آیین نگارش و مکاتبات اداری (فصل هفتم)

هر گزارشگری برای تهیه مواد خام گزارش خود، نیازمند گردآوری اطلاعات است. پژوهشگر به آشنایی با شیوه⁭های پژوهش، راه⁭های دستیابی به مراجع و ماخذ گوناگون و نحوه‌ی استفاده از آن مراجع و ماخذ نیازمند است. این اطلاعات از راه‎های گوناگون بدست می‌آید. مهمترین راه⁭های گردآوری اطلاعات عبارت است از:
1- تحقیق مشاهده‌ای؛
2- تحقیق عمومی؛
3- تحقیق کتابخانه‌ای یا استفاده از منابع نوشتاری اعم از کتاب یا نوشته⁭های اینترنت.

I. روش تحقیق مشاهده
در این نوع تحقیق، پژوهشگر مراکز و موارد تحقیق را حضوراً مورد بررسی و مشاهده قرار می‌دهد. در این مورد، پژوهشگر ممکن است بازرس و حسابرس باشد که به اقتضای ماموریت از اداره‎ای یا موسسه‌ای بازدید یا بازرسی به عمل می‌آورد. از مهمترین نکاتی که در شیوه‌ی مشاهده باید مورد توجه قرار گیرد موارد زیر را می‌توان نام برد:
الف) تمام مشاهدات به طور دقیق ثبت شود؛
ب) کار مشاهده تا حد ممکن گروهی باشد نه فردی.
II. روش تحقیق عمومی
این نوع تحقیق به دو طریق مصاحبه و پرسشنامه انجام می‌گیرد:
الف) مصاحبه: در مصاحبه، نکاتی را می‌توان به دست آورد که از طریق کتابخانه و مطالعه به دست نمی‎آید؛ زیرا ضمن مصاحبه، مطالبی غیر از آنچه ما می‌دانیم و می‌خواهیم بحث کنیم پیش می‌آید که گاهی بسیار مفید است.
نکاتی که در مصاحبه باید رعایت کرد:
1. قبلا از مصاحبه شونده وقت ملاقات بگیریم؛
2. علت مصاحبه را برای او بیان کنیم؛
3. نشانی و شماره تلفن به او بدهیم تا در صورت لزوم و داشتن قصد تغییر وقت مصاحبه، بتواند با ما تماس بگیرد؛
4. درست در ساعت مقرر برای مصاحبه حاضر شویم؛
5. سوالها را مشخص کرده و نوشته باشیم؛
6. اصرار در گرفتن پاسخ پرسش نکنیم؛
7. از نظر وقت، رعایت حال مصاحبه شونده را بکنیم؛
8. به آداب اجتماعی و شخصیت او توجه کنیم و شرط ادب را رعایت نماییم؛
9. در صورت کمی وقت و بسیاری پرسشها تقاضای تجدید وقت کنیم؛
10. مطالب را متضاد و غلو آمیز یادداشت نکنیم؛
11. گفته⁭های او را در گزارش خود به میل و سلیقه‌ی خویش تفسیر نکنیم و در بند آوردن نکات جنجالی نباشیم؛
12. تشکر کنیم و وعده دهیم که نسخه‌ای از مصاحبه را برایش بفرستیم و به وعده‌ی خود عمل کنیم؛
13. نام مصاحبه شونده، سمت و تاریخ مصاحبه را در فهرست گزارش خود بیاوریم.
ب) پرسشنامه: پرسشنامه، برگ یا برگه‎هایی است با سوالهای تنظیم شده، که گروهی ویژه آنرا تکمیل می‌کنند و به طور معمول نامه‌ای به همراه دارند که درباره‌ی نحوه‌ی تنظیم آن توضیح می‌دهد.
نکاتی که باید در پرسشنامه رعایت کرد:
1. جای کافی برای پاسخ باشد؛
2. سعی شود که پرسشنامه کوتاه و مختصر باشد؛
3. پرسشها از آسان شروع و تدریجا به سوالهای دشوار برسد؛
4. پرسشها واضح و روشن باشد؛
5. دادن پاسخ به سوالات مربوط به امور خصوصی، آزاد باشد؛
6. تمام پرسشها با یک روش منطقی به هم مربوط باشند.

III. روش تحقیق کتابخانه‌ای
در این روش، پژوهشگر بررسی و تحقیق خود را از راه مطالعه ماخذ و مراجع گوناگون اعم از کتاب یا نوشته⁭های اینترنت انجام می‌دهد. دو منبع عمده در این روش وجود دارد:
الف) منابع اینترنتی(دیجیتال)
در دهه⁭های اخیر بسیاری از اطلاعات دست اول در صفحات وب بصورت دیجیتال منتشر می‌شود. انتشار مطالب و استفاده از منابع اینترنتی بسیار آسان و کم هزینه است. بنابر این باید در گزینش و استفاده از این منابع نهایت دقت را داشته باشیم. برای استفاده از این منابع ذکر نکاتی بصورت مختصر لازم و ضروری است:
موتورهای جستجو مهمترین ابزارهایی هستند که با کمک آنها می‌توان با جستجوی موضوعهای مختلف با استفاده از یک واژه، یک عبارت یا یک جمله منابع مختلفی را شناسایی و مورد استفاده قرار داد.
در استفاده از منابع اینترنتی توجه به سایت و منبع خبر و اطلاعات شرط لازم در یک تحقیق سالم است. سایتها و منابع مختلف اینترنتی به صورت تخصصی به موضوعهای گوناگون می‌پردازند. طبیعتا سایتهای تخصصی معتبر منابع خوبی برای تحقیق بشمار می‌روند.
ب) منابع نوشتاری و کتابخانه⁭ای
برای دستیابی به مراجع، ماخذ و منابع مختلف کتابخانه‌ای و نحوه‌ی استفاده از آنها باید به نکات زیر توجه داشت:
I. در همه‌ی کتابخانه⁭های معتبر، مشخصات کتاب را روی سه برگه به شرح زیر می‌نویسند:
الف) برگه‌ی مولف؛
ب) برگه‌ی عنوان یا نام کتاب؛
ج) برگه‌ی موضوع.
این برگه⁭ها به صورت الفبایی تنظیم شده و بوسیله‎ی هر یک از آنها می‌توان کتاب مورد نظر خود را بدست آورد. به عبارت دیگر اگر ما تنها یکی از سه مشخصه‎ی بالا را درباره‌ی کتابی بدانیم، می‌توانیم آن را پیدا کنیم. مثلا اگر درباره‌ی کتاب تاریخچه‌ی تحولات عقاید اقتصادی تنها نام کتاب را بدانیم یا نام مولف که دکتر علی اکبر مدنی است برای ما معلوم باشد و یا فقط بدانیم که آن در موضوع اقتصاد است، می‌توانیم آن کتاب را از روی برگه‌ی مربوط بدست آوریم.
امروز در بیشتر کتابخانه⁭ها، هر یک از این برگه⁭های سه‌گانه در برگه‌دانها یا قفسه⁭های مستقل و جداگانه قرار داده شده و برای هر دسته، فهرست الفبایی مستقلی ترتیب یافته است. برای پیدا کردن کتابی که نام مولف آن را می‌دانیم باید به قفسه‌ی نام مولف مراجعه کنیم و برای کتابی که موضوع یا عنوان آن را می‌دانیم باید به برگه‌دان موضوع یا عنوان مراجعه نماییم.
در برخی از کتابخانه⁭ها این سه دسته برگه یکجا، الفبایی شده است. یعنی همه‌ی برگه⁭های سه‌گانه‌ی نام مولفان، نام کتابها و موضوع کتابها به ترتیب الفبایی دنبال هم قرار داده شده‌اند، مثلا سه برگه تحت عنوان "آریایی"، "آریاییها، "آریاییهای هند" را دنبال هم می‌بینیم که اولی نام مولف کتابی است و دومی موضوع یکدسته از کتابها و سومی عنوان کتاب مخصوصی است.
II. در همه‌ یا بیشتر کتابخانه⁭های مهم، فهرست کتب و نشریات و رسالات موجود در آن کتابخانه با ذکر مشخصات، محتوا، موضوع و مولف هر یک به صورت کتاب و جزوه چاپ می‌شود و در دسترس مراجعین قرار می‌گیرد و نیز نسخه‌ای از آن به کتابخانه⁭ها و مراجع و مراکز انتشاراتی و تحقیقی معتبر فرستاده می‌شود. محقق و گزارش‎نویس می‌تواند با مراجعه به یک کتابخانه، فهرستنامه‌ی آن کتابخانه را بگیرد و کتاب یا نشریه‌ی مورد نیاز خود را در صورتی که در آنجا موجود باشد مطالعه کند و اگر در آن کتابخانه نباشد و یا مطالب مندرج در آن ماخذ را کافی نبیند، می‌تواند فهرستنامه⁭های کتابخانه⁭های مختلف را در آن کتابخانه مرور کند و منابع و ماخذ مورد نیاز خود را از هر کتابخانه‌ای که مراجعه بدان برایش آسانتر است بدست آورد.
III. یکی دیگر از راه⁭های استفاده از منابع مختلف از تحقیق، توجه به فهرست ماخذ متن مورد مطالعه است؛ بدین معنی که اگر به طور مثال در زمینه‌ی اقتصاد خارجی تحقیق می‌کنیم و مطالب کتابی که در دست مطالعه است، برای تحقیق ما کافی نیست، می‌توانیم از روی فهرست ماخذ آن، به دیگر متون منابع مراجعه و رفع اشکال کنیم.
IV. ارزش هر کتاب یا نوشته‌ی تحقیقی دیگر، بیشتر بر اساس موازین زیر است: الف) دقت نویسنده؛ ب) تازگی مطالب؛ پ) وسعت و دامنه‌ی بحث؛ ت) اعتبار و شهرت نویسنده؛ ث) متناسب بودن مطالب کتاب با موضوع تحقیق؛ ج) معیارهای علمی ‌کتاب نظیر آمار و ارقام و نمودار و ...؛ چ) داشتن فهرستهای لازم، مانند فهرست مندرجات، ماخذ، اعلام، تصاویر و جز آن.
V. اگر از کتابی نسخه‌ای چند در دسترس باشد باید نسخه‌ای را برای مراجعه انتخاب کرد که حتی الامکان دقیق و صحیح باشد که اگر نسخه‌ی جدید و قدیم داشته باشد باید نسخه‌ی جدید و چاپ انتقادی را مقدم داشت. در این مورد می‌توان از استادان و کتابداران مدد گرفت. همچنین اگر درباره‌ی مطلب مورد تحقیق، دو یا چند ماخذ موجود باشد باید از ماخذی که دست اول یامعتبر است استفاده کرد.
پس از بدست آوردن کتاب یا نشریه‌ی مورد نیاز، نخستین کاری که باید بکنیم مراجعه به "فهرست مطالب و مندرجات" است تا از روی آن بدون اتلاف وقت، به مطالعه‌ی بخش یا فصل مربوط بپردازیم.
در ضمن برخی از کتابها "اندکس" یعنی فهرست موضوعی دارند و از روی آن به وجه آسانتری می‌توان مطالب لازم را پیدا کرد.
VI. اگر تحقیق درباره‌ی موضوعی، از چند ماخذ و متن صورت می‌گیرد باید همه‌ی مطالب استخراج شده را به دقت مورد مطالعه و بررسی و مقایسه قرار داد و نکات و مضامین تکراری را حذف و بقیه را با رعایت اولویت‌ها و نظم و تسلسل منطقی و علمی، تنظیم و تلفیق کرد.
VII. هر پژوهشگر باید برای مساله مورد تحقیق خود آرشیو کوچکی ترتیب دهد تا در مواقع ضرورت از آن استفاده کند. مثلا کسی که درباره‌ی بودجه مطالعه و تحقیق می‌کند لازم لاست تمام مقالات و کتابها و مجلات مربوط به بودجه را در اختیار داشته باشد و از سوی دیگر برای بدست آوردن آخرین مقالات و اخبار مربوط به آن باید با سازمانی که به امر برنامه و بودجه‌ می‌پردازد در تماس باشد.
VIII. در هنگام مطالعه توجه به نکات ذیل لازم است:
الف) بررسی و تجزیه تحلیل مطالب مورد نظر به دقت؛
ب) مطالعه‌ی دقیق‌تر نکات مهم و اگر موفق به درک و کشف آنها نشدیم از افراد مطلع کمک بخواهیم؛
ج) در مسایلی که تردید داریم چند منبع را مقایسه کنیم؛
د) پیشنهادهایی که در هنگام مطالعه به نظر مهم می‌آید یادداشت کنیم؛
هـ) نکاتی را که درباره‌ی تلخیص و یادداشت‎برداری ضمن مطالعه توصیه می‌شود به‌کار بندیم.
و) مهمترین نکته‌ای که در هنگام مطالعه باید به آن توجه کنیم یادداشت‎برداری است که به خاطر اهمیتش به‌صورت مفصل به آن می‌پردازیم.

یادداشت برداری
به طور معمول برای کسب اطلاعات و افزایش معلومات به خواندن کتاب می‌پردازیم. واضح است که حافظه‌ی ما نمی⁭تواند برای مدت درازی مطالب و آموخته⁭ها را در خود نگه‌دارد و مطالب پس از مدتی به زوایای ذهن می‌رود و گاهی به کلی فراموش می‌گردد. خواننده‌ی دقیق و دانش‌دوست، روشی را برمی‎گزیند که علاوه بر بهره و سودی که از مطالعه خود می‌برد، از این راه گنجینه‌ای نیز فراهم سازد که در موقع ضرورت، به مدد آن بتواند نوشته یا مقاله‌ای را عرضه کند و در موقع تدوین مطلبی مجبور به مرور و مطالعه مجدد و سیر در منابع و ماخذ نباشد.
وقتی به مطالعه‌ی کتابی می‌پردازیم قلم و کاغذی آماده می‌کنیم و زیر عبارتهایی که مورد توجه و نیاز است با مداد خط می‌کشیم یا در حاشیه کتاب، کنار هر برگ یا جمله، علامت می‌گذاریم. بدین طریق بندهای مورد نظر خود را مشخص کرده، پس از اینکه مطالعه کتاب به پایان رسید، آنچه را قابل ضبط و یادداشت است، روی برگه⁭هایی به‌اندازه‌ی تقریبی 8 در 12 سانتیمتر، روی یک طرف برگه، ضبط می‌کنیم. برای نقل مستقیم مطالب، باید به قواعد ضبط و یادداشت‎برداری توجه کنیم. بدین معنی که عبارتهایی را که عینا از ماخذی نقل می‌شود، داخل گیومه بگذاریم و در پایان نقل، مشخصات ماخذ خود را به‌طور دقیق ثبت کنیم. چنانچه در این کار سهل‎انگاری شود، هم ناچار خواهیم شد با صرف وقت زیادتر و مرور مجدد نسبت به اصلاح برگه⁭ها اقدام کنیم و هم متهم به عدم رعایت امانت شده که فکر و سخن دیگری را عیناً به نام خود آورده‎ایم. نیز این عمل، نوعی سرقت ادبی و علمی است.
در کارهای تحقیقی، پژوهشگر ابتدا "عنوان تحقیق" را در بالای برگه یادداشت می‌کند. به عنوان مثال کسی که می‌خواهد درباره‌ی "شیلات ایران" تحقیق کند، اگر در منبعی به مطلبی درباره‌ی "خاویار" برخورد کند، ابتدا در بالای برگه، در سمت راست، کلمه "خاویار" را می‌نویسد و زیر آن خطی می‌کشد و سپس مطلب خود را روی برگه می‌نویسد و در پایان، صفحه و سطر و سایر مشخصات منبع مورد استفاده را قید می‌کند. چنانچه در باب صید و صدور خاویار نیز به مطلبی برخورد، می‌تواند بالای همان برگه کلمه‌ی "صید و صدور" را هم درج نماید و یا آن را روی برگه‌ی جداگانه‌ای بنویسد. نویسندگان موفق، برای هر قسمت از پژوهش خود، برگه⁭های جداگانه‌ای تهیه می‌کنند و سپس آنها را دسته‌بندی می‌نمایند. چون به مرور زمان برگه⁭های نوشته شده افزوده می‌شود، دسترسی به مطلب مورد نظر نیز به سهولت انجام نمی⁭گیرد؛ از این رو لازم است از آغاز کار آنها را به ترتیب الفبایی مرتب کنیم و همین شیوه را در ادامه‌ی کار نیز دنبال نماییم.
انتخاب اندازه‎ی کاغذ بستگی به موضوع و نوع یادداشت دارد. برای ضبط بیت یا سخن حکمت آمیز، از برگه کوچک بهره می‌گیریم اما در مورد شرح حال یک شاعر از کاغذهایی نظیر کاغذ A4 نیز می‌توان استفاده کرد و به شیوه‌ای که در مورد برگه⁭ها گفته شد آنها را به ترتیب الفبایی مرتب نمود.
یادداشتها باید صحیح و کامل باشد. بدین معنی که ضمن رعایت اختصار و کوتاهی، در بردارنده‌ی کل مطالب مورد نظر باشد و همه‌ی آنها را بیاد آورد. مطالب اضافی، کار شروع نگارش را مشکل‌تر و پیچیده‌تر می‌کند. هر چه میزان اطلاعات محدودتر باشد کار شروع نوشتن راحت‌تر انجام می‌گیرد. با این حال باید بدانیم که اطلاعات اندک و ناقص هم، خوب نیاز ما را برآورده نمی⁭سازد.
هنگام یادداشت مطلب باید مشخص کرد که از کدام شیوه و صورت ضبط پیروی شده است: خلاصه، نقل قول یا تفسیر. به طور معمول از نقل قول مطالب صرف نظر می‌شود و پژوهشگر مطالب را خلاصه و به زبان و سبک خود می‌نویسد؛ اما در موارد مهم یا گفته⁭های گیرا و جذاب باید از شیوه‌ی نقل قول استفاده شود. این گونه یادداشتها باید خوانا و تمیز و کامل باشد. در سایر موارد، یادداشت‌برداری به شیوه‌ی تفسیری انجام می‌گیرد تا مطالب با کلمات و لغات خود پژوهشگر آمیخته و بیان شود و یک دست بودن نوشته حفظ گردد.

منابع و مآخذ

· احمدی گیوی، دکتر حسن، دکتر اسماعیل حاکمی و دیگران؛ زبان و نگارش فارسی، سمت، تهران 1383.
· آصف زاده، دکتر سعید؛ گزارش دهی در سازمانهای بهداشتی و درمانی، بحرالعلوم، تهران 1381.
· امینی، سید کاظم؛ آیین نگارش مکاتبات اداری، مرکز آموزش مدیریت دولتی، چ 13، تهران 1380.
· امینی؛ سید کاظم، خلاصه⁭سازی مکاتبات و نوشته⁭های اداری، مرکز آموزش مدیریت دولتی، تهران 1378.
· حری، عباس؛ آیین گزارش⁭نویسی، تهران، 1371.
· ماحوزی، دکتر مهدی؛ گزارش⁭نویسی؛ نگارش، ویرایش و پژوهش. زوار، تهران 1383، چ یازدهم.

سايت " http://negareshefarsi.blogspot.com "

آیین نگارش و مکاتبات اداری (فصل هفتم)

مطالب مشابه :

قوانین و مقررات اداری

سوالات عملی بایگان

چگونگی تهیه و تنظیم نامه های اداری

اصطلاحات اداری

ساعات کار کارمند(نون حلال)

سوالات متداول در خصوص هيات هاي رسيدگي به تخلفات اداري

آشنایی با دفتر دادگاه

آیین نگارش و مکاتبات اداری (فصل هفتم)