مسئولیت های دفتر مدیریت استراتژیک

مقدمه

در بسیاری از متون منتشر شده در زمینه دانش مدیریت استراتژیک، تمرکز اصلی بر مراحل تدوین برنامه استراتژیک سازمانها میباشد و روشهای متفاوتی به این منظور معرفی گردیدهاند. به عبارتی برای آشنایی با روشهای مختلف تحلیل محیط بیرونی سازمانها و شرایط درونی سازمانها بسیار سخن به میان آمده است و این در حالی است که در تمامی این متون مرحله اجرا و پیادهسازی برنامه ها و استراتژیهای تعیین شده به علت تأثیر مستقیمی که بر اثربخشی اهداف استراتژیک دارد، از اهمیت زیادی برخوردار است و اتفاقاً این مرحله یکی از موضوعاتی است که در مقایسه با مراحل قبلی کمتر به آن پرداخته شده است، در زمان پیادهسازی استراتژی یکی از الزامات سازمانها وجود دفتر مدیریت استراتژیک (OSM) میباشد که در ادامه موجودیت، نقشها و مسئولیت های این دفتر مورد بررسی قرار میگیرد.

پیشینه پیدایش تفکرِ استقرار دفتر مدیریت استراتژیک

تفکر نوین در رابطه با مدیریت استراتژیک با انتشار کتاب “سازمانهای استراتژی محور” در رابطه با استفاده از BSC در مدیریت استراتژیک به همراه معرفی اصول سازمانهای استراتژی محور (SFO)، توسط دو دانشمند هم عصر ما در سال ۲۰۰۰ پیدار گردید؛ به دنبال آن کتاب Strategy Map در سال ۲۰۰۴ در رابطه با تبدیل استراتژی به عبارات عملیاتی منتشر گردیده و ایده استقرار دفتر مدیریت استراتژیک توسط کاپلان و نورتون مطرح شد، این دو دانشمند در ادامه فعالیتها و پژوهشهای خود در این زمینه در سال ۲۰۰۶ کتاب Alignment را بر مبنای تبدیل استراتژی به فعالیتهای کارکنان و ایجاد همافزایی درسازمان در جهت اثربخشی استراتژی منتشر نمودند. همچنین در سال ۲۰۰۸ کاپلان و نورتون کتاب (XPA) Execution Premium Assessment را در خصوص تبدیل استراتژی به فرآیندهای مستمر و ارزیابی عملکرد واحدها بر اساس اقدامات استراتژیک به رشته تحریر در آوردند. در تمامی این متون یکی از زیرساختهای عنوان شده جهت اجرای فعالیتهایی که در سازمان جنبه استراتژیک داشته باشد، وجود دفتر مدیریت استراتژیک میباشد.

دلایل شکست سازمانها در اجرای استراتژی

در نتیجه بررسیهای صورت گرفته و تجربیات حاصل از فعالیتهای استراتژیک در سازمان ها یک دلیل عمده در خصوص شکست استراتژی شناسایی گردیده است:

فورچون معتقد است در ۷۰% موارد مسأله واقعی در سازمانها استراتژی نامناسب نیست، اجرای بد استراتژی است زیرا سازمانها استراتژیهای خود را توصیف و مدیریت نمیکنند. به عبارت دیگر سازمانها نمی توانند مفهومی را که قادر به توصیف آن نیستید، مدیریت کنند و این واقعیت در مورد مدیریت استراتژیک کاملاً صادق می باشد.

در مقابل این چالش، تمرکز بر ایجاد سازمانهای استراتژی محور راه حلی است که میتواند سازمانها را در جهت درک مفاهیم استراتژیک یاری رساند. یکی از وظایف دفتر OSM حصول اطمینان از مدیریت استراتژیک و محوریت استراتژیک در سازمان است.

اصول حاکم بر سازمان های استراتژی محور

وجود تفکر بسیج تغییر از طریق رهبری ارشد
ترجمه استراتژی به عبارات عملیاتی
همسویی سازمان با هدف هم افزایی
تبدیل استراتژی به فعالیتهای روزمره کارکنان
تبدیل استراتژی به فرآیندی مستمر

ضرورت استقرار دفتر مدیریت استراتژیک

استقرار این دفتر به منظور افزایش اثربخشی در اقدامات استراتژیک در سازمانهای استراتژی محور ضرورت دارد. از جمله مواردی که در خصوص اثربخشی استراتژی در سازمان باید مورد توجه قرار گیرد می توان موارد ذیل را نام برد:

نقطه تمرکز شکست استراتژی در مرحله اجرای استراتژیها می باشد و این درحالی است که استقرار یک دفتر مدیریت استراتژیک در سازمانها پشتیبان استراتژیها در مرحله اجرا خواهد بود.
دفتر مدیریت استراتژیک محوریت سازمان را در حوزه فعالیتهای استراتژی شکل میدهد. این دفتر موجودیتی فراتر از تغییر ساختار است و می تواند عامل موفقیت سازمان به شمار آید و فرا واحدی بوده و به عنوان یک محور کلیه فعالیتهای سازمان را هدایت میکند.
در مقام اجرای استراتژی باید دقت داشته باشیم که استراتژیها در جای خودشان طراحی و اجرا شوند. در این صورت اجرای استراتژی برای سازمان یک مزیت رقابتی خواهد بود.
در طراحی سیستمهای مدیریت استراتژی در ابتدا نیاز به تأسیس دفتر مدیریت استراتژی کاملا محسوس میباشد.

شایستگی محوری که در یک سازمان ایجاد مزیت رقابتی میکند، نیاز به ساختار دارد و فرآیند مدیریت استراتژیک در یک سازمان یک شایستگی محوری است و از این جهت مزیت رقابتی ایجاد میکند. در نتیجه دفتر مدیریت استراتژیک به عنوان یک ساختار برای فرایند مدیریت استراتژیک به منظور ایجاد یک شایستگی محوری نیاز ضروری است.

نکات قابل توجه در تشکیل دفتر مدیریت استراتژیک

در زمان استقرار این دفتر نام دقیق آن از اهمیت زیادی برخوردار نبوده بلکه نکته قابل توجه، وجود متولی برای کلیه وظایف موجود در فرآیند مدیریت استراتژیک است.
در زمان استقرار این دفتر باید به وجود همسویی همه واحدهای سازمان با استراتژیها اطمینان حاصل شود.
در زمان استقرار این دفتر نکته قابل تأمل تعیین فلسفه وجودی آن است: اگر فلسفه وجودی این دفتر مشخص نباشد، در اولین زمانی که رکود اقتصادی در سازمان اتفاق میافتد، اولین واحدی که تعطیل میشود، OSM خواهد بود. فلسفه وجودی تشکیل دفتر مدیریت استراتژیک پیاده سازی منظومه جامع مدیریتی است.

وظایف دفتر مدیریت استراتژیک به عنوان سامانه جامع مدیریت:

دو وظیفه اصلی دفتر مدیریت استراتژیک، تعالی استراتژیک و مدیریت استراتژیک میباشد. OSM مالک و گرداننده فرایند مدیریت استراتژیک است، چرخه وظایف مربوط به این فرآیند در ۶ حوزۀ توسعه استراتژی، طرحریزی استراتژی، همسویی سازمانی، طرح ریزی عملیات، پایش و یادگیری و ارزیابی و تغییر می باشد. این موارد مراحل ایجاد فرآیند رسمی مدیریت استراتژیک می باشد. دامنه فعالیت های این ۶ مرحله در شکل ذیل نمایش داده شده است:

زیر ساخت های فرآیند مدیریت استراتژیک

الف: هدایت تغییر: اقداماتی که در زمینه هدایت تغییر صورت میگیرد، در سه گروه ذیل میباشد:

۱- تدوین دستور کار تغییر استراتژی در سازمان

۲- بررسی تغییر در دستور کار تیم رهبری

۳- پیگری به منظور راه اندازی OSM

ب: توسعه IT: اقداماتی که در زمینه توسعه فناوری اطلاعات صورت میگیرد، در سه گروه ذیل میباشد:

۱- ایجاد بسترهای لازم جهت هوشمندی کسب و کار

۲- ایجاد بسترهای لازم جهت حاکمیت در دادهها

۳- ایجاد بسترهای لازم جهت مدیریت اطلاعات

۴- ایجاد بسترهای لازم جهت تحلیل فناوری اطلاعات

۵- پیگیری جهت اخذ توافق نامه سطح خدمات بین واحدها

ج: استقرار OSM: اقداماتی که در زمینه استقرار OSM صورت میگیرد، در سه گروه ذیل میباشد:

۱- نهادینه نمودن دفتر

۲- انتخاب صاحب فرآیند مدیریت استراتژی

۳- استفاده از دفتر به منظور یکپارچگی تمامی فرآیندها

۴- فراهم آوری منابع و کارکنان

۵- راه اندازی سطح گزارش دهی به مقام ارشد سازمان

نقش کلیدی OSM

1- شکل دهنده و معماری: (روشن و شفاف نمودن فلسفه و فرآیند مدیریت استراتژیک در سازمان) تعیین متدولوژی و فرآیند مدیریت استراتژیک، به عبارتی تعیین چارچوب و مدل مدیریت استراتژیک در این دفتر انجام می شود. دفتر OSM لازم است با مدیر عامل سازمان به صورت مستقیم و یا حداکثر با یک واسطه رابطه داشته باشد.

۲- متولی، مسئول و صاحب فرآیند: (تعریف و طراحی مدیریت استراتژیک و نظارت بر اجرای فرآیند مدیریت استراتژیک) تعیین و توسعه الزامات و فرآیندهای مورد نیاز برای مدیریت استراتژیک و نظارت بر آن مانند: تدوین استراتژی، بازنگری استراتژی، ایجاد و مدیریت کارتهای امتیاز متوازن، همسویی سازمانی، تست و تطبیق استراتژی (در علم امروز به جای تطبیق سازمان با محیط بیرون در صورت فراتر به دنبال تطبیق محیط بیرون با سازمان هستند.)

۳- یکپارچه گر: اطمینان از اینکه حتی فرآیندهایی که تحت مالکیت OSM نیستند، با استراتژیهای سازمان پیوند دارند. به عبارتی دیگر حصول اطمینان از ایجاد ارتباط میان سایر فرآیندهای اصلی سازمان با استراتژی و وجود ارتباط استراتژی با مدیریت مالی/ ارتباط استراتژی با فرآیندهای کلیدی عملیاتی/ همسویی منابع و برنامهها/ انتقال درک استراتژی/ مدیریت ابتکارات عمل استراتژیک (جهش های قابل توجه در مدیریت سازمان= Initiatives) و تسهیم بهترین تجارب.

مسئولیتهای کلیدی OSM

مسئولیتهای اصلی دفتر مدیریت استراتژیک در محدوده زیر گسترش مییابد:

۱- برنامه ریزی استراتژیک:

· اداره و هدایت فرآیند
· یکپارچه نمودن برنامههای بخشهای مختلف سازمان (برنامهریزی برای برنامههای بین وظیفهای)

۲- کارتهای امتیازی متوازن: یکپارچه نمودن شاخصها و دادهها و اطلاعات از کلیه بخشهای سازمان

۳- همسویی سازمانی:

· اطمینان از همسویی تمام اجزای سازمان با استراتژی
· ایجاد ارتباط بین سطوح کلان با سطحهای پائینتر

۴- برنامه ریزی بودجه: ایجاد ارتباط بودجه وظیفهای و واحدی با استراتژیهای بین وظیفهای

۵- همسویی منابع انسانی: اطمینان از همسویی تمام افراد با استراتژی و ایجاد ارتباط ساختار هدفگذاری فردی با استراتژیهای بین وظیفهای.

۶- آگاهی: برگزاری جلسات توجیهی برای کلیه پرسنل

۷- بازنگریها: بازنگری و یادگیری استراتژیک

فعالیتهای کلیدی OSM

· هدایت اقدامات
· تعامل با ذینفعان کلیدی
· مالک فرآیند حاکمیتی
· درک و ارائه راه حل های کلیدی
نظارت و تأیید کمیته های مضامین استراتژی
· تأیید تغییرات مرتبط با مضامین استراتژیک

موانع ایجاد دفتر OSM

از بین علت های مختلف مقاومت و مخالفت در برابر تشکیل OSM در سازمانها که نیاز به مدیریت تغییر را ایجاد می کنند موارد زیر حائز اهمیت می باشد:

۱- عدم آگاهی از فلسفه OSM

2- عدم اعتقاد به مفید بودن OSM

3- باور مضر بودن OSM

4- تعصب بر روی مستقر شدن دفتر مدیریت استراتژی در یک مدیریت خاص

روش های مدیریت تغییر در خصوص ایجاد تفکر استراتژیک

· بر گزاری جلسات و سمینارهایی در این خصوص ضرورت، اهمیت و منافع وجود تفکر استراتژیک
· آموزش غیر مستقیم مفاهیم مدیریت استراتژیک و متدولوژی به صورت Action learning
· تغذیه فکری افراد از طریق روش های Benchmark و Pestel
· توجه به میزان آمادگی سازمان از جهت بلوغ رهبری/ بلوغ انسانی/ بلوغ سازمانی/ بلوغ استراتژیک/
· توجه به پویایی دفتر مدیریت استراتژیک

عوامل موفقیت OSM

1- الگوبرداری از بهترین تجارب در راهاندازی این واحد مانند (شرکت های GTE، SMDS، Simens، Unibanco، Pliva، Power، (Skanddia

2- تفکیک وظیفه تدوین استراتژی از وظیفه اجرای استراتژی

۳- داشتن سطح بلوغ کافی در حوزه برنامه ریزی استراتژیک

۴- اولویت بندی صحیح وظایف واحد و یا دفتر مدیریت استراتژیک

۵- تکمیل پروفایل شایستگی تیم مدیریت استراتژی، این تیم باید شامل تخصصهای ذیل باشد:

کارشناس مدیریت استراتژیک/ کارشناس ارشد کنترل پروژه/ کارشناس مدیریت استراتژیک منابع انسانی/ کارشناس روابط عمومی استراتژی/ مسئول دفتر مدیر استراتژی

صلاحیت های رئیس دفتر استراتژیک CSO :

آگاهی داشتن از استراتژیهای ورود به بازار، بنگاه، کسب و کارهای جدید، خرید و ادغام شرکتها، مشارکت در رئوس بالای شرکت، تهیه بودجه، تحلیل محیط رقابتی، استراتژی مالی، تکنولوژی، بازار

سابقه کاردر زمینه مالی، مدیریت، عملیات، بازاریابی و فروش، منابع انسانی

۶- عامل موفقیت: ارتباط اثربخش مدیر مالی و استراتژی

۷- بهره برداری از سیستمهای مکانیزه مدیریت عملکرد استراتژیک

نقش های و مسئولیتهای دفتر مدیریت استراتژیک /اختصاصی / تحریریه اخبار مهندسی صنایع ایران

معصومه سعیدی / کارشناس ارشد مهندسی صنایع / رییس دفتر مدیریت برنامه ریزی استراتژیک – شرکت ساخت تجهیزات سپاهان (گروه مپنا)

منابع:

Robert S. Kaplan, David P. Norton, Alignment (using the balance scorecard to create corporate synergies), 2006, Harvard business school publishing corporation

Robert S. Kaplan, leading change with the Strategy Execution System Balanced Scorecard Report Nov-Dec 2010

Robert S. Kaplan, David P. Norton, Creating the office of strategy management, April 2005. Balanced Scorecard collaborative

مسئولیت­ های دفتر مدیریت استراتژیک

مطالب مشابه :

نقش ها و مسئولیت­ های دفتر مدیریت استراتژیک