برنامه‌ریزی و مدیریت توسعه خدمات برون‌کتابخانه‌ای در مراکز اطلاع‌رسانی تخصصی

پاسخ به تغییر : برنامه‌ریزی و مدیریت توسعه خدمات برون‌کتابخانه‌ای در

مراکز اطلاع‌رسانی تخصصی

ارائه شده به هشتمين همايش كتابداران سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور، آذر 1383، اصفهان. (زير چاپ).

دانشيار گروه كتابداري و اطلاع رساني دانشگاه فردوسي مشهد

www.um.ac.ir/~fattahi/fattahi.HTM

چکیده

به موازات تحولاتی که فن‌آوریهای نوین در محیط اطلاعاتی و در دسترسی راه دور به شبکه‌ها و پایگاههای اطلاعاتی پدید آورده است، مراجعه حضوری کاربران به کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی کاهش یافته است. این تحولات کتابداران را ناگزیر می‌سازد تا رویکردهای تازه‌ای را برای ارائه خدمات به جامعه مورد نظر خود پیش گیرند. این وضعیت برای کتابخانه‌های تخصصی از اهمیت ویژه‌ای برخودار است. در این مقاله، چارچوبها، سیاستها و روشهای توسعه خدمات برون کتابخانه‌ای مورد بحث قرار گرفته است. تأکید مقاله برآنست که توسعه خدمات برون کتابخانه‌ای به برنامه‌ریزی و ملزومات ویژه‌ای نیاز دارد تا مؤثر و کارآمد واقع شود. مفاهیم، بنیانهای نظری و رویکردهای نوین مطرح در خدمات کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی در محیط اطلاعاتي جديد و شبكه اي از جمله نکات مورد توجه مقاله حاضر است. اجرای برنامه‌های آموزشی برای کتابداران و بازآموزی خاص محیط جدید، بویژه در کتابخانه‌های تخصصی و با هدف توسعه خدمات برون كتابخانه اي، از دیگر پیشنهادهای این مقاله براي آماده سازي كتابداران در پاسخ به تحولات جاري است.

مقدمه

گسترش فناوریهای جدید در دو دهه اخیر موجب بروز تحولات و تغییرات بسیار زیادی در بیشتر عرصه های زندگی شخصی، حرفه ای و اجتماعی شده است. حرفه کتابداری و اطلاع رسانی نیز همچون بسیاری از حرفه ها تحت تاثیر این تحولات قرار داشته و شاهد تغییرات زیادی در فرایندها و روشهای کاری خود بوده است. کتابداران و اطلاع‌رسانان همواره تلاش داشته اند تا خود را با توجه به تحولات و تغییرات پیوسته‌ای که در جامعه رخ می‌دهد با شرایط جدید تطبیق دهند. به بیان دیگر، کتابداری و اطلاع‌رسانی همواره به لحاظ نظری و کاربردی در حال تغییر و تحول پیوسته بوده و خواهد بود و این تحول را شرط ماندگاری خود و نیز ضرورتی برای مؤثر واقع شدن در فرایند توسعه جامعه بشری می‌داند.

اندیشمندان کتابداری و اطلاع‌رسانی با مطالعه و تحلیل تحولات و عوامل مؤثر برآن، تلاش دارند تا از ديدگاهي نظري و مفهومي، راهکارهای مناسب برای پاسخ به تغییرات و برآوردن نیازهای اطلاعاتی جامعه را شناسایی و ارائه دهند. طی دو دهه اخیر که فن‌آوریهای نوین رایانه‌ای و ارتباطاتی (شبکه‌ها) به طور چشمگیری در تمام زمینه‌های اقتصادی، صنعتی، علمی و آموزشی رسوخ کرده است، شاهد رشد مباحث نظری و کاربردی در عرصه حرفه کتابداری و اطلاع‌رسانی نیز بوده‌ایم. به موازات این تحولات، محافل علمی و آموزشی کتابداری و اطلاع‌رسانی، بویژه دانشکده‌ها و گروه هاي آموزشی مربوطه نیز در ساختار و محتوای برنامه‌ای خود تغییراتی را به وجود آورده‌ و يا پيشنهاد كرده اند (براي مثال نگاه كنيد به دياني، 1379؛ فتاحي، 1379؛ مرتضايي، 1383؛ حياتي، 1383 Radford, 1978; Wilson, 1989;Ostler et al, 1995; Fergussen, 1997;). مدیران و کتابداران حرفه‌ای که در عرصه کار، به طور عینی و پیوسته با تحولات روبرو هستند در واقع جلودار و پیشاهنگ پیاده کردن طرحها و برنامه‌های جدید می‌باشند. به همین خاطر، توجیه چارچوبها، سیاستها و روشهای ایجاد تحول در کار و بازنگری در شیوه‌های پاسخ به نیازهای روبه تحول کاربران برای آنها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.

مجموعه کتابخانه‌های سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور به لحاظ حساسیت در کمک به کارشناسان و پژوهشگران در شرایطی قرار دارند که ضرورت تحول در خدمات اطلاع‌رسانی، بويژه خدمات برون كتابخانه اي را بیش از پیش در آنها مطرح ساخته است. نگارنده در همایشهای سالهای اخیر کتابداران این سازمان بحث‌هایی را ارائه داده است که به طور تسلسلی و در یک پیوستار تلاش داشته است تا ملزومات همخوانی با شرایط جدید را برای کتابخانه‌های سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی متذکر شود (فتاحی 1377، 1380، 1382).

یکی از مهمترین تحولاتی که بازنگری در خدمات کتابخانه‌های تخصصی را ناگزیر می‌سازد عبارت است از دسترسی مستقيم و بدون واسطه کاربران از راه دور (یعنی از طریق شبکه) به منابع کتابخانه‌ها. این تحول پیامهای گوناگونی را برای کتابداران و کاربران به دنبال داشته است كه به برخي از آنها در زير اشاره مي شود:

1. مراجعه حضوری کاربران به کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی کاهش یافته است. به بیان دیگر، از میزان میانجی‌گری کتابداران در پاسخگويي به پرسشها و نيز در ایجاد ارتباط میان کاربران و منابع اطلاعاتی کاسته شده است تا جایی که برخی صاحب نظران از آن به عنوان قطع واسطه‌گری یا واسطه‌رهایی (Disintermediation) یاد می‌کنند (مگواير[1]، 1377؛ دياني، 1383). در مقایسه با گذشته که کتابداران، به عنوان ميانجي، نقش جستجوگران حرفه اي را برای نیازمندان به اطلاعات ایفا می کردند و جستجو در پایگاههای اطلاعاتی بیشتر توسط آنها صورت می گرفت، اكنون دسترسی کاربران به شبکه ها و انواع پایگاهها موجب آن شده است تا از میزان جستجوهای واسطه ای[2] (توسط کتابداران) شدیدا کاسته شود و در عوض خود کاربران به جستجو بپردازند (Steer, 1997, quoted in Hursh, 2003). اين وضعيت پيامدهاي مثبت و منفي براي خود كاربران و نيز كتابداران در بر دارد. دسترسي مستقيم و سريع كاربران نكته مثبت اما عدم توانمندي در بازيابي اطلاعات مفيد و مرتبط از نكات منفي به شمار مي رود. كاسته شدن از فشار كار كتابداران در پاسخگويي به كاربران و مستقل شدن فرايند اطلاع يابي آنها از نكات مثبت، اما عدم مراجعه حضوري كاربران و قطع تماس آنها با كتابداران از نكات منفي واسطه رهايي محسوب مي شود.

2. شرايط جديد همچنين موجب بوجود آمدن رقابت فشرده در همه بخشهاي اقتصادي، اجتماعي، آموزشي و مانند آنها شده است. اين رقابت در ميان موسسات انتفاعي و شركتهاي اطلاع رساني و خدمات فروش اطلاعات نيز كاملا آشكار است. همين امر باعث شده تا اين شركتها امكان دسترسي آسان و پرسرعت را از راه دور براي مشتريان خود و با هزينه هاي رقابتي فراهم سازند. در اين رقابت، كتابخانه ها آنچنان فعال نبوده اند به طوري كه بخشي از مراجعان بالقوه و بالفعل خود را از دست داده اند.

3. درک و پذیرش شرایط جدید از سوي همه بخشهاي اقتصادي، اجتماعي، آموزشي و مانند آنها يكي ديگر از اين پيامدهاست. حوزه كتابداري و اطلاع رساني نيز تلاش داشته است تا به درك مناسبي از ماهيت و فرايند تحولات جاري برسد. کتابداران شاهد ظهور بسیاری از فن‌آوریهای جدید و پیامهای ناشی از آن بوده و هستند. این تحولات اجتناب ناپذیر بوده و در برخی زمینه‌ها بسیار سریع رخ می‌دهد. درک تحولات جاری به لحاظ دامنه، سرعت و پیام‌های آن نخستین قدم در مسیر همخوانی با شرایط جدید به شمار می‌رود. برای کمک به درک بهتر و عمیق‌تر شرایط جدید، کتابداران باید از جنبه‌های گوناگون جامعه‌شناسی، روانشناسی، ارتباطات و به بررسی جوانب آن بپردازند. به طور معمول، اندیشمندان حوزه‌های کتابداری علوم ارتباطات، جامعه‌شناسی و مانند آنها این تحولات را مورد توجه قرار داده و مقالات آنها می‌تواند در درک بهتر شرایط راهگشا باشد. در حال حاضر مقالات بسیاري درباره تغییر و لزوم آمادگی ذهني برای درک آن وجود دارد.

با توجه به عوامل بالا، اکنون جامعه کتابداری به این نتیجه بدیهی و درک مسلم رسیده است که در عصر دسترسی آزاد و گسترده به شبکه ها، کتابداران نمی توانند مانند گذشته بر نقش خود به عنوان گردآورندگان و حفظ کنندگان اطلاعات تکیه کنند. یکی از نکاتی که در ارائه خدمات مورد توجه برخی صاحب نظران قرار دارد (برای مثال، باکلند، 1382،ص326)، سازگاری و بقاء خدمات کتابخانه در شرایط متحول است. این امر مستلزم آنست که مدیران کتابخانه ها و کتابداران متخصص برنامه عملی برای سازگار کردن خدمات با تحولات جاری داشته باشند.هرش (Hursh, 2003)، ضمن اشاره به لزوم تغییر رویکرد کتابداران برای پاسخ به تغییر محیط اطلاعاتی، تاکید می کند که کتابداران جدید باید راهنمایان و مشاوران اطلاعاتی[3] باشند که مهمترین وظیفه آنها ادغام فناوریهای اطلاعاتی با مهارتهای اطلاع یابی کاربران است. نكته مهمتر آنكه، كتابخانه ها بايد تلاش كنند تا خدمات خود را از محدوده و چهارديواري كتابخانه خارج ساخته و براي توسعه خدمات برون از كتابخانه برنامه ريزي كنند. اگرچه با توجه به تحولات و شرايط جديدي كه روي داده است توسعه خدمات به كاربران خارج از كتابخانه از اهميت ويژه اي برخوردار است اما كتابداران به اندازه كافي به اين امر نپرداخته اند. به همين دليل است كه اشاره هاي ضعيفي در مقاله ها و متون علمي كتابداري و اطلاع رساني به خدمات برون كتابخانه اي مشاهده مي شود.

ملاحظات نظري و كاربردي پيرامون لزوم توسعه خدمات برون كتابخانه اي

آنچه در زیر می‌آید، ملاحظات نظری و کاربردي مورد نیاز برای پاسخ به تغییر و برنامه‌ریزی و توسعه خدمات برون‌كتابخانه‌ای و پذیرش مراکز اطلاع‌رسانی تخصص، از جمله در سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور است:

1. اولين نکته مهمی که توسعه خدمات برون‌کتابخانه‌ای در کتابخانه‌های تخصصی را نسبت به ساير انواع كتابخانه ها اجتناب ناپذیر می‌کند، تفاوت این نوع کتابخانه‌ها با سایر کتابخانه‌ها، مانند کتابخانه‌های دانشگاهی و عمومی می‌کند. به عبارت دیگر، کتابخانه‌های تخصصی در مقایسه با سایر کتابخانه‌ها باید تلاش بیشتری برای ارائه خدمات برونی بنمایند. دلیل عمده این امر، نوع کاربران یا جامعه استفاده کننده از کتابخانه‌های تخصصی است که به طور معمول از کارشناسان و پژوهشگران تشکیل می‌شود که در مقایسه با جامعه استفاده کننده از کتابخانه‌های دانشگاهی، یعنی دانشجویان و اعضای هیأت علمی، اجباری به مراجعه مرتب و مستمر به کتابخانه ندارند.

2. در مقايسه با ساير انواع كتابخانه ها، امکان تغییر سريع در این کتابخانه‌ها در زمینه گزینش و فراهم‌آوری مواد، سازماندهی و ارائه خدمات مبتني بر نياز كاربران بیشتر است. در اين راستا، تعامل پيوسته و از راههاي گوناگون با كاربران مي تواند به شناسايي نيازهاي آنها كمك كند.

3. از سوی دیگر، نوع منابع و نوع خدمات کتابخانه‌های تخصصی نیز در مقایسه با کتابخانه‌های دانشگاهی متفاوت بوده و از خاص بودن و تنوع بیشتری برخوردار است. خاص بودن به اين معناست كه نوع منابع و خدمات كتابخانه هاي تخصصي بايد بر اساس نيازهاي و ملزومات تخصصي كاربران تهيه و تامين شود.

4. افزون بر خاص بودن و كاربرمدار بودن خدمات، آنچه كه در ارائه خدمات به كاربران كتابخانه هاي تخصصي بايد مورد توجه خاص قرار گيرد، لزوم تاكيد بيشتر بر ارائه دانش به جاي اطلاعات صرف است. اين امر مستلزم آنست كه كتابداران، با توجه به كمبود وقت پژوهشگران و نيز با توجه به ارزشمندي بيشتر دانش در مقايسه با اطلاعاتي در فعاليتهاي پژوهشي، بايد شرايطي را فراهم سازند تا كاربران به دانش دسترسي داشته باشند. بنابراين، يكي از كاركردهاي اصلي كتابداران در اين نوع كتابخانه ها، فراهم كردن دسترسي به دانش و يا پردازش اطلاعات موجود با هدف توليد دانش است. در واقع، ايجاد ارزش افزوده براي اطلاعات از مهمترين وظايف كتابداران مي باشد. بديهي است راهها و روشهاي ايجاد دسترسي به دانش و يا توليد دانش بايد به كتابداران آموزش داده شود. برخي از اين موارد در مقاله ديگري از مولف كه به ششمين همايش كتابداران سازمان مديريت و برنامه ريزي ارائه شد مورد بحث واقع شده است (فتاحي، 1381).

5. سرانجام آنكه، يكي از ملاحظات نظري مهم آنست كه به خدمات كتابخانه بايد به منزله يك نظام كه داراي ساختار، محتوا، اجزاي بهم پيوسته و هدفهاي مشخص مي باشد نگريست. باكلند (1382: 54)، ضمن تاكيد بر اين مفهوم، اهميت اين رويكرد را در ارتباط كتابخانه با كاربران خود مي داند. به عبارت ديگر، نظام كتابخانه يك نظام تعاملي است كه براي مخاطبان خاص و با هدفها و كاركردها ي مشخص ايجاد مي شود. درك مفهوم نظام مداري كتابخانه موجب آن مي شود كه برنامه ريزي براي توسعه انواع خدمات، بويژه خدمات برون كتابخانه اي با توجه به كليات نظام، هدفها و كاركردهاي صورت گيرد. يعني، هر نوع خدماتي كه براي ارائه در نظر گرفته مي شود بايد در چارچوب كليات نظام بوده و حداقل در پاسخ به يكي از هدفهاي آن باشد.

توجه به مواردي كه به منزله ملاحظات نظري بر شمرده شد مي تواند مشكل عدم حضور كاربران به كتابخانه يا مركز اطلاع رساني، يعني "واسطه رهايي" را به شيوه اي نو برطرف كند. بدين ترتيب، مي توان مجددا ارتباط كتابخانه و مراكز اطلاع رساني را در قالبي جديد تعريف كرده و به اصطلاح به "واسطه گري دوباره" (Reintermediation) اقدام كرد.

اصول توسعه خدمات در کتابخانه‌ها و مراکز اطلاع‌رسانی

به جرأت می‌توان گفت که همه کارکردها و فعالیتهای کتابخانه مبتنی بر اصولی است که به لحاظ ارزشمند بودن و جهت دادن به کار کتابداران همواره، صرف نظر از نوع محيط اطلاعاتي (اعم از سنتي يا الكترونيكي)، اصولي ارزشمند و پایدار خواهند ماند. محور و جانمايه این اصول، ارائه خدمت به کاربران و برآوردن نیازهای خاص آنان است. به عبارت دیگر، فلسفه وجودی کتابخانه، خدمت به جامعه و بهره‌گیری هر چه بیشتر از منابع دانش بشري در جهت تعالی همه انسانها است. در این راستا، نقش کتابداران در مطالعه جامعه و بررسی نیازهای آن و نیز طراحی خدمات مناسب با استفاده از فناوريهاي روز بسیار حیاتی است.

از سوی دیگر، ارائه خدمت به آن بخش از جامعه که مسؤولیت برنامه‌ریزی برای كل کشور را برعهده دارند، یعنی مدیران و کارشناسان سازمانهای کلیدی کشور، همچون سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور، یکی از مهمترین عرصه‌های فعالیت کتابداران قلمداد می‌شود. به همین دلیل، برنامه ريزي خدمات از حساسیت و ارزش خاصي در كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني تخصصي برخوردار است. این حساسیت و ارزشمندی بدان لحاظ است که چنانچه مدیران و کارشناسان کشور به مناسب‌ترین منابع مورد نیاز برای برنامه‌ریزی در اسرع‌وقت دسترسی داشته باشند و کتابداران بتوانند آنها را در تمام مراحل و فرایند کاری پشتیبانی کنند، بدون تردید حاصل مطالعات و برنامه ریزی‌های آنان و در نتيجه برنامه هاي تدوين شده ملي از کیفیت و عمق بیشتری برخوردار خواهد بود.

همانگونه که در ابتدای مقاله اشاره شد، کاربران کتابخانه‌ها، بویژه کارشناسان متخصص و پژوهشگران تمایل دارند تا از طریق امکاناتی که فن‌آوریهای جدید در اختیار گذارده است از محل کار خود به اطلاعات دسترسی داشته باشند. آنها همچنین در مقایسه با گذشته وقت کمتری براي مراجعه به كتابخانه دارند و مایلند فرایند جستجو، بازیابی و دسترسی به اطلاعات بسیار کوتاه باشد. به عبارت دیگر، آنها مایلند که بخشي از فعالیتهای مطالعاتي و پژوهشی آنان را کتابداران انجام دهند. اين امر را مي توان تسهيل و روان سازي فرايند پژوهش دانست. در این راستا، همانگونه که پیشتر اشاره شد، کتابداران باید در نقش مشاور و راهنمای پژوهشگران انجام وظیفه کنند.

در همين راستا، در برنامه ریزی برای ارائه خدمات برون کتابخانه‌ای، لازم است به اصول زير توجه کرد:

1. سهولت در دسترسی به اطلاعات (ساده‌سازی فرایند مدیریت اطلاع)

2. سرعت در دسترسی به اطلاعات (تسریع در فرایند مدیریت اطلاعات)

3. مناسبت در دسترسی به اطلاعات (ايجاد راهبرد مناسب براي تطابق نظام اطلاعاتي با نیازهای اطلاعاتی کاربران)

4. یکپارچگی در دسترسی به اطلاعات (فراهم ساختن دسترسي از يك رايانه به همه بخشها، منابع و خدمات كتابخانه)خاص بودن و مرتبط بودن اطلاعات (تلاش براي افزايش ربط در نظام بازيابي اطلاعات)

5. کيفیت اطلاعات و دانش (تلاش براي گزينش، فراهم آوري و ايجاد دسترسي به منابع با كيفيت و هسته اطلاعات و دانش)

6. روز‌آمدی اطلاعات (ايجاد دسترسي به جديدترين منابع اطلاعات چاپي و الكترونيكي)

بديهي است پژوهشگران و كارشناسان خود به تنهايي قادر نيستند اطلاعات مورد نياز خود را شناسايي كرده و به منابع مورد نياز با توجه به جنبه هاي مطرح شده دسترسي يابند. از اين رو، ضرورت دخيل بودن كتابداران در فعاليتهاي اطلاع يابي آنها، بويژه زماني كه از راه دور (برون از كتابخانه) دسترسي دارند، بيش از پيش آشكار مي شود. در مجموع، "مديريت دسترسي" مقوله اي است كه براي توسعه خدمات بروني كتابخانه بايد به آن توجه كرد و ملاحظات مرتبط با آن را مد نظر قرار داد.

شناسايي انواع خدمات برون کتابخانه ای

شناسايي انواع خدماتي كه مي توان به كاربران راه دور ارائه داد بايد با توجه به نوع كاربران و نوع نياز آنها انجام گيرد. به عبارت ديگر، نوع خدمات مورد نياز جامعه و اولويت هر يك بايد با توجه به ملاحظات مربوطه صورت پذيرد. در اين زمينه، مطالعه منابع تخصصي و آگاهي از تجربه هاي ساير كتابخانه هاي تخصصي بسيار مفيد است. آنچه در زير مي آيد، مروري بر برخي از خدمات متعارف كتابخانه هاست كه مي توان براي كتابخانه و يا مركز اطلاع رساني مورد نظر برنامه ريزي كرد.

1. فراهم كردن دسترسي راه دور به شبكه ها، نظامها، پايگاهها و منابع اطلاعات

در شرايط كنوني، استفاده از جديدترين فناوريها براي دستري همه جانبه كاربران به انواع شبكه ها، نظامها، پايگاهها و منابع از بديهي ترين امور در كتابخانه هاي تخصصي به شمار مي آيد. براي اين منظور، در اختيار داشتن امكانات سخت افزاري و نرم افزاري پيشرفته ضروري است و سرمايه گذاري در آن، به دليل ارزشمندي در دسترسي سريع و يكپارچه به اطلاعات، مي تواند كاملا توجيه پذير باشد. به عبارت ديگر، كاربران كتابخانه هاي تخصصي بايد بدون نياز به مراجعه حضوري به كتابخانه قادر باشند براحتي به امكانات وسيعي از اطلاعات مورد نياز براي طرحهاي در دست مطالعه خود دسترسي داشته باشند.

2. آگاهي رساني جاري در زمينه هاي مورد علاقه پژوهشگران و كارشناسان

حرفه كتابداري و اطلاع رساني از چند دهه قبل با اين نوع خدمت آشنا هستند و تجربيات خوبي را در اين زمينه كسب كرده اند. ارزش اين نوع خدمت در كتابخانه هاي تخصصي و بويژه براي كاربران راه دور بسيار قابل توجه است. بديهي است آنچه را كه كتابخانه به طور مرتب به مجموعه خود مي افزايد و همچنين آنچه را كه كتابداران تشخيص مي دهند براي كاربران مفيد خواهد بود، حتي اگر در مجموعه خود كتابخانه وجود نداشته باشد، بايد به طور منظم به آگاهي كاربران رسانيد. اين خدمت موجب مي شود تا كاربران همواره از منابع جديد و جاري و اطلاعات مرتبط با فعاليتهاي كاري خود آگاه شوند و چنانچه منبع يا منابعي را مناسب تشخيص دادند در اختيار گيرند. اين امر نهايتا موجب جلوگيري از پژوهشهاي تكراري و نيز باعث صرفه جويي در وقت كارشناسان و پژوهشگران مي شود.

3. آگاهي رساني تخصصي از طريق خدمات اشاعه گزينشي اطلاعات

نيازهاي خاص پژوهشگران مستلزم ارائه خدمات خاص مي باشد. اشاعه گزينشي اطلاعات كه برخي از مقاله هاي همايش حاضر به طور اختصاصي به آن پرداخته اند مناسب ترين خدمت كتابخانه هاي تخصصي بويژه براي كاربران راه دور است. اين نوع خدمت نيز ارزش فوق العاده زيادي در كمك به پژوهشگران براي آگاهي از اطلاعات تخصصي و روزآمد مرتبط با فعاليتهاي خاص هر فرد دارد. تدوين و ارسال فهرستي از منابع تخصصي و مرتبط با نيازهاي فردي پژوهشگران و كارشناسان يكي از شيوه هاي آگاهي رساني گزينشي است كه مي تواند به صورت منظم ارائه شود.

4. مشاوره و راهنمایی پژوهشگران

با توجه به فرصت کم پژوهشگران در گردآوری اطلاعات مرتبط و نیز به دلیل مهارت پایین آنها در کار با نظامها و پایگاههای اطلاعاتی، می توان انتظار داشت که جستجوهای آنها به اندازه کافی نتیجه بخش نباشد و آنها با دشواریهای بسیار روبرو شوند. از همین رو، نیاز به ارائه خدمات مشاوره ای از راه دور و از طریق پست الکترونیکی می تواند این مشکل را برطرف سازد. ریبلر (Ribler, 1996) بر این نکته تاکید می کند که کتابداران کتابخانه های تخصصی نه صرفا اطلاعات بلکه راه حلهای مشکلات اطلاعاتی را باید ارائه دهند. در این راستا، کتابخانه می تواند امکانات و توانمندیهای خود را جهت ارائه خدمات مشاوره و راهنمایی کاربران، بویژه در زمینه جستجوهای دشوار، از طریق وب سایت و یا بروشورهای آموزشی به آگاهی کاربران خود برساند.

5. خدمات تحويل مدرك از راه دور

فناوريهاي نوين امكانات بسيار زيادي در اختيار كتابداران گذارده است كه مي توان از آنها براي توسعه خدمات برون كتابخانه اي استفاده كرد. ايجاد مجموعه هاي ديجيتالي از منابع و مدارك مورد نياز پژوهشگران و كارشناسان و فراهم ساختن دسترسي آسان و سريع به اين مجموعه ها از طريق شبكه هاي موجود، بويژه شبكه اينترانت و اينترنت اكنون به صورت يك ضرورت در آمده است. با استفاده از فناوري جديد مخابراتي، حتي اين امكان وجود دارد كه دسترسي به شبكه و منابع ديجيتالي از طريق تلفن همراه فراهم شود و بدين ترتيب انعطاف پذيري بيشتري براي كاربران به وجود آيد.

6. آموزش مجازي كاربران در زمينه مهارتهاي اطلاع يابي (سواد اطلاعاتي)

محيط اطلاعاتي همواره در حال تحول، تغيير و توسعه است. وجود انواع شبكه ها، پايگاهها، وب سايتها، و منابع اطلاعاتي در شكلهاي مختلف ضرورت آموزش سواد اطلاعاتي و تقويت مهارتهاي اطلاع يابي را در انواع كتابخانه ها بيش از پيش نشان مي دهد. به همين دليل، در چند سال گذشته، گرايش به برنامه هاي آموزش كاربران، بويژه از طريق ايجاد فضاهاي مجازي در بسياري از عرصه هاي آموزشي افزايش يافته است (مجموعه مقالات همايش آموزش مراجعان و توسعه سواد اطلاعاتي، 1383). كتابخانه ها و از جمله كتابخانه هاي تخصصي نيز براي توسعه مهارتهاي اطلاع يابي كاربران خود از برنامه هاي آموزش از راه دور و توليد برنامه آموزش مجازي استفاده كرده و مي كنند. بسياري از كتابخانه ها از طريق وب سايت خود امكان آموزش و خودآموزي كاربران را فراهم مي كنند. بدين ترتيب، نه تنها آموزش سواد اطلاعاتي يك خدمت جديد در كتابخانه ها و مراكز اطلاعاتي به شمار مي آيد بلكه موجب مي شود تا كاربران، حتي از راه دور، بتوانند بهره وري بيشتري از محيط اطلاعاتي به عمل آورند.

7. ارسال منابع و استانداردهاي تدوين گزارشهاي پژوهشي و نگارش علمي

كاربران كتابخانه هاي تخصصي را كارشناسان و پژوهشگران تشكيل مي دهند. با توجه به ماهيت كاري آنها كه نهايتا بايد در قالب گزارشهاي پژوهشي به سازمان متبوع ارائه شود، لازم است منابعي را كه به آنها در تدوين اين گونه گزارشها كمك مي كند، يعني دستنامه ها، راهنماها و استانداردها در دسترس آنها قرار داد. اين خدمت مي تواند از طريق تهيه متون الكترونيكي اين منابع و گذاردن آنها در وب سايت كتابخانه انجام شود.

7. خدمات مرجع تلفني و اينترنتي

احتمال اينكه پژوهشگران در جريان فعاليتهاي خود نياز به برخي اطلاعات فوري داشته باشند و يا بخواهند پرسشي را مطرح كنند بسيار زياد است. كتابداران بخش مرجع كتابخانه ها تجربيات سودمندي در اين زمينه دارند. در شرايط كنوني كه كاربران بسادگي از راه دور به كتابخانه دسترسي دارند احتمال طرح چنين پرسشهايي نيز وجود دارد. به همين دليل، بسياري از كتابخانه ها از طريق تلفن، پست الكترونيكي و يا از طريق وب سايت خود امكان تعامل نزديك ميان كاربران و كتابداران را فراهم كرده اند. اين امر نياز به آموزش و مهارت خاصي دارد كه كتابداران بايد براي ارائه خدمات بهتر كسب كنند.

9. مراجعه حضوري كتابداران به محل كار پژوهشگران و كارشناسان

به موازات تحول در نظامهاي اداري و تجاري در چند دهه گذشته و گرايش به سوي مشتري مداري، بسياري از موسسه ها و از جمله كتابخانه ها با تعيين و اعزام كارشناسان خود به محل كار افراد تلاش مي كنند تا ارتباط موثرتري با مشتريان خود برقرار سازند. به طور معمول، يكي از وظايف فرد يا كتابداري كه با عنوان "رابط"، "Liaison" و يا "Outreach librarian" تعيين مي شود مسئول ارائه خدمات به افرادي است كه به دلايل مختلف قادر به مراجعه به كتابخانه نيستند. اين حركت علاوه بر آنكه خدمات را به كاربران دور از كتابخانه توسعه مي دهد موجب ايجاد فضاي ارتباطي و تعامل نزديك و در نتيجه رضايت بيشتر در اعضا مي شود.

10. خدمات ارجاعي

كمتر كتابخانه اي وجود دارد كه براي ارائه خدمات فقط متكي به منابع و خدمات خود باشد. در بسياري از موارد، كارشناسان و پژوهشگران نيازهايي دارند كه منابع موجود در كتابخانه پاسخگوي آنها نيست. در چنين شرايطي، كتابخانه مي تواند با هماهنگي هاي قبلي، اعضاي خود را براي استفاده از منابع و خدمات ساير كتابخانه ها و حتي سازمانهاي ديگر به آنها معرفي كرده و ارجاع دهد. خدمات ارجاعي، بويژه در مورد كتابخانه هاي تخصصي از سابقه بيشتري برخوردار است. براي ارجاع كارشناسان به ساير سازمانها و مراكز مي توان از امكانات فناوري جديد، از جمله پست الكترونيكي استفاده كرد.

پذیرش تغییرات و آمادگی ذهنی برای تحول

بروز تغییر در واقع یک واقعیت جدید است که کتابداران باید با آن روبرو شوند. هرش (2003) معتقد است که واقعیت تغییر کتابداران را بناچار ملزم به تغییر می کند. "درک تغییر"به تدریج به آمادگی ذهنی برای انجام تغییر در راستای هدفهای مورد نظر منتهی می‌شود. به بیان دیگر، انجام تغییر بدون آمادگی ذهنی پيرامون آن یا ممکن نیست و یا راه به جایی نمی‌برد. آمادگی ذهنی یعنی فراهم ساختن شرایط فکری لازم در مورد برنامه‌هایی که می‌توان و یا باید برای هماهنگ ساختن خدمات و فرایندهای کاری اجرا کرد. با كسب آمادگی ذهنی برای تغییر، ضرورت مطالعة تجربه سایر کتابخانه‌ها در سایر کشورها نیز در زمینه چگونگی برخورد با تغییر و مدیریت آن آشکار می‌شود. بدین لحاظ، اندیشمندان و مدیران و حتی کتابداران باید همواره مباحث مربوط به مدیریت تغییر در حرفه کتابداری و اطلاع‌رسانی را در متون تخصصی دنبال کنند. در طول دهه اخير، مقاله ها و كتابهاي متعددي از سوي كتابداران و متخصصان برخي حوزه هاي ديگر (بويژه رشته مديريت) انتشار يافته است كه مي تواند زمينه ها، روشها و رويكردهاي مطرح در مديريت تغيير را ارائه دهد.

بازآموزی و آموزش مداوم برای پاسخ به تغییرات

پاسخ به تغییر نمی‌تواند تنها به مطالعه متون تخصصی محدود شود. امروزه بیشتر سازمانها و نهادهای دولتی و خصوصی برای آماده‌سازی مديران و نیروی انسانی خود اقدام به اجرای برنامه‌های بازآموزی و آموزش مداوم می‌کنند. این آموزشها عموماً در زمینه مباحث جدید و چگونگی استفاده از یافته‌ها، راهکارها، و فناوریهای جدید می‌باشد. برای این منظور، مشاهده می‌شود که انواع کارگاههای آموزشی حضوری و مجازی در همه سازمانها و از جمله کتابخانه‌ها برگزار می‌شود. نگاهي به مباحث مطرح در دوره هاي بازآموزي نشان دهنده آنست كه محتواي اين برنامه هاي آموزشي گرايش خاصي به مسايل جديد وجود دارد.

طراحي دوباره نظامهاي اطلاعاتي بويژه از بعد محيط رابط كاربر

همانگونه كه اشاره شد، براي بهينه سازي خدمات برون كتابخانه اي بايد به برخي ملاحظات اساسي توجه كرد. يكي از راههاي عملي توجه به اين ملاحظات، كاربرد آنها در طراحي اجزاي نظام اطلاعاتي است: مواردي چون سهولت، سرعت، مناسبت، و یکپارچگی در دسترسي به اطلاعات، و نيز توجه به کيفیت اطلاعات و تبديل آن به دانش، خاص بودن، مرتبط بودن، و روز‌آمدی اطلاعات را بايد در طراحي هر يك از بخش هاي نظام اطلاعاتي در نظر گرفت تا كاربران بتوانند حداكثر بهره گيري را از راه دور از كتابخانه بنمايند.

نتيجه سخن

تغييرات و تحولات همه جانبه اي كه در محيط اطلاعاتي، بويژه در دسترسي راه دور به اطلاعات و كاهش مراجعه حضوري كاربران به كتابخانه ها، به وقوع پيوسته است همه انواع كتابخانه ها و مراكز اطلاع رساني را تحت تاثير قرار داده است و كتابخانه هاي تخصصي از اين قاعده مستثني نيستند. تحولات گوناگوني كه طي سالهاي اخير در نظامهاي خرد و كلان جامعه رخ داده است موجب شده تا كتابخانه ها، از جمله كتابخانه هاي تخصصي در سياستها، ساختارها، فرايندها و خدمات خود تحولاتي را بوجود آورند. يكي از اين تحولات، ايجاد تغييراتي در ارائه خدمات به كاربران راه دور مي باشد. به موازات توسعه شبكه ها و گسترش دسترسي راه دور به كتابخانه ها، ضرورت برنامه ري

برنامه‌ریزی و مدیریت توسعه خدمات برون‌کتابخانه‌ای در مراکز اطلاع‌رسانی تخصصی

پاسخ به تغییر : برنامه‌ریزی و مدیریت توسعه خدمات برون‌کتابخانه‌ای در

مراکز اطلاع‌رسانی تخصصی

مطالب مشابه :

بخش هاي مختلف يك كتابخانه:

انواع كتابخانه‌ها و اصول طراحی کتابخانه

بررسی کتابخانه های آموزشگاهی کشور

دانلود طرح توجیهی تولید ام دی اف MDF

برنامه‌ریزی و مدیریت توسعه خدمات برون‌کتابخانه‌ای در مراکز اطلاع‌رسانی تخصصی

انواع اراضی

انواع اراضی

آيين نامه مربوط به شرايط و طرز انتخاب و حدود وظايف و مسئوليت هاي امين اموال

آيين نگارش مكاتبات اداري