روش اجرایی انبار گردانی

صفحه 17/1

1-    هدف :
این روش اجرائی به منظور تشریح چگونگی شمارش موجودی انبار و با هدف اثبات وجود و تعیین مقدار موجودیها از طریق شمارش تدوین شده است ./
2-    دامنه کاربرد :
این روش اجرایی تمامی امور مربوط به شمارش موجودی کالا ی شرکت طوس سیر رضوی و زیر مجموعه های آن رادر بر میگیرد ./
3-    مسئولیت اجراء :
مسئولیت اجراء این روش اجرائی با رئیس کمیته انبار گردانی شرکت فوق ( طوس سیر رضوی ) می باشد
4-    مفاهیم و تعاریف :
تگ انبار گردانی : ( برگه شمارش کالا ) فرمی خاص جهت مستند کردن شمارش کالا ، جلوگیری از تکرار شمارش یا از قلم افتادن کالا جهت شمارش که قبل از شروع انبار گردانی باید مشخصات هر کالابر روی آن درج و جهت الصاق به موجودی کالا تحویل انبار دار شود
این فرم که دارای سریال می باشد از پایین به بالا به سه قسمت تفکیک شده است . در قسمت اول اطلاعات شمارش اول – در قسمت دوم اطلاعات شمارش دوم و در قسمت سوم اطلاعات شمارش نهایی درج می شود ./
با توجه به روش شمارش کالا که یکبار می باشد در هنگام شمارش کالای مورد نظر می بایست قسمت اول تگ که ویژه ثبت شمارش اول می باشد جدا و اطلاعات شمارش در آن درج شود . بدیهی است چنانچه سایر قسمتها مورد استفاده قرار نگیرد این تگ تا پایان انبار گردانی باید به کالا الصاق باشد و در پایان شمارش جمع آوری و به هماهنگ کننده انبار گردانی تحویل شود .

صفحه 17/2

5-    شرح اقدامات :
1-5 ) کلیات :
انبار گردانی معمولاً طبق دستورالعمل مربوطه و معمولاً در پایان سال انجام می شود . اما ممکن است انبار گردانی به هر دلیل از جمله لزوم تهیه صورتهای مالی میان دوره ای و یا تحویل تحول بین انبار داران و یا .... در طول سال نیز انجام شود . انبار گردانی با استفاده از تگ انبار گردانی و لیست شمارش کالا انجام می گردد . چنانچه سیستم انبار مکانیزه باشد تگ انبار گردانی و لیست اقلام قابل شمارش از سیستم مکانیزه به تفکیک هر طبقه کالا یا انبار قابل اخذ است
جهت شمارش موجودیهای انبار در ابتدا می بایست کمیته ای تحت عنوان کمیته انبار گردانی با حضور مسئولین ارشد شرکت تشکیل و وفق دستور العمل مربوطه نسبت به انبار گردانی پایان سال اقدام نماید . لذا در ابتدا می بایست اعضاء این کمیته توسط مدیر عامل شرکت انتخاب شوند . معمولاً از میان اعضاء کمیته فردی که مسئولیتی در ارتباط با کنترل و نگهداری حساب موجودیها دارد بعنوان هماهنگ کننده انتخاب می شود . ( بهتر است این مسئولیت به معاون حسابداری مدیریت محول شود )
برای عملیات انبار گردانی سرپرست شمارش که از اعضای کمیته نمی باشد نیز باید تعیین شود . بهتر است رئیس واحد حسابداری اموال ، خرید کالا و خدمات به عنوان سرپرست شمارش انتخاب شود .
کمیته همچنین باید نسخه ای از دستورالعمل انبار گردانی را از قبل از انبار گردانی برای حسابرس مستقل ارسال نماید
عملیات انبار گردانی در سه مرحله بشرح ذیل انجام می گردد :
الف ) مرحله قبل از شمارش
ب ) مرحله شمارش
ج ) مرحله بعد از شمارش

صفحه 17/3

الف) مرحله قبل از شمارش
در این مرحله اقدامات لازم از جمله انتشار دستورالعمل انبارگردانی وهمچنین ارسال یک نسخه از دستورالعمل انبار گردانی به حسابرس مستقل جهت حضور در عملیات ا نبارگردانی به عنوان ناظر وهماهنگی های لازم وفراهم نمودن امکانات مورد نیاز برای عملیات صورت میگیرد.
در دستورالعمل انبارگردانی روزها و ساعات شمارش انبارها مشخص میگرددواز قسمتهای مختلف درخواست میگردد بدلیل تعطیلی انبار در روزهای تعیین شده، ضروری است جهت برآورد احتیاجات خود قبل از روزهای تعیین شده به انبار مراجعه نمایند(متذکر میشود،هرگاه در حین انبارگردانی بنا بر ضرورت احتیاج به نقل وانتقال موجودیها باشد، بایستی کلیه نقل وانتقالها باحضور هماهنگ کننده وتحت نظارت حسابرسان انجام گیرد)
در این مرحله همچنین گروه های شمارش مشخص میشوند.به گروه های شمارش باید آموزش کافی داده شود. لاز م است به آنان تذکر داده شودتا در حین عملیات اگر به مسئله ای برخورد نمودندباید با هماهنگ کننده موجودی برداری تماس حاصل نمایند.
همچنین قبل ازآغاز شمارش میبایست آخرین شماره مدارک ثبت گردش موجودی ها(مانند سریال رسید انبار،حواله انبار و ......) توسط انباردار به هماهنگ کننده موجودی برداری کتباً گزارش گردد.
در این مرحله معمولا سرپرست شمارش انبار(انبارها)را مورد بازدید قرار دهد تا مطمئن گردد که:
· اقلام به شکلی چیده شده باشند تا شمارش به آسانی انجام پذیرد.
· موجودیهایی که به آسانی شناخته نمیشوند با کمک مسئولین انبار و نوشتن شماره صحیح یا شرح کامل،مشخص شوند.
· اقلام نا باب ، اسقاط وهمجنین اجناس بدون استفاده از سایر اقلام جدا شده باشند.
· برای آنکه موجودی های امانی(اجناس دیگران نزد ما)در شمارش موجودیها به حساب نیایند از سایر موجودیها جدا ومشخص چیده شده باشند.
· نام وسایر مشخصات اجناس بطور واضح نوشته شده و بر روی قفسه اجناس یا خود اجانس نصب یا گذارده شده باشد
· یرای آسان تر شدن امر شمارش باید برگه های شمارش(تگ انبار گردانی)از پیش آماده وشماره گذاری شده باشد.
هماهنگ کننده انبار گردانی مسئول کنترل صدور این برگه ها بوده و لازم است که حساب برگه های صادر شده(تسلیم شده)را نگهدارد

صفحه 17/4 برای کنترل دقیق برگه هالازم است برگه های باطل شده(به هر دلیل)همراه با برگه های استفاده شده به هماهنگ کننده عودت گردد

ب)مرحله شمارش
نکته اصلی در این مرحله نحوه شمارش کالا میباشد که در دستورالعمل مربوطه بطور کامل تشریح شده است.شمارش موجودیها با استفاده از تگ که قبلا به انباردار تحویل و به کالا الصاق شده است ولیست شمارش صورت میگیرد.
تگ انبار گردانی با پرفراژ به سه قسمت تفکیک شده است تا هر مرحله که شمارش میشود،قسمت اول از دو قسمت دیگر جدا شود تا مشخص گردد این کالا برای یکبار شمارش شده است. چنانچه کالایی که برای بار دوم شمارش شود نتیجه این شمارش در قسمت دوم درج و قسمت دوم نیز جدا میشود. و به همین ترتیب قسمت سوم نیز جهت شمارش سوم در نظر گرفته شده است. در هر حال پس از پایان انبار گردانی تمام تگ ها از انبار جمع آوری و به هماهنگ کننده باید تحویل شود.
بهتر است موجودی برداری بوسیله گروه های دو نفری انجام شود. یک فرد عمل شمارش را انجام داده و فرد دیگر ضمن تایید شمارش آنرا ثبت نماید.(تا آنجا که امکان دارد یکی از افراد گروه دو نفری باید به گونه ای انتخاب گرددکه با موجودیها آشنا بوده و به آسانی بتواند نوع ومشخصات موجودیها را با مشخصات ثبت شده تطبیق داده و در صورتیکه مشخصات بروی اجناس نصب نشده باشند بتواند مشخصات ونوع اجناس را تشخیص دهد) .
برای جلو گیری از شمارش مجدد یا شمارش نشدن قسمتی از موجودیها لازم است در مدت زمان موجودی برداری جابجایی اجناس بین قسمت های مختلف تا آنجا که ممکن است انجام نشود
عملیات مربوط به شمارش موجودیها:
1-    شمارش اول
            نحوه شمارش به شرح ذیل میباشد:
1-1) قبل از شروع شمارش ، تگ شمارش که مشخصات اقلام مورد شمارش درآنها ثبت گردیده است توسط مسئـول انبار گردانی از طریق سرپرستان شمارش هر انبار جهت نصب بر روی   اقلام موجود در انبار به مسئولین انبار تحویل تا در اسرع وقت نسبت به انجام شمارش طبق برنامه اقدام نمایند.
1-2)
صفحه 17/5 قبل از شروع شمارش ابتدا مشخصات اقلام مندرج در برگه های شمارش ( تگ شمارش) با اقلام مربوطه مطابقت ودرصورت حصول اطمینان از اینکه اقلام مورد شمارش همان اقلامی است که در برگه شمارش آن قید گردیده است به شمارش آنها اقدام می گردد .
1-3) بعد از انجام مطابقت شمارش آغاز و مسئول گروه برنحوه شمارش نظارت مستقیم می نماید . پس ازتعیین مقدار اقـــلام مـوجودی مقدار شمارش شده به عنوان موجودی اقلام مورد نظر درمحــل تعیین شده در قسمت شمارش اول برگــه شمارش توسط ثبات ثبت شده و وی نام خود را درپایین قسمت مربوطه برگه شمارش درج و امضاء می نماید . سپس قسمت مربوط به شمارش اول برگه شمارش از سایر قسمتها ( شمارش دوم و سوم ) جدا می شود .
1-4)    مسئولین گروههای شمارش موظفند سلسله شماره برگه های مربوط به خود را کنترل و پس از حصول اطمینان از شمارش تعدادی از اقلام موجودی ، قسمتهای جدا شده مربوط به شمارش    اول را تحویل سرپرست شمارش انبار دهند.
1-5) سرپرست شمارش در تمام مدت شمارش بر عملکرد گروههای تحت سرپرستی نظارت داشته و پس از دریافت برگه های شمارش مربوط به اقلام شمارش شده و کنترل و حصول اطمینان از اینکه شمارش بر روال صحیح انجام گرفته است ، برگه های شمارش را در پایان دوره شمارش یا همان روز تسلیم مسئول کمیته انبار گردانی گرداند .
1-6) چنانچه در حین شمارش سرپرست شمارش انبار به اقلامی برخورد نماید که فاقد برگه های شمارش باشند لازم است موضوع را به مسئول انبار گردانی اطلاع داده تا در اسرع وقت نسبت به صدور برگه جدید و شمارش اقلام مربوطه اقدام گردد .

1-7) به منظـور کنترل برگه های شمارش که استفاده نشده یا باطل گردیده اند بایستی پس از اتمام عملیات شمارش اول به سرپرست شمارش انبار تحویل تا به مسئول انبار گردانی ارائه گردد.
1-8) مسئول انبار گردانی کلیه برگه های دریافتی مربوط به اقلام شمارش شده وهمچنین برگه های باطل شده و یا استفاده نشده را به مسئول تهیه صورتهای شمارش موجودیها تحویل می دهد تـا پس از کنتـرل بـرگـه ها از نظــر داشتن امضاء مجــاز و سایـر اطلاعات مندرج وهمچنین کنترل تسلسل شماره برگه ها اطلاعات لازم را از روی برگه شمارش استخراج و دراسرع وقت در صورت شمارش موجودیها جهت مقابله با کاردکس انبار ثبت و منعکس نماید .

2-     شمارش دوم :

2-1)        پس از اتمام شمارش اول و درج اقلام شمارش شده در صورت شمارش موجودیها و مقابله با موجودی کاردکس انبار ، در صورت تطابق اقلام با یکدیگر ، شمارش اول ، شمارش نهایی محسوب شده و به ثبت می رسد .
2-2)        در صورت عـدم تطابق و مغایـرت بین اقــلام شمـارش شـده اول مـوجـودیها با مـوجودی کـاردکـس انبـار، دراســرع وقت شمـارش دوم مـوجـودیهـا جهت رفـع مغــایـرت ، طبــق بندهـای 2-1، 4-1، 5-1 و با حضور ونظارت سـرپـرست گـروه شمارش ، انجام شده و سپس طبق بند 8-1 و کنـتـرلهـای لازم و در اسـرع وقت در صورت شمارش موجودیها جهت مقابله با کاردکس انبار ثبت و منعکس می شود .

صفحه 17/6

3-     شمارش سوم (شمارش نهائی):

3-1)        پس از اتمام شمارش دوم موجودیها و درج اقلام شمارش شده در صورت شمارش موجودیها و مقابله با کــاردکس انبار، در صورت تطابق اقـلام با یکدیگر ، شمارش دوم ، شمارش نهایی محسوب شده و به ثبت می رسد.
3-2)        در صـورت عـدم تطابــق و مغایــرت بین اقــلام شمارش شـده دوم با صورت شمارش اول و موجودی کاردکس انبار ، طبق بند(2-2) و با حضور و نظــارت مسئـــول انبارگـــردانی ، شمارش سـوم انجام گـــــرفته و به عنوان شمارش نهایی در صورت شمارش مــوجـودیها   جهت مقابله با کاردکس انبار ثبت و منعکس می شود.
3-3)           در صورت عدم تطابق درشمارش سوم موجودیها با موجودی کاردکس انبار، مغایرت بر اساس معیارهای :
الف ) قیمت تمام شده موجودی
                 ب ) اهمیت از جهت کنترلهای مدیریتی و تولیدی
                 ج ) میزان مغایرت از نظر مقداری و ریالی

              تقسیم وبه عنوان کسر / اضافات انبار گردانی منعکس وبه ثبت می رسد .

4- شمارش اقلام امانی :

4-1)         اقلام امانی دیگران نزد ما :
       جهت اینگونه اقلام همانند سایـر موجودیهای متعلق به شرکت بــرگه شمارش صادر شده و طبق روال معمول شمارش می شوند . بهتر است اقـلام امانی دیگران نزد شرکت جـدا ازموجودیهای متعلق به شرکت نگهداری و صورت آنها قبل از آغاز شمارش تهیه شود تا جزء اقلام موجودی شرکت منظور نگردد

4-2)         اقلام امانی ما نزد دیگران :

صفحه 17/7        جهت اینگونه اقلام ضروری است تاییدیه ای دال برمقدار اقلام امانی موجود نزد گیرنده اقلام امانی از وی اخذ که مبنای انجام مطابقت اقلام امانی ما نزد دیگران با کاردکس انبار و حسابداری باشد . در صورت امکان می توان درمحل گیرنده اقلام امانی حضور یافت و موجودیهای امانی را بطور عینی شمارش نمود .

5-     شمارش اقلام ضایعاتی:

        جهت اینگونه اقلام همانند سایر موجودیهای متعلق به شرکت برگه شمارش صادر شده و طبق روال معمول شمارش می شوند . ضروری است این اقلام قبل از شمارش توسط مسئولین انبار مرتب ، منظم ، تفکیک و مـیـزان درجه   و اهمیت ضـایعـاتی بــودن آن مشخص و جـدا از سایرموجودیها چيده شده تا امکان شمارش فراهم آيد . مطلوبتر است که صـورت اينگـونه اقـلام قـبل از آغـاز انبارگرداني تهيه شـود تا جـزء مـوجـودي انبارهاي شرکت منظور نشود.

6-     شمارش اقلام راکد انبار:

        جهت اينگونه اقلام که جزء موجوديهاي متعلق به شرکت مي باشد همانند ساير موجوديها برگه شمارش صادرشده و طبق روال معمول شمارش شود . ضروري است قبــل از شمارش توسـط مسئـولين انبار اين اقلام مرتب و منظم شده و فهرستي از اين اقلام همراه با مدت راکد بودن آن تهيه شود.

7-     شمارش دارائيهاي ثابت نزد انبار:

        لازم است مسئولين انبار اينگونه اقلام را از قبيل ماشين آلات ، ابزارآلات ، ... را مشخص تا جزء موجوديهاي کالا محسوب نشده و به طورمنطقي و سيستماتيک در سرفصلهاي مربوطه منعکس و به ثبت برسد.

ج ) روشهاي اندازه گيري :

         در رابطه با روشهاي انـدازه گيـري و صحت و سهولت شمـارش مـوجوديها رعايت نکات زيرضروري است :
1-      در مواردي که موجوديها به صورت بسته بندي شده در انبار موجود است بدون اينکه احتياج به باز کردن کارتن و جعبه باشد مقدار مشخص شده توسط سازنده بر روي کارتن ملاک عمل قرار خواهد گرفت . به منظور حصول اطمينان از صحت شمارش مي توان يک يا چند کارتن را به صورت نمونه باز ومحتواي آن را شمارش نمود .
2-      در مـورد اقـــلام ريــــز مـوجـودي انـبار کـه شمـارش آنها دشـــوار است مـانند لـيـبلها ، پـيـچ ها ميخ ها و ... بايد مقدار معيني از آنها را وزن نموده و سپس وزن کل اين اقلام را تعيين وبا مطــابقت مقدار توزين شده ، مقدار کل را تعيين نمود .
3-      براي اندازه گيري بـرخي از مـواد اوليـه که به صورت مايع بـوده و توزين و اندازه گيري آنها به آساني امکان پذير نيست مانند مخازن زيـر زميني ، تانکـر ها و سايـر مخازن حاوي مواد مايع از روش عمق سنجي ( ديپ زدن ) استفاده مي شود .
4-
صفحه 17/8 در ساير موارد که مواد اوليه احتياج به وزن و یا متراژ داشته در صورتي که مقدار يا متراژ توسط سازنده مشخص باشد ، آن مقدار ملاک عمل قرار خواهد گرفت و در غير اين صورت احتياج به وزن و متراژ مي باشد .

ج) مرحله بعد از شمارش:
عمده اقدام مربوط به این مرحله مطابقت اقلام شمارش شده با سوابق دفتری موجود کالا( با کاردکس حسابداری) میباشد. جزئیات این مرحله در دستور العمل مربوطه تشریح شده است.
در خاتمه عملیات انبار گردانی هماهنگ کننده باید نتایج حاصل از عملیات را به همراه لیست شمارش موجودیها به کمیته انبار گردانی گزارش نماید. این گزارش حاوی نکاتی بشرح زیر خواهد بود:
- توضیح مختصری در خصوص اینکه آیا عملیات انبارگردانی طبق برنامه اجرا شده است یا خیر
- تشریح نارساییها و ارئه پیشنهادات عملی جهت بهبودبرنامه و روشها جهت عملیات شمارش سال آتی
- ذکر علل کلی ایجاد مغایرت در شمارش
- یک نسخه از گزارش مذکور به حسابرس مستقل باید تحویل شود.

2-5) دستورالعمل انبارگردانی
دستورالعمل انبار گردانی پیوست میباشد.
این دستورالعمل حسب مورد و باتوجه به حجم عملیات انبار گردانی درشرکت طوس سیر رضوی باید بدون تخطی از اصول جرح و تعدیل و تکمیل شود.
توضیح : چنانچه از سیستم های مکانیزه انبار استفاده میشود معمولاً امکان اخذ لیست و تگ شمارش به صورت مکانیزه از سیستم وجود دارد همچنین مغایرت احتمالی موجودی کاردکس با اقلام شمارش شده توسط سیستم قابل محاسبه و گزارش میباشد.

صفحه 17/9
6-مدارک مرتبط:
مدارک مرتبط با این روش اجرایی بشرح ذیل میباشد :

            شرح                                                                                                                            پیوست
-----------------------------------                                                                --------
      دستورالعمل انبار گردانی                                                                                                         1

صفحه 17/10

پیوست شماره ( 1 )
دستورالعمل انبار گردانی پایان سال منتهی به 29 /12 /**13
دستورالعمل انبار گردانی پایان سال منتهی به 29 /12 /**13
به منظور انجام عملیات انبار گردانی موجودی کالا برای سال منتهی به 29 اسفند سال **13 دستور العمل حاضر به واحد های ذیربط ابلاغ می گردد ./
1-     نظر به اهمیت امر شمارش موجودی ها و ضرورت همکاری تمام واحد ها ی مختلف شرکت طوس سیر رضوی کمیته انبار گردانی متشکل از افراد ذیل و به منظور برنامه ریزی هدایت و هماهنگیهای مورد نیاز تشکیل شده است
ردیف
نام ونام خانوادگی
سمت سازمانی
مسئولیت در کمیته

رئیس

نایب رئیس

عضو کمیته

عضو کمیته

هماهنگ کننده

1-1 هماهنگ کننده عملیات انبار گردانی ، مسئولیت هماهنگی، اجرای مصوبات کمیته و رابط کمیته با سایر افراد شرکت کننده در عملیات انبار گردانی خواهد بود
1-2 سایر افراد شرکت کننده در انبارگردانی بشرح ذیل می‌باشند :

ردیف
نام ونام خانوادگی
سمت سازمانی

صفحه 17/11 مسئولیت در کمیته

مسئول گروه خدمات

کارشناس فنی

مسئول پذیرائی

کارگر خدمات

کار گر خدمات

انبارها‌ی قابل شمارش ، محدوده زمانی و اداره کنندگان انبارگردانی :
صورت برداری موجودی‌ها از تاریخ ..../ 12 / **13 لغایت .... / 12 /**13 زیر نظر آقایان .................. بعنوان ، هماهنگ کننده انبار گردانی وآقای .............................. سرپرست عملیات شمارش و با حضور حسابرسان ناظر با توجه به جدول زمانبندی ذیل صورت خواهد گرفت .
ردیف
نام انبار
تاریخ شروع
تاریخ خاتمه
مدت

2-2- تاریخ های ذکر شده شامل شمارش‌های بار دوم و سوم می باشد
2-3- شروع عملیات انبار گردانی همه روزه از ساعت ............. صبح و خاتمه آن ساعت ....................... خواهد بود
2-4- بررسی نهایی و تهیه لیست شمارش کالا در تاریخ .... /12/**13 صورت خواهد گرفت
2-     اسامی افراد شمارش کننده به شرح ذیل خواهد بود :
شماره گروه
ثبات
شمارشگر

صفحه 17/12 راهنما
1

2

3

ضمناً آقای .............................. راننده لیفتراک برای جابجائی اقلام سنگین در نظر گرفته شده اند ( منظور از راهنما وجود شخصی متخصص برای توضیح در خصوص اقلام تخصصی می باشد )

1-3- گروه های شمارش انبار ها طبق جدول ذیل خواهد بود :

ردیف

نام انبار
کد گروه شمارش کننده
شمارش اول
شمارش دوم
شمارش سوم

3-     شرح وظایف مسئولان شمارش و مطابقت اقلام موجودی :
الف - اهم وظائف هماهنگ کننده انبار گردانی به شرح ذیل می باشد
-         تنظیم برنامه عملیات شمارش موجودی ها .
-         آماده سازی فرم‌ها ، وسائل و ابزار کار شمارش و کنترل لیست شمارش موجودی .
-         پیگیری و نظارت بر تهبه مقدمات شمارش و اقدامات قبل از شمارش و تامین وسائل مورد نیاز
-         آموزش کارکنان ذیربط و توجیه وظائف افراد
-
صفحه 17/13 نظارت بر انجام عملیات شمارش موجودیها ( اقدامات لازم در زمان شمارش ) و حصول اطمینان از اجرای صحیح و به موقع عملیات انبار گردانی
-         جمع آوری لیست شمارش کالا ، گزارش حضور و غیاب اعضاء تیم انبار گردانی و سایر مدارک انبار گردانی
-         تهیه گزارش نتایج عملیات شمارش و گزارشات مربوط به تنگناهای رفع نشده و ارائه به مدیریت
-         هماهنگی لازم با حسابرسان ناظر
ب- اهم وظایف سرپرست عملیات شمارش به شرح زیر میباشد.

- هماهنگ کردن عملیات شمارش گروههای تحت مسئولیت.
- نظارت کلی بر انجام شمارش انبار یا قسمت مربوطه.
- کنترل ورود و خروج اقلام در حین شمارش.
- بازدید از انبار مربوطه سه روز قبل از آغاز عملیات شمارش و اعلام دیدگاه های خود جهت رفع تنگناها و مرتب نمودن انبار و پیشنهاداتی که منجر به تسریع و ایجاد کنترل بیشتر در عملیات شمارش گردد.
- اعلام نیاز به ابزار اندازه گیری از قبیل باسکول ، ترازو،متر ،پیمانه، وهمچنین وسایل جابجایی از قبیل لیفتراک، نردبان و سایر ملزومات مورد نیاز قبل از آغاز عملیات شمارش و پس از بازدید.
- تهیه و تکمیل صورتجلسه شروع و خاتمه انبارگردانی هر انبار شامل اطلاعاتی در خصوص آخرین رسید،خروجی،انتقالی تهیه و تکمیل برگ حضور و غیاب افراد و کیفیت کارکرد آنها.
- حصول اطمینان از مجزا شدن کالاهای امانی دیگران موجود در انبار و مشخص نمودن و اعلام وضعبت کالاهای امانی فوق به تیمهای شمارش.
-         تعیین چگونگی شروع و تعیین مسیر حرکت تیمهای شمارش به منظور ایجاد کنترل لازم در شمارش کلیه اقلام و جلوگیری از تداخل و ازدحام و بی نظمی در حین عملیات شمارش و همچنین حصول اطمینان از شمارش کلیه اقلام موجود.
-         اعمال کنترل به منظور حصول اطمینان از اجرای دستورالعمل ابلاغ شده و برقراری دقت لازم در انجام امور.
-         انعکاس موارد مغایرت که منجر به شمارش دوم گردیده به تیم شمارش کننده با ارئه توضیح و توجیه لازم جهت جلوگیری از اشتباه در شمارش بعدی.
-         نظارت بر تحویل اقلام ضروری.
-         حضور در پایان زمان شمارش در انبار جهت پلمب نمودن درب انبار و همچنین در ابتدای هر روز جهت بازنمودن پلمب.
-
صفحه 17/14 اخذ امضاء های لازم ذیل لیستهای تکمیل شده.
-         استرداد وسایل کار اخذ شده به قسمت مربوطه.
-         اخذ لیستهای شمارش هر انبار قبل از آغاز عملیات و حصول اطمینان از جمع آوری و برگشت کلیه آنها پس از عملیات انبار گردانی و ارائه مدارک در زمان لازم به حسابرسان ناظر.

ج)- اهم وظایف گروهای شمارش به شرح ذیل میگردد:
-   شمارشگر : انجام شمارش اقلام موجودی طبق دستورالعمل و امضاء تگ انبار گردانی.
-   ثبات: ضمن کنترل و محاسبات شخص شمارشگر ، ثبت نتایج شمارش در لیست شمارش موجودیها و امضاء تگ انبار گردانی.
5- نحوه شمارش موجودیها :
موجودیها بصورت کامل و برای یکبار و با استفاده از تگ انبار گردانی و لیست شمارش مورد شمارش قرار میگیرد.( لیست شمارش و تگ انبار گردانی پیوست همین دستورالعمل مباشد)
ضمنا برای آن گروه از اقلام شمارش شده که آمار آن با موجودی کاردکس حسابداری( برای پایان سال .............که موجودی کالا در حسابداری ثبت نشده است اقلام با موجودی کاردکس انبار مطابقت داده شود) مغایرت داشته باشد شمارش دوم صورت میگیرد.
چنانچه شمارش دوم با شمارش اول یا موجودی کاردکس مطابقت داشته باشد شمارش دوم به عنوان شمارش نهایی تلقی خواهد شد و در ستون شمارش نهایی باید درج شود در غیر اینصورت کالای مذکور برای بار سوم با حضور دو گروه شمارشگر اول و دوم و نظارت حسابرس شمارش خواهد شد و شمارش سوم به عنوان شمارش نهایی تلقی خواهد شد در این حالت تمام چهار ستون لیست باید کامل شده باشد. امضاء تمام برگه های شمارش توسط گروه شمارش کننده(شمارشگر و ثبات) ضروری است. همچنین موجودیهای معیوب ، فاسد ، کم مصرف و غیر استاندارد باید با ذکر مورد در تگ های شمارش ثبت گردد .

6-    اهم نکاتی که قبل از شمارش بایستی رعایت گردد بشرح ذیل می باشد :

صفحه 17/15 1-6) تمام قسمتها موظفند قبل از تاریخ شروع انبار گردانی و حداکثر تا پایان وقت اداری روز ................. مورخ .... / 12/**13 بر اساس برآورد نیاز های واحد نسبت به دریافت و تحویل کالا از انبار ( انبار‌) اقدام نمایند . در حین شمارش هیچ گونه کالائی از انبار قابل تحویل نخواهد بود . در موارد اضطراری تحویل کالا فقط با اخذ تائیدیه از رئیس کمیته انبار گردانی ( معاونت مالی ) و اطلاع حسابرس مستقل مجاز خواهد بود .
هر گونه نقل و انتقال در انبار ها در حین شمارش بایستی تحت نظارت هماهنگ کننده انبار گردانی و با اطلاع نماینده حسابرس مستقل باشد .

2-6) تمام قسمتها موظفند هر گونه اقلام مازاد بر مصرف خود را تاتاریخ اعلام شده به انبار عودت دهند
3-6) واحد تدارکات موکلف است برنامه خرید خود را طوری تنظیم نماید تا مشکلی برای تحویل کالا به انبار بوجود نیاید
4-6) رفع مغایرت موجودی کاردکس انبار و حسابداری
5-6) نحوه استقرار موجودی ها در انبار ( انبار ها ) باید به گونه ای باشد که به سهولت قابل شناسایی و شمارش باشد
6-6) کالای امانی سایرین موجود در انبار ( انبار ها ) در محل مشخصی نگهداری شود تا جزء موجودی شرکت طوس سیر رضوی منظور نگردد .
7-6) آخرین شماره( سریال ) فرمهای مورد استفاده انبار ( انبار ها ) از جمله رسید انبار ، حواله انبار و .... بایستی به هماهنگ کننده انبار گردانی گزارش و برای این منظور صورتجلسه ای با امضاء هماهنگ کننده ، رئیس انبار ها ( مسئول انبار ذیربط ) تهیه شود
7-    اهم نکاتی که حین شمارش بایستی رعایت گردد بشرح ذیل می باشد :
1-7) گروه‌های شمارش موظفند امر شمارش را طبق دستور العمل و با توجه به نحوه استقرار موجودی و با استفاده از تگ انبار گردانی و لیست شمارش انجام دهند .
2-7) ثبت اطلاعات لازم از قبیل صدمه دیدگی ، فاسد بودن و غیره، موجودی مورد شمارش در برگه شمارش ضروری می باشد .
3-7) رهنمود و تذکرات نماینده حسابرس مستقل به شمارش کنندگان می بایستی سریعاً به اطلاع هماهنگ کننده انبار گردانی برسد .

صفحه 17/16 4-7) به منظور حصول اطمینان نسبت به صحت تعدادموجودی در اقلام بسته بندی شده مسئولین شمارش موظف به انتخاب نمونه و شمارش آن می باشند . باز کردن بسته بندی و بستن مجدد آن باید بگونه ای باشد که صدمه ای به کالا وارد نکند . در مورد اقلام فاسد شدنی و حساس انتخاب نمونه باید با دقت و هماهنگی مسئول واحد مصرف کننده صورت گیرد .
5-7) تمام کارکنان انبار در تمام مدت شمارش باید در موعد مقرر در محل کار خود حاضر بوده و با گروه های شمارش همکاری نمایند

8-    اقدامات پس از عملیات شمارش :
1-8) پس از اتمام عملیات شمارش کلیه برگه های شمارش ( شامل برگه‌های استفاده شده ، باطل شده و استفاده نشده ) باید به هماهنگ کننده انبار گردانی برای کسب اطمینان از استفاده درست و بجا از تمام برگه هاتحویل شود .
2-8) پس از خاتمه شمارش ، چنانچه هر گونه اصلاحی در برگه‌های شمارش لازم باشد باید هر گونه اقدام با اطلاع حسابرسان و تائید هماهنگ کننده باشد
3-8) نتیجه شمارش کالا باید با حساب موجودی در دفاتر حسابداری مقایسه شوند
4-8) بررسی مغایرت و اصلاح مدارک در صورت لزوم پس از تائید هماهنگ کننده موجودی برداری امکان پذیر خواهد بود
5-8)لیست شمارش و صورتجلسات باید توسط کلیه مسئولین ( شمارش کنندگان ، هماهنگ کننده ) امضاء شود
6-8) در خاتمه عملیات هماهنگ کننده باید نتایج حاصل از عملیات را به همراه لیست شمارش موجودیها به کمیته انبار گردانی گزارش نماید

صفحه 17/17 ضمائم دستور العمل انبار گردانی پایان سال
ضمیمه (1) لیست شمارش موجودی کالا
       شرکت طوس سیر رضوی ( سهامی خاص)    .
لیست شمارش موجودی کالا در پایان سال **13
انبار :                                                                                                                                                         تاریخ شمارش : از تاریخ ...............تا تاریخ : ............
روش شمارش : بطور کامل و یکبار
ردیف
کالا
شماره فنی
واحد
شمارش
موجودی کاردکس
مغایرت
تگ
کد
شرح
اول
دوم
سوم
نهائی
کسری
اضافی

ثبات
شمارشگر
انبار دار
سرپرست شمارش
هماهنگ کننده

1-     قبل از شمارش باید ستونهای مربوطه ( تا قبل از ستون شمارش ) تکمیل شود
2-     درج موجودی کاردکس در لیست برای شناسایی مغایرت احتمالی می باشد و می بایست پس از ثبت اقلام شمارش شده در لیست، تعداد موجودی کاردکس در لیست اضافه شود
3-     این لیست باید در 2 نسخه تهیه شود
4-     در پایان شمارش لیست حتماً باید توسط افراد ذکر شده امضاء شود
توجه : چنانچه از سیستم مکانیزه انبار استفاده شود تمام ضمائم باید توسط سیستم قابل ارائه باشد

صفحه 17/18 ضمیمه (2) دستور العمل انبار گردانی / لیست کسری انبار
       شرکت طوس سیر رضوی ( سهامی خاص)    .
لیست کسری انبار در پایان سال **13
نام انبار : .......................                                                                                                                                  تاریخ شمارش : .........

ردیف
کالا
شماره فنی
واحد
تعداد
مبلغ - ریال

توضیحات
تگ
کد
شرح
فی
کل

جمع .....

ضمیمه (3) دستور العمل انبار گردانی / لیست اضافی انبار
       شرکت طوس سیر رضوی ( سهامی خاص)    .
لیست اضافی انبار در پایان سال **13
نام انبار : .......................                                                                                                                     تاریخ شمارش : .........

ردیف
کالا
شماره فنی
واحد
تعداد
مبلغ - ریال

توضیحات
تگ
کد
شرح
فی
کل

جمع .....

توجه : نرخ گذاری میزان کسری و اضافات بر اساس آخرین نرخ خرید و در صورت نداشتن نرخ ، نرخ روز     ( برآوردی ) قابل محاسبه می شود

صفحه 17/19
شرکت طوس سیر رضوی ( سهامی خاص )
1
تگ انبار گردانی
نام انبار:

شماره برگه
000001
کد کالا :

تاریخ شمارش

محل نگهداری :
قفسه:
طبقه :
تعداد شمارش به عدد:

واحد سنجش :
تعداد شمارش به حروف :

توضیحات :

امضاء ثبات
امضاء شمارشگر
ضمیمه (3) دستور العمل انبار گردانی / لیست اضافی انبار

شرکت طوس سیر رضوی ( سهامی خاص )
2
تگ انبار گردانی
نام انبار:

شماره برگه
000001
کد کالا :

تاریخ شمارش

محل نگهداری :
قفسه:
طبقه :
تعداد شمارش به عدد:

واحد سنجش :
تعداد شمارش به حروف :

توضیحات :

امضاء ثبات
امضاء شمارشگر



شرکت طوس سیر رضوی ( سهامی خاص )
3
تگ انبار گردانی
نام انبار:

شماره برگه
000001
کد کالا :

تاریخ شمارش

محل نگهداری :
قفسه:
طبقه :
تعداد شمارش به عدد:

واحد سنجش :
تعداد شمارش به حروف :

توضیحات :

امضاء ثبات
امضاء شمارشگر

صفحه 17/20

راهنمای استفاده از فرم :
1-     فرم دارای سریال می باشد
2-     فرم در مرحله قبل از شمارش توسط واحد حسابداری اموال ، خرید کالا و خدمات و از روی سوابق موجودی دفتری تکمیل و به همراه لیست شمارش کالا به سرپرست شمارش تحویل می شود
3-     سرپرست شمارش پس از کنترل های لازم از جمله کنترل سریال تگ ها و مطابقت آنها با لیست شمارش تگ های انبار گردانی رابه مسئولین انبار ( انبار ها )تحویل می دهد
4-     مسئولین انبار نیز تگ های مذکور را به کالا الصاق می نمایند .
5-     در این حالت چنانچه کالایی وجود داشته باشد که برای آن تگ صادر نشده باشد موضوع باید به هماهنگ کننده انبار گردانی اطلاع داده شود تا اقدام لازم صورت گیرد
6-     در هنگام شمارش کالا ، قسمت پایین فرم از بقیه فرم جدا و اطلاعات شمارش بر روی آن درجو جمع آوری می شود
( در این حالت بقیه فرم باید به کالا الصاق باشد تا چنانچه نیازی به شمارش دوم بود از آن استفاده شود ) بدیهی است فرم هایی که فاقد قسمت اول هستند یعنی مورد شمارش قرار گرفته اند
7-     تگ های انبار گردانی باید توسط ثبات و شمارشگر امضاء شود
8-     در پایان انبار گردانی تمام تگ‌ها توسط انبار دار جمع آوری و به سرپرست شمارش تحویل می شود . این فرم ها باید توسط هماهنگ کننده کنترل و به عنوان مستندات انبار گردانی به مدت یک سال ( تا پایان انبار گردانی سال بعد ) نگهداری شود .
تهیه و تنظیم : محسن ربانی مصعبی

روش اجرایی انبار گردانی

مطالب مشابه :

دانلود فرم تحویل کالاهای غیر مصرفی

نمونه روش اجرایی انبارداری و مدیریت انبار

روش اجرایی انبار گردانی

نمونه روش اجرایی انبارداری و مدیریت انبار (قسمت دوم)

فرم های انبار

نمونه روش اجرایی انبارداری و مدیریت انبار

کدینگ حسابها