یک منشی خوب می بایستی بداند.

این دوره معمولا هر شخصی که کاری پیدا نمی کند در وحله آخر به پشت میز نشینی و تیپ زدن علاقه مند است به منشی گری روی می آورد و معمولا هم با انجام ندادن درست وظایف یک منشی پس از دوره ای با بهم ریختن وضعیت سازمانی اخراج و یا ترک به کار می نماید و یا کارهای کارکنان سازمان را زیاد می نماید.

در این صفحه برخی از مواردی که یک منشی می بایست بداند را آوردهام چرا که یک منشی در مقام کارهای اجرای از مدیر خود اهمیت بیشتری دارد.

محورهاي اصلي بحث :

مباحث رفتاري – سازماني و مديريتي

1- مباحث تكنيكي و اجرائي ( نگارش نامه ها ، تلفن ، جلسات )

برخي از مهارتها : تايپ ،‌ ثبت و پيگيري نامه ها ، بايگاني ، نگارش نامه و گزارشات ، تند نويسي ، تنظيم كارتابل مدير، تنظيم جلسات و ملاقاتها ، چيدمان اتاق و فضا ، مهارت كار با تجهيزات ، تنظيم سفر مديران .

نكات مقدماتي :

يك مسئول دفتر حرفه اي ضمن مديريت خويش ،‌ امور دفتر مدير را با آرامش و دقت لازم مديريت و هماهنگ مينمايد .

دستيار مدير است و در مواردي درحد قائم مقام وي ايفاي نقش ميكند .

شايسته است مسئول دفتر با نمايش توانائي ها ، سرعت عمل ،‌ تعهد و دلسوزي خود ،‌ اعتماد و اطمينان هر چه بيشتر مدير را جلب و واگذاري اختيارات بيشتر را موجب شود .

مسئول دفتر دستيار مدير است و به منظور كمك و انجام امور ارجاعي از سوي مدير انتخاب شده و بلافصل از او دستور ميگيرد .

آشنايي با مباحث سازمان و مديريت :

مفهوم سازمان : مجموعه اي از افراد و پست هاي سازماني كه با روابط و حيطه اختيارات مشخص در جهت هدف يا اهداف مشخصي فعاليت ميكنند . در سازمان خطوط دستور دهي و گزارش گيري كاملاً مشخص ميشود .

ساختار و چارت سازماني :

نحوه طراحي يك سازمان و يا چگونگي آرايش فعاليت ها ،‌ منابع و امور و نيز ارتباط آنها با يكديگر در ساختار سازمان متجلي مي شود .

اعضاي هيئت مديره :

موظف : در سازمان داري پست مي باشد .

غير موظف : در سازمان پست و مسئوليت مشخصي ندارد و تنها در هيئت مديره رأي و نظر ميدهد .

نمودار سازماني (Organization Chart) : چگونگي تقسيم كار ،‌ طبقه بندي وظايف و ارتباطات بين واحدهاي شاغل با افراد در سازمان را نمايش ميدهد .

عناصر اصلي سازمان :

نيروي انساني

ابزار و امكانات

قوانين و مقررات

روش انجام كار

سرمايه

بودجه و ...

جلسات و گرد همايي ها :

نكات قابل توجه در هماهنگي و تنظيم جلسات :

موضوع

زمان ( تاريخ ، ساعت )

مكان

حاضرين

دستور جلسه

ملزومات (پذيرايي ، چگونگي ارائه جلسه و ... )

اقدامات و ملزومات براي ارائه جلسه :

با هماهنگي مدير و در نظر گرفتن چگونگي نحوه ارائه جلسات :

هماهنگي با نگهباني درب ورودي در خصوص پاركينگ و يا گرفتن ماشين جهت بردن و آوردن ميهمان ها .

در صورت لزوم در يك گردهمايي يا كنفرانس در تابلوي اعلانات ورودي خير مقدم نصب شود .

آماده كردن برخي پرونده ها كه در جلسات نياز ميباشد .

پذيرايي

ميز گرد (ميكروفن ، ضبط و نوار ، ويدئو پروژكشن ، وايت برد ، كاغذ و قلم )

نكته : از گذاشتن جلسات با موضوعات فكري و خسته كننده حتي المقدور در آخر وقت اداري يا آخر هفته كاري جداً خودداري شود .

نكات لازم جهت برگزاري جلسه براي بيش از 2 نفر (هماهنگي زمان جلسه ) :

پست يا مقام سازماني فرد مدعو ( موقعيت سازماني ؟)

دريافت وقت « با در نظر گرفتن پست سازماني » : با توجه به اين موضوع كه مقام ارشد چه كسي ميباشد ، وقت را با هماهنگي ايشان در نظر بگيريد .

قطعي كردن جلسه ( ثابت ) با همه مدعوين و به اطلاع رسانيدن محل و موضوع دقيق جلسه ( نهايي كردن )

تهيه صورتجلسه :

نوشته اي كه در آن خلاصه گفتگو هاي اعضا به تحرير در آورده و به عبارتي شرح ماوقع به صورت خلاصه در خصوص موضوع جلسه پرداخت شود . ( ضبط جلسه )

تايپ صورتجلسه

گرفتن امضا از حاضرين در جلسه

تكثير به تعداد

بايگاني

نكته : مكان جلسه بهتر است براي افراد مدعو خارج از سازمان ، اتاق مناسبي همچون اتاق كنفرانس يا اتاق جلسات و در برخي شركت ها در نظر گرفته شود .

انواع صورتجلسه :

صورت جلسه مشروح : تمامي مطالب نوشته ميشود .

صورت جلسه نيمه مشروح : مطالب مهم نوشته ميشود .

صورت جلسه خلاصه : نتيجه نوشته ميشود ، بخشي از مطالب مهم بصورت فرم ، تصميم نهايي نوشته ميشود .

ادامه بخش مهارتها :

جانشين پروري

برنامه ريزي سفر مديران و همراهان

چيدمان فضاي كاري

جانشين پروري : مسئول دفتر بايستي همواره براي كارهاي خويش ، فرد جانشين يا جايگزيني را در نظر بگيرد . آموزش يكي از همكاران يا كاركنان حوزه مديريت با اطلاع و موافقت مدير مربوطه ،‌ به دليل اينكه در شرايط خاص ، جانشين بتواند با آشنايي و آگاهي كامل وظايف او را انجام دهد و وقفه اي در كارها پيش نيايد .

نكات لازم در امر جانشين پروري :

pass word كامپيوتر و ...

هر چيز در كجا قرار دارد . فايل هاي تايپ شده و ...

از فرمت و تيپ پرونده ها اطلاع داشته باشد .

برنامه روزانه كاري زمان جايگزيني به او منتقل شود .

نكته : هرگز مسئول دفتر نبايد نگران باشد كه وقتي كارها را به ديگري واگذار ميكند ، ممكن است او جايگاه سازماني را بگيرد .

برنامه ريزي سفر مدير :

مديران براي انجام وظايف خود گاهي به شهرها يا كشورهاي ديگر سفر ميكنند . مسئول دفتر بايستي برنامه سفر مديران را به دقت تنظيم و هماهنگ نمايد . در صورتي كه در سازمان شما واحدي نظير تداركات امور مسافرت ها باشد – لازم است اطلاعات سفر مدير را در اختيار آنها قرار داده و مدام پيگيري نماييد .

نكات مهم در برنامه ريزي سفر مديران :

نحوه مسافرت ( هوايي ، زميني )

تاريخ و ساعت رفت و برگشت سفر

مقصد و موضوع مسافرت و همراهان

داشتن اطلاعاتي در خصوص وضعيت جغرافيايي محل سفر ( آب و هوا ، بهداشت ، غذا و ...‌ )

مشخصات دقيق و قرار ملاقات هاي مدير ( تاريخ ، ساعت ، مدت زمان جلسات ، محل ، موضوع ، اسناد و مدارك مورد نياز )

رزرو هتل

مشخصات پرواز

داشتن شماره تماس و فاكس يا پست الكترونيكي براي برقراري ارتباط در صورت لزوم

كليه اسناد و مدارك و پرونده هايي كه مدير بايد در اين سفر به همراه داشته باشد ، جمع آوري كرده و در پوشه اي قرار داده و روي پوشه ليست اسناد را ذكر كنيم .

حصول اطمينان از اعتبار پاسپورت و ويزاي دريافتي تا تاريخ خاتمه مسافرت كنترل بليط (تأييد زمان – نام مسافر – مسير - ... درج صحيح اطلاعات )

از مدير درخواست كنيم جانشين خود را در مدت سفر معرفي نمايد

از يك هفته بوسيله نامه مدت زمان سفر ايشان را به واحد هاي مختلف اعلام و جانشين موقت را معرفي نمائيد .

از مدير سؤال شود در غيبت ايشان چه اموري حتماً بايد صورت گيرد .

برخي ملزومات سفر مديران :

كارت ويزيت

كاتالوگ سازمان و هداياي مناسب

سربرگ سازمان

دفتر يادداشت

ارز و ماشين حساب

اسناد مورد نياز

فكس هاي مربوط به تأييد قرار ملاقات ها و تأييد مورد ملاقات

مشخصات كامل پرواز ، هتل ها و قرار ملاقات ها

اطلاعت لازم جهت برنامه ريزي يك سفر :

پرونده اطلاعاتي ( جدول هاي مسافرتي ) در خصوص امكانات پروازها و امتيازات گوناگوني كه آژانس هاي مختلف داخلي و خارجي ارائه مينمايند .

آدرس برخي از آژانس هاي مسافرتي

آدرس برخي از هتل ها در مكان هاي مختلف و معمول

پرونده اطلاعاتي مربوط به نقشه كشورها و شهرهاي مختلف

برخي اقدامات پس از سفر :

ارائه گزارش كاملي از اموري كه در غياب مدير صورت گرفته .

تهيه بخشي از گزارش سفر

تحويل بليط و ليست سفر و ارائه به امور مالي

ارسال نامه تشكر جهت ميزبان

بايگاني مجدد كليه اسناد و مواردي كه به مدير در جريان سفر تحويل شده است .

+++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

فرم هاي اداري و روش به كارگيري آنها :

فرم هاي امور اداري مورد استفاده عموماً سه دسته هستند :

فرم هاي درون سازماني ( مرخصي ، درخواست كالا از انبار ، درخواست آژانس )

فرم هاي درون سازماني يك واحد ( فرم پيگيري ، دعوت به جلسه ، پيام تلفني و ... ) كه به ابتكار خود واحد طرح ريزي ميشود .

فرم برون سازماني ( نام سازمان ، نام واحد ، آدرس كامل و اينترنتي ، شماره تلفن و فكس ، فرم اعلام وصول ، سفارش خريد ، فرم صورتحساب و ... ) .فرم ها بايد در محل و قابل دسترسي كاركنان نگهداري شود .

چيدمان و آراستگي فضاي كار :

فعاليت هاي كاري شما بايد مرتب باشد .

فضا آرام و آراسته باشد .

از نظر رنگ و ترتيب set باشد .

لوازم سر جاي خودش قرار گيرد .

كمد يا كشوي لوازم شخصي داشته باشيد .

محلي كه پرونده ها نگهداري ميشود ، امنيت داشته باشد .

در آخر وقت اداري هر چيزي در سر جاي خود قرار بگيرد و همه چيز مرتب باشد .

لوازم التحرير مناسب و اوليه كار در دسترس باشد و ضمناً تميز باشد .

بايگاني به روز باشد .

زونكن ها مرتب و يك دست باشد .

چيدمان وسايل به گونه اي باشد كه تردد خود و ديگران را دچار مشكل نكند .

تقويم كاري ، دفتر يادداشت ، كاغذ يادداشت و ... حتماً داشته باشيد .

در صورت امكان يك شاخه گل .

ساير توصيه ها جهت بهبود فضاي كاري :

تا جايي كه ممكن است دور بريزيد يا بازيابي كنيد .

فوراً تصميم بگيريد و كاغذ ها را زير و رو كنيد .

چيز هاي مشابه را با هم و كنار هم قرار دهيد .

پرونده هاي اداري داراي كد و عناوين ساده باشد .

فقط وسايلي كه اغلب از آنها استفاده ميكنيد نزديك خود قرار بدهيد .

فقط در سر رسيد و فهرست طرح ها و يا كارهاي روزانه يادداشت پيگيري بنويسيد .

همه چيز را به سرعت بايگاني ، و در جاي خود قرار دهيد .

بايگاني خود را ساده و همان روز صفر كنيد .

در پايان روز ميز كار خود را تميز كنيد .

+++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

ارتباطات :

تعريف :هر نوع تماس بين دو يا چند نفر به منظور انتقال اطلاعات و يا احساسات .

انواع ارتباطات :

رسمي

كلامي

غير رسمي

غير كلامي

انواع ارتباطات انسان :

انسان با انسان ( جامعه ، خانواده )

انسان با محيط ( طبيعت ، گياهان ، جانوران )

انسان با ماوراء الطبيعت ( ارتباط با خدا )

اصول برجسته در ارتباطات و رفتار :

همه كارهاي ما نوعي ارتباط است :

كلمات و زبان بين 8 تا 24 درصد پيام را تشكيل ميدهد .

لباس ، طرز نگاه ، نوع راه رفتن و ... همه در انتقال احساس و ذهنيت ما مؤثرند .

38% از استنباط اوليه از هر عبارت مربوط به لحن و آهنگ بيان است .

رفتار ، رفتار مشابه مي آفريند .

آنگونه كه با ديگران ارتباط برقرار ميكنيم با ما ارتباط برقرار ميكنند .( مقابل به مثل رواني )

مهم نوع دريافت پيام است نه ارسال آن .

ارتباط واقعي پيامي است كه گيرنده دريافت ميكند .

مهمترين تأثير ارتباط بستگي به آغاز ارتباط و انتقال پيام دارد .

ارتباط يك خيابان دو طرفه است .

كافي نيست كه خوب و منطقي بگوييم ، بايستي نظر گيرنده را هم در مورد پيام شنوا باشيم .

اختيار زندگي خود را به ديگران نسپاريد .

نكاتي پيرامون روابط اداري

روابط اداري با مدير

روابط اداري با همكاران

روابط اداري با كاركنان جديد الاستخدام

روابط با مراجعان عادي

ارتباط با مدير :

دقت كنيد مدير چه ميخواهد و چه دستوري صادر كرده است .( با دقت به او گوش دهيد )

پرهيز از سؤالاتي بي مورد و تكراري و مراجعه مكرر به مدير .

سرعت عمل در ارائه اطلاعات و گزارش هاي درخواستي مدير .

هميشه مدير را در جريان امور قرار دهيد .

در صورت لزوم و ضرورت اضافه كاري را قبول كنيد .

در صورت نياز از او بخواهيد كه توضيح بيشتري دهد .

سعي كنيد كه روحيات و عادات او را بشناسيد .

در رابطه با همكاران بايد :

در انجام وظايف ، خود را با مقررات و قوانين اداري تطبيق دهيد .

به آنها نشان دهيد كه با هم عضو همان گروه هستيم و تفاوتي با ايشان نداريم .

حقوق و خواسته هايشان را مورد نظر قرار ميدهيم و با ايفاي نقش اساسي خود در جلب همكاري ، دوستي ، احترام ، پذيرش مسئوليت ها و وظايف آنها را ياري كنيم .

نفوذ ديگران با استفاده از برنامه ريزي عصبي – كلامي NLP

افراد ديداري : جهان را به صورت تصوير ادراك ميكنند . به هنگام شنيدن به بالا نگاه ميكنند . به سرعت سخن ميگويند . به هنگام صحبت كردن دستها را به بالا حركت ميدهند .

افراد شنيداري : به لغات و واژه ها تكيه دارند .به هنگام تفكر به اطراف خود مينگرند . آرام و آهسته سخن ميگويند. دست خود را تا نيمه كمر بالا آورده و ژست ميگيرند .

افراد احساسي : مفاهيم احساسي در جملات آنها زياد به كار ميرود . به هنگام تفكر به پائين و طرف راست نگاه ميكنند . كلمات را شمرده بيان ميكنند . حركات دست و چهره آنها زياد است .

افراد حسابگر : كلمات آنان آميخته با استدلال و منطق است . به هنگام تفكر پائين و سمت چپ را نگاه ميكنند . آرام و شيوا صحبت ميكنند . حركات دست و تغييرات چهره در آنها خيلي كم است .

نظريه مارلو :

منشاء همه نيازها ماديات است ïامنيت ïاحساس تعلق گروه ï نياز به حس و اقدامï خود شكوفايي

نظريه مك كلوز : ميل به پيشرفت ميل به قدرت ميل به ارتباط

انگيزه : نيرويي كه پتانسيل هاي دروني و ذهني افراد را به سوي موضوع خاصي معطوف ميدارد ، انگيزه گويند .

نگرش : باورها و چارچوب هاي پذيرفته شده ذهني هر فردي است .

++++++++++++++++++++++++++++++

فراگرد تلفني

داشتن يك شخصيت تلفني مناسب :

شما ديده نمي شويد ، حنجره مكانيكي تلفن صداي شما را خشك و بم ميكند و به شما شخصيتي سنگين و گرفته ميدهد .

مراقب باشيد .

شاداب باشيد .

مؤدب باشيد .

صميمي و صريح الهجه صحبت كنيد .

عبارات عاميانه به كار نبريد .

از پشت خط گذاشتن افراد به مدت طولاني پرهيز كنيد .

قبل از برداشتن گوشي تلفن ، صحبت خود را با ديگران قطع كنيد .

نكته : مكالمه تلفني نبايد موجب قطع كار و ايجاد وقفه شود ، بلكه بايد قسمت عمده اي از آن و به عبارتي همه آن باشد .

نكات لازم در چگونگي اتمام مكالمات تلفني :

با ملايمت و تأني يك مكالمه را پايان دهيد .

از قطع ناگهاني مكالمه بپرهيزيد .

پس از قطع كردن از سوي فرد مخاطب ، گوشي تلفن را بگذاريد .

جملات تشكر آميز بگوييد .

حتماً خداحافظي كنيد .

استفاده از عبارات مؤثر (عبارات جادويي) :

سلام و احوالپرسي .

از تماس شما متشكرم .

مجدداً سپاسگزارم .

خيلي خوشحال خواهم شد اگر بتوانم دوباره كمكتان كنم .

در صورتي كه اشتباه گفتيد ، ببخشيد و معذرت ميخواهم بگوييد .

اصول لازم در پيام هاي تلفني :

پيام ها به صورت صحيح دريافت شود .

پيام ها نوشته و يادداشت شود .

درست و به موقع منتقل شود .

پيگيري شود كه آيا دريافت شده يا خير .

در صورتي كه به مدت طولاني مدير نبود ، فرم پيگيري و پاسخ تهيه شود .

در صورتي كه بايد با كسي تماس گرفته شود و فرد در دفترش نبود ، از كسي كه گوشي را برداشته بخواهيد پيام شما را بگيرد و به محض ورود به شخص مورد نظر برساند .

نحوه معرفي افراد به يكديگر :

اگر هم دو هم سن و هم سمت باشند مهم نيست ، كداميك اول معرفي مي شوند .

هميشه مردان به زنان معرفي مي شوند .

هميشه جوانتر به مسن تر معرفي مي شود .

شخصي كه معروفيت زيادي ندارد به شخص معروفتر معرفي مي شود .

شخصي كه سمت پائين تر دارد به سمت بالاتر معرفي مي شود .

دلايل خوب گوش نكردن :

غرور به دانسته هاي خويش .

عدم ايجاد انگيزه شنيدن توسط گوينده .

تصور اشرافي قبلي بر آنچه كه قرار است گفته شود .

نامناسب بودن شرايط محيط و پرت شدن حواس .

عدم علاقه به موضوع بحث .

عدم علاقه به گوينده پيام .

بسته نگه داشتن ذهن .

كسالت هاي روحي و جسمي .

شتاب در نتيجه گيري ذهني .

ترجيح به صحبت كردن .

عدم تمركز به هنگام شنيدن .

شنيدن براي مخالفت كردن ( بگو تامخالفت كنم ) .

در رابطه با مراجعان بيروني :

با آگاهي كاملي كه از امور كار و سازمان داريد ، مراجعه كننده را راهنمائي كنيد.

خيرخواه و همكاري كننده باشيد . ( روحيه همكاري و كمك در مسئول دفتر ، موجب مي شود كه كاري را فراموش و يا از سرباز نكند) .

تقاضاي مراجعه كننده را يادداشت كنيد و براي او پاسخ مناسب تهيه و در وقت مقتضي وي را به اطلاع برسانيد.

به ويژگي هاي شخصيتي و موقعيتي مراجعان توجه كنيد.

+++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

نحوه برخورد با كساني كه با وقت قبلي به ملاقات مدير مي آيند:

قبل از رسيدن وقت ملاقات به مدير يادآوري كنيد.

با فرا رسيدن وقت ملاقات ، مدير را از حضور فرد يا افراد مطلع سازيد.

اگر ملاقات كننده تاخير داشت (‌ به هر دليلي ) علل لغو ملاقات را توضيح دهيد و در صورت تمايل براي او وقت ديگري تعيين نمائيد.

اگر زودتر از موعد حاضر شده لازم است با او رفتار محترمانه داشته باشيد.

تعارف چاي ، روزنامه يا مجله اي در دسترس و يا كمي صحبت و احوالپرسي.

نحوه برخورد با كاركنان جديد الاستخدام

سعي كنيد احساس خوشايندي از همكاري با سازمان داشته باشند .

به تدريج قابليت ها و توانمندي هاي آنها را بشناسيد .

آنها را به همكاران معرفي كنيد .

**********************************

باورهاي مسئول دفتر

-بر اين باورم كه حرفه ام سهمي سرنوشت ساز در توفيق سازمانم دارد .

-به اشتغال در سازمانم افتخار ميكنم .

-به فرهنگ و روابط سازماني حاكم بر آن احترام ميگذارم .

-رفتارم نقش عمده اي در معرفي سيماي سازمانم دارد .

-نظم ، دقت و برنامه ريزي را سرلوحه كارم قرار ميدهم .

-راز داري و قابل اعتماد بودن را از اصول اصلي كارم ميدانم .

-به اصل يادگيري دائم و آموزش دهي اعتقاد دارم .

-به چند بعدي بودن مسئوليتم واقفم .

-بازوي اجرائي مديرم هستم .

-با رعايت مديريت زمان امكان تحقق وظايف محوله به مديرم را توسعه دهم .

-در انجام امور محوله بر ميزان كارآيي ام مي افزايم . به ابتكار خود از كليه فرصت ها براي توسعه امور استفاده مينمايم .

-تلاش براي توسعه قابليت فردي ،‌ الگو برداري از نقاط قوت همكاران موفق .

-همكاري صميمانه با مدير و مجموعه درون و برون سازمانم دارم .

تعريف مديريت :

الف) علم و هنر انجام كار با ديگران و بوسيله ديگران

ب) مديريت ، علم و هنر به كار گيري معقول منابع سه گانه ، انساني ،‌ مالي و مادي يا فيزيكي است . با رعايت حداكثر بهره وري و در راستاي تحقق اهداف از قبل تعيين شده و در چارچوب هاي ارزش ها پذيرفته شده .

تأكيد : مدير ،‌ مسئول اصلي توفيق يا عدم توفيق سازمان است . لذا مسئولين دفاتر بايد به لزوم جلو گيري از اتلاف وقت مدير ، در امور اجرايي توجه داشته باشند .

ويژگي هاي اطلاعات :

به روز باشد .

كامل و جامع باشد .

مطمئن باشد .

براي انجام مطلوب وظايف اطلاعات متنوعي نياز است .

درون سازمان

برون سازمان

اطلاعات درون سازمان شامل :

اساسنامه ،‌ سال تأسيس ، سهامداران

موضوع فعاليت

اهداف كوتاه مدت و بلند مدت

چارت سازماني

وظايف هر واحد و اختيارات مديران آنها

تحصيلات ، سوابق و قدرت مدير

ارتباط بيرون سازماني مدير

آئين نامه ها

تلفن ،‌ فاكس ،‌ آدرس پستي و ...

تقويم كاري ( ايران و خارج )

فرم هاي لازم اداري

اطلاعات برون سازمان شامل :

پيمانكاران

رقبا

مشتريان

شركت هاي همكار

بخش هاي دولتي مرتبط ( بيمه ، دارائي ، وزارتخانه ها و ...)

مؤسسات خدماتي ( آژانس ها ، تبليغات و ...)

بانكهاي مرتبط

قوانين مرتبط ( شهرداري ، قانون تجارت ، مصوبات مجلس‌ ، مالياتها و ...‌)

اطلاعات عمومي شهري و كشوري ( راهنماي تلفني ، دستور العملها ، بيمارستانها و ... )

********************************

اصول گردش مكاتبات و بايگاني :

نامه ï ثبت نامه ï كارتابل مدير ï دستور مدير = 1- ارجاع 2- اقدام 3- بايگاني

مديريت اسناد :

بخش عمده اي از اطلاعات جريان يافته در حوزه مسئول دفتر به صورت مكتوب ميباشد . بنابراين مسئول دفتر بايستي با مبحث مديريت اسناد آشنايي داشته باشد . مديريت اسناد شامل :

گردش مكاتبات و امور دبيرخانه

حفظ و نگهداري اسناد – بايگاني

انواع سند :

اسناد مالي : نوعي خريد و فروش در آن انجام ميشود .( صورت هاي مالي حسابداري )

اسناد حقوقي : احقاق حقي در آن صورت گرفته است .

اسناد اداري : كليه قراردادها ،‌ نامه ها ، كتب و ...

اسناد اداري :

اسناد رسمي : بر اساس قوانين و مقررات ملي ( شناسنامه ، پاسپورت و...) و سازماني (دستورالعمل ها ، احكام ، بخش نامه ها و ...)

اسناد غير رسمي : بر اساس عرف و فرهنگ اجتماعي ( استشهاد محلي ) .

اركان سند :

شماره

تاريخ

امضاء

مهر

انواع مهر :

جوهري

برجسته

ممهور نمودن نامه ها به مهر الزامي نبوده مگر در اساسنامه تعريف شده باشد يا بار مالي قابل توجه داشته باشد يا مربوط به مسائل حقوقي و قضايي سيستم باشد و يا مربوط به امور محرمانه و حساس باشد . مهر نامه هاي محرمانه گوشه سمت چپ پاكت نامه مي خورد .

------------------------------------

ساختار يك نامه اداري

اجزا ء :

مقدمات

پيام اصلي

اختتام

در مقدمات

عنوان مخاطب

شماره ، تاريخ ، پيوست

الفاظ احترام

آدرس دهي مكاتبات قبلي

آماده سازي ذهن مخاطب

پيام اصلي

متن پياپي

بند هاي مستقل

تذكر : يك نامه ، يك موضوع.

اختتام

درخواست

تشكر

نام و امضاء

طبقه بندي نامه هاي اداري :

با توجه به گردش مكاتبات :

وارده

صادره

با توجه به دريافت كنندگان ( گيرندگان ) :

درون سازماني

برون سازماني

با توجه به محتوي

عادي

طبقه بندي شده ( به طور سري ، سري ، خيلي محرمانه ، محرمانه )

در نامه هاي برون سازماني : صفحه اول تايپ نمي شود و صفحه دوم به بعد تايپ مي شود . مگر در موارد خاص و به دستور مدير .

در نامه هاي داخلي اسامي گيرندگان در كليه صفحات تايپ ميشود .

پيوست نامه ها :

پيوست نامه به معني اشيا و مستنداتي است كه به همراه نامه ارسال ميشود .

نكاتي در مورد پيوست :

چندين برگ و جداگانه

دارد – ندارد ؟

چك ، سفته و اسناد مالي

مجله و. . .

اشيا غير كاغذي:

نكته ها

هامش ( به گوشه يا حاشيه نامه هامش ميگويند .)

پاراف ( وقتي نامه اي در شرف نهايي شدن ميباشد و يا در نسخه دوم و سوم نامه هاي تايپ شده پاراف در امضا يا چيزي شبيه آن مينمايد .

مسير نامه هاي وارده :

دريافت نامه :

فكس ، پست ، پيك ، پست الكترونيكي

جريان اقدام :

ثبت در دفتر انديكاتور ، اتوماسيون ادري و تخصيص شماره .

قراردادن در كارتابل مدير و اخذ دستور .

ثبت در دفتر ارجاع و پيگيري .

توزيع و يا اجرا در صورت لزوم .

جدول مربوط به بايگاني

اصول بايگاني (Archive)

تعريف : فن گردآوري ، طبقه بندي ، حفظ و نگهداري و بازيابي اسناد و مدارك با صرفه جويي زمان و انرژي بتوان به سوابق دست يافت

سيستم هاي اداره بايگاني:

متمركز : متداولترين نوع سيستم است در شركت هاي كوچك همه نامه ها در يك محل نگهداري مي شود

- نيمه متمركز : از هر نامه و سندي در دوجا نگهداري مي شود (بايگاني مركزي و واحد مربوطه)

- غير متمركز : هر واحد اصلي براي خود يك بايگاني دارد

روشهاي طبقه بندي اسناد بايگاني :

روش موضوعي

روش اسمي:

پرونده هاي پرسنلي

اسم افراد

اسامي سازمانها و شركت ها

اسامي مناطق جغرافيايي

روش تاريخي در بيمارستانها ، پرونده هاي مالي

روش شماره اي امور مشتركين ، شهرداري ، راهنمايي رانندگي

از ميان پرونده ها چند موضوع يا مفهوم اصلي را استخراج كرده و سپس هر پرونده را زير گروه موضوع اصلي قرار مي دهند. به زير گروه اصلي يك كد عددي و به هر پرونده يك كد كه با كد گروه اصلي شروع مي شود تخصيص مي دهند.

اداري : 1-100

مالي : 1-200

فني و مهندسي : 1-300

بازرگاني : 1-400

... ادامه بايگاني

روش هاي شماره گذاري پرونده ها:

روش اصلي – فرعي

روش شماره گذاري متوالي

روش حرف و عدد

روش كد و عدد

ساير روشها ( عمدتاً‌ در حيطه كاري مسئولين دفاتر نمي باشد).

نكات و قواعد برجسته در بايگاني:

تغيير پرونده ها

برگ شماري مهر برگ شمار پشت برگه مي خورد

امانت دادن ( اجزا يا كل پرونده )

بايگاني ضمائم حجيم

بايگاني ديجيتالي

انتخاب تجهيزات مناسب

اسناد محرمانه

باتوجه به اولويت اقدام :

عادي

زمان دار ( آني ، خيلي فوري و فوري ) نامه هاي آني حداكثر 12 ساعت بعد

نامه هاي خيلي فوري حداكثر 24 ساعت

نامه هاي فوري حداكثر 48 ساعت

توجه :گاهي باتوجه به ماهيت نامه ها از عناوين ديگري براي نشان دادن ويژگي نامه استفاده مي شود كه مهمترين آنها عبارتند از :

1- شخصاً مفتوح فرمائيد 2- مستقيم محرمانه 3- محرمانه مستقيم

انواع نامه بر اساس تعداد نسخ كاغذي

صفر نسخه اي كه از طريق E mail ارسال مي شود.

يك نسخه اي .

دو نسخه اي يك نسخه صادر مي شود و يك نسخه هم بايگاني مي شود .

سه نسخه اي ، يك نسخه صادر مي شود ، يك نسخه هم بايگاني مي شود، يك نسخه در واحد اقدام كننده ، يك نسخه بايگاني مركز ، يك نسخه وارد پرونده گردان مي شود Liverdecopy پرونده اي حاوي نامه هاي صادره هر روز كه به ترتيب تاريخ در يك پوشه يا زونكن گردآوري مي شود. گاهي بعلت كم بودن حجم مكاتبات نامه ها به صورت هفتگي جمع آوري مي شود.

مزايا:

توزيع اطلاعات بين مديران .

بازيابي سريع نامه هاي صادره بر اساس تاريخ .

رونوشت ها :

هرگاه بخواهيم كه به جز گيرنده اصلي فرد يا افرادي در جريان مكاتبه اي قرار بگيرند ، به آنها يك رونوشت خواهيم داد . ممكن است يك نامه صفر يا تعدادي رونوشت داشته باشد.

برقراري سيستم پيگيري در دفاتر مديران

مهم نيست چه نوع سيستمي انتخاب شده باشد ، مهم آن است كه مسائل بطور برنامه ريزي شده پيگيري شود تا به نتيجه برسد. موارد پيگيري به دو دسته اند:

شفاهي

نامه هاي ( وارده – صادره – داخلي )

روشهاي پيگيري موثر

دفتر ثبت ( انديكاتور )

پيگيري از طريق تلفني

پيگيري از طريق يادداشت روزانه

از طريق نامه

فرم ارجاع و پيگيري

مراجعه حضوري

بوسيله E mail يا اينترنت

شما روش ديگري هم داريد؟

اصول بايگاني ( Archive)

نامه هاي اداري و ويژگي ها

تعريف = يكي از انواع اسناد اداري مي باشد كه جهت تحقق اهداف سازمان و جهت انتقال اطلاعات بر اساس ضوابط رسمي ايجاد ، دريافت و صادر مي شود.

ويژگي ها :

سربرگ سازماني – اركان سند – مرتبط با اساسنامه و مسئوليت هاي رسمي سازمان تعريف شود- قواعد نگارش زبان فارسي در آن رعايت شود ، قواعد نگارش نامه هاي اداري را داشته باشد.

توصيه :

توانمند شدن در تنظيم و تدوين نامه هاي اداري ، مستلزم علاقه مند بودن ، دانستن اصول و تمرين زياد است.

یک منشی خوب می بایستی بداند.

مطالب مشابه :

شرح وظایف منشی بخش

اداره پست

دستور العمل شرح وظایف مدیران و منشی های حوزه های اجرایی امتحانات نهایی

منشی صحنه

یک منشی خوب می بایستی بداند.

نمونه سوال مسئول دفتری منشی

نمونه سوال مسئول دفتری منشی

وظایف شورای شهر

شرح وظایف مدیران و عوامل ثابت خدماتی هتل‌های عمره مفرده

وظایف شوراهای اسلامی شهر وروستا