طراحي سيستم حقوق ودستمزد

اهداف

هدف از سيستم پرسنلي و حقوق / دستمزد تدبير، كنترل و نگهداري اطلاعات بنيادي پرسنل و انجام سريع و بهينه درخواست ها و محاسبات مربوط به دريافت ها و پرداخت هاي قانوني ايشان مي باشد.

بديهي است كه مسائل پرسنلي و پرداخت هاي حقوق و مزاياي ماهانه كاركنان يكي از
بغرنج ترين مشكلات عمليات حسابداري در غالب شركتها و موسسات دولتي و غير دولتي به خصوص شركت هاي توليدي مي باشد و تحمل كوچكترين خلل در انجام محاسبات حقوق و يا دير كرد در زمان پرداخت آن، خارج از توان موسسات مي باشد چه بسا كوچكترين اشتباه در محاسبات در بهترين شرايط ضررهاي مادي هنگفتي به موسسات وارد نمايد و يا كمترين تاخير در انجام محاسبات و پرداخت حقوق، باعث دلسردي پرسنل و دلزدگي از محيط كار و در نتيجه كاهش كيفيت عملكرد پرسنل خواهد شد.

باتوجه به اينكه در گذشته محاسبات به صورت دستي انجام مي شد و نگهداري طيف وسيع اطلاعات نظير اطلاعات مانده مرخصي، ذخيره سنوات، اطلاعات احكام اطلاعات كاركرد ماهانه پرسنل و . . . . . . . مشكلات عديده اي بوجود مي آورد تصويب هر قانون پرداخت جديد نيز فشار مضاعفي براي انجام محاسبات معوق حقوق بيمه و ماليات بر پرسنل مسئول اين كاروارد مي آورد كه نتيجه آن افزايش درصد خطا بود.

به منظور بهينه سازي نگهداري اطلاعات و سهولت دسترسي به آنها همچنين انجام مطلوب محاسبات (حتي معوق) سيستم پرسنلي و حقوق ودستمزد تدبير طراحي شد به گونه اي كه علاوه بر موارد فوق، به سهولت قابل استفاده بوده ويادگيري كار با آن آسان باشد و در ضمن پاسخگوي خواست ها و نيازهاي طيف وسيعي از شركت ها با هر نوع عملكرد اعم از توليدي بازرگاني و خدماتي و . . . . . با هر تعداد پرسنل باشد.

ويژگيها

از خصوصيات متعددي كه درطراحي سيستم پرسنلي و حقوق دستمزد تدبير در نظر گرفته شده است مي توان موارد زير را برشمرد :

1- توانايي انطباق با تمامي روش هاي شناسايي شده موجود در كشور (حتي مقررات و قوانين احتمالي آينده)

2- توانايي نگهداري سابقه كليه پرسنل (احكام كارگزيني) وام ها ، دريافت ها و پرداخت ها به همراه سابقه كليه موارد قانوني (جدول ماليات و تقويم كاري) و روش هاي محاسباتي

3- توانايي جمع آوري اطلاعات پرسنلي در كنار محاسبات حقوق و دستمزد و نگهداري سابقه پرسنل

4- توانايي استفاده از اطلاعات ورودي طراحي شده توسط ساير نرم افزارها و ايجاد ارتباط با سيستم هاي مكانيزه كارت ساعت

5- تهيه گزارشات قانوني استاندارد با توجه به مقررات وزرات امور اقتصادي و دارايي سازمان بيمه و تامين اجتماعي و تدارك اطلاعات انتقالي از طريق فايل)

6- توانايي طراحي گزارشات مديريتي پارامتريك و دلخواه با استفاده از كليه عوامل حقوقي و پرسنلي و توابع موجود در سيستم

7- توانايي مديريت كاربران و تعريف سطوح دسترسي آنها.

8- بهره گيري از امكانات بازيابي، بازسازي، فشرده سازي و تهيه پشتيبان.

9- صدور اسناد مالي متناظر با عمليات به شكل هاي مختلف و قابل استفاده در كليه
شركت ها .

تعاريف اوليه پرسنلي

در اين مبحث سعي شده است مباني لازم براي آغاز به كار سيستم حقوق دستمزد و پرسنلي تشريح شده و مراحل ورود اطلاعات اوليه پرسنلي به صورت قدم به قدم ارائه شوند بدين ترتيب ، با توجه به ساختار پيش بيني شده ورود اطلاعات در سيستم، مراحل كار كاملاً مشابه با منوهاي سيستم خواهد بود.

در اين فصل ، به ترتيب منوهاي سيستم، توضيحات مبسوطي ارائه و در كنار مثال هاي ، ترتيب عمليات ورود اطلاعات اوليه پرسنلي توضيح داده شده است. عمليات معرفي پرسنل و اطلاعت متفرقه آن، كه گاهي در محاسبات حقوق و مزايا موثر مي باشد. همگي در منوي پرسنل قرارداده شده است . هنگام صدور احكام استخدامي و يا معرفي پرسنل، اطلاعاتي نظير محل صدور شناسنامه ،وضعيت تأهل و نظاير آن وجود دارندكه به دليل اشتراك در موضوع و تكرار، به صورت از پيش تعريف شده ارائه مي گردند و توسط كنترل هاي متني ليست دار قابل انتخاب خواهند بود. اين اطلاعات توسط منوهاي سازمان و اطلاعات پايه، قابل تعريف ، افزايش و اصلاح خواهند بود با توجه به روش تعريف اين پارامترها، اين امكان در سيستم فراهم آمده است كه بتوان گزارش هاي متعدد و متنوعي را تنها بر اساس اين پارامترها تهيه كرد و امكانات جستجو و فيلتر را به صورت بهينه اعمال نمود.

منو اطلاعات پايه

اين منو شامل تعاريف اوليه اطلاعات پرسنلي مي باشد اطلاعاتي نظير پارامترهاي عمومي جنسيت، وضعيت تأهل، مذهب و . . . . . . كه درقسمتهاي مختلف اطلاعات پرسنلي و يا در عمليات سيستم از آنها استفاده مي شود محل هاي جغرافيايي و مراكز هزينه نيز در اين منو تعريف مي شوند.

در اين منو اطلاعات اوليه براي انجام محاسبات حقوق قابل تعريف خواهند بود كه از آن جمله مي توان به جدول مالياتي ساليانه، الگوهاي محاسباتي براي سهولت در تعريف فرمول هاي محاسباتي و در نهايت اطلاعات فايل كاركرد ماهانه دستگاههاي حضور و غياب رايانه اي (كارت ساعت) اشاره نمود.

جداول مالياتي

طبق مقررات قانون ماليات هاي مستقيم ، هنگام هر پرداخت يا تخصيص حقوق و دستمزد، كارفرمايان مكلف هستند ماليات متعلق را پس از وضع معافيت هاي مقرر ، به نرخ هاي مقرر در قانون كسر و ظرف 30 روز با صورت حاوي نام و نشاني دريافت كنندگان حقوق و ميزان آن ،به دارائي محل ارائه كنند.

با توجه به قانون ماليات هاي بر درآمد حقوق و مواد 84 و 85 و 91 و 131 قانون ماليات هاي مستقيم دولت هر ساله جدول محاسبه ماليات ساليانه حقوق، را در اختيار شركت ها و موسسات و حسابداران قرار مي دهد و بر اساس اين جدول و مواد قانوني فوق كه مزاياي مشمول ماليات را معين مي نمايد، ماليات بر درآمد حقوق پرسنل هر مؤسسه محاسبه شده و ظرف يك ماه پرداخت خواهد شد.

با توجه به اين در سيستم حقوق / دستمزد محاسبات ماليات حقوق به صورت خودكار و توسط رايانه انجام خواهد شد . بنابر اين تعريف اطلاعات جداول مالياتي در سيستم ، به صورت مستقل ضروري است.

نكته ديگري كه بايد به خاطر داشته باشيد، اين است كه اطلاعات اين جدول به صورت ساليانه
مي باشد ( و نه ماهانه) به عبارت ديگر هر سطر اين جدول حاوي محدوده درآمد مشمول ماليات سالانه خواهد بود.

جهت محاسبه صحيح ماليات، علاوه بر تعريف جدول ماليات، بايد هنگام تعريف مزاياي مشمول ماليات گزينه ماليات پذير انتخاب شود. همچنين هنگام تعريف كسورات، ماليات به عنوان يكي از كسورات قانوني تعريف شود.

تقويم كاري

اين بخش از سيستم جهت معرفي تقويم هاي كاري براي استخدام هاي مختلف، درنظر گرفته شده است. در فرم تقويم كاري ، ميزان روزهاي كاري يا ساعات كاري استاندارد هر ماه از سال، براي هر يك از انواع استخدام ها قابل تعيين مي باشد.

اين تقويم كاري حاوي اطلاعات كاركرد استاندارد ماهانه مي باشد. بنابر اين با تقويم شيفت هاي كاري يا تقويم روزهاي كاري نبايد اشتباه گرفته شود.

تعريف تقويم كاري براي هر يك از انواع استخدم ها ضروري است و كاربر مي تواند بنابر مقياس كاركردهاي مؤثر در هر يك از استخدام ها با استفاده از فرم اطلاعات تقويم كاري ، ميزان روزهاي كاري استاندارد هر ماه، ساعات كاري استاندارد هر ماه يا هر دوي آنها را تعيين نمايد. اطلاعات فوق مي تواند به عنوان مبنا درمحاسبات مربوط به حقوق و مزايا و كسور مورد استفاده قرار گيرد.

براي هر استخدام يك تقويم جداگانه تعريف خواهد شد بنابر اين امكان تكراري بودن سال مالي و نام تقويم وجود دارد بدين ترتيب سيستم خود وظيفه تشخيص تقويم كاري متناظر با پرسنل را به عهده خواهد گرفت.

كارت ساعت

عموم سيستم هاي حضور و غياب كامپيوتري ، پس از پايان پردازش و اعمال اصلاحات در كاركرد روزانه پرسنل، يك فايل اطلاعاتي كاركرد ماهانه ايجاد مي نمايند كه مجموع كل كاركردهاي هر پرسنل در ماه مورد نظر را در يك رديف اطلاعاتي و يا قالب ثابت ارائه مي كند.

هر يك از عوامل كاركرد مانند كاركرد عادي، اضافه كاري، شب كاري و . . . . در فايل خروجي كاركرد ماهانه حاصل از سيستم حضور و غياب ، در موقعيت ثابت و خاصي تعريف شده و قرار مي گيرند، هر رديف اطلاعاتي در اين فايل ، شامل شماره پرسنلي و عوامل متعدد كاركرد مي باشد.

اگر در موسسه اي سيستم حضور و غياب كامپيوتري مورد استفاده قرار نگيرد الزامي در ورود اطلاعات اين فرم وجود ندارد و كاربر مي تواند با استفاده از فرم كاركرد ماهانه، وضعيت كاركرد پرسنل موسسه را به صورت ماهانه وارد سيستم نمايد.

سازمان

در اين منو، اطلاعات مرتبط با ساختار سازماني موسسه دريافت مي شود و با استفاده از تعاريف مختلفي نظير پست، شغل ، واحد سازماني و محل خدمت، مشخصات دقيقي از هر يك از پرسنل قابل دسترسي خواهد بود.

همچنين با توجه به نياز مؤسسات مختلف به ارائه گزارشهاي قانوني به اداره ماليات و سازمان تأمين اجتماعي امكان معرفي سازمان هاي مرتبط در سيستم پيش بيني شده است محل هاي پرداخت حقوق و مزاياي پرسنل كه شامل شعب معرفي شده بانك ها يا صندوق هاي داخلي مي باشد نيز در اين منو قابل تعريف خواهند بود.

مهمترين نكته در اين منو امكان تعريف انواع استخدام است كه به عنوان اولين قدم در آغاز به كار سيستم شناخته مي شود و بايد قبل از تعريف تقويم هاي كاري ، احكام استخدامي و عوامل حقوقي تعريف شود.

واحدهاي سازمان

اغلب مؤسسات و شركت ها، داراي واحدهاي مختلفي مي باشند، به عنوان مثال يك شركت داراي واحدهاي اداري، توليد، تداركات، پشتيباني پس از فروش و . . . . مي باشد هر يك از اين واحدها عمليات خاص خود را داشته و در راستاي انجام وظايف خود از واحدهاي مجزاي ديگري تشكيل مي شوند كه گاهي نيز در مناطق مختلفي قراردارند.

با توجه به ساختار عملياتي اين واحدها و نياز به تهيه گزارشهاي مختلف از عملكرد آنها و نيز تهيه گزارشهاي قانوني (ليست حقوق، ليست بيمه، ليست ماليات و . . .. .) به صورت تفكيك شده امكان تعريف ساختار واحدهاي سازماني موسسه در سيستم حقوق/ دستمزد و پرسنلي پيش بيني شده است.

مشاغل

از طريق اين فرم، مي توانيد مشاغل موجود در مؤسسه خود را تعريف نمائيد، ليست مشاغل معرفي شده در اين فرم، هنگام صدور احكام استخدامي مورد استفاده واقع مي شود به عبارت ديگر شغل هر يك از پرسنل، در زمان صدور حكم استخدامي بايد تعيين شود وهمين عنوان شغلي در ليست بيمه ظاهر خواهد شد.

شغل عبارت از مجموعه وظايف و مسئوليت هاي مرتبط و مستمر و مشخصي است كه از طرف سازمان به عنوان كار شناخته مي شود.

شرائط احراز شغل عبارت است از كليه مشخصات اصلي و صفات اساسي حاوي اطلاعات علمي و معلومات فني و عملي كه براي انجام وظايف و مسئوليت هاي يك شغل در نظر گرفته مي شود و فرد مي تواند با دارا بودن آن مجموعه شرائط ، شغل مورد نظر را اشغال نمايد.

تحصيلات مورد نياز براي اكتساب يك شغل، عبارت است از حداقل معلومات و رشد فكري كه از طريق تحصيل در مؤسسات آموزشي رسمي حاصل شده باشد و براي انجام صحيح وظايف آن شغل لازم باشد.

تجربه عبارت است از حداقل معلومات و رشد فكري كه در عمل از طريق، كار در شغل مربوطه يا در مشاغل مرتبط يا مشابه با شغل ارجاعي حاصل شده باشد.

سازمان هاي مرتبط

برخي از مؤسسات و شركت ها داراي واحدها و بخش هاي كاري مستقلي مي باشند كه در مناطق مختلفي واقع شده اند. نظر به اينكه تنظيم جداگانه گزارشهاي ليست بيمه و ماليات هر يك از اين واحدها و ارائه آنها به شعب مربوط امري ضروري است لازم است كه سيستم توانايي تعريف و نگهداري اين سازمان ها را (به صورت مستقل) دارا باشد.

با استفاده از فرم سازمان ها ي مرتبط مي توانيد سازمان هاي بيمه و ماليات وابسته را با ساختار درختواره اي تعريف نموده و شعب مختلف هر يك را مشخص كنيد با استفاده از اين فرم براي هر يك از واحدهاي سازماني تعريف شده، شعبه بيمه و ماليات متناظرمعرفي مي شوند.

نكته: اگر تمامي واحدهاي سازمان ، ليست بيمه يا ماليات خود را به يك شعبه تحويل نمايند، براي كليه واحدها از همان شعبه استفاده خواهد گرديد.

محلهاي پرداخت

با توجه به اين كه موسسات از روشهاي مختلفي براي پرداخت حقوق پرسنل استفاده مي نمايند سيستم بايد توانايي ارائه ليست پرداخت حقوق را به تفكيك محل پرداخت دارا باشد با استفاده از اين فرم، محل هاي پرداخت حقوق كاركنان موسسه به صورت متمركز تعريف شده و به عنوان يكي از پارامترهاي سيستمي مؤثر در گزارشهاي مختلف بكار برده مي شود .

اطلاعات اين فرم هنگام صدور احكام استخدامي مورد استفاده قرار مي گيرد به عبارت ديگر، هنگام صدور احكام استخدامي براي هر يك از كاركنان، بايد روش پرداخت حقوق و محل پرداخت آن نيز معين شود.

در صورتي كه محل پرداخت حقوق كليه كاركنان يكسان باشد، تعريف يك محل پرداخت براي استفاده در احكام استخدامي كفايت مي كند.

اگر محل هاي پرداخت مؤسسه متعدد باشد (شعب مختلف بانك يا صندوق هر يك از واحدهاي سازماني) مي توان ليست پرداخت را به تفكيك محلهاي پرداخت تهيه نمود.

محلهاي خدمت

اگر مؤسسه شما از بخش هاي حقوقي مجزا (از نظر سازمانهاي مرتبط) تشكيل شده باشد، مي توانيد اين بخش ها را با استفاده از فرم معرفي محل هاي خدمت ، تعريف نمائيد بدين ترتيب گزارشهاي قانوني ، نظير ليست بيمه و ماليات به تفكيك محلهاي خدمت ارائه خواهند شد.

با استفاده از فرم محل هاي خدمت، مي توانيد مشخصات مختلفي مانند شماره كارگاه، شماره اقتصادي ، نام كارفرما، شماره ثبت و . . . . . . را براي هر يك از اين بخش ها تعيين نماييد.

«محل خدمت » هنگام صدور احكام استخدامي (در قسمت ساير اطلاعات) مورد استفاده قرار
مي گيردگزارش ليست بيمه نيز به تفكيك محلهاي خدمت و به صورت فايلهاي مجزا قابل ارائه مي باشد.

به عبارت ديگر هنگام صدور حكم استخدامي براي هر يك از پرسنل، ضروري است كه نوع استخدام پرسنل مزبور، تعيين شود.

با توجه به اين كه هر يك از انواع استخدام داراي روش هاي اختصاصي در محاسبات مزايا وكسور بوده و حتي داراي اطلاعات كاركرد ماهانه اختصاصي مي باشند، ضروري است هنگام معرفي هر يك از عوامل مزايا، كسور و كاركرد (در قسمت ويژگي ها) معين شودكه عامل مذكور براي كدام يك از انواع استخدام فعال بوده و روش محاسباتي اختصاصي آن چگونه خواهد بود.

به عنوان مثال در استخدام رسمي، حقوق پايه و حق جذب مطابق حكم حقوقي به صورت ماهانه تعريف شده و به نسبت كاركرد پرسنل پرداخت مي شوند اما همين دو عامل براي استخدام قراردادي به صورت روزانه تعريف شده و با ضريبي از كاركرد ماهانه پرسنل پرداخت مي شوند همچنين در استخدام رسمي، مزاياي حق اياب ذهاب مطابق باحكم حقوقي و به صورت ماهانه تعريف مي شود ولي در استخدام قراردادي به صورت عددي ثابت براي تمامي پرسنل در نظر گرفته مي شود و براي استخدام آزمايشي پرداخت نخواهد شد.

علاوه بر مواردفوق، تقريبا تمامي گزارشها به تفكيك نوع استخدام قابل ارائه خواهند بود.

گروه و پايه

گروه شغلي عبارت است از ارزشي كه بر حسب اهميت شغلي و عوامل مرتبط با آن بر اساس نظام ارزيابي مشاغل براي هر شغل تعيين مي شود.

از طريق اين فرم، مي توانيد گروه و پايه هاي حقوقي را براي سيستم معرفي نمائيد، اطلاعات وارد شده در اين فرم ها در هنگام صدور احكام استخدامي (قسمت ساير اطلاعات) و همچنين در هنگام معرفي مشاغل مورد استفاده قرار گرفته و درگزارش ليست احكام استخدامي قابل مشاهده مي باشد.

پرسنل

در اين منو، قدم اول و اصلي در ورود اطلاعات پرسنل مؤسسه برداشته مي شود . در حقيقت با استفاده از امكانات موجود در اين فرم، علاوه بر معرفي پرسنل، اطلاعات جانبي پرسنل مذكور مانند سوابق كاري ، سوابق تحصيلي ، دوره هاي آموزشي گذرانده شده توسط پرسنل، اطلاعات فيزيكي و اطلاعات بستگان و افراد تحت تكفل پرسنل قابل تعريف مي باشد.

همچنين امكان ارزشيابي پرسنل با توجه به پارامترهاي متعدد شخصيتي و رفتاري و عملكرد وي، در اين منو در نظر گرفته شده است.

در نهايت با صدور احكام استخدامي پرسنل قدم اوليه در تكميل حكم كارگزيني آنها برداشته مي شود و پرسنل مذكرو براي تنظيم حكم حقوقي آماده خواهند بود.

معرفي پرسنل

با استفاده از فرم مديريت پرسنل، مي توانيد كليه اطلاعات فردي پرسنل اعم از مشخصات شناسنامه اي ، سوابق كاري ، تحصيلات ، دوره هاي آموزشي ، بستگان و غيره را وارد سيستم نماييد معرفي اوليه هريك از كاركنان موسسه از طريق اين فرم انجام خواهد شد بدون معرفي شخص در فرم مديريت پرسنل ، امكان صدور حكم استخدامي براي وي وجود نخواهد داشت.

به ياد داشته باشيد ورود كليه اطلاعات شخص در فرم اصلي مديريت پرسنل اجبا مي باشد اين اطلاعات ، مشخصات فردي پرسنل ، شامل نام ، نام خانوادگي، نام پدر، كد ملي، شماره شناسنامه، آخرين مدرك تحصيلي ، تاريخ تولد، محل صدور شناسنامه ، تابعيت، دين، جنسيت ووضعيت تأهل مي باشد.

(نكته: از آن جا كه تعداد اولاد و افراد تحت تكفل معمولا روي محاسبات حقوق موثر مي باشد، در اغلب شركتها ورود اطلاعات فرم بستگان ضروري به نظر مي رسد)

يكي از نكات قابل توجه، هنگام ورود اطلاعات در فرم مديريت پرسنل، اين است كه تمامي فيلدها به جز فيلد شماره پرسنلي ، قابليت استفاده از اطلاعات تكراري را دارا مي باشند با توجه به اينكه اطلاعات نظير نام و نام خانوادگي قابليت تكرار را دارا هستند كد پرسنلي تنها وجه تمايز پرسنل در يك موسسه خواهد بود. بنابر اين سيستم با ارائه پيام مناسبي، از تكراري بودن كد پرسنلي جلوگيري مي كند.

اگر از سيستم حضور و غياب ريانه اي استفاده مي كنيد دقت نمائيد كه شماره پرسنلي، همان كد پرسنلي مورد استفاده در سيستم حضور و غياب خواهد بود همساني اطلاعات قابليت استفاده از اطلاعات فايل خروجي كاركرد ماهانه حاصل از سيستم حضور و غياب را براي سيستم حقوق/ دستمزد فراهم مي نمايد.

سوابق كاري

اين فرم براي ورود اطلاعات سوابق كاري پرسنل در نظر گرفته شده است. در اين فرم محدوديتي در تعداد رديف هاي وارده وجود نداشته و كاربر مي تواند اين اطلاعات را به تعداد دلخواه وارد نمايد در ضمن يادآوري اين نكته ضروري است كه ورود اطلاعات اين فرم الزامي نيست و مؤسسه بنابر روشهاي نگهداري اطلاعات خود مي تواند اطلاعات سوابق كاري افراد را وارد كرده و يا از آن صرف نظر نمايد.

تحصيلات

اين فرم براي ورود اطلاعات سوابق تحصيلي پرسنل در نظر گرفته شده است لازم به ذكر است كه محدوديتي در تعداد رديف هاي وارده در ليست سوابق تحصيلي فرد وجود نداشته و كاربر مي تواند اين اطلاعات را به تعداددلخواه وارد نمايد. در ضمن، يادآوري اين نكته ضروري است كه ورود اطلاعات اين ليست الزامي نيست و موسسه بنا بر روش هاي نگهداري اطلاعات خود مي تواند اطلاعات سوابق تحصيلي افراد را وارد نموده يا از آن صرف نظر نمايد.

دوره هاي آموزشي

اين فرم براي ورود اطلاعات مربوط به دوره هاي آموزشي گذرانده شده توسط پرسنل مؤسسه، در نظر گرفته شده است لازم به ذكر است كه محدوديتي در تعداد رديف هاي وارده در ليست دوره هاي آموزشي فرد وجود نداشته و كاربر مي تواند اين اطلاعات را به تعداد دلخواه وارد نمايد در ضمن ياآوري اين نكته ضروري است كه ورود اطلاعات اين ليست الزامي نيست و مؤسسه بنا به روش هاي نگهداري اطلاعات خود مي تواند اطلاعات دوره هاي آموزشي افراد را وارد نموده يا از آن صرف نظر نمايد.

ارزشيابي

در سيستم حقوق/ دستمزد و پرسنلي تدبير امكان ارزشيابي پرسنل از لحاظ كار، سرپرستي و ساير ويژگي هاي شخصي وجود دارد با تعيين سطح امتيازي هر پرسنل در ريز موارد انجام كار، سرپرستي و غيره، سيستم امتياز ارزشيابي هر پرسنل را به صورت خودكار محاسبه نموده و مي توان متناسب با امتياز اكتسابي ، مزايا يا كسوري را به عنوان پاداش يا جريمه در نظر گرفت امتياز ارزشيابي به عنوان يكي از پارامترهاي سيستمي ، هنگام طراحي فرمول مزايا يا كسور را قابل استفاده مي باشد.

نكته: مقدار فيلد «مجموع امتياز» حاصل جمع امتيازات انجام كار، سرپرستي و ويژگي هاي هر يك از پرسنل خواهد بود و به صورت خودكار محاسبه و نمايش داده مي شود.

احكام استخدامي

حكم استخدامي معرف هويت سازماني هر يك از كاركنان در موسسه مي باشد و صدور آن براي تمامي پرسنل الزامي است بدون ايجاد حكم استخدامي و ورود اطلاعات معتبر براي پرسنل، امكان صدور حكم حقوقي، ورود اطلاعات كاركرد، محاسبه حقوق و كليه عمليات متناظر با حقوق و دستمزد امكان پذير نخواهد بود.

حكم استخدامي مبناي صدور احكام حقوقي است ، به عبارت ديگر، بايد حداقل يك حكم استخدامي براي شخص وجود داشته باشد تا بر اساس آن صدور حكم حقوقي امكان پذير باشد نوع استخدام شخص در حكم استخدامي معين مي شود و چگونگي محاسبات مزايا و كسور و همچنين تعيين عوامل كاركرد فعال به نوع استخدام انتخابي براي پرسنل بستگي دارد.

بديهي است كه هر يك از پرسنل مي توانند در تاريخ هاي مختلف داراي احكام استخدامي متعددي باشند.

اطلاعات مربوط به شغل، پست، واحد سازماني، محل خدمت ، نوبت كاري و شماره بيمه از طريق اين فرم قابل تعيين مي باشند اين اطلاعات در فرمول هاي محاسبه مزايا و كسور به عنوان پارامترهاي سازماني قابل استفاده مي باشند.

همچنين اطلاعاتي نظير مركز هزينه و واحد سازماني و محل خدمت در اغلب گزارشها مانند ليست بيمه ، ماليات ، كاركرد ماهانه و . . . . . مي توانند ملاك تهيه گزارشهاي تفكيكي باشند.

نكته : به ياد داشته باشيد اين فرم سوابق استخدامي پرسنل را نگهداري مي نمايد بنابراين با تغيير هر يك از اطلاعات پرسنل بايد حكم استخدامي جديدتري تعريف نماييد .

فيلد تاريخ اجرا در احكام استخدامي وظيفه تفكيك محدوده عملياتي احكام را برعهده دارد . به عبارت ديگر ، تاريخ اجراء ماه شروع استفاده از حكم مذكور را تعيين مي كند . مكانيزم فوق به گونه طراحي شده است كه در صورت وجود بيش از يك حك ، به صورت خودكار محدوده عملياني هر حكم از تاريخ اجراي همان حكم تا يك ماه قبل از اولين تاريخ اجراي بزرگتر در نظر گرفته شود .

تعاريف اوليه حقوقي

با استفاده از امكانات موجود در منوي حقوق، امكان معرفي مزايا، كسور، عوامل كاركرد، ساير مزايا و كسور و در نهايت تعريف حكم حقوقي در اختيار كاربر قرار مي گيرد.

معرفي مزايا

به هر عاملي كه موجب افزايش مبالغ دريافتي كاركنان موسسه گرد مزايا گفته مي شود از جمله مزايا مي توان به اضافه كاري ، حق مأموريت ، حق سختي كار، حق مسكن، حق خواربار ، حق اولاد و . . . . اشاره نمود. در سيستم حقوق/ دستمزد با استفاده از فرم معرفي مزايا ، كليه عوامل حقوقي شامل حقوق و مزايا قابل تعريف مي باشند برخي از مزايا به صورت پيش فرض در سيستم تعريف شده اند. در عين حال كاربر قادر است بنابر روش پرداخت حقوق در موسسه ، مزاياي مورد نظر را تعريف نمايد و روش پرداخت و پارامترهاي موثر در آن را با استفاده از امكان معرفي فرمول محاسبه تعريف نمايد.

فرم معرفي مزايا و امكانات پيش بيني شده در آن ، يكي از قوي ترين ابزارهاي سيستم مي باشد كه با استفاده از آن ميتوان سيستم هاي حقوق ودستمزد را به سادگي مكانيزه نمود.

توجه كنيد كه تعريف ويا وجود مزايا به منظور دخالت در محاسبات حقوق كاركنان كفايت نمي كند بلكه براي عملياتي شدن مزاياي تعريف شده ضروري است.

الف – ارتباط هر يك از مزايا با استخدام هاي مورد نظر برقرار شود. به عبارت ديگر، هر استخداميكه از مزاياي مورد نظر استفاده مي كند در فرم ويژگيهاي تعريف شود مثلا ممكن است مزاياي خاصي مثل سختي كار فقط براي استخدام هاي قراردادي پرداخت شود.

ب – هنگام تعريف مزاياي جديد، سيستم به صورت خودكار يك كد به آن اختصاص مي دهد نام هر عامل جديد مزايا با استفاده از فيلد نام تعيين مي شود نكته اي كه بايد به خاطر بسپاريد اين است كه اولا نام مزايا نبايد تكراري باشد و ثانياً نبايد شامل علائمي «و» باشد براي انجام خود كار برخي از عمليات يا اجراي بعضي از قوانين حقوقي و مالياتي، بايد نوع مزاياي تعريف شده به سيستم اعلام شود مزاياي پيش فرض سيستم به انواع معتبر نسبت داده مي شوند باتعيين نوع مزايا، سيستم مزاياي تعريف شده را به عنوان پارامتر اختصاصي (متناظر با نوع) در نظر مي گيرد مثلا حقوق پايه كه يكي از مهمترين عوامل حقوقي مي باشد با استفاده از نوع «حقوق پايه» شناسايي ميشود و سيستم از اين عامل در قسمت هاي مختلف مثل تهيه ليست بيمه استفاده مي نمايد.

در مورد مزايايي كه معادل آنها در نوع مزايا وجود ندارد از نوع عمومي استفاده مي شود مثلا حق اولا، مسكن و خواربار از نوع مزاياي عمومي تعريف مي شوند.

هنگام تعيين نوع مزايا به خصوص در مورد حقوق پايه، روند ماه قبل، مانده ماه جاري و ترميم حقوق، دقت لازم را مبذول نماييد. پس از تعريف هر يك از مزايا، لازم است كه اين عامل به استخدام هاي مورد نظر مرتبط شود بدين منظور كافي است ابتدا عامل مورد نظر مثلا حق مسكن) را انتخاب نماييد و سپس دكمه را فشار دهيد فرم ويژگي هاي مزاياي مورد نظر (در اين مثال فرم ويژگي هاي حق مسكن) ظاهر مي شود.

ترميم حقوق

عامل ترميم حقوق در مواقعي مورد استفاده قرار مي گيرد كه موسسه در نظر دارد حقوق دريافتي كاركنان از مبلغ معيني پايين تر نباشد به عنوان مثال موسسه مي خواهد حداقل مبلغ دريافتي كاركنان در ماه معادل 000ر800 ريال باشد براي انجام اين كار كافي است يك عامل ترميم حقوق تعريف نموده و نوع آن را نيز ترميم حقوق در نظر بگيريد سپس در فرم ويژگي هاي آ ن براي استخدام موردنظرمبلغ ترميم را توسط فيلدي با همين نام معين نماييد.

با اين كار در هنگام محاسبه حقوق، اگر مبلغ دريافتي شخص كمتراز مبلغ ترميم باشد سيستم به صورت خودكار، ميزان اختلاف را به مبلغ دريافتي شخص مي افزايد كه در فيش حقوقي با نام ترميم حقوق منعكس مي شود.

الف – اطلاعات حكم حقوقي

پارامترهايي كه در اين گروه قرار مي گيرند. مزايايي هستند كه شيوه ارزيابي آنها «مطابق حكم» است و يا كسوري كه شيوه ارزيابي آنها « كسور وتعهدات» مي باشد بديهي است كه با معرفي هر عامل از انواع فوق ، آن عامل به صورت خودكار به ليست اعضاي گروه اطلاعات حكم حقوقي افزوده خواهد شد.

ب – اطلاعات محاسباتي

پارامترهايي كه در اين گروه قرار مي گيرند مزايا و يا كسوري هستند كه شيوه ارزيابي انها به صورت « محاسباتي» مي باشد بديهي است كه با معرفي هر عامل با مشخصات فوق، آن عامل به صورت خودكار به ليست گروه فوق افزوده مي شود.

ج – اطلاعات كاركرد

پارامترهاي اين گروه عوامل كاركرد مي باشند كه در فرم معرفي عوامل كاركرد تعريف شده اند.

د- ساير اطلاعات

پارارمترهاي گروه بايد ميزان بازخريد مرخصي كاركرد مجاز مطابق حكم و مانده مرخصي در اين مجموعه ارائه مي شود. .

طراحي سيستم حقوق ودستمزد

مطالب مشابه :

نمونه فرم استخدام و چگونگی استخدام کارگران با معافیت حق بیمه

آگهی استخدام کارشناس و کارشناس ارشد حقوق در نیروی انتظامی

استخدام کارشناس حقوق در بیمه پاسارگاد سال ۹۳

آموزش لیست حقوق و دستمزد

ستخدام آموزش و پرورش /فرم استخدام/آگهي استخدام/استخدام 20000مشاور از جمله مشاور حقوقي در آموزش و پرو

فرم هاي قرارداد انجام كار معين(مشخص)وقرارداد كار موقت(كارگري) در اجراي تصويب نامه هاي هيئت وزيران

ليست حقوق و دستمزد

طراحي سيستم حقوق ودستمزد

استخدام مشاور (حقوقی)دانشجویان و فارغ التحصیلان رشته حقوق کاراموز وکالت و...