وظایف کمیته روابط عمومی در همایش ها

می تواند ابزار مناسبی برای دست یابی به اهداف مورد نظر هر گرد همایی باشد . به نظر می رسد کمیته روابط عمومی همایش با تقسیم به کار گروههای ذیل می تواند منسجم تر و بهتر در انجام وظیفه محوله کوشا باشد .

الف. کار گروه ارتباط رسانه ای <?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />

ب .""""" تبلیغات

ج. """"" سمعی وبصری

د . کارگروه اینترنت

ه. """"" انتشارات

و . """"" سنجش و ارزیابی

الف . کارگروه ارتباط رسانه ای :

1. تهبه و تدوین اخبار ، اطلاعیه ها و تنظیم و اجرای سیاستهای خبری...

2. ارتباط با رسانه های گروهی و هماهنگی با خبرنگاران برای پوشش خبری مناسب اخبار همایش

3. ارسال دعوتنامه مراسم افتتاحیه و اختتامیه برای رسانه های جمعی

4. تهیه و ارسال اخبار همایش به رسانه های جمعی و پیگیری انعکاس مناسب اخبار همایش در رسانه ها

5. ارسال فراخوان مقالات برای درج در رسانه های جمعی

6. تهیه و چاپ گزارش همایش قبل و بعد از برگزاری همایش در قالب گزارش آگهی ( رپرتاژ) در رسانه ها

7. برگزاری مصاحبه مطبوعاتی دبیر همایش برای بیان موضوعات همایش

8. هماهنگی به منظور حضور دبیر هماییش در استودیوی خبر صدا و سیما

9. تهیه و تدوین بولتن جراید که اخبار همایش را انعکاس داده اند

ب. کار گروه تبلیغات :

1. اجرای امور خطاطی ، طراحی و گرافیک ، پارچه نویسی ، بنر و تهیه تیزر تلویزیونی و تراکت تبلیغاتی و خیر مقدم و..

2.تهیه و توزیع اقلام تبلیغاتی ( خودکار ، فولدر ، کیف ، بروشور و ... )

3.تبیلغات داخل و خارج سالن و تزیین سالن و فضا سازی های مورد نیاز و تهیه لیبل معرفی سخنرانان و اعضای پانل

4. برنامه ریزی برای بازدید از مراکز دیدنی شهر و استان محل برگزاری همایش

5. تهیه ارم و لوگوی همایش و طراحی سربرگ a4, a5 همایش

6. طراحی دعوت نامه افتتاحیه و اختتامیه همایش

7. تهیه شعار همایش

8. طراحی کارتهای شناسایی عوامل اجرایی همایش

9. تهیه و چاپ بروشور اطلاعات مورد نیاز شرکت کنندگان و نقشه و کروکی شهر و مکان برگزاری همایش

10. تهیه نماد و پرچم سازمانهای مشارکت کننده در همایش

ج. کار گروه سمعی و بصری :

1. مستندسازی همایش و تهیه و تدوین فیلم و عکس مراحل برگزاری همایش

2.اجرای تمام امور عکاسی و فیلمبرداری و سمعی و بصری و صوتی و تصویری همایش

3. تهیه سرود جمهوری اسلامی ، سرودها و کلیپهای مورد نیاز

4. تهیه میکروفونهای مورد نیاز

5. تهیه تجهیزات مورد نیاز برای ارائه مقالات نظیر اپک ، اورهد ، اسلاید ، ویدیو پروژکتور و ....

د . کار گروه اینترنت :

1. ایجاد وب سایت و وبلاگ ویژه همایش

2.قراردادن اخبار همایش در شبکه اینترنت به منظور اطلاع رسانی به علاقه مندان

3.قراردادن لینک همایش در وب سایت سازمانهای مشارکت کننده

4.استخراج و جمع آوری مطالب مرتبط با همایش از اینترنت

5.راه اندازی خبرنامه الکترونیکی همایش و ارسال اخرین اخبار از طریق پست الکترونیکی برای متقاضیان

ه. کار گروه انتشارات :

1. تکثیر مدارک و مستندات مورد نیاز همایش

2.تهیه و تدوین خبرنامه و مجموعه مقالات

3. چاپ پوستر همایش

4.تکثیر فراخوان مقالات ( تهیه توسط کمیته علمی و اجرایی )

و. کار گروه سنجش و ارزیابی :

1. تهیه و تدوین فرم نظرسنجی به منظور ارزیابی شرکت کنندگان از موضوعات همایش

2. جمع بندی فرمهای نظر سنجی و ارائه آن به مقامات ذیربط

3. جمع اوری نظرات ، پیشنهادها ، خاطرات ، دیدگاهها و ...

4. تهیه پیام از یک مقام مسوول کشوری برای قرائت در مراسم افتتاحیه و اختتامیه

نکات مهم در برگزاری مطلوب همایش که باید توسط کمیته روابط عمومی لحاظ شود

1. اگر زمان گردهمایی با برخی وقایع مهم ملی و مذهبی ( نظیر دهه مبارکه فجر ، ماه محرم و.... ) تلاقی پیدا کند انعکاس اخبار همایش تحت الشعاع این وقایع قرار خواهد گرفت .

2. ارسال کلیه مصوبات و صورتجلسات سایر کمیته ها به کمیته روابط عمومی الزامی است.

3. مراسم افتتاحیه و اختتامیه بهتر است به صورت ذیل هماهنگ شود :

الف . مراسم افتتاحیه : پخش سرود ، قرایت قران کریم ، سخنرانی و خیر مقدم دبیر یا رییس همایش ، قرایت پیام از یک شخصیت کشوری ، سخنرانی مقام مسوول استانی یا کشوری

ب. اختتامیه : سرود ، قران ، جمع بندی و ارائه نتایج توسط دبیر علمی همایش ، قرائت قطع نامه ، اهدای هدایا و تقدیر از اعضای ستاد اجرایی و برگزاری کنندگان ، تهیه عکس یادگاری

تبصره : تعیین قاری و مجری بر عهده کمیته روابط عمومی همایش می باشد .

4. تامین امکانات مورد نیاز رسانه ها ( تسهیلات حمل و نقل و اختصاص چند خط مستقیم تلفن و فاکس ) اثر مستقیم بر انعکاس اخبار همایش دارد .

5. بودجه و تجهیزات مورد نیاز کمیته روابط عمومی باید به دقت و توسط اعضای کمیته تخمین زده شده و به کمیته پشتیبانی و مالی اعلام شود.

6. مدیر روابط عمومی سازمان برگزار کننده در همایشهایی که با مشارکت چندین سازمان و نهاد برگزار می شود بهتر است به عنوان دبیر و یا مسوول کمیته روابط عمومی انتخاب شود .

از مدیران محترم روابط عمومی و صاحبنظران علوم ارتباطات و روابط عمومی تقاضا می کنم نظرات ، پیشنهادها و انتقادات خویش را به منظور تکمیل این مقاله از طریق پست الکترونیکی [email protected]به اینجانب اعلام نمایند.

وظایف کمیته روابط عمومی در همایش ها

مطالب مشابه :

گزارش سومین همایش جوان و انتظار 12 تیرماه 91

یا لطیف.جلسه مجازی هم اندیشی و تقسیم وظایف برای جشن قرانی ورودی های بهمن

فرم نظرسنجی

فرم نظر سنجی

نظرسنجی شماره1- دی 1390

فرم نظرسنجی در مورد تغییر نام رشته

مزايا و معایب نظرسنجي الكترونيك

وظایف کمیته روابط عمومی در همایش ها

نظرسنجی اینترنتی

دانلود فرم داوری اقدام پژوهی