فن گزارش نویسی

گزارش چیست لغت گزارش معنی اصطلاحی واژه گزارش تعریف گزارش نویسی فایده گزارش نویسی خواننده گزازش کیست گزارش چیست
روانشناسان می گویند : نوشته هر شخصی بازتاب اندیشه ها وتمایلات درونی وبرونی پرتوی از شخصیت اوست .
لغت گزارش به چه معنی است گزارش به معنی به جای آوردن ، انجام دادن ، اظهارنظر کردن ، درمیان نهادن وشرح وتفسیر کردن است

معنی اصطلاحی واژه گزارش :

گزارش دراصطلاح به مطلبی گفته می شود که از شرح ،تفسیر ،بیان ، تحلیل مطالب ونیز علل مسایل خاص گفتگو کند.

تعریف گزارش نویسی گزارش نویسی عبارت از به تحریر درآوردن اخبار ، اطلاعات ، حقایق ،علل مسایل ورویداد ها ، وتجزیه وتحلیل منطقی ومتوالی آنها ، برای رسیدن به راه حل های صحیح ، که همراه با اختصار وروشنی تدوین شده وبردواصل (ساده نویسی وسالم نویسی )) استوار باشد .

فایده گزارش نویسی

فایده وهدف از نوشتن گزارش ، رساندن پیام به خواننده باسرعت وصحت وروشنی است .مهم این است که نویسنده گزارش ،قادر باشد تصویری روشن از فکر وهدف خود را در ذهن خواننده ترسیم نماید .

خواننده گزارش کیست

قبل از اینکه تصمیم به تدوین گزارش بگیرید باید بدانید که گزارش را برای چه شخصی یا اشخاص تهیه می کنید .در واقع چه کسی یا کسانی ،بر اساس گزارش شما تصمیم گرفته واقدام خواهند کرد .

طبقه بندی گزارش ها

گزارش ها برحسب نوع وشکل کلی ، به دودسته یا طبقه تقسیم می شوند . دسته اول – گزارش های رسمی کوتاه دسته دوم _ گزارش های رسمی بلند

الف : گزارش های رسمی کوتاه : گزارش رسمی کوتاه به گزارشی گفته می شود که معمولاً تا سه صفحه مرسوم اداری تهیه می شود واز سادگی برخوردار است وموضوع آن مسائل ساده اداری وروزمره است .

گزارش های رسمی بلند

گزارش رسمی بلند به گزارش گفته می شود که معمولاً بیش از سه صفحه بوده ودر بعضی از موارد تا دهها صفحه ادامه می یابد . این نوع گزارش ها بیشتر به موضوعات علمی ،پژوهشی ،فرهنگی ،اجتماعی ،فنی وموارد مشابه مربوط می شود که اغلب از نظر زمان تهیه نیز طولانی است ودر بعضی از موارد تهیه کننده گان آن بیش از یک نفر وگاهی یک گروه می باشند .

ارکان گزارش

ارکان اصلی گزارش درسه مطلب زیر خلاصه می شود

موضوع گزارش چیست ؟ گیرنده آن کیست ؟ هدف از تهیه آن کدام است؟ موضوع گزارش چیست موضوع گزارش مهمترین پایه در تهیه گزارش است واگر کسی به درستی از آن آگاه نباشد ونداند در باره چه نکته ای تحقیق می کند ،هرگز در کار خود توفیق نخواهد یافت . اطلاع کامل تراز موضوع سبب می شود که به آسانی ودرمدت مناسب ،با آگاهی تام گزارش لازم تهیه ونتیجه مورد نظر بدست آید .

گیرنده گزارش کیست

در این مورد قبلاً به تفصیل سخن گفته شده است فقط یادآور می شود که برای تهیه کننده گزارش باید گیرنده یا گیرنده گان معین باشند تا با آگاهی از آن نحوه تنظیم گزارش خود را سازمان دهد .

هدف از تهیه گزارش چیست

آگاهی به هدف گزارش ،گزارشگر را یاری می کند که نکته یا نکات اساسی ومهم را در تحقق وبررسی خود باز شناسد ، زیرا معمولاً در هر گزارش یک مساله اصلی وبا اهمیت وجود دارد وبقیه قسمتها جنبه فرعی دارند.

مراحل چهار گانه گزارش نویسی

بمنظور اجتناب از نارسایی گزارش ، وانتقال صحیح افکار

واطلاعات به خواننده ،در تهیه وتدوین هرگونه گزارشی باید

چهار مرحله را رعایت کرد.

مراحل چهار گانه گزارش نویسی

•مرحله تهیه وتدارک • مرحله طرح ربط منطقی مطالب •مرحله نگارش

•مرحله تجدید نظر واصلاح گزارش

مرحله اول : تهیه وتدارک :

قبل از آن که نوشتن را آغاز کنیم ،باید تمام اطلاعات ،

حقایق ،علل وعوامل مربوط به موضوع گزارش را در اندیشه خود

سازمان دهیم ،

سوالات درزمان تهیه :

1 - چه نوع اطلاعاتی نیاز است

2- خواننده گزارش ما کیست

هدف را بیابیم وبدانیم که خواننده گزارش

ما کسیت وچه اطلاعات از موضوع دارد که در فهم مقصود،

او را یاری می کند وچه اطلاعات باید به او داد تادر نتیجه

گیری نهایی سودمند باشد.

موارد رعا یتی

1- اندیشه ودیگاهایی که باید درطرح خود مدنظر قراردهیم یعنی ، باید کلیه افکار ودیگاهای خود را بدون رعایت حق تقدم وتاخیر ویا حذف وتلفیق جمع آوری کرده ،سپس طبقه بندی نموده ،با توجه به ارزش آنها درمرحله بعد مورد استفاده قرار دهیم.

2- ترتیبی که باید دربیان اندیشه ودیگاها رعایت نماییم ( تحلیل) دراین مرحله پس از حذف موارد زاید وتلفیق مفاهیم نزدیک به هم ورعایت ترتیب منطقی مطالب را زیرهم قرارداده ، طرح اساسی ترسیم می شود وباید برای مقدمه وموخر گزارش نیز پیش بنی لازم را انجام داد.

مرحله دوم : طرح ربط منطقی مطالب چنین واضع میگردد (ترتیب )

بعضاً اتفاق می افتد ، که گزارش بسیار ساده است واحتیاج به تهیه افکار وطرح ربط منطقی ندارد ، ولی باید دانست که بیشتر گزارش های اداری ،فنی ،اجتماعی وفرهنگی نیاز به ترتیب منطقی دارد .

استفاده از عناوین درگزارش ها ترجیج داشتن ساده نویسی بر پیچیده نویسی بعضی از لغات نامانوس ومعادل مانوس آنها آوردن حقایق بدون مبالغه نوشتن به صورت صحبت کردن نیمه رسمی

استفاده از عناوین در گزارش ها

روش که امروزبطور معمول ، مراجعه به قسمتهای مختلف

گزراش را برای خواننده بسیارآسان ساخته است ،استفاده از عناوینی

است که بخشهای مختلف گزارش را از یکدیگر متمایز می سازد.

وهمچنان انعطاف پذیری وتصرف درنحوه انتخاب عنوان ،بستگی به

مهارت نویسنده وذوق او درنوشتن مقالات یا تنظیم گزارش ها دارد .

معمولاً مطالب اصلی هر نوشته ، زیر یک عنوان اصلی قرارمی گیردو

سایر مطالب را برحسب اهمیت وربط منطقی می توان در زیرعنوانهای

فرعی آورد.

ترجیح داشتن ساده نویس برپیچیده نویسی

با سواد ترین خواننده در برابر یک رشته کلمات طولانی وپیچیده درمی مانده ویا درفهم مطلب دچار تردید می شود .هرعقل سلیمی ساده نویسی را می پسنده وپیچیده نویسی را ناپسندمی داند .وگاهی مناسب ترین کلمه یا عبارت ،مشکل ترین وپیچیده ترین کلمه یا عبارت است ،در آن صورت ناگزیرباید آن را به کار برد ،ولی باید کوشید معادلی ساده برای آن برگزید.

البته باید گفت : زبان آن ملتی رساو بزرگ است که دارای افکار خوب وبزرگ باشد . بلی این سخن درست است که گفته اند .

(( مردان بزرگ واژه های کوچک بکار می گیرند ومردان کوچک واژه های بزرگ وسنگین ))

پرهیز از به کاربردن لغات وترکیبات دوراز ذهن ونامانوس

اگر خواننده ،معنای واژه هایی را که به کار رفته ،نفهمید ،مقصود شما را نیز درک نخواهدکرد بناً در نوشتن گزارش شفاف،واضع وقابل درک ،و خواننده بطوری سریعتر موضوع را دریابد .

نوشتن به صورت صحبت کردن نیمه رسمی

در نگارش باید کوشید همانگونه که در یک جلسه نیمه رسمی سخن می گویم ،بنویسیم ، منظور از این راهنمایی آن است که افکار خود را با دقت وصرحت ودر نهایت روشنی وکوتاهی (بدون تکلف سقوط درسنگلاخ الفاظ پیچیده وعبارات چند پهلو ) بنگاریم .تنها کافی است هریک از ارکان جمله ،فعل ،فاعل ،مفعول را سرجای خودش بنشانیم .

آوردن حقایق ، بی آنکه مبالغه شود

منظور از تنظیم هرنوع گزارش ،رساندن پیام وبیان کردن حقایق وواقعیات است .دراین رهگذر هرنوع مبالغه یا بیش وکم خواننده را از هدف نویسنده دور می کند وپایه های اعتماد میان نویسنده وخواننده را سست می سازد . گزارشی که از آغاز تا پایان به روشنی وسادگی تنظیم شده باشد ، عملاً بهترین تاثیر را در خواننده می گزارد

موفقیت هر گزارش بستگی به نحوه طرح ریزی آن دارد ، بنابر این طرح هر گزارش ، باید پاسخگوی نیاز های زیر باشد .

1- کلیه مطالب مربوط به موضوع مورد بحث را ارائیه دهد.

2- نظم منطقی مطالب را بر اساس رعایت تقدم وتاخروطبقه بندی صحیح بدست دهد .

3- خواننده بتواند با صرف حداقل وقت ،مطالب ومفاهیم اصلی گزارش را به آسانی وروشنی دریابد .

4- برای هر کسی – حتی اگر با جزئیات فنی وعملی آن آشنایی کامل نداشته باشد در مراجعات بعدی قابل قبول بوده ، دچار سوء تعبیر نشود .

2- اهمیت انتخاب موضوع گزارش را چنین اظهار میداریم

تعین موضوع برای گزارش یکی از مهمترین قسمتهای گزارش است ، زیرا متن نباید خارج از موضوع باشد وموضوع نباید مغایر با متن باشد.

هر گزارش دارای جملات مقدمه و موخره دارد

هر مقد مه دارای سه وظیفه اصلی است

1- روشن ساختن موضوع گزارش برای خواننده .
2– مشخص نمودن هدف نویسنده از نوشتن گزارش .
3- به دست دادن طرح ونقشه ارائیه مطلب

ختم گزارش دارای ویژگیهایی ذیل باشد

1 : یک احساس برای کفایت بحث در خواننده ایجاد کند.
2 – نکات مهم را به صورت خلاصه در خود داشته باشد
3- قدم بعدی را مشخص کند

نشانه گذاری واهمیت آن در نگارش

انسان از نیروی عاطفه خود برای بیان مقصود استفاده می کند ، وزبان ، ابزار اداری آن مقصود می باشد . ما به وسیله زبان ونوشتن ،هدفها ومفهومهای ذهنی خود را به دیگران می فهمانیم وپیغامهای خودرا با کلماتی که درگنجینه زبان ملی خود داریم به آنها منتقل می سازیم . بنابرین نوشتن که عبارتست از ((نمایش دادن کلام بوسیله حروف وترکیبات گوناگون آن )) با استفاده از نشانه های نگارش ،روحوروانی خاص پیدامی کند

مرحله تجدید نظر واصلاح گزارش

پس از نوشتن گزارش ، لازم است در آن تجدید نظر شود وبا مرور دقیق نوشته ، آنچه به ذهن نیامده یا هنگام نوشتن فراموش شده ، یاداشت ودرجای خود درج گردد ویا آنچه زاید بر اصل است حذف شود .
همچنان اگر تجدید نظر با دقت وحوصله انجام شود ، تمام اشتباهات ونقایص بر طرف خواهد شد.

در انجام دادن تجدید نظر سه مورد را در نظر بیگیرید .

1-ارایه گزارش شخص دومی

گزارش را به یکی ازهمکاران بدهید تا اوبخواند واززاویه دید خود مفهوم آن را باز گو کند وچنانچه در انتقال فکر ، مانعی یا نقصی مشاهده شد ، بتوانیم آن را جبران کنیم .

2 - بلند قرًآت کرد ن

گزارش را بلند بخوانیم ،تا از راه گوش وچشم ،معایب وکمبود ها مشخص وسپس برطرف گردد.
3- بخوانش گرفتن دوباره بعد از مدت استراحت

گزارش را پس از یک استراحت کامل از نو بخوانیم تا کاستی ها ومطالب اضافی ، بیشتر خود را نشان دهد وبهتر بتوانیم گزارش خود را اصلاح کنیم .

بخاطر اطمینان بهتر در گزارش نویسی سوالات از خود پرسان کنیم

1- ایا مفهوم نوشته روشن است

2- ایا نظم وترتیب کلی نوشته درست است

3- آیا عنوان گزارش ، فهرست مطالب ، مقدمه وخلاصه باهم هماهنگ هستند

4- آیا کلیمات خوب انتخاب شده .

5- آیا نکات مهیم مورد تاکید قرار گرفته است

6- آیا فکر به آسانی از یک مطلب به مطلب دیگر منتقل شده است

7- آیا اجزای اصلی وفرعی ،درست ومنطقی انتخاب شده است

8- آیا مثالها ونمونه ها کافی است

9- آیا پاراگرافها با هم همبستگی لازم را دارند .

10- اگر به زیر نویس یا ضمایم گزارش اشاره شده ، آیا زیر نویس یا ضمایم روشن ، گویا وقابل فهم است .

آیا هدف گزارش به خوبی درک می شود .

چند نکته ا ساسی راکه بایددر گزارش نویسی مدنظر گرفت

1- فکر کردن قبل از نوشتن .

2- توجه به هدف ، موضوع وطرح ربط منطقی .

3- درنظر گرفتن خواننده .

4- آگاهی به نکات دستوری وجمله بندی در حد لزوم .

5- ترجیح ساده نویسی به پیچیده نویسی .

6- پرهیز از به کار بردن لغات وترکیبات دور از ذهن .

7- به کاربردن لغات ، اصطلاحات یا عباراتی که معانی قطعی ومشخص دارند .

8- بیان حقایق ،بی آن که قصد برانگیختن احساسات را داشته باشیم

9- دانستن فن گزارش نویسی .

آراستن گزارش
آراستن یک گزارش برای تاکید بیشتر روی نکات مورد نظر وبناکردن امکانات بصری که بحث شما را پشتیبانی کند از تکنیک های مهم گزارش نویسی است

آراستن گزارش دارای نکات ذیل است
   1- کمک به خواننده برای دنبال کردن بحث
2- جذاب کردن موضوع
3- ساختن نکات بصری – جداول ونمودار ها
4- جداول ونمودار ها را بازیرکی وهوشیاری به کار گیرید
5- نکات مهم
   6- نمودار باید گویا وکامل تهیه شود .
   7- نمودار وجداول خود را ارزیابی کنید .

در یک گزارش به مقدمه آن توجه کنید

   اگر چه ما در پنج سال گذشته با سرمایه گذاری در استفاده از تکنالوژی جدید وبهبود کارآیی ،
   گامهای بزرگی برداشته ایم ،ولی برای رسیدن به صرفه جویی کامل باید :
- ورود ،ذخیره وخروج داده ها را مکانیزه کنیم .
- فعالیتهای خود را بر اساس خطوط تولید از نو سازمان دهیم .)) البته باید گفت این عبارتهای
مقدمه ، بطور واضح وروشن به خواننده می گوید که دو اصل مهم در صرفه جویی چیست وگزارش چگونه تنظیم خواهد شد ونیز بحث مکانیزه کردن بر سازمان دهی دوباره پیشی می گیرد ..
- خط کشیدن زیر عبارتها راه دیگر برای جلب توجه خواننده است .
- در یک گزارش کوتا جمله هایی که زیر آنها خط کشیده شده می توانند جایگزین عناوین بخشها
شوند ، واین وقتی است که بحث اصلی نتواند به یک عبارت کوتاه کاهش یابد .

جذاب کردن موضوع

از آنجا که ابزار وتکنیکهای نگارش نقش مهمی در تمرکز داشتن خواننده ورساندن بهتر پیام شما دارد ، مهم است که در استفاده از آنها کمال دقت را داشته باشید. ومیتوانید گزارش را با مرور عناوین ونکات برجسته ارزیابی کنید که ذیلاً ارائیه میگردد .

1- ایا صفحه ها جذاب است

2- آیا عناوین ، موضوع را مطرح می کند .

3- آیا نکات اصلی – که خواننده باید به خاطر بیاورد – در بدنه متن برجسته شده اند .

بعضی از گزارش ها یا یاداشت های خود را بازنگری کنید وبیبنید

آیا می توانید از دایره ها ویا مربعهای توپر سیاه ، خط کشی زیر بعضی عبارت ها یا حروف بزرگ وپررنگ برای تاکید بهتر استفاده کنید.

آیا نحوه نمایش سازگار است .

آیا لازم است هیچیک از عنوان ها تغیر کند .

آیا چیزی را که هم اکنون در حال نوشتن هستید بخوانید ، آیا می توانید آنرا با تاکید بر نکات اصلی بهبود ببخشید .

ساختن نکات بصری – جداول ها ونمودار ها

نکات بصری – که در گزارش های مربوط به مدیریت عموماً نمودار نامیده می شود – بخشی ضروری در هر گزارش بلند وبسیاری از گزارش های کوتاه است . طراحی این نکات بخشی از وظیفه شما به عنوان یک گزارش نویس است . وهمچنان چند نکته دیگر را مدنظر بیگیرید .

1- آنها را بازیرکی وهوشیاری به کار بگیریدد .

2- فرم وشکل مناسب را انتخاب کنید .

3- به خواننده بگویید که چرا نمودار مهم است

4- سادگی آن را حفظ نمایید .

5- اطمینان حاصل کنید که نموداربه تنهایی گویا ست ولی آن را به متن پیوند بنماید.

6- کنترول کنید که نمودار ، اشتباه راهنمایی نکند .

7- محصول تکمیل شده را ارزیابی کنید .

جدول ها ونمودار ها را بازیرکی وهوشیاری به کار بگیرید :

تصمیم در مورد این که آیا یک جدول ویا یک نمودار مشخص استفاده کنید . بستگی به مطالبی دارد که می خواهید نمایش دهید . در این مورد توسعه میگردد.
- اگر گزارش شما در باره مسائل تحلیلی واموزشی است از جدول واگر گزارش در زمینه اطلاع رسانی وتصمیم گیری مدیرتی است از نمودار استفاده نمایید .

نمودار باید گویا وکامل تهیه شود ومطابق متن پاین عمل گردد

خواننده باید قادر باشد که با یک نگاه به نمودار ، محتوا ومعنی آن را بدون خواندن درک کند ، خیلی از مسئولان ، گزارش را با نگاه کردن به نمودارهای آن ورق می زنند درست مثل اکثر ما که مجله خوب را با نگاه کردن به عکسهای آن ورق می زنیم ، یک نمودار خوب باید توجه خواننده را جلب کرده ، پیام را انتقال دهد . اگر عنوان آن معنی آن را مشخص نماید ،واگر اجزای آن بطور روشن عنوان گزاری شوند ، نمودار خود توضیح دهنده خود است .

نمودار ها وجداول خود را ارزیابی کنید وموضوعات ذیل را مدنظر بگیرید

1- آیا نموار ، بحث شمارا برای خواننده روشن می سازد .
2- آیا نمودار یک نکته وفقط یک نکته را بیان می کند .
3- آیا عنوان نمودار معنی دار بودن آن را برای خواننده مشخص می سازد .
4- آیا نمودار با دقت روابط را نشان می دهد .
البته باید گفت : یک تصویر ممکن است کار هزار کلمه را انجام دهد ،
ولی هزار تصویر می تواند یک مته خرد کننده باشد

انواع گزارش بر اساس هدف تنظیم می شود

گزارش ها بر حسب هدف یا غرض از تنظیم به ده نوع تقسیم می شود

1- گزارش کار : آن گزارشی است مربوط به شغل ،که باشرح وظایف هر عضو اداری پیوند نزدیک دارد .

2- گزارش حقایق امر : آن گزارشی است شامل اطلاعات ،توضیحات یا مسائلی که در طول متن آمده است ،نویسنده در این گزارش تنها وظیفه دارد حقایق واطلاعات مربوط به موضوع را بیاورد .

3- گزارش فنی : گزارش است کاملاً تخصصی ،درزمینه های فنی ،اقتصادی ،حقوقی وغیره ماننده گزارش در باره محاسبه مقدار بخار ومایع در حال تعادل ویا دلایل رکود بازاربورس وغیره .

4-گزارش علل مسا له : در این گزارش تنها از علل بحث می شود ،بی آنکه کوششی برای نتیجه گیری به عمل آید .

5- گزارش وراه حل مساله : گزارشی است که درآن راه حل مساله ارائه می شود واز علل ونتیجه آن بخشی به میان نمی آید .

6- گزارش اطلاعاتی : گاهی هدف از تنظیم گزارش اطلاعی است که می خواهیم به خواننده بدهیم معمولاً این نوع گزارش ، موضوع محدودیت را بررسی می کند .در این بررسی بهتر آن است که جزئیات مطالب خلاصه شود ودر اختیار خواننده قرار گیرد .

گزارش مشورتی : معمولاً تنظیم این گزارش از عهده یک فرد خارج است ونیاز به مشورت با افراد ذیصلاح دارد . گزارش انتقادی : در این نوع گزارش ،انتقادمی تواند به صورت های گوناگون عرضه شود گزارش تحصیلی : هدف از این گونه گزارش ها ، توسعه معلومات دانشجویان واطمینان یافتن از درک کامل مطالبی است که طی یک دوره تحصیلی تدریس می شود گزارشی درسی : دانشجو برای درس ، موضوع را بر می گزیند وحدود 20 تا 50 صفحه در خصوص آن موضوع می نویسد وبه استاد ارائه می کند گزارش پایان نامه : دانشجو موضوع پایان نامه یا رساله خود را با راهنمایی استاد وتصویب شورای گروه آموزشی مربوط انتخاب می کند . گزارش های عمومی : این نوع گزارش ، همه اقسام گزارش ها را غیر از گزارش تحصیلی ، در بر می گیرد گزارش های عمومی شامل گزارش های بانکها ، شرکتها ،ئزارت خانه ها به طور کلی همه سازمانهای عمومی وخصوصی است . گزارش های اداری : گزارش های اداری را معمولاً کارکنان سازمانها تهیه وبه مقامات بالاتر ارائه می کند

فن گزارش نویسی

مطالب مشابه :

فن گزارش نویسی

نمونه سوال گزارش نویسی فنی دانشگاه اکباتان

اهمیت و روش گزارش نویسی (نحوه تهیه گزارش رساله پایان دوره تحصیلی و پروژه پایان درس)

گزارش نویسی و مکاتبات اداری 1

شیوه گزارش نویسی(1)

نحوه گزارش نویسی کارآموزی

گزارش نویسی (قسمت اول - مقدمه)

گزارش آقای حسن حسنی