آیین نامه نمونه تنخواه گردان

مقدمه:در اکثر شرکتها و موسسات همواره نیاز مبرمی به پرداخت هزینه ها و تهیه کالا و مواد مصرفی وجود دارد.

به منظور ایجاد سهولت و تسریع در امرفوق، این گونه پرداختها از محل وجوه تنخواه‌گردان صورت می‌پذیرد. البته باید توجه داشت در برخی موارد، پرداختها جنبه فوریت دارند یا دسترسی به امکانات بانکی میسر نباشد، جهت پرداخت اقلام عمده نیز روش تنخواه‌گردان مورد استفاده قرار می‌گیرد. که در این صورت چنانچه پرداختهای فوق الذکر از طریق بانک انجام گردد، به لحاظ تعدد پرداختها، این امر باعث اتلاف وقت، پیچیدگی و ایجاد هزینه های اضافی ثبت و نگهداری مدارک خواهد شد.

تعریف تنخواه گردان:

تنخواه گردان عبارت است از مبلغ ثابت و از پیش تعیین شده که بصورت نقد یا موجود در بانک (حساب شخص مسئول تنخواه گردان) متناسب با حجم پرداختهای نقدی شرکت جهت انجام خرید یا هزینه های جزئی در اختیار متصدی گذارده می شود که پس از مدت معینی (زمان حد واریز) یا صرف میزان معینی از وجوه فوق(مبلغ حد واریز) مطابق جمع هزینه های انجام شده براساس صورت خلاصه تحویلی، به وی بازپرداخت می‌گردد.

هدف از ایجاد تنخواه گردان:

با توجه به مقدمه فوق ، اهداف اصلی ایجاد تنخواه گردان را می توان بشرح ذیل خلاصه نمود :

الف – ایجاد سهولت و تسریع در امر پرداخت

ب – کاهش حجم و هزینه عملیات پرداخت از طریق بانک

ج – افزایش میزان کنترل وجوه نقد

۱- انواع تنخواه گردان:

مسئول تنخواه گردان براساس سیاستهای داخلی و نیاز مدیریت عموما“ به یکی از دو صورت زیر انجام وظیفه می نماید.

الف – مسئول تنخواه گردان خود انجام دهنده هزینه ها و خریدهای مربوطه است که در این صورت جهت پرداختها برگ پرداخت خاصی در نظر گرفته نمی شود و اسناد خرید یا هزینه خود مبنای تهیه صورتخلاصه پرداختهای تنخواه گردان قرار می گیرد. تنخواه گردان نزد ماموران خرید، در این طبقه بندی قرار می‌گیرد.

ب – مسئول تنخواه گردان صرفا“ پرداخت کننده است و انجام عملیات خرید یا هزینه در حیطه وظایف وی نمی باشد. در این صورت جهت کلیه پرداختها فرم برگ پرداخت صادر می گردد و بر این اساس صورتخلاصه پرداختهای تنخواه گردان تهیه می شود. تنخواه گردان موجود در اداره حسابداری از این نمونه می باشد.

باید توجه داشت که صورت خلاصه های فوق الذکر فقط هنگام رسیدن به حد واریز و هم چنین در پایان ماه تهیه یا تکمیل و ارائه می‌گردند.

۲- روش ایجاد تنخواه گردان:

- همانطور که در مقدمه ذکر شده تنخواه گردان به منظور خرید اجناس و خدماتی که بهای آنها کمتر از مبلغ معینی است ایجاد می شود. (البته ماهیت پرداخت های مجاز از محل تنخواه گردان بایستی دقیقا“ مشخص گردد.)

- عموما“ میزان تنخواه گردان براساس حجم احتیاجات شرکت برای مدت معینی تعیین می گردد. بنابراین هنگام ایجاد تنخواه گردان نکات زیر حائز اهمیت می باشد:

الف – تعیین میزان وجه نقد مورد نیاز در روز

ب – برآورد دوره تنخواه گردان (فاصله زمانی بین دو درخواست واریز هزینه های انجام شده)

ج – برآورد مدت واریز (مدتی که بازپرداخت هزینه های تنخواه گردان بطول می انجامد)

- جهت انجام امر فوق ضروری است که ابتدا مسئولین امور هدف از ایجاد تنخواه گردان و ماهیت پرداختهای آن را تعیین نموده و بر این اساس میزان مخارج روزانه قابل پرداخت از محل تنخواه گردان را برآورد نمایند سپس مشخص گردد که دوره تنخواه گردان مورد نظر مدیریت معادل چند روز می باشد. در همین حال لازم است که مدت واریز تنخواه گردان نیز مشخص گردد. از حاصلضرب متوسط مخارج روزانه در دوره تنخواه گردان و مدت واریز میتوان به میزان

وجه مورد نیاز جهت ایجاد تنخواه گردان دست یافت.

- عموما“ پرداختهای تنخواه گردان دارای دو حد مجاز می‌باشد:

الف – حد مجاز اولیه: حد مبالغی می باشد که مستقیما“ توسط مسئول تنخواه‌گردان و بدون اخذ تایید از مقام بالاتر قابل پرداخت می‌باشد.

ب – حد مجاز ثانویه: حد مبالغی است که از میزان حد مجاز اولیه تجاوز کرده باشد که توسط تنخواه‌گران و فقط پس از تصویب مقام ذیصلاح قابل پرداخت خواهد بود.

پس از تعیین مبلغ تنخواه گردان وجه مزبور در مقابل اخذ تضمین کافی در اختیار مسئول تنخواه‌گردان قرار می‌گیرد. در صورتیکه مبلغ مزبور به حساب بانکی متصدی تنخواه گردان واریز گردد ، باید توجه داشت که حساب شخصی او با حساب تنخواه مشترک نباشد.

۳- روش پرداخت تنخواه گردان:

پرداخت موقت(علی الحساب):

در صورتی که مسئول تنخواه گردان صرفا“ پرداخت کننده باشد و نیاز به پرداخت علی الحساب وجود داشته باشد، به ازاء هر پرداخت برگ علی الحساب تنخواه گردان توسط متصدی تنخواه گردان صادر می‌گردد. این اقلام در حسابها درج نگردیده و تا هنگام تسویه نهائی بعنوان قسمتی از موجودی تنخواه گردان تلقی می‌شود. باید توجه داشت که پرداخت موقت در صورتیکه مدت استرداد وجه طولانی باشد مناسب نمی‌باشد، زیرا در این صورت وجوه نقد تنخواه گردان از جریان خارج شده و قابل استفاده نخواهند بود.

پرداخت قطعی:

غیر از پرداخت علی الحساب به شرح بالا، سایر پرداختهای تنخواه گردان درمقابل اسناد و مدارک ارائه شده پرداخت قطعی تلقی خواهند شد.

۴- رسیدگی اسناد در عملیات تنخواه گردان:

اسناد قابل پرداخت از طریق تنخواه گردان بطور کلی در دو مرحله رسیدگی می گردند:

۱-۴ قبل از پرداخت:

رسیدگی اسناد قبل از پرداخت تنخواه گردان با توجه به نوع تنخواه گردان و محل فعالیت تنخواه گردان بصورتهای گوناگون بشرح زیر انجام می پذیرد:

الف – مسئول تنخواه گردان خود انجام دهنده هزینه نیز می باشد. رسیدگی در این حالت صرفا“ بصورت شناخت و آگاهی مسئول تنخواه گردان از ماهیت پرداخت می باشد.

ب – مسئول تنخواه گردان صرفا“پرداخت کننده است. صورت شناخت و آگاهی مسئول تنخواه گردان از ماهیت پرداخت می باشد.

در این حالت در صورتیکه محل فعالیت مسئول تنخواه گردان خارج از اداره حسابداری باشد بهنگام دریافت اسناد قابل پرداخت، رسیدگیهای لازم را براساس ضوابط موجود در شرکت اعمال نموده و اقدام به پرداخت می نماید.

در صورتیکه محل فعالیت مسئول تنخواه گردان در اداره حسابداری باشد، رسیدگی به دو صورت می تواند انجام پذیرد:

۱) بصورت تشریح شده در قسمت الف این بند

۲) اسناد جهت رسیدگی ابتدا به دایره رسیدگی حسابداری ارائه شده و پس از تائید صحت آنها جهت پرداخت به مسئول تنخواه گردان ارائه می گردند.

۲-۴ بعد از پرداخت و به هنگام وایز:

اسناد پرداخت شده از طریق تنخواه گردانها به انضمام صورتخلاصه مربوطه جهت واریز به دایره رسیدگی حسابداری ارائه می گردند. در این مرحله دایره رسیدگی براساس ضوابط تعیین شده در آئین نامه رسیدگی، بررسیهای لازم را بعمل آورده و پس از تائید صحت عملیات، اسناد را جهت واریز به دایره دریافت و پرداخت ارسال می نماید. بدیهی است در این مرحله از رسیدگی، اسنادی که قبلا توسط دایره رسیدگی بررسی شده و حاوی مهر و امضاء مربوطه می باشد، نیاز به بررسی عمقی مجدد نداشته و فقط ضروری است اطمینان حاصل شود که پرداخت منطبق با اسناد رسیدگی شده انجام پذیرفته است.

۵- ثبت عملیات تنخواه گردان در دفاتر مالی :

- هنگام ایجاد تنخواه گردان به میزان مبلغ پرداختی حساب متصدی تنخواه گردان بدهکار و حساب بانک پرداخت کننده بستانکار می شود.

- روش ثبت تنخواه گردان بدینگونه است که ابتدا به میزان جمع مبلغ تنخواه گردان به بستانکار حساب تنخواه گردان منظور شده و حسابهای مربوطه حسب مورد بدهکار می گردند، سپس بهنگام واریز، جمع مبالغ پرداختی به بستانکار حساب بانک ثبت شده و حساب تنخواه گردان مربوطه بدهکار می‌شود.

- نظر به اینکه واگذاری امور چند تنخواه‌گردان به عهده یک شخص باعث ضعیف شدن کنترلهای مربوطه می‌گردد لذا مناسب است که افراد مسئولیت بیش از یک تنخواه‌گردان را عهده دار نگردند.

- میزان تنخواه پرداختی پس از اخذ مجوز از مدیریت امور مالی در ابتدای سال میسور می باشد.

- کلیه تنخواه داران از بین مستخدمین رسمی انتخاب شوند.

- جهت ایجاد تنخواه گردان یا انجام هرگونه تغییرات فرم برگ درخواست ایجاد / تغییر تنخواه‌گردان تنظیم می شود که به پیوست این آئین‌نامه می‌باشد.

آیین نامه نمونه تنخواه گردان

مطالب مشابه :

نمونه فرم تنخواه شرکتها

آیین نامه نمونه تنخواه گردان

دستورالعمل تنخواه گردان

دستورالعمل تنخواه گردان

تنخواه گردان

نحوه ثبت تنخواه گردان

دستور العمل تنخواه گردان

دانلود فرم رسید پرداخت تنخواه

دستورالعمل تنخواه گردان

کنترل های کاربردی حسابرسی-نقدوبانک-صورت مغایرت بانکی-تنخواه گردان.