ارزیابی عملکرد – ضرورت ها ، اهداف و مزایا

ارزیابی عملکرد – ضرورت ها ، اهداف و مزایا

حسین عبدی

[email protected]

روش ارزیابی عملکرد ، ازلحاظ به کارگیری ، شیوه ای جدید و نو به شمار می آید . این روش اخیرا ظهور کرده است و به مثابه ابزاری برای اندازه گیری شایستگی و کارایی عملکرد شغلی نیروهای انسانی ، شناخت توانمندی کارکنان ، میزان تحقق آنها به میزان مورد نظر در تولید یا ارائه خدمات و آمادگی آنها برای پیشرفت ، توسعه و نوآوری درآمده است .

اهمیت ارزیابی هم برای سازمان هم برای نیروی کار ، یکسان است ، نتایج ارزیابی عملکرد در شناخت میزان شایستگی ، کارآمدی و کارایی واحدهای مختلف مانند اداری ، گزینش ، استخدام ، برنامه ریزی نیروی کار ، نیازسنجی آموزشی ، سنجش اثربخشی دوره ای آموزشی برگزار شده ، تعیین سیستم پرداخت پاداش ها و برنامه های ارتقاء شغلی به کار گرفته می شود .

نتایج ارزیابی به کارمند ضعیف هم تأثیر می گذارد . این تأثیر شامل محدود شدن وی از پاداش ، جایزه ، ارتقاء و مزایای مادی و معنوی شروع می شود و تا تذکر دادن ، توبیخ کردن و حتی اخراج وی از کار می شود .

اهداف سیستم ارزیابی عملکرد ( فواید و مزایا )

بسیاری از سازمان ها کوشیده اند از طریق ایجاد و ارتباط میان پاداش و نتیجه عملکرد ، با استفاده از سیستم پرداخت در مقابل کار ، کارکنان خود را به جهش وادارند ، هدف آنان از این کار بالا بردن سطح عملکرد آنان بوده است .

به طور کلی فوایدی که می توان از هر سیستم ارزیابی به دست آورد ، اساسا بر اهداف تحقق پذیر و میزان کارایی برنامه ریزی های سیستم و اجرای آن برای برآورده ساختن نیارهای آن اهداف استوار است . در ادامه به طور مفصل ، فوایدی را ذکر می کنیم که می توان از ارزیابی بدست آورد که در اصل عبارتند از اهدافی که سازمان از طریق سیستم ارزیابی عملکرد می کوشد آن ها را محقق سازد .

1 . به دست آوردن بازخورد

فایده اول که ممکن است بیش از سایر موارد به مصلحت نیروی کار باشد ، امکان به دست آوردن بازخورد عملکرد در هنگام بررسی آن است چرا که هر فردی نیاز دارد از کیفیت انجام دادن کار خود و اینکه آیا کار خود را درست انجام داده است یا نه ؟ اطمینان حاصل کند . بدون بدست آوردن بازخود ، نیروی کار احساس می کند که در معرض انتقاد است و ممکن است بپرسد که

آیا کار من برای رییس واقعا ارزش دارد ؟
رییس درباره من و عملکرد من چه نظری دارد؟

روسا نیز از این طریق ، بازخوردی از نظرات کارکنان در مورد روش مدیریت و شیوه ی رفتار خود با کارمندان به دست می آورند . این بازخورد به بازنگری روسا در روش تعامل با کارکنان خویش در آینده به منظور ایجاد فضایی مناسب برای انجام دادن کار ، یاری می رساند .

2 . اطلاع از پیشرفت و ارتقای شغلی

بسیاری از کارکنان نسبت به آینده ی شغلی خود ، احساس نگرانی می کنند و تعداد زیادی از آنان ممکن است پرسش های ذیل را مطرح نمایند .

آیا ممکن است مطابق با سطح عملکرد کنونی خویش ارتقاء پیدا کنم ؟
آینده شغلی من در درازمدت در سازمانی که کار می کنم چگونه است ؟

این مسائل نیازمند بحث با کارکنان است . بحث درباره ی عملکرد هم می تواند فرصت مناسبی را برای پرسنل فراهم کند که از میزان صریح انتظارات آینده اطلاع حاصل کنند.

3 . توضیح اهداف شغلی

ارزیابی رسمی ، فرصت مناسبی را برای پرسنل فراهم می کند تا با رییس خود درباره اهداف شغلی ، بحث کنند . نکته ی جالب توجه این است که بسیاری از افراد در بیشتر اوقات نسبت به اهداف وظایف مربوط به خود بی توجه اند . در نتیجه در تعیین اولویت ها و امور مهمی که نسبت به وظیفه ی آنان در اداره یا سازمان واقعا مهم است با دشواری مواجه می شوند . تعیین اهداف در هنگام ارزیابی به کارکنان در محقق ساختن بخش بزرگی از حرفه ای بودن و شایستگی در عملکرد ، یاری می رساند ، همچنان که به افزایش اعتماد به نفس می انجامد . از این رو مدیر باید برای تعیین اهداف از رهگذر ارزیابی رسمی و به صورت سالیانه تلاش کند و به این صورت به کارمند کمک کند که هنگام اعلام نتیجه عملکرد وی در پایان سال ، غافلگیر نشود

4 . طراحی شغلی

اطلاع از نتایج ارزیابی عملکرد فرصتی را برای مدیر فراهم می کند تا درباره ی امور مربوط به برنامه فعلی در باره هر شغل بحث و بررسی کند . می توان هنگام بررسی و ارزیابی عملکرد متصدی هر شغل پرسش های زیر را مطرح کرد .

آیا شغل ، متنوع و خوشایند است ؟
آیا همه ی استعدادها و توانمندی های پرسنل را به کار می گیرد ؟
آیا پرسنل می توانند مسئولیت های بیشتری را بر عهده بگیرند ؟
آیا می توان بخش های مهم کار را به روش های دیگری انجام داد ؟
آیا نیازمندی های شغل فراوان است ؟ و آیا می توان برخی عناصر آن را حذف کرد ؟ یا اینکه به افزودن برخی عناصر دیگر نیاز است ؟

5 . آزمایش روند گزینش و استخدام

یکی از مزایای ارزیابی که اغلب نادیده گرفته می شود ، فراهم ساختن فرصت برای ارزیابی کارایی روش های گزینش و استخدام افراد است . زیرا هر موسسه ای باید از خود بپرسد که

آیا کارکنانی که استخدام شده اند ، کار خود را چنان انجام می دهند که از آنان خواسته ایم و انتظار داریم ؟
آیا در روند گزینش ، اشکالی هست ؟

به این پرسش می توان از طریق ملاحظه تفاوت سطح ارزیابی ای که پرسنل از طریق آن در سازمان جذب کار شده اند با سطح کنونی عملکرد در وظایف مربوط به آنان پاسخ داد . این تفاوت با کاهش سطح ارزیابی عملکرد سالانه پرسنل ، نمایان می شود .

6 . تعیین نیازمندی های آموزشی

اطلاع از نتایج ارزیابی ، غالبا به تعیین نیازمندی های آموزشی کمک می کند ، یکی از مزایای سیستم ارزیابی عملکرد هم این است که نیازمندی های آموزشی افراد را به عنوان وسیله ای برای برنامه ریزی مربوط به آموزش در سازمان در نظر می گیرد و به تبع آن هرگاه چند بار نیاز آموزشی معینی در الگوی ارزیابی عملکرد پرسنل مشخص می شود ، همین امر دلیل واضحی بر نیاز آن پرسنل به آموزش در این زمینه است .

7 . اندازه گیری دستاوردهای آموزشی

برخلاف اینکه آموزش کارکنان حرفه ای ذاتا معضل جدیدی برای سازمان ها به شمار نمی آید با این حال اندازه گیری میزان کارآمدی و کارایی این امر ، وظیفه سنگین و دشواری بر دوش مدیران است .

از این رو برای اینکه آموزش با نیازها و اهداف سازمان هماهنگ باشد ، مدیریت باید رابطه ی بین سه عنصر و کار اصلی مرتبط با عملکرد را اندازه گیری کند که عبارتند از :

مجهز ساختن سازمان به پرسنل
توانمند ساختن کارکنان برای انجام دادن کار از طریق آموزش
اندازه گیری اثر آموزش بر تولید یا ارائه خدمات

تحقق بخشیدن به عناصر نامبرده فقط از طریق ایجاد یک سیستم کامل برای اندازه گیری عملکرد پرسنل و مقایسه نتایج آن با سختی های ممکن است که سازمان در راه توانمندسازی پرسنل برای انجام دادن کار خود به نحو احسن متحمل شده است .

8 . برنامه ریزی نیروی کار و جایگزینی شغلی

ارزیابی عملکرد ، یکی از منابع اطلاعات است و می تواند رد فراهم ساختن گزارش هایی برای برنامه ریزی نیروی کار و جایگزینی شغلی یاری گر باشد چرا که دستیابی به گزارش هایی که نشان می دهند برخی کارکنان عملکرد بالایی داشته اند به شناسایی افرادی کمک می کند که نامزد ارتقا هستند .همین امر مدیریت را در برنامه ریزی برای فراهم ساختن رتبه مالی بالاتری برای آن ها و نیز ایجاد جایگزین هایی برای آنان در شغلی که از آن ارتقا یافته اند ، یاری می کند.در مقابل دستیابی به گزارش هایی که نشان دهنده ضعف عملکرد برخی کارکنان است به تعیین سیاست جایگزین سازی آنان و پایان دادن به خدمت آنان در اداره ، کمک می کند .

به علاوه سیستم ارزیابی خوب به کاهش میانگین جایگزین کارکنان کمک می کند ، زیرا بالارفتن جایگزین کارکنان به اسباب متعددی برمی گردد که یکی از آن ها بدی سییستم ارزیابی شغلی و آثار منفی مترتب بر ان سات. درحالی که سیستم ارزیابی کامل می تواند راه هایی برای حل اکثر این آثار نشان دهد و به این صورت به کاهش کلی جایگزین کارکنان و مسائل مرتبط با آن منجر شود .

9 . کمک کردن به تصمیم گیری های مدیریتی

مهم ترین هدف سیستم ارزیابی این است که ابزاری برای کمک به تصمیم گیری است . چرا که گزارش های حاصل از نتایج ارزیابی در اصل برای تصمیم گیری های مدیریتی در باره اعطای حقوق ، پاداش ، ارتقای شغلی ، اعزام به مأموریت های رسمی ، فرستادن به دوره های آموزشی بیشتر فراهم می شود . به علاوه در تصمیم گیری های مربوط به تذکرها و توبیخ ها و از جمله پایان دادن به کار پرسنل به مدیریت کمک می کند .

البته به طور قطع نمی توان گفت که نتایج ارزیابی تنها پایه اتخاذ این گونه تصمیمات مدیریتی است زیرا ممکن است تصمیمات مربوط به ارتقا علاوه بر این گزارش ها بر اطلاع از عملکرد آتی پرسنل در کنار ارزیابی عملکرد گذشته نیز مبتنی باشد. اماتصمیم گیری های مربوط به افزایش حقوق ، ممکن است بر قدرت بازار ، عامل جذب خارجی و ارزیابی عملکرد شغلی متکی باشد. با این حال سیستم های بسیار خوب ارزیابی عملکرد در بیشتر سازمان ها عمل مهمی در اتخاذ بسیاری از تصمیم های مربوط به کارکنان است .

توضیحات ابتدایی در مورد سیستم ارزیابی عملکرد و در ادامه اهداف و مزایایی که از یک سیستم کارآمد و مناسب ارزیابی ، انتظار می رود را ملاحظه نمودید . با توجه به نه مزیتی که در مورد ارزیابی عملکرد گفتیم ، متوجه این امر می شویم که طراحی و پیاده سازی رویه و مکانیزم مناسب برای ارزیابی عملکرد نیروی انسانی هر سازمان ، کارخانه و اداره ای ضروری و الزامی می باشد . این اقدام در وهله اول به مدیریت ارشد سازمان برمی گردد که اهمیت آن را درک کند سپس با مدیریت واحد منابع انسانی و یا اداری می باشد که متناسب با شرایط خاص هر سازمان اقدام به ارزیابی صحیح عملکرد پرسنل از مدیران گرفته تا کارمندان و کارگران بنماید .

در مطالب بعدی در زمینه ارزیابی عملکرد به تعاریف ، مفاهیم ، اصول و نکات کاربردی طراحی و اجرای مناسب و اثربخش سیستم ارزیابی عملکرد خواهیم پرداخت.

منبع : ارزیابی و مدیریت – دکتر ابراهیم اشکنانی

ارزیابی عملکرد – ضرورت ها ، اهداف و مزایا

مطالب مشابه :

ارزیابی عملکرد پرسنل

خودارزیابی پرسنل

ارزیابی عملکرد کارکنان (performance)

ارزیابی عملکرد – ضرورت ها ، اهداف و مزایا

ارزیابی عملکرد کارکنان

روش های مختلف ارزیابی عملکرد:

شناسایی خطر و ارزیابی ریسک به روش 3D ملبورن

ارزیابی 360 درجه سه بعدی