نحوه کار با نرم افزار هلو بخش هفتم

تنظیمات مربوط به فاکتور

اطلاعات اول دروه/ تنظیمات نرم‌افزار یا بعد از اول دوه تنظیمات مدیریتی/ تنظیمات نرم‌افزار / فاکتور

انتخاب رنگ صفحات فاکتور: در این قسمت می توانید رنگ زمینه صفحه صدور فاکتورهای خرید، پیش فاکتور، فروش و غیره را تغییر دهید. با کلیک بر روی دکمه پیش فرض رنگ زمینه فاکتور به حالت اولیه باز می‌گردد.

در فاکتور بتوان فروش منفی انجام داد: هنگام صدور فاکتور فروش، امانی، ضایعات، برگشت از خرید، در صورت عدم موجودی کالا نام آن نمایش داده نمی‌شود با انتخاب این گزینه می توان کالایی که دارای موجودی صفر است را در فاکتور وارد نموده، به تعداد دلخواه فروخته یا فاکتور ضایعات صادر نمود. در صورت استفاده از این گزینه، محاسبه سود و زیان دچار اختلال خواهد شد. توجه فرمایید در صورت فروش منفی کالا، حتی اگر معادل موجودی منفی خرید وارد گردد، باز هم قیمت میانگین کالا اصلاح نخواهد شد.

در صورت فروش تک محصولی یا فروش کالاها با تعداد و تنوع کم، با انتخاب گزینه بعد از تأیید فاکتور، سطرهای آن حذف نشود پس از هر بار صدور فاکتور سطرهای فاکتور حذف نگردیده، می‌توان کالاهای قبل را برای فاکتورهای بعد استفاده کالاهایی به آن اضافه یا از آن کسر نمود.

در حالت عادی صدور فاکتور می‌توان یک کالا را چند بار، به تعداد دلخواه و در سطرهای مختلف وارد نمود. با انتخاب گزینه عدم تکرار کالا در فاکتور، نرم‌افزار به صورت اتوماتیک، سطرهای تکراری را حذف و پیغام می‌دهد که فاکتور کنترل شود، در این صورت می‌توان تعداد را در یک سطر اصلاح نمود.

چنانچه در قسمت توضیحات در فرم معرفی کالا، توضیحاتی ثبت شده باشد، با انتخاب گزینه درج توضیحات هر کالا در ستون توضیحات فاکتور هنگام انتخاب کالا در فاکتور، توضیحات کالا در ستون توضیحات پرینت فاکتور درج می گردد.

با انتخاب گزینه هنگام اصلاح فاکتور، کاربر اولیه آن تغییر نکند، اگر کاربری در برنامه، فاکتوری را که کاربر دیگر ثبت کرده است، اصلاح نماید، نام کاربر آن فاکتور اصلاح شده، تغییر نخواهد کرد.

حداکثر سطرهای فاکتور: در این قسمت می توانید تعیین نمایید که در هر فاکتور چند سطر بتوان ثبت نمود.

با انتخاب گزینه در فرم صدور فاکتور اطلاعات مربوط به آدرس و تلفن قابل اصلاح باشد. در صورتی که به هنگام معرفی طرف حساب از مسیر اطلاعات اول دوره/ معرفی اشخاص با امکانات اطلاعات پایه/ طرف حساب برای شخصی شماره تلفن و آدرس ثبت کرده باشید. در هنگام صدور فاکتور از مسیر عملیات مرتبط به کالا/ صدور فاکتور، مقادیر گزینه‌های آدرس و شماره تلفن قابل تغییر می باشند.

پیش‌فاکتورها بعد از مدت معین زیر به صورت اتوماتیک حذف شود: در این قسمت می‌توان مدت زمانی را که پس از سپری شدن آن باید پیش فاکتورها حذف شوند را تعریف نمود. پیش فاکتور در مدت زمان مشخص شده در برنامه ذخیره گردیده و بعد از این مدت، به صورت خودکار حذف می گردند. پیش از ورود مدت زمان ذخیره پیش فاکتورها، به طور پیش فرض در این کادر عدد صفر بوده و به این معنی است که پیش فاکتورها به صورت خودکار حذف نشوند، پس در صورت انتخاب مجدد عدد صفر، پیش فاکتورهای صادره به صورت خودکار توسط سیستم حذف نمی‌گردند.

کالا

الف: درصد تخفیف طرف حساب برکارهای خدماتی تأثیر نداشته باشد (فقط بر حسب قیمت کالا): با انتخاب این گزینه، درصد تخفیف تعیین شده فقط بر حسب قیمت کالاهای وارد شده در فاکتور محاسبه گردیده و شامل کالاهای خدماتی نمی‌شود.

جستجو در فاکتور ابتدا براساس گروه اصلی – گروه فرعی سپس نام کالا: با انتخاب این گزینه هنگام صدور فاکتور و در صفحه جستجوی کالا ابتدا گروه اصلی، سپس گروه فرعی و در نهایت نام کالای مورد نظر انتخاب می‌شود.

جستجوی نام کالا در فاکتور براساس گروه فرعی: با انتخاب این گزینه، هنگام جستجوی کالا در فاکتور، ابتدا می‌توان گروه فرعی، سپس نام کالا را انتخاب شود.

اگر گزینه نمایش واحد کالا در فاکتور را انتخاب نمایید، می‌توانید نحوه استفاده از واحد کالا در فاکتور را تعیین کنید. این قسمت دارای دو گزینه تعداد × واحد × فی و تعداد × فی می‌باشد که در برنامه به طور پیش فرض گرینه دوم انتخاب شده است. بنابراین پس از وارد نمودن تعداد کالا در فاکتور، تعداد کالا در قیمت آن ضرب و نمایش داده می شود که در این حالت، فی برتعداد واحد تقسیم شده و فی واحد کالا محاسبه و ثبت می گردد.

اما اگر گزینه اول را انتخاب کنید تعداد کالا در واحدی که در فاکتور انتخاب می‌نمایید ضرب می‌شود مثلاً اگر در یک کارتن 48 عدد است تعداد این کالا 2 کارتن است و هر عدد کالای داخل کارتن 10000 ریال، قیمت کالا 10000×48×2 در نظر گرفته می‌شود.

با انتخاب گزینه هیچ کدام از موارد بالا نمایش داده نمی‌شود مواردی که پیش‌تر توضیح داده شد (فی، واحد کالا و... ) در فرم صدور فاکتور نمایش داده نخواهد شد.

نکته: توجه نمایید در صورت انتخاب هر یک از گزینه‌های 1 و 2 تا پایان دوره مالی (قبل از بستن حسابها) باید از یک روش انتخابی استفاده نمود، در صورت عدم رعایت این نکته در گزارشات فاکتور یا مغایرت مواجه خواهید شد.

برای آشنایی بیشتر با کاربرد این گزینه، به مثالهای زیر توجه نمایید:

مثال 1:

هنگام معرفی کالا و یا در فاکتور مقداری که به کالا نسبت داده شده، به آن اضافه یا از آن کسر می‌گردد، به عنوان مثال: عدد 5، این مقدار با توجه به نوع کالایی که تعریف شده می‌توانید 5 کیلو، 5 متر، 5 گرم، 5 کارتن، 5 عدد و یا 5 واحد باشد، اگر 5 کارتن کالا و داخل هر کارتن 10 عدد کالا موجود باشد، نرم‌افزار 5 کارتن کالا از این نوع را می‌شناسد یعنی اگر بعداً بخوهید 2 عدد از این کالا را فروخته یا خریداری نمایید باید 2/0 خریداری نموده یا به فروش برسانید تا در نهایت موجودی کالا 2/5 یا 8/4 کارتن گردد. حال اگر داخل هر کارتن 6 عدد کالا بوده و بخواهید 2 عدد از آن را به فروش برسانید باید – 333/0 عدد خرید نموده یا به فروش برسانید که عملاً با توجه به باقیمانده تقسیم، مقدار درستی نخواهد بود یا عدد یک هفتم و.. را نمی‌توان وارد نمود. این بحث با توجه به نوع مشاغل مختلف، متفاوتن است. اگر شما به صورت مداوم کالاهای خود را با واحد توجه به نوع مشاغل مختلف، متفاوت است. اگر شما به صورت مداوم کالاهای خود را با واحد کارتن خرید و فروش می‌نمایید و تعداد داخل آن برایتان حائز اهمیت نیست، در فرم معرفی واحد، واحدی به نام (کارتن) و با مقدار 1 تعریف نموده و از این پس کالا را با واحد کارتن خرید و فروش نمایید. چنانچه کالا را با واحد عدد خرید و فروش می‌نمایید باید در فرم معرفی واحد، واحدهایی به نام عدد یا مقدار 1، کارتن با مقدار 6، 10 یا... تعداد داخل کارتن) با واحدهای مختلفی مانند کارتن 6 عددی یا مقدار 6، کارتن 24 با مقدار 24 و.. معرفی نمایید. حال اگر 4 (کارتن 6 )خرید نمایید 24=6×4 عدد به موجودی این کالا اضافه می‌شود و اگر 3 (عدد) خرید نمایید 3= 1×3 عدد به موجودی اضافه می‌گردد. به این مثال کاربردی توجه فرمایید یک کارتن 6 عددی رب گوجه‌فرنگی 5/0 کیلویی با قسمت هر واحد 5000 ریال موجود است، پس قیمت هر کارتن 6 عددی از این کالا 30.000 ریال محاسبه می‌شود، در این مثال واحد عدد با مقدار 1 و کارتن 6 عددی با مقدار 6 تعریف به سیستم معرفی شده است، حال در صورت انتخاب هر یک از حالات تعداد × واحد × فی و تعداد × فی این مثال را بررسی می‌نماییم:

در حالت اول: قیمت کل 10 کارتن 6 عددی رب گوجه فرهنگی و در صورتی که قیمت هر عدد از این کالا 000/5 ریال باشد، به شکل زیر محاسبه خواهد شد:

یعنی : تعداد × واحد × فی 300.000=5.000×6×10

در حالت دوم: قیمت کل 10 کارتن 6 عددی رب گوجه فرنگی و در صورتی که هر کارتن از این کالا 30.000 ریال باشد، به شکل زیر محاسبه خواهد شد.

یعنی: تعداد × فی (واحد کالا در محاسبه نقشی ندارد) 300.000 = 30.000 × 10

پس هر یک از حالات فوق را می‌توان در فرم مدیریت برنامه به دلخواه انتخاب نمود.

مثال2:

اگر در یک مؤسسه کالاهایی که واحد شمارش آنها متر و سانتیمتر، گرم و کیلوگرم، کیلوگرم و تن، خرید و فروش می‌شود، باید واحدی به نام متر با مقدار 100، واحد دیگری به نام سانتیمتر با مقدار 1، واحدی به نام گرم با مقدار 1 و واحدی به نام کیلوگرم با مقدار 1000 یا واحدی به نام کیلوگرم با مقدار 1 و واحدی به نام تن با مقدار 1000 تعریف گردد. به عنوان مثال چنانچه بسته بندی یک نوع کالا با وزن 4 کیلوگرم وجود داشته باشد، پس با توجه به مقدار عددی 1 که برای واحد کیلوگرم وجود داشته باشد، پس با توجه به مقدار عددی 1 که برای واحد کیلوگرم تعریف شده، واحدی به نام بسته را نیز با مقدار عددی 4 باید تعریف نمود.

مثال 3 :

در بعضی اصناف مانند آهن، کاشی و سرامیک یا مشابه آنها، خرید و فروش بر حسب دو واحد متفاوت انجام می‌گیرد. آهن با واحد کیلوگرم خریداری و با واحد شاخه به فروش می‌رسد. جهت انجام این عمل باید دو کالا در نرم‌افزار تعریف نمود. آهن کیلویی و به عنوان مثال تیرآهن 18، پس از خرید آهن کیلویی باید در فرم تولید مشخص نمود که مثلاً 200 کیلوآهن کیلویی به چند شاخه تیرآهن 18 تبدیل می‌شود، ابتدا آن را تولید، سپس در فرم فاکتور فروش، تیرآهن 18 را به فروش رساند. با انجام این عمل به دلیل تعریف دو کالای مختلف، در کاردکس تیرآهن کیلویی سابقه‌ای از فروش تیرآهن 18 یا بالعکس وجود نخواهد داشت.

مالی

در قسمت امکان انتخاب فی خرید در فاکتور خرید می‌توانید تعیین نمایید که در فاکتور خرید، فی خرید از آخرین قیمت خرید کالا، از قیمتا میانگین یا از فی فروش بیابد.

قیمت فروش کالا از آخرین قیمت فروش فاکتور بیاید: با انتخاب این گزینه، برنامه قیمت فروش یک کالا را به صورت خودکار از آخرین قیمت فروش آن کالا پیدا می کند.

بعد از تأیید فاکتور خرید و عودت فروش یا فاکتور فروش و عودت خرید

کل مبلغ فاکتور نقد محسوب شود.

کل مبلغ فاکتور نسیه محسوب شود.

هیچکدام

در این قسمت به صورت پیش فرض گزینه هیچکدام انتخاب شده است وبه همین دلیل در طول کار با برنامه، پس از تأیید فاکتور، فرم امور مالی جهت تعیین نحوه تسویه فاکتور مشاهده می‌شود که باید در آن مشخص نمود از جمع کل مبلغ مورد معامله، چه مبلغی به صورت نقد، چه مبلغی نسیه، تخفیف و غیره با طرف حساب توافق شده است، در صورت انتخاب گزینه‌های کل مبلغ فاکتور نقد یا کل مبلغ فاکتور نسیه محسوب شود. دیگر فرم امور مالی نمایش داده نشده و به منظور تسریع در عملیات صدور فاکتور کاربرانی که کل مبلغ فاکتور را نقد یا نسیه وارد می‌نمایند، مبلغ مستقیماً در حساب شخص یا صندوق عمل می‌شود.

نحوه کار با نرم افزار هلو بخش هفتم

مطالب مشابه :

آموزش تکمیل و ارسال صورت معاملات فصلی به صورت آفلاین

آموزش تصویری استفاده از نسخه offline اطلاعات مالیاتی همراه با نرم افزار

دانلود آخرين نسخه نرم افزار گزارش فصلي خريد و فروش 3 ماهه

نحوه کار با نرم افزار هلو بخش اول

نحوه کار با نرم افزار هلو بخش دوم

راهنمای تکمیل و ارسال صورت معاملات فصلی به صورت آفلاین

نحوه کار با نرم افزار هلو بخش هشتم

نحوه کار با نرم افزار هلو بخش هفتم