فعالیت های روابط عمومی آموزش و پرورش
مقدمه:
جايگاه و نقش
يک روابط عمومي کارآمد در توسعه هر سازمان با اهداف و شرح وظايف خاص آن سازمان
مقوله اساسي و مورد توجه متخصصان ارتباطات بوده است.
اين موضوع از
جنبه ها و نکات مختلف مورد ارزيابي و توجه قرار گرفته و در حال حاضر مقالات متعددي
درباره ضرورت وجودي روابط عمومي و اهميت آن منتشر شده که هر يک خواستگاه و ساختار
اصلي روابط عمومي را ترسيم کرده اند و به منظور پرهيز از تکرار، اين مقاله در جنبه
هاي ديگري از موضوع را مورد توجه قرار مي دهد.
عوامل
موثر بر توسعه جايگاه روابط عمومي
يکي از
مهمترين عواملي که جايگاه يک سازمان و موسسه را در ميان افکار عمومي جامعه تقويت
مي کند، وجود يک واحد روابط عمومي منسجم و قدرتمند است که مي تواند هر سازمان و
موسسه اي را در رسيدن به اهداف خود ياري کند. روابط يک موسسه و سازمان با مخاطبان
خود در دو سطح ارزيابي مي شود که ما به منظور سهولت، در اين مقاله از واژه سازمان
استفاده مي کنيم. اين سطوح ارزيابي عبارتند از:
1:توجه به افکار عمومي جامعه اي که در آن سازمان مزبور فعاليت مي
کند.
2- شکل گيري و جهت
گيري افکار عمومي به سمت فعاليت هاي سازمان و توجه بيشتر به آن، نتايج سودمند و
مفيدي را براي آن سازمان دارد.
روشن است هر
سازماني وظايف و مسووليت هايي دارد که روابط عمومي نيز بر پايه وظايف شکل گرفته
انجام وظيفه مي کند. به عنوان مثال وظايف و جايگاه روابط عمومي در يک سازمان
اقتصادي با وظايف و جايگاه روابط عمومي در يک واحد فرهنگي، خبري و رسانه اي يا حتي
غير انتفاعي متفاوت است. بنابراين بر اساس اين نگرش مي توان از جايگاه روابط عمومي
در يک سازمان کالبدشکافي عميق تري کرد. بياييد موضوع اصلي را با اين پرسش آغاز کنيم
که چرا در يک سازمان با اشکال و وظايف متعددي که به آن اشاره شد، واحد روابط عمومي
ايجاد مي شود؟
پاسخ به اين
سوال بسيار مهم است. اگر بپذيريم که روابط عمومي يک سازمان با مخاطبان خود در سطح
وسيع ارتباط برقرار مي کند، مي توانيم بگوييم که هر اندازه اين ارتباط مفيدتر، قوي
تر و موثرتر باشد به همان اندازه سازمان در رسيدن به اهداف خود موفق تر است. حال
پاسخ پرسش فوق را در اين عبارت جستجو مي کنيم.
مديريت موفق و
کارا در يک سازمان بنا بر ملاحظات متفاوتي به شکل گيري روابط عمومي در آن سازمان و
جايگاه ويژه آن اهميت زيادي مي دهد و اين ملاحظات در وظايف يک واحد روابط عمومي
نهفته است:
- روابط عمومي
در ديدگاه بسياري از متخصصان تلاش آگاهانه برنامه ريزي شده و مستمر براي ايجاد و
حفظ حسن تفاهم ميان يک سازمان و عموم افراد جامعه است. خواه آنکه اين افراد مخاطب
خاص آن سازمان باشند يا اين که افکار عمومي تلقي شوند که به عنوان بخشي از اتفاقات
و پويايي هاي جامعه اخبار مربوط به آن سازمان را دنبال مي کنند.
- متعاقب اين
ديدگاه پذيرش اين واقعيت ضروريست که هنر روابط عمومي اعمال مديريتي است که ديدگاه
جامعه را مورد سنجش و ارزشيابي قرار مي دهد و عملکرد سازمان خود را با مصلحت جمعي
و وجدان اجتماعي منطبق مي کند.
- بنابراين
روابط عمومي در يک ديدگاه تخصصي نوعي مديريت با عملکردي آگاهانه، پيوست و برنامه
ريزي شده است که شکل گيري افکار عمومي منطبق با سياست هاي سازمان را رسالت بزرگي
براي خود مي داند که بر اساس آن مي توان ميان ارکان مختلف سازمان و افکار عمومي
حسن تفاهم ايجاد کرد.
- سياستگذاري
به منظور انعکاس اهداف سازمان و برقراري ارتباط ميان مردم، نخبگان و رسانه ها با
سازمان و همچنين اطلاع رساني درباره عملکرد سازمان، ضرورت وجودي روابط عمومي در
کنار مديريت سازمان را توجيه مي کند و همه اين موارد صرف نظر از ساير وظايف روابط
عمومي در حوزه هاي تبليغات، امور فرهنگي، نمايشگاه ها و ... است که البته نبايد آن
ها را ناديده گرفت و در هر سازمان متناسب با سياست هاي سازمان طراحي و اجرا مي شود.آنچه که مورد
اشاره قرار گرفت بخشي از وظايف و جايگاه روابط عمومي در يک سازمان به شمار مي رود.
بنابراين موفقيت و تضمين عملکرد روابط عمومي در اين چارچوب نيازمند صيانت از اهداف
روابط عمومي است و اين مهم با شيوه هاي گوناگون و البته ساده تحقق مي يابد.
1.تقويت بدنه کارشناسي روابط عمومي: روابط عمومي بايد بتواند به درستي از امکانات و شرايط محيطي درون سازماني و برون سازماني بهره برداري کند، موقعيت ها را تشخيص دهد و در جهت حل مسايل سازمان تلاش کند، همه اين ها مستلزم بدنه کارشناسي قوي و مطمئن است که اساسا با وجود نيروهاي متخصص و کارآمد روابط عمومي امکانپذير است. در حالي که بررسي ها نشان مي دهد بسياري از شاغلين روابط عمومي کارشناسان و متخصصان ورزيده و کارآمد نيستند، بلکه با تخصص هاي غير مرتبط جذب روابط عمومي شده اند.
2.مديريت قوي و کارامد در
روابط عمومي: که جهت گيري هاي بدنه کارشناسي را به سمت استفاده بهينه از نيروي کار
متخصص سوق داده و در جهت استفاده بهينه، آن را هدايت مي کنند.
مديريت روابط
عمومي و وظيفه آن به موضوع بسيار مهمي که در اين جا فرصت پرداختن به آن نيست، ولي
شناخت الگوي مديريت قوي در يک سازمان و همچنين در يک روابط عمومي از نکات قابل
توجهي است که روابط عمومي يک سازمان را به نگين درخشان در قلب سازمان تبديل کرده و
در نهايت منجر به شکوفايي سازمان مي شود.
اگر مديريت را
هدايت و به کارگيري مجموعه اي از آگاهي هاي شکل يافته، ارتباطي در يک سازمان
بدانيم که به دنبال تلاش براي بازدهي بيشتر باشد، بنابراين در جايگاه جديد رشد،
تعالي و شکوفايي سازمان وابسته به روابط عمومي و مديريت قوي آن است و شاخص هاي
فعاليت اين مديريت در موارد زير قابل بررسي و تحليل است:
الف-
کارمنديابي و سازماندهي واحد روابط عمومي و تقويت بدنه کارشناسي.
ب- برنامه
ريزي، هماهنگي، هدايت و رهبري روابط عمومي
ج- ارتباط و
اطلاع رساني نوين، مدرن و موفق
د- جذب بودجه
و امکانات مورد نياز روابط عمومي
3.برنامه ريزي و تدوين
راهکارهاي جدي در روابط عمومي:
ترديدي نيست
که يک سازمان اعم از دولتي يا خصوصي جهت تغيير و مشارکت عمومي
شيوه هاي
مختلفي را پيش رو دارد. به عنوان مثال موديان مالياتي يا مشمولان نظام وظيفه يا
حتي رعايت مقررات راهنمايي و رانندگي از جمله مقولاتي به شمار مي روند که يک
سازمان در برخورد با آن بايد از راهکارهاي ارتباطي خاصي استفاده کند. در حالي که
تنها با توسل به زور نمي تواند در تحقق اهداف خود در ارتباط با اين عوامل پيشبردي
داشته باشد.
براي فهماندن
ضرورت توجه به اين عوامل به مخاطبان بايد با بکارگيري نوعي سياست اطلاع رساني
اجماع عمومي را در جهت همراهي با اين عوامل سوق داد که از آن به فرهنگ سازي تعبير
مي شود. به عبارتي ديگر بايد تدابيري اتخاذ کرد که روح خدمت و همکاري جاي خودکامگي
و زور را بگيرد و براي هميشه اين نوع انديشه ها را تقويت کند. غير از اين عوامل هر
گونه اتخاذ روش و خط مشي براي پيشبرد اهداف روابط عمومي و تثبيت جايگاه آن مستلزم
برنامه ريزي و تدوين راهکارهاي مناسب در جهت توسعه بهينه روابط عمومي است.
4.ايده پردازي و خلاقيت: روابط عمومي محلي است براي طرح ايده هاي
جديد و فکرهاي سازنده، خلاقيت و به روزرساني فعاليت ها. از مقتضيات اين مهم آن است
که اين باور در سازمان به وجود آيد و مورد حمايت و هدايت بالاترين مقام سازمان
قرار گيرد. بنابراين ضرورت وجودي جايگاه سازماني روابط عمومي را هم تراز با مديريت
هاي ارشد سازمان توجيه مي کند.
5.کاربرد آخرين و جديدترين تکنولوژي هاي ارتباطي و اطلاع رسانی:
بديهي است در سال هاي اخير تحولات شگرف و پيشرفته اي در حوزه ارتباطات و اطلاع
رساني ايجاد شده است. متناسب با اين پيشرفت ها، سرعت انتشار
اخبار و اطلاعات شتاب فزاينده اي داشته است. شبکه هاي خبري و اطلاع
رساني و مخاطبان- در هر يک از سطوح اجتماعي- از سويي ديگر همواره بر سرعت انتشار
اطلاعات يا سرعت دسترسي به اخبار تاکيد دارند. اطلاع رساني که از وظايف اصلي رسانه
ها بوده است، با رشد فزاينده تکنولوژي، به عنوان يک فعاليت جنبي يا تخصصي توسط همه
افراد با آگاهي ها و دانش هاي متفاوت انجام مي شود که مي توان به عنوان نمونه به
شبکه هاي اطلاع رساني، کامپيوتر، اينترنت، وبلاگ نويسي و ... اشاره کرد. همه اين ها توجه
روابط عمومي يا به عبارت ديگر مديريت سازمان را به اين نکته جلب مي کند که در عرصه
رقابت اطلاع رساني تلاش فزاينده جهت حفظ جايگاه روابط عمومي و سازمان ضروري است.در يک جمع
بندي خلاصه مي توان گفت تعمق در نقش راهبردي روابط عمومي در يک سازمان و جايگاه
مناسب آن در يک تشکيلات اداري آن سازمان، نکته مهم تقويت جايگاه روابط عمومي است.
امروزه در اغلب کشورهاي صنعتي و پيشرفته روابط عمومي به موازات ساير ارکان مهم يک
سازمان از غالب يک واحد کوچک سازماني خارج شده و به عنوان مجموعه اي از افراد،
جايگاه ها و تخصص ها، با برنامه ريزي قوي و منسجم وظايف خود را انجام مي دهد. در
حالي که بسياري از ساختارهاي اداري، روابط عمومي به عنوان يک واحد سازماني فرعي
اداري يا خدماتي منظور شده که در اين صورت نمي تواند نقش موثري ايفا کند. بنابراين
مهمترين نقش ايفا شده توسط روابط عمومي همواره در سازمان هايي بوده است که روابط
عمومي آن سازمان جايگاه والايي حتي پس از عالي ترين مقام سازمان داشته است.
روابط عمومي و جايگاه آن در سازمانها
دنياي امروز دنياي ارتباطات است . در هر ثانيه ميليون ها واحد اطلاعاتي در سطح جهان رد و بدل مي شود. از زماني كه تحولات زندگي بشر سرعت گرفت ، نياز به اطلاعات و ارتباطات هر روز افزايش يافت و امروزه داشتن اطلاعات دقيق و به روز از نان شب هم براي مردم مهمتر است و هر كه بيشتر بداند ، موفق تر است . (دانايي = توانايي )
در سازمان هاي دولتي داشتن اطلاعات موثق ، دقيق و به موقع با توجه به هدف و ساختار ، بزرگ ترين سرمايه يك سازمان است و حيات يك سازمان به داشتن يك ارتباط دو سويه درون و برون سازماني و انجام تبليغات و كسب اطلاعات به روز و مفيد بستگي دارد و اين جاست كه لزوم وجود روابط عمومي واقعي در ايستگاههاي روابط عمومي نمايان مي شود.
براي گزينش روابط عمومي برتر ابتدا بايد بدانيم كه وظيفه روابط عمومي چيست و چه معيارهايي بايد برجستگي كار روابط عمومي را نمايان كند ؟
علماي ارتباطات ، وظايف و كاركردهاي متعددي را براي روابط عمومي تعريف كرده اند كه مهمترين آنها ، ممكن است سه چيز باشد :
1- اطلاع رساني
2- اقناع و ترغيب
3- توسعه مشاركت
البته دو وظيفه فرعي نيز براي روابط عمومي بر شمرده اند كه عبارتند از : تشريفات و تبليغات كه اين دو ابزار كار روابط عمومي هستند نه وظيفه و هدف و ماهيت آن .
تشريفات عبارت است از : تحويل ، تكريم ، استقبال ، همراهي ، اسكان و پذيرايي يك شخصيت يا مهمان دستگاه .
تبليغات عبارت است از : اطلاع رساني يك سويه درباره يك موضوع يا هدف خاص و سه نوع است :
1-آموزشی : مانند تبليغ ايمني برق و گاز در تلويزيون .
2-مانوري يا اغوا كننده:یعنی اجبار به تفکر مخاطب درمورد آنچه ما مي گوييم مانندتبلیغ اقدامات انجام شده با جزئیات ریز آن.
3-رخ به رخ : يعني آنچه انجام مي دهيم . ديگران ببينند. مانند آذين بندي و مراسم ، تاكيد اين نكته ضروري است كه تبليغات ابزار روابط عمومي است نه ماهيت و هدف اصلي آن .
اما در بحث اهداف اصلي در دو مورد هدف : اول اطلاع رساني : بايد مدير روابط عمومي همه اطلاعات درون و برون دستگاه را در اختيار داشته باشد و اين اطلاعات پردازش و تحليل شده و براي درون و برون سازماني بويژه مدير دستگاه به طور واقعي بيان شود. نظير : نظر سنجي ، افكار سنجي و ...
در اقناع و ترغيب بايد گفت كه : اگر اطلاع رساني واقعي باشد . اقناع و ترغيب به وجود مي آيد .
اقناع يعني : راضي شدن ، هم معنا و هم مفهوم شدن .
ترغيب : يعني كشيدن ديگران به سمت خود ، هم جهت كردن ديگران با خود كه جمع اقناع و ترغيب مساوي است با تفاهم و همفكري و همکاری .
آخرين وظيفه روابط عمومي توسعه مشاركت است . يعني ايجاد تبادل ، تعادل و تعامل و همراه شدن ديگران با دستگاه . به دنبال اطلاع رساني حقيقي ، اقناع ، ترغيب و مشاركت به وجود مي آيد .افراد درون و برون سازمان با هم همراه مي شوند و چنين سازماني ،موفق ،پيشرو ،پويا و سرافزاز خواهد بود و مطابق با اهداف تعيين شده در مسير خدمت حركت خواهدكرد.
براي روابط عمومي واژه ها و مصداق ها و تعابير ديگري نيز به كار برده اند كه براي جلوگيري از اتلاف وقت مختصري از آنها بيان مي شود :
1- روابط عمومي چشم و چراغ يك دستگاه است. روابط عمومي است كه بايد همه چيز را ببيند و همه چيز را نيز
زيبا بنماياند .
2-روابط عمومي مغر متفكر و موتور محركه و شريان حياتي و دايمي دستگاه است .
3-روابط عمومي هدف و چگونگي كليه برنامه ها را ترسيم مي كند .
4-روابط عمومي مشاور امين مدير و كليه كاركنان دستگاه است. پس لازم است كه مدير و كاركنان صد در صد به
وي اعتماد دشته باشند.
5-روابط عمومي آيينه زيبايي هاست . يك اطاق شيشه اي است كه از هر طرف آن همه چيز زيبا ديده مي شود.
6- روابط عمومي هنر و علم اجتماعي است كه درون و برون دستگاه را به هم پيوند مي دهد.
7-روابط عمومي حافظ منافع دستگاه مربوطه و مردمي است كه با آن سر و كار دارند .
از اينجاست كه جايگاه ، نقش و اهميت روابط عمومي مشخص مي شود با توجه به اين اهميت است كه جايگاه روابط عمومي در چارت سازماني اكثر دستگاهها بعد از مدير دستگاه قرار گرفته و روابط عمومي به كليه واحدهاي ديگر اشراف دارد. اين اشراف نه از حيث قدرت بلكه از حيث ضرورت است.
بنابر اين مشكل ترين تصميمات مدير ، انتخاب مسئول روابط عمومي است . مسئول روابط عمومي بايد جامع جميع صفات و تخصص هاي مورد نياز باشد. با كمال تاسف در بعضي از ادارات و سازمانها مشاهده مي شود كه ضعيف ترين كاركنان را در روابط عمومي به كار مي گمارند و بدترين اتاق ها را به روابط عمومي اختصاص مي دهند و كمترين پست سازماني و امكانات به روابط عمومي تعلق مي گيرد.چنين مسئول روابط عمومي چگونه مي تواند هم وكيل دستگاه ، مدير و كاركنان باشد و هم مدعي العموم . چگونه اين فرد مي تواند هم بشناسد و هم بشناساند و بالاخره چگونه مي تواند روند جاري اداره را تسهيل كند. قطعاً اين موارد فعاليت روابط عمومي ها را تحت الشعاع قرار خواهد داد پس اميدواريم در هر شرايطي مسئولان و مديران محترم اين موضوع را مد نظر قرار داده و با تلاش در ارتقاي جايگاه اين بخش ، شاهد دلگرمي و شكوفايي روابط عمومي در هر يك از شهرستانهاي تابعه استان باشيم.
گزيده اي از سخنراني آقاي دكتر علي اكبر فرهنگیدكتراي ارتباطات و فوق دكتراي ارتباطات انسانی پيرامون روابط عمومي و جايگاه آن :
روابط عمومي در جايي مي تواند مطرح با شد كه مردم سالاري و پاسخگويي باشد و بايد روح پاسخگويي درون يك جامعه شكل گيرد. يكي از ابزارهاي مهم توسعه ، روابط عمومي ها هستند ، نقش مهم روابط عمومي در بهينه سازي تصميم گيري هاي سازماني است . روابط عمومي ابزاري در اختيار مديريت است . مديراني كه داراي روابط عمومي قوي هستند تصميم گيري هايشان درست است و برعكس مديراني كه روابط عمومي قوي ندارند اغلب دچار اشتباه مي شوند.
مطالب مشابه :
شرح وظایف عوامل اجرایی مدارس براساس دستورالعمل وزارت آموزش و پرورش
شرح وظایف عوامل اجرایی مدارس براساس دستورالعمل وزارت آموزش و پرورش و حراست ساختمان و
ستاد امتحانات
سنجش آموزش و پرورش اصفهان از طريق حراست آموزش و پرورش و نيروي انتظامي شرح وظایف :
شرح وظایف کارشناس مسئول انجمن اولیاء و مربیان:
اداره آموزش و پرورش ناحیه3 شرح وظایف کارشناس مسئول انجمن اولیاء و
فعالیت های روابط عمومی آموزش و پرورش
آموزش و پرورش. جايگاه و نقش يک روابط عمومي کارآمد در توسعه هر سازمان با اهداف و شرح وظايف
بازرسی ونظارت
محترم آموزش و پرورش فعاليت از شرح وظايف آموزش و پرورش و مسئول حراست اداره
شرح وظایف اعضای ستاد پروژه مهر90
شرح وظایف اعضای شرح وظايف كميته سازماندهي پروژه مهر90در آموزش و پرورش كارشناس حراست.
شرح وظایف پست های سازمان مدارس
شرح وظایف · مراجعه به حسابداري آموزش و پرورش مربوط · حفظ و حراست
ارکان و شوراهای مدرسه
مدیر مدرسه به عنوان نماینده آموزش و پرورش و با شرح وظایف حراست و رعایت نکات
شرح وظایف
شرح وظایف. وقتی ضوابط مصوب وزارت آموزش و پرورش . جهت حفظ و حراست تمامي وسايل موجود در
برچسب :
شرح وظایف حراست آموزش و پرورش