متن کامل جزوه و مطالب مربوط به ارتباط با رسانه

به نام خدا

ارتباط با رسانه

از آنجايي كه برقراري ارتباط و انتقال پيامها هسته مركزي و كانون اصلي فعاليتهاي روابط عمومي را تشكيل مي دهد مسئولين روابط عمومي بايد به خوبي وسايل و كانال هاي ارتباطي موجود در جامعه را بشناسند و نسبت به نحوه كاركرد آنها داراي آگاهي باشند تا در هنگامي كه نياز به ارتباطي احساس مي گردد به خوبي بتوانند تصميم بگيرند كدام كانال يا كانالهاي موجود در جامعه را بكار بگيرند و به چه شكلي؟ انتخاب موثرترين و مهمترين وسيله ارتباطي از ميان انبوه وسايل ارتباطي موجود درجامعه يكي از وسايل حساس است زيرا اين امكان را به روابط عمومي ما مي دهند تا پيامهاي خود را به مخاطبين مورد نظرشان انتقال دهند.

ارتباط با رسانه ها كه زير مجموعه ارتباطات برون سازماني و يكي از عمده ترين وظايف روابط عمومي هاست اكنون به عنوان سهل الوصول ترين و متداول ترين راه ارتباط با مخاطبان انتخاب مي شود .

عوامل موثر در ارتباط روابط عمومي ها و رسانه ها كه عبارتند از:

الف- مديريت و مالكيت رسانه ها:

دولتي بودن، خصوصي بودن و يا تعاوني بودن مالكيت رسانه در انعكاس اخبار و مطالب نقش دارد.

ب- سياست ها و خط مشي ها:

تعلقات سياسي- اقتصادي و غيره در انعكاس مطالب موثر است.

ج- زمينه انتشار:

هر جه موضوع نشريه به عملكرد سازمان نزديك تر باشد احتمال انعكاس مطالب بيشتر است.

د- شرايط سياسي و اجتماعي:

تراكم خبري به دليل رويدادها و وقايع سياسي به عدم چاپ يا كوتاه شدن اخبار چاپ شده مي انجامد.

ه- دوره انتشار:

نشريات بر اساس دوره انتشار مبني بر روزانه، هفتگي و ماهانه و غيره مطالب خاصي را چاپ مي كنند.

و- مناسبت ها:

روزهاي ويژه مرتبط با عملكرد سازمان موقعيت انعكاس مطالب را بيشتر مي كند

جيمز باچانان موسس و پايه گذار روابط عمومي دنياي واقعي 13 قانون براي ارتباط با رسانه ها بر شمرده است كه عبارتند از :

1- هر گزارشگر يك گزارشگر كليدي است خبرنگاران شغل هاي خود را عوض مي كنند (يعني از روزنامه اي به روزنامه ديگر مي روند)

2- نشريات اينترنتي را ناديده نگيريد: نشريات اينترنتي معمولا به دنبال اخبار هستند و نشريات معتبر نيز اغلب يك سايت اينترنتي هم دارند.

3- شغل گزارشگر شغلي انتقالي و بسيار وابسته و حساس به زمان است: اگر نمي توانيد اخبار را به روز تهيه كنيد سريعاٌ به آنها اطلاع دهيد تا بتوانند آنچه را مي خواهند از جاي ديگري پيدا كنند.

4- اخبارتان را با ارزش نشان دهيد يا بسازيد: سعي كنيد اخبار و مطالب رسانه اي را در مورد محصول خود بيابيد و با آن پيش برويد

5- نقل قول ها و مطالب خود را انساني كنيد: اگر مصاحبه اي مي كنيد يا يك خبر رسانه اي مي نويسيد سعي كنيد آن را به خوبي و شايسته بيان كنيد تلاش كنيد تا شباهت ها و نقاط مشتركي را بيابيد كه براي عموم قابل فهم باشد.

6- نشريه و اهداف خواننده خود را بشناسيد: در مورد نشرياتي كه به نقطه اختلاف نظر يا تفاوت هاي بين محصول مشترك شما و همكارانتان تاكيد مي كنند حساس باشيد.

7- عليه مجلات ديگر رقابت راه نياندازيد: راهي بيابيد تا براي هر مجله موضوعات مختلف با جنبه و زاويه اي متفاوت از همان داستان ارائه دهيد.

8- دورانديشانه فكر كنيد: انتظار نداشته باشيد زماني كه اخباري نداريد گزارشگران را ناديده بگيريد و هر وقت آنها را لازم داريد با خواهش شما اخبار شركتتان را چاپ كنند.

9- منابعتان را تقسيم كنيد: كاركنان و مديران و مشتريان را در ارائه اطلاعات مفيد به خبرنگاران شريك كنيد.

10- رغيب خود را بشناسيد: بدانيد رقيبانتان درباره خود و شما چه مي گويند اين اقدام به شما كمك مي كند تا جوابهاي مناسبي را بيابيد و مطالب خود را براي مبارزه و روبرو شدن با ديدگاههاي منفي كه يك گزارشگر ممكن است در مورد شركت شما يا خدمات و محصولات آن داشته باشد آماده كنيد.

11- هوشيارانه پيگيري كنيم: مايه آزار و اذيت بناشيم اگر يك مصاحبه يا خبر رسانه اي احتياج به پيگيري دارد با همه امكاناتي كه در اختيار داريد پيگير آن باشيد اما تماس نگيريد كه ببينيد كه آيا خبر شما چاپ مي شود يا نه

12- تمام مطالب رسانه اي خود را مطابق با نيازهاي مجله و خبرنگاران فراهم كنيد حتي اگر شك داريد بپرسيد.

13- اخلاق گرا باشيد: اين موضوع در مورد همه فعاليت هاي روابط عمومي شما نه فقط روابط رسانه اي صدق مي كند ارزشهاي اساسي خود را براي دستاوردها و اهداف كوتاه مدت قرباني نكنيد.

ارتباط با خبرنگاران:

ارتباط با خبرنگاران يعني ارتباط با رسانه ها. پس با درك چنين اهميتي براي برقرار كردن ارتباط صميمي تر با خبرنگاران و روزنامه ها بعنوان نمونه مي توان اقدامات زير را انجام داد.

1- خبرنگاران را با دعوت نامه رسمي يا اداري به مراسم فرا بخوانيم.

2- سالگرد تولد مجله يا روزنامه و خبرنگار مرتبط با سازمان را طي يك كارت يا نامه اداري تبريك بگوئيم.

3- جشن هاي ملي و مذهبي را به روزنامه و خبرنگار مرتبط با سازمان تبريك بگوئيم.

4- چنانچه از كاركنان روزنامه كسي فوت كرد تسليت بگوئيم.

5- پس از چاپ مطلب تلفني يا طي نامه تشكر يا قدرداني كنيم.

6- به نماينده روزنامه فعال در مراسم سالگرد سازمان لوح تقدير اهدا كنيم.

7- عكس خبرنگاراني را كه در مراسم ما شركت كرده اند طي يك نامه به محل كارشان ارسال كنيم.

8- بيوگرافي و عكس مديران جديد را به روزنامه ارسال كنيم.

9- بولتن هايي را كه چاپ مي كنيم به روزنامه ارسال كنيم.

10- به طور منظم هر چند مدت يكبار گزارش عملكرد به روزنامه ارسال كنيم .

11- قبل از فرا رسيدن ايام خاص كه مرتبط با سازمان است با خبرنگاران تماس بگيريم و براي مصاحبه مديران سازمان اعلام آمادگي كنيم.

12- مي توانيم روز تولد خبرنگار مرتبط را با ارسال كارت تبريك به خانواده اش تبريك بگوئيم.

13- اخبار را خلاصه اما كامل ارسال كنيم.

14- اجازه بدهيد مطالبي كه ارسال مي شود به نام خبرنگار (چنانچه خواست) چاپ شود.

15- اگر خبرنگار مرتبط مريض و در بيمارستان باشد به عيادت او برويم.

راهكارهاي ارتباط با رسانه ها:

براي توسعه حضور در رسانه هاي مختلف مانند مطبوعات و صدا و سيما و اينترنت و غيره راهكارهاي بسيار متفاوت و خلاقانه اي وجود دارد كه به برخي از آنها اشاره مي كنيم:

1- برگزاري گردهمايي و همايش هاي تخصصي و علمي براي ارتباط با رسانه ها.

2- به كارگيري خبرنگاران حرفه اي در روابط عمومي ها به طور نيمه وقت.

3- تشكيل اتاق خبرنگاران حرفه اي در روابط عمومي ها به طور نيمه وقت.

4- برگزاري كلاسهاي حرفه اي آموزش خبرنگاري با دعوت از استادان برجسته و خبرنگاران.

5- تقدير از رسانه هاي فعال و برگزاري جشنواره خبرنگاران فعال و رسانه هاي فعال.

6- تهيه شبه خبر

7- كنفرانس خبري

8- تهيه جوابيه

9- تهيه و انتشار بيانيه

10- انتشار آگهي و رپورتاژ آگهي.

11- تهيه گزارشات ادواري سازمان و ارسال به رسانه ها.

12- تدارك تورهاي مطبوعاتي (تور خبري).

13- تدارك ميهماني مطبوعاتي

14- تهيه و ارسال كارت تبريك به خبرنگاران (سال نو. روز تولد. تولد فرزند)

15- تهيه و ارسال پيام تسليت و تبريك (فوت پدر و مادر و فرزندان)

16- تهيه و انتشار آگهي تبريك يا تسليت.

17- تهيه و تنظيم برگ ويژه خبر.

18- اتاق خبرنگاران

19- آگهي

20- رپرتاژ آگهي

اتاق خبرنگاران:

اتاق ويژه خبرنگاران از جمله راهبردهايي است كه در روابط عمومي هاي كشورهاي پيشرفته پيش بيني مي شود خبرنگاران مي توانند با مراجعه به اتاق خبرنگاران كه در روابط عمومي ايجاد شده به مطالعه آخرين عملكردها خط مشي ها و آمار و اطلاعات سازمان بپردازند. عموما بسياري از مصاحبه ها نيز در چنين فضاهايي برگزار مي شود.

رپرتاژ آگهي (گزارش آگهي):

هر گاه واقعه اي به صورت ساده و بدون شرح و تفصيل به اطلاع مردم برسد آن را خبر مي نامند و اگر همين خبر جنبه توصيفي و تصويري پيدا كند يعني همراه با ذكر جزئيات موضوع و گزارش كامل حادثه باشد و در نگارش آن تجسم صحنه ها و تشريح اوضاع و احوال بيشتر مورد توجه قرار گيرد آن را رپرتاژ مي گويند گر چه تهيه و تنظيم رپرتاژ از كارهاي اختصاصي خبرنگاران و گزارش نويسان مطبوعات و ديگر وسايل ارتباط جمعي است اما مسئولان روابط عمومي نيز در واقع مقتضي مي توانند به جاي خبر كوتاه و ساده به تهيه و تنظيم رپرتاژ يا گزارش ديگر دست بزنند چون در تنظيم گزارش آگهي منظور تنظيم كنندگان شناساندن يك موسسه يا عرضه كلا درلباس خبر است به همين جهت اين متن بايد در درجه اول طوري تنظيم شود كه مردم آن را يك خبر عادي تلقي كنند نه تبليغات و آگهي. بنابراين در انتخاب عناوين بايد دقت كافي شود و تا جايي كه ممكن است عنوان ها به تيترهاي خبري نزديك شود.

درتنظيم متن گزارش آگهي بايد به اين 2 نكته توجه شود كه:

1- خبر نبايد بزرگتر از واقعه به مردم عرضه شود زيرا ممكن است صورت آگهي صرف پيدا كند و تاثير لازم را به جا نگذارد.

2- خبر نبايد در متن طوري گنجانده شود كه تحت الشعاع مطلب ديگر قرار گيرد و جلب توجه نكند

بعد از تهيه و تنظيم رپرتاژ مسئله انتخاب وسيله نشر مهم است از آنجا كه وسايل نشر در اجتماع فراوانند و همه به يك اندازه از تمام آنها استفاده نمي كنند بنابراين انتخاب وسيله نشر براي دادن گزارش آگهي احتياج به دقت و مطالعه زياد دارد. مسئول روابط عمومي در درجه اول بايد خصوصيات تمام وسايل نشر را بداند و از ارزش و عمق تاثير هر كدام آگاه باشد سپس درباره اينكه مثلا كدام دسته از مردم بيشتر روزنامه مي خوانند و يا چه طبقه اي اغلب با راديو سروكار دارد اطلاعات دقيق كسب كند و پس از كسب اين اطلاعات تشخيص دهد كه موضوع مورد نظر به كدام يك از وسايل نشر فرستاده شود تا مفيدتر واقع شود بعد از تهيه رپرتاژ و انتخاب وسيله نشر مسئول روابط عمومي بايد نامه اي بنويسيد و مطلب خود را به انضمام آن نامه براي آن وسيله نشري كه انتخاب كرده بفرستد. تهيه اين نامه از نظر تعيين جاي درج گزارش آگهي در مطبوعات و يا ساعات پش آن در راديو و تلويزيون اهميت دارد يعني مسئول روابط عمومي بايد اول تشخيص دهد كه مطلب تهيه شده در كدام صفحه و ستون مجله يا روزنامه چاپ شود تا نتيجه بهتري داشته باشد يا در چه ساعتي از راديو و تلويزيون پخش شود تا شنونده و بيننده بيشتري پيدا كند. وقتي جا يا ساعات انتشار تعيين كرد آنگاه ضمن نامه اي از مدير وسيله نشر بخواهد تا مطلب فرستاده شده را در موعد مقرر منتشر كند

آگهي:

يكي از امتيازات روابط عمومي هاست كه به رسانه ها مي دهند زيرا گردش فعاليت هاي رسانه ها به همين آگهي ها وابسته است در انتخاب رسانه براي انتشار و انعكاس آگهي دقت كنيد و آگهي اينترنتي را نيز فراموش نكنيد زيرا تبليغات اينترنتي مزيت هاي زير را دارد:

1- امكان اطلاع رساني گسترده تر

2- امكان ارتباط با رهبران فكري و اجتماعاتي كه تحصيل كرده هستند. تحصيل كرده هايي كه به نوعي رهبران فكري اجتماعات به شمار مي آيند

3- انعطاف در انجام تبليغات (اصلاح تبليغات اينترنتي و تحليل بازخوردهاي آگهي در حين فرآيند تبليغات و در كوتاه تريت تعريف زمان امكان پذير است

4- توسعه روز افزون مخاطبان اينترنت

5- هزينه مناسب (تبليغات اينترنتي هزينه كمتري نسبت به ساير وسايل ارتباط جمعي دارد)

6- نظارت دقيق، مستمر و بي واسطه (با بهره گيري از نرم افزارهاي كنترل آگهي در هر لحظه ميزان اعتبار و تعداد نمايش و اطلاعات آماري ديگر مي تواند مورد ارزيابي دقيق قرار گيرد)

7- امكان ارتباط با مخاطبان به ساده ترين روش (مخاطبان مي توانند انتقادات و پيشنهادات خود را با سهل ترين و ساده ترين روش ارسال كنند)

ميهماني مطبوعاتي:

شايد يكي از عمده ترين مشكلاتي كه ميان روابط عمومي و رسانه فاصله مي اندازد عدم شناخت خبرنگاران از مسائل، مشكلات و محدوديتهاي سازمان مي باشد به همين منظور روابط عمومي ها مراسم ميهماني مطبوعاتي برگزار مي كنند عموماٌ اين ميهماني ها با صرف شام همراه است. انتخاب شام به دليل فرصت آزاد خبرنگاران در شب است. خبرنگاران فرصت پيدا مي كنند در اين مراسم با مديران شركت گفتگوهاي اختصاصي داشته باشند يكي از محورهاي اين مراسم سخنراني يكي از مسئولان ارشد سازمان درباره كليات ماموريتها و اهداف سازمان است زيرا برخلاف آنچه ما فكر مي كنيم بسياري از خبرنگاران از ابتدايي ترين اطلاعات سازمانها مطلع نيستند و نمي دانند ما چه مي كنيم. بررسي انتظارات خبرنگاران و انتظارات سازمان نيز يكي از محوري ترين مباحث اين ميهماني هاست. اين مهماني ها بايستي فصلي برگزار شود چرا كه عموماٌ طي يك دوره فصلي تغييرات زيادي در گروه خبرنگاران به دليل ترك روزنامه ها و غيره پيش مي آيد. بسياري از اين ميهماني ها عموماٌ همزمان با برگزاري كنفرانس مطبوعاتي اتفاق مي افتد به طوري كه پس از برگزاري كنفرانس مطبوعاتي (كه معمولا صبح انجام مي شود) خبرنگاران به شام دعوت شده و هدايايي فرهنگي به آنها اعدا مي شود.

كنفرانس خبري:

كنفرانس خبري عموماٌ در جهت اعلام آخرين خبر برگزار مي شود. برگزاري اين كنفرانس ها هنگام بروز حوادث و بحرانهاي خاص نيز با هدف توضيح به خبرنگاران و افكار عمومي پيشنهاد مي شود (تمامي خبرنگاران) حتي شركت در كنفرانس خبري را كه يك يا چند نفر پاسخگوي سوالات هستند را دارند. اين كنفرانس بايستي فصلي برگزار شود و در آغاز آن گزارشي از عملكرد فصل گذشته و برنامه هاي آتي سازمان در فصل آينده به خبرنگاران ارائه شود سپس برنامه ها از سوي خبرنگاران به نقد كشيده شود و برنامه پرسش و پاسخ آزاد برگزار شود بهتر است تنها يك و يا حداكثر دو مورد از موضوعات مهم كه تازگي نيز دارد موضوع اصلي كنفرانس قرار گيرد.. ابتدا در چنين كنفرانس هايي موضوع اصل كنفرانس به گفتگو گذاشته مي شود.سپس زماني به سوالات خارج از موضوع كنفرانس اختصاص مي يابد. عنوان اين مطلب كه موضوع كنفرانس فلان است و سوالات فقط در اين حيطه باشد بازتابهاي منفي و مخرب در پي دارد و برخورد درستي نيست. كنفرانس خبري دعوت روابط عمومي از رسانه ها براي انعكاس مطالب و در اختيار گرفتن بخشي از فضاي رايگان رسانه هاست براي اينكه در برگزاري كنفرانس هاي مطبوعاتي بيشترين بهره برداري حاصل آيد روابط عمومي ها مي بايست تمهيدات و پيش بيني هاي زير را اتخاذ كنند:

1- ضرورت و نياز مصاحبه:

اولين نكته در برگزاري كنفرانس مطبوعاتي ضرورت و نياز آن است. به اين معنا كه كارگزار روابط عمومي بايد بداند كه آيا برگزاري اين كنفرانس در اين مقطع زماني لازم است و آيا اطلاعاتي كه قرار است از سوي رئيس سازمان و يا موسسه در اختيار رسانه ها قرار گيرد براي افكار عمومي ارزشمند است يا خير. زيرا اگر نمايندگان رسانه ها در يك كنفرانس مطبوعاتي حضور يابند و مشتي مطلب تكراري خسته كننده و بي ارزش بشنوند اعتماد آنها سلب مي شود و در مصاحبه ها و كنفرانس هاي بعدي سازمان كمتر حضور خواهند يافت در اين صورت شما يكي از ذي قيمت ترين ابزار قابل استفاده روابط عمومي را كه رسانه ها است از دست داده ايد.

2- تهيه متن مصاحبه:

روابط عمومي يك سازمان با توجه به آگاهي و اشرافي كه بر سازمان و موسسه خود دارد و با توجه به شناختي كه از مخاطبان خود حاصل كرده است مي بايست نسبت به ندوين متن مصاحبه مبادرت كند. تدوين متن مصاحبه براي كنفرانس مطبوعاتي فرصتي است كه در آن مي توان با حوصله مطالب مهم و اساسي را همراه با آمار و جداول تنظيم كرد تا افزون بر استفاده از بيان شفاهي مدير و رئيس سازمان مورد بهره برداري نمايندگان رسانه ها هم قرار گيرد. همچنين اگر نماينده رسانه اي در كنفراس حضور نداشته باشد مي توان آن را براي او ارسال كرد تا در رسانه خود از آن استفاده كند.

3- زمان مصاحبه:

بايد دقت كرد كه روز مصاحبه نبايد با روزهايي كه معمولا روزهاي مهم و خبر ساز است و يا قرار است رويداد مهمي اتفاق بيافتد تداخل كند فكر اينكه با آن رويداد ها ارتباط داشته باشد از سويي ديگر روزهاي آخر هفته و روزهاي تعطيل مثل پنجشنبه و جمعه براي مصاحبه انتخاب نشود زيرا امكان دعوت و جمع آوري خبرنگاران و نمايندگان رسانه ها در اين روزها مقدور نيست. در مجموع اوايل و اواسط هفته براي برگزاري مناسبتر است. ضمناٌ انتخاب ساعت مصاحبه هم از اهميت خاصي برخوردار است بهترين ساعت براي برگزاري 10 صبح است زيرا تلويزيون هم فرصت پيدا مي كند آن خبر را در شبكه ها و در ساعات مختلف روز و هم روزنامه هاي كشور كه اغلب صبح منتشر مي شود فرصت پيدا مي كنند خبر را با شرح و بست بيشتري منتشر كنند.

4- تهيه و ارسال متن دعوت:

بعد از اينكه زمان مصاحبه مشخص شد مي بايست دعوت نامه اي را تنظيم و در آن از نمايندگان رسانه ها دعوت كرد تا در روز و ساعت مقرر در محل برگزاري كنفرانس حضور يابند (كه نشاني آن دقيق نوشته شده) بهتر است در متن دعوت نامه به محورهاي گفتگوي مورد نظر (مصاحبه شونده) همراه با اسم و سمت او اشاره شود. چنانچه حضور تلويزيون و شبكه هاي مختلف در كنفرانس ضروري است حتماٌ با مسئولان و خبرنگاران آن شبكه ها در ارتباط باشيد و از هماهنگ شدن برنامه خود مطمئن شويد زيرا حضور دوربين تلويزيون با توجه به ويژگيها و مخاطبان گسترده از اهميت زيادي برخوردار است و به معني اهميت مصاحبه و كنفرانس شما خواهد بود.

5- برگ ويژه خبر:

متداول است روابط عمومي سربرگ ويژه اخبار را طراحي و چاپ مي كند و اخبار در سربرگ ويژه تايپ و ارسال مي شود. در واقع روابط عمومي ها به اين عمل (به خبر) به عنوان موضوعي ويژه نگاه مي كنند و اين اقدام همچنين كمك مي كند كه خبرنگاران رابط اخبار ما را در بين امواج خبري شناسايي كنند.

تور خبري يا سفر مطبوعاتي:

بازديد از واحدهاي خاص سازمان:

خبرنگاران براي اينكه عملاٌ با كاركردهاي سازمان آشنا شوند بايستي در محل ارائه خدمات ما حضور يابند اين حضور تاثيرات درستي بر قضاوت آنها مي گذارد. خبرنگاران لازم است درباره آنچه مي نويسند آشنايي حداقلي داشته باشند. تور خبري يك برنامه مفيد و مطلوب است كه همراهي گروه خبرنگاران در آن بر عهده اعضاي روابط عمومي است.

نكات زير را براي برگزاري يك سفر مطبوعاتي موفق مي توان پيشنهاد كرد:

1- شناسايي طرحها و پروژه هاي شاخص سازمان كه قابليت بازديد خبري را براي خبرنگاران رسانه هاي جمعي داشته باشد و به عبارتي ديگر داراي ارزش خبري از ديدگاه رسانه ها باشد.

2- انتخاب حداكثر دو طرح بزرگ يا چهار طرح كوچك در يك منطقه يا استان براي بازديد با توجه به اين نكته كه طرحهاي انتخاب شده شبيه يكديگر نباشند.

3- هماهنگي با عوامل و مجريان طرحها براي آمادگي آنها جهت بازديد خبرنگاران از طرحهاي مذكور و ارائه توضيحات كارشناسي و فني از سوي مجريان طرحها و پاسخگويي به پرسشهاي احتمالي خبرنگاران

4- تشكيل ستاد ويژه برگزاري سفر مطبوعاتي در روابط عمومي براي برقراري ارتباط با ميزبانان و مجريان طرحها و پروژه هاي بازديدي و خبرنگاران و هماهنگي هاي بعدي

5- پيش بيني زمان سفر مطبوعاتي با توجه به مسافت منطقه اي كه طرحهاي بازديدي در آن واقع است. حداقل و حداكثر از يك تا سه روز مي باشد عموماٌ اينگونه سفرها يك روزه برگزار مي شود.

6- پيش بيني برگزاري سفر مطبوعاتي در آخرين روزهاي هفته به جهت سهولت و امكان حضور تعداد بيشتر خبرنگاران در سفر مطبوعاتي (شامل خبرنگاران مطبوعات راديو و تلويزيون مي باشد)

7- تهيه و ارسال نامه دعوت به نمايندگان رسانه هاي جمعي براي شركت در سفر مطبوعاتي حداقل 10 روز قبل از موعد سفر و پيگيري براي تهيه فهرست خبرنگاران آماده براي سفر جهت برنامه ريزي و هماهنگي با ميزبانان سفر

8- پيش بيني براي حمل و نقل، پذيرايي و اسكان مناسب خبرنگاران در طول و حين سفر

9- پيش بيني تلفن، دستگاه نمابر و غيره در محل طرحهاي بازديدي براي ارسال سريعتر اخبار و گزارش هاي تهيه شده به وسيله خبرنگاران به رسانه هايشان

10- توجه به وضعيت آب و هوايي و جغرافيايي منطقه اي كه قرار است سفر مطبوعاتي برگزار شود توصيه مي شود. سفرهاي مطبوعاتي به نحوي تنظيم شود كه در فصول سرد سال از پروژه هاي مناطق گرمسيري و در فصول گرم سال از پروژه ها و طرحهاي مناطق سردسيري بازديد به عمل آيد.

11- حداقل 2 روز قبل از موعد سفر نيز با تك تك خبرنگاران آماده براي سفر مطبوعاتي تماس گرفته و آخرين هماهنگي ها براي اعلام زمان، ساعت و مكان حركت بعمل آيد

12- فهرست زمانبندي سفر و برنامه سفر مطبوعاتي تهيه و در ابتداي سفر در اختيار خبرنگاران حاضر در سفر قرار گيرد تا آنها نيز با برنامه هاي سفر و طرحهاي بازديدي آشنايي مقدماتي پيدا كنند.

13- هماهنگي حضوري و همراهي يك يا دو نفر كارشناس آگاه به مسائل و مرتبط با طرحهاي بازديدي در طول سفر براي پاسخگويي به پرسشهاي احتمالي خبرنگاران و ارائه توضيحات تكميلي ضروري است.

14- گنجاندن يكي دو برنامه تفريحي در طول سفر براي خبرنگاران از قبيل بازديد از آثار باستاني و تاريخي و مراكز تفريحي و سياحتي منطقه و استان مورد بازديد مناسب است.

15- رعايت زمان در نظر گرفته شده در برنامه مبنا از ابتدا تا انتهاي سفر با هدايت و سازماندهي دست اندركاران روابط عمومي براي جلوگيري از ناهماهنگي در برنامه تعيين شده ضروري است.

16- اطلاعات و آمار مكتوب و عكس و تصاويري در ارتباط با پروژه بازديدي بايد به مقدار خبرنگاران از قبل تهيه و بين آنها توزيع شود.

17- انتقال خبرنگاران به محل اجراي پروژه ها و مسيرهاي طولاني بايد به وسيله هواپيما صورت گيرد و در صورت عدم وجود خطوط هوايي در منطقه مورد نظر از وسايل نقليه مناسب با رانندگان مجرب استفاده شود.

18- در طول سفر بايد تبعيض و تفاوتي بين خبرنگاران حاضر در سفر از سوي دست اندركاران روابط عمومي وجود نداشته باشد و به همه آنها به طور يكسان سرويس دهي صورت گيرد.

19- پيش بيني يك كنفرانس خبري در بخش پاياني سفر با حضور مديران و مجريان طرحها براي جمع بندي سفر مطبوعاتي و طرحهاي بازديدي و پاسخگويي به پرسشهاي احتمالي خبرنگاران ضروري است.

20- استقبال و بدرقه مناسب از سوي ميزبانان سفر مطبوعاتي در ابتدا و انتهاي سفر مطبوعاتي و تدارك سوغاتي از منطقه براي خبرنگاران اعزامي اقدامي مناسب است.

21- تهيه و توزيع فرم هاي نظر سنجي بين خبرنگاران اعزامي در پايان سفر و جويا شدن از نظرها انتقادات و پيشنهادات آنها در ارتباط با سفر موفق براي استفاده از آن در برنامه ريزي براي سفرهاي آينده (با نواقص و كاستي هاي كمتر) ضروري است.

22- تهيه گزارشي از سفر مطبوعاتي با اشاره به نقاط ضعف و قوت سفر براي مديريت سازمان .23- تهيه گزارشي از سفر مطبوعاتي خود براي نشريه داخل سازمان براي اطلاع همكاران.

24- تهيه و ارسال نامه تشكر آميز از عوامل و ميزبانان سفر مطبوعاتي.

ارسال خبر:

يكي از راحت ترين و كنترل شده ترين راههاي انعكاس مطالب ارسال خبر از سوي روابط عمومي به رسانه است كه چنانچه تازگي نداشته باشد با استقبال مواجه نمي شود ممكن است بسياري از موارد كه مسئولان ما به عنوان خبر به آن توجه ندارند خبر محسوب شود و يا اينكه مطالبي كه ارسال مي كنيم حاوي ارزشهاي مهم خبري نباشند. مسئولان روابط عمومي با توجه به نكات فوق بايد براي هر روزنامه يا رسانه اطلاعيه خبري جداگانه اي تنظيم كنند. ارسال يك اطلاعيه خبري همانند بخشنامه براي همه رسانه ها بدون توجه به سياست خبري آنها كار بي حاصلي است زيرا براي هر يك اطلاعيه خبري بايد ويژگي خاص خود را داشته باشد اگر چه اين كار هزينه بيشتري به خود اختصاص مي دهد و زحمت بيشتري دارد ولي نتيجه اي كه احياناٌ به دست مي آيد ارزش چنين سرمايه گذاري را دارد. ارسال پستي اطلاعيه هاي خبري توصيه نمي شود زيرا تضميني وجود ندارد كه در زمان مناسب به شخص مورد نظر در روزنامه برسد.

شبه خبر:

مواردي در اطراف ما ممكن است موجود باشد كه ممكن است ارزش خبري داشته باشد به عبارتي بار خبري يا پيامد خبري دارند و مي توانند شكل اخبار به خود بگيرند مواردي از رويدادهايي كه مي توان آنها را به وجود آورد و خبر آن را تهيه و تنظيم كرد و به رسانه ها ارسال كرد عبارتند از:

1- تهيه طرح و برنامه ريزي سفرهاي خبري

2- مشاركت در نمايشگاهها

3- تشكيل نمايشگاه داخل موسسه و دعوت از شخصيت هاي مورد توجه افكار عمومي براي تماشاي آن

4- شركت در اختتاميه فيلم ها و همايش هاي معروف و جمع اوري عقايد آن به نفع يك موسسه خيريه و يا يك فعاليت نيكوكارانه

5- برگزاري مسابقات ورزشي فرهنگي و غيره

6- برگزاري ميهمانيها براي كارمندان كارگران و افراد خانواده آنها و خبرنگاران مرتبط با سازمان (برپايي جشن ملي و مذهبي)

علاوه بر مواردي كه گفته شد يك كارگزار روابط عمومي مي تواند طرحها و اقداماتي ابتكاري با توجه به موقعيت ها ايجاد كند.

ارسال بيانيه:

اعلام خط مشي در ارتباط با مراسم ملي- حوادث ملي- بين المللي- موضوعات تخصصي و صنفي صورت گيرد. ارسال بيانيه جزو گروه شبه اخبار است.

ارسال جوابيه (پاسخگويي به رسانه ها):

انعكاس و بازتاب نظرات و پيشنهادات افكار عمومي در رسانه ها مي تواند مثبت يا منفي باشد كه البته عموماٌ بار منفي دارد و در ارتباط با نقاط ضعف و مشكلات سازمان است كه روابط عمومي ها بايستي به تهيه جوابيه براي آنها اقدام كنند. پاسخگويي به رسانه ها هنگامي كه مطالبي عليه منافع و مصالح و كالاها و خدمات و يا سخني درباره مديران و كاركنان و مشتريان سازمان نوشته شود الزامي است به طور كلي يكي از وظايف ثابت روابط عمومي در ارتباط با رسانه ها است اما نكته مهم اين است كه با توجه به نوع مطالب انتشار يا انعكاس يافته از نظر درستي و نادرستي و حتي زمان انعكاس مطالب بايستي با شيوه هاي مختلف به پاسخگويي پرداخت. قانون نيز رسانه ها را موظف كرده تا در صورتي كه عليه افكار حقيقي و حقوقي مطالبي منتشر مي كنند پاسخ منطقي را نيز منعكس كنند. انواع پاسخگويي به رسانه ها (انواع جوابيه) عبارتند از:

1- تكذيب خبر

2- توضيح خبر

3- اصلاح خبر

4- تائيد خبر

1- تكذيب خبر:

رد خبر يا مطلب است كه بر خلاف واقع انتشار يافته باشد اگر روابط عمومي خبر نادرستي را درباره سازمان مربوطه در مطبوعات مشاهده كند يا چنين خبري از راديو و تلويزيون پخش شود مي تواند آن را تكذيب كند

2- توضيح خبر:

ممكن است خبري درباره شخص يا سازماني منتشر شود كه قسمتي از آن ناقص باشد و يا مطلب به طور نارسا يا مبهم منعكس شود در اين حال به جاي تكذيب بايد به توضيح خبر پرداخت و آن را با ذكر توضيحات از ابهام خارج كرد

3- اصلاح خبر:

اگر در ذكر برخي از مطالب خبر اشتباهي رخ دهد و يا تحريفي صورت گيرد در اين صورت بايستي به اصلاح خبر پرداخت و در اصلاحيه ضمن ذكر اشتباهات مطالب صحيح را يادآوري كرد.

4- تائيد خبر:

اگر خبر درج شده كاملاٌ صحيح باشد اما اثر سوئي داشته باشد روابط عمومي مي تواند با تائيد خبر مطلب جديدي را مطرح كند و اثرات سوء قبلي را نيز از بين ببرد.

مراحل و نكات مهم تهيه انواع جوابيه براي رسانه ها به شرح ذيل است:

1- ابتدا بايد به طور كامل از محتواي مطالب انتقادي نياز به جوابيه آگاه شد.

2- جمع آوري اطلاعات و اسناد و مدارك در ارتباط با موضوع مورد انتقاد .

3- نگارش جوابيه بر اساس اسناد و مدارك و اطلاعات موجود و پرهيز از هرگونه شتاب زدگي و واژه هاي غير اخلاقي ضروري است.

4- ارسال جوابيه تهيه شده براي رسانه مورد نظر بايد بر اساس نام رسانه، اشاره به تاريخ انتشار يا انعكاس مطالب انتقادي (روز- ماه- سال) عنوان مطلب، صفحه، ستون، ساعت و شبكه انعكاس دهنده مطالب انتقادي فرد نويسنده يا گوينده و ... باشد.

5- پيگيري جوابيه ارسالي براي اطمينان از رسيدن جوابيه به رسانه مورد نظر و آگاهي از زمان چاپ و انتشار آن ضروري است.

6- تهيه و ارسال جوابيه در قالب هاي (توضيح- تائيد- تكذيب- اصلاح) براي رسانه ها (اعم از مطبوعات راديو و تلويزيون) با يكديگر متفاوت است به عبارتي نوع جوابيه اي كه براي مطبوعات تهيه و تنظيم مي شود با نوع جوابيه تهيه شده براي يك برنامه تلويزيوني متفاوت است.

7- مي بايستي در بخشي از جوابيه از حسن توجه و راهنمايي مردم و رسانه تشكركرد و به جاي كلمه تكذيب از اصلاحيه استفاده كرد.

انتخاب خبرنگار و رسانه برتر در راستاي قدرداني و ايجاد رقابت به وسيله روابط عمومي ها پس از بررسي پيامهاي انعكاس يافته در رسانه ها خبرنگاران برتر در زمينه هاي گوناگون انتخاب شده و معرفي مي گردند اين مراسم با حضور رئيس سازمان با اهداي هدايا و لوح تقدير انجام مي شود.

ارتباطات اينترنتي (اينترنت به عنوان رسانه)

روابط عمومي در سازمان بايد پيشگام و پيشتاز در عرصه ارتباطات الكترونيكي باشد.زيرا ارتباطات الكترونيكي به عنوان ابزاري مدرن براي اطلاع رساني به توسعه روابط عمومي كمك مي كند.

برنامه هاي زير به عنوان راهكارهاي استفاده از اينترنت پيشنهاد مي شود:

1- نظرسنجي اينترنتي از مشتريان

2- دريافت پيشنهادات اينترنتي مشتريان

3- برگزاري مسابقات اينترنتي درباره فعاليت هاي سازمان

4- درخواست اينترنتي ملاقات مشتريان با مدير عاملان سازمان

5- پاسخگويي اينترنتي به مشتريان و مخاطبان

6- راه اندازي سامانه پرسش و پاسخ مشتريان

7- ارتباط مردم با مديران از طريق ايميل

8- ارسال ايميل در مناسبات مختلف به مشتريان

9- اطلاع رساني از طريق ايميل به مشتريان به صورت دوره اي و بنا به درخواست مشتريان

10- ارسال پيام كوتاه به تلفن همراه و معرفي خدمات سازمان

11- توليد خبر، گزارش و مقاله در سايت ها و مجلات الكترونيكي

12- پوشش خبري مراسم و رويدادهاي سازمان از طريق سايت اينترنتي سازمان

13- برآورده كردن نيازهاي اطلاعاتي رسانه هاي مختلف (راهنمايي هاي لازم. ارسال عكس. توضيحات تكميلي و غيره)

14- ارائه بريده جرايد الكترونيكي براي مشتريان، كاركنان و مديران: بريده جرايد الكترونيكي كاربردهاي بسياري مي تواند داشته باشد بعضي از اين كاربردها عبارتند از:

- اطلاع از انعكاس اخبار سازمان و نشريات

- اطلاع از نحوه انعكاس اخبار سازمان در نشريات

- اطلاع از شدت و ضعف انعكاس اخبار سازمان در نشريات

- اطلاع ااز مثبت و منفي بودن اخبار سازمان در نشريات

- اطلاع از انعكاس اخبار و مطالب مورد نظر سازمان در نشريات

- آمادگي براي پاسخگويي به افكار عمومي در مقابل اخبار و مطالب انعكاس يافته

- اصلاح و بهبود روش هاي ارتباط با رسانه. يعني ارتباط با افكار عمومي

15- درج آگهي و تبليغات در رسانه هاي الكترونيكي (تبليغات اينترنتي مزيت هاي خود را دارد)

16- انتشار فعاليت هاي موردي (كتاب الكترونيكي. كتابچه. بروشورالكترونيكي و غيره)

17- انعكاس تصويري مراسم و رويدادها از طريق سايت ها

18- تهيه آرشيو عكس و تصوير از سازمان و طرحها و برنامه ها

19- مديريت و اجراي مطالعات افكار عمومي و پژوهش از طريق سايت سازمان (نظر سنجي. تحليل محتوا و غيره)

20- راه اندازي و اجراي سيستم انتقادات و پيشنهادات اينترنتي

روزنامه:

در هر نسخه از روزنامه صدها خبر، مقاله، گزارش و تصوير چاپ مي شود. جمع آوري و كسب همه خبرها و تهيه و تدوين اين گزارش ها و مقالات بديهي است كه از عهده خبرنگاران و دبيران يك روزنامه خارج است اكثر اخبار مندرج روزنامه ها از طريق اطلاعيه هاي روابط عمومي و اطلاع دادن داوطلبانه مردم به دست مي آيد. روزنامه ها متقابلاٌ در كارهاي روابط عمومي داراي نقش اساسي و بنيادي هستند چون ابزار رساندن پيام هاي آنان به مردم مي باشند. خوشبختانه آنها به اخبار و اطلاعات و گزارشاتي كه روابط عمومي براي آنها ارسال مي كنند نيازمندند و از آنها استقبال هم مي كنند و متقابلاٌ روابط عمومي ها به روزنامه ها براي درج و نشر پيام خود محتاج هستند روزنامه ها تقريباٌ نزديك به 70 درصد از درآمد خود را از درج آگهي تبليغاتي و 30 درصد ديگر را از طريق تك فروشي كسب مي كنند در نتيجه از آنها نمي توان انتظار داشت تا آن اطلاع خبري را به چاپ برسانند كه در حقيقت يك آگهي تبليغاتي است اگر چنين كاري بكنند خود را از يك منبع مالي آگهي تبليغاتي محروم كرده اند. تنها هنگامي يك اطلاعيه خبري در روزنامه چاپ مي شود كه از نظر سردبير آن روزنامه حاوي خبر يا مطلب جالبي باشد همه مسئولين روابط عمومي بايد به اين اصل مهم و كلي و اين واقعيت آگهي داشته باشند از آنجايي كه مطبوعات داراي حقوقي هستند و از آزادي برخوردار هستند در نتيجه نمي توان آنها را وادار به درج خبري بكنند كه مايل به درج آن نيستند و بر عكس براساس همين حقوق نمي توان مانع چاپ خبري شد كه آنها قصد چاپ آن را دارند ولي مديران و سردبيران روزنامه ها در چاپ هر مطلبي در روزنامه خود آزاد نيستند. دو عامل مهم آزادي آنها را محدود مي كند كه عبارتند از:

1- تهمت و حمله به حيثيت و شخصيت افراد: مديران و مسئولان و سردبيران مسئول همه مندرجات روزنامه خود هستند و قانوناٌ در برابر هر مطلبي كه مي نويسند پاسخگو هستند.

2- علايق و تمايلات خواننده: اگر نشريه فاقد خبر و مطلب جالبي براي خوانندگانش باشد تيراژ آن پائين آمده و خسارت خواهد خورد.

سردبير روزنامه مسئوليت هيئت تحريريه و سرويس هاي مختلف روزنامه را به عهده دارد و مسئول همه نوشته هاي روزنامه مي باشد و معاون سردبير هدايت هيئت تحريريه را به عهده دارد. دبير سرويس ها يا بخش ها هر يك مسئول دارد. بخش ورزش- اقتصاد- هنر- سرگرمي ها و ... مي باشند. سرويس هاي شهري يكي از سرويس هاي مهم از نظر روابط عمومي ها مي باشد. اين سرويس داراي بخش هايي مثل پليسي- مجلسي- دادكستري – حوادث و... است.

اطلاعيه هاي خبري كه از روابط عمومي ها به روزنامه اي ارسال مي شود اول به دبير بخش شهري تسليم مي گردد مگر آنكه اطلاعيه با دقت براي بخش بخصوصي مانند خانواده و اقتصاد يا ورزش يا بخش ديگري تنظيم شده باشد. اگر چه بخش شهري و سرويس هاي ديگر از يكديگر جدا عمل مي كنند ولي ارتباط و هماهنگي كامل توسط سردبير و معاونت او بين آنها برقرار است. اطلاعيه هاي خبري واصله به دفتر روزنامه كه داراي ارزش خبري باشد از طريق سردبير يا معاون يا دبير اجرايي به سرويس مربوطه ارسال خواهد شد. روزنامه هاي كثير الانتشار عموماٌ متجاوز از 100 اطلاعيه خبري در روز از طريق روابط عمومي ها دريافت مي كند كه اكثر آنها به دليل اينكه از نظر آن روزنامه و سردبير آن فاقد ارزش است راهي سبد كاغدهاي باطله مي شود.

دلايل عدم چاپ اطلاعيه خبري در روزنامه ها عبارتند از:

1- با توجه به سياست خبري روزنامه فاقد ارزش خبري است.

2- دير به دست مسئول مربوطه در روزنامه رسيده است.

3- حاوي خبر پيرامون رويدادهاي كوچك و بي اهميت است.

4- آشكارا جنبه تبليغي دارد و به آگهي تبليغاتي شبيه است.

روابط عمومي در تهيه و ارسال اطلاعيه خبري به هرروزنامه 3 عامل را بايد در نظر بگيرد:

1- خط مشي روزنامه كه اطلاعيه بايد در قلمرو سياست آن روزنامه داراي ارزش خبري باشد.

2- مسئولين هر بخش از سازمان روزنامه به سردبير، دبير شهري و يا دبير قسمتي كه براي آن سرويس تهيه شده تنظيم گردد.

3- از نظر زماني به وقت مناسب به مسئول مربوطه برسد تا فرصت تنظيم و چاپ آن را داشته باشد. (بهتر است از ارسال پستي خودداري شود و از پست الكترونيكي يا دور نگار استفاده شود)

بنابراين مسئولين روابط عمومي با توجه به نكات فوق بايد براي هر روزنامه اطلاعيه خبري جداگانه اي تنظيم كنند. اين عمل هزينه بيشتري دارد ولي به اين شكل بهتر و سريعتر به مصرف مي رسد..

مجلات:

نحوه كار سازمان و تشكيلات، محتوا و زمان نشر مجله ها با روزنامه ها تفاوتهاي آشكاري دارد به همين انگيزه شكل ديگري از فرمتها را پيش روي روابط عمومي قرار مي دهند. روزنامه هاي يوميه از نظر زمان چاپ و توزيع در تنگناي ويژه اي قرار دارند. در مورد مجلات اين محدوديت زماني به آنگونه كه در مورد روزنامه ها مطرح است وجود ندارد مجلات از نظر محتوا چون در حوزه ويژه اي عمل مي كنند در مقايسه با روزنامه ها به موضوعات خبري و موضوعات مورد علاقه شان عميقتر، ريشه اي تر و تحليل گرانه تر برخورد مي كنند. مثلا اطلاعيه خبري كه براي روزنامه هاي يوميه ارسال مي شود چندان به كار مسئولين مجلات نمي خورد آنچه به عنوان اطلاعيه خبري به دفتر اين مجلات فرستاده مي شود بايد شامل جزئيات بيشتر خبري باشد. خوانندگان روزنامه ها را عمدتاٌ طيف وسيعتري از افراد جامعه از نظر سن، تحصيلل و شغل تشكيل مي دهند در حالي كه خوانندگان مجلات يكدست تر هستند و قشر يا اقشار محدودتري خواننده مجلات مي باشند و هر مجله تقريباٌ خوانندگان ويژه اي را تحت پوشش قرار مي دهد

مجلات را عموماٌ به دو گروه تقسيم مي كنند:

1- مجلاتي كه براي عموم انتشار مي يابند.

2- مجلات تخصصي.

مجلات مانند روزنامه ها از آزادي و حمايت قانون برخوردارند. آنچه ملاك و معيار انتخاب مطالب خبري است علايق و مطالب مورد توجه خوانندگان و سياست مجله است بنابراين مسئولين روابط عمومي بايد نسبت به خط مشي تك تك مجلات آگاهي داشته باشند. از سوي ديگر مجلات با هيئت تحريريه كوچك تري (در مقايسه با روزنامه ها) فعاليت مي كنند در نتيجه داراي خبرنگار و نويسنده كمتري هستند به همين سبب روابط عمومي ها مي توانند مانند خبرنگاران و نويسندگان با آنها همكاري كنند

كتاب:

فرآيند توليد كتاب حداقل يك و نيم سال طول مي كشد به همين دليل كتابها را عموماٌ يكي از وسايل روابط عمومي جهت تبليغ برنامه هاي كوتاه مدت و ميان مدت نمي دانند اما از نظرهاي ديگري داراي اهميت و ارزش هستند از آنجايي كه مطالب كتابها توسط خوانندگان جدي تر و قابل اعتبار تر تلقي مي شوند در نتيجه كتاب مي تواند وسيله مفيدتر و موثرتري براي انتقال فلسفه وجودي و نقطه نظرهاي اساسي و اوليه موسسه و تبليغ هدفهاي دراز مدت سازمان باشد. كتاب رسانه اي است كه نويسنده را به مخاطبان با فرهنگ تر و متفكرتري ربط مي دهد و عاملي است كه با اقشار روشنفكرتر جامعه در تعالي است به همين جهت روابط عمومي در ارتباط با كتاب بايد با ديد وسيع تري و آينده نگرتر و كارشناسانه تر برخورد كند. كتاب وسيله اي براي تبليغ يك محصول مصرفي و يا خبر و يا گزارش يك رويداد مقطعي نمي باشد به همين دليل مسئولين روابط عمومي بايد فهرستي از مولفين و مترجمين مراكز دانشگاهي، تحقيقاتي، انتشاراتي و غيره داشته باشند و با آنها تماس دائم داشته از برنامه فعاليتهاي آنها آگاه باشد. چنانچه نويسندگان و مترجمين در حال تهيه كتابي هستند در تاليف و ترجمه اين كتابها از طريق در اختيار قرار دادن وسايل و امكانات و همين طور متخصصين و كارشناسان موسسه كمك هاي لازم را ارائه دهند. از سوي ديگر مي توانند از طريق در اختيار قرار دادن كتب و يا ايده تاليف و ترجمه كتابها فرصتهاي مناسبي براي معرفي موسسه خود به طور مستقيم يا غير مستقيم بدست آورد .

راديو:

در مقايسه با تمام رسانه هاي همگاني راديو داراي امتياز منحصر به فردي است يك خبرنگار راديوئي در سحنه رويداد مي تواند با يك دستگاه فرستنده كوچك خبر و گزارش خود را به مركز فرستنده ارسال نمايد و ايستگاه فرستنده هم به همان آساني و در همان لحظه خبر را به روي آنتن بفرستند. از نظر گيرنده پيام نيز دريافت پيام هاي راديوئي ساده تر از دريافت پيام ساير رسانه هاي همگاني است . هر فردي در هر شرايطي و در هر جاي با يك گيرنده ساده و سبك و قابل حمل مي تواند پيام هاي راديوئي را دريافت كند بنابراين راديو ساده ترين و سريعترين و سهل الوصول ترين وسيله ارتباطي است.

برنامه هاي راديوئي به 3 گروه تقسيم مي شود:

1- برنامه هاي خبري

2- برنامه هاي آموزشي

3- برنامه هاي سرگرم كننده

برنامه هاي خبري كه به داخلي و خارجي تقسيم مي شوند. مسئولين روابط عمومي با قسمت اخبار داخلي معمولا سرو كار دارند گذشته از برنامه اخبار راديو با تهيه و پخش برنامه هاي ويژه در ساعات گوناگون براي گروههاي مختلف فرصت هاي مناسبي را براي همكاري با روابط عمومي موسسه به وجود مي آورد مانند برنامه كودكان و جوانان و خانم هاي خانه دار و كشاورزان و غيره.

مديران روابط عمومي بر حسب تشخيص و خط مشي سازمان مي توانند با مسئولين برنامه هاي مورد توجه خود ارتباط داشته و با آنها در تهيه برنامه ها همكاري نمايند. و در ضمن آن مستقيم و غير مستقيم امكان تبليغ و معرفي موسسه خود را فراهم نمايند. در ارسال اطلاعيه خبري به راديو همان معيارهاي ذكر شده در مورد ساير رسانه ها را بايد در نظر گرفت بعضي اطلاعيه هاي خبري بايد در زمان صحيح با كيفيت تنظيم مناسب به راديو برسد. در اطلاعيه خبري كه ويژه راديو تهيه مي شود توجه به ايجاز و اختصار عامل اساسي است.

تلويزيون:

در مقايسه با ساير وسايل ارتباط جمعي به حيات مادي و معنوي تك تك افراد جامعه از هر گروه سني و تحصيلي و شغلي تاثير فراوان تري دارد الگوهاي زندگي امروزه از روي شخصيت برنامه هاي پر بيننده تلويزيون برداشته مي شود براي بيشتر مردم منبع اخبار و آگاهي ها تلويزيون است البته به هر ميزان فرد از نظر فرهنگي غني تر و از نظر رواني متعادل تر و از نظر دروني مستحكم تر باشد به همان نسبت كمتر از برنامه هاي تلويزيوني الگوپذير است. به هر حال همه كساني كه خبري براي پخش دارند تلويزيون را عامل جادويي براي پخش خبر خود مي دانند. يكي از دلايل مهمي كه چنين ويژگي را به تلويزيون مي بخشد خاصيت سمعي و بصري و عامل حركت در اين رسانه همگاني است. حركت در تلويزيون يكي از عناصر مهمي است كه باعث جلب نظر بيننده مي شود. برنامه هاي تلويزيون به برنامه هاي سراسري و محلي تقسيم مي شود هر يك از اين برنامه ها فرصت هاي زيادي براي روابط عمومي فراهم مي كند كه اساس آن همان هايي است كه براي راديو و روزنامه بيان گرديد.

فيلم هاي سينمايي:

اصطلاح فيلم سينمايي در ايران به طور اعم به آن دسته از فيلم هايي اطلاق مي شود كه از سوي توليد كنندگان حرفه اي به عنوان يك كالاي تجاري و فرهنگي به منظور نمايش در سالن سينماهاي عمومي توليد مي شود اين فيلم ها اصولاٌ وسايل بسيار مهم در كار روابط عمومي نيستند تنها مي توانند به طور حاشيه اي نام موسسه، كالا يا خدمات آن را مطرح كنند. فيلم هاي سينمايي به شكل ديگري مي توانند وسيله تبليغ براي موسسه باشند و آن تهيه فيلم هاي سينمايي به سفارش موسسه (اسپانسر) است. در اين شكل كار، موسسه در حقيقت كارگردان و قهرمان و داستان فيلم را به خدمت بيان نقطه نظرها و هدف هاي خود در مي آورد و با توليد يك فيلم سينمايي مطالب مورد نظر خود را از طريق اين رسانه به آگاهي عموم مي رساند. گونه ديگري از فيلم هاي آموزشي يكي از ابزارهاي مهم و با ارزش روابط عمومي هستند. پاره اي از موسسات در رشته فعاليت خود اقدام به تهيه يك سري فيلم هاي آموزشي جهت استفاده در مراكز آموزشي و دانشگاهها و مراكز تحقيقاتي و موسسات و تلويزيون مي نمايند. اين گونه فيلم هاي آموزشي چنانچه با كيفيت خوب و محتواي مناسب تهيه شوند در بالا بردن حيثيت و اعتبار موسسه و شناساندن نام و هدف هاي آن ابزار بسيار مفيدي هستند.

متن کامل جزوه و مطالب مربوط به ارتباط با رسانه

مطالب مشابه :

شيوه نامه مكاتبات اداري

آشنایی بانحوه مکاتبات اداری

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی ( فوری)

مراحل تهيه نامه هاي اداري (ِشیوه نگارش فارسی در روابط عمومی)

رأي شماره‌هاي ۷۳۲ـ۷۳۱ هيأت عمومي ديوان عدالت اداري با موضوع ابطال بخشنام معاون حقوقي رئيس‌جمهور

رأي شماره‌هاي ۷۳۲ـ۷۳۱ هيأت عمومي ديوان عدالت اداري

آشنایی بانحوه مکاتبات اداری

رأي شماره407 الي 408 هيأت عمومي ديوان عدالت‌اداري

متن کامل جزوه و مطالب مربوط به ارتباط با رسانه

انتشارات در روابط عمومي