محاسبه هزینه های کیفیت

مقدمه

محاسبه هزینه های کیفیت از راه های بسیار مناسب و اثربخش در تعیین میزان واقعی اثربخش و کارایی فعالیت ها و فرآیندهای سازمان شما می باشد تا دریابید که با به کارگیری سیستم های مدیریت کیفیت چه مقدار در جهت بهبود و توسعه کسب و کار سازمان خود موفق بوده اید .

مشخص است که هر سازمانی با پیاده سازی سیستم های مدیریت کیفیت مانند ایزو ۹۰۰۱ – ISO 9001 و ایزو تی اس – ISO TS 16949 در پی بهبود و پیشرفت خود می باشد . این بهبود به صورت کاملا عیان و آشکار در مطلوب بودن خدمات ارائه شده به مشتریان و بهبود کیفیت محصولات تولید شده ، کاهش ضایعات ، کاستن از دوباره کاری ها و کم کردن فعالیت های اشتباه و نادرست دیده می شود . هزینه های کیفیت به صورت مقداری و کمی تلاش سازمان در رسیدن به اهداف بهبود خود را اندازه می گیرد و به شما در تعیین مسیر حرکت و بازبینی و اصلاح آن کمک می کند و جهت صحیح را مانند قطب نما به شما نشان می دهد .

مسئولیت ها

متولی اصلی هزینه های کیفیت معمولا واحد تضمین کیفیت می باشد ، وظیفه جمع آوری اطلاعات مورد نیاز از واحدها ، محاسبه و اندازه گیری هزینه های کیفیت به عهده واحد حسابداری بوده و اطلاعات لازم جهت محاسبه را واحدهای مختلف سازمان به واحد حسابداری گزارش می نمایند . فعالیت های تحلیل و برنامه ریزی جهت بهبود هزینه های کیفیت به عهده کمیته ای متشکل از مدیران واحدهای مرتبط می باشد که تحت نظر نماینده مدیریت یا مدیرتضمین کیفیت جلسات آن تشکیل می شود .

دسته بندی هزینه های کیفیت و اجزاء آن

همانطور که می دانید هزینه های کیفیت شامل چهار جزء اصلی هزینه های پیشگیری ، ارزیابی ، شکست داخلی و شکست خارجی می باشد . ریز عوامل هر کدام از چهار قسمت را در زیر می بینید .

عوامل هزینه های پیشگیری

پاداش به کارکنان برای افزایش انگیزه پرسنل

طرح ریزی ، استقرار و حفظ سیستم مدیریت – هزینه های مشاوره ، اخذ گواهینامه ، مستندسازی ، جذب نیروی انسانی متخصی و غیره

آدیت محصول SQFE

آموزش داخلی و خارجی

ارزیابی ، توسعه و آدیت تامین کنندگان و پیمانکاران

کنترل ، سرویس و نگه داشت ابزار

کنترل آماری فرآیند SPC

ممیزی سیستم مدیریت کیفیت

سرویس و نگهداری پیشگیرانه PM

تحلیل سیستم اندازه گیری MSA

بهبود مستمر

اقدام پیشگیرانه

عوامل هزینه های ارزیابی

نیروی انسانی فعالیت های آزمایشگاهی

مواد مصرفی آزمایشگاه

بازرسی و کنترل ورودی ، حین فرآیند و محصول نهایی

تست ها و آزمون ها

کالیبراسیون

تعمیر و نگهداری ابزارهای اندازه گیری و تجهیزات آزمون

محصولات تخریب شده برای انجام تست های مخرب

عوامل هزینه های شکست داخلی

اقدامات اصلاحی

ضایعات

محموله های نامنطبق تأیید شده از تامین کنندگان بامجوز ارفاقی

محموله های نامنطبق تأیید شده با مجوز ارفاقی

اصلاح ، تعمیر و بازکاری محصولات معیوب شناسایی شده در شرکت

توقف تولید به علت مشکلات کیفی

تعیین تکلیف ، بازرسی صد درصد و جداسازی محموله های نامنطبق

هزینه های نگهداری ، انبارش و جابجایی محصولات نامنطبق

کاهش قیمت محصول مرغوب به محصول درجه دو

عوامل هزینه های شکست خارجی

هزینه های رسیدگی به شکایت مشتری و انجام اقدام اصلاحی

قطعات ضایعات برگشتی از مشتری

هزینه دیرکرد تحویل محصول به مشتری

بازکاری محصولات مربوطی از مشتری

حمل و نقل و انبارش محموله های برگشتی از مشتری

بازکاری محصولات معیوب برگشتی از مشتری

دوره های آموزشی غیر اثر بخش

پرداخت غرامت به مشتریان ناراضی

دعاوی حقوقی مطروحه از مشتریان به علت تحویل محصول معیوب

کاهش خوشنامی شرکت نزد مشتریان

کاهش و یاحذف سفارش فروش از سوی مشتریان ناراضی

گردآوری ، تهیه و گزارش اطلاعات

هر واحد سازمانی مسئول انجام فعالیت های مرتبط با موارد فوق و گزارش اطلاعات آن می باشد . برای استاندارد کردن و منظم کردن گزارش این اطلاعات بایستی فرم های مناسبی تهیه و تدوین شده تا اطلاعات به صورت منظم و دوره ای در آنها درج شده و به واحد حسابداری تحویل داده شود . نمونه ای از فرم تدوین شده برای ثبت و گزارش اطلاعات مربوط به دوره های آموزشی برگزار شده از سری هزینه های پیشگیری مشابه جدول زیر می باشد

عنوان دوره	مدت دوره	تعداد پرسنل	جمع نفرساعت	دستمزد ساعتی پرسنل	شهریه	هزینه رفت و آمد	حق التدریس مدرس داخلی	هزینه های امکانات آموزشی	سایر هزینه ها	هزینه کل

مشابه برگه ی فوق برای دیگر آیتم های هزینه های کیفیت نیز بایستی فرم های مناسبی تهیه شده و در اختیار مسئولان مرتبط آن ها قرار گرفته تا اطلاعات لازم را در آن ها درج نمایند و گزارش کنند . دوره مناسب برای ثبت و ارائه اطلاعات به صورت سه ماهه می باشد . پس از پایان دوره به عنوان مثال سه ماهه اول در ابتدای تیرماه اطلاعات از منابع اصلی آن استخراج شده و در فرمت های از پیش تعیین شده درج می گردد . سپس این برگه ها تحویل واحد حسابداری می شود .

مسئولان گزارش هر کدام از اطلاعات فوق در سازمان های گوناگون ممکن است متفاوت باشد . اما عمدتا منابع ارائه اطلاعات فوق واحدهای کنترل کیفیت ، آموزش ، بازرگانی ، تضمین کیفیت ، نگهداری تعمیرات و برنامه ریزی می باشند .

هنگامی که اطلاعات لازم در اختیار واحد حسابداری قرار گرفت ، تمامی آیتم های فوق و ردیف های آنها تبدیل به مقادیر ریالی می شود و مطابق دسته بندی کلی هزینه های کیفیت ، مقدار هزینه های پیشگیری ، ارزیابی و شکست محاسبه می گردد .

تحلیل ، برنامه ریزی و بهبود هزینه های کیفیت

از این به بعد فعالیت های گردآوری ، گزارش ، محاسبه و ارائه اعداد و ارقام پایان می پذیرد و شما بایستی نسبت به تحلیل داده های تهیه شده اقدام نمایید . برای اینکه اقدامات تحلیلی شما جهت بگیرد و اطلاعات مختلف شما را سردرگم نکند می توانید چند شاخص تعریف کرده و با استفاده از مقادیر آن شاخص ها در هر بار محاسبه هزینه های کیفیت و همچنین تحلیل نمودار روند هزینه های کیفیت در دوره های مختلف ، متوجه بشوید که در حال حاضر چه شرایطی دارید و به کدام سو باید حرکت کنید . برخی از شاخص ها و نسبت های مفید در زیر آمده است .

نسبت هر کدام از هزینه ها به کل هزینه های کیفیت که شامل مقدار نسبت هزینه های پیشگیری ، ارزیابی ، شکست داخلی و شکست خارجی به کل هزینه ها می باشد .
نسبت کل هزینه های کیفیت به کل هزینه های فروش
نسبت کل هزینه های کیفیت یک محصول به کل هزینه های کیفیت تمام محصولات

برای تحلیل هزینه های کیفیت ، شاخص های اندازه گیری شده و نمودارهای روندی که ترسیم نموده اید بهتر است که جلسه ای تشکیل شده و مدیران تضمین کیفیت ، حسابداری و مدیران واحدهای مرتبط در آن حضور یابند و نتایج به دست آمده مورد بحث و بررسی قرار گیرد .

مهمترین رویکرد در بحث هزینه های کیفیت اتخاذ تدابیر و طراحی اقداماتی است که کل هزینه های کیفیت را کاهش دهد . در این جهت بهترین توصیه برای کاهش کل هزینه های کیفیت صرف هزینه یا بهتر بگویم سرمایه گذاری در هزینه های پیشگیری است . با سرمایه گذاری در آیتم های هزینه های پیشگیری مانند آموزش و یا طرح ریزی و پیاده سازی سیستم های مدیریت کیفیت می توانید امیدوار باشید که هزینه های کیفیت شما کاهش یابند . البته بایستی بگویم در ابتدای راه این اقدام باعث افزایش هزینه های کیفیت کل می شود اما با طراحی و اجرای اقدامات مناسب مطمئنا در ادامه هزینه های شکست داخلی و خارجی کاهش یافته و به دنبال آن هزینه های کیفیت کل نیز سیر نزولی می پیماید .

به جز سرمایه گذاری در هزینه های پیشگیری با صرف هزینه در زمینه ی هزینه های ارزیابی نیز می توانید هزینه های شکست را کاهش دهید . به عنوان مثال با افزایش و بهبود فعالیت های بازرسی حین فرآیند از تولید محصولات نامنطبق و معیوب جلوگیری کرده که باعث می شود مقدار ضایعات ، دوباره کاری و دیگر ضررهای ناشی از تولید محصولات معیوب کاهش یافته و به حد بسیار پایینی برسند . البته به این نکته نیز توجه داشته باشید که در نهایت باید همین هزینه های ارزیابی را کاهش دهید . به عنوان مثال با اجرای برنامه های توسعه تأمین کنندگان وبهبود سیستم های مدیریت آن ها ، محصولات ارسالی آن ها به شما یعنی محموله های ورودی به شرکت شما از کیفیت بهتری برخوردار شده و شما می توانید فعالیت های بازرسی و کنترل ورودی خود را با اطمینان نسبت به کیفیت مناسب محموله ها کاهش داده و در هزینه های ارزیابی خود صرفه جویی کنید .

موفقیت در کاهش هزینه های کیفیت

برای سنجش میزان موفقیت خود در بهبود هزینه های کیفیت و ارزیابی میزان اثربخشی برنامه ها و پروژه های طراحی شده ، بهترین معیار اندازه گیری هزینه های کیفیت در دوره های بعد از اجرای اقدامات بهبود می باشد . درصورتی که نمودار روند هزینه های کیفیت نشان دهنده ی کاهش هزینه ها بود این خود بهترین نشانه موفقیت شما در طرح ریزی و پیاده سازی برنامه های بهبود هزینه ها می باشد که در مقطع کنونی تمامی شرکت ها و سازمان ها بسیار به آن احتیاج دارند.

محاسبه هزینه های کیفیت

مطالب مشابه :

چک لیستهای کنترل و تضمین کیفیت

سیستم مدیریت کیفیت

پیاده سازی سیستم های نظام مدیریت کیفیت

استاندارد کیفیت , ایزو...

کیفیت ساختمان به مدت 10 سال تضمین می شود

محاسبه هزینه های کیفیت