چگونه یک نامه به یک رئیس اداره بنویسیم

چگونه يك نامه اداري بنويسيم

اشاره:
نگارش نامه پيش از آنكه حاصل مهارتهاي الگوبردار باشد، نتيجه ذوق و ممارست در نوشتن است، آنچه كه پيش روي شماست بخش دوم مقاله اي است كه توسط همكارمان آقاي محمود رنجبر مدير محترم فرهنگي و فوق برنامه و كارشناس ارشد زبان و ادبيات فارسي تهيه شده است. تقسيم بندي هاي اين مقاله بر اساس تجارب نويسنده و برخي منابع نظير «شيوه نامه نويسي» است. نويسنده در اين مقاله سعي دارد پس از بررسي نامه نويسي، به شيوه هاي گزارش نويسي و بخشنامه نويسي بپردازد. در اين راه نيز اميدوار است خوانندگان محترم با طرح نظرها و پيشنهادهاي خود وي را ياري دهند.

قراردادهاي عمومي:

 امروزه به همت وجود برنامه هاي نرم افزاري تايپ نامه از ساختار و انسجام بسيار خوبي برخوردار است. اما با همه توجهي كه در برنامه نويسي رايانه اي به ويژه در نرم افزارWord لحاظ شده است برخي موارد به بسط ارتباط با مخاطب كمك خواهد كرد به ويژه آنكه ساختار نامه هاي اداري را نيز يكدست              مي نمايد. لذا پيشنهاد مي شود موارد زير در نامه نگاري رعايت شود:

1ـ كليه نامه هاي اداري ـ‌ حتي آنها كه به ظاهر مهم نيستند ـ يك رونوشت داشته باشد و بايگاني شود.

2ـ كليه نامه هاي اداري بر روي سربرگ اداره مربوطه نوشته شود، نوشتن مطالب و درخواست هاي اداري در كاغذهاي بدون سربرگ غير عرف است.

3ـ در نامه هايي كه ادامه دار باشد، صفحات دوم و سوم شماره گذاري مي شود. در آخرين خط صفحه نخست نيز براي اطلاع مخاطب از ادامه نامه بايد علامت % را به كار برد.

4ـ حروف چين (تايپيست) در پايان نامه علامت رمز (بهتر است يك شماره و حرف اول نام خانوادگي) خود را در پايان نامه ذكر كند. اين كار دسترسي بعدي به فايل نامه و حرف چين را آسان مي كند.

5ـ بهتر است در پايان نامه، نويسنده ابتدا نام حقيقي خود و پس از آن نام حقوقي را بياورد و امضاء نمايد. به عنوان مثال:   علیرضا فتاحی
    مدير دبستان دبستان ژسرانه شهید فتاحی

6ـ در حاشيه سمت راست مي توان پيامهايي نظير تبليغ برنامه اي خاص يا حديث از بزرگان دين متناسب با زمان نگارش نامه را نگاشت.
7ـ در حروف چيني توجه شود كه چنانچه نامه اي نياز به حاشيه نويسي (پاراف) داشت، جاي مناسب براي آن وجود داشته باشد. بنابراين نويسنده بايد توجه كند نامه هايي كه تقريباً طولاني است در كاغذA4 نگاشته شود.

8ـ در تمامي سربرگ ها علاوه بر آرم سازمان مربوط، نشاني دقيق پستي، پايگاه اينترنتي، شماره تلفن و ايميل اداره مربوطه ذكر شود، چنانچه سربرگ فاقد نشاني پستي بود، حروف چين مي تواند آن را در انتهاي نامه به فاصله نيم سانت از پايين كاغذ با قلم متفاوت از متن نامه تايپ كند.

9ـ اگر نامه هاي اداري با مضامين محرمانه باشد بايد در فايل رايانه اي با كد رمز محفوظ باشد، در گوشه سمت چپ با قلم زير خط دار و خط ايتاليك درشت تر از خط متن نوشته شود «محرمانه»، چنانچه قصد دارد كه نامه مذكور بدون هيچ واسطه اي به دست مخاطب برسد، نوشته شود          «محرمانه مستقيم». اين عمل بر روي پاكت نامه نيز انجام گيرد.

10ـ رونوشت نامه ها به دو منظور ارسال مي شود: 1ـ جهت اطلاع؛ 2ـ اقدام. بنابراين در نگارش نامه ها، اگر براي درخواست باشد عمدتاً «جهت اطلاع (استحضار)» به افراد رونوشت مي شود، اگر چنانچه جنبه امري داشته باشد «جهت اقدام» رونوشت مي شود.

محتوا:
نامه هاي اداري عمدتاً به دو گونه درخواستي و امري تقسيم مي شود:

الف) نامه هاي درخواستي:

1ـ سرآغاز نامه هاي درخواستي به شكل زير پسنديده تر است:

ـ با سلام و احترام، به استحضار مي رساند:
ـ سلام عليكم
 به استحضار عالي مي رساند:
ـ با سلام و نهايت احترام، به عرض مي رساند:

نامه هاي درخواستي عموماً براي مقام بالا دست نگاشته مي شود، به ويژه آنكه شناسه فاعلي جمله ها از اول شخص به سوم شخص تغيير مي يابد كه قصد نويسنده نامه احترام و ارزشگذاري به مقام مخاطب مي شود. به عنوان مثال:

رياست محترم جمهوري اسلامي ايران
 با سلام و احترام، به استحضار عالي مي رساند: مردم شريف و زحمتكش اصفهان ............. لذا از آن مقام منيع تقاضا دارد نسبت به بخشودگي سود اقساط كشاورزي، دستور اقدام لازم را عنايت فرمايند.

2ـ در نامه هاي درخواستي از به كار بردن كلمات احساسي و در عين حال زياده گويي اجتناب شود، كلمات و جملات كليدي مي تواند با كلمات ايتاليك يا با نشانگرها برجسته شود تا اصل مطلب به مخاطب انتقال يابد.

3ـ در بند (پاراگراف) درخواست، جملات زير شايسته است:

ـ لذا تقاضا مي شود
ـ متمني است دستور فرمايند
ـ لذا مقتضي است عنايت فرمايند تا...

ب) نامه هاي امري:

1ـ نامه هاي امري در خطاب به افراد همپايه يا همكاران تابع از شيوه هاي معمول در نامه هاي درخواستي پيروي نمي كند، بنابراين شناسه هاي فاعلي به همان شكل سوم شخص طرح مي شود.

2ـ سرآغاز نامه هاي امري به شكل زير پسنديده تر است:

ـ با سلام، به اطلاع مي رساند:
ـ با سلام و احترام، همانگونه كه مطلع هستيد...
ـ با سلام، بازگشت به جلسه مورخه...

3ـ در بخش ارايه دستور براي انجام كار يا اطلاع رساني به افراد همپايه يا همكاران تابع، از جملات زير بهره مي گيريم:

ـ خواهشمندم دستور فرماييد
ـ لطفاً ترتيبي اتخاذ فرماييد
ـ لطفاً دستور فرماييد
ـ استدعا دارم عنايت فرماييد

در خطاب به كاركنان مجموعه مديريتي خود پس از ذكر امر يا دستور انجام كاري، موارد زير رايج است:

ـ بنابراين شايسته است اقدام لازم را در اين زمينه مبذول داريد.
ـ لذا مقتضي است نسبت به رعايت موارد مذكور عنايت بيشتري داشته باشيد.
ـ شايسته است موارد مذكور در تمامي امور به اجرا درآيد.
ـ بنابراين لازم است از اين پس توجه بيشتري به رعايت موارد مذكور داشته باشيد.

ادامه دارد...

سکلت کلی یک نامه اداری:
نامه را با نام خدا آغاز می کنیم.
تاریخ را درج می کنیم.
موضوع نامه را می نویسیم.
نام شخص گیرنده را با احترام همراه سمت وی می نویسیم.مثال: جناب آقای جمال زارعی مدیریت محترم سازمان........... یا مدیریت محترم سازمان ............ جناب آقای جمال زارعی
نامه را با حدود یک سانتی متر از محل طبیعی شروع سطر آغاز می کنیم و بدون طول و
تفسیر های اضافی شروع به طرح مشکل می کنیم.
انتظاری را که از گیرنده نامه داریم محترمانه ذکر می کنیم و اگر توانستیم راه حل یا پیشنهادی ارائه می دهیم.
دستور نمی دهیم , نامه باید بیشتر جنبه خواهشی داشته باشد.
نام و مشخصات خود را در پایین نامه سمت چپ می نویسیم و امضا می کنیم.

این نوع از نامه اداری نامه شخص به اداره بود که در زیر نمونه ای برای آن می آورم.

نمونه:
به نام خدا

موضوع:ثبت نام در مدرسه تاریخ ...
ریاست محترم ادره اموزش و پرورش شهرستان ... جناب آقای/سرکار خانم......
با احترام، ضمن ارسال فتوکپی حکم انتقال شماره.......روز.....اداره.....،من به این شهرستان منتقل
شده ام. خواهشمند است دستور فرمایید فرزندم ......را در کلاس.....دبیرستان.....که به محل سکونت ما نزدیک است ثبت نام کنند. برای سهولت کار، پرونده و تمام سوابق تحصیلی نامبرده برای اطلاع و هرگونه اقدام توسط فرزندم تقدیم می شود. امیدوارم با دستوری که صادر می کنید ، موجبات دلگرمی و ادامه تحصیل فرزندم را فراهم فرمایید.

نام و نام خانوادگی

امضاء



نامه های اداری که از اداره یا ارگانی به اداره یا ارگانی دیگر فرستاده می شود, فقط در قسمت اولیه با بقیه نامه های اداری تفاوت دارند بدین صورت که اول نامه به جای نوشتن نام فرد دریافت کننده و فرستنده نامه از کلمات(از:فلان اداره _ به:فلان اداره) استفاده می شود .مثال:

به نام خدا
تاريخ : 7/8/1381
شماره : پ/75034
پيوست : دارد
به : سازمان ... استان اصفهان
از : شركت ... اصفهان
موضوع : آموزش اينترنت

عطف به نامه شماره 441 مورخ 5/6/1381 از آن سازمان محترم درخواست ميشود يك نفرمدرس را جهت آموزش اينترنت به اين مركز معرفي نمائيد . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائيد چند نسخه از جزوه آموزشي اينترنت به اين شركت ارسال نمايند.

قبلاً از همكاري شما سپاسگزاري ميگردد.