نامه های اداری

بسماللهالرحمنالرحیم

نامه اداری چیست؟

به کلیه مکاتباتی که برای وظایف محوله سازمان و توسط یکی از کارکنان ان سازمان و در فرم مخصوصی و طی تشریفات اداری تهیه شده باشد، نامه اداری گفته می شود. نامه رسمی اداری سند اداری محسوب شده و در تهیه ان این نکات باید رعایت شود:

روی فرم و کاغذ اداری سازمان مربوط نوشته شود.

محتوای ان با وظایف سازمان مرتبط باشد.

اصول نگارش مورد توجه قرار گیرد.

مقررات اداری در تهیه،ثبت و صدور ان رعایتشود.

شیوه نگارش نامه اداری

شيوه نگارش ويا فن نويسندگي که معمولاً نامه هاي خصوصي واداري وحتي کتب ومقالات را شامل مي شود ، متأسفانه از ابتداي سوادآموزي وتا زمان بهره برداري مورد توجه واقع نشده است ودر نتيجه اين امر ضعف گروهي از باسوادان وحتي فارغ التحصيلان مدارس متوسطه ودر بعضي از فارغ التحصيلان دانشگاهي نيز ديده مي شود که اغلب از نوشتن روان نويسي زبان فارسي ( زباني که به آن تکلم مي کنند ) عاجزند . در خوب نوشتن وبيان مطالب به صورت درست وروان غالباً تصور مي شود که اين فن خاص گروهي است که ذوق آن را داشته ويا در رشته هاي خاصي مثلاً زبان وادبيات فارسي تحصيل نموده باشند وبقيه اشکالي بر آنان وارد نخواهد بود چنانچه به اين فن آشنايي نداشته باشند در صورتيکه مسئله اين طور نيست .
نوشتن متون فارسي ودر حقيقت آنچه که در آغاز کارمان صحبت و يا فکر کردن است و مي بايد بعداً بر روي کاغذ بصورت نوشته در آيد نبايد بي اهميت تلقي گردد وتهيه يک گزارش ويا نامه خوب اداري نياز فراوان به آگاهي در شيوه نگارش دارد . در تهيه آن نيز رشته شغلي وتخصص ودر جه تحصيلي وذوق واستعداد سرشار نيز کافي نيست ، بنابراين يک نفر متخصص در امور فني ويا مهندسي نيز فرضاً در تهيه يک نامه اداري ويا فني ويا تهيه يک گزارش حتي براي موضوعات فني هم بايد با گزينش کلمات ، جملات ، ترکيب وتنظيم آنها با يکديگر اقدام نمايد ودر نتيجه غلط نوشتن کلمات ، جملات ونامفهوم بودن متن نامه ويا گزارش علاوه بر عدم دسترسي به نتيجه مورد نظر ، خود مشکلاتي را نيز بدنبال خواهد داشت ودر نهايت خالي از اشکال نخواهد بود . بي اعتنايي بعضي از مردم وحتي تحصيلکرده ها به فنون واصول خوب نوشتن نمي تواند دلايل آنان را در بي ارج نموده اين فن توجيه کند ، زيرا بايد قبول کرد که نگارش صحيح در هر زماني به عنوان يک نياز اجتناب ناپذير وضروري براي همه افراد جامعه مي باشد وبه ويژه براي افراد تحصيل کرده محسوس تر خواهد بود . چون توقع افراد عادي از اين گروه بيشتر است وعلاوه بر آن اين گروه از جامعه به جهت فعاليت هاي سياسي واداري واجتماعي وفرهنگي که دارند ، خوب ويا بد نوشتن آنها تاثير مستقيمي بر روي ديگران خواهد گذاشت . براي کارکنان سازمانهاي دولتي بسيار اتفاق افتاده که نامفهوم بودن ويا ناقص بودن نامه اي موجب ، سرگرداني ارباب رجوع ، مکاتبات مجدد وبيهوده ونهايتاً صرف وقت وايجاد هزينه ونيروي انساني بيموردي را شامل گرديده است . بنابراين براي کارمندان اداري بخصوص آگاهي از فنون نگارش در حد متعارف وبه مقياسي که آنها را قادر به نامه نگاري صحيح و کافي براي انجام وظايف محوه نمايد ، ضروري است وبراي رسيدن به اين مقصود لااقل مي بايستي به قواعد کلي واساسي نگارش واصو دستور زبان فارسي آگاهي کامل داشته باشند . وقتي که نامه اي بد نوشته مي شود بدان علت نيست که نمي توان خوب نوشت . کارکنان اداري عمدتاً داراي استعدادهاي متفاوت هستند ونوشتن يک نامه خوب اداري نيز چيزي جز اين نمي خواهد وبه همين دليل اگر نامه اي بد نوشته مي شود به سبب کم اهميت دادن به اين فن مي باشد نه چيز ديگر . اميدوارم مطالبي که به صورت خلاصه بيان مي شود موجبات تغيير نگرش وايجاد تحول در بهتر نوشتن مکاتبات اداري را فراهم آورد .

مکاتبات اداري :

با توجه به نقش حساس نامه نگاري ( مکاتبات اداري ) نکاتي مختصر جهت اطلاع همکاران محترم توضيح داده مي شود :

1- از تعاطي مکاتبات جلوگيري نماييم :
مکاتبات اداري مي بايستي به حداقل کاهش يابد ودر عين حال از وقت کمتر وسرعت بيشتري برخوردار باشد واصولاً کاهش مکاتبات اداري دليلي براي بد نوشتن وعدم آشنايي به فنون نگارش صحيح نخواهد بود بلکه در جهت محو آثار کاغذ بازي هاي بي مورد است

2- جلب رضايت :
جلب رضايت مردم ، چه کارکنان سازمانهاي دولتي باشد وچه ديگر افراد جامعه که مراجعان سازمانهاي دولتي را تشکيل مي دهند واز واجبات است ، خوب ، صحيح ، خوانا وبدون ايراد واشکال نوشتن کمک زيادي در جهت پيشبرد امور ودر نهايت تسهيل انجام امور مراجعات وارباب رجوع را بدنبال خواهد داشت .

3- نداشتن روحيه چاپلوسي ، تملق وريا :
تعمق ودقت در گذشته نشان مي دهد که تاثير عوامل تاريخي وسياسي در طول قرنها متاسفانه موجب شده که عده اي داراي روحيه تملق وريا باشند . وتعارفات ومبالغه هاي حقارت آميز واحترامات ريا کارانه وبيان مطالب در لباس استعاره وکنايه نيز بر اساس همين طرز تفکر وانديشيدن در کليه شئون ومنجمله مکاتبات اداري ما تاثير گذاشته است . بايد پذيرفت که امروزه جملاتي مانند : تصدقت گردم ، فدايت شوم ، بعرض ميرساند واز اين قبيل چه معاني خاضي در عرف اداري ما دارد که در کمتر جايي از کشورهاي جهان ديده مي شود . بررسي نامه هاي اداري بخصوص گذشته نشان مي دهد که اينگونه کلمات تعارف آميز جزو نامه محسوب مي گرديده است وموارد بسياري وجود داشته که احترامات بي موردي نظير « منوط به رأي عالي است » و« بعرض مي رسد تا هر طور که مقرر فرمايند اقدام گردد» و« به طوريکه ، خاطر آنجانب مستحضر است » بصورت روزمره تکرار گرديده اند .

چگونه يک نامه خوب اداري بنويسيم ؟
تنها وقتي حرفي اثر دارد که مخاطب آنرا بفهمد واز نگارش نيز بايد منظور اين باشد که نامه اثر کند ومنظوري را حاصل شود . بنابراين بايد طوري نوشته شود که حرف ماقبل درک باشد ودر غير اين صورت نوشتن نامه رنج بيهوده بودن وتلف کردن وقت است وبهمين لحاظ است که مي بايستي :

* الف – بيش از نوشتن نامه فکر کنيم :
به هنگام پيش آمدن مطلبي نمي بايستي فوراً قلم بدست گفته وبنويسيم بلکه مي بايستي در ابتدا موضوع وهدف از نوشتن را معين کنيم ، براي نوشتن ، نخست مي بايستي موضوع را کوتاه و روشن بيان نماييم ودر صورتيکه موضوع پيچيده ومبهم است در اين حال مي توان آنرا به قسمت هاي مختلف تجزيه نماييم تا بهتر قابل فهم باشد .

* ب – احساس مسئوليت وصراحت :
نوشتن جملاتي مانند « منظور به نظر عالي است » هيچ دردي را دوا نخواهد کرد بلکه نامه مي بايستي از صراحت وقاطعيت برخوردار باشد . تجربه گذشته نشان داده است که مسوم بوده نامه هاي اداري را طوري بنويسند که باصطلاح دو پهلو باشد ودر آينده قابل تفسير ، چنانچه روزي مورد سوال واقع شوند که چرا مثلاً با اين تقاضا موافقت نموده اي ، با استفاده از معاني جملات ومعني منفي که از نامه به نظر مي رسد اظهار نمايند که ما مخالفت کرده ايم وبالعکس اگر از آنها پرسش شود که به چه دليل با آن مخالفت کرده اي در صورتيکه تقاضا منطقي بوده است ، بلافاصله جواب دهند که بهمين دليل ما هم موافق بوده ايم . از نکات ديگر احساس مسئوليت نيز اين است که در حل مشکل سهيم باشيم نه اينکه اخذ تصميم درباره همه کارها با مسئول يا سرپرست باشد واز آنجا که يک نفر درباره همه مسائل نمي تواند فکر روشن وثمر بخش داشته باشد لذا پيشرفت کار ناچيز خواهد بود .

* پ – احتياج خواننده :
معمولاً به هنگام نوشتن نامه کمتر احتياج خواننده در نظر گرفته مي شود وچنين تصو مي شود که او نيز مانند ما به سابقه امر آگاهي کامل دارد ودر نتيجه چيزي که نوشته مي شود نامفهوم است ، بنابراين نامه مي بايستي طوري نوشته شود که خواننده نامه اطلاعات کلي را در ابتداي نامه بدست آورد .

*ت – مخاطب :
مخاطب نامه هميشه بايد مشخص ومعلوم باشد اعم از اينکه نامه اداري به شخص ويا به وزارتخانه ويا سازمان دولتي وغيره نوشته شود .

* ث – اهميت وتنظيم مطالب :
بهنگام مکاتبات مي بايستي مطالب آن را بر اساس اهميتي که دارند تنظيم کنيم ، بطوري که در آغاز نوشتن مطالب جزئي خودداري گردد زيرا خو.اننده را جلب نمي کند ، اساسي ترين مطلب را به صورت وشن وخيلي کوتاه در آغاز بنويسيم ودنباله را ابتدا ارائه دهيم وبهمين دليل است که تمايل خواننده را بخواندن نامه بدست آورده وتا ÷ايان نامه آن را حفظ کنيم .

*ج- بکار بردن کمات مناسب :
بکاربردن لغات مشکل وبغرنج وهمچنين کلماتي که ميزان مرتبه وفضيلت شخص را نشان دهد در نامه هاي اداري نه تنها موثر نيست بلکه موجب ناراحتي خواننده وبي اثر بودن نوشته خواهد شد چه اينکه زبان هر نامه اداري تنها وسيله اي است ارتباطي براي فهماندن ودرک مطلب وبهمين لحاظ هر چه قدر از کلمات ساده ، روشن ودقيق تر استفاده شود بهتر وراحتتر خوانده مي شود وهدف ومنظور بهتر درک مي گردد.

* چ- تقسيم بندي نامه :
هر قدر طول جملات نامه زياد ونامه سراسر ويکپاچه باشد ، بيشتر کسالت خواننده را موجب مي شود وبراي جلوگيري از اين عيب بزرگ اغلب نامه هاي اداري ، بهتر است که تقسيم بندي نامه به چندين جمله وبند وبا استفاده از اعداد وارقام با حروف صوت گيرد تا هم جملات ومفاهيم از يکديگر جدا وقابل درک باشد وهم اينکه خواننده مطالب مختلف نامه را يکي تلقي ننمايد واز خواندن ودرک هدف اصلي نامه باز نماند .

*ح- اصطلاحات اداري :
معمولاً درمکاتبات اداري يک سري اصطلاحات وکلمات روزمره وجاري بکار مي رود از قبيل : بازگشت به : عطف به – درپاسخ – پيرو – اقدام مقتضي – اقدام لازم – ارسال مي شود – ايفاد مي شود – اشعارمي دارد – به اطلاع مي رساند – به آگاهي مي رسد – شايسته است – مقتضي است – خواهشمند است دستور فرمايند و… که در مکاتبات موجود آنان نقش مهمي ا در نامه هاي اداري بازي مي نمايند وکمتر کسي است که بهنگام مطالعه نامه هاي اداري باينگونه کلمات برخورد ننمايد .

هر يک از موارد فوق در جايي خاص بکار مي روند ودر بعضي موارد بکاربردن آنها الزامي است . مثلاً کلمه « بازگشت » و« در پاسخ » و« عطف » بهنگام جواب دادن نامه اداري حتماً مي بايستي ذکر شوند در غير اينصورت موجب مکاتبات متعدد خواهد بود وبا ذکر اين کلمه در بسياري موارد مي توان از آن جلوگيري نمود ويا کلمه « پيرو » بهنگام تعقيب وپيگيري اموي که ناتمام وبي جواب مانده است ، ضروري است .

*خ- پايان نامه اداري :
معمولاً نامه هاي اداري نوعي تقاضا ودرخواست وبا پاسخ مطالب .تقاضاهاي خواسته شده مي باشند ويا اينکه نامه هاي اداري براي اداي توضيحات مطلبي نوشته مي شود . بهر صورت وقتي مکاتبه اي صورت مي گيرد چه جنبه هاي فوق را داشته باشد ويا نداشته باشد ، ادب ايجاب مي نمايد که با احترام نگاشته شود وبهتر است که در ابتداي نامه معمولاً با سلام واحترام ويا با تقديم سلام واحترام گذاردن ودر پايان تشکر کردن بهر صورت وعنواني مطرح گردد.

چگونه یک نامه اداری بنویسیم؟

نامه های اداری نقش اساسی در بیان مفاهیم بهره وری در هر سازمانی را به عهده دارند . در واقع با تحلیل محتوایی نامه های یک اداره می توان نقش آموزش ، سازماندهی ، هدف گذاری و .... را بازیابی کرد. بی شک کسانی که در طول روز با سازمانها در ارتباط هستند ، نامه های متعددی را دیده اند ، بخش قابل توجهی از این مکاتبات اداری فاقد طرح مناسب و حتی در بسیاری مواقع پیچده و نامفهوم است .
برای نامه نگاری پیش از آنکه به نوشتن اقدام شود باید به چند نکته توجه داشت :
- ابتدا یکبار آنچه را که می خواهیم ، در ذهن مرور کنیم .
- دایره لغات مورد استفاده را گسترش دهیم
و ایجاز در سخن را فراموش نکنیم ( کم گوی و گزیده گوی چون در )

ساختار نامه :

نامه نگاری پیش از آنکه ساختار تعریف
شده ای داشته باشد ، حاصل ذوق و دانش پس زمینه نویسنده است . به جز نامه های معمولی که تکراری و حاوی موضوع مشخصی است ، نامه های اداری دیگر بنا به سنت یا تمایل مجموعه اداری از ساختار ویژه ای استفاده می کند . در این مقاله سعی شده تا به شیوه های رایج و پر کاربرد ساختار نامه نویسی اشاره شود .

الف) عنوان نامه
عنوان نامه یا مخاطب نامه می تواند شخصیت حقیقی یا حقیقی باشد ، برای طرح مخاطب نامه باید به چند نکته توجه داشت :
1- در نگارش مخاطب نامه بهتر است ابتدا شخصیت حقیقی فرد، سپس شخصیت دقیق حقوقی وی ذکر شود به عنوان مثال :
جناب آقای دکتر ...
رئیس محترم ...
2- چنانچه به هر دلیل از ذکر شخصیت حقیقی افراد خودداری می کنیم به
شیوه های زیر از شخصیت های حقوقی نام
می بریم :
- رئیس محترم سازمان ، بهتر است بنویسیم   ریاست محترم سازمان
- مدیر کل محترم ، بهتر است بنویسیم مدیریت کل محترم
- مدیر محترم   ، بهتر است بنویسیم   مدیریت محترم

3- در نگارش مخاطب نامه بهتر است بین عنوان پست سازمانی مسئول و سازمان مربوطه تناسب برقرار شود . به عنوان مثال
برای سازمان بهتر است بنویسیم   ریاست نه اینکه مدیر محترم سازمان
برای اداره کل بهتر است بنویسیم   مدیر کل نه اینکه رئیس اداره کل
برای اداره   بهتر است بنویسیم رئیس اداره نه اینکه رئیس محترم اداره

نکته : در برخی اداره ها ، به ویژه مراکز نظامی ، ابتدای نامه را به صورت زیر
می آورند :

از :
به :
موضوع :

این روش گرچه مزایایی مثل صرفه جویی در وقت را به همراه دارد ، اما از لحنی دستوری پیروی می کند به ویژه اینکه اگر موضوع در خواستی یا اطلاع رسانی شما با توضیحات همراه باشد باید بنویسید ((در زیر آمده است )). این روش همانگونه که گفته شد ، در اماکن و اداره های خاصی کاربرد دارد .

حاشیه نامه
تمامی نامه های اداری یک سند محسوب می شود . لذا همانگونه که در بسیاری از اسناد قدیمی ملاحظه می شود لبه ها به دلیل تماس زیاد دست یا برخورد با کاغذ های دیگر دچار خوردگی می شود . به همین دلیل معمولی ترین فاصله برای تمامی مکاتبه ، حتی پیش نویس ، رعایت
می گردد . بهتر است فاصله حاشیه نامه به به صورت زیر باشد .
1- فاصله از بالا 4 سانتیمتر
2- فاصله از پایین 3 سانتیمتر
3- فاصله از راست 4 سانتیمتر
4- فاصله از چپ 2 سانتیمتر
نکته :
اولین خط نامه با کمی فاصله نوشته
می شود یعنی اگر فاصله خط از راست صفحه کاغذ 4 سانتیمتر باشد ، فاصله نخستین خط نامه 4/5سانتیمتر خواهد بود .

چگونه یک نامه اداری بنویسیم:

نگارش نامه پیش از آنکه حاصل مهارتهای الگوبردار باشد، نتیجه ذوق و ممارست در نوشتن است، آنچه که پیش روی شماست بخش دوم مقاله ای است که توسط همکارمان آقای محمود رنجبر مدیر محترم فرهنگی و فوق برنامه و کارشناس ارشد زبان و ادبیات فارسی تهیه شده است. تقسیم بندی های این مقاله بر اساس تجارب نویسنده و برخی منابع نظیر «شیوه نامه نویسی» است. نویسنده در این مقاله سعی دارد پس از بررسی نامه نویسی، به شیوه های گزارش نویسی و بخشنامه نویسی بپردازد. در این راه نیز امیدوار است خوانندگان محترم با طرح نظرها و پیشنهادهای خود وی را یاری دهند.

قراردادهای عمومی:
امروزه به همت وجود برنامه های نرم افزاری تایپ نامه از ساختار و انسجام بسیار خوبی برخوردار است. اما با همه توجهی که در برنامه نویسی رایانه ای به ویژه در نرم افزار word لحاظ شده است برخی موارد به بسط ارتباط با مخاطب کمک خواهد کرد به ویژه آنکه ساختار نامه های اداری را نیز یکدست می نماید. لذا پیشنهاد می شود موارد زیر در نامه نگاری رعایت شود:

1ـ کلیه نامه های اداری ـ‌ حتی آنها که به ظاهر مهم نیستند ـ یک رونوشت داشته باشد و بایگانی شود.

2ـ کلیه نامه های اداری بر روی سربرگ اداره مربوطه نوشته شود، نوشتن مطالب و درخواست های اداری در کاغذهای بدون سربرگ غیر عرف است.

3ـ در نامه هایی که ادامه دار باشد، صفحات دوم و سوم شماره گذاری می شود. در آخرین خط صفحه نخست نیز برای اطلاع مخاطب از ادامه نامه باید علامت % را به کار برد.

4ـ حروف چین (تایپیست) در پایان نامه علامت رمز (بهتر است یک شماره و حرف اول نام خانوادگی) خود را در پایان نامه ذکر کند. این کار دسترسی بعدی به فایل نامه و حرف چین را آسان می کند.

5ـ بهتر است در پایان نامه، نویسنده ابتدا نام حقیقی خود و پس از آن نام حقوقی را بیاورد و امضاء نماید. به عنوان مثال:

محمد رضا آرمان مدیر دبستان حقیقت

6ـ در حاشیه سمت راست می توان پیامهایی نظیر تبلیغ برنامه ای خاص یا حدیث از بزرگان دین متناسب با زمان نگارش نامه را نگاشت.
7ـ در حروف چینی توجه شود که چنانچه نامه ای نیاز به حاشیه نویسی (پاراف) داشت، جای مناسب برای آن وجود داشته باشد. بنابراین نویسنده باید توجه کند نامه هایی که تقریباً طولانی است در کاغذ a4 نگاشته شود.

8ـ در تمامی سربرگ ها علاوه بر آرم سازمان مربوط، نشانی دقیق پستی، پایگاه اینترنتی، شماره تلفن و ایمیل اداره مربوطه ذکر شود، چنانچه سربرگ فاقد نشانی پستی بود، حروف

چین می تواند آن را در انتهای نامه به فاصله نیم سانت از پایین کاغذ با قلم متفاوت از متن نامه تایپ کند.

9ـ اگر نامه های اداری با مضامین محرمانه باشد باید در فایل رایانه ای با کد رمز محفوظ باشد، در گوشه سمت چپ با قلم زیر خط دار و خط ایتالیک درشت تر از خط متن نوشته شود «محرمانه»، چنانچه قصد دارد که نامه مذکور بدون هیچ واسطه ای به دست مخاطب برسد، نوشته شود «محرمانه مستقیم». این عمل بر روی پاکت نامه نیز انجام گیرد.

10ـ رونوشت نامه ها به دو منظور ارسال می شود: 1ـ جهت اطلاع؛ 2ـ اقدام. بنابراین در نگارش نامه ها، اگر برای درخواست باشد عمدتاً «جهت اطلاع (استحضار)» به افراد رونوشت می شود، اگر چنانچه جنبه امری داشته باشد «جهت اقدام» رونوشت می شود.

محتوا:
نامه های اداری عمدتاً به دو گونه درخواستی و امری تقسیم می شود:

الف) نامه های درخواستی:

1ـ سرآغاز نامه های درخواستی به شکل زیر پسندیده تر است:

ـ با سلام و احترام، به استحضار می رساند:
ـ سلام علیکم
به استحضار عالی می رساند:
ـ با سلام و نهایت احترام، به عرض می رساند:

نامه های درخواستی عموماً برای مقام بالا دست نگاشته می شود، به ویژه آنکه شناسه فاعلی جمله ها از اول شخص به سوم شخص تغییر می یابد که قصد نویسنده نامه احترام و ارزشگذاری به مقام مخاطب می شود. به عنوان مثال:

ریاست محترم جمهوری اسلامی ایران
با سلام و احترام، به استحضار عالی می رساند: مردم شریف و زحمتکش گیلان ............. لذا از آن مقام منیع تقاضا دارد نسبت به بخشودگی سود اقساط کشاورزی، دستور اقدام لازم را عنایت فرمایند.

2ـ در نامه های درخواستی از به کار بردن کلمات احساسی و در عین حال زیاده گویی اجتناب شود، کلمات و جملات کلیدی می تواند با کلمات ایتالیک یا با نشانگرها برجسته شود تا اصل مطلب به مخاطب انتقال یابد.

3ـ در بند (پاراگراف) درخواست، جملات زیر شایسته است:

ـ لذا تقاضا می شود
ـ متمنی است دستور فرمایند
ـ لذا مقتضی است عنایت فرمایند تا ...

ب) نامه های امری:

1ـ نامه های امری در خطاب به افراد همپایه یا همکاران تابع از شیوه های معمول در نامه های درخواستی پیروی نمی کند، بنابراین شناسه های فاعلی به همان شکل سوم شخص طرح می شود.

2ـ سرآغاز نامه های امری به شکل زیر پسندیده تر است:

ـ با سلام، به اطلاع می رساند:
ـ با سلام و احترام، همانگونه که مطلع هستید ...
ـ با سلام، بازگشت به جلسه مورخه ...

3ـ در بخش ارایه دستور برای انجام کار یا اطلاع رسانی به افراد همپایه یا همکاران تابع، از جملات زیر بهره می گیریم:

ـ خواهشمندم دستور فرمایید
ـ لطفاً ترتیبی اتخاذ فرمایید
ـ لطفاً دستور فرمایید
ـ استدعا دارم عنایت فرمایید

در خطاب به کارکنان مجموعه مدیریتی خود پس از ذکر امر یا دستور انجام کاری، موارد زیر رایج است:

ـ بنابراین شایسته است اقدام لازم را در این زمینه مبذول دارید.
ـ لذا مقتضی است نسبت به رعایت موارد مذکور عنایت بیشتری داشته باشید.
ـ شایسته است موارد مذکور در تمامی امور به اجرا درآید.
ـ بنابراین لازم است از این پس توجه بیشتری به رعایت موارد مذکور داشته باشید.

انواع نامه های اداری

نامه های وارده

کلیه نامه هایی که از خارج سازمان و یا واحد دریافت شده باشد.

نامه های صادره

تمامی نامه هایی است که از سازمان یا واحد تهیه کننده به خارج از سازمان فرستاده شده باشد.

نامه های محرمانه

مکاتباتی هستند که اطلاع از مفاد ان برای همه کس مجاز نبوده و فقط افراد خاصی در سازمان می تواننداز موضوع ان اگاهی پیدا کنند. به چنین مکاتباتی اسناد طبقه بندی شده گفته می شود.

نامه با ماهیت اطلاعی یا خبری:

محتوای اینگونه نوشته ها اطلاع رسانی و ارائه نتیجه یک اقدام می باشد. نوشتن این نامه ها در دو جهت ، واحد یا مقام پایین به بالا و از بالا به پایین مبادله می شود.

نامه با ماهیت دستوری :

اینگونه نوشته ها ازمقام بالا خطاب به کارکنان یا موسسات زیرمجموعه تهیه و ابلاغ می شود و انجام کار یا نتیجه اقدامی را می خواهد.

3- نامه با ماهیت درخواستی:

اغلب نوشته های بین سازمان ها ، واحد ها و اشخاص از موسسات ماهیت درخواستی دارند درآن و تقاضای مطرح می شود که معرف آن واژه " خواهشمند است " می باشد.

4- نامه با ماهیت باز دارندگی :

محتوای این گونه نوشته ها که می تواند با دستوری یا درخواستی باشد انجام کاری را منبع و یا اقدام و حرکتی را متوقف می سازد.

5- نامه با ماهیت هماهنگی :

این گونه نوشته ها بین واحدهای مختلف یک سازمان مبادله و یا از مقام بالای سازمانی به واحدهای زیرمجموعه ارسال می شود. محتوای این گونه نوشته ها ، ایجاد هماهنگی درانجام امور می باشد.

ب- نامه های اداری از دیدگاه سطوح ارتباطی

نوشته های اداری گیرنده و فرستنده به دو گروه تقسیم می شوند:

1-نامه های درون سازمانی

این گروه ازنامه ها کاربرد داخلی دارند:

مثال :

-نامه از مقام یا واحد بالاتر به واحد یا مسوول پایین تر

-نامه بین دو واحد یا مقام هم سطح دریک سازمان

- نامه از مقام یا واحد پایین به مقام واحد بالا

- نامه کارکنان به روسا و یا واحد های درون سازمانی

2- نامه های برون سازمانی

این گروه از نامه ها کاربرد خارج از تشکیلات دارند.

مثال:

نامه از یک سازمان به سازمان دیگر

نامه از واحدی در یک سازمان به واحد درون سازمان دیگر

نامه از یک سازمان به اشخاص حقوقی برون از سازمان

نامه از یک سازمان به اشخاص حقیقی خارج از سازمان

-پ نامه های اداری ازلحاظ واحد اقدام کننده :

هریک از واحد های اداری که نامه ای تهیه می کنند در عرف اداری نام آن واحد را به خود می گیرند مثلا " نوشته هایی که در ذیحسابی و حسابداری تهیه می شود به نام " نامه های مالی " خوانده می شود. ازاین دیدگاه می توان انواع نامه ها را برشمرد:

نامه های اداری – نامه های مالی – نامه ی فنی – نامه های آموزشی – نامه های بازرگانی – نامه های حقوقی و...

ت- نامه های اداری از لحاظ زمان اقدام :

از این دیدگاه نامه ها به دو دسته تقسیم می شوند :

1-نامه های عادی :

این گونه نامه ها مسیر ارتباطی خود را از مبدا تا مقصد وبر عکس به صورت عادی طی می کنند .

2- نامه های فوری :

این گونه نامه ها که محتوای آن باید به سرعت مطالعه و مورد اقدام قرارگیرد از مبدا با مهرفوری مشخص می شود و مراحل تهیه و تایپ و ثبت و ارسال آن خارج از نوبت سایر نامه ها انجام می شود . در سازمان گیرنده هم به محض " رویت 11مهرفوری" خارج از نوبت ثبت وبه اقدام کننده ارجاع می شود . نامه ی فوری 48 ساعته باید مورد اقدام فرا گیرد. در سیستم اداری واژه های دیگری نیز برای نامه های فوری به کار برده می شود که برگرفته از پیام های نظامی است . مانند:

فوری (48ساعته )

خیلی فوری(24ساعته )

آنی ( به محض وصول ) اما نامه های اداری در صورتی که ضرورت ایجاد کند تا به محض وصول مورد اقدام قرار گیرد" اقد ام سریع " نوشته می شود .

ث- نامه های اداری از لحاظ حساسیت و امنیت :

نوشته های اداری از نظرتهیه و نگهداری و محدودیت مخاطب به دو نوع تقسیم می شوند.

نامه های عادی :

این نوع نامه ها که بیشترین حجم نامه های اداری را تشکیل می دهد از نظرسازمانی ممکن است دارای حساسیت هایی باشد ولی این وجود مسیرگردش سازمانی آنها ازتهیه کننده تا مقصد به صورت عادی انجام می شود .

2- نامه های طبقه بندی شده :

این نوع نوشته ها از درجه ی اهمیت و حساسیت و مقدارمراقبتی که باید در حفظ آنها بشود به چهار دسته تقسیم می شود:

*محرمانه

*خیلی محرمانه

*سری

* به کلی سری

مطالعه " قانون مجازات افشای نامه های طبقه بندی " و آیین نامه های مربوطه برای کسانی که با این گونه نامه ها در ارتباط می باشند توصیه می شود.

نامه های اداری

مطالب مشابه :

شيوه نامه ي نگارش نامه هاي رسمي و اداري

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی

نمونه نامه های اداری

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی ( فوری)

چگونگی تهیه و تنظیم نامه های اداری

شیوه نگارش نامه اداری

متن نامه های اداری و رسمی

دانلود کتاب شیوه های نگارش نامه های اداری

نامه اداری

طرز نوشتن نامه (شخصی و اداری) به زبان انگلیسی