کاربرد رایانه در دفتر اسناد رسمی

مقدمه

بحث استفاده رایانه در دفاتر اسناد رسمی و انحاء کاربرد رایانه در دفاتر اسناد رسمی در موقعیت کنونی ثبت ایران و مرحله گذر از ثبت سنتی به ثبت مدرن و دولت الکترونیک بحث به روزی می تواند باشد که شق های مختلفی را می تواند داشته باشد بعبارت بهتر رایانه در دفاتر اسناد رسمی چنین استفاده هایی را می تواند داشته باشد:

1) نرم افزاری جهت تنظیم سند و امور جاری دفاتر

2) امضاء الکترونیکی

3) ارتباط به منابع اطلاعاتی سایر ادارات

4) اخذ بخشنامه ها و اطلاعات از طریق Email(پست الکترونیک)

5) طرح بایگانی الکترونیکی تمامی اسناد تنظیمی دفاتر اسناد رسمی در کانون سردفتران.

در حال حاضر چارت واحد درسی کاربرد رایانه صرفاً شق اول را دربرگرفته و منصرف از سایر قسم ها است. از مهمترین خصایص رایانه دقت و تسریع در امور است و این در همه علوم و امور مورد اقبال می باشد و دفاتر اسناد رسمی مستثنی بر قضیه نیست؛ بلکه باتوجه به اینکه دفاتر از جمله محلهائی است که اصولاً از دقت اهم امور و از اوجب واجبات است. چراکه اعتباری که قانونگذار به اسناد رسمی قائل شده به دلیل آنست که تمامی محتویات و مندرجات اسناد رسمی را صحیح انگاشته و خواسته است با اصل قراردادن صحت مندرجات سند نظم عمومی را بر جامعه استقرار سازد و با خالی از اشکال فرض نمودن اسناد رسمی امنیت اقتصادی را در جامعه فراهم نماید و با عنایت به پیچیدگی روزافزون قوانین و مقررات حاکم بر تنظیم سند و قیود حاکم بر نحوه تنظیم آن در دفاتر اسناد رسمی استفاده از هر امری که موجب رعایت تمامی مقررات را فراهم نماید و دقت را افزایش دهد ضروری بوده و بسط و گسترش آن الزامی است.

سران دفاتر اسناد رسمی به لحاظ وظایف متعدد و به لحاظ گستردگی امورزی که کنترل همه آنان به صورت سریع همچون افراد ممنوع المعامله، بازداشتی و غیره که خارج از توان حافظه انسانی است برای انجام امور ثبتی خود در دفترخانه نیازمند استفاده از یک نرم افزار جامع که دارای پارامترهای لازم باشد می باشند.

سیستم ثبتی ایران فی الحال برنامه جامع و مبسوطی که توان ارتباط با اداره ثبت احوال، شهرداری، بانکها، مسکن و شهرسازی و دارایی را داشته باشد فاقد می باشد اما ایده ها و نظریاتی در این خصوص مطرح می شود. در حال حاضر اداره ثبت و دفاتر اسنادرسمی از برنامه های متفاوت و مجزایی از همدیگر استفاده می کنند که امکان بهره برداری از اطلاعات همدیگر را ندارند.

در این موقعیت ضعف قانونی نیز وجود دارد که هیچ تکلیفی و الزام خاصی در استفاده رایانه پیش بینی نکرده است. بعضی از تخلفات و جرائم در محیط دفاتر اسناد رسمی بعلت احاطه به امور ثبتی است که در صورتی که اطلاعاتی از قبل تعیین شده در رایانه باشد و امکان اخطار به سردفتر را داشته باشد از جرائم کاسته خواهد شد و همچنین در صورتی که طرح مطرح شده در خصوص بایگانی الکترونیکی کلیه اسناد در محلی واحد که علاوه بر امکان کنترل و بازرسی اسناد مزایای متعدد همچون اینکه در صورت بروز زلزله، سیل،آتش سوزی و سایر بلایای طبیعی؛ و سایر موارد اسناد و پرونده های اشخاص در دفاتر اسناد رسمی مفقود نشود که این امر بدون رایانه قابل اعمال نخواهد بود.

در این جزوه که بر مبنای چارت درسی تنظیم یافته صرفاً در خصوص انحاء کاربرد رایانه برای تنظیم اسناد و امور جاری دفاتر اسناد رسمی بحث می شود.

قبل از ورود به بحث و شناخت نرم افزار جامع الشرایط بدواً بایستی شناختی کلی از وظایف دفاتر اسناد رسمی عنوان گردد تا بعد از احاطه کامل بر وظایف و شناخت نیازمندیها در دفاتر اسناد رسمی پارامترهای لازم برای نرم افزار خوب را توصیف کنیم.

گفتار اول

وظایف دفاتر اسناد رسمی در قوانین متعددی عنوان شده اما بصورت یک ماده مستقل که حاوی همه وظایف باشد عنوان نشده است.

در قانون ثبت ماده 49 وظایف مسئولین دفاتر اسناد رسمی اعلام نموده است، مسئولین دفاتر، کارمندی که در اداره ثبت به این عنوان تعیین و ثبت اسناد به وی محول شده است. به نظر می رسد این ماده در راستای ماده 88قانون ثبت که امکان تنظیم اسناد را به اداره ثبت نیز داده بوده آمده است و باتوجه به اینکه به نظر می رسد اصلاً چنین امر اجرا نشده است و اسناد فعلاً در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می شود و امکان تنظیم سند در اداره ثبت منتفی است. بنابراین عنوان مسئول دفتر در اداره ثبت نیز منتفی است اما چون غالباً با وظایف سران دفاتر اسناد رسمی وظایفی غالباً مشابه دارند لذا به این ماده اشاره شده و موارد آن تشریح می شود.

مطابق ماده 49 قانون وظائف مسئولین دفاتر از قرار ذیل است :

1) ثبت کردن اسناد مطابق مقررات قانون .

2) دادن سواد مصدق از اسناد ثبت شده به اشخاصی که مطابق مقررات حق گرفتن سواد دارند.

3) تصدیق صحت امضا.

4) قبول و حفظ اسنادی که امانت می گذارند.

اولین بند ثبت اسناد مطابق مقررات قانونی است همچنانکه در درس مقدمه علم حقوق و سایر دروس آمده است قوانین بر دو بخش کلی قابل تقسیم است: قوانین شکلی و قوانین ماهوی.

حال بایستی بدانیم که سردفتران در تنظیم اسناد بایستی کدام قوانین را رعایت کنند. هریک از این نظریات یعنی نظریه تنظیم اسناد بر طبق قوانین شکلی یا ماهوی طرفدارانی در بین سردفتران دارند. بعضی از سردفتران بر این عقیده اند که وظیفه سردفتر رعایت مقررات شکلی اسناد می باشد. یعنی چگونه بایستی نوشته شود، در چه باید بنویسد و چگونه ثبت شود. همانند اینکه اگر اداره در فرم مخصوص سندی را می خواهد تنظیم کند صرفا سند را به شکل قانونی تنظیم کند و متن سند ارتباطی به سردفتر ندارد. و بعضی دیگر بر این عقیده اند که لفظ قانون مطلق بوده و شامل هردوی آنان می شود و این نظریه صحیح و قابل دفاع تر است چراکه سند رسمی بایستی قابل اجراء باشد و سند فاسد به اعتبار بیع فاسد اثری درتملک نداشته بطبع قابل اجرا نیز نخواهد بود. این امر از موارد زیادی از قانون دفاتر اسنادرسمی و بخشنامه های ثبتی نیز قابل برداشت است. ماده 60 و 101قانون ثبت- ماده16 آ.ق.د.ا.ر.--- ماده 30ق.د.ا.ر.

مواردی که دفاتر اسنادرسمی در تنظیم سند بایستی رعایت نمایند در دو دسته بندی کلی قابل تقسیم است:

الف- مواردی که قبل از تنظیم سند کنترل و رعایت شود.

ب-مواردی که در هنگام تنظیم سند کنترل و رعایت گردند.

1-1) احراز اهلیت

مفاهیمی همچون شخصیت و اهلیت و وضعیت در مدنی1 بررسی گردیده است اما به در تعریفی مختصر باید گفته شود که اهلیت به شایستگی فرد برای دارا شدن و حق و تکلیف گفته می شود که بر دو قسم تمتع و استیفاء تقسیم بندی می شود. وضعیت یعنی وضع خاص یک فرد از لحاظ قانونی که به تبع آن می توان میزان حقوق یک فرد را معین سازد. مانند اینکه همسر زن(زوجه) است یا مرد(زوج) می تواند حقوقشان از لحاظ ارث بردن متفاوت باشد. اما اهلیت لازم برای معاملات در ماده 211ق.مدنی آمده است و می فرماید افرادی برای معامله اهل محسوب می شوند که عاقل، بالغ و رشید باشند و ماده 1212ق.مدنی این افراد را محجور و از انجام معامله ممنوع اعلام می دارد.

مجنون-سفیه-صغیر

1-1-1-پس از تصویب ماده 1210ق.مدنی و اعلام مواردی در خصوص اصل بر رشید فرض گردیدن افراد بعد از رسیدن به سن بلوغ در خود ماده و برعکس آن یعنی اصل بر غیر رشد فرض گردیدن افراد بعد از رسیدن به سن بلوغ در تبصره2 و رأی وحدت رویه که در توجیه ماده مذکور با این عنوان که اصل ماده را برای امور غیرمالی و تبصره 2 برای امور مالی می داند.

و بحثهایی که در خصوص نسخ ضمنی قانون رشد متعاملین مصوب1318 باتوجه به اینکه یک حکم یعنی اعلام سن کبر(سن18سالگی) در دو ماده در دو قانون یعنی ماده 1209ق.مدنی و قانون رشد متعاملین آمده بود و در صورتی که یکی از طرف قانونگذار نسخ می شود به معنای نسخ ضمنی قانون دیگر فرض می شود که تفصیل آن در حقوق مدنی یک گذشته است. رویه محاکم و دفاتر اسنادرسمی صرفاً بر طبق قانون رشد متعاملین سن 18 سالگی را برای دارا شدن اهلیت استیفاء ملاک عمل قرار داده اند. بعبارت دیگر سن 18 سالگی سن اکبر فرض شده است یعنی دیگر بحث صغیر و غیررشید بودن به همدیگر مرتبط می شوند. در صورت وجود نرم افزاری که امکان کنترل سن افراد را داشته باشد کمک شایانی در تسریع انجام سطور خواهد داشت. پس اولین آیتم و پارامتر وجود چنین امکاناتی در نرم افزار است.

2-1-1-مجنون که دسته بندی هایی دارد و به آنها پرداخته نمی شود یک امر دماغی است که لیست بعضی از این افراد که توسط محاکم بعنوان ممنوع المعامله اعلام می شود از طریق بخشنامه های ارسالی قابل احراز و کنترل است. دیگری که اعلام نمی شود بایستی توسط خود سردفتر فرد از لحاظ شعور و درک به میزانی که در بند یک ماده 190 ق.مدنی.(یعنی به میزانی که فرد دارای قصد و رضا باشد احراز شود.) که صورت اول چنانکه شرح آن در قسمت ممنوع المعامله خواهد آمد توسط رایانه قابل کنترل می باشد.

3-1-1- بغیر از محجورین حمایتی که فوقاً اعلام شد یکسری از افراد نیز فاقد اهلیت هستند همانند محجورین سوء ظنی تحت عنوان ورشکسته ها.

این افراد برابر ماده 418 قانون تجارت، تجار ورشکسته از تاریخ صدور حکم از مداخله در تمام اموال و حقوق عالی ممنوع هستند. و بعض از مشاغل خاص که صرفاً بعضی اهلیت های خاص را نخواهد داشت مانند ماده 15قانون دفاتراسنادرسمی در ممنوعیت سران دفاتراسنادرسمی از تجارت و قانون استخدام قضات در ممنوعیت اشتغال به تجارت قضات و بند 6ماده 376 گمرک در ممنوعیت حق العمل کاری کارمندان گمرک و قانون ممنوعیت معاملات کارمندان دولت در معاملات دولتی و قانون ثبت شرکتها و ممنوعیت کارمندان دولت در عضویت هیئت مدیره شرکتهای تجاری و یکسری عدم اهلیت از لحاظ موضوع عمل است و صرفاً دولت را مجاز و اهل برای انجام آن اعمال میداند مانند اصل 44 قانون اساسی. که بطبع برای افراد مذکور در مواردی که فاقد اهلیت هستند نمی توان سندی تنظیم کرد.

استملاک اموال غیرمنقول نیز برای بیگانگان ممنوع است و جز در شرایط خاص که اعلام شده اتباع بیگانه (خارجی ها) در ایران نمی توانند صاحب املاک باشند. بغیر از اشخاص حقیقی که دفاتر اسناد رسمی بایستی اهلیت آنان به طرق مذکور بایستی احراز می کردند اشخاص حقوقی نیز بایستی از نظر اهلیت در دفاتر اسناد رسمی بررسی شوند.

2-1) احراز مالکیت

احراز مالکیت در اموال مختلف به طرق مختلفه صورت می گیرد. در اموال منقول سنددار با سند مالکیت و بنچاق و در اموال مالکیت بوسیله احراز امر مذکور با ثبت در دفتر املاک مطابق ماده22قانون ثبت و در بعضی موارد جزئی با استناد به تبصره 9 ماده 1 قانون تسهیل تنظیم اسناد با اسناد مالکیت(دفترچه مالکیت).

3-1) احراز هویت

احراز هویت به وسیله شناسنامه یا کارت ملی و کارت شناسایی افراد نیروهای مسلح برای اشخاص حقیقی و با استعلام از اداره ثبت شرکتها برای اشخاص حقوقی.

4-1) ممنوع المعامله – املاک بازداشتی – املاک مشمول بند «ز»

بر اساس اصل 37 قانون اساسی، اصل بر برائت است مگر اتهام متهم در دادگاه صلاحیتدار اثبات و حکم مقتضی صادر شده باشد. بعبارت دیگر در بعضی موارد حق مسلم افراد در اهلیت تام برای معامله بنا بر مصالحی برداشته و اشخاصی از معامله منع می گردند ثبت و ضبط سوابق در دفتری تحت عنوان دفتر اشخاص ممنوع المعامله جهت بررسی ضروری است. این افراد نمی توانند معامله نمایند و دفاتر نمی توانند برای چنین اشخاصی سندی تنظیم نمایند و لذا ملزم هستند تمامی افرادی که تقاضای تنظیم سند را دارند از این لحاظ بررسی کنند و بررسی سنتی آن از روی دفاتر کاری بس دشوار می باشد.

طبق بند 14 مجموعه بخشنامه های ثبتی « برای رفع هرگونه اشتباه و جلوگیری از انجام معامله اشخاص ممنوع المعامله نام اشخاص که قبلا اعلام شده و می شود در دفتری مخصوص ثبت شود.... درثانی به کلیه دفاتر اسناد رسمی اعلام شود که استعلامیه ها علاوه بر مشخصات ملک، مشخصات مالک دقیقاً قید شود که در ارجاع استعلامیه متصدی دفتر بازداشتی گواهی عدم بازداشت و ممنوع المعامله را قید نماید. بدیهی است این امر رافع مسئولیت دفاتر اسناد رسمی نیست.

طبق بند 17 مجموعه بخشنامه های ثبتی دفاتر اسناد رسمی دفتر یا رایانه جهت ثبت اسامی اشخاص ممنوع المعامله و املاک بازداشتی و اراضی شمول بند «ز» ماده واحده قانون اراضی دولت و شهرداری و نظایر آن داشته باشد و کلیه بخشنامه ها در آن ثبت و انجام معامله ممانعت بعمل آمدند. چنانچه که گفته شده تنها مجوز قانونی برای استفاده از رایانه در امور دفترخانه می باشد که خود کمک بزرگی به سران دفاتر است؛ چراکه بررسی نمودن هرفردی که به دفتر مراجعه می کند از لحاظ عدم ممنوع المعامله بودن کاری بس دشوار است که در رایانه ظرف چند ثانیه قابل تحقق است. علاوه برآن امری غیر قابل اجرا نیز بود چون دفاتر تازه تأسیس که افراد ممنوع المعامله به آنها اعلام نشده بود امکان بررسی را نداشتند و با استفاده از رایانه این امر منتفی شده است.

بر طبق اصول 22 و49 قانون اساسی، اموال و دارایی مصون از تعرض و مشروعیت دارد مگر در صورت مجوز قانونی مانند املاک اشخاصی که در حکومت سابق به صورت غیرقانونی تحصیل مال نموده اند.

5-1) رعایت مقررات راجع به احکام عمومی قراردادها

قواعد عمومی معاملات معمولا تحت عنوان شرائط صحت معامله موضوع ماده 190قانون مدنی قابل بررسی است:

قصد و رضای طرفین –مالیت داشتن مورد معامله – اهلیت طرفین – جهت مشروع

در موردی که توسط رایانه قابل کنترل است شرایط قانونی مورد معامله ازقبیل طلق و آزادبودن می باشد. چنانکه می دانند مورد معامله باید دارای شرایطی همچون مبهم نبودن و مردد نبودن قدرت بر تسلیم و طلاق بودن می باشد.

در بسیاری از دعاوی تقاضای توقیف اموال محکوم علیه به عناوین مختلف از قبیل فرار از دین داده میشود که در صورت صدور حکم مانع انجام معامله می شود. ماده 345 قانون مدنی عنوان نموده بایع و مشتری علاوه بر اهلیت قانونی برای معامله اهلیت برای تصرف در مبیع و ثمن را نیز باید داشته باشند. مواد 56 و 57 قانون اجرای احکام مدنی مقرر می دارد که هرگونه نقل و انتقال اعم از قطعی، شرطی و رهنی نسبت به اموال توقیف شده ممنوع است و باطل و بلااثر است. یا ماده 423 قانون تجارت « هرگاه تاجر بعد از توقف، معاملات ذیل را بنماید باطل و بلااثر است:

صلح محاباتی، انتقال بلاعوض نسبت به اموال منقول یا غیر منقول و...»

در مواردی که فردی ممنوع المعالمه است از معاملاتی که حکایت از نقل و انتقال یا منتج به انتقال گردد ممنوع بوده و هر شخص توسط مرجعی که ممنوع المعامله شده باید رفع ممنوع المعامله اعلام گردد. به طوری که اگر از سوی 3 مرجع ممنوع المعامله اعلام شده بایستی از سوی همان 3 مرجع رفع ممنوع المعامله اعلام گردد. در بعضی موارد نیز اقارب شخص بر طبق حکمی ممنوع المعامله می گردند که حکم آن به صورت مذکور خواهد بود.

6-1) نظام وظیفه عمومی

بر طبق ماده 5 قانون نظام وظیفه عمومی نقل و انتقال غیرقهری اموال در دفاتر اسنادرسمی نیازمند ارائه مدارک مشخص کننده نظام وظیفه است. ملاک مبین نظام وظیفه در ماده 10 نظام وظیفه آمده است مانند پایان خدمت- معافیت دائم یا کفالت دائم- گواهی اشتغال به کار یا تحصیل- گواهی رئیس نظام وظیفه عمومی...

مشمولین نظام وظیفه عمومی افراد متولدین 1337 به بالا می باشد البته برابر بخشنامه ثبتی از افرادی که بالای پنجاه سال سن دارد نیازی به اخذ مدرک نظام وظیفه عمومی نیست.

37-1) اخذ پاسخ استعلامات از مراجع ذیربط

یکی از مواردی که معایب و مزایای متعددی دارد اخذ استعلام از مراجع مختلف است که با اینکه دوام و قطعیت به اسناد می دهد و از دعاوی بعدی جلوگیری می کند اما وقت گیر و مستوجب صرف هزینه زیادی می شود و باتوجه به اینکه این کار بصورت دستی انجام می گیرد گاهی امکان جعل در آن نیز رخ می دهد که در صورت امکان دسترسی به اطلاعات سایر ........ بوسیله رایانه چنین اموری مرتفع میشود.

8-1) احتساب هزینه ها

برابر ماده 19 و21 آ.ق.د.ا.ر. قبل از تنظیم باید حقوق دولتی اخذ و به حساب مربوطه واریز شود. مبالغی که در دفاتر اسنادرسمی قابل اخذ است عبارت است از:

1- حق الثبت 2- حق التحریر 3-مالیات 4- نمونه اوراق 5- مالیات ارزش افزوده

حق الثبت که برابر ماده 123 قانون ثبت نیم درصد می باشد و مالیات که برای وسایل نقلیه توسط دفاتر اخذ می گردد که میزان آن برحسب نوع و مدل هر وسیله طی بخشنامه ای در 15 اسفند هرسال برای اخذ در سال آینده اعلام می شود که این احتساب کار سختی بوده و انرژی زیادی از کارکنان می گیرد در صورتی که نرم افزار قدرت چنین کاری را برای حساب کردن میزان هزینه های مذکور به صورت خودکار داشته باشد در وقت بسیار صرفه جویی خواهد شد.

برچسب‌ها: کاربرد رایانه در دفاتر اسناد رسمی

[

کاربرد رایانه در دفتر اسناد رسمی

مطالب مشابه :

چارت درسی رشته حقوق ثبتی

جدول دروس پودمانی و ترمی

فهرست برنامه‌های درسی كارشناسی پیوسته و ناپیوسته علمی ـ كاربردی

فهرست برنامه های درسی کاردانی پودمانی مصوب دانشگاه جامع علمی ـ کاربردی

جزوه درسی حقوق هنری و ادبی

کاربرد رایانه در دفتر اسناد رسمی

تمامی سرفصل های دروس دانشگاه جامع علمی کاربردی ترمی پودمانی

دانشگاه جامع علمی- کاربردی مرکز بوکان