مؤلف: تيم اتوماسيون اداري شركت رايورز

الف) مدیریت اسناد

سند

به آنچه قابل استناد باشد سند میگویند. سند و مدرک دو واژه مترادف میباشند که در نوشتار و گفتار هر دو به یک معنی به کار برده میشوند. از نظر ارزش یک سند میتواند حاوی ارزشهای زیر باشد:

• اداری (مانند نامه های اداری، صورتجلسه های اداری و ...)
• مالی (مانند چک، اوراق بهادر و ...)
• حقوقی (مانند سند مالکیت، گواهی امضا و ...)
• تاریخی (مانند عهد نامه های بین کشورها، نامه های قدیمی و ...)
• علمی (مانند پایان نامه دانشگاهی، گواهی اختراع و ...)
• فرهنگی (مانند اسناد مربوط به خط، اسناد مربوط به آداب و رسوم و ...)
• نظامی (مانند نقشه های جنگی، اسناد تولید سلاح های نظامی و ...)

مدیریت اسناد

مدیریت اسناد عبارت است از تهیه، تنظیم و اجرای مکانیزم مناسب برای تسهیل و تسریع در دسترسی به مکاتبات، اسناد و مدارک مورد نیاز از مرحله ایجاد سند تا مرحله امحا سند.

شاخه های مختلف مدیریت اسناد

مدیریت ارسال و مراسلات: مجموعه روشهای عملیاتی جهت نگهداری، تنظیم و طبقه بندی اسناد به منظور تسهیل در مراجعه به آنها

مدیریت فرمها: مجموعه عملیات به منظور یکنواخت (استاندارد) سازی فرمها در تمام سطوح سازمان

مدیریت گزارش ها: جمع آوری اطلاعات به منظور اتخاذ تصمیمات صحیح

مدیریت دستور العمل ها: ایجاد شیوه قابل اطمینان جهت دسترسی به کلیه اطلاعات مربوط به قوانین، مقررات و دستورات

مدیریت مکاتبات: ایجاد یک مکانیزم صحیح به منظور "ایجاد ضوابط و معیارهای صحیح مکاتبات"، "بکار بردن روش های نو برای اداره توده های انبوه نامه ها"، "تسهیل نگارش اداری از طریق تهیه و توزیع مجموعه نامه های یکسان" و "اصلاح کیفیت نامه های اداری"

ب) مکاتبات اداری و دبیرخانه

انواع مکاتبات اداری

مکاتبات اداری از لحاظ فرم و ماهیت و نحوه استفاده به انواع زیر تقسیم میشوند:

نامه های وارده: کلیه نامه هایی که از خارج سازمان یا خارج از حوزه عملیاتی دبیرخانه دریافت شده باشد.

نامه های صادره: تمامی نامه هایی که به خارج سازمان یا خارج از حوزه عملیاتی دبیرخانه فرستاده شده باشد.

نامه های محرمانه: مکاتباتی که اطلاع از مفاد آن برای همگان مجاز نبوده و افراد خاصی از آن آگاهی دارند.به آن مکاتبات طبقه بندی شده نیز میگویند که شامل سطوح طبقه بندی زیر می باشد:

• محرمانه
• خیلی محرمانه
• سری
• به کلی سری

سازمان دبیرخانه

وظایف اصلی دبیرخانه عبارتند از:

• دریافت نامه ها
• کنترل و بازبینی نامه ها
• تفکیک و طبقه بندی نامه ها
• ثبت نامه های وارده و صادره
• ارسال و ارجاع نامه ها
• پیگیری مکاتبات سازمانی
• پاسخگویی امور مکاتباتی به کارکنان سازمان و ارباب رجوع
• تشکیل و طبقه بندی پرونده ها
• بایگانی نامه ها 

دبیرخانه ها به لحاظ تنوع، کیفیت و کمیت وظایف، پستهای مختلفی را نیاز دارند. نمونه هایی از پست های سازمانی یک واحد دبیرخانه به شرح زیر میباشد:

• مدیر یا مسوول دبیرخانه
• متصدی امور دفتری
• مسوول توزیع و ارجاع
• مسوول پیگیری
• بایگان
• ماشین نویس

نظام دبیرخانه متمرکز و نظام دبیرخانه غیر متمرکز

دبیرخانه متمرکز: در روش متمرکز تمام مکاتبات اعم از وارده و صادره توسط یک دبیرخانه مرکزی دریافت، ثبت و توزیع میشود. 

دبیرخانه های غیر متمرکز: در روش غیر متمرکز هر یک از واحدهای سازمان اختیار دریافت و ثبت نامه را دارند. در این روش دبیرخانه مرکزی فقط نقش توزیع کننده نامه های فیزیکی (در صورت لزوم) را خواهد داشت.

پ) بایگانی

بایگانی

فن طبقه بندی، تنظیم، حفظ و نگهداری اسناد و مدارک را بایگانی گویند. به منظور تامین سرعت، سهولت، اطمینان و توسعه پذیری در مدیریت بایگانی باید به مفاهیم زیر توجه داشت:

طبقه بندی: دسته بندی اسناد و مدارک به گروههایی که وجه مشترک دارند. مفاهیم "پرونده" و "کلاسه پرونده" بیان کننده این دسته بندی است.

تنظیم: به مفهوم تقدم و تاخر اسناد میباشد. به عنوان نمونه مرتب سازی نامه ها بر اساس تاریخ میتواند سرعت و سهولت دسترسی به نامه ها را افزایش دهد.

حفظ و نگهداری: بوسیله اسناد و مدارک میتوان، اطلاعات را به بشر آینده انتقال داد و اسناد و مدارک در بایگانی به این علت نگهداری میشوند که بتوان به اطلاعات گذشته دسترسی داشت. 

مزایای بکارگیری اصول بایگانی عبارتند از:

• ایجاد نظم و ترتیب در مدیریت اسناد و مدارک
• تفکیک و جداسازی پرونده های بایگانی از یکدیگر
• تعیین محل استقرار پرونده ها در محیط بایگانی
• سرعت دسترسی به پرونده مورد نظر
• سهولت انجام امور بایگانی
• جلوگیری از اعمال نظر شخصی در اداره امور بایگانی
• بکارگیری روشهای علمی در مدیریت اسناد 

معایب عمده موجود در بایگانی سازمانها عبارتند از:

• کمبود جا و مکان
• کمبود وسایل و ابزارهای بایگانی
• نامناسب بودن مکان بایگانی و شرایط فیزیکی بایگانی
• کارکنان بایگانی
• روشهای نادرست بایگانی
• عدم آشنایی مدیران و جامعه با حرفه بایگانی

بایگانی مکاتبات اداری

ارتباطات مکتوب هر سازمان مراحل سه گانه زیر را شامل میشود:

• مرحله تهیه نامه اداری
• مرحله گردش نامه اداری
• مرحله بایگانی نامه اداری 

نظام بایگانی متمرکز و نظام بایگانی غیر متمرکز بایگانی متمرکز:

بایگانی متمرکز: این روش معمولا در سازمانها و تشکیلات کوچک و محدود بکار گرفته میشود. در این روش واحدهای سازمان بصورت مستقل فاقد بایگانی میباشند و کلیه اسناد و مدارک سازمان در یکجا متمرکز میشود.

 بایگانی غیر متمرکز: این روش معمولا در سازمانها و تشکیلات بزرگ و گسترده بکار گرفته میشود. در این حالت به علت حجم زیاد مکاتبات و پراکندگی واحدهای سازمان بهتر است هر یک از واحدها بصورت مستقل و جداگانه بایگانی داشته باشند.

بایگانی نیمه متمرکز: این روش معمولا در سازمانها و تشکیلات بزرگ و گسترده بکار گرفته میشود. در این روش به علت حجم زیاد مکاتبات و پراکندگی واحدهای سازمان هر یک از واحدها بصورت مستقل و جداگانه بایگانی دارند لیکن به علت نیاز سازمان به کلیه اسناد یک بایگانی مرکزی نیز شکل میگیرد. بدیهی است که در این روش از هر سند دو نسخه نیاز است تا یکی در بایگانی مرکزی و یکی در بایگانی واحد مربوطه حفظ و نگهداری شود.

پرونده

پرونده عبارتست از مجموعه اسناد و مدارکی که دارای وجه اشتراک خاصی هستند. این وجه اشتراک میتواند یک "موضوع" یا یک "اسم خاص" باشد. هر پرونده باید "عنوان" و "شماره" داشته باشد (واژه های "کد پرونده" یا "کلاسه پرونده" نیز بجای "شماره پرونده" بکار برده میشوند). 

تشکیل و مدیریت پرونده ها عمدتا به دو روش زیر صورت میپذیرد: 

پرونده های موضوعی: پرونده هایی هستند که یک مفهوم خاص در همه اسناد آن پرونده مشترک باشد. معمولا پرونده های موضوعی به دو دسته زیر تقسیم میشوند:

• موضوعات کلی (مانند پرونده امور مالی)
• موضوعات فرعی (مانند پرونده تنخواه گردان) 

پرونده های اسمی: وجه اشتراک اینگونه پرونده ها یک نام یا اسم میباشد. معمولا پرونده های اسمی به پنج دسته زیر تقسیم میشوند:

• شخص عضو سازمان باشد (مانند پرونده پرسنل)
• شخص عضو سازمان نباشد (مانند پرونده ارباب رجوع)
• پرونده به نام یک واحد سازمانی باشد (مانند پرونده واحد حسابداری)
• پرونده به نام یک سازمان باشد (مانند پرونده شرکت پیمانکار)
• پرونده به نام یک منطقه جغرافیایی باشد (مانند پرونده استان گلستان)

مراجع:

[1] بایگانی -تالیف: سید ابراهیم علن (ناشر: برایند پویش)

[2] اداره امور دفتری و گردش مکاتبات – تالیف: سید ابراهیم علن (ناشر: پیام پویا)

[3] مبانی مدیریت اسناد - تالیف: منوچهر امیر شاهی (ناشر: موسسه عالی آموزش و پژوهش مدیریت و برنامه ریزی)

[4] اصول و فنون اداره حوزه مدیریت – تالیف: منوچهر امیر شاهی (ناشر: موسسه عالی آموزش و پژوهش مدیریت و برنامه ریزی)

[5] مهارت های کاربردی اداره امور دفاتر مدیران - تالیف: علی برزآبادی فراهانی (ناشر: مرکز آموزش و تحقیقات صنعتی ایران)

[6] سرپرست دبیرخانه – تالیف: حاکم عمرزاده (ناشر: انتشارات ارگ)