گزارش نویسی و مکاتبات اداری

فصل اوّل : تعریف و ویژگی های مهم نامه های اداری

نوشته های اداری و دانشگاهی دارای مشخصات و ویژگی‎های خاص خود می باشد ، چه از حیث مفهوم و محتوا و پیام و چه از حیث سبک و آیین درست نویسی ، که موارد زیر را می توان از ویژگی‎های مهم آن بر شمرد :

1- ساده نویسی : سادگی از ضروریات نوشته اداری است ، ولی نویسنده نباید در این امر افراط ورزد بلکه باید نوشته او ساده و روان و در عین حال شیوا و رسا باشد و عبارات مبهم و جملات پیچیده و کلمات نامأنوس در آن به کار نرود و نوشته به آسانی قابل فهم بوده و دارای وحدت موضوع باشد .

2- پرهیز از به کار بردن واژه های دشوار و بیگانه : باید در نوشته های اداری از کاربرد لغات و اصطلاحات دشوار و دور از ذهن و همچنین واژه ها و ترکیباتی که معنی و مورد استعمال آنها را دقیقاً نمی دانیم احتراز جوییم و نیز سعی کنیم تا می توانیم لغات بیگانه را که مترادف آنها در فارسی موجود است در نوشتۀ خود نیاوریم . در نوشته های اداری و دانشگاهی می باید واژه های بیگانه ای که معادل مناسبی برای آنها ساخته شده است از معادل فارسی آنها استفاده نماییم به عنوان مثال به جای واژۀ بیگانۀ "تئوری " از واژه مصوب فرهنگستان "نظریه "و به جای واژۀ بیگانۀ " تست " ، واژۀ مصوب فرهنگستان "آزمون "را به کار ببریم .

3- رعایت شیوۀ املای کلمات :

در املای واژه ها و وصل و فصل ترکیب ها باید دقّت کنیم و هرگز لغاتی که املای درست آنها را نمی دانیم به کار نبریم .

در شیوۀ املای فارسی کلمه هایی است که پیوسته نوشتن آنها ، دارای مفهومی دیگر می شود ؛ بنابر این ، برای آنکه صورت مکتوب کلمه ، گویا و نمایندۀ مفهوم و معنای کلمه و دیگر خصوصیت های دستوری آن باشد ، آشنایی با شیوۀ املای چنین کلمه هایی اهمیتی بسزا دارد بدین ترتیب در شرح شیوۀ املای فارسی می توان به نکات زیر اشاره کرد :

الف – هر کلمة مستقل ، جدا از کلمه های دیگر نوشته شود ؛ یعنی می نویسیم « جناب عالی » ، نمی نویسیم « جنابعالی » یا می نویسیم « هیچ کس » ، نمی نویسیم « هیچکس » یا می نویسیم « کتاب را » ، نمی نویسیم « کتابرا » .

ب- هرگاه دو یا چند کلمه با هم ترکیب بشود و از ترکیب آنها کلمه ای تازه با مفهوم و معنی دیگری غیر از مفهوم هر یک از اجزای ترکیب شونده ، پدید بیاید ، باید به یکدیگر پیوسته نوشته شود ، یعنی می نویسیم « اینجا » نمی نوسیسم « این جا » یا می نویسیم « اینجانب » نمی نویسیم « این جانب » .

ج- حرف اضافة « به » جدا از اسم و ضمیر نوشته می شود یعنی می نویسیم « به کتابخانه » ، نمی نویسیم « بکتابخانه » یا می نویسیم « به تو » ، نمی نویسیم« بتو » می نویسیم « به کار » ، نمی نویسیم « بکار » .

تبصره 1 : حرف « ب » در « بد » که گونۀ دیگری از « به » است در مواردی مانند بدین ، بدان و بدو باید متصل نوشته شود .

د- حرف « ب » جزء پیشین را که در صورت ترکیب با اسم ، صفت یا قید ، اسم دیگری می سازد مانند « بخرد » به معنی خردمند ، « بهوش » به معنی هوشیار ، « بنام » به معنی نامی و معروف و « بتدریج » به معنی تدریجاً را پیوسته می نویسیم و نباید با « ب » حرف اضافه (که تغییری در اسم نمی دهد) اشتباه کرد .

هـ - جزء پیشین " می " و " همی " همیشه جدا از فعل نوشته می شود ؛ یعنی می نویسیم" می گردد " ، نمی نویسیم" میگردد " یا می نویسیم" می باشد " ، نمی نویسیم " میباشد"

و- تنوین مخصوص کلمات عربی است و تابع ضوابط خاص صرفی و نحوی آن زبان است ؛ و به کار بردن آن در واژه های فارسی و غیر عربی به هیچ وجه درست نیست ؛ یعنی می نویسیم « گاهی اوقات » ، نمی نویسیم « گاهاً » یا می نویسیم « بناچار یا ناچار » ، نمی نویسیم « ناچاراً »

ز- همزه ساکن آخر کلمه های ممدود عربی همچون ابتداء ، امضاء ، املاء ، اقتضاء در تلفظ فارسی زبانان حذف می شود ؛ پس می نویسیم : ابتدا ، امضا ، املا ، اقتضا .

ح- نشانة « را » از کلمۀ پیش از خود جدا نوشته می شود ؛ به جز در کلمۀ «چرا »

یعنی می نویسیم « آن را » ، نمی نویسیم « آنرا » یا می نویسیم « کتاب را »، نمی نویسیم « کتابرا » .

ط- عدد همیشه از معدود خود جدا نوشته می شود ، یعنی می نویسیم « یک روز » نمی نویسیم « یکروز » ، یا می نویسیم « پنج ساله »، نمی نویسیم« پنجساله » .

ی- حرف « ط » از حروف مخصوص عربی است و به کار بردن آن در کلمه های غیر عربی جایز نیست یعنی می نویسیم « تپانچه » ، نمی نویسیم « طپانچه » یا می نویسیم« غلتیدن» ، نمی نویسیم « غلطیدن » .

ک- ترکیب های عربی متداول در زبان فارسی برابر قاعده ای که دارد باید جدا نوشته شود یعنی می نویسیم « ان شاء ا... » ، نمی نویسیم « انشاء ا... » یا می نویسیم « علی رغم » ، نمی نویسیم « علیرغم »

4- رعایت قواعد نشانه گذاری و نکات دستوری :

یکی از عواملی که در روشنی بیان نویسنده و سهولت درک خواننده ، سخت مؤثر است ، رعایت قواعد نقطه گذاری و نکات دستوری است ؛ از این رو ، بر ماست که همه جا آن را رعایت کنیم و ارکان و اجزای جمله را در جای مناسب خود بیاوریم .

ما باید در نوشته های خود ، در هر جا که نیاز به قرار دادن نشانه می باشد ، نشانه مناسب را به کار ببریم ، به عنوان نمونه در پایان هر جمله ناقص یا در جایی از جمله که نیاز به مکث کوتاه می باشد نشانۀ « ویرگول » و در زمان نقل قول و شرح مطلب ، نشانۀ « دونقطه » و در پایان جمله کامل ، نشانۀ « نقطه » را به کار ببریم .

باید بدانیم که در نوشتۀ خود نباید فعلی را بدون قرینه حذف کنیم ؛ به عنوان مثال حذف « گرفت » در جملۀ زیر صحیح نمی باشد : محسن قلم را در دست و به نوشتن پرداخت .

خلاصه نویسی

مراحل خلاصه نویسی

۱.مطالعه یا مرور اجمالی ، پیش از اقدام به تلخیص ۲.مشخص ساختن میزان و درصد تلخیصی که باید انجام شود . ۳.مشخص کردن موارد و مطالب اصلی و فرعی ، هنگام مطالعه ۴.حذف مطالب غیر عمده و باقی گذاشتن نکات اصلی ۵.حفظ امانت و اصالت در عبارات و محتوا

انواع تلخیص :

۱. تفصیلی ۲. ارجاعی ۳. آزاد ۴. فهرستی ۵. موضوعی ۶. علمی چند نکته در تلخیص ۱. انسجام و پیوستگی مطالب ۲.جملات کوتاه و کلمات ساده ۳.متن مورد تلخیص در جزوه خلاصه معرفی می شود ؛ یعنی نام نویسنده ، ناشر ، میزان صفحات ، درصد تلخیص ، خلاصه نویس ، تاریخ تلخیص و مشخصات دیگر نوشته اصلی یا نوار و سخنرانی و جلسه و همایش و ... نقل شود . ۴.نکات دستوری و سیاق نوشته ۵.سلیقه نگارش ، صفحه آرایی و فصل بندی ۶.مطالبی در خلاصه آورده نشود که در متن اصلی نیست .

تند خوانی

حداقل زمان حداکثر کتب با تند خوانی با دو کار :

1- برخورد چشم با نوشته

2- انتقال مفهوم از لفظ به ذهن خواننده / در هردقیقه 1000 کلمه را بخوانید خوب است .

یادداشت برداری

۱- انتخاب نوع کاغذ : نوع مرغوب

2- قلم و خط : با خودکار رنگ تیره

3- برگه به جای دفتر ( فیش استاندارد 15× 10 )

4- عنوان گذاری

5- ذکر منبع

6- نگهداری برگه های یادداشت

7- نوشتن روی یک طرف برگه

یادداشت برداری

دو نوع فیش برداری

۱.عین عبارات منقول از مأخذ ( نقل قول مستقیم )

۲.مضمون و محتوا ( نقل قول تفسیری)

روش تحقیق

تحقیق : از ریشۀ حق یعنی آنچه درست و استوار و ثابت باشد ، ریشۀ اصلی واژۀ حق در تمام اشتقاق هایش مفهوم ثبات و مطابقت با واقع و استحکام را دارد . احقاق و تحقیق یک امر ، یعنی چیزی را ثابت و استوار ساختن ، درستی چیزی را به اثبات رساندن ، حق بودن مطلبی را آشکار ساختن و به عبارتی : شناخت « هست » ها . تحقیق ، یک تلاش فکری و علمی برای « یافتن » مطلب درست و حق ، و ارائه و اثبات آن است .

تحقیق

میدانی : در میدان گستردۀ اجتماع و یا کاوش نمونه های عینی و معمولاً تهیه گزارش پیرامون وقایع یا موضوعات اجتماعی و علمی و مسائل حسی و تجربی و کاربردی

کتابخانه ای : در کتاب ها ، اسناد ، منابع و آراء و نظریات در فضای محدود کتابخانه

تألیف : از ریشۀ « الفت » و به معنای پیوند زدن ، گردآوری مطالب متناسب با هم در یک مجموعه است و معمولاً نیاز به تتّبع و کاوش و دقت و حوصله دارد { بین تألیف و تحقیق ( برخلاف کاربرد اجتماع ) تفاوت بسیار است }

تفاوت تألیف و تحقیق : مؤلف ، صرف گردآورندۀ مطالبی از جاهای مختلف و تنظیم کنندۀ مطالبی است که با تتّبع و پژوهش به دست آورده است امّا محقق ، از اندیشه های نقّاد و دیدگاهی عمیق برخوردار است و « صاحب نظر » است و کارش تنها جمع آوری مطالب از منابع مختلف نیست بلکه اندیشمندی است که نظریه ای را با برهان و دلیل اثبات یا ردّ می کند یا مطلبی جدید کشف می نماید یا مطلب کشف شده ای را تکمیل می کند .

گزارش نویسی

در واقع نوعی تحقیق پیرامون مسئله خاصّی است که اغلب جنبۀ اجتماعی یا خبری دارد .

تعریف گزارش : ارائه آگاهی‎هایی دربارۀ موضوعی خاصّ به دیگران ، جهت اطلاع یافتن یا تصمیم گیری طبق آن .

انواع گزارش

1- گزارش رسمی و اداری ( طبق درخواست مراکز و مقامات مسئول از زیر مجموعه های خود در زمینه های اقتصادی ، اداری ، آموزشی و ... است .

گزارش شخصی و غیر رسمی ( طبق علاقه شخصی فراهم می شود مثلاً در بازدیدها ، خاطرات ، ثبت وقایع تنظیم رساله ها و پایان نامه ها )

۲ - گزارش از نظر زمان

روزانه هفتگی

هفتگی ماهانه

شش ماهه

سالانه

و ...

3 - به لحاظ دیگر
ادواری :در زمان های معین به طور مرتب تهیّه و ارسال می شود .
اتفاقی: بنا به پیش آمدها و حوادث و موضوعات خاص مقطعی است که نیاز به تهیّه گزارش پیش
می آید .

4 - به لحاظی دیگر

فردی : فرد مسئول یا مطلع در یک بخش آن را تهیّه می نماید .

گروهی : افراد مسئول یا

مطلع در بخش های مختلف تهیّه می نمایند .

مراحل گزارش

۱.مشخص ساختن موضوع گزارش ۲.تعیین محورها و سؤال های مطلوب در گزارش ۳.تهیّه اسناد ، مدارک و گردآوری اطلاعات ۴.تجربه ، مشاهده ، بررسی و مطالعه ۵.تدوین و تنظیم نهایی همۀ آگاهی های فراهم شده ۶.ضمیمه ساختن اسناد

منابع محقق و گزارشگر :

۱.مطالعه ۲.مشاهده ۳.مصاحبه ۴.اندیشه ۵.منابع شنیداری و تصویری

ویژگی های گزارش خوب :

۱.مطمئن و دقیق بودن اطلاعات گردآمده ۲.دخالت ندادن احساسات و سلیقه های شخصی در مطالب ۳.کافی و به اندازۀ لازم بودن مطالب ، نه کمتر و نه بیشتر ۴.منظم و منسجم بودن تقسیم بندی و فصل بندی مطالب ۵.ابتکار و نوآوری و طرح مسائل تازه و شیوه های جدید ۶.دقت در نقل قول ها و پرهیز از تحریف ۷.روانی عبارات و درستی علامت ها و رسم الخط در نگارش

بخش های تنظیمی یک گزارش یا جزوۀ تحقیقی

۱.صفحۀ اوّل ( صفحۀ عنوان شامل نام نوشته و گزارش ، نویسنده ، تاریخ و ... ) ۲.فهرست مطالب ۳.پیشگفتار ، سرآغاز ، مقدمه و ... ۴.متن تحقیق و گزارش ۵.پیوست ها ، ضمایم ، تصاویر ، جدول ها و ... ۶.فهرست اعلام ، اماکن و ... ۷.فهرست منابع و مآخذ ۸.کتابنامه ( معرفی کتاب‎های مستقل یا غیر مستقل پیرامون موضوع پژوهش )

البته به تناسب مورد شاید نیاز به بخش هایی کمتر یا بیشتر از آنچه یاد شد ، باشد .

نکات جنبی برای گزارش

۱.انتخاب نام کوتاه و گویا ۲.تیترها و عناوین فرعی هر چه کوتاه تر و گویاتر بهتر است ۳.پرهیز از افراط و تفریط در فصل بندی و تیتر و عنوان ۴.عدم تحریف نقل قول ها ۵.ارجاع منبع با نام مؤلف ، نام کتاب ، شمارۀ جلد ، شمارۀ صفحه ، چاپ چندم روش های تهیۀ گزارش : 1 - مطالعه 2- مشاهده 3- مصاحبه 4- آزمایش 5- تلفیقی

گزارش نویسی و مکاتبات اداری

مطالب مشابه :

نمونه یک گزارش حادثه - گزارش حادثه

گزارش نویسی

نگارش سمینار موردی + یک نمونه

گزارش نویسی و مکاتبات اداری 1

نمونه سؤالات «خلاصه سازی نوشته ها و مکاتبات اداری»

گزارش نویسی و مکاتبات اداری

گزارش شورای اداری رامسر

نمونه سوال سلامت اداری ومبارزه با فساد

گزارش نویسی