طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی

نامه اداری
وقتی برای اداره و یا ارگان یا شخص مهمی نامه می نویسیم که رابطه کاری با او داریم از نامه اداری استفاده می کنیم در چنین مواردی نمی شود از نامه دوستانه استفاده کرد و این کار نوعی توهین به شخص گیرنده محسوب می شود .نوشتن نامه اداری چیزی نیست که بتوان به صورت گام به گام آن را آموزش داد بلکه می شود با ذکر نکاتی چند و نشان دادن مثال به نوشتن صحیح آن کمک کرد.همه ما در سال اول متوسطه با نوشتن نامه اداری آشنا شده ایم اما در اینجا با ذکر نکات بیشتری سعی در بهبود نگارش چنین نامه هایی خواهیم داشت.

نکاتی در باب نوشتن نامه اداری:
نامه اداری باید در یک طرف صفحه نوشته شوند ونباید در حاشیه آن ها چیزی نوشت.

-متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود.
-متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود.
-در نامه های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و نامانوس نباید استفاده شود.
-از حشو(به کار بردن واژه هایی که هم معنی هستند)خودداری شود.
-در نامه های اداری به هیچ وجه نباید از کلمات و جملات عامیانه استفاده کرد.
-از نشانه های قراردادی(ویرگول, نقطه و ...)باید درست و به جا استفاده کرد.
-در نامه های اداری باید از استفاده کردن جملات توهین آمیز, تهدید آمیز و مشکل آفرین خودداری کرد.
-نامه های اداری ترجیحا باید در کاغذ های بزرگ نوشته شود تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی داشته باشد.
-نامه حدالامکان باید تایپ شود یا حد اقل با خط خوانا نوشته شود.
-سلسله مراتب باید رعایت شود, مثلا اگر می خواهیم برای اداره ای نامه بنویسیم اولین نفر باید مدیریت مکان مورد نظر باشد.عدم رعایت سلسله مراتب باعث توهین به پایینی ها می شود.
-اگر مخاطب نامه را نمی شناسیم نامه را باید با یک عنوان کلی بنویسیم. در هر اداره یک سیستم تفکیک نامه وجود دارد که باعث ارسال نامه به مکان مورد نظر می شود.
-اگر نامه به وسیله اینترنت مکاتبه شود: الف) از رنگ های ملایم(مثل آبی) استفاده شود. ب)تایپ همه نامه با فونت بزرگ یک نوع توهین محسوب می شود. ج) ارسال تعداد زیادی ایمیل برای یک مکان کار درستی نیست.

اسکلت کلی یک نامه اداری:

-نامه را با نام خدا آغاز می کنیم.
-تاریخ را درج می کنیم.
-موضوع نامه را می نویسیم.
-نام شخص گیرنده را با احترام همراه سمت وی می نویسیم.مثال: جناب آقای جمال زارعی مدیریت محترم سازمان........... یا مدیریت محترم سازمان ............ جناب آقای جمال زارعی
-نامه را با حدود یک سانتی متر از محل طبیعی شروع سطر آغاز می کنیم و بدون طول و
تفسیر های اضافی شروع به طرح مشکل می کنیم.
-انتظاری را که از گیرنده نامه داریم محترمانه ذکر می کنیم و اگر توانستیم راه حل یا پیشنهادی ارائه می دهیم.
-دستور نمی دهیم , نامه باید بیشتر جنبه خواهشی داشته باشد.
-نام و مشخصات خود را در پایین نامه سمت چپ می نویسیم و امضا می کنیم.

این نوع از نامه اداری نامه شخص به اداره بود که در زیر نمونه ای برای آن می آورم.

نمونه:

به نام خدا

موضوع: ثبت نام در مدرسه تاریخ ...

ریاست محترم ادره اموزش و پرورش شهرستان ... جناب آقای/سرکار خانم......
با احترام، ضمن ارسال فتوکپی حکم انتقال شماره.......روز.....اداره.....،من به این شهرستان منتقل
شده ام. خواهشمند است دستور فرمایید فرزندم ......را در کلاس.....دبیرستان.....که به محل سکونت ما نزدیک است ثبت نام کنند. برای سهولت کار، پرونده و تمام سوابق تحصیلی نامبرده برای اطلاع و هرگونه اقدام توسط فرزندم تقدیم می شود. امیدوارم با دستوری که صادر می کنید ، موجبات دلگرمی و ادامه تحصیل فرزندم را فراهم فرمایید.

نام و نام خانوادگی

امضاء

نامه های اداری که از اداره یا ارگانی به اداره یا ارگانی دیگر فرستاده می شود, فقط در قسمت اولیه با بقیه نامه های اداری تفاوت دارند بدین صورت که اول نامه به جای نوشتن نام فرد دریافت کننده و فرستنده نامه از کلمات(از:فلان اداره _ به:فلان اداره) استفاده می شود .

مثال:

به نام خدا
تاریخ : 7/8/1381
شماره : پ/75034
پیوست : دارد
به : سازمان فنی حرفه ای استان اصفهان
از : شرکت پیشگام وابسته به انرژی اتمی اصفهان
موضوع : آموزش اینترنت

عطف به نامه شماره 441 مورخ 5/6/1381 از آن سازمان محترم درخواست میشود یک نفرمدرس را جهت آموزش اینترنت به این مرکز معرفی نمائید . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائید چند نسخه از جزوه آموزشی اینترنت به این شرکت ارسال نمایند.

قبلاً از همکاری شما سپاسگزاری میگردد.

نام و نام خانوادگی

مسئول امور اداری

: متن نامه ی خداحافظی بعلت استعفا ، انتقال ، بازنشستگی
بنام خداوند بخشنده مهربان

سلام به همه دوستان و همکاران گرامی

خداوند منان را شاکرم که بر من منت نهاد تا بخشی از عمر خویش را در جمع با صفا و پر محبت شما همکاران گرامی سپری کنم ، به یقین ادعا میکنم که در طول این مدت بهره فراوانی از آموزه های انسانی ،اخلاقی ،علمی و فنی شما مدیران توانمند و همکاران پرتلاش و اندیشمند محترم نصیب اینجانب شده است . ضمن عرض سپاس و قدر دانی از الطاف شما دوستان و همکاران گرامی از خداوند متعال نعمات بی کران و استمداد و وپشتیبانی برای شما عزیزان آرزومندم . با توجه به استعفا / انتقال / بازشستگی اینجانب از تاریخ فلان در خدمت شما عزیزان نخواهم بود. با امید به اینکه از صمیم قلب قصور اینجانب را بخشیده و این حقیر را حلال فرمایید ، همگی شما را به خداوند بزرگ می سپارم .

با سپاس
کارمند مستعفی / انتقالی / بازنشسته
تاریخ ....
=====

با سلام بر تمامی دوستان و همکاران گرامی

با توجه به اینکه اینجانب از تاریخ فلان و بعلت استعفا / انتقال / بازنشستگی در میان شما عزیزان نخواهم بود بدین وسیله از همگی خداحافظی نموده و از خداوند قادر متعال برایتان آرزوی سلامتی و بهروزی را دارم. بودن در کنار شما افتخاری ست که تا همیشه به آن خواهم بالید.
ارادتمند شما
فلانی

=========

سرا پا اگر زرد و پژمرده ایم / ولی دل به پاییز نسپرده ایم
چو گلدان خالی، لب پنجره / پر از خاطرات ترک خورده ایم
اگر داغ دل بود، ما دیده ایم / اگر خون دل بود، ما خورده ایم
دلی سر بلند و سری سر به زیر/ از این دست عمری به سر برده ایم

قیصر امین پور

دوستان و همکاران گرامی

هر چند سلام سر آغاز دردناک خداحافظی است. ولی بگذارید این خداحافظی به امید درپیش بودن سلامــــــــــی نو باشد.
اکنون که قرعه برای خدمت در سنگری دیگر برای اینجانب فراهم گردیده است ، فرصت را مغتنم شمرده و به پاس همکـــای ، لطف و همدلی کلیه همکاران قدیمی و دوستان عزیزی که از آشنایی با آنان به خود می بالم و همواره یاریگر اینجانب بوده اند سپاسگـــزاری می نمایم .
با اذعان به این حقیقت که، آنچه محقق شده، لطف پروردگار و آنچه مانده، بضاعت ناچیز این بنده بوده است،کلیه دوستان و همکـاران صمیمـــــی ام را ، به خدا می سپارم و صمیمانه درخواست دارم قصور و کاستــی هایم را با دیده رحمـــت ، بر من ببخشایند .
در سایه عنایات امام عصر (عج)، برای همگی آرزوی توفیق و سربلندی از درگاه ایزد منان را دارم .

به امید دیدارتان
و من ا...التوفیق
فلانی
===========

«و الکاظمین الغیظ و العافین عن الناس والله یحب المحسنین»

اگر چه حلالیت طلبیدن، نباید محدود به زمان خاصی باشد ولی خوب، معمولاً فرصت‌هایی مانند استعفا و انتقال از شرکتی به شرکتی دیگر موجب تذکر آدمی است. انشاء الله،اگر مشکلی پیش نیاید و بعلت استعفا یا انتقال از شرکت ، از تاریخ فلان در خدمت همکاران گرامی نخواهم بود، از این رو از همه‌ی دوستان و همکاران محترم تقاضا دارم این جانب را یا با عفو خویش یاری کنند یا فرصتی برای جبران فراهم کنند. هم‌چنین متمنی است اگر کسی را نیز می‌شناسید که این جانب حقی از او ضایع کرده‌ام و به هر دلیلی ممکن است این نوشته را نبیند وی را نیز مطلع سازید.
«...امیدوارم با بذل کرم شما و حقوقی که به هر دلیل بر گردن حقیر دارید، عفو بفرمایید و خطاهای مرا ببخشید و از وعده تخلف ناپذیر عفو ربوبی برخوردار گردید که فرمود «ولیعفوا ولیصفحوا، الا تحبون ان یغفر الله لکم» دعای خیر شما را طلب می‌نمایم که بدون عنایت و توجه حق جل و علی هیچ توفیق نخواهم یافت...»
با تشکر
ارادتمند فلانی

=========

بنام یگانه ی هستی بخش
آری هر آمدی، رفتی در پیش دارد...
سلام بر تمامی همدلان همکار
به شماهایی که همواره عزمتان در کار جزم بود و دلتان پر از امید و مهربانی و دستهایتان در کار و گامهایتان در حرکت.
راهتان پرنشاط و پر از سرزندگی باد.
به امید آنکه در این سالها هرآنچه که از قصورم یا غیر آن از من بر دل ، سنگین نگاشتید
بروبید و به دریایی دلهاتان ببخشاید.
آری بعلت استعفا یا انتقال یا بازنشستگی بناچار و با اکراه شما را ترک خواهم گفت ولی قلبم در اینجا ، آری در همینجا و با شما خواهد بود.
همگی شما عزیزان را به خداوند بزرگ و متعال می سپارم و آرزوی شادکامی و بهروزی تمامی تان را از خداوند منان دارم.
امید که در کارهایتان، موفقیت رفیق راهتان باشد و نتیجه همدلی و اتحاد در برابر مشکلات به کامتان.
ارادتمند و آرزومند آرزوهای نیکتان هستم
عاجزانه تقاضای حلالیت از فرد فردتان را دارم
با تشکر فلانی

جناب آقای فلانی

رییس محترم امور کارکنان

موضوع : درخواست وام یا مساعده حقوق

با سلام و احترام

بدینوسیله اینجانب ............. کارمند یا کارگر شماره ........ که در قسمت ....... مشغول بکار می باشم بدلیل مشکلات مالی و شخصی ، تقاضای دریافت مبلغ ..... ریال وام / مساعده حقوق دارم که به اقساط ماهیانه ... ریال یا در مدت .... ماه توسط قسمت حسابداری از اولین حقوق و دستمزد پس از دریافت کسر گردد.

خواهشمند است دستور فرمایید اقدام لازم مبذول نمایند.

پیشاپیش از دستور مساعد جنابعالی کمال تشکر را دارم.

با تشکر . امضا

نمونه نامه درخواست مرخصی بدون حقوق

جناب آقای فلان

رییس محترم امور کارکنان

موضوع : درخواست مرخصی بدون حقوق

با سلام و احترام

بدینوسیله به استحضار می رساند اینجانب فلانی با توجه بروز برخی مشکلات خانوادگی / تحصیلی / شخصی متقاضی استفاده از مرخصی بدون حقوق به مدت اینقدر ماه از تاریخ فلان می باشم. خواهشمند است درصورت صلاحدید با توجه به نیاز مبرم و ضرورت موضوع برای اینجانب با تقاضای اینجانب موافقت و دستورات لازم را در این خصوص صادر فرمایید.

پیشاپیش از مساعدت و حسن اعتماد جنابعالی کمال تشکر را دارم.

پایان یک نامه اداری

لذا خواهشمند است دستور فرمایید اقدام مقتضی در این خصوص مبذول نمایند. پیشاپیش از بذل توجه جنابعالی کمال تشکر را دارم .

==========

تسریع در ارسال پاسخ موجب کمال امتنان است

=================

پیشاپیش از بذل عنایت شما کمال تشکر و سپاس را دارم

================

قبلا از توجه و مساعدت شما کمال تشکر را دارم.

===============

خواهشمند است در صورت امکان با درخواست اینجانب موافقت گردد.

===============

خواهشمند است اقدام لازم در این خصوص را مبذول نمایند.

==============

پیشاپیش از بذل توجه و دستور مساعد و عاجل جناب‌عالی کمال تشکر و امتنان را دارم.

نام و نام خانوادگی

سمت

امضا

- رونوشت: رییس محترم .... جناب آقای .......... ؛ جهت استحضار

به :مدیر محترم امور اداری / رییس محترم اداره کارگزینی

از:

با سلام و احترام

بدینوسیله اینجانب ............. به شماره کارمندی ...... و به شماره شناسنامه ....... که از تاریخ ........... در این شرکت با سمت ....... در واحد ...... مشغول بکار می باشم بدلایل شخصی / کاری تقاضای استعفای خود را از تاریخ ............... بحضور تقدیم می دارم.

خواهشمند است دستور فرمایید اداره امور کارکنان درخصوص درخواست اینجانب اقدام لازم مبذول نمایند. بدیهی است اینجانب تا زمان تسویه حساب در خدمت شرکت بوده و در صورت نیاز آمادگی دارم تا آموزش نفر جدید جهت تصدی شغل مربوطه را بر عهده گیرم.

پیشاپیش از حسن نظر جنابعالی کمال تشکر خویش را ابراز نموده و توفیق جنابعالی و دیگر همکاران محترم مجموعه را از خداوند منان خواستارم.

با تشکر و سپاس

نام و نام خانوادگی

تاریخ و امضا

دوستان عزیز می توانند متن های پیشنهادی خود را در مورد نامه های اداری در قسمت نظرات وارد نمایند

با تشکر

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی

مطالب مشابه :

طریقه نوشتن متن نامه استعفا نامه اداری

انتشار نامه استعفاي اينجانب

خدمات مشاوره تلفنی خانواده حقوقی

آیین نگارش و نامه نگاری اداری

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی

نمونه قرارداد وکالت