نمونه روش اجرایی انبارداری و مدیریت انبار (قسمت دوم)

عملیات انبارگردانی:

هدف از انجام انبارگردانی اطمینان از صحیح بودن موجودی های انبار پس از طی یک بازه زمانی و اصلاح تفاوت های موجود بین مقدار واقعی موجودی و مقدار موجودی کارتکس کالا می باشد.

تفاوت های موجودی ممکن است دارای علت های زیر باشد:

- اشتباه در ثبت رسید و حواله های انبار.

- عدم ثبت حواله های صادر شده یا رسید های وارده.

- اشتباه در برآورد مقدار وارده به انبار و صادره از انبار.

- ضايعات شدن کالا.

نکته مهم: در صورت اشتباه در ثبت رسیدهای خرید یا رسید اقلام وارده از موادی خارج از سازمان یا اشتباه در ثبت حواله های فروش یا حواله های خروجی اقلام از سازمان سند مذکور ویرایش و اصلاح می شود، یا سند جدید به عنوان سند اصلاحی صادر می شود و سند مغایرت انبار صادر نمی شود.

اقداماتی که قبل از انبارگردانی انجام می گیرد:

1 – مشخص نمودن کالاهای امانی دیگران نزد سازمان و همچنین سازمان نزد دیگران.

2 – مشخص نمودن کالاهایی که جزء دارایی ثابت سازمان بوده ولی در انبار نگهداری می شوند.

3 – مشخص نمودن لوازم نامنطبق و اسقاطی.

4 – مشخص نمودن اقلام راکد و کم مصرف.

5- اخذ کپی از آخرین سندهای رسید و حواله (سند های رسید و حواله در سیستم انبار باید دارای شماره سریال متوالی بوده تا آخرین سند مشخص باشد، بعد از مشخص شدن آخرین سند، صدور سند ورود و خروج جدید به انبار، مجاز نمی باشد).

6 – تهیه تگ های شمارش در سه نسخه (شمارش اول، دوم، سوم) و الصاق بر روی کالاها.

7 – اعلام به واحدها، قبل از موعد انبارگردانی جهت تحویل اقلام مورد نیاز خود و عدم مراجعه به انبار برای تحویل جنس در مدت انبارگردانی.

8 – تعیین سرپرست انبارگردانی یا هماهنگ کننده و گروه کنترل (گروه کنترل ممكن است توسط مقامات مجاز سازمان یا ناظر مدیریت، بعمل آيد كه كنترل داخلي ناميده مي شود يا اينكه توسط مقامات مجاز يا هيئت حسابرسي ويژه اي از خارج سازمان به عمل آيد كه به آن كنترل خارجي گويند).

9 – مشخص نمودن تاریخ و موعد انبارگردانی توسط هماهنگ کننده یا سرپرست انبارگردانی و اعلام به افراد درگیر در انبارگردانی.

معمولا انبارگردانی با حضور افراد ذیل انجام می گیرد 1 – سرپرست انبارگردانی 2 – گروه کنترل 3 – انباردار 4 – گروه های شمارشگر که هر گروه 2 نفره می باشد (یک نفر شمارشگر و یک نفر ثبت کننده) که وظیفه دارند اقلام را شمارش و در تگ های شمارش ثبت کنند.

انباردار به عنوان راهنما کننده به علت اشراف نسبت به موجودی ها در انبارگردانی حضور دارد.

تگ های شمارش شامل اطلاعات: 1 – شماره سریال تگ 2 – مرحله شمارش (اول، دوم و یا سوم) 3 – کد کالا 4 – نام کالا 5 – واحد 6- تعداد 7 – نام و امضاء مسئول شمارشگر می باشد.

عملیات شمارش به صورت دیداری و با شمارش تک تک اقلام موجود در انبار انجام و مقدار شمارش در تگ های مربوطه ثبت و تگ ها جمع آوری شده و در برگه های شمارش ثبت می شود.

گروه کنترل با مراجعه به قسمت های شمارش شده به صورت نمونه اقدام به شمارش مجدد نموده و در صورت مشاهده اختلاف در شمارش، درخواست تجدید مناطق شمارش شده یا اقلام مشکوک را می نماید.

برگه های شمارش در سیستم نرم افزاری انبار توسط اپراتور ثبت و لیست مغایرت ها برای شمارش دوم به انبارگردان ها تحویل می شود و بعد از شمارش دوم، مجددا برگه های شمارش دوم در سیستم ثبت و گزارش مغایرت ها صادر و جهت شمارش سوم به انبارگردان ها تحویل می شود و پس از شمارش سوم لیست شمارش در سیستم انبار ثبت و لیست مغایرت به عنوان مغایرت نهایی انبارگردانی گزارش می شود.

لیست مغایرت های نهایی توسط انباردار امضاء و موارد توضیحات مغایرت ذکر می شود و توسط اعضای انبارگردانی صورتجلسه و امضاء گردیده و به امضای مدیرت شرکت می رساند، واحد انبار جهت مغایرت های مازاد موجودی رسید مغایرت انبارگردانی و جهت مغایرت های کسر موجودی حواله مغایرت انبارگردانی صادر می کند.

لیست كالاهايي كه آسيب ديده يا فاسد شده باشند يا به طور كلي در كاربرد و یا كيفيت آن تغييري ايجاد شده باشد نيز جهت تعيين تكليف ضميمه ليست انبارگرداني مي شود.

عملیات انبارگردانی را می توان در بصورت دوره های ماهیانه، سه ماهه، شش ماهه و سالانه انجام داد.

عملیات پایان سال مالی :

بعد از پایان سال مالی، سال مالی جاری بسته شده و کلیه موجودی های کالا به سال مالی جدید انتقال (حواله انتقال موجودی پایان دوره) و سند رسید ابتدای دوره در سال جدید ثبت می گردد.

نگهداري در انبار:

انبارش كالا بايد بصورتی باشد كه از وارد شدن هرگونه صدمه و آسيب به آنها جلوگيري به عمل آيد و دسترسي به كالا براحتی انجام گيرد. بنابراين با تعبيه انواع قفسه ها، فايلها، كمد، تابلو، سبد و… اقدام به چيدن كالاها به تفكيك و با فضاي مناسب مي شود و شرايط نگهداري کالاها در انبار در فواصل معين مورد ارزيابي قرار مي گيرد، وقتی هزاران قلم کالا در انبار وجود دارد، تفاوت های کوچک در طریقه مرتب سازی، چیدمان در طبقات و قفسه، باعث تفاوت های قابل توجه در خدمت دهی، استفاده از فضای انبارش و هزنیه ها می شود. استقرار منظم قفسه ها در انبار و شماره گذاري قفسه ها، چيدمان منظم قطعات در سبد، فایل و کاذیه و قراگیری در قفسه، استفاده مطلوب از فضاي انبارها را امكان پذير می کند (جهت اطلاعات بیشتر مراجعه شود به “برخی مباحث مدیریت انبار”).

خرید دارائی ثابت:

رویه سفارش گذاری جهت خرید کالای دارائی ثابت نیز همانند خرید کالاهای دیگر طبق رویه خرید کالا که در متن آمده، انجام می گیرد.

پس از خرید دارائی ثابت و رسید آن توسط انبار (همانند رویه های خرید کالا)، نسبت به اطلاع به واحد جمع داری اموال (متصدی دارایی ثابت) با ارسال یک نسخه از رسید انبار جهت حسابداری انبار و جمع دار اموال اقدام نموده، سپس واحد جمع دارای اموال مشخصات کالا را در سیستم خود ثبت نموده و روش استهلاک دارائی را بر مبنای قانون مالیاتهای مستقیم با نظر کمیته فنی تعیین و با مراجعه به انبار نسبت به الصاق پلاک اموال بر روی آن اقدام می نماید و با توجه به روش استهلاک تعیین شده هزینه های دارائی ثابت توسط حسابداری انبار ثبت می گردد.

سپس هزینه های دارائی ثابت و قیمت تمام شده دارائی محاسبه و وضعیت دارائی ثابت در سیستم به حالت بلا استفاده می شود و “سند حسابداری موقت” صادر و به حسابداری مالی ارسال می گردد. سند حسابداری موقت در حسابداری مالی کنترل و قطعی شده و سند حسابداری قطعی صادر می شود.

فرایند تحویل دارائی ثابت از انبار به واحد:

هنگام درخواست واحد تقاضای دارائی ثابت با فرم درخواست کالا از انبار، انبار نسبت به تحویل و صدور سند حواله تحویل دارائی اقدام و به قسمت حسابداری انبار و جمع داری اموال ارسال می گردد. استهلاک انباشته دارائی تعیین و پس از تعیین وضعیت دارائی ثابت به حالت استفاده، سند حسابداری استهلاک موقت صادر و به حسابداری مالی ارسال می گردد. سند حسابداری استهلاک موقت در حسابداری مالی کنترل و قطعی شده و بایگانی می شود. هنگام صدور سند حسابداری موقت، تحویل گیرنده اموال توسط جمع دار اموال مشخص می شود، و در کارت پرسنلی وی به عنوان تحویل گیرنده درج می شود.

فرایند برگشت دارائی ثابت از واحد به جمع داری اموال:

هنگام برگشت دارائی ثابت به محل انبار جمع داری اموال (اقلام دارائی ثابت فقط در هنگام خرید به انبار وارد شده و جهت موارد دیگر مثل برگشت از واحد به انبار دیگری به نام انبار جمع داری اموال وارد می شود) فرم برگشت کالا توسط فرد تحویل دهنده تکمیل می شود و همراه جنس تحویل جمع دار اموال می گردد و فرم رسید برگشت دارائی ثابت در قسمت دارائی ثابت صادر و پس از امضاء تحویل دهنده اموال، یک نسخه در قسمت دارائی ثابت، یک نسخه نزد تحویل دهنده اموال و یک نسخه به حسابداری انبار ارسال و پس از تعیین استهلاک انباشته، سند حسابداری استهلاک موقت صادر و حالت دارائی به بلا استفاده تغییر و سند حسابداری استهلاک موقت در حسابداری مالی کنترل و قطعی می شود.

فرایند تعمیرات یا اصلاح دارائی ثابت:

جهت انجام تعمیرات اساسی پس از برگشت دارائی ثابت فرم رسید برگشت دارائی ثابت در قسمت جمع داری اموال صادر و پس از امضاء تحویل دهنده اموال، یک نسخه در قسمت جمع داری اموال، یک نسخه نزد تحویل دهنده اموال و یک نسخه به حسابداری انبار ارسال و پس از تعیین استهلاک انباشته دارائی، سند حسابداری استهلاک (موقت) صادر و حسابداری مالی ارسال می گردد. سند حسابداری قطعی در حسابداری مالی صادر و بایگانی می شود. بعد از انجام تعمیر، هزینه های تعمیرات دارایی ثابت ثبت و در صورتیکه تعمیرات اساسی باشد (با توجه به نظر مرجع تعمیر مشخص می شود)، قیمت جدید دارائی محاسبه و در صورت نیاز نرخ و روش استهلاک جدید تعیین می گردد. سپس سند حسابداری موقت صادر و به حسابداری مالی ارسال می شود، سند حسابداری قطعی در حسابداری مالی صادر و یک نسخه چاپی آن در حسابداری مالی بایگانی می شود.

فرایند خروج موقت دارائی ثابت و بازگشت آن:

در صورت نیاز به خروج موقت دارائی از سازمان جهت انجام تعمیرات یا نمونه خرید و… فرم “خروج موقت دارائی ثابت” توسط جمعدار اموال صادر می گردد. سپس دارائی مورد نظر به فرد خارج کننده تحویل و امضاء وی در سه نسخه فرم اخذ می گردد. نسخ فرم به انتظامات تحویل و یک نسخه از آن تحویل فرد خارج کننده و نسخه دیگر به جمعدار اموال در قسمت دارائی ثابت داده می شود، پس از بازگشت دارائی ثابت، مسئول انتظامات نسخه فرم خروج موقت دارائی ثابت را از وارد کننده (همان خارج کننده) دریافت (به عنوان سند مرجع خروجی) و پس از رؤیت دارائی، مجوز ورود برگشت کالای امانی خارج شده را صادر می نماید، دو نسخه فرم را به وارد کننده کالا تحویل و توسط وی به جمعدار اموال داده و پس از کنترل دو نسخه فرم توسط جمع دار اموال امضاء و یک نسخه نزد جمعدار و نسخه دیگر نزد وارد کننده بایگانی می شود.

نمونه روش اجرایی انبارداری و مدیریت انبار (قسمت دوم)

مطالب مشابه :

دانلود فرم رسید انبار

نمونه روش اجرایی انبارداری و مدیریت انبار (قسمت دوم)

نمونه روش اجرایی انبارداری و مدیریت انبار

فرم های انبار

قبض انبار (Warehouse Receipt)

دانلود نمونه فرم های انبار و خرید

قبض انبار