کنترل پروژه

تعاريف
در زبانهاي گوناگون و حتي در سازمانهاي مختلف هر كشور در مورد واژه هاي برنامه، طرح و پروژه، اختلافات لغوي، معنايي و قانوني وجود دارد. از اين رو چارچوب آنها روشن و آشكار نيست و گاه به جاي هم نيز استفاده مي شوند.
آرمانها و هدفهاي تعيين شده حكومت در سطح برنامه ريزي بلند مدت يا استراتژيك Strategic or Long Term Planning برنامه Plan ناميده مي شوند كه اين برنامه ها داراي هدفهاي كيفي مي باشند. مانند : برنامه توسعه صنايع شيميايي، برنامه توسعه شبكه راه هاي كشور و … دستيابي به اين هدفها و آرمانها در يك فاصله زماني بلند مدت كه معمولاً بين 10 تا 25 سال امكانپذير مي باشد.
بعد از اينكه برنامه ها در سطح برنامه ريزي بلند مدت مشخص گرديد سپس هر برنامه در سطح برنامه ريزي ميان مدت يا تاكتيكي Tactical or Intermediate Planing توسط مديريت طراز اول نظام يا سيستم اجرايي كشور به طرح Program يا برنامه اجرايي تفكيك مي شود كه شامل مجموعه اي از تصميمات مقطعي يا اجرايي است كه در ظرف 5 تا10 سال آينده بايد اجرا و به نتايج مورد نظر برسد. در نظام برنامه ريزي كشور ما طرح ها به دو گونه ملي و استاني تقسيم شده اند. مانند: طرح مطالعه راههاي كشور و طرح احداث راههاي اصلي و …
هر طرح در سطح برنامه ريزي كوتاه مدت يا اجرايي Operation or Short Term planning توسط واحدهاي ستادي يا سطوح مديريت مياني نظام اجرايي كشور به مجموعه كارها و عملياتي كه آن را پروژه Project مي نامند تبديل و تقسيم مي شود. مانند : پروژه آزاد راه تهران-قم و پروژه احداث نيروگاه اتمي بوشهر
تعريف پروژه:
يك پروژه مجموعه اي از فعاليتهاست كه براي دسيابي به منظور يا هدف خاصي انجام مي گيرند. پروژه ها شامل فعاليتهايي هستند كه بايد در تاريخهاي معين، با هزينه هايي معين و كيفيت تعيين شده اي انجام شوند. لازمه موفقيت هر پروژه، دستيابي توام به هر سه عامل زمان، هزينه و كيفيت معين است و خارج شدن هر يك از سه عامل مذكور از حدود تعيين شده، مي تواند به انجام پروژه اي ناموفق و غير اقتصادي منجر شود.سه عنصر كارفرما، پيمانكار و مشاور، نقش اصلي را در كنترل زمان، هزينه و كيفيت دارند.
تعريف مديريت پروژه:
مديريت پروژه به كارگيري دانش، مهارتها، ابزار و تكنيكهاي لازم در اداره جريان اجراي فعاليتها، به منظور رفع نيازها و انتظارات متوليان از اجراي پروژه است. مديريت پروژه در اجراي اين مهم از دو بازوي قدرتمند برنامه ريزي و كنترل پروژه بهره مي گيرد.
تعريف برنامه ريزي:
‏فرآيند برنامه ريزي، تعيين توالي و توازي فعاليتهاي لازم براي اجراي يك پروژه با در نظر گرفتن زمان مورد نياز براي اجراي هر فعاليت و كيفيت تعيين شده براي آن فعاليت است.
تعريف كنترل پروژه:
كنترل پروژه فرآيندي است در جهت حفظ مسير پروژه براي دستيابي به يك تعادل اقتصادي موجه بين سه عامل هزينه، زمان و كيفيت در حين اجراي پروژه، كه از ابزار و تكنيك هاي خاص خود در انجام اين مهم كمك مي گيرد. در واقع كنترل اجراي دقيق و كامل برنامه تدوين شده براي پروژه است، به طوري كه هنگام خروج از برنامه بتوان با تشخيص با تشخيص علل و طرح اقتصادي ترين فعاليتها، پروژه را به نزديكترين حالت ممكن در مسير اوليه و اصلي خود باز گرداند. كنترل پروژه در اين راه از سه عامل زير بهره ميگيرد.
1- تعيين وضعيت واقعي پروژه
2- مقايسه وضعيت واقعي با برنامه
3- در نظر گرفت اقدام اصلاحي
كارفرما، مشاور و پيمانكار بنا بر تعريف سازمان مديريت و برنامه ريزي:
كارفرما: شخص حقوقي است كه يك سوي امضا كننده پيمان است و عمليات موضوع پيمان را بر اساس اسناد و مدارك پيمان، به پيمانكار واگذار كرده است.
مشاور: شخص حقيقي يا حقوقي است كه براي نظارت در اجراي كار، در چارچوب اختيارات تعيين شده در اسناد و مدارك پيمان، از سوي كارفرما به پيمانكار معرفي مي شود.
پيمانكار: شخص حقيقي يا حقوقي است كه سوي ديگر امضا كننده پيمان است و اجراي عمليات موضوع پيمان را بر اساس اسناد و مدارك پيمان، به عهده گرفته است.

جايگاه برنامه ريزي و كنترل پروژه:
اگر سه عامل كارفرما، مشاور و پيمانكار را در يك سو و سه عامل ديگر يعني زمان، هزينه و كيفيت را در سوي ديگر در نظر بگيريم، مي توان جايگاه و نقش واحد برنامه ريزي و كنترل پروژه را اينگونه تعريف كرد: واحد برنامه ريزي و كنترل پروژه بايد فعاليتها، منابع و ارتباطات كارفرما، مشاور و پيمانكار را به صورت مجزا و مشخص چنان طرح ريزي و كنترل كند كه بهترين و اقتصادي ترين حالت درتركيب سه عامل ديگر يعني زمان، هزينه و كيفيت حاصل شود، و در جهت انجام اين وظيفه بايد اختيارات كافي دشته و متقابلاً در قبال انجام صحيح، كامل و دقيق آن مسئوليت داشته باشد.

مراحل پروژه
پروژه ها از نقطه و مبدأ معيني شروع و در نقطه اي تعيين شده خاتمه مي يابند. بنابراين هر پروژه، يك دوره زندگي مشخص دارد. شروع و خاتمه پروژه را مي توان با تاريخ هاي تقويمي مشخص نمود. دوره زندگي پروژه از ابتدا تا انتها، از مراحل (Phases) قابل تشخيص و قابل تعريفي تشكيل شده است. در هر يك از مراحل مختلف اجراي يك پروژه بنابر موضوع، نوع، طبيعت و اندازه آن كارها و فعاليتهاي گوناگوني انجام مي شود از اين رو چارچوب و اسامي مراحل زندگي هر پروژه ممكن است با ساير پروژه ها متفاوت باشد.دوره زندگي پروژه را حتي در پروژه هاي مشابه و مانند هم به مراحل گوناگون و متعددي تقسيم بندي، نام گذاري و تعريف كرده اند.
هر پروژه در يك تقسيم بندي عمومي داراي مراحل زير مي باشد:
1- بررسي (Consept)
2- تعريف ( Difinition)
3- طراحي (Design)
4- ساخت يا اجرا (Development)
5- نصب يا پياده سازي (Application)
6- بهره برداري و ارزيابي (Operation & Post Completion)مهندسين مشاور و پيمانكاران معمولاً مراحل بررسي و تعريف (امكان سنجي يا تهيه و ارزيابي پروژه ) را فاز يك و مرحله طراحي را فاز دو و مراحل ساخت، اجرا، نصب و پياده سازي را فاز سه مي نامند. هر يك از اجرا كنندگان اين مراحل كار خود را يك پروژه مي دانند.

در يك تقسيم بندي ديگر مراحل اجراي پروژه را اينگونه تقسيم بندي مي كنند:
1- مرحله نظري
2- مرحله طرح و برنامه ريزي
3- مرحله اجرا
4- مرحله پاياني

مرحله نظري:نقطه آغازين يك پروژه با هر طبيعت و خصوصيتي كه باشد، عبارت از يك نظريه يا فكر و يا خواسته است كه توسط يك شخص يا يك گروه از اشخاص، يا يك موسسه و سازمان ايجاد مي شود. به هر حال ايده مطرح شده بايد از نظر علمي و اقتصادي بودن، با در نظر گرفتن كليه شرايط اقتصادي، فني، مالي، سياسي، اجتماعي، فرهنگي، زيست محيطي و …تأييد شود. در اين ميان روش صحيح ارزيابي اقتصادي و در نظر گرفتن كليه جوانب كار بسيار مهم است و بهره گيري از روشهاي نوين، همچون به كارگيري نظريه فازي در آناليز پروژه هاي سرمايه گذاري كه توان ارزيابي همزمان داده هاي كيفي را در كنار داده هاي كمي فراهم مي آورد، مي تواند مثمر ثمر باشد.
مرحله طرح و برنامه ريزي:در اين مرحله، امور طراحي و برنامه ريزي، نسبت به مرحله اول با دقت بيشتري انجام شده و داراي جزئيات كاملتري هستند. در اين مرحله، فعاليتهاي طراحي پايه، زمانبندي و بودجه بندي، تعيين مفاد و تركيب قراردادها، برنامه ريزي تفصيلي و فعاليتهايي كه مي بايست به صورت پيمانكاري انجام شود، مشخص مي گردد. برنامه ريزي در اين مرحله به جزئيات عمليات و منابعي مي پردازد كه قصد دارند، اين اهداف را به واقعيت تبديل كنند. عامل زمان تا هنگامي كه فرايند به خوبي شناسايي نشده نمي تواند وارد فرايند شود. در تدوين برنامه زمانبندي واقع بينانه بايد بسيار دقت كرد. نكته مهم در برنامه ريزي شبكه استفاده از تكنيكهاي شبكه مي باشد. هرگز نبايد اين تكنيك ها را به بهانه اينكه پيچيده يا تئوريك هستند، كنار گذاشت. اين تكنيك ها قادرند تصوير بهتري از پروژه را ارائه دهند و امكان درك و حل مسايل و مشكلات را فراهم سازند و اين باعث ميگردد تا با پروژه به صورت منطقي و نظام يافته برخورد شود. نكته مهم اينكه در اين مرحله بايد كيفيت و استاندارد مناسب براي پروژه شناسايي، منابع مورد نياز به طور صحيح برآورد و پيمانكاران مناسب انتخاب گردند.
مرحله اجرا: در اين مرحله، هدف آن است كه پيشرفت كارهاي پروژه مطابق با برنامه ها، اصول و كيفيتهاي تعيين شده در مرحله دوم، به مرحله عمل در مي آيد.بديهي است در حين اجراي كار علي رغم دقت نظري كه در تهيه طرح ها و برنامه ها به عمل آمده، ايجاد تغييراتي در طرح غير قابل اجتناب است. پيمانكار در مراحل اجراي كار به طور مستمر با مشاور كه در اين در اين مرحله، امور نظارت و كنترل را به عهده دارد، تبادل نظر كرده و در مواردي كه ايجاد تغييرات و تصحيحاتي در طرح، ضروري باشد، با موافقت مشاور اقدام خواهد كرد. وجود يك سيستم منظم گزارش دهي كه توسط كليه گروه هاي پروژه پذيرفته و اجرا گردد، در اين مرحله امري ضروري است. چنين سيستمي بايد داراي ويژگيهاي زير باشد:
1- اطلاعات وضعيت پروژه به صورت دقيق و كامل و در موعد هاي منظم زماني ارائه نمايد
2- براي كاركنان قابل پذيرش باشد
3- قبل از اينكه خيلي دير شود، اجازه اقدام اصلاحي بدهد
4- هر كسي بتواند به آساني آن را درك نمايد
مرحله پاياني : مرحله پاياني پروژه ها را مي توان به خودي خود يك پروژه دانست. در اغلب موارد مشاهده شده است كه در اين مرحله، پيچيدگي مسائل بين پيمانكار، دستگاه نظارت و كارفرما به حد اعلاي خود رسيده و كار تحويل موقت و بهره برداري از سيستم را به تعويق مي اندازد. تهيه يادداشتهاي دقيق از نحوه اجراي كارها، باعث خواهد شد كه پيمانكار براي شركت در مناقصات جديد و براي اجراي پروژه هاي جديد منابع اطلاعاتي با ارزشي را در اختيار داشته باشد. دقت در اجراي اين مرحله و برنامه ريزي صحيح براي تحويل هر چه سريعتر پروژه، علاوه بر آنكه از نظر اقتصادي به نفع صاحب كار و پيمانكار است ، از نظر كسب اعتبار براي شركت هاي پيمانكاري و فراهم كردن زمينه هاي مناسب در دريافت پروژه هاي جديد نيز داراي نقش و اهميت قابل توجهي است.

مرجع: كتاب برنامه ريزي و كنترل پروژه نوشته محمود نادري و مقاله مديريت، برنامه ريزي و كنترل پروژه چاپ شده در نشريه تدبير شماره 121 از آقاي كاوه جواني

منبع : وبلاگ مهندسین صنایع

کنترل پروژه

مطالب مشابه :

كنترل پروژه

کنترل پروژه

برنامه ریزی و کنترل پروژه

تجربه برخي از كشورهاي منتخب در اجراي نظام بودجه‌ريزي بر مبناي عملكرد

مديريت و کنترل پروژه

چگونگی ساخت , و انجام یک پروژه صحیح

مواد آزمون ورود به حرفه مهندسان و كاردان هاي فني ساختمان(کلیه رشته ها)- نویسنده : مسعود جوادی - آرشی

رشته مديريت پروژه (project management)