نامه نگاری - بخش نخست

1 – 2 – نامه چيست ؟<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />

تاريخ نامه نگاري به تاريخ خطّ برمي گردد . انسان تا در حضور بود و فاصلۀ مكانيش به اندازه اي بود كه مي توانست از صداي خود براي رساندن پيامش استفاده كند نيازي به شكل ديگر زبان نداشت . از زماني كه انسان ها به علّت هاي گوناگون از هم دور شدند به شكلي ديگر از زبان نياز داشتند تا بتوانند پيام خود را به ديگران برسانند . راه رفع اين نياز با اختراع خط پيدا شد . حال ديگر فاصلة مكاني مانع ارتباط نمي شد و با نوشتن مي شد بر اين فاصله غلبه كرد . پس از اختراع خط، بي گمان يكي از كاربردهاي اصلي آن نامه نگاري بوده است كه هنوز هم ادامه دارد و پيشرفت هاي فنّي نتوانسته است نامه را از رواج بيندازد ؛ بلكه شكل هاي متنوّع تري به آن داده است .

زبان به عنوان مهم ترين ابزار در ارتباط انسان ها پديده اي اجتماعي است كه هم از آن تأثير مي پذيرد و هم بر آن تأثيرگذار است . استفاده هاي ما از شكل هاي زباني نيز تابع همين أصل و قاعده است . نامه در ارتباطات انساني به كار مي رود و چون از زبان بهره مي برد مقوله اي اجتماعي است . وجه اجتماعي زبان مهم ترين عامل در شكل بخشيدن به اصول و روش ها و ضابطه هاي نامه نگاري است . اگر مجموعة بايدها و نبايدهاي نامه نگاري را از ديدگاه روابط اجتماعي و فرهنگي جامعه اي كه در آن زندگي مي كنيم ببينيم پاسخ بسياري از پرسش ها و چون و چراها را مي يابيم.

نامه هم در ارتباطات فردي به كار مي رود و هم در ارتباطات سازماني و تشكيلاتي. بنابراين هر نامه اي از اين حيث ممكن است به يكي از چهار حالت ذيل مربوط باشد :

1 – فرد با فرد 2 – فرد با سازمان 3 – سازمان با فرد 4 – سازمان با سازمان

به عبارت ديگر گاه ارتباط و نامه نگاري بين اشخاص حقيقي است و گاه دست كم يكي از دو طرف ارتباط شخص حقوقي است .

يك فرد اگر به اعتبار هويت و جايگاه شخصي و حقيقي خود طرف مكاتبه قرار مي گيرد شخص حقيقي به حساب مي آيد و اگر به اعتبار جايگاه اجتماعي و سازماني و سمتي كه در آن دارد مكاتبه مي كند شخص حقوقي است . بنابر اين چهار حالت ممكن در

موقعيّت فرستنده و گيرندة نامه به شكل جدول زير ، نمايش داده مي شود :

گيرنده

فرستنده

<?xml:namespace prefix = v ns = "urn:schemas-microsoft-com:vml" /><?xml:namespace prefix = w ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:word" />فرد

حقيقي

سازمان

حقوقي

فرد/ حقيقي

خصوصي

اداري

سازمان / حقوقي

اداري

از اين جدول معنا و مفهوم نامة اداري و خصوصي به دست مي آيد . نامة خصوصي فقط بين افراد به اعتبار شخصيت حقيقي آنها ردّوبدل مي شود ؛ ولي هرگاه يكي از دوطرف يا هردو به اعتبار شخصيت حقوقي مخاطب يا نويسندة نامه اي باشند نامه ، جزء نامه هاي اداري دسته بندي مي شود .

دانستيم كه نامه شكل نوشتاري ارتباط است و معمولاً و در حالت عادي زماني به كار مي رود كه بين نويسنده و خوانندة نامه فاصلة مكاني است . از اين موقعيّت نيز بعضي از بايدها استنتاج مي شود كه بدون توجّه به آن بي معنا و غيرضرور و دست و پاگير به نظر مي رسد . اين بايدها عبارتند از :

1 – زباني كه در نامه به كار مي بريم بيشتر تابع زبان نوشتار است تا گفتار . اين خصيصه در نامه هاي اداري وخصوصي رسمي بيشتر از نامه هاي خصوصي دوستانه و خودماني ؛ ودر رسم خط بيشتر از لحن ديگر خصيصه هاي زباني بايد در نظر گرفته شود .

2 – از زبان نوشتاري هم به زبان نوشتاري معيار در هر زمان و مكاني بايد توجّه نمود . زبان معيار زباني است كه اكثر اهل زبان به كار مي برند و صورت هاي متداول و رايج زباني هستند . البته در هر جامعة زباني با انواع زبان معيار سروكار داريم ، مانند : زبان معيار نوشتاري و زبان معيار گفتاري ؛ كه زبان معيار نوشتاري هم انواعي دارد ، مانند : زبان ادبي ، زبان علمي ، زبان عادي ، و زبان اداري .

3 – بسته به اينكه چه نوع نامه اي مي نويسيم و مناسبات ما با گيرندة نامه چيست و غرض از نوشتن نامه چه چيزي است نوع زباني كه به كار مي بريم متفاوت خواهد شد . مثلاً اگر به دوست صميمي خود نامه مي نويسيم يااز زباني نزديك به زبان گفتار و نوشتار عادي استفاده مي كنيم يا از زبان ادبي ؛ ولي اگر به يك اداره يا شخصي كه ارتباطمان با او رسمي است نامه مي نويسيم از زبان ادبي يا اداري استفاده مي كنيم ؛ واگر موضوع نامه مان علمي است بايد از زبان تخصّصي همان حوزة علمي بهره ببريم .

وسيله يا ماده اي كه نامه را به گيرنده مي رساند بر زبان و قالب نامه تأثيرگذار است . امروزه علاوه بر شكل سنّتي نامه نگاري كه با استفاده از كاغذ است از رسانههاي ديگر هم استفاده مي شود كه مي توان همه را جزء نامه هاي الكترونيكي يا ديجيتالي رده بندي نمود . شكل هاي نوپديد امروزي – مانند : S.M.S , E_Mail و Chat - بر زبان و خط ما هم تأثيرگذار بوده اند كه چون هنوز در حال دوران گذار و تجربه هستيم نمي توانيم قاعده ها و شكل هاي رايج و معيار آنها را استنتاج و تدوين كنيم . بخشي از اين تغييرات با پيشرفت هاي فنّي و افزايش توان اين رسانه ها – تلفن همراه و اينترنت - به حال عادي و پيشين برمي گردد ؛ ولي بخشي هم ماندگار خواهد شد . امروزه نمي توان به طور قطعي در ردّ يا قبول شكل هاي جديد زباني پيش آمده حكم كرد و بايد منتظر بمانيم و در دوره اي مناسب تر به شكل هاي تثبيت شده و جاافتادة زباني نگاه كنيم و تحليل علمي آنها را دستماية تدوين دستور زبان منتج از آن قرار دهيم . بنابر اين تا رسيدن به دورة تثبيت شكل هاي جديد ، ناگزير بايد زبان معيار و دستور زبان منتج از آن را ملاك درستي و نادرستي كاربردهاي زباني قرار دهيم وگرنه نوعي بي رسمي و هرج ومرج زباني حاكم مي شود كه مخلّ ارتباط مطلوب است . بار ديگر به جنبة اجتماعي زبان و ارتباط حاصل از آن برگرديم تا لزوم رعايت معيار هاي رايج را متوجّه شويم .

1 – 3 – هدف نامه نگاري

نامه را به أهداف و مقاصد گوناگوني مي نويسيم ؛ گاه قصدمان إطّلاع رساني است ، گاه با هدف خواهش مي نويسيم ، گاه مي خواهيم مخاطب را به انجام يا انجام ندادن كاري ترغيب كنيم ، و گاه هيچ قصد خاصي نداريم جز حفظ . استمرار ارتباط با مخاطب.

1 – 3 – 1 – إطّلاع رساني

در اين حالت يا خود اقدام به دادن اطّلاعات به مخاطب مي كنيم ، يا اطّلاعاتي را كه او درخواست نموده است مي فرستيم . در اين نوع نامه گاه لازم مي شود كه اسناد و مداركي را به ضميمة نامة خود بفرستيم كه حتماً بايد در نامه – بخصوص نامه هاي اداري – به ضميمه هاي نامه اشاره كنيم . رعايت صداقت و درستي در ارائة اطّلاعات – از هر نوع و به هر ترتيبي كه باشد – از شؤون كار است . پنهان كاري و تحريف اطّلاعات كاري خطاست مگر آنكه افشا و ارائة اطّلاعات خواسته شده به حكم اخلاق يا قانون و يا عرف اجتماعي ممنوع و منوط به رضايت ديگران باشد .

1 – 3 – 2 – خواهش

قصد ديگري كه ممكن است از نوشتن نامه داشته باشيم خواهش است . در اينجا خواهش را در معناي عامّ آن به كار مي بريم. خواسته ها ممكن است شامل پرسش و درخواست اطّلاعات بشود يا درخواست اقدام به كاري خاص . ممكن است شكل دستور به زيردستان باشد يا استدعا از مقام بالاتر . ممكن است در نامه اي دوستانه باشد يا در حكم فرماني اداري . ممكن است غيررسمي باشد ويا رسمي و الزام آور . در همه حال پاسخ به درخواست فرستنده ضرورت دارد و جزء آداب اجتماعي و موازين اخلاقي روابط انساني است ؛ خواه رئيس ما خواسته باشد يا مرئوسمان ؛ دوست و خويشاوند صميمي باشد يا ناآشنا و غريبه . در نامه هايي با اينهدف بايد خيلي دقّت كنيم كه لحنمان خشك و آمرانه نباشد حتّي زماني كه به زيردستان خود خطاب مي كنيم تا چه رسد در مواقعي كه چنين رابطه اي وجود ندارد . رعايت ادب و تواضع در برابر ديگران منحصر به ارتباطات ما با دوستان و آشنايان نيست يا به زماني كه مخاطب را برتر از خود مي پنداريم ؛ بلكه خصيصه اي است كه بايد بكوشيم در برابر همه داشته باشيم .

1 – 3 – 3 – ترغيب

ترغيب مخاطب نيز بايد به شيوه اي صورت گيرد كه به مقصود خود برسيم . بديهي است كه هدفي كه از ترغيب داريم روشي را كه به كار مي گيريم توجيه نمي كند و در اين كار هم اصل اخلاقي تناسب و درستي قصد و وسيله و روش ، بايد رعايت گردد . در ترغيب مخاطب هم مي توانيم با استدلال و توجيه عقلاني به هدفمان برسيم و هم از راه هاي عاطفي . در روش نخست نبايد مغالطه را جانشين استدلال درست كنيم و در دومي سوء استفاده از نقاط ضعف اخلاقي و عاطفي را جايگزين تهييج و تشويق مشروع و پسنديده .

1 – 3 – 4 – حفظ و استمرار ارتباط

در مواقعي كه هيچ يك از مقاصد گفته شد انگيزة نوشتن نامه اي نيست به قصد حفظ و استمرار ارتباط با مخاطب خود براي او نامه مي نويسيم . اين هدف در بيشتر روابط كلامي ما وجود دارد ؛ خواه مكالمة تلفني باشد يا سرزدن به دوستان و آشنايان . در بخش مهمّي از مكالمات روزمره مان با ديگران اين قصد مطرح است و اگر خبري مي دهيم يا خبري مي گيريم اين قصد مهم تر است تا محتواي صحبت كه دادن يا گرفتن خبر است .

تمرين و خود آزمايي :

1 – در جزوات درسي خود كه به نمونه هاي مكاتبات – امري يا غير امري – اختصاص دارد نمونه هايي از نامه هاي اداري و خصوصي بيابيد .

2 – نمونه هايي از متن مراودات اينترنتي و تلفني را ، كه به صورت مكتوب است ، مانند : ,chat , e-mail s.m.s هاي خود ، بررسي كنيد و تفاوت هاي زباني آنها را با نمونه هاي مكتوبي كه به صورت نوشته روي كاغذ است استخراج كنيد .

3 – نامه هاي خود و نمونه هايي را كه در اختيار داريد از حيث قصدي كه از نگارش نامه يا بخش هاي مختلف آن بوده است بررسي و تحليل نماييد .

نامه نگاری - بخش نخست

مطالب مشابه :

شيوه نامه ي نگارش نامه هاي رسمي و اداري

چگونه نامه اداري بنويسيم ؟

چگونه يک نامه خوب اداري بنويسيم ؟

نمونه سوالات دوره قوانین و مقررات رسیدگی به تخلفات اداری

نامه هاي اداري

شیوه نامه مکاتبات اداری

نمونه سوالات حقوق اداري

نامه نگاری - بخش نخست

چگونه یک درخواست یا نامه اداری بنویسیم