تعریف جامع اتوماسیون اداری

یکی از معضلات کسب و کارهای امروزی انبوه مبادلات کاغذی (درون و برون سازمانی) است که میز کاری مدیران و پرسنل را همراه با انبوهی از اسناد کاغذی و نامه مواجه می کند.

نتیجه اهداف، اندیشه‌ها و اقدامات انجام شده در هر سازمان بصورت اسناد و مدارک نگهداری می‌شود. این اسناد که با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی می‌باشد که در دستیابی به اهداف سازمان نقش مهمی داشته و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم گیریهای استراتژیک محسوب می‌گردد.

در این میان پیگیری نامه ها و درخواست های کاغذی در این انبوه کاغذ همواره با مشکلاتی همراه است که ممکن است باعث نارضایتی کارمندان، مراجعه کنندگان و مشتریان شود.

راه حل های IT شاید انقلابی ترین راه کار برای حل این مشکلات باشد. به وسیله ی سیستم های اتوماسیون اداری , سند کاغذی به وسیله اسکنر، اسکن شده و به صورت الکترونیک وارد کارتابل الکترونیک کارمند مورد نظر می شود، شخص پس از ورود به کارتابل خود پس از بررسی نامه آن را پاراف کرده و در صورت نیاز آن را به کارتابل کارمند دیگری ارجاع می دهد و یا آن را به بایگانی (آرشیو) ارسال می کند.

برخی بخش‌های رایج سیستم‌های اتوماسیون اداری به شرح زیر است:

1.      درگاه سازمانی

2.      کارتابل پرسنل

3.      تقویم و برنامه ریزی روزانه

4.      سیستم روابط عمومی

5.      بایگانی و آرشيو اسناد

6.      موتور جستجوی اسناد تحت وب

7.      مديريت فرآيندهای کسب و کار

8.      موتور گردش کار

9.      طـراح گردش کار

10. مدیریت صورتجلسات

11. مدیریت دبيرخانه

12. ارجاع الکترونیکی

13. کتابخانه الکترونیک

14. سیستم کنترل رفت و آمد اشخاص

15. پردازش تصویر - تشخیص حرکت توسط دوربین مدار بسته

16. تلفن گویا

17. اطلاع رسانی گویا

18. داشبوردهای دیجیتال مدیریت استراتژیک سازمان

19. مدیریت ارسال و دریافت پیام کوتاه

20. مدیریت ارسال و دریافت پیام چند رسانه‌ای

21. مدیریت ارسال و دریافت فکس

22. مدیریت ارسال و دریافت ایمیل

23. دفترچه یادداشت روزانه

24. گفتگو و تبادل پیغام

25. مدیریت زمان‌بندی گزارش ها

26. مدیریت و امنیت ۶ لایه

27. گزارش ساز پویا

28. تحلیل داده‌ها در کسب و کار هوشمند

29. فرم ساز پویا

30. دسترسی از راه دور به سیستم - تحت وب

اتوماسیون اداری شرکت تفکر سبز

تعریف جامع اتوماسیون اداری

مطالب مشابه :

چگونه یک درخواست یا نامه اداری بنویسیم

نامه اداری

آیین نگارش و نامه نگاری اداری

متن نامه های اداری و رسمی

نمونه ی نامه ی اداری(درخواست)

تعریف جامع اتوماسیون اداری

شیوه نامه مکاتبات اداری