تحقیق درس سرپرستی سازمان

فهرست مطا لب

عنوان ............................................................................ شماره صفحه

1- مقدمه .................................................................................... 4

2- تعاريف برنامه ريزي................................................................. 5

3- اهداف ومراحل برنامه ريزي....................................................... 6

4- انواع برنامه ريزي ها وتوضيح آن................................................ 6

برنامه ريزي جامع يا استراتژيك

برنامه ريزي اجرايي يا عملياتي

برنامه ريزي تخصصي

5- انواع برنامه ها وتوضيحات آن..................................................... 7

تفاوت بين تصيمات استراتژيكي وتاكتيكي

انواع برنامه هادركتاب اصول مديريت هارولدكونتروهانس وايهريخ:

مقاصد يامأموريتها

هدفها

استراتژيها(راهبردها)

خط مشي ها(سياست هاي كلي)

رويه هاوروشهاي انجام كار

مقررات وآئين نامه ها(دستورها)

طرحها(برنامه ها)

بودجه ها

6- برنامه ريزي مؤثر.................................................................... 10

7- موانع برنامه ريزي .................................................................. 10

8- مشكلات برنامه ريزي ............................................................... 10

9- محاسن برنامه ريزي ................................................................ 10

10- نتيجه گيري .......................................................................... 11

11- فهرست منابع........................................................................ 12

1- مقدمه

هنگامي كه آدمي درمسير رشدعقلاني خودبه ضرورت برنامه ريزي در زندگي خويش پي بردآن رادرنظامهاي اجتماعي به

عنوان ابزاري درخدمت مديريت ورهبري،موردتوجه قرارداد.

امروزه نيز درسازمان ها ساختار برنامه ريزي پيچيده گشته كه

بدون برنامه ريزي هايي دقيق نمي توانند به حيات خود ادامه دهند.

به همين دليل درميان همه وظايف مديريت،برنامه ريزي بنيادي ترين آن هاست كه مانندپلي زمان حال رابه آينده مرتبط مي سازد.

دربرنامه ريزي توجه داريم كه منابع چه مادي وچه انساني كميابند

وازطرف ديگرعوامل محيطي مانندشرايط اقتصادي،اجتماعي،

سياسي،علمي وتكنولوژيكي به جهت متغييربودن غيرقابل پيش بيني وناپايدارند وعلاوه براين براي استفاده ازمنابع محدودو كمياب وتخصيص آنهاوتعيين اولويتها همواره رقابت هاي شديدي

وجود دارد،ازاين لحاظ است كه برنامه ريزي اهميت ويژه اي در

مديريت دارد.

با همه ي اين توضيحات بايد بيان كردكه برنامه ريزي موفقيت

سازمان رادردستيابي به اهدافش تضمين نمي كند،امّاندرتاًپيش

مي آيدكه سازماني بطورتصادفي يابرحسب شانس به اهدافش

دست يابد.

بنابراين برنامه ريزي مرتبط بارسالت مدير،اهداف،استراتژيها،

سياستهاوخط مشي هاي لازم براي تحقق رسالت مي باشد.نيازبه

برنامه ريزي ازاين واقعيت نشأت مي گيردكههمه نهادهادرمحيطي

متحول فعاليت مي كنند،لذاعدم اطمينان ناشي ازتغييرات محيطي،

برنامه ريزي رابه صورت يك ضرورت انكارناپذيردرتمام نهادها

درآورده است.

دركل برنامه ريزي يعني تصميم راجع به اينكه فردكجابايدبرودو چگونه بايدبه نقطه مورد نظر برسد.

درادامه به توضيح تعاريف،اهداف ومراحل برنامه ريزي پرداخته

وآنها راتاحدودي درهريك ازموارد ممكن بازخواهيم كرد.

2- تعاريف برنامه ريزي:

A- سيريل هودسن:برنامه ريزي يعني ارائه طرقي برعمليات آينده كه متضمن نتايج معيّن باهزينه مشخص ودوره زماني معلوم است.

B- برنامه ريزي يعني تجسم وطراحي وضعيت مطلوب درآينده و

يافتن وساختن راه ها ووسايلي كه رسيدن به آن رافراهم كند.

C- پيتردراكر:برنامه ريزي رافرآيندمستمري ازتصميمات سيستماتيك بادردست داشتن بهترين اطلاعات ممكن نسبت

به آينده مي داند.

D- كونتر،ادانل ووايهريخ دركتاب لازمه هاي مديريت درتعريف

برنامه ريزي مي نويسند:

"برنامه ريزي شامل انتخاب ازميان شقوق مختلف عمليات آينده براي كل مؤسسه وهريك ازادارات ياواحدهاي داخلي آن است."

درتعريف هايي كه ازبرنامه ريزي مطرح است3ويژگي به چشم مي خوردكه عبارتنداز:

الف) برنامه ريزي ماهيتاًباپيش بيني همراه است.

ب) برنامه ريزي يك نظام تصميم گيري است.

ج) برنامه ريزي برنتايج مطلوب آينده تأكيد دارد.

برنمه ريزي تحت شرايط ثبات واطمينان نسبتاًآسان واحتمال اجراي آن بيشتراست ولي درشرايط تغييرودگرگوني اجتماعي،

اقتصادي،سياسي وفني معمولاًدشوارترمي شودبه همين خاطر

آن رادرتعريف هاماهيتاًباپيش بيني همراه دانسته اندامّامباني لازم

رابراي كارگزيني،هماهنگي وهدايت رهبري فراهم ميكند وموجب كاهش ميزان قبول خطر نسبت به حوادث احتمالي واتخاذ تدابيري

براي نيل به موفقيت هاي سازماني است.

بنابراين درتعريفي جامع ازبرنامه ريزي كه شامل تمام گزينه هاي

فوق باشدمي توان برنامه ريزي راپيش بيني اهداف آتي سازمان و

راه هاي رسيدن به اين اهداف ازطريق تلاش هاي ذهني شامل خلاقيت ونوآوري وانتخاب بهترين گزينه دست يابي به آن دانست.

"دركل برنامه ريزي يعني تعيين هدف براي رسيدن به مقاصداصلي."

3- اهداف ومراحل برنامه ريزي:

هدف هاي برنامه ريزي به شرح زيراست:

a. افزايش احتمال رسيدن به هدف ازطريق تنظيم فعاليت ها

b. افزايش جنبه ي اقتصادي(مقرون به صرفه بودن عمليات)

c. تمركزبرروي مقاصدواهداف واحترازازتغييرمسير

d. تهيه ابزاري براي كنترل

برنامه ريزي شامل مراحل زيراست:

-A تعيين اهداف واولويت آنها(هدف گذاري)

B -بررسي وپيش بيني منابع وامكاناتي كه به تحقق هدف ها كمك مي كند(پيش نگري)

-Cتشخيص فعاليتهاواقداماتي كه براي تحقق هدفها ضرورت دارند(تبديل امكانات به اقدامات عملي دقيق و بودجه بندي)

*درصورتي كه هريك ازاين مراحل فوق به درستي محقق واجرانگردندنتيجه حاصل ازبرنامه ريزي براي اهدافي كه

مدنظربوده مطلوب نخواهد بود،امّااگرمراحل ذكرشده دربالا

راتاحدي قابل قبول اجراكنيم نتيجه خوبي به بارمي نشيند.*

4-انواع برنامه ريزي هاوتوضيح آن:

a) برنامه ريزي جامع يا استراتژيك

b) برنامه ريزي اجرايي يا عملياتي

c) برنامه ريزي تخصصي

a- برنامه ريزي جامع يا استراتژيك:

فرآيندي است درجهت تجهيزمنابع سازمان ووحدت بخشيدن به تلاش هاي آن براي نيل به اهداف ورسالت هاي بلندمدّت باتوجه

به امكانات ومحدوديت هاي دروني وبيروني.

b- برنامه ريزي اجرايي ياتخصصي:

آن چه كه دربرنامه ريزي استراتژيك به عنوان هدف وخطوط كل تعيين مي شوددربرنامه ريزي عملياتي اجرامي گرددودرسطوح مياني وپايه سازمان اينگونه برنامه ريزي انجام مي گيرد.

c-برنامه ريزي تخصصي:

اين نوع برنامه ريزي خودبه3گروه تقسيم مي گردد:

A) برنامه ريزي وكنترل توليد(مديريت توليد) B) برنامه ريزي پرسنلي(نيروي انساني) C) برنامه ريزي مالي

A) برنامه ريزي وكنترل توليد(مديريت توليد):

عبارتست ازتعيين وفراهم نمودن كليه نيازمندي هاي لازم براي توليدآتي محصولات.

B) برنامه ريزي پرسنلي(نيروي انساني):

عبارتست ازتعيين تعدادافرادي كه درسال هاي آينده براي تأمين هدف هاي سازمان بايدانتخاب گردند،آمزش ببينند،ترفيع يابند، بازنشسته يااخراج شوندو مانندآن كه براساس آن تسهيلات ووسايل موردنيازتخمين زده مي شود. برنامه ريزي نيروي انساني باتهيه شكل سازماني آغازمي شودوشكل مسيرترفيعات،آئين نامه هاي استخدامي،برنامه هاي آموزش ضمن خدمت وغيره نيز ازجمله موضوع هاي آن است.

C) برنامه ريزي مالي:

عبارتست ازتعيين ميزان وچگونگي منابع مالي ومتقابلاً تعيين ميزان وچگونگي مصارف منابع مالي مذكوربه منظورتأمين اهداف مؤسسه وصاحبان وكنترل كنندگان آن.

5-انواع برنامه ها:

برنامه هارابه طوركلي به2دسته ميتوان تقسيم كرد:

A- برنامه هاي استراتژيكي

B- برنامه هاي تاكتيكي

اگرچه بين برنامه هاي تاكتيكي واستراتژيكي تفاوت مي گذارندامّا

اين تفاوت داراي مرزهاي روشني نيست،زيراآنچه كه براي يك فردتصميم تاكتيكي است،براي فردديگري ممكن است تصميم استراتژيكي باشد.لذاتفاوت بين آنهايك امرنسبي است نه مطلق.

تفاوت بين تصيمات استراتژيكي وتاكتيكي :

↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓

	برنامه هاي استراتژيكي	برنامه هاي تاكتيكي
1	بلندمدت است	كوتاه مدت است
2	تحقق اهداف و تصميمات مشكل است	تحقق اهداف و تصميمات آسان تراست
3	ميزان فعاليت واثرگذاري وسيعتر است درحد كل واحدهاي سازمان	ميزان فعاليت واثرگذاري كوچكتردرحديك بخش ازهمان سازمان
4	فرموله كردن هدف هاو انتخاب وسايل براي تحقق آنها	به وسايلي مربوط مي شود كه جهت رسيدن به اهداف مشخصي انتخاب شده اند
5	برنامه ريزي درسطوح عالي سازمان شكل مي گيرد	برنامه ريزي درسطوح مياني وپايين سازمان انجام مي گيرد
6	براثربخشي تأكيد داردمنظور دستيابي به اهداف اصلي است	بركارآيي وبازدهي تأكيد دارد
7	روشهاي كارغالباًتجربه شده پابه عرصه مي نهند	روش كار براساس ريسك كردن ميباشد

انواع برنامه هادركتاب اصول مديريت هارولدكونتروهانس وايهريخ بهشرح زير است:

a) مقاصد يامأموريتها

b) هدفها

c) استراتژيها(راهبردها)

d) خط مشي ها(سياست هاي كلي)

e) رويه هاوروشهاي انجام كار

f) مقررات وآئين نامه ها(دستورها)

g) طرحها(برنامه ها)

h) بودجه ها

مقاصديامأموريتها:براي ادامه حيات وبقاءلازم است مؤسسه

مشروعيت داشته باشد.اين مهم ازانجام عملياتي كه درجامعه ارزش داردبدست مي آيد،اين انجام عمليات همان مأموريت

سازمان است.

هدفها:غايت هاي مطلوبي راتشكيل مي دهندكه فعاليت هادرجهت

رسيدن به آنهاهدايت مي شوند.هدف هانه تنهانقطه پاياني برنامه ريزي هستندبلكه غايتي هستندكه به سوي آنهاسازماندهي،به كار گماري نيروي انساني،رهبري ونظارت كردن نيز توجه دارند.

درهمان حال كه برنامه اساسي يك شركت راهدفهاي آن پديد

مي آورد،هربخش ميتواندهدفي براي خود داشته باشد.هدفهاي

يك بخش به گونه طبيعي به دستيابي هدفهاي سازمان ياري ميدهد،

ولي اين دودسته ازهدفها مي تواننديكسره ازهم جدا باشند.

استراتژي:ارائه تصويري ازآنچه مؤسسه مي خواهدبااستفاده از نظام هدفهاوخط مشي هاي عمده به آن برسد.

خط مشي:برنامه هايي هستندكه شامل تصميمات كلي مي شوندوبه

عنوان راهنماياچارچوب تفكر،درتصميم گيري به كارمي روند.

رويه هاوروشهاي انجام كار:رويه هاازسياستهامحدودترندوجريان

عمليات رادرمديريت مشخص ترمي سازند.روش هاي انجام كار،

برنامه هايي هستندكه چگونگي انجام فعاليتهاي آينده راتثبيت ميكنند.

مقررات وآئين نامه ها:لزوم اقدام ياعدم اقدام مشخص رابهصورت

لازم الاجراتعيين مي كنند واجازه نمي دهند هيچ نوع اعمال نظر شخصي صورت گيرد.

طرحها: مجموعه اي ازهدفها، خط مشي ها، روشهاي انجام كار،

مقررات،تكاليف شغلي،مراحلي كه بايدطي شود،منابعي كه بايد به

كارگرفته شود وسايرعوامل لازم براي اجراي يك سلسله عمليات

خاص راشامل مي شوند.طرحهامي توانندكلي ياجزئي باشند.

بودجه:برنامه اي است كه درآن درآمدوهزينه موردانتظاربراي

يك دوره زماني معين رامشخص مي كندوعامل حمايت كننده طرحهااست.

6- برنامه ريزي مؤثر:

توجه به موارد زير موجب مؤثربودن برنامه ريزي مي گردد:

a- زمان:هريك ازاجزاء،نه تنهاازجنبه محتواوعمل،بلكه ازنظر زمان نيزموردتوجه قرارگيرد؛زيراحركتهابايكد يگرارتباط دارند.

b- ارتباطات: بايدبه طوري برقرارگرددكه همه افراددرحيطه‌‌ ي فعاليت خود،درك صحيحي ازبرنامه وچگونگي اجراي آن داشته باشند.

c- تشريك مساعي: دراموربرنامه ريزي بايد همكاري صورت گيردتامؤثرباشد.

d- به وجودآوردن جومناسب:آماده سازي براي برنامه ريزي بايد

ازسطوح بالاشروع شود وسازمان يافته باشد.

7- موانع برنامه ريزي:

a- عدم دقت در پيش بيني ها

b- خطاي بشري در برنامه ريزي

c- قصوردر اجراي برنامه

d- عدم مقبوليت برنامه

e- ترس ازتغييرات

f- گران بودن برنامه ريزي

8- مشكلات برنامه ريزي:

a- صرف هزينه هاي زياد براي برنامه ريزي

b- اغلب برنامه ريزي هااحتياج به زمان طولاني دارند

c- عدم انعطاف وثباتي كه برنامه ريزي القاء مي نمايد

9- محاسن برنامه ريزي:

a- زمينه رابراي اجراي تصميم هافراهم مي كند.

b- موجب بودجه بندي مي گرددوابزاركنترل رابهدست مديرميدهد.

c- درسطوح مختلف كمك مي كندتاطرح هاي آينده به طورمنظم انجام شودوحداكثرنتيجه رابه دست آورد.

d- اهداف سازمان رافقط درچارچوب برنامه ريزي مي توان تحقق بخشيد.

10- نتيجه گيري:

a) برنامه ريزي كنترل وارزيابي راآسان ميكند.

b) برنامه ريزي چارچوب فعاليتهارامشخص مي سازد.

c) برنامه ريزي بنيادي ترين وظيفه مدران است.

d) برنامه ريزي مديران واعضاي سازمان راموظف مي كندتا

براساس موازيني كه ازپيش تعيين شده ره بسپارندوپاازچار

چوب خاصي بيرون ننهند.

e) برنامه ريزي همان تصميم گيري است.

f) برنامه ريزي برنتايج مطلوب آينده دلالت مي كند.

g) برنامه ريزي مقرون به صرفه بودن عمليات رادنبال ميكند.

h) برنامه ريزي باتوجه به ماهيتش درسطوح مربوط به خودش تهيه مي گردد.

i) مقصدهايي كه سازمان مي خواهدباوجودوفعاليت خودبدان دست يابدهمان اهداف سازمان است.

j) عامل حمايت كننده طرحها بودجه است.

k) مهمترين برنامه درفرآيندبرنامه ريزي تعيين وتدوين اهداف آينده سازمان مي باشد،اين وظيفه مهم به عهده مديران عالي سازمان است.

l) مهمترين مانع برنامه ريزي گران بودن آن است.

فهرست منابع

1- سلطاني،حسن وهمكاران.اصول سرپرستي وسرپرستي سازمان، سوم، مؤسسه كتاب مهربان نشر، تهران،1385

2- رضوي،سيّدحميد رضاوهمكاران.اصول سرپرستي،چهارم، علوم رايانه، بابل، پاييز1385

تحقیق درس سرپرستی سازمان

مطالب مشابه :

تحقیق درس سرپرستی سازمان

بعضی از نکته های قابل توجه در اصول سرپرستی :

تاریخچه سرپرستی

آموزش اصول سرپرستی