تهيه منشور براي پروژه

مديران كسب و كار كه حمايت مالي پروژه را بر عهده دارند، با مديريت پروژه آشنايي كافي ندارند. پرداختن و علاقه مندي به پروژه ها تنها بخشي از وظايف كاري مديران كسب و كار است. اين افراد به دنبال نتيجه هستند. در بسياري از موارد، در هنگام بروز مشكلات، با تخصيص يك نفر براي حل آن (مثلا يك مدير پروژه)، مسئوليت خود را انجام شده مي دانند. اگر تهيه منشور پروژه وظيفه پشتيبان مالي پروژه باشد، وي براي تهيه منشوري كه به عنوان پايه و اساس فعاليت هاي آتي پروژه عمل خواهد كرد، نياز به آموزش دارد.

اغلب معلوم نيست كه در يك سازمان چه كسي مسئول تهيه منشور است. وقتي مدير كسب و كار مسئله (تهيه منشور) را به فرد ديگري (مثلا مدير پروژه) تخصيص داد، به كارهاي ديگر پرداخته و تهيه منشور را رها مي كند. در اين نقطه، قانون 50% وارد بازي مي شود: اگر يك كار را به 2 نفر بصورت مساوي واگذار كنيد، هر كدام از اين افراد تنها 50% مسئوليت تكميل آن را بر عهده مي گيرند. بنابراين لازم است كه مسئول تهيه منشور پروژه در متدولوژي مديريت پروژه به خوبي مشخص شود.

تهيه منشور پروژه مسئوليت مدير پروژه است، معمولا منشورهاي تهيه شده براي پروژه ها بصورت ناقص تهيه مي شوند كه همين امر باعث بوجود آمدن چشم اندازي تيره از همان ابتداي كار مي شود. در بسياري از موارد، مدير پروژه در ابتداي شكل گيري پروژه، در جريان مباحثات تجاري نمي باشد. با تخصيص مدير پروژه، بازگشت به موضوعاتي كه هم اكنون به اتمام رسيده تلقي مي شود و بررسي مجدد آنها، براي مدير پروژه يك ضعف به حساب مي آيد. در چنين مواقعي چگونه مدير پروژه مي تواند گام هاي بلندي براي به حركت درآوردن پروژه بردارد؟ مرور مجدد موارد كلي نظير اهداف كسب و كار، آرمان ها و عوامل كليدي موفقيت مي تواند بسيار زمان بر و رويه مند باشد و منجر به نتيجه نگردد. در نتيجه بسياري از مديران پروژه با اين احساس ناخوشايند در پروژه به پيش مي روند كه گويا چيزي را در آن از دست داده اند.

به عنوان يك مدير پروژه، نقش و مسئوليت شما در هنگام تهيه منشور براي پروژه چيست؟ از آنجاييكه ممكن است شما كنترلي روي وجوه مورد نياز براي پشتيباني مالي از پروژه نداشته باشيد، احتمال دارد كه تمايل زيادي به تهيه منشور براي آن را نيز نداشته باشيد.

مديران كسب و كار اغلب منشورهاي نامناسبي را تهيه مي كنند. ولي اين بدان معنا نيست كه شما بايد اين نواقص و كاستي ها را قبول كرده و كار خود را ادامه دهيد. به ياد داشته باشيد كه شما مسئول نهايي موفقيت پروژه هستيد. بنابراين به نفع شما است و البته مسئوليت شما است كه كه قبل از صرف تلاش، زمان و هزينه بيشتر اطمينان حاصل نماييد كه منشور مناسب را در اختيار داريد.

در اينجا چند مورد از مواردي كه بايد در تهيه منشور پروژه در نظر داشت آمده است. اگر سازمان شما با مفاهيم مربوط به منشور پروژه آشنا نيست، بايد اين مفاهيم را آرام آرام بيان كرده و اين فرآيند را بدون نام بردن از عبارات رسمي نظير منشور، ماموريت هاي سازمان و يا سند چشم انداز، اجرا كنید

گام 1: شناسايي يك حامي براي پروژه

بايد يك مدير كسب و كار وجود داشته باشد كه به اندازه كافي به پروژه علاقه داشته و مسئوليت تامين مالي پروژه را بر عهده داشته و همچين نماينده ساير اعضاي تيم مديريت باشد. اين فرد بايد با اهداف و نيازمندي هاي كسب و كار پروژه آشنا باشد. اگر نتوانيد چنين كسي را پيدا كنيد، حتما مشكلي وجود دارد. پروژه ها به منظور دستيابي به اهداف كسب و كار اجرا مي شوند. اگر كسي وجود نداشته باشد كه نگران اين اهداف باشد، مديريت بايد اين سوال را بپرسد كه اصلا براي چه كاري اين پروژه را انجام مي دهيد؟

گاهي اوقات مديران پروژه در چنين موقعيتي قرار مي گيرند كه يك مدير پروژه با چندين مدير كسب و كار (حامي) طرف مي شود. اگر در پروژه اي با چنين شرايطي (بدون يك حامي مشخص در رده مديريتي) مواجه شديد، بهترين راه حل اين است كه هرچه سريعتر يك حامي را تعيين كنيد. بدون داشتن يك حامي در پروژه بزودي در پروژه دچار مشكل خواهيد شد. كمتر مدير پروژه اي وجود دارد كه بتواند در برابر درخواست هاي مديران كسب و كار دوام بياورد و بتواند همه تغييرات دلخواه آنها در محدوده پروژه را برآورده كند.

يك مدير پروژه بدون داشتن يك حامي، از سوي مديران كسب و كار به عنوان يك منبع آزاد براي انجام هركاري كه حتي بي ربط به اهداف اصلي پروژه هم مي باشد، تلقي مي گردد. اين امر منجر به پروژه اي مي شود كه اهداف و ذينفعان بسيار زيادي دارد و يك مدير پروژه تلاش مي كند تا خواسته هاي افراد بسيار زيادي را برآورده كند.

گام 2: تخصيص يك مدير پروژه مشخص

خوشبختانه اين كار انجام شده است، چون شما در پروژه هستيد (فرض كرديم شما مدير پروژه هستيد). اين بخش از تهيه منشور پروژه اغلب خارج از كنترل مدير پروژه است ولي مواردي وجود دارد كه ممكن است بر روي آن اثرگذار باشيد.

مديران پروژه بايد در زودترين زمان ممكن قيب از شروع فرآيند برنامه ريزي تعيين شوند. مديران تجاري اغلب فرض را بر اين مي گذارند كه برنامه ريزي آرمان ها، اهداف، عوامل كليدي موفقيت و ساير موارد كلي پروژه و كسب و كار فقط و فقط در حيطه مسئوليت آنها است. با اين حال، حتي اگر مدير پروژه در هنگام تهيه اين موارد شنونده باشد و كار ديگري نكند، حضور وي مي تواند تاثير زيادي در ارتقاي توانمندي هاي وي در مديريت پروژه در آينده داشته باشد، مخصوصا در موقعي محدوده پروژه از آنچه برنامه ريزي شده است به آرامي خزش كند.

شما به عنوان مدير پروژه بايد مديران كسب و كار را مجبور كنيد كه شما را در زودترين زمان ممكن در فعاليت هاي مربوط به انتخاب پروژه و فرآيند تهيه منشور پروژه دخيل كنند. موفقيت شما به اين كار بستگي دارد.

گام 3: مستند كردن نيازهاي كسب و كار پروژه

درصورتيكه پروژه هم اكنون يك پشتيبان مالي دارد، ممكن است فرض را بر اين بگذاريد كه نيازهاي تجاري آن مستند شده اند. اما اين مورد هميشه صادق نيست. گاهي اوقات پشتيبان مالي پروژه منافع پروژه را مي داند ولي بصورت رسمي آن را مستند نكرده است. اگر اين پشتيبان مالي، شركت را ترك كرده و يا ارتباط وي با پروژه قطع شود، در صورتيكه نيازهاي تجاري پروژه شفاف نشده باشد، چه كسي مي توان اين كاستي را جبران كند. در اين صورت، پروژه چگونه مي تواند از گردبادهايي كه سازمان را تهديد مي كند، جان سالم به در برد. در صورتيكه نيازهاي تجاري پروژه به خوبي مستند سازي شده باشند، حتي مدير پروژه نيز مي تواند ارزش و اهميت پروژه را براي سازمان به خوبي تشريح و از آن دفاع كند.

درك ارزش هاي تجاري پروژه باعث مي شود كه شما و تيم پروژه هميشه با انگيزه بمانيد. وقتي كه اهداف پروژه تاثير مهمي داشته باشد، بيشتر افراد با بهره وري بالاتر كار مي كنند. حتي اگر اهداف خيلي بزرگ هم نباشند، داشتن درك روشني از ارزش ها و منافع پروژه باعث مي شود اعضاي تيم به نسبت حالتي كه افراد نسبت به علت اجراي پروژه دانش كافي ندارند، انگيزش بيشتري داشته باشند.

در مواردي كه مشخص شود كه ارزش تجاري پروژه پايين است و يا اصلا هيچ ارزش تجاري در آن وجود ندارد (چنين پروژه هايي واقعا وجود دارند!)، بهتر است كه اين موضوع را هرچه زودتر فهميده و از صرف زمان و هزينه غير ضروري توسط سازمان براي آن پروژه جلوگيري كنيد. در صورتيكه سازمان به هر دليلي پروژه را شروع كرده است، به عنوان يك مدير پروژه شما موظف هستيد كه ريسك كاهش بودجه براي پروژه را هميشه در نظر داشته و براي آن برنامه ريزي كنيد.

اجزاي يك منشور خوب

چه پشتيبان مالي پروژه بخواهد منشور پروژه را بنويسد يا مدير ارشد يا مدير پروژه و يا هر كس ديگر، يك منشور خوب بايد در بردارنده موارد زير باشد:

نيازهاي كسب و كار پروژه: همانگونه در بالا بدان اشاره شد، اين هدف اصلي ترين هدف از تهيه يك منشور مي باشد. بدون داشتن يك نياز شفاف و مستند شده براي كسب و كار، پروژه همانند يك كشتي بدون قطب نما در آب هاي ناشناخته مي باشد. نيازمندي هاي كسب و كار بايد نشان دهنده نوع منافعي باشد كه پروژه براي سازمان ايجاد خواهد كرد، مانند كاهش در هزينه ها، افزايش درآمد و يا افزايش رضايت مشتري.

طرح كسب و كار: طرح كسب و كار بايد نيازمندي هاي كسب و كار را بصورت ريالي (دلاري، پوند، يورو و غيره) نمايش دهد. سازمان شما براي نشان دادن طرح هاي كسب و كار بايد فرمت هاي استاندارد داشته باشد تا بتوانيد از اين طريق چندين پروژه را براي انتخاب با يكديگر مقايسه كند.

محدوده پروژه بصورت كلي: اين بخش بايد بر اساس اطلاعاتي كه از پشتيبان مالي پروژه به دست آمده است، تهيه شود. از آنجاييكه پشتيبان مالي، پول مورد نياز براي پروژه را تامين مي كند، مهم است كه قبل از آنكه در معرض خواسته هاي ساير ذينفعان قرار بگيريد، نگرش وي از پروژه را بخوبي درك كنيد. همچنين از آنجاييكه ممكن است نيازهاي كسب و كار بسيار كلي و بزرگ باشند، محدوده پروژه مي تواند به حيطه هاي تخصصي محدود باشد.

عوامل بحراني موفقيت:كليه جنبه هاي كسب و كار، پروژه، تيم پروژه، زمانبندي، اقلام قابل تحويل و غيره را كه در صورت عدم دستيابي به آنها به موفقيت پروژه آسيب خواهد رساند را شناسايي و مستندسازي كنيد. عوامل بحراني موفقيت كه به خوبي درك شده و مستند شده اند، در موقع تصميم گيري هاي دشوار در خصوص محدوده، زمان، هزينه و كيفيت به تعيين تكليف در خصوص تعيين مسير حركت پروژه كمك ساز خواهند بود.

فرضيات و محدوديت هاي پروژه:اين محدوديت ها و فرضيات را در ابتداي پروژه مستند كرده و هر از چندگاهي آن را مجددا مرور كنيد. در اين مرحله، اين محدوديت ها بايد نشان دهنده محدوديت ها در سطح پروژه باشند، مانند محدوديت هاي سرمايه اي پروژه، تاريخ هاي تكميل مورد نياز و يا نيازهاي كيفي.

اختيارات مدير پروژه: در منشور پروژه بايد مسئوليت مدير پروژه به منظور روشن كردن نقش وي در مواجهه با ذينفعان و سازمان، مشخص گردد. بدون شرح اين اختيارات، پروژه تنها متكي بر مهارت هاي فردي مدير پروژه خواهد بود. اگر تنها يك نقش وجود داشته باشد كه بايد براي تكميل موفق آميز پروژه شفاف گردد، آن نقش، نقش مديريت پروژه است.

امضاء: ممكن است اينگونه تصور شود كه امضاء گرفتن بر روي منشور پروژه يك كار فرماليته است كه اگر هم انجام نشود، مشكل خاصي بوجود نمي آيد (مانند تهيه منشور پروژه در نگاه اول). اما اين چنين نيست. امضاي منشور پروژه به اين معنا است كه "من اطلاعات موجود در اين منشور را خوانده، فهميده و با آن موافق هستم". منشور بدون امضاء، تنها يك سند برنامه ريزي مانند بسياري اسناد ديگر است كه ممكن است توسط ساير ذينفعان بررسي شده و يا نشود. بدون امضاي پشتيبان مالي و مديريت بر روي منشور پروژه، چگونه ذينفعاني كه ارتباط نزديكي با پروژه ندارد مي توانند ديد روشني از اهميت پروژه در سازمان داشته باشند.

نظرات متفاوتي در خصوص اينكه چه كسي مسئول تهيه منشور پروژه است وجود دارد. در تئوري، بهترين گزينه آن است كه پشتيبان مالي پروژه منشور پروژه را تهيه كند، اما در واقعيت اغلب پس از شناسايي نيازهاي كسب و كار (بصورت سطحي) و تعيين مدير پروژه، اين كار به مدير پروژه تفويض مي شود. اگر منشور پروژه بصورت منظم و با دقت و مشاركت ذينفعان مهم و مناسب تهيه شود، اينكه چه كسي آن را مي نويسد و يا بر فرآيند تهيه آن نظارت مي-كند،‌ اهميت كمتري پيدا مي كند.

خبرنامه مدیریت پروژه

تهيه منشور براي پروژه

مطالب مشابه :

شرح تمرین 3

تهيه منشور براي پروژه

پروژه پیشگیری از اعتیاد ( طرح cb پیشگیری اجتماع محور )

6674 پروژه پیشگیری از اعتیاد | طرح cb پیشگیری اجتماع محور

پروپوزال چیست؟

اصول اندازه گيري فاصله