گزارش نویسی (قسمت هفتم - فصل سوم)

3-4 تقسیم بندی بر حسب تعداد نفرات درگیر در کار گزارش

گزارشهای ادواری و اتفاقی به دو صورت تهیه میشوند:

الف- گزارش فردی: برای مواقعی است که کار محدود و کوچک باشد و یا در آن سازمان کارشناس کافی وجود ندارد تا به مسایل آگاه باشد و یا مدیران ترجیح میدهند یک نفر را که به او اعتماد دارند برای گزارش بفرستند و در بیشتر مواقع وقتی مسئولیت متوجه یک نفر است نتیجه بهتری بدست میآید.

ب- گزارش گروهی: در تهیه این گزارش چند نفر همکاری میکنند و بیشتر برای مواقعی است که کار گسترده میباشد و مسئولان میخواهند همه جوانب امر در نظر گرفته شود، در این صورت باید افراد گروه در علوم و فنون گوناگون که مربوط به مسایل مورد تحقیق میباشد آگاه باشند و همه خود را مسئول حسن تنظیم بدانند.

3-5 تقسیم بندی بر اساس هدف تنظیم

گزارشها بر حسب هدف یا غرض از تنظیم به ده نوع تقسیم میشوند

1- گزارش کار: گزارشی است که به شغل، با شرح وظایف هر عضو اداری، پیوند دارد. این مانند گزارشی است که هر مسئول در برنامه یا باشگاه به سرپرست مربوط خود ارائه میدهد.

2- گزارش حقایق امر: در این نوع گزارش نویسنده تنها وظیفه دارد، حقایق و اطلاعات مربوط به موضوع را بیاورد. این گزارش در کوهنوردی گزارشی است که شرح ماجرا بدون علل و نتیجهگیری برنامه نوشته میشود.

3- گزارش فنی: گزارشی است کاملا تخصصی در زمینههای فنی کار مانند گزارشی در مورد اطلاعات فنی و یا دلایل فنی عدم صعود. این گزارش در برنامههای کوهنوردی غالبا توسط مسئول فنی هر گروه باید تهیه شود.

4- گزارش علل مسئله: گزارشی است که در آن علل پارهای از مسئله بحث میشود، بیآنکه کوششی برای نتیجهگیری به عمل آید.

5- گزارش و راهحل مسئله: گزارشی است که در آن راهحل مسئله ارائه میشود و از علل و نتیجه آن بحثی به میان نمیآید.

6- گزارش اطلاعی: هدف از تنظیم این نوع گزارش اطلاعی است که میخواهیم به خواننده بدهیم. غالبا این نوع گزارشها موضوعی محدود را بررسی میکنند بنابراین بهتر است جزییات به صورت خلاصه آورده شود. این گزارش همانند خیلی از گزارشهای کوهنوردی میباشد.

7- گزراش مشورتی: معمولا تنظیم این گزارش از عهده یک نفر خارج است و نیاز به مشورت با افراد ذیصلاح را دارد. در این نوع گزارش کسی حق ندارد نظر شخصی خود را اعمال کند. بلکه نظرات جمعآوری شده و رهبر جلسه و گروه است که تصمیمی نهایی را میگیرد. در پایان گزارش مشورتی باید ارزشها، فواید و موارد کاربرد بهترین راهحل تشریح شود.

8- گزارش انتقادی: در این نوع گزارش انتقاد میتواند به صورتهای گوناگون عرضه شود:

- فکر و نحوه عمل، مورد ارزشیابی قرار گیرد.

- از فکر یا نحوه عمل انتقاد شود.

- بهتر است در گزارش انتقادی راهحل نیز ارائه شود.

9- گزارش تحصیلی: هدف از این نوع گزارش توسعه معلومات دانشجویان و اطمینان از درک مطالبی است که خواندهاند و بر دو نوع گزارش درسی و پایاننامه است.

10- گزارش عمومی: این نوع گزارش شامل همه اقسام گزارش غیر از گزارش تحصیلی است. گزارشهای عمومی شامل گزارشهای همه سازمانهای عمومی و خصوصی است. گزارشهای عمومی هرگز نباید بر اساس ذوق و سلیقه شخصی تنظیم شود بلکه هدف نویسندهی آن باید رفع نیازهای سازمان باشد. گزارشهای عمومی از نظر شکل و نحوه تنظیم شامل اقسام زیر است:

- گزارشهای اداری

- گزارشهای بازرگانی

- گزارشهای اجرایی

- گزارشهای دورهای یا ادواری

- گزارشهای مخصوص

- گزارشهای عادی (ساده)

- گزارشهای رسمی یا تشریفاتی

- گزارشهای انشایی

- گزارشهای مختلط

- گزارشهای مبسوط (طولانی)

- گزارشهای فردی

- گزارش خلاصه

- گزارش یا تحقیق گروهی

در ادامه نوعی از گزارش موسوم به گزارش اداری را مورد بحث قرار میدهیم.

3-6 گزارش اداری

تهیه و تنظیم گزارش اداری از جمله فنونی است که در روابط عمومی کاربرد بسیاری دارد، به گونهای که اکثر امور تحقیقاتی، افکارسنجی، طرحها و اقدامات روابط عمومی میتواند در قالب «گزارش اداری» به اطلاع مدیران برسد. یک گزارش خوب امکان آنرا میدهد تا خواننده در فرصت اندکی با مهمترین بخشهای گزارش آشنا شود. در تهیه گزارش اداری، برداشتن چهار قدم شامل اندیشیدن در پیرامون موضوع گزارش، تهیهی نقشه یا طرح گزارش، گردآوری اطلاعات (تحقیق)، تهیه پیشنویس گزارش و کنترل ضروری است و گزارشنویس باید سعی کند تا گزارش ، ویژگیهایی مانند ارائه اطلاعات کافی و واقعی، سبک رسا و مناسب، ایجاز، هدف معین، سازماندهی مناسب، روشنی، کوتاهی و سادگی را داشته باشد.

در کوهنوردی از جمله کسانی که با گزارشهای اداری سر و کار بیشتری دارند ناظرین دورههای آموزشی هستند. مربی ناظر بر اساس تعریف فدراسیون کوهنوردی و صعودهای ورزشی جمهوری اسلامی ایران کسی است که بر حسب دوره یا اردو توسط فدراسیون کوهنوردی و یا هیات کوهنوردی انتخاب و حکم ماموریت برای وی صادر میشود و وظیه آن نظارت بر حسن اجرای دستورالعملهای صادره از فدراسیون و نظارت بر کمیت و کیفیت برگزاری دورههای آموزشی و یا اردو میباشد. ناظر باید در پایان دوره آموزشی و یا اردو گزارش کاملی بر اساس موارد درخواست شده ذیل ارائه نماید. توجه ناظر به موارد زیر در تهیه و تدوین گزارش مکتوب و مستند الزامی است.

1- بودجه (دریافتیها و پرداختها)

2- برگزاری مراسم افتتاحیه و اختتامیه

3- مدت زمان دوره یا اردو

4- حضور مربیان در کلاس و یا اردو (رفتار، نظم، لوازم و ...)

5- حضور شرکت کنندگان در کلاس یا اردو

6- مکان برگزاری دوره و یا اردو

7- امکانات آموزشی

8- تعداد مربیان نسبت به شرکتکنندگان در دوره یا اردو

9- امکانات فنی

10-هماهنگی بین کادر برگزار کننده

11-وجود لوازم و کمکهای اولیه

12-رعایت بهداشت فردی و محیط

13- تکمیل فرم نظرخواهی شرکتکنندگان در پایان دوره

14-امکانات جانبی

15- وسایل ایاب و ذهاب

16-گزارش سوانح احتمالی

17-شرایط جوی در طول دوره.

فدراسیون فرمهای گزارش دوره را برای مربی ناظر و سرپرست دوره به صورت قالبی آماده، تهیه و در سایت خود قرار داده است. این فرمها در کتاب مجموعه آییننامهها و دستورالعملهای برگزاری و مقررات کمیته کوهنوردی قرار دارد.

نکتهای که نظر شخصی نویسنده را نشان میدهد این است که هر شخصی باید بنا به ذوق و هنر خویش گزارش خود را تهیه کند و تنها موردی که میتواند از پیش تهیه شده باشد لیست مواردی است که باید در گزارش حتما ذکر شوند. زیرا تهیهی قالبی آماده برای گزارش ذوق و هنر نویسنده و همچنین پویای در گزارش را از بین میبرد.

گزارش نویسی (قسمت هفتم - فصل سوم)

3-4 تقسیم بندی بر حسب تعداد نفرات درگیر در کار گزارش

3-5 تقسیم بندی بر اساس هدف تنظیم

3-6 گزارش اداری

مطالب مشابه :

گزارش نویسی و مکاتبات اداری 1

نحوة تنظيم وارائه گزارش

گزارش نویسی

گزارش نویسی (قسمت هفتم - فصل سوم)

دانلود جزوات مکاتبات اداری

آموزش آیین نگارش مکاتبات اداری

گزارش نویسی ویادداشت برداری

گزارش نویسی و مراحل تنظیم آن

آئین نامه نگاری اداری ( ویژه ی کارکنان بانک مهر اقتصاد زاهدان )

اهمیت و روش گزارش نویسی (نحوه تهیه گزارش رساله پایان دوره تحصیلی و پروژه پایان درس)