روش ها و تکنیک های کاهش هزینه قسمت دوم ، مرحله آماده سازی

روش ها و تکنیک های کاهش هزینه قسمت دوم ، مرحله آماده سازی

در روند بررسی تکنیک های کاهش هزینه ، ابتدا روش های عمومی وشناخته شده آن را در عین حالی که ممکن است ساده به نظر بیایند، اما بسیار اثربخش می باشند را با هم مرور می کنیم

پیش از بررسی این متدها، بایستی سیستم حسابداری سازمان را به جهت برخی باید ها مطالعه کرده و توانایی آن را جهت حضوری فعال درپروژه بررسی نماییم. الزامی به پیاده سازی یک سیستم مکانیزه و پیچیده حسابداری صنعتی نیست ولی واحد حسابداری شرکت بایستی توانایی این را داشته باشد که اطلاعات، گزارش ها و برخی داده ها را در زمان های لازم و با دقت و صحت، تهیه نموده و در اختیار تیم پروژه قراردهد.

سازمان تیم پروژه یا کارگروه بررسی و کاهش هزینه را، می توان به این صورت، طراحی نمود که؛ سه تا پنج نفر اعضای اصلی تیم بوده که یکی از آنها به عنوان مدیر یا مسئول تیم می باشد .ضمنا بهتر است که کارشناسان گروه از واحدهای مهندسی ، برنامه ریزی ، تولید و کیفیت انتخاب شوند، با توجه به این نکته که ممکن است هر نوع سازمانی مانند بانک ها ، شرکت های بیمه ، سازمان های خدماتی ، واحدهای صنعتی و تولید کننده و غیره درصدد طرحریزی و اجرای پروژه ای برای کاهش هزینه های عملیاتی و اداری خود باشد، عناوین و نام های واحدهای سازمانی متفاوت می باشد، این امر را مدیر پروژه بایستی مدنظر داشته باشد و از مدیران میانی ، کارشناسان و دیگر اعضای سازمان که می توانند نقشی موثر و فعال را در این پروژه ایفا کنند جهت حضور در تیم پروژه دعوت به عمل آورد .

حضور یک کارشناس آشنا به حسابداری و مسائل مالی نیز، الزامی است. توصیه می شود، مدیر پروژه، یکی از مدیران سازمان باشد، در غیر اینصورت مکانیزم های لازم جهت دادن قدرت اجرایی و اختیارت لازم به تیم را طراحی و اجرا نمایید تا پشتوانه اجرایی برای به ثمر رساندن تصمیمات و برنامه هایی که توسط تیم پروژه طراحی و تصویب می شود ، وجودداشته باشد.

هروضعیتی که به لحاظ مسائل مالی و میزان صرف هزینه ها در کلیه امور مربوط به تأمین منابع و امکانات ، فرآیندهای ساخت و تولید، عملیات و ارائه خدمات ، فروش ، خدمات پس از فروش بر سازمان حکمفرما باشد. باز هم اجرای پروژه کاهش هزینه ها، منافع خاص خود را خواهد داشت. اگر سازمان در وضعیت مناسبی به لحاظ سودآوری باشد،این پروژه حاشیه سود را افزایش خواهد داد و اگر مقدار هزینه ها در برابر مقدار درآمد، شرایطی را برای شرکت ایجاد کرده که صرفه اقتصادی مناسبی برای سازمان وجود ندارد، پروژه کاهش هزینه ها تراز مالی شرکت را به نفع کسب سود تغییر خواهد داد.

خود شما بهتر می دانید که قطع و یا کاهش هزینه های بی مورد، چه مزایای بزرگی برای سازمان به ارمغان خواهد آورد .به عنوان مثال می توان از استراتژی رهبری هزینه که یکی از استراتژی های اصلی ارائه شده توسط مایکل پورتر می باشد، استفاده نمود و قیمت فروش محصول و خدمات شرکت را کاهش داد تا سهم بیشتری از بازار را بدست آورد و در نهایت درآمد و سود شرکت را بهبود داد. یا می توان مبالغ ریالی صرفه جویی شده را در پروژه های توسعه ، افزایش تولید، راه اندازی خط های جدید تولید ، بهبود کیفیت ، ارتقاء نیروی انسانی و . . . سرمایه گذاری نمود تا شرکت در چرخه ای از بهبود در همه زمینه ها قرار گیرد که پیامد اول و آخر آن رشد ، توسعه و پیشرفت سازمان می باشد .

هزینه های معمول در سازمان ها با درنظر نگرفتن تفاوت های خاص آنها، عمدتا شامل نیروی انسانی تولید و ستاد، قطعات یدکی ، مواد اولیه ، هزینه های قانونی مانند بیمه و مالیات ، ملزومات اداری و ایمنی ، بازاریابی و فروش ، خدمات پس از فروش ، آب ، برق ، گاز ، تلفنو غیره می باشد.

در هر کدام از زمینه هایی که در بالا نام برده شده است، بایستی مبلغ ریالی هزینه را در دوره هایی که به نظر شما و نظر تخصصی گروه مناسب است ، محاسبه کرده و روی نمودار ببرید. برای نمودار ، نمودار روند خط و نقطه پیشنهادمی گردد. به دو طریق می توانید آن را بررسی و مقایسه نمایید. تا تصویری از وضعیت فعلی بدست آید:

الف – مبلغ دوره فعلی را با دوره های قبل مقایسه نمایید

نسبت به دوره های پیش از آن چه وضعیتی پیدا کرده است؟

افزایش یافته یا کاهش پیدا کرده است؟

آیا تغییرات بوجود آمده و علت های آن قابل شناسایی می باشند؟

در صورتی که علل آن شناسایی و تعریف گردید، با انجام مطالعات مناسب تعیین کنیدکه علت شناسایی شده منطقی و پذیرفتنی است یا خیر؟

ب – مقادیر محاسبه شده را با میانگین زمیه فعالیت خود مقایسه کنید

آیا میزان هزینه ای که صرف تعمیرات دستگاه ها و تجهیزات سازمان می کنید در سازمان های مشابه هم اندازه شما نیز همین حدود است؟

آیا عادی می باشد، بیشتر است یا کمتر؟

مشابه بند الف برای این تفاوت ها، نیز علت هایی وجود دارد که آنها را بایستی شناسایی و تعریف نمایید و این که آیا منطقی می باشند یا خیر؟

به عنوان مثال افزایش هزینه های صرف شده جهت تهیه مواد اولیه می تواند ناشی از علت منطقی افزایش میزان تولید و یا افزایش قیمت خرید مواد اولیه باشد که آن هم بایستی بصورت خاص بررسی شود که به عنوان مثال می توانیم بگوییم، به علت یکی از مسائل ذیل می باشد

1 – افزایش میزان ضایعات

2 – نامرغوب بودن مواد اولیه خریداری شده که باعث افزایش میزان مصرف موادشده است

3 – حیف و میل شدن مواد اولیه در مراحل تحویل ، تخلیه ، انبارش و حمل و نقل سطح کارخانه

4 – تولیدات آزمایشی محصول جدید و یاتغییرات ایجاد شده درخط تولید که منجر به افزایش ضایعات شده است

و بسیاری عوامل دیگر

به جز تحت کنترل گرفتن روند هزینه ها و انجام تحلیل های لایه به لایه می توان شاخص هایی طراحی نمود تا خود شاخص، بصورت معنا داری برخی تحلیل های اولیه را روی داده های خام صورت داده و عمل تحلیل را سرعت داده و دقت لازم را نیز داشته باشد. درمورد مثال افزایش هزینه های مواداولیه می توان سرانه هزینه مواد اولیه هر عدد محصول تولید شده را تحت کنترل گرفت . در این حالت ، جستجو برای یافتن تحلیلی مانند افزایش میزان تولید که دلیلی منطقی برای رشد هزینه های مواد اولیه می باشد دیگر ضرورتی ندارد.

تیم پروژه بایستی با در نظر گرفتن نوع صنعت ، نوع و تعداد محصولات تولیدی، پیچیدگی فرآیندهای تولیدو بسیاری عوامل دیگر موارد هزینه ها و یا شاخص ها و نسبت های مناسب و معنا داری را تعریف نماید و به این صورت ورودی فرآیند بررسی هزینه ها تأمین شده تا جهت مشخص نمودن نقاطی که نیاز به مطالعه بیشتر برای شناسایی عوامل هزینه ها می باشد، اطلاعات لازم را در اختیار بگیرید.

مطالب مرتبط :

درآمدی بر کاهش هزینه cost reduction

کاهش هزینه ها ، قسمت سوم - حذف اضافه کاری های بی مورد