بررسی و کنترل فرمها 20

تعریف فرم

فرم یکی از ابزارهای برقراری ارتباط است که برای دریافت اطلاعات خاصی به صورت مکتوب تهیه و تنظیم می شود.

انواع فرم

فرمها برحسب دو عامل ذیل دسته بندی می شوند :

1- قلمرواستفاده

2- کار و وظیفه ای که انجام می دهند.

1- انواع فرم برحسب قلمرو استفاده

الف – فرمهای داخلی: این فرمها در بخش کوچکی از سازمان استفاده می شوند .

ب – فرمهای استاندارد : این فرمها در کلیه قسمتهای سازمان استفاده می شوند. (مثل برگه مرخصی)

2- انواع فرم بر حسب کار و وظیفه ای که انجام می دهند

1- فرمهای پرسنلی

2- فرمهای مالی

3- فرمهای آموزشی

4- فرمهای تدارکاتی

5- فرمهای تعمیرات و نگهداری وسایل

6- فرمهای متفرقه

هدف از بررسی و کنترل فرم

هدف از بررسی و کنترل فرم طراحی ،اصلاح و بهبود فرمهای مورد نیاز سازمان و حذف فرمهای اضافی و تهیه فرمهای مورد نیاز با حد اکثر بازدهی و حد اقل هزینه می باشد .

مراحل بررسی و کنترل فرم

1- بررسی فرمهای موجود

2- تجزیه و تحلیل فرمهای موجود

3- تهیه طرح پیشنهادی برای فرمهای مورد نیاز

1- بررسی فرمهای موجود

دراین مرحله آنالیست نمونه ای از فرمهای موجود سازمانی را جمع آوری و با دقت در شکل ظاهری آنها و موارد مندرج در آنها و همچنین ترتیب قرار گرفتن و نحوه تخصیص جا برای هر قسمت آن و نوع کاغذ و سایر مشخصات فرم را دقیقاً شناسایی می نماید .

2- تجزیه و تحلیل فرمهای موجود

دراین مرحله آنالیست با تجزیه و تحلیل اطلاعات موجود به بررسی نقایص،کاستی ها،ایرادات و نارسایی های فرمهای موجود می پردازد.

برخی از سوالاتی که در این مرحله بایستی پاسخشان مشخص گردند به شرح ذیل هستند.

1- چه فرمی مورد بررسی است؟

2- آیا کلیه نسخ این فرم ضروری است؟

3- آیا محتوای فرم برای کسانی که آن را بکار می برند واضح و قابل درک است؟

4- آیا اندازه فرم مناسب است ؟

5- آیا فرم اطلاعات مورد نیاز را تأمین می کند؟

3- تهیه طرح پیشنهادی برای فرمهای مورد نیاز

دراین مرحله آنالیست با استفاده از اطلاعات مراحل قبل گامهای زیر را بر می دارد:

1- تعیین هدف فرم

2- تعیین عنوان فرم

3- تعیین شماره یا کد فرم

4- نظر خواهی از تکمیل کنندگان و استفاده کنندگان از فرم

5- تعیین اطلاعاتی که در فرم درج می شود

6- تهیه طرح فرم

7- استفاده آزمایشی از فرم در یک واحد نمونه

8- جرح و تعدیل فرم با استفاده مؤثر از باز خور

9- تهیه فرم نهایی

بررسی و کنترل فرمها 20

مطالب مشابه :

سایت جدید مجوز خروج تاکسی از شهرستان بوکان

تايپ دادخواست به دادگاه نخستین و پرينت آن بر روي نمونه فرم يا کاغذ A4

مقررات اداری و انضباطی در خصوص ورود و خروج کارکنان

واحد عملی درس تجزیه و تحلیل و طراحی سیستم

فرم قرارداد کار برای مدت معین در دفاتر اسناد رسمی

بررسی و کنترل فرمها 20

فرم قرارداد کار برای مدت معین در دفاتر اسناد رسمی

فایل اکسل صدور حکم کار گزینی همکاران شاغل در آموزش و پرورش