چگونگی ساخت , و انجام یک پروژه صحیح
تعریف کلی:
نحوه ی انتخاب روش و طراحی صحیح انجام
هر تحقیق که منجر به عملیاتی شدن ماحصل آن و یا حل یک مشکل خاص گردد ، بسیار مهم
است . برای انجام یک تحقیق و یافتن پاسخ سوال یا حل مشکل خاص ، انجام یک فرآیند
سیستماتیک که شامل دقت در جمع آوری داده ها و تجزیه و تحلیل دقیق
«برنامه‌ي پروژه» را براي افرادي كه
از آن سود مي‌برند توضيح دهيد و عناصر كليدي آن را به بحث بگذاريد.
در بحث مديريت پروژه، برنامه‌ي
پروژه از اصطلاحاتي است كه بيش‌ترين تعبيرها وبرداشت‌هاي نادرست در مورد آن
صورت مي‌گيرد و متاسفانه درست قابل فهم نيست. «برنامه‌ي پروژه» مجموعه‌اي از
مدارك و مستندات است كه ممكن است در مدت زمان انجام پروژه تغيير كند. درست
مانند نقشه‌ي مسير، راه و دستورالعمل پيمودن مراحل مختلف پروژه را ارايه
مي‌دهد. مدير پروژه
هم مانند يك مسافر نيازمند مشخص كردن جريان يا مسير پروژه است. درست مانند يك
راننده كه ممكن است با مسايل و مشكلات مختلفي در جاده مواجه شود و يا
مسيرهاي جديدي براي مقصد نهايي پيش‌رو داشته باشد، مدير پروژه نيز ممكن است،
نيازمند اصلاح مسير انجام پروژه باشد.
يك برداشت نادرست رايج از طرح
پروژه، معادل كردن طرح با خط زماني يا جدول زماني پروژه است، در حالي كه
مسير يا دورهي زماني پروژه، تنها يكي‌از عناصر طرح است. برنامه‌ي پروژه در
واقع محصول اصلي كل فرآيند طرحريزي است، بنابراين تمام مدارك و مستندات
طرح ريزي يا به عبارتي برنامه‌ريزي را در برمي‌گيرد.
براي مثال، يك برنامه‌ي پروژه براي
ساخت يك ساختمان اداري جديد نه تنها تمام ويژگيهاي ساختمان بودجه وبرنامه،
بلكه ريسك، مبناها و مقايسه‌هاي كيفي، تاثيرات محيطي وغيره را نيز بايد
دربرگيرد.
عناصر يك برنامه‌ي پروژه عبارت‌اند
از:
- مباني و خطوط اصلي و پايه‌اي: كه
بعضي وقت‌ها معيارهاي عملكرد هم ناميده مي‌شود؛ چرا كه عملكرد كل پروژه بر
مبناي آنها اندازه‌گيري مي‌شود. اين مباني سه نقطه شروع قطعي و مسلم
پروژه؛ يعني بازه يا چشم انداز كار، برنامه و هزينه هستند، كه براي اندازه‌گيري
و برآوردِ درستيِ حركت پروژه در مسير اصلي خود در طول دورهي اجرا به كار برده
مي‌شوند.
- برنامه‌ها يا طرحهاي مديريتي پايه‌اي:
اين عنصر در برگيرنده‌ي مستنداتي درباره‌‌ي
واريانس‌ها يا انحراف‌هاي پديد آمده در طول مسير و چگونگي برطرف و كنترل كردن
آن‌هاست.
- محصولات كاري ناشي از فرآيند
برنامه‌ريزي يا طرحريزي شامل برنامه‌هايي براي مديريت ريسك، كيفيت،
فراهم آوري، كارگزيني و ارتباطات.
حضور فعال گروه برنامه‌ريزي و كنترل پروژه:
بسيار مهم است كه واحد برنامه‌ريزي و كنترل پروژه، از آغاز و در اولين مرحله، به‌طور جدي و فعال وارد عمل شود. حركت پوياي مسئولان برنامه‌ريزي و كنترل پروژه در اين مرحله و تاثير آنها بر امكان‌سنجي و انتخاب گزينه بهتر، مي‌تواند جايگاه اين واحد را به‌عنوان كنترل‌كننده فعاليتهاي ساير واحدها، مستحكم ساخته و نقش آن را به‌صورتي واضح و روشن بازگو سازد.
قابل توجه است كه براساس تعاريفي كه از مفاهيم برنامه‌ريزي و كنترل ارائه كرديم، برنامه‌ريزي صحيح فعاليتها و منابع، همچنين كنترل دقيق سه عامل مهم زمان، هزينه و كيفيت، بدون توجه به ارزيابي كلي انجام شده و نحوه انتخاب گزينه مناسب در اين مرحله، نمي‌تواند به‌درستي انجام گيرد.
علاوه براين، حضور فعال واحد كنترل پروژه در اين مرحله، باعث ايجاد انگيزه و احساس مسئوليت بيشتر در اين واحد مي‌شود.
م نگاهي به وضعيت فعلي:
يكي از نكات مهم در مرحله نظري، لزوم وجود يك سيستم منظم و تعريف شده شناسايي، امكان‌سنجي و اجراي طرح است، چرا كه تضمين‌كننده تخصيص بهينه سرمايه، به‌عنوان مهمترين عامل محدود اقتصادي در هر كشور است. در حال حاضر عموماً امكان‌سنجي و شناسايي طرحها براساس روال شكل (1) انجام مي‌شود:
شكل (1): نظام شناسايي، امكان‌سنجي و اجراي طرحهاي صنعتي:
همان‌طور كه گفته شد، لازم است واحد كنترل پروژه در اين مرحله، نقشي پويا و موثر داشته باشد، متاسفانه به‌نظر نمي‌رسد هنوز در كشور ما به اين مساله توجه چنداني شود و كنترل پروژه معمولاً نقشي درتصميم‌گيريهاي اين مرحله ندارد.
مشكل ديگري كه گهگاه مشاهده مي‌شود، عدم توجه به بعضي از پارامترهايي است كه با عدد و رقم قابل قياس نيستند، مانند اثرات زيست‌محيطي يا اجتماعي. در اين موارد، اين پارامترها يا اصلاً در نظر گرفته نمي‌شوند و يا به استدلالي نه چندان محكم، بسنده مي‌شود و نتيجه آن پس از گذشت مراحلي از پروژه آشكار مي‌شود كه ديگر راه بازگشتي نيست. خوب است در اين مورد دقت بيشتري لحاظ شده و حتي از روشهايي همچون استفاده از منطق فازي بهره گرفته شود. بهانه تئوريك بودن بسياري از روشها يكي از عوامل مهمي است كه باعث مي‌شود، حتي از انديشيدن به استفاده عملي از آنها صرفنظر شود.
نكته قابل توجه ديگر، در امكان‌سنجي طرحها كه بنابه جايگاه فعلي ايران در دنيا، لازم است مدنظر قرار گيرد، اين است كه نظام اقتصادي بايد از سرمايه‌گذاريهاي مبتني بر درآمدهاي ملي يعني نفت، معادن و ... رها شود. بيشتر اين سرمايه‌گذاريها در بلندمدت از بازدهي لازم برخوردار نيستند.
به‌نظر نمي‌رسد كه در نحوه ارزيابي ارائه شده از سوي وزارت صنايع و حتي بانكها و موسسات اعتباري به اين مساله توجه چنداني شده باشد.
2)مرحله طرح و برنامه‌ريزي
در اين مرحله، امور طراحي و برنامه‌ريزي، نسبت به مرحله اول، با دقت بيشتري انجام شده و داراي جزئيات كاملتري هستند.
در اين مرحله، فعاليتهاي طراحي پايه، زمان‌بندي و بودجه‌بندي، تعيين مفاد و تركيب قراردادها، برنامه‌ريزي تفصيلي و فعاليتهايي كه مي‌بايست به‌صورت پيمانكاري اجرا شوند، مشخص مي‌شود.
برنامه‌ريزي در اين مرحله، به جزئيات عمليات و منابعي مي‌پردازد كه قصد دارند، اين اهداف را به واقعيت تبديل كنند. عامل زمان (يعني چه كاري را بايد اول انجام داد و در چه زماني) تا هنگامي كه فرآيند خوب شناسايي نشده، نمي‌تواند وارد اين فرآيند شود. گامهاي انجام برنامه قبل از اينكه پشت سر هم باشند، متداخل هستند. در اين مرحله در تدوين برنامه زمان‌بندي واقع‌بينانه بايد دقت بسيار كرد، به‌قول آنون <اگر در برنامه‌ريزي شكست خورديد، براي شكست، برنامه‌ريزي كرده‌ايد.>
نكته مهم در برنامه‌ريزي شبكه، استفاده از تكنيك‌هاي برنامه‌ريزي شبكه‌اي است. هرگز اين تكنيك‌ها را بااين بهانه كه پيچيده و تئوريك هستند، كنار نگذاريد. حتي اگر اطلاعات مربوط به شبكه را به كمك كامپيوتر مورد استفاده قرار ندهيد و يا آنكه از شبكه به‌منظور زمان‌بندي فعاليتها و چگونگي بهره‌گيري از منابع و يا پيگيري پروژه استفاده نكنيد، اين تكنيك‌ها قادرند تصوير بهتري از پروژه در اختيار شما قرار دهند و امكان درك و حل مسايل و مشكلات را براي شما فراهم سازند. در برنامه‌ريزي شبكه، ساختار و زمان‌بندي از يكديگر تفكيك مي‌شود، بدين وسيله قادر خواهيد بود تا بدون توجه به زمان اجراي فعاليتها، به تحليل فعاليتها و رابطه منطقي ميان آنها بپردازيد و به‌سادگي سازماندهي‌هاي مختلف را براي اجراي پروژه طرح و مستند كنيد و مورد آزمايش قرار دهيد. به‌علاوه استفاده از روشهاي شبكه، شما را وادار مي‌سازد تا در مورد پروژه به‌صورت منطقي و نظام‌يافته فكر كنيدواين به‌معناي‌آن است كه:
· ريسك كمتري بابت از قلم‌انداختن فعاليتها و درنظر گرفتن محدوديتها خواهيد داشت;
· درك بهتر و عميق‌تر، نسبت به پروژه، فعاليتهاي كليدي و بحراني، محدوديتها و مشكلات پيدا خواهيد كرد;
· تعاريف صريحتر و دقيقتري از مسئوليتها، به‌هنگام ارتباط فعاليتها و ساختار سازماني به‌دست مي‌آيد;
· داده‌هاي بهتري كه بتوان بر پايه آنها، در مورد روشهاي حل مشكلات، مسائل مالي، ارتباط با ساير پروژه‌ها، آغاز و پايان پروژه و نظاير آن تصميم‌گيري كرد در اختيار خواهيد داشت;
· داده‌هاي بهتري در خصوص نتايجي كه بايد به‌دست آيد، منابعي‌كه بايد دراختيار گرفته شوند، موعدهاي سررسيد و...، براي عقد قراردادهاي (داخلي/خارجي) انجام كار، در اختيار داريد.
· مستندات كافي در خصوص نحوه دستيابي به اهداف پروژه، مسئوليتها و منابع ورودي فراهم مي‌شود;
· چارچوب و الگوي مناسب براي برقراري ارتباطات موثر به‌هنگام برنامه‌ريزي، صدور سفارش، بررسي وضعيت و كنترل فعاليتها و يا اعمال تغييرات در اختيار داريد.
مسئله قابل توجه آنكه، در اين مرحله بايد برنامه‌ريزي كيفيت به‌نحو مناسبي صورت گيرد، بدين معني كه كيفيت و استاندارد مناسب براي پروژه شناسايي شده و چگونگي تحقق رضايت‌بخش آن تعيين شود.
دو نكته مهم ديگر در اين مرحله، برآورد صحيح منابع مورد نياز و چگونگي انتخاب پيمانكاران است.
نحوه انتخاب پيمانكاران
در تبيين هر فعاليت، كليدي‌ترين عوامل، زمان، هزينه و كيفيت هستند. وقتي قرار است فعاليتي به پيمانكار واگذار شود، اين سه عامل بايد در انتخاب پيمانكار، به‌طور دقيق بررسي شده و مدنظر قرار گيرند.
سوابق پيمانكار مي‌تواند تا حد زيادي گوياي توانايي وي باشد. اشتباه در انتخاب پيمانكار مي‌تواند در مقاطع مختلف پروژه، صدمات جبران‌ناپذيري را وارد سازد. به‌علاوه، در صورتي كه پيمانكار بخواهد از پيمانكار دست دوم استفاده كند، دريافت موافقت صاحب كار ضروري است.
سيستم مديريت پروژه
طراحي سيستم مديريت پروژه، متناسب با پرژوه، يكي از مسائلي است كه بايد در اين مرحله از پروژه مدنظر قرار گرفته و تدوين شود. هيچ‌گاه به ادعاها و تبليغاتي كه در مورد قابليتهاي برنامه‌ريزي و كنترل پروژه و برآورده‌شدن نيازهاي شما بااستفاده از يك نرم‌افزار يا سيستم دستي از پيش طراحي شده، وجود دارد، بيش از حد اهميت ندهيد. مطمئن باشيد رويه محتاطانه شما و صرف‌وقت در اين مرحله از پروژه، نتيجه مطلوب خود را به‌هنگام برنامه‌ريزي و كنترل امور پروژه در مراحل بعدي، به‌دست خواهد داد.
سيستم مديريت پروژه، بايد كاملاً متناسب با پروژه طراحي شود. هيچ‌گاه به دنبال طرح سيستم‌هاي بسيار پيچيده و يا بسيار ابتدايي نباشيد. سيستم بايد به‌گونه‌اي طراحي شود كه به ساده‌ترين شكل و با بهره‌گيري از روشهاي ابتكاري و هوشمندانه، نيازهاي كاربران را پاسخگو باشد. مسلماً بهره‌گيري از چنين سيستم‌هايي، پيش از آغاز پروژه، مديريت پروژه را آسان كرده و از وقوع بحرانهاي جدي در حين اجراي پروژه جلوگيري مي‌كند. سيستم مديريت پروژه، بايد جنبه‌هاي اصلي زير را پوشش دهد:
· تعاريف دقيق و واژگان مورد استفاده در پروژه;
· سازمان پروژه، شامل ساختار سازماني واحدهايي كه در پروژه دخيل بوده و يا از اجراي پروژه، متاثر مي‌گردند; نحوه مشاركت، مسئوليتها و وظايف هريك از واحدها;
· فرآيند مديريت پروژه، شامل:
1 - چگونگي تبادل اطلاعات، جمع‌آوري و استفاده از بازخورها;
2 - مشخصات برنامه‌ها و فرآيندهاي گردش اطلاعات;
3 - چگونگي برنامه‌ريزي و شخصي كه آن‌را به‌عهده دارد;
4 - مشخصات سيستم اطلاعاتي وضعيت پروژه، برنامه‌ها و كنترل بر پيشرفت پروژه.
· دستورالعملها، آيين‌نامه‌ها و ضوابط اجراي فعاليتها;
· فرم‌ها و مستندات لازم براي مديريت پروژه شامل معرفي فرم‌ها، نحوه استفاده، شرح محتويات، شخص تكميل‌كننده و تاييدكننده و بالاخره نحوه گردش نسخه‌هاي مختلف فرم‌ها;
· پرونده‌هاي سيستم براي نگهداري و بازيابي اسناد و اطلاعات، شامل معرفي انواع پرونده‌ها، محتويات هريك، نحوه استفاده، نحوه نگهداري و مسئوليتهاي مربوطه.
سيستم مديريت پروژه خود را هرشش ماه يكبار، بازنگري كنيد و اجازه ندهيد تا به‌مرور زمان از كارآيي آن كاسته شود. اين كار، نه‌تنها موجب يادآوري انتظارات اوليه شما از سيستم مي‌شود، بلكه باتوجه به تجارب به‌دست آمده، ايده‌هاي بهبود و اصلاح سيستم نيز به‌دست مي‌آيد.
مشكلات فعلي كارفرما، پيمانكار و مناقصه‌ها
ديرگاهيست كه پروژه‌هاي داخلي كشور ما، با مسئله انتخاب پيمانكار و روابط بين پيمانكار و كارفرما دست به‌گريبان هستند و گاه اين مسئله باعث صرف هزينه‌هايي هنگفت در مقاطع مختلف پروژه مي‌شود.
· علل عمده اين مشكلات به‌شرح زير هستند:
· عدم توجه به‌نحوه صحيح برگزاري مناقصه و تبعيض ميان شركت‌كنندگان.
· از حكيم فرزانه‌اي پرسيدند:
بهترين قانون كدام است‚ گفت: قانوني كه به آن عمل شود.
· اگر بخواهيم براساس اين نظريه ارزيابي كنيم، به‌اين نتيجه مي‌رسيم كه قوانين و مقررات ناظر بر برگزاري مناقصه‌ها، به‌ويژه هنگامي كه پاي شركتهاي دولتي در ميان باشد. قوانين و مقررات خوبي نيستند.
· تبعيض در مبلغ ضمانت‌نامه دريافتي كه بعضاً باعث ضعف مالي پيمانكاران بخش خصوصي در مقابل پيمانكاران بخش دولتي و يا به‌نوعي وابسته به‌دولت مي‌شود، كمكها و تسهيلات ويژه براي شركتهاي دولتي قبل و در حين اجراي پروژه كه معمولاً شركتهاي غيردولتي از آن محرومند، بازكردن پاكتهاي پيشنهاددهندگان در مناقصه، بدون حضور آنان و مذاكره بعدي با پيشنهاددهندگان، حداقل براي ايجاد رقابت كاذب و اخذ تخفيف از آنان كه از جمله رفتارهاي مغاير با مفاد آيين‌نامه معاملات دولتي است و چندين مشكل ديگر كه بايد براي حل آنها تدبيري انديشيده شود.
· عدم توجه لازم به پيمانكاران تواناي بخش خصوصي;
· عدم اطلاع دقيق كارفرما و پيمانكار از كيفيت كار و قوانين سازمان برنامه و بودجه هنگام تدوين قرارداد;
· عدم توجه به اين مسئله كه پيمانكار در حقيقت، بازوي اجرايي كارفرماست و هردو در جهت تحقق يك هدف تلاش مي‌كنند. فرد نشسته در پشت ميز بايد فرد ايستاده در آن‌سوي ميز را به‌رسميت شناخته و وي را همسنگ خود بداند.
· عدم وجود برنامه و قانون جامع و مدون در سازمان برنامه و بودجه، جهت ارتباط كارفرما و پيمانكار.
· قوانين و آيين‌نامه‌هاي منتشرشده از سوي سازمان برنامه و بودجه، تنها شامل ابنيه و عمليات ساختماني هستند و هنوز هيچ آيين‌نامه مدوني در ديگر زمينه‌ها، وجود ندارد. علت اين مسئله را مي‌توان به زمان تهيه اين قوانين بازگرداند. به‌نظر مي‌رسد كه در آن زمان توجهي به پروژه‌هاي صنعتي نشده و به‌دليل تمركز برروي برنامه‌ها و پروژه‌هاي عمراني، قوانين تنها به اين فعاليتها محدود شده است. اين مسئله با كوتاهي مسئولان در تكميل اين قوانين در سالهاي بعد توام شده و پايه بسياري از برخوردهاي سليقه‌اي ميان كارفرما و پيمانكار شده است.
3)مرحله اجرا: در اين مرحله، هدف آن است كه پيشرفت كارهاي پروژه، مطابق با برنامه‌ها، اصول و كيفيتهاي تعيين‌شده در مرحله دوم، به‌مرحله عمل درآيند. در اين مرحله، عامل كنترل داراي نقش اساسي بوده و لازمست با برداشت اطلاعات و آمار مناسب از نحوه پيشرفت كارها و مقايسه مشخصه‌هاي مختلف كارهاي اجراشده با آنچه كه برنامه‌ريزي شده، روند پيشرفت كارها و صرف هزينه و ساير منابع را كنترل كرد.
بديهي است در حين اجراي كار، علي‌رغم دقت‌نظري كه در تهيه طرحها و برنامه‌ها به‌عمل آمده، ايجاد تغييراتي در طرح، غيرقابل اجتناب است. پيمانكار در مراحل اجراي كار به‌طور مستمر با مشاور كه در اين مرحله، امور نظارت و كنترل را به‌عهده دارد، تبادل نظر كرده و در مواردي كه ايجاد تغييرات و تصحيحاتي در طرح، ضروري باشد، با موافقت مشاور، اقدام خواهد كرد.
مطالب مشابه :
كنترل پروژه
برنامه‌ريزي و كنترل پروژه. مديريت، برنامه پروژه‌ها، نظام برنامه‌ريزي و كنترل
کنترل پروژه
مدیریت پروژه و ساخت ريزي و كنترل پروژه نوشته محمود نادري و مقاله مديريت، برنامه ريزي و
برنامه ریزی و کنترل پروژه
هاي برنامه‌ريزي و كنترل پروژه مديريت پروژه در ساخت که بصورت نظام گرا و با
تجربه برخي از كشورهاي منتخب در اجراي نظام بودجه‌ريزي بر مبناي عملكرد
مهندسی و مديريت ساخت, سال 2002، "نظام برنامه‌ريزي مشاركتي نظام كنترل و
مديريت و کنترل پروژه
مديريت و کنترل پروژه. توجه به دو عنصر ”برنامه ريزي” و پروژه چيست ؟ مديريت و كنترل پروژه
چگونگی ساخت , و انجام یک پروژه صحیح
در بحث مديريت پروژه، برنامه‌ي ريزي و كنترل پروژه: منطقي و نظام‌يافته
مواد آزمون ورود به حرفه مهندسان و كاردان هاي فني ساختمان(کلیه رشته ها)- نویسنده : مسعود جوادی - آرشی
• مديريت ساخت و نظام برنامه‌ريزي و كنترل پروژه* • مديريت ساخت و نظام برنامه‌ريزي و
رشته مديريت پروژه (project management)
معرفی رشته مدیریت پروژه و ساخت: و سلامتی ساخت و روان نظام برنامه ريزي و كنترل
برچسب :
مديريت ساخت و نظام برنامه ريزي و كنترل پروژه