انواع نامه های اداری:

انواع نامه های اداری:

نوشته های اداری در سازمان ها از دیدگاه های مختلف گونه های متفاوتی دارند. شناخت ، طبقه بندی و کاربرد هر یک می تواند در سهولت درست و به جا و نوع نگارش هریک به لحاظ محتوا و ماهیت آن مفید به فایده باشد.

الف- نامه های اداری ازدیدگاه متن یا ماهیت موضوع

نامه با ماهیت اطلاعی یا خبری:

محتوای اینگونه نوشته ها اطلاع رسانی و ارائه نتیجه یک اقدام می باشد. نوشتن این نامه ها در دو جهت ، واحد یا مقام پایین به بالا و از بالا به پایین مبادله می شود.

نامه با ماهیت دستوری :

اینگونه نوشته ها ازمقام بالا خطاب به کارکنان یا موسسات زیرمجموعه تهیه و ابلاغ می شود و انجام کار یا نتیجه اقدامی را می خواهد.

3- نامه با ماهیت درخواستی:

اغلب نوشته های بین سازمان ها ، واحد ها و اشخاص از موسسات ماهیت درخواستی دارند درآن و تقاضای مطرح می شود که معرف آن واژه " خواهشمند است " می باشد.

4- نامه با ماهیت باز دارندگی :

محتوای این گونه نوشته ها که می تواند با دستوری یا درخواستی باشد انجام کاری را منبع و یا اقدام و حرکتی را متوقف می سازد.

5- نامه با ماهیت هماهنگی :

این گونه نوشته ها بین واحدهای مختلف یک سازمان مبادله و یا از مقام بالای سازمانی به واحدهای زیرمجموعه ارسال می شود. محتوای این گونه نوشته ها ، ایجاد هماهنگی درانجام امور می باشد.

ب- نامه های اداری از دیدگاه سطوح ارتباطی

نوشته های اداری گیرنده و فرستنده به دو گروه تقسیم می شوند:

1-نامه های درون سازمانی

این گروه ازنامه ها کاربرد داخلی دارند:

مثال :

-نامه از مقام یا واحد بالاتر به واحد یا مسوول پایین تر

-نامه بین دو واحد یا مقام هم سطح دریک سازمان

- نامه از مقام یا واحد پایین به مقام واحد بالا

- نامه کارکنان به روسا و یا واحد های درون سازمانی

2- نامه های برون سازمانی

این گروه از نامه ها کاربرد خارج از تشکیلات دارند.

مثال:

نامه از یک سازمان به سازمان دیگر

نامه از واحدی در یک سازمان به واحد درون سازمان دیگر

نامه از یک سازمان به اشخاص حقوقی برون از سازمان

نامه از یک سازمان به اشخاص حقیقی خارج از سازمان

-پ نامه های اداری ازلحاظ واحد اقدام کننده :

هریک از واحد های اداری که نامه ای تهیه می کنند در عرف اداری نام آن واحد را به خود می گیرند مثلا " نوشته هایی که در ذیحسابی و حسابداری تهیه می شود به نام " نامه های مالی " خوانده می شود. ازاین دیدگاه می توان انواع نامه ها را برشمرد:

نامه های اداری – نامه های مالی – نامه ی فنی – نامه های آموزشی – نامه های بازرگانی – نامه های حقوقی و...

ت- نامه های اداری از لحاظ زمان اقدام :

از این دیدگاه نامه ها به دو دسته تقسیم می شوند :

1-نامه های عادی :

این گونه نامه ها مسیر ارتباطی خود را از مبدا تا مقصد وبر عکس به صورت عادی طی می کنند .

2- نامه های فوری :

این گونه نامه ها که محتوای آن باید به سرعت مطالعه و مورد اقدام قرارگیرد از مبدا با مهرفوری مشخص می شود و مراحل تهیه و تایپ و ثبت و ارسال آن خارج از نوبت سایر نامه ها انجام می شود . در سازمان گیرنده هم به محض " رویت 11مهرفوری" خارج از نوبت ثبت وبه اقدام کننده ارجاع می شود . نامه ی فوری 48 ساعته باید مورد اقدام فرا گیرد. در سیستم اداری واژه های دیگری نیز برای نامه های فوری به کار برده می شود که برگرفته از پیام های نظامی است . مانند:

فوری (48ساعته )

خیلی فوری(24ساعته )

آنی ( به محض وصول ) اما نامه های اداری در صورتی که ضرورت ایجاد کند تا به محض وصول مورد اقدام قرار گیرد" اقد ام سریع " نوشته می شود .

ث- نامه های اداری از لحاظ حساسیت و امنیت :

نوشته های اداری از نظرتهیه و نگهداری و محدودیت مخاطب به دو نوع تقسیم می شوند.

نامه های عادی :

این نوع نامه ها که بیشترین حجم نامه های اداری را تشکیل می دهد از نظرسازمانی ممکن است دارای حساسیت هایی باشد ولی این وجود مسیرگردش سازمانی آنها ازتهیه کننده تا مقصد به صورت عادی انجام می شود .

2- نامه های طبقه بندی شده :

این نوع نوشته ها از درجه ی اهمیت و حساسیت و مقدارمراقبتی که باید در حفظ آنها بشود به چهار دسته تقسیم می شود:

*محرمانه

*خیلی محرمانه

*سری

* به کلی سری

مطالعه " قانون مجازات افشای نامه های طبقه بندی " و آیین نامه های مربوطه برای کسانی که با این گونه نامه ها در ارتباط می باشند توصیه می شود.

: سرلوحه نامه های اداری

بخش اول : سرلوحه

بسمه تعالی تاریخ : شماره : پیوست : به کلیه نوشته ها و علائم مندرج در بالای نوشته های اداری سرلوحه نامه گفته می شود.

سرلوحه شامل موارد زیر است :

-آرم ( نشان ):

منظور آرم سازمان یا نشان جمهوری اسلامی ایران است که دربالا سمت راست سر برگ قرار دارد . در مورد به کار بردن آرم جمهوری اسلامی ایران رعایت بخشنامه 29/7/1363-47454 و دستورالعمل مربوطه ضروری است .

-نام وزارتخانه یا سازمان :

نام وزارتخانه یا سازمان درست در زیر نشان و یا آرم قرار می گیرد .

شرکت ها و موسساتی که تابع وزارتخانه یا سازمان دولتی می باشند ، ابتدا نام وزارتخانه یا سازمان متبوع خود را درج می نمایند.

-کلیه وزارتخانه های کشور از آرم نظام جمهوری اسلامی ایران استفاده می کنند.

-عبارت " به نام خدا" یا " بسمه تعالی " در بالاترین نقطه وسط قرار می گیرد.

-تاریخ : این کلمه درسمت چپ سرلوحه و محل درج نامه می باشد که باید صورت موسوم و با عدد نوشته شود.

-شماره :

واژه " شماره " در زیرتاریخ قرار می گیرد و منظور شماره ردیف دفتر اندیکاتور سازمان فرستنده است که درصورت پاسخ گویی به آن اشاره می شود.

-پیوست :

این واژه در زیرشماره درج می شود و در مقابل آن تعداد برگ های اسناد و اوراق و سایرمدارکی که ممکن است همراه نامه ارسال شود ، نوشته می شود و نوشتن " دارد" در مقابل پیوست صحیح نیست و بهتر است مقدار و نوع مدارک همراه نامه ، در این قسمت به روشنی نوشته شود.

بخش دوم : عنوان نامه های اداری

بخش دوم : عنوان

دراین قسمت دومین بخش از نامه های اداری است که بیشترین کاربرد آن در مشخص کردن " مخاطب" است .

درسال 1355 سازمان امور اداری و استخدامی وقت به منظوریکسان نمودن عناوین نامه های اداری به تمام سازمان های دولتی ابلاغ نمود که از واژه های " به " " از " و" موضوع " در عنوان نامه های اداره استفاده نمایند که بر گرفته از شیوه های نظامی بود . البته در سازمان های نظامی عناوین نامه ها به صورت " از " ،"به " و " موضوع " نوشته می شود و در صورتی که گیرنده مقام بالاتری داشته باشد ، "از " و" به " جا به جا می شود . با وجود دستورالعمل ابلاغی و چاپ شدن عناوین در سربرگ های اداری ، این شیوه پس از انقلاب اسلامی مورد استقبال مدیران واقع نشد و بسیاری از سازمان ها آن را از سربرگ ها حذف کردند.

از سوی دیگر دلیل روشنی نبودن چگونگی نگارش عناوین پرسنل به مدیران و وجود سلیقه های مختلف در اعمال نگارش عناوین اداره ، هم اکنون انواع مختلف شیوه های " عنوان " در سازمان های مختلف جریان دارد. به طوری که واحدهای زیرپوشش یک سازمان ، هریک به سلیقه نویسنده نامه عناوین اداری مختلفی به کارمی برند. جالب آنکه همه این نامه ها توسط مدیرسازمان تایید و امضا می شود. این موضوع بین تهیه کنندگان نامه ها یا کارشناسان و مدیران گاه سبب بروزمشکلاتی شده است .

درمورد ذکرنام فرستنده و گیرنده نیزهر یک از استادان فن نگارش شیوه ای را توصیه نموده اند.

فرستنده و گیرنده :

معمولا عنوان گیرنده و فرستنده به دو شکل در نامه ها می آید که به هردو شکل صحیح است انتخاب نوع آن بستگی به عرف آن سازمان دارد.

الف –ازفرستنده : اداره کل خدمات

به گیرنده : اداره کل چاپ و توزیع

ب- به گیرنده : اداره کل چاپ و توزیع

از فرستنده : اداره کل خدمات

انتخاب یکی از دو شکل گاه بستگی به مقام و موقعیت گیرنده دارد . چنانچه فرستنده مقام ارشد باشد عنوان فرستنده (از) ابتدا ذکر می شود.

درعنوان نامه های درون سازمانی یا برون سازمان هم سطح معمولا عنوان واحد یا بخش سازماندهی قید می شود:

از: اداره کل حراست

به : اداره خدمات ماشینی

هنگامی که دریک سازمان مقام پایین تر به بالا تر نامه می نویسد پیش از عنوان اداری گیرنده نام و نام خانوادگی نوشته می شود.

از : تعاونی مصرف

به : مدیرکل محترم جناب آقای........................

درنامه هایی که اشخاص به سازمان یا واحد یا مقامات بالاتر می نویسند معمولا " از " و"به " ذکر نمی شود و تنها نام و عنوان سازماندهی گیرنده ذکر می شود:

جناب آقای .............................

معاون محترم اداری و مالی

توجه :

وقتی مسوول بخش یا واحدی بخواهد با مقام بالاتر مکاتبه کند ، ذکر نام و نام خانوادگی ضرورتی ندارد مثلا نمی نویسیم :

از: ژاله امینی – کارشناس مسوول آموزش

به : جناب آقای حسنی – مدیرکل محترم دفترآموزش کارکنان

درنامه های برون سازمانی در مقابل گیرنده هم عنوان وزاتخانه ذکر می شود و هم واحد سازمانی مورد نظر.

از: وزارت ................................

به : وزارت ..............................- دفتررسیدگی به شکایات

چنان چه عنوان پست سازمانی واحد مورد نظردر وزارتخانه گیرنده نامه را ندانیم ذکر عنوان وزارت خانه کفایت نمی کند.

چنان چه شخص مورد نظری در وزارت خانه یا سازمانی به لحاظ کاری مورد خطاب باشد پیش از عنوان سازمانی نام و نام خانوادگی نیز ذکر می شود.

از : وزارت ...........................

به : آقای ...........................- مدیرکل ...........................

نگاهی دیگر به آنچه نقل شد و در کمال فصاحت نیز نوشته این سوال را به ذهن می آورد که مگر یکی از اهداف نوشته های اداری سهولت و سرعت در ایجاد ارتباط نیست ؟

درنظر بگیریم کارمندی را که دراجرای وظایف خود با مراجعان متعدد روبروست و بخواهد برای هریک نوشته ای تهیه کند . چگونه مسیر این قواعد را طی کرده و ببیند که برای بالا دست می نویسد یا پایین دست و یا هم ردیف ؟ و یا نامه اش درون سازمانی ؟ "از" را ابتدا به کار ببرد یا " به " را؟

اسم مقام اداری بنویسد یا خیر؟ شیوه ی ارایه شده در کتاب های دیگر مدرسان ابهامات بیشتری بر ذهن خواننده و نویسندگان نامه تحمیل می کند و پیچیدگی خاصی دارد که نوشته دبیران دوره صفویه را به یاد می آورد.

یکی از اصول نگارش ، ساده نویسی است و در نگارش عنوان که آغاز نوشته است ، این اصل نمود بیشتر دارد.

دراغلب کلاس ها سوال می شود که وقتی نویسنده نام خود را در پای متن می گذارد چه احتیاجی به کلمه "از" در عنوان نامه است ؟ و چنان چه شناسایی ارگان فرستنده منظور باشد در این صورت آرام و نام سازمان که درسر برگ فرستنده درج شده است کفایت نمی کند؟

پاسخ به این سوال اگرچه تا حدودی توجیه می شود ولی اغلب قانع کننده نیست .

عنوان نامه را چگونه بنویسم ؟

اگرمخاطب نوشته های اداری را به گروه اشخاص حقوقی و اشخاص حقیقی دسته بندی کنیم ضوابط مورد عمل برای نوشتن مناسب مورد نظر بسیارساده خواهد بود.

الف- عنوان سازمان

برای نامه اداری ، عنوان رسمی و ثبت شده سازمان مورد نظر، مخاطب قرارداده می شود:

وزارت بازرگانی :

درصورتی که در وزارت بازرگانی ، با واحد معینی باید ارتباط برقرارشود . پس از نوشتن عنوان کلی و یک خط فاصله ، نام واحد مورد نظرنوشته شود.

وزارت بازرگانی – اداره کل امور اداری :

این شیوه نگارش عنوان برای ارتباط دو سازمان است . برای ارتباط درون سازمانی واحدها عنوان کلی از مثال بالا حذف می شود و تنها به ذکرعنوان واحد (اداره کل امور اداری ) اکتفا می شود.

ب- عنوان اشخاص

به دلایل زیرنوشتن هرگونه نامه ی اداری با عنوان اشخاص توصیه نمی شود :

1-تغییرمدیران گاه باعث سرگردان ماندن نامه هایی می شود که به اسم مدیران قبلی نوشته شده است .

2-نوشتن نام اشخاص حالت نامه اداری را به نام شخصی نزدیک می سازد .

پس از آوردن اسم است که باید سلام کرد، آرزوی سلامتی و قبولی طاعات نمود و دیگرتعارف که با شیوه نگارش های اداری منافات دارد.

3- همراه با اسم اشخاص ، استفاده از عناوین و القاب به تدریج رایج می شود و اغلب راه افراط هم می پیماید.

نوشتن نامه اداری به اسم اشخاص ضرورتی ندارد و تنها در مواردی از قبیل گزارش دادن به مقامات بالا

و یا انگیزه مساعدت در امری مورد استفاده قرارمی گیرد. اما در سه دهه گذشته این شیوه بسیار رایج گردیده ، بنابراین ضروری است حداقل درنوشتن نامه به عنوان اشخاص مواردی رعایت گردد.

درمورد نوشتن نام اشخاص در عنوان نوشته های اداری به نکات زیرتوجه کنید:

1-ازبه کاربردن عناوین و القاب اضافی خودداری کنید.

2-آوردن عناوین نظیر دکتر و مهندس برای کسانی که در واقع آن عنوان را ندارند گاه استهزا تلقی می شود نه احترام .

3- برای افرادی که دارای چندین عنوان و پست اداری هستند تنها ذکر عنوان مرتبط با موضوع کافیست .

4- بهتراست نام اشخاص و در سطر بعد عنوان اداری همراه با لفظ " محترم " آورده شود.

5- به کارگرفتن واژه ها مانند "مدیریت "و ریاست "و معاونت پس از ذکرنام اشخاص صحیح نیست اینگونه واژه ها بیانگر جایگاه های اداری اشخاص است نه شغل سازمانی آن ها ، بهتراست مطابق با حکم کارگزینی که ابتدا مشخصات فردی و سپس شغل سازمانی درج گردیده استفاده شود.

6- اگراسم به کارگرفته نشود می توان از واژه های مدیریت ، ریاست و معاونت استفاده کرد.

7- اگراولین باراست که به شخصی نامه نوشته میشود ابتدا اسم آن شخص را دقیق شناسایی و از املای آن مطمئن شوید.

8-درپاسخ به نامه های وارده به مشخصات فردی ( نام .نام خانوادگی ) امضا کننده توجه کنید و عنوان نامه را همان گونه که نوشته شده است مورد خطاب قراردهید. اگر اسم او دارای پسوندی است که در امضا نیاورده شما هم از نوشتن آن خودداری کنید.

مثال های کاربردی

نمینویسیم

مینویسیم

سرور گرامی و برادر بزرگوارجناب آقای مهندس الحاج...

جناب آقای ...

معاونت محترم وزارت ...

وزیرمحترم ...

جناب آقای دکتر...

رییس محترم هیات مدیره و مدیرعامل محترم شرکت ...

و مشاوره عالی مقام محترم وزارت ...

و رییس با کفایت مرکز...

وعضو محترم شورای ...

جناب آقای دکتر...

عنوان مربوط به کار

جناب آقای ...

ریاست هیات محترم تخلفات اداری وزارتخانه

جناب آقای ...

رییس محترم و هیات تخلفات اداری

وزارت ...

پیشنهاد می کنیم

اگر به مخاطب خود ادارت دارید و مایلید آن را درقالب عناوین ابتدای نامه بروزدهید، به صداقت شما و اخلاصتان درود می فرستیم . اما اجازه دهید فرم یکسان و ساده ای برای تمام نوشته های عنوان اشخاص در سازمان شما طراحی و به کارگرفته شود . شما به هرکه ارادت بیشتری دارید درموقع امضاکردن آنچه لقب و عنوان مایلید با دست خط خود درجلوی اسم مبارک ایشان اضافه فرمایید . این شیوه تاثیرفوق العاده ای درمخاطب خواهد داشت . امتحان کنید.

موضوع نامه در عنوان :

عبارت کوتاهی است که محتوای کلی نامه را مشخص می کند.

نوشتن واژه موضوع و تکمیل کردن آن بوسیله طرح فشرده ای از متن سبب می شود که درارجاع نامه به قسمت مربوطه و رسیدگی به آن ، ایجاد سهولت شود و اطلاعات مورد نیازخواننده ، همان ابتدای نامه به وی برسد و ازاین بابت نیزبرای تصمیم گیرنده نامه تسهیلاتی را فراهم نماید.

ضرورت نوشتن خلاصه ای از متن در ابتدای نامه برای کارشناسان مسوول در سازمان اموراداری و استخدامی وقت امری بدیهی بوده است که نوشتن آن را طی دستورالعملی به سازمان ها و موسسات ابلاغ کرده اند.

اما وقتی قرارباشد "از"به " درنامه های اداری استفاده نشود حضوراین واژه دربین عنوان مخاطب و مقدمه نامه بی مسما خواهد بود.

نگاه کنید:

جناب آقای دکتر...

ریاست محترم دادگاه ...

موضوع : ارسال کتاب

با احترام به استحضارمی رسانم ...

ملاحظه می شود که نوشتن موضوع اگرهمراه با " از " به " باشد کامل و بی نقص است اما دراین صورت درسیر قرائت نامه وقفه و سکته ایجاد می کند.

بنابراین :

پیشنهاد می شود:

واژه " موضوع " که درحقیقت کلید اطلاعات درون نامه است ازبخش عناوین حذف به بخش سرلوحه اضافه می شود . دراین صورت شناسنامه سرلوحه کامل می شود. خواننده هم پس از دریافت اطلاعات مربوطه به فرستنده می داند که با چه درخواست ، دستور یا خبری مواجه است و به دنبال اطلاعات کامل تر متن را مطالعه می نماید.

چنانچه نامه ها به شیوه "از"به " موضوع" نوشته نشوند و تنها به ذکراسم و عنوان گیرنده بسنده شود اغلب اتفاق می افتد که نوشتن " موضوع " فراموش می شود. آوردن این واژه در سرلوحه تهیه کنندگان نامه را ملزم به رعایت و تکمیل آن می نماید همانطورکه درمورد پیوست این وضع رعایت می شود.

سازمان صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران را شاید بتوان اولین سازمان استفاده کننده از این روش دانست و هم اکنون واژه موضوع در سربگ نامه های صدا و سیما بصورت چاپی درج می شود.

سرلوحه نامه های رسمی سازمان صدا و سیمای جمهوری اسلامی

تاریخ :

شماره :

پیوست :

موضوع :

صدا سیمای جمهوری اسلامی ایران

ضوابط تنظیم موضوع :

انتخاب عبارت موضوع باید دقت شود تا برای خواننده رسا و گویا باشد این عبارت نه چندان بلند باشد که در محل جای نگیرد و نه زیاد کوتاه باشد که فهم نامه را دچارمشکل سازد . همچنین به کارکردن تنها یک کلمه درمقابل موضوع صحیح نبوده و مقصود را نمی رساند.

نمینویسیم

مینویسیم

موضوع:ایران مجری

موضوع:همایش

موضوع:تقاضای وام برای رفع مشکلات مالی

موضوع:انفجارکپسول گازدرمنزل مسکونی

واقع در خیابان ...کوچه ...پلاک ...

موضوع : معرفی سایت ایران مجری

موضوع : شرکت درهمایش

موضوع : درخواست وام

موضوع : حادثه انفجار کپسول گاز

بخش سوم : متن نامه های اداری

بخش سوم : متن

اصلی ترین و مهم ترین بخش از نامه های اداری متن است . مهم ترین ازآن جهت گفته می شود که موقعیت و دریافت پاسخ مثبت درگرو تنظیم درست همین بخش است . نارسایی و مبهم بودن وبه عبارتی نرساندن پیام اتلاف وقت و انرژی و دوباره کاری و نامه نگاری اضافی می شود.

متن از سه قسمت مقدمه ، پیام و نتیجه تشکیل می شود.

دربیشتر نوشته های اداری درآغاز و قبل از مقدمه عبارتی برای " ادب و احترام " و در پایان بعد از نتیجه " تشکر و سپاسگذاری " اضافه می شود.

اول این مطلب را بخوانید

" فواید سلام کردن "

درعرف اداری اخیر مرسوم شده است که نوشته های اداری با سلام آغاز شود،

مانند:سلام علیکم / باسلام و درود/با سلام و تحیات / ضمن سلام و تحیت / با اهدا سلام / با سلام و دعای خیر/ ضمن سلام و خسته نباشید/ با سلام و آرزوی سلامتی شما و همکاران محترم / با سلام و آرزوی قبولی طاعات و عبادات .

این شیوه همزمان با تغییر و گسترش عنوان نامه های اداری از " عنوان سازمان ها " به " عنوان اشخاص " رایج شده و قبل از آن فقط در نامه های شخصی کاربرد داشته است .

اگرچه گفتن سلام کاربسیارپسندیده ایست ، اما باید توجه داشت که نوشتن این واژه درزمانی که به عنوان یک سازمان به طور مثال " وزارت امور اقتصادی و دارایی – اداره کل خزانه " نوشته می شود ، به چه کسی سلام شده است ؟ این گونه اظهارادب کردن آیا بی ارزش کردن این واژه است ؟

ازطرفی در روایات آمده که سلام مستحب است و جواب آن واجب . تا آن حد در این فریضه تاکید شده است که جواب سلام را درنماز هم واجب دانسته اند. با این توصیف کدام نوشته اداری را سراغ دارید که پاسخ آمده باشد عطف به نامه شماره ...مورخ ...علیکم السلام و رحمه ...

بازهم پیشنهاد برای مدیران

بنابراین اگر مدیران محترم بنا بر باورها و اعتقادات ( که درجای خود قابل تقدیس و احترام می باشد) اصرار برنوشتن واژه سلام در ابتدای نوشته ها دارند، حداقل به نکات زیرتوجه نمایند:

1-یکی ازمعنای سلام ، نام خداوند است و اگر منظور ذکر نام و یاد خداست "بسمه تعالی " دربالای سرلو حه این منظور را می رساند.

2-قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران کلیه نوشته های رسمی را به زبان فارسی مجاز دانسته . اگر واژه درود به کاربرده نمی شود تنها به سلام اکتفا شود.

3-درمورد نوشته هایی که ادارات و سازمان ها مورد خطاب هستند از به کاربردن واژه سلام خودداری شود زیرا که مخاطب شخص خاص و معینی نیست.

درمورد احترام گذاشتن به مخاطب هم در برنامه های اداری وضع به همین منوال است کلمات وعبارتی مثل :

احتراما/ محترما/احتراما معروض می دارد/ محترما به عرض می رساند/با نهایت ادب/ با کمال احترام / ضمن عرض ادب و احترام / ضمن عرض ارادت / با تقدیم احترامات فایقه / بارها درنوشته های اداری مشاهده می شود.

اگرنویسنده یا امضا کننده نامه اداری اصرار به نوشتن واژه سلام دارد. حداقل بهتراست آن را با احترام یکجا به صورت عبارت با سلام و احترام در آغاز نامه و درسطر جداگانه ای بنویسد.

1-مقدمه

مقدمه در فرهنگ های فارسی معادل مطلع یا سرآغاز ، طلیعه ، درآمد و زمینه سازی آمده است .

و عبارتست از: هرمطلبی که درآغاز و ابتدای نوشته وظیفه جذب و جلب داشته و ذهن خواننده را آماده دریافت پیام اصلی نوشته کند" حسن مطلع یا " خوب آغازی از ویژگی های یک نوشته خوب است وعلاوه برتازگی ارتباط منطقی با متن و موضوع داشته باشد. هرنوشته ای دارای مقدمه است .

نمی توان به یک باره وارد اصل مطلب شد، زیرا که باعث حیرانی و آشفتگی ذهن خواننده می شود و دربرنامه های غیراداری ، شخصی ، مقاله ، و...هر نویسنده ای به نوعی به جذب مخاطب تلاش می کند، یکی با شعریا قطعه ادبی و توصیفی و دیگری با مثل وحکایت و لطیفه . در برنامه اداری برای نوشتن مقدمه محدودیت هایی وجود دارد و نمی توان از شعر ومثل برای جلب و جذب خواننده استفاده کرد.

بنابراین در اغلب نوشته های اداری از نفس وجودی نامه واین که با هدف و انگیزه ای تهیه شده که پاسخ

آن می تواند برای فرستنده جذابیت داشته باشد استفاده شده و نامه ها اغلب با ذکر سابقه آغاز می شود . درمورد نوشته هایی که درپاسخ به نامه یا دستور رسیده تهیه و ارسال می شود عبارت زیررایج است :

*عطف به نامه شماره ...

*بازگشت به نامه شماره ...

* درپاسخ به نامه شماره...

*با توجه به بخشنامه شماره ...

*در اجرای دستور نامه شماره ...

*دراجرای دستورتلفنی مورخه ...

*دراجرای دستورشفاهی آن مقام ...

سفارش می شود از واژه هایبازگشت و " درپاسخ " استفاده شود.

چون پاسخ به طور معمول مدتی بعد از وصول نامه ، تهیه و ارسال می شود . بهتراست بعد از سابقه موضوع نامه نیزذکرشود تا نیازی به درخواست سابقه و اتلاف وقت نباشد:

*بازگشت به نامه شماره 446-85/7/19 درمورد چگونگی پرداخت پاداش سال کارکنان به آگاهی می رساند....

چنانچه نامه ای به دنبال نوشته های قبلی و به منظور پیگیری یا اصلاح نامه قبلی نوشته شود ، ذکر سابقه بصورت زیرخواهدآمد:

*پیرونامه شماره....مورخ ....

درمورد نامه هایی که ابتدا به ساکن نوشته می شود وبدون سابقه قبلی است باید درمقدمه علت و بهانه نوشتن نامه به روشنی بیان شود. به طورمثال:

*نظربه این که درنظام مقدس جمهوری اسلامی ایران شایسته است مکاتبات و مراسلات فارغ از پیرایه و تعارفات غیرضروری و عاری از اغراق باشد...

*ازآن جا که افزایش سطح مهارت های شغلی کارکنان ، همواره یکی از اهداف مورد نظراین دفتربوده است و با توجه به نیازسازمانی ، اولین دوره آموزش ضمن خدمت ویژه مسوولین امورمالی برگزار می شود...

چنانچه بهانه نوشتن نامه اجرای تکلیف قانونی باشد، اشاره به اصل یا قانون و ماده و تبصره ضروری است .

در اجرای ماده 8 قانون مجازات افشای نامه های طبقه بندی شده و به منظور بررسی و تنظیم پیش نویس آیین نامه طرز نگاهداری اسناد محرمانه دولتی ...

2- پیام یا پیکره اصلی:

این قسمت از متن ، مرکز اصلی نوشته محسوب می شود و تمام ارکان و اجرای نامه ، مقدمه و موخره هایی هستند که باید درخدمت درک صحیح و سریع پیام اصلی باشند. ایراد اصلی نوشته های اداری بیشتر ناشی از مبهم بودن و نارسایی متن اصلی نامه است . اغلب کارکنان سازمان ها و تهیه کنندگان پیش نویس های اداری مشکل اصلی را درتنظیم این قسمت می دانند و معتقدند که تا اینجا کار ، الگو و فرمولهایی مثل بازگشت و " به استحضارمی رساند" دراختیاردارند. اما نوشتن این قسمت ازنامه های اداری به دلیل تنوع پیام ها و وظایف و سلیقه های مختلف همواره سخت و کند پیش می رود.

بخش اصول نگارش درمورد نحوه نوشتن متن اصلی نوشته نکات و راه کارهایی پیشنهادمیشود اما آن چه برای این قسمت به ویژه برای مبتدیان ضروری است که بدان توجه شود موارد زیراست :

درموقع نوشتن متن اصلی نامه همواره خود را درمقابل مخاطب فرض کنید.

تصورکنید که به جای نوشتن نامه به شما ماموریت داده شده پیام را حضوری و شفاهی به مخاطب برسانید.چه می گویید

آن چه می خواهید بگویید روی کاغذ بیاورید.به همین سادگی و به همان سادگی گفتار.ساختمان اصلی نوشته شما آماده است ، با کمی دستکاری عیوب زبانی رفع می شود. مختصربنویسید وجملات را بی جهت طولانی نکنید.

هرنوشته را به یک موضوع اختصاص دهید. گنجانیدن چند موضوع در یک نامه شما را درربط آن ها دچارمشکل می سازد وخواننده اصلی راگم می کند.اگر ناگزیر به نوشتن چند موضوع دریک نوشته ی اداری هستید ، ابتدا به موضوع اصلی وسپس به پیام های فرعی بپردازید. بهتراست موضوع های مختلف را دربند(پاراگراف) ها و با اختصاص شماره به هریک از هم جدا سازید.

3- نتیجه یا پایان نوشته :

نوشته های اداری هریک به گونه ای پایان می یابند، اما مطالب پایانی اغلب نامه ها تاکید و تشویق و ترغیب به انجام درخواست و یا سرعت بخشیدن به آن است . صراحت دراعلام موضوع مورد درخواست دراین بخش ، مخاطب را به تصمیم گیری صحیح هدایت می کند.

مثال :

*خواهشمند است دستورفرمایید اقدام لازم انجام گیرد.

* با توجه به مطالب فوق انتظارمی رود همکاران محترم دراجرای مفاد بخشنامه مذکوردقت لازم را داشته باشند.

*از داوطلبان خواهشمند است مدارک لازم را تا آخروقت اداری 20/2/86به دبیرخانه سازمان تسلیم و رسید دریافت نمایند.

مطالب مشابه :

متن نامه های اداری و رسمی

متن نامه اداری از سه قسمت مقدمه ، پیام و نتیجه تشکیل می شود. دربیشتر نوشته های اداری درآغاز و قبل از مقدمه عبارتی برای " ادب و احترام " و در پایان بعد از نتیجه " تشکر و سپاسگزاری " اضافه می شود. " فواید سلام کردن ". درعرف اداری اخیر مرسوم شده است ...

آئین نامه نگاری اداری ( ویژه ی کارکنان بانک مهر اقتصاد زاهدان )

انواع نامه های اداری: نوشته های اداری در سازمان ها از دیدگاه های مختلف گونه های متفاوتی دارند. شناخت ، طبقه بندی و کاربرد هر یک می تواند در سهولت درست و به جا و نوع نگارش هریک به لحاظ محتوا و ماهیت آن مفید به فایده باشد. الف- نامه های اداری ازدیدگاه متن یا ...

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی

-متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود. -متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود. -در نامه های اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب نیز در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و ...

متن کامل تفاهم نامه بیمه تکمیلی طلایی فرهنگیان (آتیه سازان حافظ)

متن کامل تفاهم نامه بیمه تکمیلی طلایی فرهنگیان (آتیه سازان حافظ) وزارت آموزش و پرورش برای تأمین سلامت فرهنگیان و حمایت اقتصادی ایشان در قبال حوادث و بیماری های غیرمترقبه بر اساس سیاست های دولت مبنی بر ارائه پوشش های جامع و مناسب بیمه ...

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی ( فوری)

نکاتی در باب نوشتن نامه اداری: -نامه اداری باید در یک طرف صفحه نوشته شوند ونباید در حاشیه آن ها چیزی نوشت. -متن نامه باید با نهایت دقت در صحت مطالب تهیه شود. -متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در ...

چگونه یک درخواست یا نامه اداری بنویسیم

همه ما در سال اول متوسطه با نوشتن نامه اداری آشنا شده ایم اما در اینجا با ذکر نکات بیشتری سعی در بهبود نگارش چنین نامه هایی خواهیم داشت. هر درخواست یا نامه اداري از پنج جزء ذیر تشكيل ميشود: الف- به نام خدا . ب – اسم و سمت سازمانی گيرنده نامه . ج- متن ...

شیوه نامه اداری

-4 اجزای نامه های اداری هر نامه اداری از پنج جزء مذکور در ذیل تشکیل میشود: الف- سرلوحه. ب – عناوین گیرنده و فرستنده و موضوع. ج- متن نامه. د- مشخصات امضاء کننده. هـ - گیرندگان رونوشت. 1-4 سرلوحه نامه های اداری به آن قسمت از نامه اطلاق می گردد که معمولاً در ...

انواع نامه های اداری:

مطالب مشابه :

متن نامه های اداری و رسمی

آئین نامه نگاری اداری ( ویژه ی کارکنان بانک مهر اقتصاد زاهدان )

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی

متن کامل تفاهم نامه بیمه تکمیلی طلایی فرهنگیان (آتیه سازان حافظ)

طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی ( فوری)

چگونه یک درخواست یا نامه اداری بنویسیم

شیوه نامه اداری

انواع نامه های اداری:

متن نامه های اداری و رسمی

آیین نگارش و نامه نگاری اداری