مدارک پزشکی الکترونیک

مدارک پزشکی چیست ؟ هر بار که شما به پزشک خودتان یا بیمارستان یا سایر مراکز درمانی ارائه دهنده خدمات مراجعه می کنید پرونده ای برای شما تشکیل می شود. سپس اطلاعات موجود در آن تحت عنوان مدارک پزشکییا پرونده سلامت گردآوری می شود. از آنجاییکه شما در طول زندگی خود ممکن است به مراکز درمانی مختلفی نظیر پزشک عمومی – متخصص آلرژی – متخصص قلب و عروق و یا در صورت نیاز به پزشک جراح مراجعه کنید به ناچار پرونده های پزشکی متعددی خواهید داشت. هریک از این مراکز یا سرویس ها پرونده جداگانه ای از اطلاعات شما تهیه می کنند. در واقع حتی اگر تمامی این تخصص ها و سرویس های مورد نظر در یک مرکز درمانی مشترک وجود داشته باشند باز هم پرونده جداگانه ای توسط هریک از آنها تشکیل شده و هیچیک از آنها از خدمات ارائه شده به شما توسط دیگری اطلاع نخواهد یافت که این مسئله منجر به تشکیل یک پرونده سلامتی ناقص و منقطع در مورد شما خواهد شد. داشتن یک پرونده سلامت شخصی ( PERSONAL HEALTH RECORD ) یا بعبارتی PHR به شما این امکان را می دهد که اطلاعات باارزش مورد نیاز پزشکان را به منظور بهبود کیفیت ارائه مراقبت های درمانی در اختیار آنان قرار دهید. یک پرونده سلامت شخصی می تواند با حذف انجام آزمایشات تکراری به دریافت مراقبت های درمانی سریع تر و ایمن تر در موارد اضطراری به شما کمک نماید. به طور خلاصه می توان گفت پرونده سلامت شخصی به عنوان یک عامل موثر در درمان شما می تواند کمک شایان توجهی به شما کند. اطلاعات سلامتی من چطور مورد استفاده قرار می گیرد ؟ اطلاعات موجود در مدارک پزشکیشما برای بررسی وضعیت سلامتی شما – هماهنگی در خدماتی که دریافت می کنید و حصول اطمینان از کیفیت خدمات و مراقبت های درمانی مذکور مورد استفاده قرار می گیرد که البته این فقط شروع کار محسوب می شود. به علاوه این اطلاعات به نقاط مختلفی در داخل و خارج از مرکز درمانی فرستاده می شود. اطلاعات مذکور در تحقیقات پزشکی یا به عنوان یک سند قانونی در پرونده های دادگاه جهت حمایت از خدمات ارائه شده در مراکز درمانی یا تایید هزینه های درمانی شما نیز مورد استفاده قرار می گیرد. چه کسی مالکیت اطلاعات سلامتی مرا در اختیار دارد ؟ هر بار که شما به یک مرکز درمانی مراجعه و پرونده ای تشکیل می دهید اطلاعات موجود در پرونده ( محتوای پرونده ) به شما تعلق خواهد داشت . اینکه این اطلاعات به کجا فرستاده شده – چه کسی به آنها دسترسی داشته و حقوق شما در این رابطه چیست از اهمیت فوق العاده ای برخوردار می باشد. اطلاعات بهداشتی من چطور جمع آوری شده و به کجا می رود؟ قسمت عمده ای از اطلاعات بهداشتی شما در موسسات ارائه دهنده خدمات درمانی یعنی جاییکه شما مراقبت های درمانی دریافت می کنید نظیر مطب پزشک – درمانگاه ها یا بیمارستان جمع آوری می شود. این اطلاعات معمولا در قسمت های مشخصی از مرکز درمانی جمع آوری و مورد استفاده قرار می گیرد: ایستگاه پذیرش = پذیرش / ثبت نام مکانی است که سفر اطلاعات بهداشتی و سلامتی شما از آنجا آغاز می شود، در این ایستگاه پرسنل پذیرش، اطلاعات شخصی و مالی شما شامل آدرس محل سکونت و نحوه پرداخت هزینه درمان را ثبت و ضبط می کنند، فرم هایی نظیر رضایت نامه را که بایستی توسط شما تکمیل شوند در اختیارتان قرار می دهند ویک کپی از دستورالعمل جاری مرکز درمانی در رابطه با نحوه تعامل با اطلاعات سلامتی شما و رعایت محرمانگی آن را در اختیار شما قرار می دهند، لیستی از اشیای قیمتی که شما به همراه دارید را تهیه می نمایند. محل درمان یا مراقبت بیمار ایستگاه بعدی شما معمولا مکان مراقبت یا درمان شما می باشد یعنی جاییکه پزشک – پرستار – تکنسین آزمایشگاه یا سایر تامین کنندگان و ارائه دهندگان خدمات درمانی در آنجا در مورد وضعیت فعلی درمانی و سلامتی شما به جمع آوری اطلاعات می پردازند. در اینجا انواع مختلفی از اطلاعات جمع آوری شده و در مدارک پزشکیشما ثبت می شود. مدارک پزشکی / مدیریت اطلاعات بهداشتی درمانی پس از جمع آوری اطلاعات مربوط به وضعیت بهداشتی شما این اطلاعات به واحد مدارک پزشکی یا به عبارت بهتر مدیریت اطلاعات بهداشتی و درمانی ارسال می شود. واحد مذکور مسئولیت خطیر مدیریت اطلاعات مربوط به وضعیت سلامتی و درمان شما و نیز تامین محرمانگی این اطلاعات را بر عهده دارد. به عبارت دیگر پرسنل این واحد تضمین صحت و کفایت اطلاعات مربوط به خدمات مراقبتی بیمار و نیز تامین اطلاعات کد گذاری شده جهت محاسبه هزینه خدمات ارائه شده را به عهده دارند.علاوه بر این آنها بایستی تطابق حفاظت و محرمانگی این اطلاعات با قوانین فدرال و ایالتی – سازمان های قانونگذاری و اعتبار سنجی و نیز استانداردهای رایج در مورد پرونده های سرپایی را نیز تایید کنند. صورتحساب بیمار پس از کد گذاری خدمات درمانی که شما دریافت کرده اید اطلاعات بهداشتی شما به واحد حسابداری فرستاده می شود. سپس صورتحسابی از خدمات انجام گرفته برای ارائه به شرکت های بیمه گر و پرداخت هزینه های درمانی شما تهیه می شود. شرکت های بیمه گر چطور از اطلاعات سلامتی من استفاده می کنند ؟ پس از اینکه اطلاعات سلامتی شما جمع آوری شد برای محاسبه هزینه خدمات ارائه شده به شما مورد استفاده قرار می گیرد. داده های بالینی شما معمولا به صورت الکترونیکی برای افراد و موسسات پرداخت کننده هزینه های درمانی تان نظیر شرکت های بیمه گر فرستاده می شود گرچه ممکن است این شرکت ها مدارک کاغذی را نیز مطالبه کنند. اطلاعات مربوط به شما در این قسمت شامل نام و نام خانوادگی – شماره پرونده – آدرس و شماره تلفن و نیز شماره ملی می باشد؛ شرکت های بیمه گر داده های مورد نیاز در مورد شما را از طریق تقاضانامه تنظیم شده توسط واحد حسابداری در مرکز درمانی ارائه دهنده خدمات به شما دریافت می کنند. سپس داده های کد گذاری شده به منظور بررسی صحت پرداخت برای خدمات ارائه شده به صورت مکانیزه مورد بررسی قرار می گیرد. در صورت عدم تکافوی این اطلاعات شرکت بیمه گر ممکن است برای تایید پرداخت هزینه های بیمارستانی نیاز به اطلاعات بیشتری داشته باشد. چه فرد یا افراد دیگری ممکن است به اطلاعات من دسترسی داشته باشند ؟ ارائه دهندگان مراقبت های بهداشتی درمانی با هدف شناسایی همه گیری بیماریها مسئولیت گزارش اطلاعات مربوط به موارد خاص به موسسات بهداشت عمومی و ایالتی یا فدرال را بر عهده دارند؛ در صورتیکه در مورد وضعیت سلامتی تان در گیر یک مورد قانونی شده باشید مرکز درمانی مربوطه می تواند در این رابطه با مراجع قانونی و قضائی تعامل نموده و یا به احضاریه ها و سایر موارد مشابه پاسخ دهد. بعلاوه سازمان های غیر مرتبط با سلامت نیز ممکن است در مواردی به پرونده شما دسترسی داشته باشند که در این رابطه کارفرما یا شرکت استخدام کننده شما از جمله موارد است. شرکت های بیمه عمر و موسسات بازاریابی نیز به شرط داشتن اجازه کتبی از شما شامل این موضوع می شوند. سایر مراکز و ارگان هایی که اطلاعات سلامت را جمع آوری می کنند عبارتند از مراکز تحقیقات بهداشتی و دفاتر بهبود کیفیت بیمارستانها و مراکز درمانی. چرا من باید یک پرونده سلامت شخصی داشته باشم ؟ شما هرگز نمی دانید چه موقع به درمان جراحت یا یک بیماری خاص احتیاج پیدا می کنید ولی تصور کنید اگر در هنگام بروز یکی از این موارد اطلاعات مربوط به سلامت شما بین موسسات و مراکز درمانی مختلف بصورت از هم گسیخته و متفرق باشد چه اتفاقی روی می دهد. کامل بودن – روزآمد بودن و دسترسی سهل الوصول به پرونده سلامتی به معنای این است که اطلاعات صحیح در موارد نیاز شما و ارائه دهندگان خدمات درمانی دردسترس خواهد بود. مدیریت اطلاعات بهداشتی در منزل یکی از بهترین راههای دسترسی دائم به این اطلاعات در طول زندگی شما می باشد. چنانچه شما پزشک فعلی خود را رها کرده و به پزشک دیگری مراجعه کنید و یا در حال درمان یک بیماری یا عارضه مزمن نظیر دیابت باشید نگهداری اطلاعات سلامت شخصی به شما و خانواده تان این اطمینان را می دهد که به اشاره یک انگشت تمامی موارد مورد نیاز در دسترس شما است. با جمع آوری اطلاعات بهداشتی مربوط به خودتان شما یک پرونده سلامت شخصی را بوجود می آورید. بنابراین میتوان گفت شما با انجام این کار : در مورد وضعیت سلامتی خودتان بطور آگاهانه و مستدل با ارائه دهند گان خدمات درمانی گفتگو می کنید اطلاعات مورد نیاز مراکز مراقبتی بعدی و جدید خودتان را فراهم می کنید، در هنگام سفر به اطلاعات سلامتی خودتان دسترسی دارید، در هنگام تعطیل بودن مطب پزشک به اطلاعات خودتان دسترسی دارید، میزان پیشرفت خودتان را به سمت اهداف سلامتی خاص ثبت می کنید، به دستورات و تجویزهای پزشک – آلرژی ها داروها درخواست های بیمه ای و سایر اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا می کنید، ویزیت های پزشکی – واکسیناسیون و سایر خدمات بهداشتی ویژه را همیشه مد نظر خواهید داشت... چطور من می توانم برای خودم یک پرونده سلامت شخصی تشکیل دهم؟ پرونده سلامت شما می تواند به سادگی به صورت یک پوشه حاوی مدارک مرتبط با یکدیگر در محل کارتان یا در کامپیوتر خانگی شما نگه داری شده و یا از طریق یک سایت مطمئن در دسترس باشد. در هنگام مسافرت شما می توانید کارت یا ورقه ای حاوی اطلاعات پزشکی مورد نیاز در موارد اضطراری نظیر آلرژی ها و داروهای در حال مصرف را با خود حمل کنید. افراد دارای شرایط سلامتی خاص نظیر مبتلایان به دیابت – فشار خون و بیماری های قلبی همواره تابلوی هشدار دهنده ای برای هشدار به دیگران در موارد اورژانسی به همراه خود داشته باشند. سری اطلاعات مهمی که پرونده سلامت شما باید داشته باشد شامل موارد زیر است : شناسه شخصی نام افرادی که در موارد اضطراری می توان با آنها تماس گرفت نام – آدرس و شماره تلفن پزشک یا د ندانپزشک شخصی شما و یا سایر تخصص های مربوط به شما اطلاعات مربوط به بیمه درمانی وصیت نامه و سفارش های درمانی اضطراری اجازه اهدای عضو لیستی از تاریخ های بیماریها و اعمال جراحی مهم انجام شود داروهای در حال مصرف و دوز آنها مصون سازی (واکسیناسیون) و تاریخ های آن آلرژی ها وقایع و بیماریهای ارثی در تاریخچه خانوادگی یک معاینه فیزیکی که اخیرا" انجام گرفته است عقاید و نظرات متخصصین در رابطه با وضعیت سلامتی شما مدارک پزشکی مربوط به چشم و دندان ها نتایج آزمایشگاهی مهم مکاتبات انجام گرفته بین شما و مراکز درمانی فرم های مربوط به اجازه افشای اطلاعات ، انجام عمل جراحی و سایر اقدامات درمانی آیا می خواهید کمکی به شروع ساختن پرونده سلامت شخصی خودتان نموده باشید؟ با مطب های پزشکان یا واحدهای مدارک پزشکی یا مدیریت اطلاعات بهداشتی مراکز درمانی که جهت معالجه پذیرفته شده اند تماس بگیرید و از آنها بپرسید آیا طرحی برای کمک به بیماران در ساختن پرونده شخصی خود دارند؟ از آنها سوال کنید که آیا پرونده شما در قالب الکترونیکی قابل دسترس بوده و یا برای استفاده و گرفتن کپی نیاز به درخواست ازطرف شما دارد؟ بعلاوه از آنها بخواهید قسمت هایی از پرونده و مدارک پزشکی را که مورد نیاز شما است مشخص کنند . در صورتیکه تمایل دارید مدارک پزشکی تان را طبق طرح سلامتی مورد نظر خودتان نگه داری کنید؟ واحد ارائه خدمات به طرح مشتری تماس بگیرید از مراکز درمانی خود درخواست یک فرم اجازه افشای اطلاعات بکنید . فرم را تکمیل نموده و آن را به مرکز عودت دهید . بسیاری از موسسه های درمانی هزینه کپی فرم ها و اوراق پرونده را دریافت می کنند این هزینه فقط جهت کپی ( حق العمل و هزینه دستگاه) بوده و در صورت نیاز به پست هزینه پستی را نیز شامل می شود. من چطور پرونده سلامت شخصی خودم را مورد استفاده قرار می دهم؟ پرونده سلامت شخصی شما حاوی مدارک و فرم های پزشکی جمع آوری شده از هر یک از ارائه دهندگان خدمات درمانی و سلامتی به شما علاوه بر هر نوع اطلاعات بهداشتی که تمایل به اضافه کردن آن دارید به اشتراک گذاشتن این اطلاعات شخصی بالینی با مراکز درمانی است مراجعه کننده از طرف شما نه تنها باعث همکاری و اشتراک مساعی این مراکز شده بلکه باعث مطلع شدن هر یک از آنها از اقدامات انجام شده در سایر مراکز درمانی می شود به علاوه منجر به کاهش یا حذف اقدامات و فرآیند های تکراری می شود که خود این موضوع منجر به صرفه جویی در هزینه و زمان در مراقبت های بهداشتی می شود و از همه مهم تر به شما در دریافت خدمات مراقبتی بهتر و هماهنگ تر یاری می نماید. کاربرد مراکز بهداشتی درمانی پس از آنکه مصمم شدیم یک سیستم پرونده الکترونیک سلامت (EHR: Electronic Health Record ) را پیاده سازی نمائیم، ( چنانچه هر سیستم موفقی روزی مثل شما مبادرت به این کار کرده است ) به جستجوی اولیه سازندگان و فروشندگان می پردازیم ما هم چنین کاری کردیم تا اینکه بیش از 200 شرکت مدعی ساخت پرونده الکترونیک سلامت (EHR) را یافتیم و با مشکلات زیاد به بررسی برای یافتن بهترین آنها نمودیم، وقتی احساس می کنید میان این همه ارائه کننده احاطه شده اید طبیعی است که تمایل پیدا می کنید به اینکه با تعدادی از ارائه کنندگان یا فروشندگان در مورد محصولات و یا چیزهایی که راجع به آنها شنیده اید یا خوانده اید تماس بگیرید و صحبت کنید حتی شاید از آنها در تقاضا کنید که نمونه کار خود را به صورت یک دمو به شما ارائه کنند. دست نگه دارید! مگر اینکه بخواهید یک فروشنده یا دلال تمام گزینه های شما را در اختیار بگیرد و حق انتخاب را از شما سلب نماید، بنابراین شما ابتدا به یک برنامه نیاز دارید، بخاطر داشته باشید پرونده الکترونیک سلامت (EHR) با مشکلات و پیچیدگی های بسیار زیادی که بر کار روزمره شما تغییراتی را ایجاد خواهد کرد روبرو هستید، جائی که شما درگیر اقدامات بهداشتی درمانی هستید و یک تصمیم نابجا، بد شکل یا عجولانه عمیقا ً کار شما را مختل و زندگیتان را تیره و تار می کند. در این منشور طی دوازده مرحله برای کمک به پیاده سازی و توسعه یک برنامه طراحی شده است، که شما با رعایت مفاد آن به صورت یک فرآیند سیستمی، می توانید درمورد اینکه کدام پرونده الکترونیک سلامت (EHR) را انتخاب کنید بهره مند شوید، فرآیندی که در زیر شرح داده شده بر پایه تجربیات و نشست با کمیته انتخاب پرونده الکترونیک سلامت (EHR) پیرو تحقیقات بعمل آمده در محیط بزرگی متشکل از 86 پزشک و سایر تخصصی های لازم، اگرچه گروه من بزرگ است ولی من در دفتر کاری با سه نفر پزشک کار می کنم ( که هسته تصمیم گیری بوده ایم ) و باور دارم که اگر مراحل زیر بکار بسته شود برای هر نوعی از مراکز بهداشتی و درمانی با حجم متنوع کاری کم یا زیاد، اثر بخش خواهد بود مرحله اول: تصمیم گیرندگان خود را تعریف کنید اگر شما در یک مجموعه تک تخصصی مشغول هستید کار راحت است زیرا شما همان تصمیم گیرنده منحصر به فرد هستید ولی در یک محیط کاری بزرگ لازم است که با دقت بیشتری عمل نمائید و برای این منظور لازم است یک کمیته انتخاب پرونده الکترونیک سلامت (EHR) با عملکردی دقیق و مناسب ( ثبت مستندات مربوط به جلسه ها، صورتجلسات، مصوبات، مجریان و زمان اجرای هر مصوبه ) تشکیل شود البته اگر از نرم افزارهای مدیریت پروژه نیز بهره مند شوید هدایت کار تیمی خیلی بهتر خواهد بود، انتخاب بسیاری از گزینه ها در اثر تلاش هدایت شده توسط یک پزشک صاحبنظر خواهد بود و برخی از اعضاء شرکت کننده در کمیته اثری جز یادگیری بیشتر پیرامون پرونده الکترونیک سلامت (EHR) و ارتقاء دانش و رأی خود در کمیته نخواهند داشت و این فقط باعث می شود که از هدف اصلی خیلی پرت شویم و طی این بیراهه ها نوعا غیر قابل جبران خواهد بود برای ساعت ها وقت صرف تحقیق و کار مدیریتی کردن شاید حتی از زمانی که خود شما شروع به خواندن این مقاله نموده اید، سرمایه ها و منابع از دست رفته و مضمحل خواهد بود. پرونده های الکترونیک سلامت (EHR) اغلب توسط افراد بسیار بدبین و شکـّاک دیده و مورد مخالفت خواهد بود پس برای اجتناب از ناکارآمد و نافرجام ماندن و یا تاخیر جدی در فرآیند انتخاب و پیاده سازی ناموفق، از قبل اطمینان حاصل کنید که بعضی از اعضاء کمیته به اندازه کافی در کار شما صاحب نفوذ هستند به این منظور حداقل به یک مدیر برای کمک به تامین منابع لازم برای پیاده سازی سیستم نیاز دارید، بنابراین اطمینان حاصل کنید مدیر کاربردی شما، نماینده مورد اطمینان کمیته است، علاوه براین اگر شما یک پذیرش گر یا پرستار کلیدی دارید که دیگران تمایل کافی به پیروی از او دارند، او را دعوت کنید تا با تیم همکاری نماید و اگر شما یک شریک کاری دارید که او می تواند براحتی فرآیند کار را مختل و از مسیر خارج کند دعوت به همکاری ها را حتما با دخالت او انجام دهید، این کار لازم است و بیاد داشته باشید نافذ ترین مردم همیشه کسانی که صاحب عنوان هستند نمی باشند. مرحله دوم : اهداف اصلی خود را بطور روشن بیان کنید چه محدودیت هائی برای کارآمدی سیستم اخیر پیش روی شماست؟ و شما برای تجهیز یک پرونده الکترونیک سلامت (EHR) چه نیازها و چشم داشت هایی را دنبال می کنید؟ آیا زمان بسیار زیادی صرف جستجوی نمودارها و چارت های موجود در پرونده ها می کنید؟ آیا به دلیل نداشتن دسترسی به اطلاعات مورد نیاز از بیماران خود دفترچه راهنمای تلفن درست می کنید؟ آیا گزارشات آزمایشگاهی را همیشه برای درج در نمودارهای لازم نگهداری می کنید؟ آیا تهیه کنندگان پرونده الکترونیک سلامت (EHR) به پیچیدگی ها و دشواری های مطالعه آن توجه دارند و مسائل حقوقی مترتب آنرا می دانند؟ آیا از تجویز دستورات به صورت الکترونیکی متعجب هستید؟ آیا می خواهید با فشار یک کلید تمام اطلاعات مناسب و مورد نیاز شما از بیمار تان روی کاغذ چاپ شود؟ آیا روشی برای تصمیم یاری در مسائل مدیریتی برای شما مطلوب است؟ آیا تمایل دارید که بیماران از طریق Email به برنامه های شما درمورد سرویس ها و محصولات قابل ارائه دسترسی داشته باشند؟ لیست فعالیت های مربوط به یک سیستم پرونده الکترونیک سلامت (EHR) که در پیوست آمده است می تواند برای اولویت بندی نیازهای شما مفید باشد مرحله سوم: یک درخواست برای پیشنهاد (RFP) تدوین کنید گرچه این مرحله ملالت آور است اما ضروری است یک درخواست برای پیشنهاد (RFP) که گویای عمل شما باشد در برابر دیدگاه تجاری و تبلیغاتی فروشنده یا سازنده محصول ارائه شود، درخواست برای پیشنهاد (RFP) وسیله ای است که مدبّرانه اولویت های عملیاتی کار شما را بیان می کند و مسئولیت ها و جنبه های اختلاف در اجرای قرارداد با سازنده یا فروشنده محصول را از پیش مشخص و از بروز هر گونه کج فهمی و اختلاف نظر در پیاده سازی سیستم بین دو طرف قرارداد بطور تنگاتنگ با کار اجرایی روزمره شما جلوگیری می نماید، این کار اجازه مقایسه محصولات با نیازمندی های شما را می طلبد و یک درخواست برای پیشنهاد (RFP) که با درایت تدوین شود. برای یک نمونه طرح کلی درخواست برای پیشنهاد (RFP) می توانید از پیوست 2 استفاده کنید این نمونه یک درخواست برای پیشنهاد (RFP) سیستم اطلاعات آزمایشگاه تشخیص طبی است که ساختار اولیه آن و سوالاتی که در آن آمده به کار درخواست برای پیشنهاد (RFP) شما سنخیت دارد و نمونه های بسیار زیادی را می توانید در شبکه گسترده جهانی بررسی کنید. مرحله چهارم: انتخاب گیرندگان درخواست برای پیشنهاد (RFP) چگونه از میان 200 محصول تنها تعداد انگشت شماری از آنها را گزینش کنیم بدون اینکه هیچکدام آنها را دیده باشیم؟ در چنین شرایطی من به شما توصیه می کنم از معیارهای سه گانه به منظور غربالگری محصولات استفاده کنید: 1. آیا نرم افزار تاریخچه ای از ارتباط با سیستم مدیریت عملیات (PMS) داشته است؟ 2. آیا سیستم مورد نظر درخواست برای پیشنهاد (RFP) نوعا ً با حجم کاری و عملیاتی شما تطابق دارد؟ 3. آیا درخواست برای پیشنهاد (RFP) میزان مطلوب انتشار را دارا است؟ (تعداد سیستم های مورد پرسش) رابط (اینترفیس) سیستم مدیریت عملیات (PMS) برای اجتناب از ورود دوباره اطلاعاتی مانند دموگرافی بیمار و اطلاعات تشخیصی سیستم مدیریت عملیات(PMS) و پرونده الکترونیک سلامت (EHR) شما باید بتواند اطلاعات را به اشتراک بگذارد و این مرحله به طور معمول با یک رابط (اینترفیس) نرم افزاری مناسب ممکن می شود، بمنظور ساخت و بروز نگهداری آن لازم است کارکنان هر دو بخش سیستم مدیریت عملیات(PMS) و شرکت تهیه کننده پرونده الکترونیک سلامت (EHR) باهم تشریک مساعی داشته باشند و بطور مثال هر زمانی که نرم افزار پرونده الکترونیک سلامت (EHR) ارتقا داده شد (بهتر این است که اجازه دهید نرم افزار هر سال یک بار ارتقا داده شود) هر یک از رابط(اینترفیس)ها نیز باید ارتقا داده شوند؛ بسیاری از سازندگان پرونده الکترونیک سلامت (EHR) مدعی هستند که سیستم آنها از طریق رابط(اینترفیس) با تمامی سیستم های موجود ارتباط برقرار کند اما صراحتا اذعان می کنم که ما در ابتدای کار چنین امر مهمی را دنبال نمی کنیم اما لازم است برای مشخص شدن این مهم که شرکت های سازنده پرونده الکترونیک سلامت (EHR) رابط(اینترفیس)هایی سازگار با سیستم مدیریت عملیات (PMS) شما ساخته اند یا نه؟ باید از شرکت های سازنده سیستم مدیریت عملیات (PMS) پرس و جو شود و این معیار به تنهایی ممکن است یک زمینه وسیع ارزیابی و بطور چشمگیر تنگاتنگ و تعیین کننده باشد. اگر شما از سیستم مدیریت عملیات (PMS) فعلی خود خوشنود و راضی نیستید، این ایده خوبی است که قبل از خرید پرونده الکترونیک سلامت (EHR) نسبت به گزینش یک سیستم مدیریت عملیات (PMS) مناسب اقدام کنید. گرچه ایده آل این است که شرکت پرونده الکترونیک سلامت (EHR) و سیستم مدیریت عملیات (PMS) یکی باشد اما شرکت های سیستم مدیریت عملیات (PMS) شما ممکن است یک محصول پرونده الکترونیک سلامت (EHR) را تولید و ارائه نکنند یا اینکه اگر هم این محصول را ارائه کرده اند ممکن است از نظر کارائی یا سرویس هایی که شما احساس می کنید نیاز دارید مناسب و غنی نباشد؛ بسیار شایع است که پزشکانی سیستم پرونده الکترونیک سلامت (EHR) را خریداری می کنند با تمایل به اینکه در آینده محصولاتی پیدا شود که براحتی قابل یکپارچه سازی با سیستم مدیریت عملیات (PMS)، PMS-EHR باشد ولی دارای رابط(اینترفیس) مورد نیاز نباشد و این مشکل خودش را در ادامه کار به شدت نشان می دهد. • حجم کار: بیشترین حجم بازار در اختیار فروشندگان انگشت شمار است (1 تا 15 ارائه کننده )، حجم متوسط بازار نیز در اختیار تعداد معدودی است ( 10 تا 99 ارائه کننده ) و بسیاری از فروشندگان/سازندگان سهم کمی از بازار را به خود اختصاص داده اند ( بیش از 100 ارائه کننده ) اگر چه تعداد کمی از فروشندگان سهم بازار را پر کرده اند ولی کنکاش و موشکافی های بیشتر در درخواست برای پیشنهاد (RFP) به گیرندگان آن کمک می کند که در زمینه کاری شما از ارائه یک پرونده الکترونیک سلامت (EHR) متناسب با نیاز و سازگار با سیستم مدیریت عملیات(PMS) فعال در سازمان شما اقدام کنند و این موضوع از اتلاف زمان شما جلوگیری می کند، اگر پاسخ ارائه شده به درخواست برای پیشنهاد (RFP) ی که از یک فروشنده محصول در مقیاس کاری شما تسلیم می شود وضعیت بدی داشته باشد بازهم از بازارهایی که به صورت White Paper و شرایط ظاهرا خوب ارائه می شود بهتر است. • رتبه بندی پرونده الکترونیک سلامت (EHR) ها : چندین منبع عالی برای رتبه بندی پرونده الکترونیک سلامت (EHR) در معرض دسترسی است، یکی از آنها در سال 2003 توسط کالج روماتولوژی امریکا انجام شده است البته منابع رتبه بندی های دیگری در انجمن سیستم های مدیریت اطلاعات بهداشتی آمریکا ثبت شده و اگر شما به سایت مربوطه سری بزنید بیش از 150 فروشنده امکانات خود را به نمایش گذاشته اند بعلاوه در نظر داشته باشید کنفرانس سالانه موسوم به TERP (پیش به سوی پرونده الکترونیکی بیمار Toward an Electronic Patient Record) و مرکز AAFP برای تکنولوژی اطلاعات بهداشت www.centerforhit.org اطلاعاتی در مورد فروشندگان پرونده الکترونیک سلامت (EHR)، که مورد وثوق و راعی برخی اصول و قواعد استاندارد هستند و از حیث کارائی ، سازگاری ، عملیاتی داخلی و نظارت بر داده ها نیز مقبول می باشند، اعضای AAFP برای چند سیستم خوب نیز از تخفیف ویژه برخوردارند که می توانند از طریق سایت مربوط به آن اقدام نمایند و حتی از پرداخت ماهانه بهره مند شوند. مرحله پنجم : بازنگری درخواست برای پیشنهاد (RFP) و تنظیم زمینه های مورد بحث به منظور اینکه شما زمینه های مورد بحث را ببندید درخواست برای پیشنهاد (RFP) هایی را ارسال و پاسخ های آنها را دریافت کرده اید و حالا نوبت آن است که پاسخ ها را بازنگری کنید، هدف اصلی شما این است که مدعیان برجسته را پیدا کنید و بخواهید طی جلسه ای سیستم آنها در معرض بررسی قرار گیرد این عموما ً از حیث اهمیت نقش پررنگی هم برای فروشنده یا سازنده و هم برای شما دارد، و به صورت یک جلسه 2 الی 3 ساعتی در یک بعد از ظهر، با پذیرائی سبکی مانند پیتزا همراه است و هر کسی در کمیته انتخاب باید توجه داشته باشد که هر دمو را با در نظر گرفتن بی طرفی کامل مورد مقایسه قرار دهد، این کار مستلزم زمان زیاد و رضایت و میل باطنی گروه کاری شماست تا عصر خود را به دور از خانواده صرف تشخیص اینکه کدام یک از دمو ها بهترین است؟، صرف نموده اند؛ ( گروه ما 5 مورد را از میان 8 مورد انتخاب کرد که البته یکی از فروشندگان را که تصمیم به پاسخگویی نداشت و فروشنده دیگری که آموزش و سرویس نیازمندی ها را ندیده بود و در زمان تعیین شده قادر به شرکت نبود ) مرحله ششم : توجه به نمایش محصولات ارائه شده توسط فروشندگان نوعا فروشندگان دمو را برای 2 الی 4 نفر، 1 تا 2 نفر از کارکنان فروش، یک ارائه کننده نرم افزار ماهر و پزشکی که عهده دار پرداخت به شرکت است عرضه می کند دقت کنید که آیا یک بسته آماده شده را برای ارائه دارند یا اینکه نرم‌افزار را در بهترین شرایط نمایشی ( حجم داده ها، نور، و ....) نشان می دهد، دقت کنید که این شما هستید که باید با نرم‌افزار کار کنید • به آنها عرضه کنید که با یک تا دو سناریوی ویزیت بیمار به صورت استاندارد، مستند سازی کنند و این سناریو را از فروشنده ای به فروشنده‌ی دیگر محفوظ نگه دارید ( ثابت باشد) • هر دو دقیقه یک بار ارائه مطلب توسط آنها را با سئوالات و بیان ابهامات خود قطع نکنید ( گروه ما بطور طبیعی همینطور بودند) • بر اینکه براحتی و سریع نت برداری کنید تمرکز نکنید، درعوض توجه کنید به اینکه پرونده الکترونیک سلامت (EHR) چگونه کاربران را قادر می سازد تا اطلاعات را پیدا کنند؟ آزمایشات را مشاهده کنند و مدیریت کنند یادآور های مراقبت های بهداشتی را چگونه دنبال کنند؟ ردگیری انجام دستور و نسخه ها را چگونه انجام دهند؟ و غیره این فعالیت ها می تواند جنبه عملیاتی و اهمیت داشته باشد. مرحله هفتم : مراکز دیگر(که از EHR استفاده می کنند) را بررسی کنید حداقل برای هر فروشنده سه مورد را که هنوز در حال کار هستند بررسی کنید بطور ایده آل منابع باید شامل یک یا دو کاربر پزشک، یک فرد از بخش فن آوری اطلاعات و یک مدیر با سابقه باشد، فروشنده یک لیست از منابع را به شما ارائه خواهد کرد که احتمالا ً مربوط به مشتریان رضایتمند است و برای صحبت با شما پاداش پولی دریافت می کنند ( که می تواند به صورت تخفیف در پرداخت و یا پاداش منحصر به یک فرد خاص باشد.) ،بنابراین خیلی شکـّاک و ایراد گیر باشید، با این وجود این افراد می توانند برای شما بسیار پاک و سودمند باشند،( ما افراد زیادی را به تجربه دیده ایم ) در عین حال اگر شما فرد یا گروهی رامی شناسید که در لیست فروشنده نیستند ولی از آن محصول استفاده می کنند یا استفاده کرده اند حتما با آنها تماس بگیرید؛ البته لازم است برای تماس تلفنی یک لیست از سوالات مناسب آماده کنید، یک ساختار مناسب برای این کار در پیوست 1 ارائه شده که می توانید از آن ایده بگیرید، راه دیگری که برای یافتن منابع ممکن است اینکه یک پیام به سایت حمایت شده از سوی AAFP ارسال و در آن لیست، صورت مباحثه خود را درمورد پرونده الکترونیک سلامت (EHR) از طریق Email ،ارسال کنید برای این منظور از سایت AAFP در قسمت discussion در سر صفحه عضویت membership برروی Email کلیک نمایید، فایل خود را پیوست کنید و ادامه دهید. مرحله هشتم : رتبه بندی فروشندگان یا سازندگان حالا شما درخواست برای پیشنهاد (RFP) را بررسی و بازدید کرده اید، دمو ها را نیز دیده اید و مراکز دیگری را هم بررسی نموده اید، حالا نوبت رتبه بندی فروشندگان یا سازندگان محصولات و سپس گزینش آنها است برای این کار به 2 تا 3 مورد از مدعیان برجسته برای تدارک دیدن محصول در محل، بمنظور بررسی زمان و منابع صرف شده دیگر نیاز دارید. انجام بیش از سه بازدید غیر عملی است و حتی یک بازدید هم می تواند چالش برانگیز شود یا اینکه توسط یک پزشک افراطی و تندرو شانتاژ شود، بنابراین قبل از اینکه شما رتبه بندی را شروع کنید باید وزن اولویت های خود را بطور رسمی و از جنبه های لازم محاسبه نمایید: اجرایی: محصول مورد نظر، عملیات مورد دلخواه شما را چقدر خوب می تواند انجام دهد؟ هزینه کل: هزینه کل محصول چقدر خواهد بود، شامل: سخت افزار، نرم افزار، پشتیبانی وغیره؟ ویژگیهای اخلاقی (خصوصیات) فروشنده: آیا فروشنده نهایت تلاش خود را درمورد سرویس، آموزش، پشتیبانی پیاده‌سازی انجام می دهد و آیا آنها از نظر مالی امن هستند؟ اغلب پزشکان تمایل دارند که خیلی پافشاری کنند بر روی مسائل اجرائی و هزینه که نتیجه این کار صرفنظر از طبیعت بحرانی بودن سرویس هایی چون آموزش، پشتیبانی پیاده سازی، عمر مفید و قابل قبول هم محصول و هم فروشنده، سبب نادیده گرفتن بسیاری از جنبه های حیاتی کار می شود. ، اگر سیستمی پیاده سازی و نگهداری اثر بخشی نداشته باشد به پتانسیل های مطلوب نایل نخواهد شد و این چیزی بیش از یک زحمت یا درد سر کوچک، خواهد بود و اگر فروشنده ای که شما می شناسید و به او عشق می ورزید یا تصور می کنید تمام مشکلات شما را حل خواهد کرد به سمت ورشکستگی رود، پی آمدهای ناگواری خواهد داشت که دردسر های شما را افزایش می دهد. ما تاکید بیشتر خود را در حدود 40%، معطوف به ویژگیهای فروشنده کردیم و 40% نیز برروی مسائل اجرایی و تحقق به اهداف اصلی و غیر اصلی خود توسط کاربرد مورد نظر و 20% مانده را برروی هزینه، البته نمونه هایی از ابزارهای رتبه بندی فروشندگان در پیوست 1 آمده که در آنها نیز معیارهای مناسبی برای انتخاب در نظر گرفته شده که در برخی بر همان سه گروه تاکید شده و مثال های دیگری در سایت های مختلف قابل دسترس است. نکته جالب در مورد هزینه این است که برآورد آن می تواند کاذب باشد گو اینکه فروشندگان تمایل دارند به اینکه محصولات را به گونه ای ارائه کنند تا مشکلات را به مجرد وقوع آن (پهلو به پهلو) مقایسه و مرتفع کنند ( در ابتدا سعی ندارند خیلی روی مشکلات محتمل تمرکز نمایند، در اینجا باز یادآور می شوم، توجه داشته باشید این شما هستید که می خواهید با کاربرد مربوطه کار کنید و نه فروشنده ) و آنها فقط بر روی هزینه نرم افزار تمرکز می کنند. استفاده از یک صفحه گسترده مقایسه ای می تواند اطمینان ایجاد نماید که تمام هزینه های اخذ شده مربوطه طی 5 سال ابتدای کار، شامل هزینه های سخت افزاری جدید، کارکنان جدید فناوری اطلاعات، ارتقاء شبکه، اخذ مجوّز های مربوطه، سرویس، نگهداری و بروز رسانی سالانه را در برآورد خود لحاظ کرده اید یا خیر؟ نمونه ای از یک چنین صفحه گسترده مقایسه ای از طریق سایت مربوطه قابل دسترس است وقتی که ما آنرا برای چهار موضوع انتخابی خود انجام دادیم هزینه های بسیاری را یافتیم که ما را متعجب نمود. مرحله نهم : مشاهده سایت های هدایت کننده ( راهنماهای اینترنتی ) یک بار شما پس از اینکه مخالفان نهایی خود را پشت سر گذاشتید، سیستم مطلوب را انتخاب و چگونگی عملکرد آن را بررسی نموده اید حال باید به سراغ کار بروید و اینکه از نظر حجم کار و پیکر بندی اجزاء، مانند آنچه شما دارید را به دقت کنار هم بگذارید مشاهده کنید اگر ممکن است به سراغ یک سیستم مدیریت عملیات (PMS) مشابه با مرکز خود که هم اکنون مشغول کار است بروید، حداقل یک پزشک و مدیر با سابقه (مسئول خرید پرونده الکترونیک سلامت (EHR) است) را برای مشورت دعوت کنید و با او صحبت کنید و برای مشاهده برنامه ریزی آنها هماهنگی و ارتباط لازم را برقرار کنید، همواره با پزشکان و با نظارت آنان اقدام کنید و حتی از گفت و گو با کارمندان غیردرگیر، در سازمان غافل نشوید. مدیر مربوطه و کارکنان کلیدی فناوری اطلاعات مرتبط با کار را از یاد نبرید. برای هر مرحله از کار نت بردارید و بمنظور تصدیق یا مشاهده تناقض ها بطور مستمر از آنچه انتظار دارید یا حتی مطمئن هستید از جنبه های مختلف کار و آنچه در خلال درخواست برای پیشنهاد (RFP) آموخته اید حتی از مراحل دمو و باز دید از مراکز دیگر را (در واقع آنچه در فضای مجازی قابل دسترس باشد در هزینه و زمان شما برایتان سودآور است) جستجو و مطالب مفید را نت برداری کنید. مرحله دهم : برنده را انتخاب کنید پس از بازدید از هر سایت باز گردید به رتبه بندی فروشندگان و ببینید اگر هنوز چیزی از قلم افتاده است آنرا تکمیل کنید تا بالاخره دانه درشت تر ها را مشخص نمائید و سپس آن را انتخاب کنید و یک نفر پس از او را، زیرا اگر مذاکره با برخی از مشکلات پیش بینی نشده روبرو شد عقب گرد کرده و جایگزین بعدی را بررسی نمائید در نشینی کنید و نفر بعدی را در صورت نیاز بخواهید همچنین داشتن یک پشتوانه مستند و جدی از انتخاب ها backup برای شما در مرحله مذاکره یک اهرم قوی خواهد بود مرحله یازدهم : محکم کردن ( تثبیت ) تعهدات و الزامات سازمانی حالا شما بررسی های لازم برای تعیین فروشنده ای که می خواهید با او وارد کار شوید را انجام داده اید و اکنون زمان آن است که مطمئن شوید پس مابقی کار با شماست اگر حجم کار شما کم است در اینجا فرآیند کار جدی و امیدوار و با تمام نکات کلیدی تصمیم گیری جریان پیدا می کند بنابراین شما می توانید از مرحله جاری گذر کنید، ولی اگر حجم کار شما زیاد باشد و یا اینکه مستعد افزایش حجم کار هستید لازم است توصیه های کمیته انتخاب را بررسی و با تمام ذی نفعان پیرامون همه جنبه های تعامل کسب و کاری بحث کنید و آماده باشید، با فروشنده ویژه، بطور فرضی معامله کنید فروشنده را بطور ذهنی دعوت کنید... بخواهید که دمو ی دیگری از کل کار را برای همه ارئه کند و برای معرفی و نشان دادن راه حل های مناسب برای دریایی از ابهامات آماده باشید، مسایل چشمگیری که کمیته شما قبلا توفیقی برای طرح آنها بدست نیاورده باید بطور کاملا روشن مطرح شود (اگر شما کار در منزل خود را بخوبی انجام داده باشید کمتر با این مشکل روبرو می شوید)، اگر احساس می کنید که هنوز آمادگی لازم برای گذر از این مرحله را پیدا نکرده اید به مرحله هفتم باز گردید و کار را از سر بگیرید سپس تمام مراحل ضروری پس از آن مرحله را تا رسیدن به مرحله تثبیت (مرحله جاری) انجام دهید. مرحله دوازدهم : مذاکره بر روی یک قرارداد قراردادهای منعقد شده برای مدت زمان از 10 سال تا مادام العمر، حاکی از این است که اگر محدود به 10 سال باشد، شما باید مطمئن باشید که پس از آن چه اتفاقاتی خواهد افتاد، هزینه های کنونی و آینده باید مو به مو بررسی شود و چنانچه لازم دانسته شد، فروشنده بایستی برای انجام کارهایی متعهد شود، زیرا او زمان بسیار زیادی را صرف فرآیند پیاده سازی می کند که عملا از عمر ضمانت سیستم می کاهد، از احتمالات ممکن مثل اینکه فروشنده پیش از اینکه کار را تمام کند دست از کار بشوید، آیا درصورت نیاز به کد منبع، در نظر گرفته اید که آنرا نزد شخص سومی متعهد تحویل و نگهداری کنید و در صورت نیاز شما به آن بطور شفاف مسایل حواشی دسترسی به کد منبع را تدبیر نموده اید؟ بهتر است برای تحقق بسیاری حقوق از این دست با یک وکیل زبر دست و آگاه از مسائل نرم افزاری یا با یک کارشناس نرم افزار آشنا با مسائل حقوقی مشاوره نمائید تا در امر قرارداد در این مرحله به شما کمک کند. نکته آخر: فرآیند انتخاب پرونده الکترونیک سلامت (EHR) زمان بر است اما برای یک تصمیم با چنین ابعاد مهمی یک ضرورت می باشد و شما نمی توانید برای خرید آن بدون تدبیر و اندیشه اقدام کنید و اگر می خواهید از کار خود کاملا مطمئن باشید که تشریک مساعی شرکاء، ذی نفعان و کارکنان کلیدی را از یاد نبرده اید (آنان را با خود همسو کنید)، ورود به مجموعه فرآیند های دوازده گانه بنا به وضعیت سازمانی و انتخاب شما می تواند از 6 ماه تا 2 سال بطول انجامد، گروه ما 13 ماه صرف این کار کرد که من گمان می کنم نزدیک به حد متوسط است؛ اگر گروه انتخاب شما بطور متدولوژیک (روش شناختی)و با در نظر گرفتن جنبه های مدیریت بحران و جسورانه عمل نماید بدون شک شما با انتخاب نهایی پرونده الکترونیک سلامت (EHR) مناسب، خوشنود خواهید شد. در تلاش خود موفق باشید پیوست 1 EHR FUNCTIONALITY This list, which includes most of the capabilities of EHRs, is designed to help you organize your priorities. As you clarify your goals, you may want to rank each of these functionalities in order of need or divide the functions into three groups: must-have, want-to-have and not critical. Results reporting (lab, radiology, other) Order entry (lab, radiology, other) Multiple note creation options (templates, macros, dictation, voice recognition, hand writing recognition) Automated E/M coding adviser Software interfaces with internal and outside labs Prescription writer and database (with online formularies and drug-interaction checking) Flow charting (labs, vital signs, growth parameters) Remote access Referral ordering and tracking Patient registration information (master patient index) Telephone message documentation and tasking Internal e-mail Secure external e-mail for patients Patient Web portal Patient education Scanning Automated chart documentation (problem lists, medication lists, vital signs, health maintenance) Automated charge entry Inpatient reports (downloadable) Electronic fax reports (dictation, lab, and radiology) To outside specialists Patient follow-up/health-maintenance deficiency alerts Practice population analysis tools Decision support tools Security (audit trails, user access hierarchy, passwords) پیوست 2 REQUEST FOR PROPOSAL (RFP) OUTLINE A request for proposal that follows an outline like the one below will tell prospective vendors what they need to know about your practice to provide you with useful information about their products, and it will help to ensure that the responses you receive can be more easily compared. I. Cover letter II. Introduction and selection process III. Background information about your practice a. Size and location b. Current practice management system and any EHRs c. Current computer hardware d. Current network information IV. Your practice’s desired EHR functionality (prioritized) V. Vendor information a. Company history b. Number of employees (separate numbers for sales, support, research and development, and management) c. Financial statements d. History of their EHR product e. List of all current EHR users and list of users similar to your practice in size and type (including how long they’ve been using the software and, ideally, what version they’re using currently) VI. Product description a. How it performs the functions described in section IV b. Other functions it performs c. Product brochures, etc. d. Software versions and release dates VII. Hardware and network requirements VIII. Customer maintenance and support IX. Vendor training X. Implementation plan XI. Interface history and capabilities XII. Proposed costs and payment schedule XIII. Warranties XIV. Sample contract

مدارک پزشکی الکترونیک

مطالب مشابه :

آشنایی با مدارک پزشکی و جنبه های ارزیابی کیفی مدارک پزشکی

شاخص های اندازه گیری عملکرد بخش ها

استانداردهای بخش مدارک پزشکی بیمارستانها و مراکز آموزشی درمانی

استانداردهای بخش مدارک پزشکی بیمارستانها

مدارک پزشکی الکترونیک

نقش فناوري اطلاعات و ارتباطات در بهبود كيفيت زندگي

سازمان های اعتبارسنجی و ارزیابی کننده

حاكميت خدمات باليني: Clinical Governance