فصل چهارم(اصول 1)

جريان اطلاعات در يك سيستم حسابدارى

همانگونه كه مى دانيم معاملات مستند به اسناد و مدارك مثبته ( اسناد و مدارك اوليه ) است . اين اسناد و مدارك نقطه شروع جريان اطلاعات مالى در يك سيستم حسابدارى مى باشد .

سيستم حسابدارى : ضرورتهاى حسابدارى اساسا در كليه سازمانها مشابه و اين به نوبه خود به تشابه شالوده سيستمهائى انجاميده است كه براى رفع ضرورتهاى مزبور طراحى مى شود . اكثر مو سسات در طول سال ،

عمليات مالى متعدد ومتنوعى را انجام مى دهند كه تهيه فهرست كامل اين عمليات به قدرى مفصل مى شود كه نمى تواند براى تصميم گيرندگان مفيد باشد . سيستم حسابدارى در يك سازمان استقرار مى يابد تا از طريق :‌

(الف) ثبت كردن معاملات روزمره ، (ب) طبقه بندى كردن اين معاملات به گروههاى همگن و (ج) خلاصه كردن اين اطلاعات در گزارشهاى حسابدارى ، اطلاعات در گزارشهاى حسابدارى ، اطلاعات مورد نياز را در اختيار تصميم گيرندگان قرار دهد.

جريان اطلاعات در يك سيستم حسابدارى

وقوع يك معامله

←

تهيه اسناد مثبته

←

درج اطلاعات در دفتر روزنامه

←

انتقال اقلام بدهكار و بستانكار از روزنامه به كل

←

تهيه صورتهاى مالى از حسابهاى دفتر كل

از لحاظ مقررات قانونى در ايران ، دفاتر حسابدارى به دو دسته تقسيم مى شود:

الف – دفاتر قانونى يا رسمى . دفاترى است كه به به موجب قوانين بايد نگهدارى شود و شامل دفتر روزنامه ، دفتر كل و دفتر دارائى است . دفاتر روزنامه و كل و دارائى قبل از آنكه چيزى در آن نوشته شود بايد توسط نماينده اداره ثبت امضاء و پلمپ شو د. در تحرير اين دفاتر رعايت قانون تجارت و آئين نامه اجرائى تبصره يكم ماده 95 قانون مالياتهاى مستقيم الزامى است .

ب – دفاتر فرعى ، كمكى يا غير رسمى . دفاترى است كه براى تفكيك و مجزا ساختن هر يك از حسابهاى دفتر كل يا ثبت ثبت و گزارش اطلاعات تفضيلى نسبت به برخى از معاملات و عمليات مالى نگهدارى مى شود. تحرير اين دفاتر مشمول مقررات قانونى نيست و مى تواند به صورت كارت يا اوراق آزاد نگهدارى شود.

دفتر روزنامه

معاملات و عمليات مالى موسسات بطور مداوم در طول دوره مالى تجزيه و تحليل و سپس در يك دفتر ثبت اوليه(Book of original entry ) به نام دفتر روزنامه ثبت مى شود . دفتر روزنامه انواع متعددى دارد كه عبارتند از :

(1) دفتر روزنامه عمومى . دفتر روزنامه اى را كه در آن كليه معاملات و عمليات مالى ثبت مى شود ، دفتر روزنامه عمومى مى گويند .

(2) دفتر روزنامه اختصاصى . دفتر روزنامه اى را كه در آن فقط يك نوع خاص معاملات و عمليات مالى ثبت مى گردد ، دفتر روزنامه اختصاصى خوانده مى شود . مانند دفتر روزنامه فروش ، دفتر روزنامه خريد ، و . . . .

دفتر كل ((General ledger

توضيح داده شد كه حسابدارى با ثبت معاملات و عمليات در حسابها شروع نمى شود ، بلكه ابتدا اطلاعات مندرج در اسناد و مدارك مربوط به هر معامله در دفتر روزنامه ثبت و سپس هر مبلغ مندرج در ستون بدهكار دفتر روزنامه به طرف بدهكار يك حساب دفتر كل و هر مبلغ مندرج در ستون بستانكار دفتر روزنامه به طرف بستانكار يك حساب دفتر كل انتقال مى يابد .

اگرچه حسابهاى ┬ براى تدريس ، آموزش و حل مسائل حسابدارى مورد استفاده قرار مى گيرد ، اما نمى توان آن را به عنوان مدارك مالى براى ثبت معاملات و عمليات مالى موسسات ملاك عمل قرار داد . در عمل ، موسسات بجاى حسابهاى ┬ از فرم چاپى حساب كه داراى سرفصل و ستونهاى متعددى است ، استفاده مى كنند . معمولا ، دفاترى حاوى فرمهاى چاپ شده حساب وجود دارد كه در اصطلاح به آن دفتر كل مى گويند.

اسلوب تحرير دفتر كل

معمولا قبل از پايان هر روز ، معاملات و عمليات مالى كه در آن روز در دفتر روزنامه ثبت شده است به دفتر كل منتقل مى شود . فرآيند انتقال اقلام بدهكار وبستانكار را از دفتر روزنامه به حسابهاى مربوط در دفتر كل ، انتقال به حسابها يا نقل به حسابها مى گويند . از آنجا كه معاملات بعد از ثبت در دفتر روزنامه ( دفتر ثبت اوليه ) به دفتر كل انتقال مى يابد ، دفتر كل را دفتر ثبت نهايى(Book of Final Entry) هم مى گويند .

مراحل انتقال به حسابها شرح

1 نام حسابى را كه در دفتر روزنامه بدهكار شده است در دفتر كل پيدا مى كنند.

2 تارخ ثبت معامله را از ستون تاريخ دفتر روزنامه به ستون تاريخ در سمت

راست اين حساب منتقل مى نمايند.

3 رقم بدهكار را از ستون بدهكار دفتر روزنامه به ستون بدهكار حساب

مربوط در دفتر كل نقل مى كنند.

4 شماره صفحه دفتر روزنامه را در ستون عطف سمت بدهكار حساب

مربوط در دفتر كل نقل مى نويسند.

5 شماره حسابى را كه در دفتر كل بدهكار شده است ، در ستون عطف دفتر

روزنامه روى سطر طرف بدهكار معامله مى نويسند .

آنگاه همين اقدامات را براى انتقال طرف بستانكار ثبت دفتر روزنامه انجام مى دهند .

دفتر معين

در برخى از موسسات نگهدارى و گزارش اطلاعات تفصيلى يا جزئيات انواع معينى از معاملات كه نمى تواند به سهولت از دفتر كل به دست آيد ضرورت دارد . در اين صورت ، از دفاترى كه جنبه كمكى ، فرعى و تكميلى دارند ، استفاده مى شود . اين گونه دفاتر را اصطلاحا دفتر معين مى گويند.

براى هر حساب دفتر كل كه شامل حسابهاى جداگانه متعددى است دفتر معين نگهدارى مى شود . براى مثال ، اگر يك موسسه داراى ده حسابجارى دربانك باشد ممكن است از دفتر معين بانك استفاده كند ، كه در اين صورت حساب بانك در دفتر كل يك حساب كنترل خواهد بود. به عبارت ديگر ، وقتى لازم باشد كه تعداد زيادى حساب مشابه در دفتر كل افتتاح شود ، بهتر است براى تمامى اين حسابها يك حساب كنترل در دفتر كل افتتاح و هر يك از اين حسابها را به طور جداگانه در دفتر معين نگهدارى كرد.

تهيه تراز آزمايشى ( Trial Balance)

قبلا توضيح داده شد كه در سيستم حسابدارى دوطرفه ، هر معامله به مبلغ بدهكار و بستانكار مساوى در دفاتر ثبت مى شود و اگر حسابها درست مانده گيرى شده باشند جمع مانده هاى بدهكار بايد با جمع مانده هاى بستانكار مساوى باشد . يكى از وسايلى كه حسابداران براى آزمون صحت مدارك حسابدارى مورد استفاده قرار مى دهند ، تراز آزمايشى است . تراز آزمايشى فهرستى است از مانده حسابهاى دفتر كل كه معمولا در پايان هر ماه تهيه مى شود . تهيه تراز مزبور به حسابداران امكان مى دهد كه از تساوى جمع مانده هاى بدهكار با جمع مانده هاى بستانكار مطمئن شوند .

تراز آزمايشى يك جدول دو ستونى است كه مانده هاى بدهكار در ستون سمت راست ( ستون بدهكار ) و مانده هاى بستانكار در ستون سمت چپ ( ستون بستانكار ) آن نوشته مى شود. در ايران معمولا تراز آزمايشى به شكل چهار ستونى تهيه مى شود كه در دو ستون اول ، جمع گردش اقلام بدهكار و بستانكار هر حساب و در دو ستون آخر ، مانده هاى بدهكار يا بستانكار هر حساب دفتر كل نوشته مى شود . تراز آزمايشى دو هدف كلى زير را تامين مى كند:

(1) اثبات تساوى اقلام بدهكار و بستانكار دفتر كل

(2) فراهم آوردن اطلاعات لازم براى تهيه گزارشهاى مالى پايان دوره.

تراز آزمايشى چهار ستونى موسسه خاور در زير نشان داده شده است .

موسسه خاور

تراز آزمايشى

30 آبان13x 5

شماره حساب

نام حساب

بدهكار

بستانكار

مانده بدهكار

مانده بستانكار

بانك

بدهكاران

زمين

ساختمان

اثاثه ادارى

بستانكاران

سرمايه آقاى خاورى

5100000

180000

2000000

1000000

800000

500000

3500000

100000

180000

800000

5000000

1600000

80000

2000000

1000000

620000

300000

5000000

9580000

5300000

اشتباهاتى كه از طريق تهيه تراز آزمايشى آشكار مى شود. تراز آزمايشى توازن دفتر كل را اثبات مى كند . تساوى جمع اقلام بدهكار وبستانكار تراز آزمايشى اين اطمينان را فراهم مى سازد كه :

(1) طرفهاى بدهكار و بستانكار تمام معاملاتى كه از دفتر روزنامه به دفتر كل نقل شده مساوى است.

(2) مانده بدهكار يا بستانكار هر حساب بطور صحيح محاسبه شده است.

(3) مانده حسابها در تراز آزمايشى درست جمع زده شده است.

اگر در تراز آزمايشى جمع ستون بدهكار با جمع ستون بستانكار مساوى نباشد ، بديهى است كه اشتباه يا اشتباهاتى رخ داده است . اشتباه ممكن است : (1) در ثبت معاملات و عمليات مالى ، (2) در تعيين مانده حسابها ، (3) در انتال مانده ها به تراز آزمايشى و (4) جمع زدن ستونهاى تراز آزمايشى باشد .

توازن تراز آزمايشى ، صحت تجزيه و تحليل معاملات و ثبت صحيح آنها را اثبات نمى كند . مثلا اگر دريافت نقدى بجاى صندوق به غلط به حساب زمين بدهكار شده باشد ، تراز آزمايشى توازن خواهد داشت ، همچنين ، اگر اقلام بدهكار و بستانكار يك معامله به صور كل به دفتر كل نقل نشده باشد ، اشتباه از طريق تهيه تراز آزمايشى آشكار نخواهد شد.

اشتباهاتى كه از طريق تهيه تراز آزمايشى آشكار نمى شود . اگرچه تراز آزمايشى در كشف انواع اشتباهات بسيار مفيد است ، اما با تهيه آن ممكن است برخى از اشتباهات خاص آشكار نشود. نمونه هائى از اين گونه اشتباهات به شرح زير است :

(1) تجزيه و تحليل غلط يك معامله – مثلا خريد يك دستگاه ماشين تحرير بجاى حساب اثاثه ادارى به حساب هزينه ادارى منظور شود.

(2) ثبت نكردن يك يا چند معامله در دفتر روزنامه – مثلا يك معامله ممكن است به علت گم شدن اسناد و مدارك اوليه ، اصلا در دفتر روزنامه ثبت نشود.

(3) انتقال نادرست ثبت هاى دفتر روزنامه به حسابهاى غلط – يعنى مبلغ صحيح بدهكار به اشتباه به بدهكار حساب ديگر و يا مبلغ بستانكار به اشتباه به بستانكار حساب ديگر نقل شود.

(4) ثبت كردن يك معامله به مبلغى كمتر يا بيشتر از واقع در دفتر روزنامه – مثلا در ثبت يك معامله در دفتر روزنامه ، ارقام مندرج در اسناد و مدارك معامله اشتباه خوانده شود.

(5) نقل نكردن دو طرف يك ثبت دفتر روزنامه به دفتر كل .

و . . . .

فصل چهارم(اصول 1)

مطالب مشابه :

فصل چهارم(اصول 1)

سوالات اصول حسابداری 1

نمونه سواللات درس اصول حسابداری 1

آموزش اصول حسابداري 1