آيين نگارش مكاتبات اداري
آيين نگارش مكاتبات اداري
درنوشتن نامه هاى ادارى اصول و قواعدى وجود دارد كه رعايت آنها ضرورى است و مسألهاى كه در اينجا وجود دارد، اين است كه كلمات عربى در زبان فارسى فراوان يافت مىشود و به تبع در نامه نگارى هم از آنها استفاده ميشود. بايد سعى كنيم در نامه نگارى از كلمات درست استفاده كنيم و غلط ننويسيم.
گاهى مشاهده ميشود كه برخى از
مديران محترم سبك و قلم خاصى را براى نوشتن به كار مىبرند و به دليل مأنوس بودن
با يك سرى الفاظ و اصطلاحات و غلط هاى مشهور، از تغييرات مسئولان دفاتر در نامه ها
خرسند نمى شوند و اين مسأله را جزو وظايف آنها نمى شمارند و پيش نويس نامه ها را
شخصاً تهيه مى كنند. در حالى كه نامه نگارى يكى از وظايف مسئولان دفاتر است.
نامه هايى كه جنبه بين المللى دارد، بايد
از ساختار استاندارد مربوط برخوردار باشد. مثلاً استاندارد نامه بين المللى اين
است كه اندازه آن A4باشد؛ وجود نشانى
در نامه هاى برون سازمانى با رعايت حاشيه ضرورى است. .
مراحل تهيه نامه هاى ادارى
معمولاً براى تهيه يك نامه، نگارنده قلم را به دست مى گيرد و به روى قطعه كاغذى كه در دسترس است پيش نويس لازم را تهيه مى كند. گرچه اين يك رويه متداول است اما به هيچ وجه نمى تواند وافى به مقصود باشد. بنابراين لازم است كه با عنايت به اهميت ويژه نامه هاى ادارى براى تهيه آن دقت بيشترى مبذول داشت و با طى مراحل لازم آن را به صورت كاملاً علمى تنظيم و تدوين نمود.
مرحله اول
بررسى قبل از نگارش
پيش از آن كه نامه نوشته شود و يا دستور نوشتن صادر گردد، لازم است با طرح
چند سئوال ضرورت نوشتن نامه محرز شود. به اين مرحله از كار، بررسى قبل از نگارش
اطلاق مى شود.
بررسى قبل از نوشتن باعث خواهد شد از مكاتبات اضافى و بيهوده جلوگيرى گردد. به اين
ترتيب در هزينه ها و وقت صرف جويى به عمل خواهد آمد. طرح چند سئوال و پاسخ دادن به
آن مى تواند نويسنده را در بررسى قبل از نگارش كمك كند. نمونه سئوالاتى كه مىتوان
در اين مورد مطرح نمود و جهت بررسى و نتيجه گيرى به آن پاسخ داد به شرح ذيل است:
• آيا مىتوان به جاى نوشتن، از وسائل ديگر ايجاد ارتباط استفاده نمود؟
• آيا نوشتن نامه به خاطر آن است كه بايگانى نسخه هايى از نامه ضرورى است؟
• آيا نوشتن نامه سريع ترين و مطمئن ترين وسيله ارتباط در اين مورد است؟
• آيا هزينه و زمانى كه صرف تهيه نامه خواهد شد، نوشتن آن را ايجاب مى كند؟
بديهى است پس از تجزيه و تحليل پاسخها، مشخص خواهد شد كه نامه نوشته شود و يا براى انجام كار و ايجاد ارتباط به طريقى ديگر اقدام نمود.
مرحله دوم
نگارش مقدماتى (تهيه پيش نويس)
آنگاه كه لزوم نوشتن نامه محرز گرديد، مهمترين مرحله، يعنى تهيه و تنظيم
پيش نويس آغاز مى گردد. تهيه پيش نويس، پايه و اساس نامه و در حقيقت طى كامل مراحل
نگارش آن از ابتدا تاپايان كار مى باشد.
تهيه پيش نويس نياز به فراهم آوردن مقدماتى دارد كه براى سهولت در امر مطالعه،
موضوع را در دو قسمت آماده سازى مقدمات و تدوين نامه، مورد بررسى قرار مى دهيم.
آماده نمودن مقدمات
مقدماتى كه براى تهيه نامه ادارى و يا اصولاً هر نوع نوشته علمى ديگر بايد فراهم شوند، عبارتند از تعيين و تحصيل منابع مورد نياز و سپس تعيين چهارچوب و ياتنظيم فهرست مطالبى كه بايد ملاك عمل قرار گيرد.
تعيين منابع و تحصيل و فراهم كردن آنها:
براى تهيه يك نامه خوب و مؤثر كه مطالب و محتواى آن، مستند و مستدل و متكى بر اصول منطق باشد، معمولاً نويسنده نامه پيش از هر چيز در هنگام نوشتن از حافظه و اطلاعات خود يارى مى جويد. ولى در بيشتر موارد ناگزير است كه به منابع مختلف، جهت تحصيل اطلاعات مراجعه نمايد. استفاده از اين منابع نه تنها به عنوان يك وظيفه اصلى محسوب مى شود، بلكه معرف منطق و علاقه و تخصص نگارنده نامه نيز مى باشد. منابعى كه مى توانند به نحوى مورد استفاده نويسنده قرار گيرد، عبارتند از:
• قوانين، آئين نامه ها، دستور العملها، بخش نامه ها، كتب و نشريات ؛
• پرونده ها و سوابق و مكاتبات قبلى؛
• مشاوره و گفت و گو با افراد مطلع و در صورت لزوم كسب خط مشى از مقام
مافوق.
بديهى است بعد از تحصيل اطلاعات لازم از طريق مطالعه منابع پيش گفته،
نگارنده آشنايى كافى در ارتباط با موضوع را به دست مى آورد و هر چه اطلاعات تحصيل
شده دقيقتر و بيشتر باشد تدوين نامه ساده تر خواهد بود. مسلما نامه اى كه متكى بر
اطلاعات كافى و صحيح تهيه و تنظيم شده باشد از تأثير مثبت بيشترى برخوردار خواهد
بود.
تعيين چهارچوب كار و تنظيم فهرست مطالب
اين مرحله به تهيه و تنظيم فهرست مطالب اختصاص دارد كه در حقيقت طرح و
چهارچوب ذهنى كار در اين مرحله آماده مى شود.
بى شك به هنگام نوشتن، انديشه هاى فراوان پيرامون موضوع از ذهن نگارنده عبور
مى كند. اين افكار پراكنده و اغلب مفيد و لازم با همان سرعت كه به ذهن مى آيد با
همان شتاب هم از آن دور مى شود. نظر به اينكه افكار و ايده ها و اطلاعات تحصيل
شده قسمتى از مايه اصلى كار خواهد بود، مصلحت نيست كه به آسانى از دست برود. پس
بهتر است كه تمام مطالب را به نحوى كه از ذهن مى گذرند، به طريقى مهار و نگهدارى
نمود.
بهترين روش براى جلوگيرى خروج افكار از حيطه فكرى، يادداشت آنها روى كاغذ است. در
اين جا توصيه مى شود كه تا حد امكان كليه مطالب حتى آنهايى كه به ظاهر كم اهميت
مى نمايد يادداشت شود. هر قدر اين يادداشت ها بيشتر باشد، حاصل كار مطلوب تر و
انجام آن آسان تر خواهد بود.
مطالب يادداشت شده را دوباره مورد تجزيه و تحليل قرار داده و براساس اهميت، مجددا
تنظيم مى كنيم. ممكن است مطالبى از آن را حذف كرده و يا موارد ديگرى به آن
بيافزاييم. فهرست نهايى تقريبا چهارچوب اصلى ما در ساختمان نامه است .
تهيه ى فهرست نه تنها كار نويسنده را آسان مى سازد بلكه فوايد بى شمارى در بردارد،
از، آن جمله از فرار انديشه هاى پرارزش و گريزان جلوگيرى كرده و نخواهد گذاشت كه
مطلبى هرچند جزيى از ياد برود.
از منافع ديگر تهيه فهرست، مرور برآن و تعيين اولويتها است؛ بديهى است كه وقتى
موارد زياد و مختلفى در اختيار ما قرار داشته باشد مى توانيم مهمترين آنها را
انتخاب كرده و به ترتيب اهميت رديفشان كنيم. بدون ترديد زمانى كه يك نوشته، روال
منطقى داشته باشد ارزش بيشترى هم خواهد داشت.
در اين جا ممكن است اين سئوال پيش آيد كه براى تنظيم يك نامه، چقدر بايد وقت صرف
كرد؟ به ويژه براى كارمندان دولت كه برخى از آنها مى بايد در روز چندين نامه تهيه
كنند. چگونه امكان دارد كه درباره يك نامه اين قدر دقت و صرف وقت كنند؟ در اين
مورد بايد گفت براى انجام دادن هر كار تا زمانى كه به صورت عادت در آيد مشكلاتى
وجود دارد اما به محض اين كه انسان به آن خو گرفت و تسلط و تخصص كافى به دست آورد،
انجام دادن كار بسيار سهل مى شود به طورى كه ممكن است در طول يك روز بيش از ١٥
نامه مختلف نوشت.
تنظيم عنوان نامه
عناوين نامه در مكاتبات ادارى، بستگى به مخاطب، فرستنده و موضوع نامه دارد. انتخاب عنوان صحيح و آغازى منطقى اثرى مطلوب در خواننده بجا خواهد گذاشت، عنوان مناسب، مخاطب را وادار مى كند نامه را به دقت مورد مطالعه قرار داده و جوابى منطقى و مناسب به آن بدهد. چنانچه در انتخاب عنوان نامه دقت كافى به عمل نيايد، اين امكان وجود دارد كه مخاطب در همان نگاه اول نسبت به نگارنده يا امضاء كننده حالت ايستادگى يا مخالف به خود بگيرد كه مسلما نتيجه مطلوب حاصل نخواهد شد، بنابراين در انتخاب عنوان بايد كاملاً دقت كرد تا مؤثر و مفيد واقع شوند.
انواع نامه هاى ادارى
در اداره ها و سازمان ها گونه هاى متفاوتى از نامه ها مبادله مى شوند. تنوع فوقالعاده نامه هاى ادارى ايجاب مى نمايد كه براى سهولت در امر مطالعه، آنها را از ديدگاه: ماهيت كار و سطوح سازمانى مورد بررسى قرار داد. سپس به ضوابط مورد عمل در تنظيم عنوانهاى آن پرداخت.
نامه هاى ادارى از ديدگاه ماهيت كار:
به طور كلى نامه هايى كه براى انجام دادن كارهاى ادارى تهيه مى گردند عمدتا يكى از چهار حالت ياد شده زير را دارند:
نامه هاى خبرى؛
نامه هاى بازدارنده؛
نامه هاى دستورى و درخواستى؛
نامه هاى هم آهنگى؛
نامه هاى خبرى:
در اين گونه نامه ها، آغاز كار و پايان و نتيجه يك كار به سازمان يا شخص ذىربط و يا ارباب رجوع اطلاع داده مى شود. و يا اين كه به مخاطب اعلام مى دارند كه كار مورد نظر در دست اقدام است.
نامه هاى بازدارنده:
نامه هاى بازدارنده، به نامه هايى اطلاق مى شود كه از انجام يافتن كار و يا بروز حادثه اى جلوگيرى به عمل آورد. اين گونه نامه ها اقداماتى را كه توسط سازمان يا مؤسسه و يا افراد شروع شده و يا در حال شكل گرفتن است، به طور موقت و يا دايم متوقف مى كنند .
نامه هاى دستورى يا درخواستى:
اين نامه ها كه بيشتر نامه هاى ادارى را تشكيل مىدهند، دستور يا درخواست انجام گرفتن كارى است كه ممكن است از سازمان يا مؤسسه يا فردى خواسته شود، و يا از نتيجه كار از آنها سئوال گردد. اين گونه نامه ها معمولاً در نظام ارتباطات عمودى و از نوع بالا به پايين مبادله مى گردند. اما در بعضى از موارد ممكن است بنا به تجويز قانون مقرراتى خاص، بين سطوح هم عرض و به صورت ارتباط افقى نيز صورت گيرد.
نامه هاى هماهنگى:
اين گونه نامه ها براى هماهنگى بين واحدهاى مختلف سازمان تهيه مى شود و يا ممكن است در موردى بين دو يا چند وزارتخانه و مؤسسه ايجاد هماهنگى كند، از جمله اين نامه ها مى توان بخشنامه ها را نام برد و يا نامه هايى كه رونوشت آن براى پارهاى اقدامات يا اطلاع به فرد يا سازمان يا واحد ارسال مىگردد.
نامه هاى ادارى از نظر سطوح ارتباطى
نامه هاى ادارى از نظر سطوح ارتباطى، در سازمان واداره ها اعم از بخش دولتى و يا خصوصى به دو گروه عمده؛ نامه هاى داخلى و نامه هاى خارجى تقسيم مىگردد .
نامه هاى داخلى
نامه هاى داخلى به مكاتباتى اطلاق مى گردد كه در داخل سازمان، بين واحدهاى مختلف صورت مى گيرد، كه اهم آنها به اين شرح است:
نامه بين دو واحد هم سطح ؛
نامه از واحد بالاتر به واحد پايينتر؛
نامه از واحد پايين تربه مقام يا واحد بالاتر ؛
نامه از طرف يك كارمند به عنوان يك واحد؛
نامه از طرف يك واحد سازمانى براى كارمند؛
نامه بين دو واحد هم سطح:
كليه واحدهاى داخلى يك سازمان در زمينه هاى مختلف نياز به همكارى يكديگر دارند. از طرفى ممكن است وظايف يكى از واحدها ايجاب نمايد كه به ساير واحدهاى هم سطح مكاتباتى داشته باشد؛ مانند: مكاتبات امورمالى با ساير واحدها كه براى رسميت بخشيدن به آن ناگزير به مبادله نامه مى باشند.
نامه از واحد بالاتر به واحد پايين تر:
واحدهاى بالاتر ممكن است براى واحدهاى تحت سرپرستى خود پيامى داشته باشند.
يا اينكه وظايف آنان ايجاب نمايد كه براى ساير واحدهاى سازمان خواه در حوزه تحت
سرپرستى خود و يادر حوزه هاى مربوط به ساير معاونت ها، به منظور ابلاغ خط مشى ها و
يا ايجاد هماهنگى نامه هايى را ارسال دارند.
اغلب دستورهاى مقامات بالاتر براى واحدهاى پايين تر در ذيل برخى از نامه هاى وارده
به صورت پى نوشت ابلاغ و ارجاع مى شود. پى نوشت (حاشيه نويسى)، در حقيقت همان مطالبى است كه در
حاشيه نامه به وسيله مقامات بالاتر براى مقامات هم سطح و يا طبقات پايينتر نوشته
مى شود. گونه هاى متداول پى نوشت ها در سازمانهاى
ايران به قرار زير است:
● پى نوشت براى بيان نظرها و يا نظر خواهى
● پى نوشت براى دستور انجام كار
پى نوشتى كه براى بيان اظهار نظربه رشته تحرير در مىآيد، نظريه نويسنده
نسبت به موضوع نامه است كه براى مقامات بالاتر جهت اخذ تصميم و ياارائه نظر ارشادى
ارسال مى گردد، يا اين كه تقاضاى اظهارنظر از مقامات هم سطح و يا مادون خود را
دارد.
پى نوشت به عنوان دستور انجام كار، معمولاً به دو صورت نوشته مى شود: حالت اول
به هنگامى است كه نامه، مسبوق به سابقه بوده و يا انجام آن طبق روال خاصى از قبل
مقرر شده است، كه در اين صورت با ذكر جمله" اقدام شود" و يا" طبق
مقررات اقدام گردد" و يا "بر اساس رويه قبلى انجام شود"، دستور
اقدام داده مىشود، حالت دوم براى امورى است كه ابتدا به ساكن بوده و يا
نياز به تعيين خط مشى كلى دارد. كه در اين صورت بايد نحوه انجام كار و يا نظريه
بطور كامل و روشن و صريح در هامش نامه، به وسيله مقام بالاتر نوشته شده و ارجاع
گردد.
مطالب مشابه :
بخش هاي مختلف يك كتابخانه:
بخش هاي مختلف يك كتابخانه: - اداري : دسترسي هاي همه اطلاعات لازم در مورد انواع پله شامل
انواع كتابخانه‌ها و اصول طراحی کتابخانه
معماران نوین - انواع كتابخانه‌ها و اصول طراحی کتابخانه - طراحی نما و طراحی داخلی ساختمان
بررسی کتابخانه های آموزشگاهی کشور
انواع. انواع كتابخانه‌هاي آموزشگاهي را ازلحاظ نوع "قانون اداري وزارت معارف و اوقاف
دانلود طرح توجیهی تولید ام دی اف MDF
تولید انواع كتابخانه در مصارف خانگي و ميزاداري ، كتابخانه و فايل در بخش اداري به
برنامه‌ریزی و مدیریت توسعه خدمات برون‌کتابخانه‌ای در مراکز اطلاع‌رسانی تخصصی
در مقايسه با ساير انواع كتابخانه ها، امکان به موازات تحول در نظامهاي اداري و تجاري در
انواع اراضی
دانستنیهای املاک و مستغلات دریا - خمام - انواع اراضی - اطلاعات، راهنماییها و معرفی املاک و
انواع اراضی
انواع اراضی (تجاري اداري، تجاري مسكوني ، مسكوني شامل كتابخانه كودكان و كتابخانه
آيين نامه مربوط به شرايط و طرز انتخاب و حدود وظايف و مسئوليت هاي امين اموال
دائم از واحد اداري ذيربط خارج شود موزه ها ، كتب كتابخانه ها و انواع كالاي انبارها
آيين نگارش مكاتبات اداري
كتابخانه الكترونيكي انواع نامه هاى ادارى . در اداره ها و سازمان ها گونه هاى متفاوتى
برچسب :
انواع كتابخانه اداري