چند پيشنهاد براي رفع مشكلات تنظيم سند و ساخت كليشه در سامانه‌ي ثبت آني

1- ايجاد امكان هويت (معامل و متعامل) مختصر :

لازم است در قسمت ورود هويت متعاملين ، امكاني فراهم شود كه سند نويس بتواند هويتي را بصورت مختصر وارد سيستم كند و مشكلي پيش نيايد . اتفاق مي افتد كه وكالتنامه ي قديمي مورد استناد ما باشد كه هويت موكل در آن بدون روز و ماه تولد يا حتي بدون محل صدور قيد شده باشد و ما دسترسي به مدارك شناسايي ايشان نداريم . بايد دفترخانه بتواند هويت شخص را بصورت مختصر وارد كند و سندنويسي متوقف نشود ،‌ هويت وكيل ِ‌ فرد كه در دفتر احراز هويت مي شود ،‌ بصورت كامل در سند قيد خواهد شد .

ضمنا در اسنادي مثل تعهدها و اقرارنامه ها و ... هويت طرف دوم (متعامل) در سند بدون هيچ توضيح و مشخصاتي مي آيد . مثلا شهرداري منطقه ي دو يا تعاوني مسكن مهر يا ... در اين شرايط ما بايد بتوانيم هويت متعامل را بصورت خلاصه وارد كنيم كه هم امكان سرچ داشته باشيم،‌ هم از سيستم آلارم نقص ِ اطلاعات نگيريم .

2- ايجاد ساخت هويت ِ‌شخص ِ‌حقوقي بدون ِ‌ نماينده:

نياز به اين امكان ، در اسنادي ديده مي شود كه شخص حقوقي مثل بانك ، ‌شركت ، ‌موسسه ... در قسمت و سمت ِ متعامل قرار مي گيرد و مشخصات نماينده‌ي آن در سند دفترخانه قيد نمي شود . مثلا شركتي وكيل ِ‌ وكالتنامه‌ي ماست و در اين شرايط ما مشخصات مديران را در سند نمي آوريم .

3- امكان كپي اطلاعات از تمام اسناد :

برنامه بايد اين امكان را فراهم آورد كه سند نويس بتواند به فراخور شرايط، هربخش اطلاعات را از هر شماره سند و هرنوع ِ‌سند انتخاب و كپي كند .

شايد در يك سند قطعي ،‌ ما هويت افراد را از وكالتنامه‌‌ي قبلي ايشان استفاده كنيم و اطلاعات ِ ملك را از يك سند قطعي ِ‌ديگر . يعني دو نكته بايد در نظر گرفته شود! (1) امكان كپي از انواع اسناد ِ‌مختلف در يكديگر و (2) امكان كپي ِ‌ بخش هاي مختلف يك سند از اسناد مختلف . ممكن است در يك سند قطعي اطلاعات هويت از يك سند كپي شود و اطلاعات مربوط به مشاعات از يك سند ديگر و اطلاعات حدود و تفكيكي از سند ديگر !‌ يا در اسناد وكالت ممكن است چند بند از چند وكالت مورد نياز باشد .
ساخت كليشه :‌
در فرم سازي و ساخت كليشه توجه به چند نكته ضروري است . در حال حاضر كليشه هاي ايجاد شده صرفا يك متن ِ حقوقي ثابت در يك صفحه دارند كه اگر كاربر بخواهد در فيلدهاي ديگر سند جملات ثابت داشته باشد ،‌ بايد به آن صفحه مراجعه كرده ، اطلاعات را كپي و در جاي خود پيست كند و نهايتا جملات اضافي را از صفحه‌ي متون حقوقي حذف نمايد كه اين كار خطاي كاربر را به شدت بالا مي برد و وقت گيري زيادي ايجاد مي نمايد. ضمنا اين نحو كليشه سازي ، نقض غرض است . اگر قرار باشد متون را كپي پيست كنيم ، ديگر چه احتياجي به كليشه ثابت داريم؟
براي ارائه‌ي پيشنهاد ، فرم سند قطعي غيرمنقول را بعنوان مثال بررسي مي كنيم . اپراتور بايد تمام ِ فيلدهاي متني مورد نظر هرفرم را در سند كليشه بتواند پركند ، بدون اينكه هويتي وارد كرده يا اطلاعات مشخصي از سند داده باشد.

- در اسند قطعي براي مثال تمام فيلدهايي كه در عكس بالا نمايش داده شده‌اند ، متن ثابت دارند كه بايد در كليشه ‌،‌ سرجاي خود بيايند .
ضمن اينكه بعضي از اسناد كه متون متفاوت دارند مثلا در بخش (حدود، مشاعات يا هربند ديگر) بايد اين امكان فراهم باشد كه آن فيلدهاي خاص از نمونه سندهايي كه قبلا تنظيم شده ، كپي شود . شايد يك توضيح خاص در بند مشاعات براي چند سند تكرار شود . كاربر بايد اين امكان را داشته باشد كه از اطلاعات فيلدهاي مختلف در سند خود استفاده نمايد .
- در اسناد وكالت ، رضايت ، تعهد (اصولا اسناد متفرقه) كليشه هاي ثابتي مورد استفاده دفاتر هستند . مثلا وكالت اداري ِ جمع آوري استعلام ها يا وكالت گمركي ، يا وكالت اخذ مدارك دانشگاهي ... اين اسناد ، متون مشابه دارند و صرفا چند كد و اطلاعات در آنها متغير است . كاربر در ساخت كليشه وكالت اگر امكان ِ ساخت كدهاي دلخواه داشته باشد ، ديگر لازم نيست وارد متن ِ كليشه بشود و هربار عبارت ها را حذف و اضافه كند . پيشنهاد ما اين است ، كد ِ‌بدون متني ( كد دلخواه ) در ساخت كليشه تعريف شود ،‌ كه اپراتور بتواند در هرقسمت از متن آن كد را قرار دهد و عبارت متغير آن را خودش پيش بيني و تعريف كند و فعال سازي آن در هرسند با اختيار سند نويس باشد . اين امكان در حال حاضر در برنامه هاي دفترخانه لحاظ شده است . عكس زير را براي توضيح بيشتر ملاحظه فرماييد :

شبيه صفحه و كدهايي كه در عكس بالا با فلش نشان داده شده اند ، اگر بدون متن در اختيار كاربر باشند كه به هرتعداد و با هرعبارت ،‌ در اسناد خود بتواند از آنها استفاده نمايد ، بخش اعظمي از مشكلات ِ كليشه سازي را مرتفع خواهد كرد .

مثال - در اسناد اخذ مدارك دانشگاهي ،‌ غير از متن وكالت كه ثابت است ، اطلاعات متغير را مي توان به اين ترتيب تعريف نمود :
نام دانشگاه :
رشته:
سال فارغ التحصيلي و ...

و من الله التوفيق
فرامرز جمشيدي

چند پيشنهاد براي رفع مشكلات تنظيم سند و ساخت كليشه در سامانه‌ي ثبت آني

مطالب مشابه :

گزارش

مدارک لازم جهت دریافت هزینه های درمانی

لیست دفاتر اسناد رسمی استان اردبیل

لیست دفاتر اسناد رسمی استان اردبیل - صفحه 2

راه تشخیص پورت های باز و آدرس IP :

چند پيشنهاد براي رفع مشكلات تنظيم سند و ساخت كليشه در سامانه‌ي ثبت آني

ثبت با سند برابر است/نیست

عملکرد ۳ ماهه سامانه ثبت الکترونیک اسناد

فعل امر

راه حل را بیابید =بجوئید پرتقال فروش را