تجزيه و تحليل قانون پارتو

تجزيه و تحليل پارتو تكنيك ساده اي براي اولويت بندي تغييراتي است كه باعث حل مشكلات مي شوند.با اين ابزار ما سعي مي كنيم آن 20 درصد از كار را كه 80 درصد از نتايج كل كار را بوجود مي آورد، پيدا كنيم.

تجزيه و تحليل پارتو در عمل

كاربرد قانون 20/80 براي اولويت بندي

تصور كنيد شما تازه كار جديد خود را در نقش رئيس بخش آغاز كرده ايد. جاي تعجب نيست كه انبوهي از مشكلات را به ارث برده ايد كه بايد آنها را حل كنيد.

در حالت ايده آل، شما مايليد توجه خود را معطوف به حل بزرگترين مشكلات نمائيد. اما چگونه تشخيص مي دهيد اولين مشكلي كه بايد حل كنيد كدام است. آيا بعضي از مشكلات يك ريشه مشترك دارند؟

تجزيه و تحليل پارتو تكنيك ساده اي براي اولويت بندي تغييراتي است كه باعث حل مشكلات مي شوند.

با استفاده از اين رويكرد مي توانيد تغييرات منفردي را كه باعث بيشترين بهبود در وضعيت شما خواهند شد اولويت بندي كنيد.

تجزيه و تحليل پارتو از اصل پارتو استفاده مي كند كه بنام قانون 20/80 هم شناخته شده. ايده اين اصل اين است كه 20 درصد از علتها 80 درصد از نتايج را بوجود مي آورند. با اين ابزار ما سعي مي كنيم آن 20 درصد از كار را كه 80 درصد از نتايج كل كار را بوجود مي آورد، پيدا كنيم.

توجه: ارقام 20 و 80 توضيحي هستند. اصل پارتو عدم تقارني كه اغلب ميان كار انجام شده و نتايج بدست آمده وجود دارد را نشان مي دهد. به عنوان مثال 13 درصد از كار مي تواند 87 درصد از نتايج را بوجود آورد يا 70 درصد از مشكلات را مي توان با حل و فصل 30 درصد از علتها رفع كرد.

چگونه از اين ابزار استفاده كنيم؟

قدم اول: مشكلات را شناسائي و فهرست بندي كنيد.

ابتدا فهرستي از تمام مشكلاتي كه بايد حل كنيد بنويسيد. درصورت امكان با مشتريان و اعضاي تيم صحبت كنيد و نظر آنان را جويا شويد. اگر به گزارشات، بررسي ها و چيزهاي مشابه دسترسي داريد به آنها نيز رجوع كنيد.

قدم دوم: ريشه هريك از مشكلات را شناسائي كنيد.

براي هر يك از مشكلات، ريشه اصلي آن را شناسائي كنيد. (تكنيهايي مانند طوفان فكري، سئوالات پنج گانه، تجزيه و تحليل علت و معلول و تجزيه و تحليل علت اصلي در اين مورد مي توانند مفيد باشند).

قدم سوم: به مشكلات امتياز دهيد

لازم است به مشكلات امتياز دهيد. روش امتياز دهي بستگي به نوع مشكلي دارد كه سعي در حلش داريد. به عنوان مثال، اگر سعي داريد سود را افزايش دهيد مي توانيد به مشكلات براساس مقدار هزينه اي كه براي شما دارند امتياز دهيد. متشابهاٌ، اگر سعي داريد رضايت مندي مشتريان را بهبود بخشيد مي توانيد به مشكلات براساس تعداد شكاياتي كه با حل شدن آنها حذف مي شوند امتياز دهيد.

قدم چهارم: مشكلات را براساس ريشه اصلي آنها در يك گروه قرار دهيد

سپس مشكلات را براساس علت آنها گروه بندي كنيد. به عنوان مثال، اگر علت سه تا از مشكلات شما كمبود پرسنل است، اينها را در يك گروه قرار دهيد.

قدم پنجم: امتيازات هر گروه را جمع بزنيد

حالا مي توانيد امتيازات هر گروه از علتها را جمع بزنيد. گروهي كه بيشترين امتياز را بياورد داراي بالاترين اولويت است و گروهي كه كمترين امتياز را بياورد داراي پائين ترين اولويت مي باشد.

قدم ششم: اقدام كنيد

حالا لازم است به علت مشكلات خود بپردازيد و اول از مشكل يا گروهي از مشكلات كه داراي بالاترين اولويت هستند شروع كنيد.

به ياد داشته باشيد كه مشكلات با كمترين اولويت ممكن است حتي ارزش نداشته باشند كه به انها فكر كنيد. حل كردن اين مشكلات شايد براي شما گرانتر از حل شدن آنها تمام شود.

توجه: با اينكه اين رويكرد براي تشخيص مهمترين علل ريشه اي كه بايد به آنها بپردازيد روشي بسيار عالي است، اما هزينه انجام آنها را در نظر نمي گيرد. اگر هزينه ها قابل توجه باشند، لازم است كه شما از تكنيكهايي مانند تجزيه و تحليل هزينه به منافع استفاده كنيد.

مثالي از تجزيه و تحليل پارتو

آقاي اميني مسئوليت يك مركز خدمات ناكارآمد را با كلي مشكلات كه بايد حل شوند پذيرفته است. هدف او اين است كه ميزان رضايتمندي كلي مشتريان را افزايش دهد.

او تصميم مي گيرد هر مشكل را بر اساس تعداد شكاياتي كه مركز بدليل آن دريافت كرده امتياز دهي كند. در جدول زير، ستون دوم مشكلاتي را كه او فهرست كرده (قدم يك)، ستون سوم علت اصلي مشكلات تشخيص داده شده (قدم دو)، و ستون چهارم تعداد شكايات در هر مورد (قدم سه) را نشان مي دهد.

#	مشكل (قدم يك)	علت (قدم دو)	امتياز(قدم3)
1	به تلفنها سريعاٌ پاسخ داده نمي شود	تعداد كم كاركنان مركز خدمات	15
2	كاركنان تحت فشار و حواس پرت هستند	تعداد كم كاركنان مركز خدمات	6
3	اغلب مهندسين به خوبي سازماندهي نشده اند. لازم است آنها براي آوردن قطعات بيشتر براي بار دوم به مشتري مراجعه كنند.	سازمان دهي و آمادگي ضعيف	4
4	مهندسان نمي دانند كه چه موقع به محل مشتريان مي رسند. اين يعني اينكه شايد لازم باشد مشتريان تمام روز را در خانه بمانند تا يك مهندس به آنها سر بزند.	سازمان دهي و آمادگي ضعيف	2
5	كاركنان مركز خدمات هميشه نمي دانند كه چه بايد بكنند.	كمبود آموزش	30
6	وقتي مهندسين به ملاقات مشتري مي روند مشتري متوجه مي شود كه مشكل را مي شد تلفني حل كرد	كمبود آموزش	21

آقاي اميني سپس مشكلات را گروه بندي مي كند (قدمهاي چهارم و پنجم). او به هر گروه براساس تعداد شكايات امتياز مي دهد و ليست را به صورت زير مرتب مي كند.

1- كمبود آموزش (موارد 5 و 6)- 51 مورد

2- تعداد بسيار كم پرسنل در مركز خدمات (آيتمهاي 1 و 2) – 21 مورد

3- سازمان دهي و آمادگي ضعيف (موارد 3 و 4) – 6 مورد

همانطور كه از شكل بالا متوجه مي شويد آقاي اميني با فراهم كردن آموزش بيشتر براي كاركنان، قسمت اعظم مشكلات را حل خواهد كرد. وقتي اين كار انجام شود، آن وقت شايد ارزش داشته باشد به افزايش تعداد كاركنان مركز خدمات فكر كرد. اما شايد اين كار لازم نباشد. شايد تعداد شكايات افت كند و آموزش كمك كند كاركنان مثمر ثمرتر باشند.

آقاي اميني با انجام يك تجزيه و تحليل پارتو به جاي اينكه نيروي خود را بين آموزش، استخدام افراد جديد و احتمالاٌ نصب يك سيستم جديد كامپيوتري براي كمك به آمادگي بيشتر مهندسين تقسيم كند، مي تواند بر آموزش به عنوان يك مسئله متمركز شود.

خلاصه:

تجزيه و تحليل پارتو يك تكنيك ساده براي اولويت بندي فعاليتهاي مربوط به حل مشكلات است. بطوري كه اولين قسمت كاري كه انجام مي دهيد بيشترين تعداد مشكلات را حل كند. اين تجزيه و تحليل براساس اصل پارتو استوار است (كه به قانون 20/80 نيز معروف است) يعني ايده اي كه مي گويد معمولاٌ 80 درصد مشكلات به علت 20 درصد از علل بوجود آمده اند.

براي استفاده از تجزيه و تحليل پارتو مشكلات و علل آنها را شناسايي و فهرست كنيد سپس به هر مشكل امتياز دهيد و آنها را بر اساس عللشان گروه بندي كنيد. سپس امتيازات هر گروه را جمع بزنيد. سرانجام سعي كنيد براي آن گروه از مشكلاتي كه داراي بالاترين امتياز هستند، راه حلي بيابيد.

تجزيه و تحليل پارتو نه تنها مهمترين مشكلات را به شما نشان مي دهد، بلكه با امتياز دادن به مشكلات به شما نشان مي دهد كه مشكل چقدر جدي است.

ترجمه: رام‌ئيل شهباز

تجزيه و تحليل قانون پارتو

مطالب مشابه :

جزوه آموزشي استاتيکي غير خطي‏Pushover‏ و‏‎ ‎تحليل ديناميکي تاريخچه زماني غير خطي سازه

تجزيه و تحليل قانون پارتو

کتابخانه همراه فاطمی

كتاب شناسي توصيفي پيتر دراكر

مدرسان دوره ضمن خدمت رياضي پايه هشتم

کتاب الغدير علامه شیخ عبدالحسین احمد امينى نجفی (ره) جلد7 ترجمه محمد باقر بهبودي -3-

تحليل فيلم"نفس عميق"

برنامه‌هاي گروه رياضي استان قزوين در سال تحصيلي 94-1393