود یك پروژه نامید. در این مرحله لازم است كارها به صورتی برنامه ریزی شوند كه براحتی قابل قبول بوسیله دستگاه نظارت و قابل تحویل به صاحب كار باشند. بدیهی است چنین شرایطی بستگی كامل به نحوه اجرای فعالیتها در طول فاز اجرائی دارد، ولی در اغلب موارد مشاهده شده است كه در مرحله پایانی و تحویل پروژه، پیچیدگی مسائل بین پیمانكار، دستگاه نظارت و صاحب كار به حد اعلای خود كار رسیده در نتیجه كار تحویل موقت، و آغاز بهره برداری از سیستم را به تعویق می اندازد.
در مراحل پایان فاز سوم، معمولاً كاربرد نیروی انسانی و تجهیزات روند كاهشی داشته، و بنابراین بعهده پیمانكار است كه در این مراحل با برنامه ای دقیق و حساب شده پرسنل و تجهیزات خود را كه در پروژه كاربرد ندارد به كار دیگری بگمارد، یا به كار افرادی كه بصورت موقت استخدام شده اند، خاتمه داده و با آنها تسویه حساب نماید.
در مرحله پایانی پروژه تهیه گزارشات و یادداشت های دقیق از نحوه اجرای كارها، باعث خواهد شد كه پیمانكار برای شركت در مناقصات جدید، و برای اجرای پروژه های جدید، منابع اطلاعاتی با ارزشی را در اختیار داشته باشد.




وظایف مدیریت پروژه
وظایف اصلی مدیریت پروژه را می توان « ایجاد هماهنگی لازم در اجرای فعالیت ها برای كاربرد مناسب منابع و امكانات به منظور رسیدن به هدف نهایی پروژه » دانست در ایجاد این هماهنگی الزاماً محدودیت های زمانی، بودجه، نیروی انسانی، تجهیزات، مواد، و سایر منابع و امكانات، و همچنین محدودیت های مربوط به كیفیت كارهای قابل اجراء و روشهای اجرای آنها، قوانین و مقررات حاكم بر محیط، و بسیاری از محدودیت های دیگر كه به نوعی با فازهای مختلف پروژه ارتباط خواهند داشت مورد نظر قرار می گیرد.
برای انجام وظایف، مدیر احتیاج به برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری، و كنترل خواهد داشت. دو موضوع اصلی كه باید مورد نظر بوده، و پاسخی برای آنها تهیه شود عبارتند از :
1. مقادیر (كمیت ها) را چگونه باید تعیین نمود؟
2. آیا از منابع و امكانات به صورتی كارا و مؤثر استفاده می شود؟
برای پاسخگویی به سئوال اول می توان از تكنیك های مختلف برنامه ریزی و برنامه بندی زمانی، روش های تعیین سطح منابع، و همچنین از روشهای موازنه زمان و هزینه استفاده نمود. این تكنیك ها و روشها بعداً مورد بحث قرار خواهند گرفت. سئوال دوم با كاربرد اطلاعات بازتابی در حین اجرای پروژه و كنترل روند اجرای فعالیت ها قابل پاسخگویی خواهد بود.
بدیهی است عملیات برنامه ریزی، و برنامه بندی زمانی مربوط به قبل از شروع عملیات اجرایی بود، ولی فعالیت های كنترل همراه با عملیات اجرایی ادامه می یابد. شكل زیر دو وظیفه اصلی مدیریت پروژه ها و وسایل لازم جهت آنها را نشان می دهد.