شرح وظایف کارکنان و پرسنل مالی و اداری

شرح وظایف کارکنان و پرسنل مالی و اداری

امـور مالی (سازمان مالی)

تعریف
مجموعه ای است از واقعیت ها, اصول و تئوری هائی که با تامین و بکارگیری منابع مالی توسط افراد و واحـدهای مختلف ارتباط دارد .

ماموریت

برنامه ریزی به منظور تهیه و تنظیم دستورالعمل ها ، روش ها و رویه های مالی به منظور ایجاد هماهـنگی و انجـام عمـلیات حسابداری در واحد های مختلف بر اساس استانداردهای تعیین شده .
برنامه ریزی به منظور تامین مالی، بودجه بندی ، ارزیابی پروژه های سرمایه گذاری برای طرح ریزی استراتژی های بازاریابی و قیمـت گذاری محصولات .
برنامه ریزی به منظور انجام تجزیه و تحلیل نسبت های مالی واحدهای مختلف و بررسی گزارش های مالی و روشن نمودن وضعیت مالی شرکت و ارائه گزارشات .

1 - مدیر امـور مالی

1-2- تعریف
مـدیر مالی « حسابدار حرفه ای » اسـت که دارای « صلاحیت حرفه ای » بوده وضمن دارا بودن آگاهی های کلی در زمینه های متنوع امور مالی ودانش مدیریت ، در یک یا چند زمینه مشخص مالی نیز متخصص است .

2-2- حدود مسئولیت ها

برنامه ریزی ،هدایت و هماهنگی و کنترل فعالیتهای مالی شـرکت در چهارچوب مقررات ، قوانین ، آئین نامه ها و دستورالعمل های مصوب و ایجاد هماهنگی برای انجام وظایف محوله و درون سازمانی و سایر ذینفعان مجاز به بهره برداری از اطلاعات مالی و ایجاد بخشها و دوایر یا رده های متعدد در حیطه مسئولیت ، برای تحصیل اهداف امور مالی . مدیرمالی همچنین در تدوین ضوابط ارتقاء کارکنان امور مالی , نقش اساسی دارد .

3-2- شرح وظایف

1-3-2- مشارکت در برنامه ریزی و ارائه پیشنهادات وسیاستهای اعتباری و وصول مطالبات ونظارت برحسن اجرای آنها.
2-3-2- تامین مالی و اعمال مدیریت بر وجوه نقـد و سایر دارائی های پولی و تامین وجوه نقد اضافی در مواقع ضروری .
3-3-2- نگهداری سوابق و مدارک مالی , کنترل فعالیت های مالی , مشخص کردن انحرافات از عملکرد کارآمد و طرح ریزی شده همچنین اعمال مدیریت در پرداخت حقوق و دستمزد, امور مالیاتی موجودیها , دارائیهای ثابت و عـملیات کامپیـوتری .
4-3-2- پیش بینی و طرح ریزی بلند مدت وجوه لازم برای سرمایه گذاری بر اساس تغییرات تکنولوژیک بازار سرمایه و بازده پروژه ها ی سرمایه گذاری همچنین بکارگیری ارقام پیش بینی نشده و تاریخی برای طرح ریزی عملیات آتی و آثار آن در سیاستهای سود آوری و پیش بینی اقـلام بهای تمام شده و هزینه .
5-3-2- برنامه ریزی و سازماندهی بمنظور انجام وظایف مختلف امور مالی شـرکت .
6-3-2- تهیه و تنظیم خط مشی ها , دستورالعمل ها , روش ها و رویه های مالی و تهیه و طراحی فرم های مورد نیاز، بمنظور ایجاد هماهنگی در انجام امورمالی واحدهای مختلف.
7-3-2- تصمیم گیری واعلام نظر نهایی در موارد پیدایش اختلاف نظر بین واحدهای تابعه .
8-3-2- دریافت گزارشهای مالی از واحدها ، پروژه ها و سایر مدیریت ها وبررسی و اظهارنظر بر آنها و تحلیل مغایرتها .
9-3-2- اعمال نظارت و کنترل بمنظور حسن اجرای قوانین , مقررات , دستورالعمل ها وبخشنامه های مالی در واحد های مختلف .
10-3-2- طبقه بندی حسابها ـ ودرصورت نیاز ـ طبقه بندی گروه کالاها وکدینگ مربوط به موجودیها و انبار، براساس سیستم های مکانیزه وپیشنهاد وتائید تغییر یا تهیه سیستـم های نرم افزاری مالی بصورت سفارشی یا پکـیـج .
11-3-2- نظارت و کنترل بمنظور حفـظ و نگهداری اموال و دارائی های شـرکت .
12-3-2- برنامه ریزی بمنظور انجام تجزیه و تحلیل های ترازنامه و سود وزیان و صورت منابع و مصارف واحدهای مختلف .
13-3-2- برنامه ریزی وکنترل اقلام بمنظور اداره دارائیها وسرمایه در گردش شـرکت و تامین اعتبار مورد نیاز واحد های مختلف بر اساس بودجه سالانه که مورد تصویب هیئت مدیره شـرکت رسیده باشد .
14-3-2- پیش بینی ، طرح ریزی و ارائه بودجه دوره ای شرکت براساس برنامه ها ، پروژه ها وسفارشات و نیازهای اعلام شده واحدهای مختلف واستراتژی اعلام شده ازسوی هیئت مدیره ، با درنظرگرفتن روند سنواتی منابع ومصارف و تغییرات احتمالی آتی .
15-3-2- ارزیابی عملکرد واحد ها با توجه به بررسیها و نتایج گزارشهای مالی و ارائه گزارش برای مقام مافوق .
16-3-2- ارزیابی مستمر سیستم ها , روشها , و فرض های مرتبط با امور مالی واعلام نقاط قوت و ضعف روش های اجرایی موجود و ارائه پیشنهادات اصلاحی .
17-3-2- انجام وظیفه بعنوان عامل کنترلی بر اساس شرح وظایف مصوب ودستورالعمل های درون سازمان منطبق با استانداردهای حسابداری .
18-3-2- تنظیم گزارشات مالی عندالاقتضا.
19-3-2- برنامه ریزی بمنظور حسابرسی ضمنی و پایان سال واحدهای مختلف بمنظور حسن انجام کار بر اساس صلاحدید مقام مافوق .
20-3-2- عضویت و شرکت در جلسات کمیته وام، معاملات وسایرکمیته ها یا جلسات یا سمینارهای داخلی یا خارجی شـرکت به تشخیص مـدیریت شـرکت.
21-3-2- برنامه ریزی واجرای طرح های مصوب مزایای کارکنان و نظارت بر حسن اجرای نظام های پرداخت پرسنلی، بمنظور ایجاد انگیزش در کارکنان.
22-3-2- بررسی و تطبیق فعالیتها با بودجه مصوب و تجزیه و تحلیل انحرافات .
23-3-2- تشخیص وتامین نیازهای آموزشی و تخصصی کارکنان تحت مـدیریتی همگام با ضرورتهای شـرکت .
24-3-2- سازماندهی و جابجایی پست های درون سازمانی یا تغییر شرح شغل کارکنان امور مالی، با توجه به نیازهای امورمالی شرکت وتوانایی های کارکنان .
25-3-2- تشخیص نیاز و اعزام کارکنان به ماموریتهای مورد نیاز حسب مورد .
26-3-2- تصویب هر نوع گزارش از جمله گزارشات دریافت و پرداخت و اموال و صحت و سقم دفاتر قانونی و ثبت ماشینی .
27-3-2- سایر وظایف محوله بر اساس سیستمهای مدون وبه تشخیص مـدیریت محتـرم شـرکت .
4-2- ارتباط سازمانی و جذب نیرو
1-4-2- مستقیم زیر نظر رئیس هیئت مدیره و در غیاب ایشان، زیر نظر مدیر عامل انجام وظیفه مینمایند .
2-4-2- ارتباط و هماهنگی مستقیم با سایر مدیریت ها و کلیه واحدهای تحت پوشش شـرکت و شرکتهای گروه یا سایر شرکت ها و مؤسسات مـرتبط با فعالیت های مالی شرکت .
3-4-2- لیسانس مرتبط با 10 سال سابقه کار مفید یا فوق لیسانس مرتبط با 7 سال سابقه کار مفید یا دکترا با سه سال سابقه کار مفید

2 - سرپرست حسابداری

1-2- خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات
1-2-1- کنترل حساب مشتریان وانجام تعـدیلات لازم .
2-2-1- پیگیری تسویه حساب با بدهکاران .
3-2-1- پیگیری ضمانتنامه ها و اسناد تضمینی .
4-2-1- همکاری در عملیات بستن حسابهای پایان دوره مالی .
5-2-1- کنترل و نظارت بر حسن اجرای شرح وظایف پرسنل حسابداری .
6-2-1- پیگیری گشایش اعتبارات اسنادی و سفارشات خارجی .
•7-2-1- کنترل صحت مدارک ضمیمه اسنادحسابداری
8-2-1- کنترل محاسبات دریافت ها و پرداخت ها .
•9-2-1- صحت سرفصل (کد ) آرتیکل های اسناد حسابداری صادره.
•10-2-1- کنترل گردش و مانده حسابها.
•11-2-1- هماهنگی و همکاری با حسابرسان شرکت بمنظور شفاف سازی و رفع ابهام از حسابها و اسناد و ارتقاء کیفی گزارشات ارائه شده توسط آنها .
•12-2-1- ارائه گزارش واعلام بموقع هرگونه محدودیت در انجام امور محوله و یا هرگونه نقطه ضعف در روشهای اجرائی ، بهمراه پیشنهادات اصلاحی ، به مدیر مالی.

2-2 - شرح وظایف

1-2-2- انجام کلیه امور محوله صرفا" بر اساس روشهای مدون , آئین نامه ها و دستورالعملها ی تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مـورد نظر یا تشخیص ضرورت تعـدیل روشهای موجود استعلام موضوع از مدیر مالی قبل از هـرگـونه اقـدام اجـرائی .
2-2-2- ارائه گزارشات مالی مورد نیاز به مسئولین مافوق .
3-2-3- تهیه و تنظیم صورتهای مغـایرت مربوط به حسابهای فی مابین با سایر شرکتها یا پیمانکاران ومشتریان و سایر افراد طرف حساب با شرکت و اقـدام جهت رفع مغایرت آنها و ارائه گزارش مربوطه به مدیرمالی .
4-2-3- صدور درخـواست پرداخت ازطریق حسابهای بانکی یا تنخواه گردان ، جهت تائیـد مدیر مالی وتصویب مـدیریت - در صورت لزوم - پس ازاطمینان از کفـایت مدارک ومستـندات مربوطه و کنترل مانده ها و سوابق قبلی.
5-2-3- پیگیری جهت تسویه حساب پیش پرداختها , قراردادها و سایربـدهـی ها و مـطالبات شرکت .
6-2- 3- تهیه نسخه پشتیبانی از سیستمهای مکانیزه در اختیار بر روی دیسکهای کامپیوتری به صورت روزانه و نگهداری آنها در محل امن ، پس از اطمینان از صحت فایل های اطلاعاتی موجود برروی آنها .
7-2-3- ثبت ضمانت نامه ها و سپرده های شرکت نزد اشخاص و پیگیری وصول آنها در موعـد مقـرر.
8-2-3- نظارت و کنترل بر اجرای صحیح امورمحوله در چارچوب شرح وظایف تعیین شده جهت کارکنان واحد حسابداری .
9-2-3- پاسخگویی ورفع سؤالات و مشکلات فنی پرسنل واحد حسابداری ودر صورت لزوم انتقال موارد به مدیر مالی جهت تعیین تکلیف .10-2-3- هماهنگی بامدیر مالی جهت انجام امور محوله به حسابداری و پیشبرد اهداف و برنامه های تعیین شده .
11-2-3- نگهداری وراهبری سیستم های مکانیزه حسابداری و صندوق و حقوق و دستمزد و سایر سیستمهای نرم افزاری مورد نیاز برحسب مورد وثبت روزانه اطلاعات لازم در آنها .
12-2-3- صدور اسناد مربوط به بستن حسابها و سند افتتاحیه .
13-2-3- همکاری با مدیر مالی و سایر واحدهای امور مالی جهت عملیات بستن حسابها در پایان دوره مالی و تهیه صورتهای مالی اساسی و صورتها و گزارشات میان دوره ای .
•14-2-3- ارتباط با بانک های طرف حساب شرکت .
•15-2-3- پیگیری گشایش اعتبارات اسنادی و کنترل مدارک به منظور اطمینان از صحت انجام کار در حداقل زمان ممکن .
16-2-3- بستن حسابها وتهیه صورتهای مالی قانونی و گزارشات پایان سال تحت نظر مدیر مالی یا مشاوران معرفی شده به این منظور، که با تشخیص مقام مافوق صورت خـواهد گرفت .
17-2-3- کنترل اصالت قانونی مستندات پیـوست سند حسابداری وصحت مبالغ وعدم قلم خوردگی ومخدوش بودن آنها وتطیق پرداختها با قوانین داخلی شرکت و استانداردها و رویه های موجود .
18-2-3- کنترل سرفصل حسابها در کلیه سطوح آرتیکل های موجود در اسناد از نظر انطباق حساب با مدارک ضمیمه و موضوع سند و استانداردها و رویه های حسابداری و قوانین شرکت .
19-2-3- کنترل صحت محاسبات مربوط به دریافت ها و پرداخت های شرکت .
20-2-3- کنترل مدارک و مستندات ضمیمه اسناد از نظر کفایت مدارک وصحت محاسبات ، جمع تعدادی و ریالی فاکتورها ، کفایت تائید کنندگان و ...
21-2-3- تائید و امضا اسناد پس از انجام کلیه کنترل های لازم .
22-2-3- ارجاع اسناد در فاصله زمانی تعیین شده جهت رویت وتائید نهایی مدیر مالی .
23-2-3- کنترل گردش حسابها و مانده آنها و اعلام موارد مشکوک یا اشتباهات به مدیر مالی جهت پیگیری یا صدور اسناد اصلاحی .
24-2-3- کنترل دوره ای حسابهای باز نظیر پیش دریافت ها و پیش پرداخت ها، حسابها واسناد دریافتنی و پرداختنی ، بمنظور تسویه حساب یا انجام ثبت های لازم .
24-2-3- پیگیری تسویه حسابهای تنخواه گردانها در پایان دوره مالی یا در سایر مقاطع اعلام شده از سوی مدیر مالی .
25-2-3- پیگیری وگـزارش اشتباهات موجود درحسابها ازنقطه نظر سرفصل وکدینگ حسابها واقدام درجهت اصلاح اشتباهات .
26-2-3- تائید کنترل های صورت گرفته توسط مسئول صدور سند و بررسی اسناد اصلاحی مربوطه و تائید کنترل ممیزی اسناد .
27-2-3- کنترل ثبت ماشینی وتائیـد اسناد بمنظور قطعی نمودن آنها و صحت اطلاعات ثبت شده در کامپیوتر .
28-2-3- تائید هر نوع گزارش از جمله گزارشات دریافت و پرداخت و اموال و صحت و سقم دفاتر قانونی و ثبت ماشینی .
29-2-3- نظارت برثبت بموقع دفاترقانونی (روزنامه وکل) براساس اسناد قطعی شده حسابداری یاخلاصه اسناد حسابداری تهیه شده از سیستم کامپیوتری ، مطابق آئین نامه ثبت ونگهداری دفاترقانونی مصوب وزارت اموراقتصادی ودارایی .
30-2-3- کنتـرل وتطبیـق هرنوع پرداخت ، با سوابق قبلی (مانده بدهی یا بستانکاری قبلی ).
31-2-3- کنترل قراردادهای شرکت با واحد های مختلف و اشخاص یا شرکتهای ثالث در هر مرحله از پرداخت و تائید پیشرفت کار آنها .
32-2-3- درجریان قراردادن مقام مافوق ازمواردی که درحین رسیدگی به آنها برخورد میکند .
33-2-3- محرمانه تلقی نمودن اطلاعاتی که در طول رسیدگی باآن برخورد میشود .
33-2-3- انجام سایر وظایفی که در چهارچوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.
3-3- ارتباطات سازمانی و جذب نیرو
1-3-2- مستقیم زیر نظر مدیر امورمالی و درغـیاب ایشان زیر نظر مدیر عامل یاجانشین تعیین شده انجام وظیفه می نمایند .
2-3-3- ارتبـاط و همکاری با واحدهای تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .
3-3-3- لیسانس مرتبط با 4 سال سابقه کار یا فوق دیپلم مرتبط با 7 سال سابقه کار یا دیپلم با 10 سال سابقه کارمفید .

3 - حسابدارمدیریت

1-3- خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

•1-1-3- مسئولیت نظارت و کنترل برعمـلیـات و نگهداری وثبت اطلاعات آماری مربوط به تولید محصول به تفکیک محصول و مراحل تولید و سفارش از زمان شروع سفارش تا زمان تحویل و تسویه حساب مالی با پیمـانکاران و خریداران و تامین کنندگان قطعات و مواد اولیه و تنظیم و ارائه صحیح و بموقع گزارشات مالی در چهارچوب اصول و استانداردهای مورد قبول حسابداری , قوانین و مقررات جاری و دستورالعملهای مربوطه و نیز مسئولیت ایجاد هماهنگی لازم با سایر واحدهای تابعه امورمالی و سایر شرکتها یا نمایندگان آنها در پروژه ها - صرفا" درحیطه مسئولیت های محوله - بعهده مسئول این واحد میباشد .
2-1-3- تهیه گزارشات خرید و فروش فصلی و سایر گزارشات مالیاتی .
3-1-3- ارائه گزارشات بموقع در خصوص وضعیت بدهکاران شرکت و پیش پرداخت ها .

2-3- شرح وظایف

1-2-3- انجام کلیه امور محـوله صرفـا" بر اساس روشهای مدون , آئین نامه ها و دستورالعملها ی تصویب شده و در صورت عـدم دسترسی به روشهای لازم درزمینه های مـورد نظر یا تشخیص ضرورت تعـدیل روشهای مـوجـود استعلام موضوع از مقام مافوق قبل از هـرگـونه اقـدام اجـرائی .
2-2-3- تهیه گزارشات خرید و فروش سه ماهه .
3-2-3- تهیه گزارش و اظهارنامه مالیات برارزش افزوده در مهلت های قانونی تعیین شده و پیگیری جهت تحویل موارد به مراجع مربوطه .
4-2-3- ارائه گزارشات مالی مورد نیاز به مسئولین مافوق .
5-2-3- تهیه گـزارشات تفکیکی و آماری و نمودارهای مقایسه ای مورد نیاز درهـر پروژه بصورت مستمر و موردی ، جهت ارائه به مدیریت .
6-2-3- محاسبه وتعدیل ذخیره های موردنیاز درپایان دوره مالی ، نظیربازخـرید سنـوات خدمت کارکنان ، بازخرید مرخصی ، هزینه های تحقق نیافته و... .
7-2-3- انجام سایر وظایفی که در چهارچوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.
3-3- ارتباطات سازمانی و جذب نیرو
1-3-3- مستقیم زیر نظررئیس حسابداری و درغـیاب ایشان زیر نظر مدیر امورمالی
انجام وظیفه می نمایند .
2-3-3- ارتبـاط و همکاری با واحدهای تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .
3-3-3- لیسانس مرتبط با 3 سال سابقه کار یا فوق دیپلم مرتبط با پنج سال سابقه کار مفید.

4- حسابدار صنعتی

1-4- خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات
•1-1-4- انجام امور حسابداری انبار.
•2-1-4- جمعـداری اموال و نگهداری و راهبری سیستم اموال .
3-1-4- همکاری جهت بستن حسابها در پایان دوره مالی .
•4-1-4- محاسبه و بروزآوری بهای تمام شده کالای تولید شده و در جریان ، بر اساس رویه و روش های از پیش تعیین شده .
5-1-4-

2-4- شرح وظایف

1-2-4- انجام کلیه امور محوله صرفا" بر اساس روشهای مدون , آئیننامه ها , دستورالعملهای تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روشهای موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائی .
2-2-4- نگهـداری و کنترل حسابهای انبار و صدوراسناد مربوطه .
3-2-4- ریالی کردن حواله های انبار براساس روش های تعیین شده جهت نگهداری حسابداری انبار.
4-2-4- کنترل موجودی کلیه اقلام موجود در آرشیو موسسه (کتاب ،CD و ... ) ورفع مغایرت احتمالی .
5-2-4- شناسایی و صورت برداری ونگهداری وطبقه بندی کلیه اموال منقول وغیرمنقول شرکت ونصب برچسب شماره اموال ازطریق جمعداری اموال وثبت درسیستم کامپیوتری یا دفتراموال وارائه اطلاعات به حسابداری جهت ثبت وصدورسند حسابداری و بازرسی وکنترل اموال ودارائیهای موجود درشرکت وواحدهای تابعه ،ازطریق کنترلهای مقطعی به منظوراطمینان از صحت سیستم نگهـداری اموال .
6-2-4- ارزیابی ، برنامه ریزی ، تهیه اطلاعات وآماروتهیه گزارش مربوط به اموال ودارائیهای ثابت شرکت واموال ودارائیهای اسقاط وازرده خارج یا مازاد برنیازشرکت .
7-2-4- جمعـداری اموال و نگهداری و راهبری سیستم اموال .
3-4- ارتباطات سازمانی و جذب نیرو
1-3-4- زیر نظر سرپرست حسابداری و در غیاب ایشان مستقیما زیر نظر مدیرمالی انجام وظیفه می نمایند .
2-3-4- ارتباط و هـمکاری با واحـدهای تابعه امور مالی در جهت ارائه اطلاعات و مستندات مورد نیاز آنها وارتباط با قسمت فروش شرکت ودفتر فنی و اجرایی .
3-3-4- آشنایی با کامپیوتر وتسلط به نرم افزارهای کاربردی مالی و آماری متـداول روز.
4-3-4- لیسانس مرتبط با 4 سال سابقه کار مفید یا فوق لیسانس مرتبط با 2 سال سابقه کار مفـید .

5- حسابدار مالی

3-1- خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

•4-1-5- صدور اسناد جاری حسابداری .
•4-1-6- صدور اسناد اصلاحی .
•4-1-7- دریافت و بررسی اسناد ارسالی از سایر سیستم ها به حسابداری .
•5- 1-1-3- تهیه لیست حقوق ماهانه .
•6- 1-1-4- نگهداری و راهبری سیستم حقوق و دستمزد .
•7- 1-1-5- نگهداری ، راهبری ، وتهیه گزارش از سیستم پرسنلی .
•7-1-4- تهیه لیست های ماهانه بیمه و اظهارنامه مالیاتی حقوق و دستمزد.

3-2- شرح وظایف

3-2-1- انجام کلیه امور محوله صرفا" بر اساس روشهای مدون , آئیننامه ها , دستورالعملهای تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روشهای موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائی .
3-2-2- صدورکـلیه اسناد حسابداری شرکت اعم از تنخواه گردانها , اموال و دارائیهای ثابت خریداری شده وفروش رفته ، درآمدها وفروش ، حقـوق ودستمزد ، اسناد اصلاحی ، و اعلام نواقص موجود درمستندات ارسالی ، به واحدها یااشخاص ارجاع دهـنده .
3-2-5- نگهداری وکاربری سیستم نرم افزاری مالی شرکت وتهیه نسخه پشتیبانی بصورت هفتگی از اطلاعات موجود و نگهداری آنها در محل امن پس از اطمینان از صحت اطلاعات کپی برداری شده.
33-2-11- دریافت و بررسی کلیه اسناد ارسالی از سایر سیستم ها به سیستم حسابداری .
3-2-12- تهیه پرینت اسناد و الصاق مدارک مربوطه جهت ارائه سند به رئیس حسابداری در فاصله زمانی تعیین شده .
1-2-7- نگهداری وراهبـری سیستم های مکانیزه حقوق و دستمزد وثبت ماهانه اطلاعات لازم در آن و کاربری سایر سیستمهای نرم افزاری مـوجود .
1-2- 8- محاسبه وصدور اسناد پرداخت و کـنترل حسابهای مربوط به پرسنل از قبیل وام پرسنلی ، مساعده ، حق ماموریت ، حقوق معـوقه ،حق الزحمه ، تسویه حساب با کارکنان و... وتهیه سوابق جهت ارائه به بایگانی مالی و اداری .
1-2-9- تهیه و کنترل لـیستهای مربوط به حقـوق و دستمزد ماهانه ، اظهارنامه ماهانه مالیاتی و لیست بیمه وتهیه فـیش پرداخت حقـوق کارکنان جهت ارائه به اموراداری .
2-5- ثبت بموقع دفاترقانونی (روزنامه وکل) براساس اسناد قطعی شده حسابداری یاخلاصه اسناد حسابداری تهیه شده از سیستم کامپیوتری ، مطابق آئین نامه ثبت ونگهداری دفاترقانونی مصوب وزارت اموراقتصادی ودارایی .

3-2-13- انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.

3-3- ارتباطات سازمانی و جذب نیرو
3-3-1- مستقیم زیر نظر رئیس حسابداری و در غیاب ایشان زیر نظر مدیرمالی انجام وظیفه می نمایند .
3-3-2- ارتبـاط و همکاری با واحدهای تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .
3-3-3- لیسانس مرتبط با یکسال سابقه کاریا فوق دیپلم با 3 سال سابقه کارمفـید .

•6 - مسئول خزانه داری

1-6- خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

•1-1-6- نگهداری و کنترل حسابهای بانکی شرکت.
2-1-6- صدور ودریافت اسناد پرداختنی و دریافتنی .
3-1-6- نگهداری تنخواه گردان و سایر وجوه نقد و اوراق بهادار .
4-1-6- رفع مغایرات بانکی .
5-1-6- نگهداری اسناد مالی و کلیه امور بایگانی مالی و اداری.
6-1-6- پیگیری امور مربوط به ضمانتنامه های بانکی و اعتبارات .
7-1-6- ثبت اسناد حسابداری مرتبط .

2-6- شرح وظایف

1-2-6- انجام کلیه امور محوله صرفا" بر اساس روشهای مدون , آئیننامه ها , دستورالعملهای تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روشهای موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائی .
2-2-6- بایگانی کلیه نامه ها , اسناد حسابداری و مدارک وارده به امـورمالی با مجوز مدیرمالی درفایل ها وپرونده های طبقه بندی شده مشخص بگونه ای که دسترسی به آنها درحـداقل زمان ممکن میسرباشد.
3-2-6- تلاش در جهت حفظ و نگهداری کلیه مدارک موجود در بایگانی.
4-2-6- نگهداری و راهبری و ثبت اطلاعات خزانه داری در سیستم خزانه داری و تهیه گزارشات لازم از سیستم و تهیه نسخه پشتیبان حداقل بصورت ماهانه و نگهداری آن درمحل امن .
5-2-6- دریافت و نگهداری کلیه وجوه نقد و اسناد دریافتنی دریافت شده از اشخاص و صدور فرمهای رسید و آماده سازی آنها جهت واگـذاری به بانک در اسـرع وقـت .
6-2-6- ارائه چکهای دریافتی به بانک ، پس ازانجام پشت نویسی و امضاء مقام مجازو کنتـرل های تکمیلی لازم .
7-2-6- دریافت اسناد تضمینی از اشخاص حقیقی وحقـوقی ، درارتباط با قراردادهای فیمابین، یا سایراسناد تضمینی و اوراق بهادارمربوط به شرکت که از سوی مدیرمالی ارجاع می گردد وحفاظت ونگهداری آنها درمحل امن (گاوصندوق ) وارائه یک نسخه از رسید واصل مدارک به حسابداری .
8-2-6- صدور چک پس ازدریافت فرم مجوزصدور ومنطبق با مفاد آن وارسال چک های صادره به همراه اسناد مربوطه جهت امضاء مدیریت .9-2-6- نگهداری دسته چک ها یا چکهای صادره در جریان امضاء، یا امضاء شده، تا زمان تحویل به ذینفع .
10-2-6- پیگیری امور مربوط به بانک ودریافت چکهای برگشتی ازطریق مراجعه مستمرومنظم به بانکهایی که شرکت درآنها دارای حساب می باشد ودریافت کلیه اعلامیه های بانکی وغیره ، جهت ارائه به حسابداری پس از گزارش به مافوق .
11-2-6- نگهداری صندوق نقدی یا تنخواه گردان شرکت و انجام پرداختهای مجاز ومرتبط با ماموریت تنخواه گردان در چارچوب آئین نامه
12-2-6- تهیه صورت گردش صندوق وارسال اسناد پرداخت به حسابداری جهت کنترل وتامین موجودی .
13-2-6- کنترل مستمر نقدینگی و تهیه گزارشات روزانه ازموجودی بانکها و کلیه دریافت و پرداختها .
•14-2-6- ثبت و نگهداری روزانه صورت موجودی کلیه اسناد و اوراق بهادار موجود در صندوق .
•16-2-6- تهیه پیش نویس نامه ها و مکاتبات مربوط به جابجایی حسابها یا سایر موارد مرتبط با بانک های شرکت با اخذ مجوز مدیر مالی و پیگیری آنها تا حصول نتیجه نهایی .
•16-2-7- تهیه گزارشات مستمر یا خاص مورد نیاز بر اساس اطلاعات موجود و مرتبط با فعالیت خزانه داری.
17-2-6- بررسی و کنترل صحت متن چک های صادره با درخواست چک و مستندات پیوست و رعایت کلیه موارد ایمنی لازم در متن چک.
18-2-6- تحویل مدارک واسناد موجود دربایگانی ،به کارکنان یا سایراشخاص مجاز، برای استفاده در امورمـرتبط در قبال اخذ رسید.
19-2-6- مراجعه به بانک ها جهت وصول چک های صادره (تنخواه گردان ، حقوق ، ... ) یا جابجایی و وصول چک های دریافت شده از مشتریان شرکت .
20-2-6- تحویل چک های صادر شده به همراه فرم ها و مدارک مربوطه به شعب سازمان تامین اجتماعی ، سازمان امور مالیاتی و ... در مهلت قانونی مقرر.
21-2-6- تحویل مدارک و مکاتبات خاص مالی به ادارات و سایر شرکتهای ذینفع .
•22-2-6- پرداخت حقوق کارکنان یا سایر پرداختهای نقدی دارای مجوز پرداخت .
23-2-6- پیگیری ضمانتنامه های بانکی درخواست شده از بانکهای طرف حساب و اقدام درجهت تکمیل امضاء و مدارک لازم جهت آنها .
24-2-6- پیگیری جهت ابطال ضمانتنامه های منقضی شده و دریافت مدارک و وثیقه های مربوطه از بانک ها .
25-2-6- تهیه کلیه گزارشات مورد نیاز در خصوص حسابهای بانکی و موجودیهای نقد وسایر گزارشات مرتبط با خزانه داری.
26-2-6- تهیه کلیه گزارشات مرتبط با وضعیت ضمانتنامه های بانکی و اسناد تضمینی و وثائق .
28-2-6- محاسبه و کنترل کارمزدهای بانکی بمنظور اطمینان از صحت محاسبه آن و صدور اسناد حسابداری مربوطه .
29-2-6- صدور کلیه اسناد حسابداری مربوط به دریافت و پرداخت ووصول یا برگشت چک ها واعلامیه های صادره از سوی بانک.
30-2-6- مراقبت و نگهداری اطلاعات سیستم های نرم افزاری تحویل گرفته شده و پیگیری جهت پشتیبانی و رفع مشکلات احتمالی آنها از شرکتهای مربوطه .
31-2-6- تحویل خلاصه لیست ماهانه حقوق و سایر مدارک مرتبط به سازمان امور مالیاتی در مهلت مقرر.
32-2-6- تحویل گزارشات خرید و فروش فصلی و مدارک مربوط به مالیات ارزش افزوده به سازمان امور مالیاتی در مهلت مقرر.
31-2-6- انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده ازسوی مدیرمالی محول میگردد.
3-6- ارتباطات سازمانی و جذب نیرو
1-3-6- مستقیم زیر نظر سرپرست حسابداری و در غیاب ایشان زیر نظر مدیرمالی انجام وظیفه می نمایند .
2-3-6- ارتبـاط و همکاری با واحدهای تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .
3-3-6- لیسانس مرتبط با یکسال سابقه کاریا فوق دیپلم با 2 سال سابقه کار یا دیپلم با 4 سال سابقه کارمفـید .

7- تحصیلـدار

4-1- خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

•4-1-1- حمل بسته ها ، نامه ها و سایر لوازم از شرکت جهت اشخاص و بالعکس .
•4-1-2- دریافت مطالبات اسناد دریافتنی ، قراردادها و... ازمشتریان یا سایر اشخاص .
•4-1-3- دریافت وجه نقد و چک از بانک یا بالعکس .
•4-1-4- پیگیری امور مربوط به سازمان تامین اجتماعی جهت کارکنان.
•4-1-5- مراجعه به ادارات ، سازمانها وسایر شرکتها ، بمنظور پیگیری و انجام امور اداری شرکت .
•4-1-6- انجام امور مربوط به ثبت سفارشات خارجی .

4-2- شرح وظایف

4-2-1- انجام کلیه امور محوله صرفا" بر اساس روشهای مدون , آئیننامه ها , دستورالعملهای تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روشهای موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائی .
4-2-2- نگهداری وحفظ کلیه اقلام دریافت شده تا زمان تحویل به مراجع تعیین شده یا ارجاع به مسئول مربوطه .
4-2-3- ارسال کلیه نامه ها و بسته های تحویل شده به شرکت یا اشخاص تعیین شده در زمان معین.
4-2-4- تحویل کلیه مرسولات و بسته های پستی به دفاتر و ادارات پست وارائه رسید مربوطه به مسئول تنخواه گردان پس از اخذ تائید مدیر اداری .
4-2-5- دریافت کلیه چک ها اوراق بهادار وسایر مدارک اعلام شده از سوی مدیریت از اشخاص تعیین شده .
4-2-6- واگذاری چکها و وجوه نقد دریافت شده توسط امور اداری ، به بانک یا به سایر اشخاص اعلام شده .
4-2-7- ارتباط تلفنی مستمر و منظم با مدیرامور اداری یا سایرپرسنل (با توجه با نوع کار محول شده ) از خارج شرکت .
4-2-8- مراجعه دوره ای به شعبه یا کارگزاری های سازمان تامین اجتماعی بمنظور تمدید یا صدور دفترچه های درمان یا سایر امور مرتبط بیمه کارکنان .
4-2-9- تحویل لیست و سایر مدارک مربوط به پرداخت حق بیمه ماهانه کارکنان شرکت به سازمان تامین اجتماعی یا سایر سازمانهای بیمه ای مرتبط با شرکت ..
4-2-10- انجام امور اداری مرتبط با مدیران ارشد شرکت .
4-2-11- مراجعه به وزارت بازرگانی و سایر مراجع مرتبط جهت انجام امور مربوط به ثبت سفارشات خارجی .
4-2-12- مراجعه به سازمانها و ادارات جهت پیگیری و انجام امور درخواست شده توسط واحد بازرگانی .
4-2-13- انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.
4-3- ارتباطات سازمانی و جذب نیرو
4-3-1- مستقیم زیر نظر مدیر اداری و در غیاب ایشان زیر نظر مدیر مالی یا جانشین وی انجام وظیفه می نمایند .
4-3-2- ارتبـاط و همکاری با واحدهای تابعه امورمالی وطرف حسابهای شرکت .
4-3-3- حداقل تحصیلات سوم راهنمایی با دوسال سابقه کار کارمفـید .
8- مسئول اداری (کارگزینی)

1-8- خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

1-1-8- ایجاد و تکمیل پرونده های پرسنلی.
2-1-8- امور بایگانی مکاتبات و مدارک پرسنلی .
3-1-8- پیگیری و اجرای طرح های انگیزشی و رفاهی مصوب مرتبط با کارکنان.
4-1-8- ایجاد ارتباط و تعامل با کارکنان بمنظور رفع مشکلات و نیازهای آنها در چارچوب آئین نامه ها و رویه های موجود در سازمان.
5-1-8- انجام امور اداری مربوط به قطع همکاری پرسنل .
6-1-8- تهیه قراردادها ی کار جهت کارکنان و پیگیری تکمیل آنها در زمان مقرر.
7-1-8- کلیه امور مربوط به بیمه های شرکت.
8-1-8- امور مربوط به آموزش کارکنان .

2-8- شرح وظایف

1-2-8- تشکیل پرونده جهت کلیه کارکنان.
2-2-8- کنترل و تکمیل مدارک اولیه پرسنلی جهت نگهداری در پرونده.
3-2-8- پیگیری رفع نواقص مدارک پرسنلی از کارکنان تا زمان رفع نقص.
4-2-8- پیگیری صدور کارت پرسنلی و ثبت نام کارکنان جدیدالاستخدام در سیستم حضور و غیاب.
5-2-8- ثبت کلیه اطلاعات پرسنلی مورد نیاز در سیستم پرسنلی.
6-2-8- اعلام شروع بکار یا خاتمه کار کارکنان به نگهبانی و امور مالی و سایر مبادی ذینفع در اسرع وقت .
7-2-8- صدور برگه مرخصی جهت کارکنان پس از انجام کنترل های لازم برابر آئین نامه های مربوطه.
8-2-8- ثبت برگه های مرخصی در کاردکس و سیستم های پرسنلی و حضوروغیاب.
9-2-8- کنترل حضور و غیاب کارکنان و پیگیری نواقص ثبت ورود و خروج در سیستم حضور و غیاب تا زمان تعیین تکیف نهایی و ثبت موارد در سیستم.
10-2-8- تهیه کلیه گزارشات مورد نیاز مقام مافوق از سیستم حضور و غیاب و سیستم پرسنلی و تهیه گزارشات خاص بصورت دستی یا کامپیوتری بر حسب مورد.
11-2-8- تهیه پیش نویس کلیه مکاتبات مرتبط با کارکنان پس از تکمیل مدارک و مستندات مرتبط ، جهت ارائه به مدیر اداری.
12-2-8- تهیه وتحویل کلیه معرفی نامه ها و سایر مکاتبات پرسنلی مجاز ، به پرسنل ذیربط.
13-2-8- ابلاغ کلیه دستور العمل ها و اطلاعیه های مرتبط با کارکنان و اطمینان از اطلاع کلیه افراد ذینفع از مفاد آنها به نحو مقتضی .
14-2-8- نظارت مستمر بر حسن اجرای بخشنامه ها و رویه های پرسنلی شرکت و اعلام بموقع محدودیتها و موانعی که موجب عدم اجرای صحیح آنها می گردد به مدیر اداری .
15-2-8- انجام هماهنگی های لازم با کارکنان به منظور برگزاری جلسات عمومی و خاص اعلام شده از سوی مدیر اداری.
16-2-8- پیگیری و اجرای کلیه طرح های رفاهی و انگیزشی کارکنان که از سوی مدیر اداری بصورت مستمر یا دوره ای یا موردی اعلام می گردد.
17-2-8- تهیه و تکمیل فرم های تسویه حساب کارکنانی که با شرکت قطع همکاری نموده اند و پیگیری تکمیل آنها تا زمان ارائه به امور مالی .
18-2-8- مراجعه به ادارات کار،تامین اجتماعی و ... به منظور حضور در جلسات یا تحویل و دریافت نامه ها و ابلاغیه ها.
19-2-8- دقت و مراقبت مستمر در نگهداری اسناد و مدارک و مکاتبات پرسنلی با رعایت اصل محرمانه بودن کلیه اطلاعات پرسنلی
20-2-8- بایگانی کلیه مکاتبات و مدارک پرسنلی در پرونده پرسنل ذیربط یا سایر پرونده ها براساس نظر مدیر اداری.
21-2-8- تنظیم قرارداد های کار جهت پرسنل جدید الاستخدام و تمدید قرارداد با سایر پرسنل قبل ازانقضا مدت قرارداد قبلی، پس از اخذ تائید و نظرات اصلاحی مدیر اداری و پیگیری تا زمان امضاء قرارداد و ارجاع آن به امور اداری در اسرع وقت .
22-2-8- مراقبت و نگهداری اطلاعات سیستم های نرم افزاری تحویل گرفته شده و پیگیری جهت پشتیبانی و رفع مشکلات احتمالی آنها از شرکتهای مربوطه .
23-2-8- ثبت نام واعلام ورود کارکنان جدیدالاستخدام و افراد تحت تکفل آنها و اعلام خروج پرسنلی که با شرکت قطع همکاری نموده اند به شرکت بیمه گر درمان تکمیلی .
24-2-8- صدور معرفی نامه و دریافت و ارسال مدارک پزشکی کارکنان جهت دریافت خسارت یا معرفی به بیمارستان به شرکت بیمه گر درمان تکمیلی .
25-2-8- پیگیری ودریافت هزینه های درمان کارکنان از شرکت بیمه گر درمان تکمیلی و پرداخت وجه مربوطه به افراد ذینفع برابر آئین نامه.
26-2-8- پیگیری جهت صدور سایر بیمه نامه های مورد نیاز شرکت از طریق شرکت بیمه طرف قرارداد .
27-2-8- پیگیری ، اطلاع رسانی بموقع و ثبت نام و دوره های آموزشی مورد تائید شرکت جهت کارکنان .
28-2-8- انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.

6-3- ارتباطات سازمانی و جذب نیرو
6-3-1- مستقیم زیر نظر مدیر اداری و در غیاب ایشان زیر نظر مدیر عامل انجام وظیفه می نمایند .
5-3-2- ارتبـاط و همکاری با واحدهای تابعه وسایر واحد های شرکت .
5-3-3- لیسانس مرتبط با 2 سال سابقه کار یا فوق دیپلم با 3 سال سابقه کار یا دیپلم با 5 سال سابقه کار در زمینه امور اداری و کارگزینی .

9- مسئول خدمات (آبدارچی)

9-3- خلاصه مسئولیتهـا و اخـتیارات

•9-3-1- نظافت روزانه اتاق ها وراهرو .
•9-3-2- نظافت میزها ، و اثاثیه اداری .
•9-3-3- امور مربوط به ناهار کارکنان (گرم کردن غذا و شستشوی ظروف ) .
•9-3-4- پذیرایی از مشتریان و سایر میهمانان .
•9-3-5- جابجا یی و حمل اثاثیه و لوازم داخل شرکت .
•9-3-6- کنترل و نظافت سرویس های بهداشتی .

9-2- شرح وظایف

9-2-1- انجام کلیه امور محوله صرفا" بر اساس روشهای مدون , آئیننامه ها , دستورالعملهای تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روشهای موجود؛ استعلام موضوع از مقام مسئول مافـوق خود قبـل از هـرگونه اقـدام اجـرائی .
9-2-2- نگهداری وحفظ کلیه اقلام تحویل شده مربوط به آبدارخانه .
•9-2-2- تهیه چای و سرو آن در ساعات تعیین شده بین کارکنان .
•9-2-3- پذیرایی از ارباب رجوع ، مشتریان و سایرمراجعین به شرکت به نحو مقتضی.
•9-2-4- انجام نظافت بموقع کف ( کشیدن جارو و طی)، پنجره ها ، سرویس های بهداشتی و سایر نقاط شرکت .
•9-2-5- گردگیری و نظافت روزانه میزها، تلفن، کامپیوتر وسایراثاثیه اداری موجود درشرکت.
•9-2-6- نظافت هفتگی تلفن ها، لیوان، بشقاب و سایر ظروف با مواد ضدعفونی کننده (الکل و وایتکس و... ).
•9-2-7- نظافت دوره ای اثاثیه اداری موجود با مواد پاک کننده (آب و صابون وغیره ) .
•9-2-8- تخلیه سطل زباله داخل اتاق ها و انتقال روزانه زباله به خارج از شرکت .
•9-2-9- جابجایی اثاثیه و ماشین آلات اداری با هماهنگی مسئول مربوطه .
•9-2-10- گرم کردن و آماده کردن ناهار کارکنان صرفا در زمانهای مقررو شستشوی ظروف غذا پس از خاتمه زمان ناهار.
•9-2-11- نگهداری و مواظبت ازگل ها و گلدانها.
•9-2-12- باز کردن درب وآماده سازی واحدها قبل از شروع ساعت کار پرسنل و بستن درو خـاموش کردن چراغ ها پس از خاتمه ساعـت کار و خـروج کلیه کارکنان از محل شرکت .
•9-2-13- کنترل شیرهای آب و گاز وشوفاژدر زمان خروج از شرکت.
•9-2-14- انجام تعمیرات جزیی ساختمان و اثاثیه شرکت .
•9-2-15- انجام خریدهای محلی و جزیی وسایر امور کارکنان با هماهنگی مدیر اجرایی .
•9-2-16- گزارش بموقع کمبودها و موجودی مایحتاج مصرفی مورد نیاز (قند، چای و ...) به مسئول مستقیم .
•9-2-17- انجام سایر وظایفی که در چهار چوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد.

•9-3- ارتباطات سازمانی و جذب نیرو
•9-3-1- مستقیم زیر نظر مدیراجـرایی و در غیاب ایشان زیر نظر جانشین وی انجام وظیفه می نمایند .
•9-3-2- سیکل با دوسال سابقه کاریا دیپلم با یکسال سابقه کارمفـید .

منبع :سایت مرجع تخصصی حسابداران ایران

شرح وظایف کارکنان و پرسنل مالی و اداری

مطالب مشابه :

فرم نمونه قرارداد کار

شرح وظایف کارکنان و پرسنل مالی و اداری

نمونه سوالات عملی حسابداری حقوق و دستمزد

نمونه فرم های رسمی و چاپی انواع قرارداد‌ها.قولنامه ها و...: ۱-اجاره یک دستگاه آپارتمان مسکونی ۲-اجا

کنترل های حسابرسی در رابطه با رسیدگی به حساب ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان

نمونه فرم استخدام و چگونگی استخدام کارگران با معافیت حق بیمه